Bidprocedure Winter Tour 2015-2016 Bidprocedure Winter Tour 2015 1
Inhoud Streetball Masters Winter Tour inleiding... 3 Streetball Masters Winter Tour... 4 en en Streetball Masters Winter Tour... 5 Wat biedt de?... 6 De inzet van verenigingen... 7 Procedure en proces... 8 Bijlage 1. Aanmeldingsformulier... 9 Bijlage 2. Voorbeelden onderdelen basispakket... 10 Bijlage 3. Voorbeeldtakenverdeling... 11 Bidprocedure Winter Tour 2015 2
Streetball Masters Winter Tour inleiding In navolging van een wederom uitgebreide Streetball Masters Tour in de zomer van 2015 en de succesvolle eerste editie van de Streetball Masters Winter Tour gaat de voor het tweede achtereenvolgende jaar een 3x3 Winter Tour organiseren. Bij de diverse voorronden strijden jong en oud, man en vrouw om een plek in de landelijke finale die op zondag 3 januari 2016 georganiseerd zal worden. De Streetball Masters voorronden en finale zijn sportevenementen waarbij deelnemers en toeschouwers zich geweldig vermaken. Sinds de start in 2009 is Streetball Masters uitgegroeid van een eendaags toernooi naar een landelijke tour door Nederland, met in 2015 de volgende doelstellingen: 12 voorronden en 1 landelijke finale in Nederland 1 tijdens de zomereditie 6 voorronden en 1 landelijke finale tijdens de wintereditie Meer dan 4000 deelnemers Meer dan 1200 deelnemende teams 4000 toeschouwers gemiddeld per voorronde Een EK kwalificatie toernooi voor U18 spelers in Amsterdam Naast de nationale activiteiten biedt Streetball Masters een platform voor enkele winnaars om deel te nemen aan internationale topevents op het gebied van 3x3 basketball, zoals de 3x3 World Tour in Praag dit jaar. Zo biedt Streetball Masters naast heel veel basketball plezier ook de mogelijkheid om je met de absolute top in het 3x3 basketball te meten. Letterlijk From the streets to the world stage! Ook in 2015 zetten wij de stijgende lijn graag voort, door wederom een Winter Tour te organiseren. Mocht uw vereniging interesse hebben om één van de Streetball Masters Winter Tour 2015 voorronden te organiseren, dan geeft deze bidprocedure u een duidelijk beeld wat hierbij komt kijken. 1 Amsterdam, Almelo, Breda, Barneveld, Den Bosch, Goes, Groningen, Hilvarenbeek, Utrecht, Heerenveen, Rotterdam, Woudrichem en Weert Bidprocedure Winter Tour 2015 3
Streetball Masters Winter Tour De Winter Tour bestaat aankomende winter uit vijf voorrondes en één grote landelijke finale. Zowel tijdens de voorronden als in de finale wordt in de volgende zeven categorieën gespeeld: Mannen 18+ Mannen U18 Mannen U15 Vrouwen 18+ Vrouwen U18 Vrouwen U15 MIXU12 Organiserende verenigingen mogen hier uiteraard categorieën aan toevoegen als de ruimte er is, zoals rolstoelbasketball. Alle evenementen hebben een herkenbare Streetball Masters uitstraling en worden omlijst met muziek. Verder kunnen deelnemers mooie prijzen winnen, zowel bij de voorronden als bij de finale. De events zijn FIBA endorsed, waardoor de deelnemers punten kunnen verzamelen voor de FIBA 3x3 ranking op www.3x3planet.com. Conceptkalender Er is voor de Winter Tour een conceptkalender opgesteld waarbij het Streetball Masters seizoen start op zaterdag 21 november 2015 (wedstrijdvrije dag, deze datum is gereserveerd dus valt niet onder de opties voor geïnteresseerde verenigingen) en afgesloten wordt met de finale op zondag 3 januari 2016. De volgende weekenden zijn mogelijkheden om een Streetball Masters Winter Tour voorronde te organiseren: Dag Datum Evenement Zaterdag 21-11-2015 SBM Winter Tour Amsterdam Zaterdag 19-12-2015 SBM Winter Tour voorronde Zondag 20-12-2015 SBM Winter Tour voorronde Zaterdag 26-12-2005 SBM Winter Tour voorronde Zondag 27-12-2015 SBM Winter Tour voorronde Zaterdag 02-01-2015 SBM Winter Tour voorronde Zondag 03-01-2016 SBM Winter Tour Finals De data zijn onder voorbehoud en mede afhankelijk van de mogelijkheden die er binnen gemeenten zijn. In overleg met en met goedkeuring van de kan van de conceptdata afgeweken worden. Zo is het bijvoorbeeld ook mogelijk om een voorronde in deze periode op een doordeweeks dag te organiseren. Landelijke feestdagen, bijvoorbeeld Tweede Kerstdag, zijn in overleg ook een optie. Bidprocedure Winter Tour 2015 4
