1 Verdeelsleutel voor de subsidie voor culturele verenigingen die lid zijn van de cultuurraad van Zwalm. Algemene bepalingen Art. 1 Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op de gemeentebegroting, worden door het College van Burgemeester en Schepenen jaarlijks geldelijke subsidies verleend aan culturele verenigingen die lid zijn van de gemeentelijke cultuurraad, volgens de voorwaarden die voorzien zijn in het artikel 4 van de statuten, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad. De subsidies worden verleend door het College van Burgemeester en Schepenen, na advies van de gemeentelijke cultuurraad, volgens de voorwaarden en normen die hierna worden vastgelegd. Het te verdelen bedrag wordt vanaf het werkingsjaar 2015 (boekjaar 2016) vastgelegd op 10.000,00. Art. 2 De culturele vereniging mag geen geldelijke subsidies ontvangen voor dezelfde werking en activiteiten op grond van een andere gemeentelijke regelgeving. Deze subsidies zijn eveneens niet cumuleerbaar met de geldelijke steun van enige andere gemeentelijke instanties. Art. 3 Indien het College van Burgemeester en Schepenen het advies van de gemeentelijke cultuurraad niet opvolgt, is het gebonden zijn beslissing uitdrukkelijk te motiveren. Art. 4 Het is de bedoeling met deze subsidies niet alleen een financiële bijdrage te leveren aan de inrichtende organisatie/vereniging, als gedeeltelijke compensatie van de gedane kosten, maar tevens en zelfs nog meer om als stimulans te dienen voor deze culturele organisatie/vereniging en op die manier het culturele leven in Zwalm te bevorderen in het belang van alle inwoners van Zwalm. Art. 5 De subsidie voor culturele verenigingen worden onderverdeeld in een basissubsidie en een werkingssubsidie. De onder de leden van de cultuurraad te verdelen basissubsidie kan maximaal 30 procent van het geheel van het voorziene bedrag op de begroting bedragen. De onder de leden van de cultuurraad te verdelen werkingssubsidie wordt geput uit de resterende 70 procent van het geheel en eventuele overschotten van de basissubsidie. Deze percentages worden jaarlijks geëvalueerd en kunnen worden herzien. De basis- en werkingssubsidie worden toegekend per kalenderjaar (= werkingsjaar) van 1 januari tot en met 31 december. Basissubsidie Art. 6 De basissubsidie bedraagt 50 punten per vereniging en wordt gelijkmatig verdeeld onder de aanvragende verenigingen. Per aanwezigheid op de algemene vergadering van de cultuurraad wordt
2 bijkomend 25 punten per vergadering toegekend aan de vereniging. De basissubsidie kan enkel toegekend worden als de vereniging voor 1 juli van het desbetreffende werkjaar lid geworden is van de cultuurraad. Art. 7 De culturele verenigingen dienen jaarlijks een aanvraag tot basissubsidie voor het voorbije kalenderjaar in bij de cultuurraad. De indiendatum van deze aanvraag ligt vast op 15 februari van het volgende kalenderjaar en wordt minstens 1 maand vooraf bekendgemaakt bij de leden van de cultuurraad door een schrijven van de cultuurraad. Op straffe van verval worden geen subsidies verleend aan verenigingen die deze indiendatum niet respecteren. Art. 8 De aanvraag tot basissubsidie dient volgende documenten te bevatten: - Samenstelling van het bestuur met vermelding van de naam, geboortedatum en het adres van de bestuursleden. - Bij de eerste aanvraag een exemplaar van de statuten, of bij gebrek hieraan een omschrijving van het nagestreefde doel. De plaatselijke kernen van nationaal erkende organisaties mogen de nationale statuten toesturen. - Een bewijsstuk dat de culturele vereniging tenminste één culturele activiteit, zoals bepaald in artikel 4.1 van de statuten, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad, in het betreffende kalenderjaar heeft georganiseerd. Eetfestijnen, kaartavonden en andere lucratieve evenementen evenals activiteiten die door inkomgelden en deelnemingskosten zelfbedruipend