Procedure bij verzuim en verlof van leerlingen

Transcriptie

1 Procedure bij verzuim en verlof van leerlingen

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Procedure met betrekking tot absenties 4 Procedure melding GGD 7 Procedure risicoleerlingen samenwerkingsverband 8 Procedure verlof 9 2

3 Inleiding Dit document behelst de interne verzuimprocedure. Het document bevat de bepalingen en toelichting op de procedure van school bij verzuim en/of verlof van leerlingen. Ook wordt stilgestaan bij de rechten en de plichten van school en leerlingen en bij de rol van ouders in geval van verzuim en/of verlof. Dit document is tot stand gekomen door samenwerking tussen schoolleiding, verzuimcoördinator, ondersteuningscoördinator en documentatie van Regionaal Bureau Leerplicht Holland Rijnland. Het doel van dit document is om duidelijkheid te verschaffen voor alle belanghebbenden en te synchroniseren met het leerlingenstatuut van SCOL, de schoolgids van het Bonaventuracollege en de website van de Burggravenlaan om zo te komen tot een uniforme informatievoorziening naar alle belanghebbenden. 3

4 Procedure met betrekking tot absenties regel Als schoolverzuim niet wordt verklaard geldt de regionaal afgesproken regel: 3x te laat of absent 6x te laat of absent 9x te laat of absent 12x te laat of absent De mentor neemt contact op met leerling en ouders De mentor gaat in gesprek met ouders en leerling over het te laat komen/absent zijn en maakt notitie in logboek Magister en stelt verzuimcoördinator op de hoogte De verzuimcoördinator meldt na contact met mentor/teamleider aan de afdeling Leerplicht via DUO met daarbij een verzuimoverzicht en achtergrondinformatie. De verzuimcoördinator stelt ouders en mentor/teamleider van de melding aan Leerplicht op de hoogte De verzuimcoördinator meldt aan de afdeling Leerplicht via DUO met daarbij een verzuimoverzicht en achtergrondinformatie. De verzuimcoördinator stelt ouders van de melding aan Leerplicht op de hoogte. Te laat Als een leerling te laat is, meldt hij/zij zich bij de conciërge. Dit geldt voor elke les van de dag. De leerling wordt pas toegelaten tot de les indien hij een briefje van de conciërge bij zich heeft. De leerling krijgt een A8 code in Magister. De leerling moet zich de volgende dag tussen 7.45 en 8.00 uur melden bij de conciërge. De code A8 wordt dan veranderd in B6. Code B6 kleurt blijvend rood en telt mee in de genoemde regel. De verzuimcoördinator zorgt ervoor dat de conciërge dagelijks een lijst krijgt met namen van leerlingen die zich moeten melden (Magister>leerlingen>rapportage> statistiek absenties> vandaag> alle studies, absentiecode A8). De conciërges koppelen na 8.00 uur terug en de VC neemt dezelfde ochtend contact op met (ouders van) leerlingen die zich niet hebben gemeld. Ziek naar huis Als een leerling op school ziek wordt, meldt hij zich bij de verzuimcoördinator. Bij afwezigheid van de verzuimcoördinator, meldt de leerling zich bij de conciërge. Die checkt of de leerling contact met ouders heeft gehad of belt de ouders en meldt A6 in Magister. Zonder contact met ouders mag een leerling niet naar huis i.v.m. wettelijke verantwoordelijkheid, behalve 18+. Na contact met ouders wordt de leerling de rest van die dag ziekgemeld (A1). Bij betermelding na een of briefje wordt dat omgezet naar A2. 4

5 Absent Als een leerling een les afwezig is, meldt de docent hem/haar aan het begin van de les absent in Magister. Op basis van deze informatie, neemt de verzuimcoördinator tijdens het eerste en tweede uur telefonisch contact op met ouders van wie het kind niet op school is. Indien de absentie ongeoorloofd is, zoekt de verzuimcoördinator de betreffende leerlingen op in de klas. Deze leerlingen komen aan het einde van de dag (of in ieder geval zo snel mogelijk) twee uur na in de ontwikkelklas. De verzuimcoördinator zorgt ervoor dat de begeleider van de ontwikkelklas een namenlijst krijgt van leerlingen die moeten nakomen. De begeleider van de ontwikkelklas koppelt terug naar de verzuimcoördinator. De verzuimcoördinator vermeldt in Magister dat de leerling is nagekomen en verandert de B5-code in B2 (onbekend, ingehaald). B2 telt mee voor de regeling. Uit de les gestuurd In de procedure-gele-kaart staat beschreven hoe de vestiging Burggravenlaan de gele kaarten uitzet. De leerling meldt zich met zijn spullen bij de begeleider van de ontwikkelklas (B009). De begeleider vermeldt B8 in Magister, indien de docent dat nog niet gedaan heeft. Een leerling ontvangt een gele kaart en vult deze in, vervolgens gaat de leerling de rest van het uur aan de slag in de ontwikkelklas. Aan het einde van de les levert de leerling de gele kaart in bij de docent. De docent levert de ingevulde kaart in bij de mentor van de leerling. Mentoren checken of er voor elke B8 op het verzuimoverzicht een gele kaart is ingeleverd en gaan hierover met de leerling in gesprek. Doorgeven van voorziene absenties Ouders kunnen absenties doorgeven via of via een briefje. Briefjes kunnen worden ingeleverd bij de verzuimcoördinator of in de brievenbus bij de conciërge. Medische afspraken moeten 3 dagen van te voren worden doorgegeven. Absenties die niet (tijdig) zijn doorgegeven gelden als spijbelen. Doorgeven van onvoorziene absenties Ouders kunnen onverwachte absenties doorgeven via verzuimbu@bonaventuracollege.nl, via de website, telefonisch via of via een briefje. Briefjes kunnen worden ingeleverd bij de verzuimcoördinator of in de brievenbus bij de conciërge. 5