en en Streetball Masters Winter Tour Streetball Masters: een visitekaartje voor verenigingen Het organiseren van een voorronde van de Streetball Masters Winter Tour is voor uw vereniging een uitgelezen kans om uw visitekaartje af te geven aan de gemeente en (lokale) sponsoren. Tevens kunt u uw leden een fantastisch basketballevenement bieden in een periode waarin trainingen en competitie veelal stilliggen. Streetball Masters draagt bij aan de promotie van de basketballsport en uw vereniging, zowel lokaal, regionaal, als landelijk. Streetball Masters staat voor kwalitatief hoogstaande evenementen met een geweldige uitstraling. Bijdragen van sponsoren, aangevuld met subsidie(s) vanuit uw gemeente en/of middelen vanuit bijvoorbeeld fondsen, kunnen de verenigingen helpen om het evenement tot een succes te maken. Naast dat de gemeente wellicht kan zorgen voor subsidie, kan zij ook bijdragen aan de duurzaamheid en de mogelijke continuering van het evenement in uw stad. Bovendien kan de gemeente een rol spelen in de promotie van uw Streetball Masters voorronde en de verdere stimulering van de basketballsport in uw stad/dorp. Bidprocedure Winter Tour 2015 5
Wat biedt de? De is op zoek naar verenigingen die een voorronde van de Streetball Masters Winter Tour zou willen hosten. Het doel is de ambities van de vereniging optimaal te integreren in de totaliteit van Streetball Masters. De ondersteuning vanuit de bestaat uit: Streetball Masters Winter Tour pakket 2 Het Streetball Masters basispakket 3 bevat alle materialen om een succesvol 3x3 basketball event te draaien en bestaat o.a. uit: o Naam + Logo voor uw eigen stad (zie voorbeeld) o Boarding (aluminium) o Tent (wedstrijdsecretariaat) o Wedstrijdballen (incl. rekken) o Banners & Beachvlaggen o Posters / Flyers o Kleding crew & shirts deelnemers Organisatie Aanspreekpunt vanuit voor ondersteuning in de organisatie vooraf, tijdens en na het evenement Stimulering van actieve betrokkenheid van de gemeente bij het evenement Maken van het wedstrijdschema Aanwezigheid vertegenwoordiger(s) op de dag van het event Centrale registratie van deelnemers Verzekering van alle deelnemers Mogelijkheid tot het huren van externen(zoals DJ, wedstrijdsecretariaat ect.) Personele en materiele ondersteuning bij lokale activiteiten gericht op het promoten en stimuleren van 3x3 basketball in seizoen 2015-2016 De winnaars van uw voorronde mogen gratis deelnemen aan de finale PR & Communicatie Landelijke promotie Streetball Masters Winter Tour via o.a. websites (basketball.nl/3x3 en sociaal media), Basketball*Info, persberichten, posters en mailing Levering communicatieplan Ondersteuning bij acquisitie van sponsoren en fondsenwerving Het maken van foto s en filmpjes en het publiceren hiervan op de website en Facebookpagina Financieel 20 % van de inschrijfgelden is voor uw vereniging 2 Alle materialen (boarding, ballenrekken, ballen, banners, beachvlaggen) zijn en blijven eigendom van de. 3 Zie bijlage 2 voor voorbeelden en foto s van de verschillende onderdelen uit het basispakket. Bidprocedure Winter Tour 2015 6