zijn, komen niet in aanmerking als culturele activiteit. Art. 9 De basissubsidie wordt uiterlijk op 30 april in het jaar volgend op het voorbije werkjaar uitbetaald. De betrokken vereniging wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld. Werkingssubsidie Art. 10 De werkingssubsidie is een subsidie voor een cultureel evenement van het bewezen kalenderjaar, volgens de voorwaarden en normen die hierna worden vastgelegd. Art. 11 De basis voor deze subsidiëring is de koppeling van de geleverde prestaties aan een objectieve puntenschaal. Met geleverde prestaties wordt zowel de prestatie zelf als de inspanningen die ervoor geleverd werden, bedoeld. Vandaar dat deze puntentoekenning een bepaalde waardeschaal moet weergeven. Art. 12 Volgende activiteiten kunnen in aanmerking komen voor subsidie: 1) Het organiseren van: Voordrachten, demonstraties, debatten, film- en multimediavoorstellingen, muziekoptredens, evenementen en ontmoetingsmomenten met een culturele insteek (geen buurtfeesten) Hier dient een onderscheid gemaakt te worden tussen :
3 a. Activiteiten die door een subsidieerbare organisatie/vereniging zelf ontworpen en uitgevoerd worden, dit wil zeggen zonder enige inbreng van reeds bestaande en uitgestippelde programmaaanbiedingen. Ingaan op een programma-aanbod maar waarbij de volledige activiteit autonoom wordt uitgewerkt en georganiseerd past eveneens in deze categorie. Hiervoor worden 100 punten toegekend. b. Activiteiten die overgenomen worden uit een lijst, door een overkoepelend orgaan of door een andere vereniging van buiten de gemeente Zwalm worden aangeboden, waarvan de inrichters alleen verantwoordelijkheid dragen voor de organisatie op zichzelf of voor de infrastructuur. Hiervoor worden 50 punten toegekend. c. Activiteiten die gespreid zijn over meerdere dagen en niet als tentoonstelling of toneelvoorstelling kunnen beschouwd worden, dienen als één geheel gesubsidieerd te worden. 2) Zelfontworpen tentoonstellingen en toneelvoorstellingen a. Bij de start van de tentoonstelling of toneelvoorstelling, ingericht door de culturele vereniging zelf, worden 100 punten toegekend. Deze tentoonstelling of toneelvoorstelling kan opgesteld of opgevoerd worden buiten de gemeente. b. Per bijkomende dag van de manifestatie, vanaf de 2de dag, worden 50 punten toegekend met een maximum van 4 dagen of 250 punten (met inbegrip van de startpunten). c. Bij een tentoonstelling of toneelvoorstelling die kadert binnen een aanbod van een externe federatie of organisme worden 50 punten toegekend, met een maximum van 3 per werkingsjaar. 3) Eigen concerten, optredens van koren, fanfares en muzikale ensembles (m.a.w. de vereniging staat zelf op het podium) a. Bij het inrichten van een concert of optreden door de culturele vereniging zelf worden 100 punten toegekend. b. Bij een concert of optreden dat kadert binnen een aanbod van een externe federatie of organisme worden 50 punten toegekend, met een maximum van 3 per werkingsjaar. c. Concerten, optredens van koren, fanfares en muzikale ensembles die opgevoerd worden door Zwalmse verenigingen buiten de gemeente kunnen gesubsidieerd worden. 4) Publicaties van culturele of geschiedkundige waarde uitgegeven in een tijdschrift, kunnen in aanmerking komen voor een toekenning voor 200 punten op voorwaarde dat - het tijdschrift ten minste 3 keer per jaar verschijnt en ter beschikking wordt gesteld voor abonnees, - de publicatie niet in essentie een ledenblad is dat het bekendmaken en promoten van de werking nastreeft. - Een eenmalige publicatie (brochure met culturele waarde of boek) wordt met 50 punten beloond. Voor een boek (min. 50 bladzijden) worden 200 punten toegekend. Nieuwsbrieven of promotiebrochures komen niet in aanmerking. 5) Een door de vereniging zelf gemaakte en up to date gehouden website. Deze website mag geen onderdeel zijn van een overkoepelende vereniging: 50 punten.