6 Ziekte doorgeven voor 8.00 en dit dagelijks herhalen zolang de leerling ziek is. Andere spoedafspraken op de dag zelf voor uur. Absenties die niet (tijdig) zijn doorgegeven gelden als spijbelen. Een leerling die een blessure heeft moet een briefje mee voor de gymdocent. Hij moet wel bij de les aanwezig zijn of zich in elk geval bij de docent melden. Verzuimoverzichten De verzuimcoördinator stuurt wekelijks op maandagochtend de verzuimoverzichten aan de mentoren en teamleiders. De mentoren bespreken de absenties en de telaatmeldingen met hun mentorleerlingen en lichten volgens de afspraken de ouders in. Teamleiders checken geregeld of dit gebeurt. De verzuimcoördinator adviseert de teamleider en mentoren over aanmelding bij Leerplicht op basis van de absentieregistratie, uitgaande van: regeling; - Wettelijke regel ongeoorloofd verzuim (16 uur in 4 weken); - Luxe verzuim 18 jaar en ouder Een leerling van 18 jaar en ouder krijgt van school een contract waarin de afspraken met betrekking tot absenties geregeld zijn. In het kort komt het erop neer dat leerlingen alle lessen dienen te volgen zoals vermeld in het rooster en daarbij ook op tijd is, net zoals voor hun 18 e verjaardag. Dit geldt ook voor eventuele andere door school georganiseerde onderwijsactiviteiten. Leerlingen van 18 jaar en ouder krijgen echter de primaire verantwoordelijkheid voor hun absentieregistratie; zij zorgen dus zelf voor een verantwoording van hun absenties. De leerling houdt zijn ouders zelf op de hoogte van zijn/haar absenties. Mocht een leerling van 18 jaar of ouder zichzelf 4 of meer keer ziek melden binnen een periode dan wordt de leerling gemeld bij de GGD. School zal ouders van leerlingen van 18 jaar en ouder in de regel niet informeren, tenzij de frequenties of de reden(en) van de absenties daartoe aanleiding geven. Bonaventuracollege Burggravenlaan behoudt zich het recht voor de leerling uit te schrijven, indien de leerling zich niet houdt aan de schoolregels. 6

7 Procedure melding GGD Is een leerling 4 keer in het kwartaal of 2 weken achter elkaar absent, dan moet een leerling gemeld worden bij de GGD. De procedure verloopt als volgt: De verzuimcoördinator verstuurt één keer per periode een overzicht naar elke mentor met alle absenties van zijn of haar klas. Hier staan ook de ziekmeldingen in. De mentor houdt in de gaten of een leerling niet te vaak absent is via een overzicht van de verzuimcoördinator. Mocht dit 4 keer in het kwartaal zijn of twee weken achter elkaar, dan neemt de mentor contact op met de ouders en vermeldt dat de leerling wordt gemeld bij de GGD. Daarna vult de zorgcoördinator het aanmeldingsformulier van de GGD in, in samenspraak met de mentor. Dit formulier wordt als kopie verzonden naar de verzuimcoördinator, teamleider en mentor. De verzuimcoördinator signaleert, de mentor adviseert, de ondersteuningscoördinator meldt eventueel aan. Het verslag van het gesprek van de GGD wordt g d naar de mentor, ondersteuningscoördinator en naar de teamleider. De mentor registreert dit verslag vervolgens in Magister. Een leerling kan maximaal 2 keer per jaar bij de GGD gemeld worden, daarna wordt hij/zij gemeld bij Leerplicht. 7

8 Procedure risicoleerlingen samenwerkingsverband Het Samenwerkingsverband passend onderwijs VO Leiden 1 dient een overzicht te hebben van alle risicoleerlingen. Dit zijn leerlingen die vier weken structureel verzuim hebben of leerlingen die thuiszitten met psychische of lichamelijke problemen. Deze leerlingen moeten bij het Samenwerkingsverband aangemeld worden. De procedure verloopt als volgt: De verzuimcoördinator verstuurt één keer per periode een overzicht naar elke mentor met alle absenties van zijn of haar klas. Hier staan ook de ziekmeldingen in. De mentor monitort of de leerlingen in de structureel verzuimcategorie vallen en geeft dit door aan de teamleider, verzuimcoördinator en de ondersteuningscoördinator. Vervolgens wordt er door de ondersteuningscoördinator contact opgenomen met de ouders om te vermelden dat de leerling gemeld wordt bij het Samenwerkingsverband. De ondersteuningscoördinator registreert dit vervolgens in Onderwijs Transparant, het meldsysteem van het Samenwerkingsverband

9 Procedure verlof buiten de schoolvakanties Een ouder of een leerling ouder dan 18 jaar kan verlof aanvragen. Ieder verlof wordt aangevraagd via Verlof moet officieel 8 weken van tevoren worden aangevraagd. De verzuimcoördinator beoordeelt het soort verlof en de duur van het verlof volgens de regels van Leerplicht ( Bij verlof tot maximaal één schooldag handelt de verzuimcoördinator dit verlof per af, bijzondere verzoeken gaan in overleg met de teamleider. Bij verlof langer dan één schooldag, beoordeelt de schoolleiding het verzoek, en handelt de verzuimcoördinator het toegekende of niet toegekende verlof af, volgens de aangegeven regels van Leerplicht. 9