4 6) Actieve deelname aan activiteiten uitgewerkt door werkgroepen die binnen de Algemene Vergadering van de cultuurraad zijn opgericht: 50 punten per werkgroep. 7) Eén culturele uitstap, die toegankelijk is voor elke Zwalmenaar, buiten Zwalm per jaar per vereniging: 25 punten. 8) Samenwerking tussen de verenigingen van de cultuurraad: Indien twee of meer verenigingen, samen een activiteit organiseren, dienen zij zelf één hoofdorganisator onder hen aan te duiden die de activiteit op het subsidieformulier vermeldt. Voor deze activiteit kan per bijkomende vereniging waarmee samengewerkt wordt, een stimulans bekomen worden: 25 punten per vereniging, bovenop de 100 punten voor de hoofdorganisator. De hoofdorganisator zal dit bedrag ontvangen en dient dit in onderling overleg te verdelen onder de samenwerkende verenigingen. Art. 13 Volgende activiteiten kunnen niet in aanmerking komen voor subsidie: 1) Eetfestijnen, kaartavonden en andere lucratieve evenementen, al dan niet opgezet door een commerciële organisatie, die in hoofdzaak commerciële doelstellingen nastreven. 2) Elke partijpolitieke of met partijpolitiek verbonden prestatie. 3) Culturele activiteiten die door overheidsbesturen worden georganiseerd. 4) Buurtfeest of andere activiteiten die door een ander gemeentelijk reglement worden betoelaagd. Art. 14 De financiële waarde van één punt, uitgedrukt in euro equivalent, wordt elk werkjaar herbekeken op basis van het globaal aantal voorgelegde en aanvaarde prestaties enerzijds en anderzijds van de door het gemeentebestuur voorziene kredieten voor het afgelopen jaar. De maximale werkingssubsidie per vereniging wordt vastgelegd op 1500 euro. Art. 15 De culturele verenigingen dienen jaarlijks een aanvraag tot werkingssubsidie van het voorbije kalenderjaar in bij de cultuurraad. De indiendatum van deze aanvraag ligt vast op 15 februari van het volgende jaar en wordt minstens 1 maand vooraf bekendgemaakt bij de leden van de cultuurraad door een schrijven van de cultuurraad. Op straffe van verval worden geen subsidies verleend aan verenigingen die deze indiendatum niet respecteren. Art. 16 De aanvraag tot werkingssubsidie wordt bijgevoegd in het aanvraagdossier voor de basissubsidie en dient per activiteit bijkomende documenten te bevatten: - Een bewijsstuk van het plaatsvinden van de culturele activiteit die in aanmerking komt voor werkingssubsidie. - Een kostennota van dezelfde activiteit. - Een vermelding van subsidies van alle andere organisaties of diensten. - Art. 17 De werkingssubsidie wordt uiterlijk op 30 april in het jaar volgend op het voorbije werkjaar uitbetaald. De betrokken vereniging wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
5 Controle en sancties Art. 18 De subsidies worden verleend door het College van Burgemeester en Schepenen, na advies van de gemeentelijke cultuurraad. Aan het College van Burgemeester en Schepenen dienen alle documenten te worden voorgelegd en alle inlichtingen te worden verstrekt die zij noodzakelijk acht voor het toekennen van de subsidies. Art. 19 De algemene vergadering van de cultuurraad kan het College van Burgemeester en Schepenen vragen inzicht te krijgen in alle documenten en alle inlichtingen te bekomen die zij noodzakelijk acht voor het adviseren van de aanvragen. Art. 20 Indien blijkt dat door een organisatie onjuiste gegevens verstrekt worden of indien de voorwaarden van dit reglement niet strikt worden nageleefd, kan het College van Burgemeester en Schepenen de op grond van dit reglement toegekende subsidies geheel of gedeeltelijk terugvorderen en de vereniging schorsen voor verdere betoelaging. De voorzitter van de vereniging tegen wie dergelijke maatregel wordt overwogen, wordt hiervan schriftelijk in kennis gesteld. Hij/zij heeft het recht binnen de veertien dagen bezwaar aan te tekenen tegen de overwogen maatregel, waarna de algemene vergadering van de cultuurraad gevraagd wordt advies te verlenen. Het College van Burgemeester en Schepenen kan daarna, op basis van het bezwaar en het advies van de cultuurraad, de sanctie eventueel herzien. Deze beslissing dient uitvoerig te worden gemotiveerd.