De inzet van verenigingen Criteria voor het organiseren van een officiële Streetball Masters voorronde: Organisatie Formeren van een lokaal organisatiecomité dat verantwoordelijk is voor de organisatie en de uitvoering op de dag zelf Aanwijzen van één contactpersoon vanuit het organisatiecomité voor de Actieve betrokkenheid vanuit de gemeente en / of andere lokale partijen Inzet van scheidsrechters en andere vrijwilligers voor een goede begeleiding van de wedstrijden Een 3x3 toernooi organiseren voor tenminste de volgende categorieën: o Mannen 18+ o Mannen U18 o Mannen U15 o Vrouwen 18+ o Vrouwen U18 o Vrouwen U15 Streetball Masters reglementen hanteren bij het 3x3 toernooi en de side events, gebaseerd op de 3x3 FIBA reglementen. Evaluatie van de Streetball Masters Winter Tour PR & Communicatie Aanhouden van de PR & Communicatie planning (aangedragen door ) In alle uitingen, die niet door de ter beschikking gesteld worden, gebruik maken van het Streetball Masters logo en de naam 4 Gerichte communicatie naar eigen leden om te participeren in Streetball Masters (als deelnemer of vrijwilliger) Gerichte communicatie naar (leden van) omliggende verenigingen en niet-leden uit de regio om te participeren in Streetball Masters Inzet van eigen communicatiemiddelen en -kanalen Verwerven van (lokale) publiciteit voor het evenement Faciliteiten Beschikbaarheid zaalruimte minimaal 8 uur (inclusief op- en afbouw) met minimaal 6 baskets Aanwezigheid EHBO ers Financieel SBM Winter Tour fee ( 250,- ) Zaalhuur Lunch voor crew en vrijwilligers (ongeveer 20 personen) 4 De uitingen van de, inclusief het logo en de naam, mogen niet zonder toestemming van de worden gewijzigd Bidprocedure Winter Tour 7
Procedure en proces Wanneer uw vereniging in aanmerking wil komen voor het organiseren van een officiële voorronde van de Streetball Masters Winter Tour, dienen de volgende data met bijbehorende acties in acht genomen te worden: Deadline tonen interesse voor organisatie voorronde 13-09-2015 Bekendmaking toewijzing voorronden door 01-10 2015 Start Streetball Masters Winter Tour 21-11-2015 Finale Streetball Masters Winter Tour 03-01-2016 Evaluatie Streetball Masters Winter Tour januari 2016 De procedure ziet er kort samengevat als volgt uit: Uiterlijk 13 september 2015 kunt u kenbaar maken dat u interesse heeft een voorronde te organiseren. Dit kan middels het retourneren van het aanmeldingsformulier (zie bijlage 1), waarop de voorkeursdatum en de motivatie vermeld wordt. Let op, dit is niet bindend, u geeft alleen aan interesse te hebben om een voorronde te organiseren. Indien uw vereniging al beschikt over een projectplan en/ of een financiële onderbouwing, dan verzoeken wij u dit ook mee te sturen. De maakt uiterlijk op 1 oktober bekend welke verenigingen een voorronde mogen organiseren. Na de toewijzing zal de met de vereniging de gemeente benaderen om hen actief te betrekken bij het evenement en cofinanciering mogelijk te maken. Daarna zal een convenant ondertekend worden om de samenwerking te bekrachtigen tussen de vereniging, de en de gemeente. Vervolgens gaan de lokale organisatiecomités aan de slag met het organiseren van de voorronden, met ondersteuning vanuit de. Op zaterdag 21 november 2015 volgt de kick-off van de Streetball Masters Winter Tour, met als hoogtepunt de finale op zondag 3 januari 2016. In januari 2016 wordt de Streetball Masters Winter Tour afgerond met een evaluatie met alle (direct) betrokkenen. Voor meer informatie over Streetball Masters en vragen over de bidprocedure van de Winter Tour kunt u contact opnemen met de Nederlandse Basketball Bond. Contactpersoon is Gerge Emmen: Telefoon: 0307513505 Mobiel: 06 41 48 35 34 E-mail: gerge.emmen@ basketball.nl Indien wenselijk komen we graag langs om één en ander nader toe te lichten. Bidprocedure Winter Tour 8
Bijlage 1. Aanmeldingsformulier De vereniging uit geeft hierbij aan interesse te hebben een officiële voorronde te hosten in de Streetball Masters Winter Tour. Contactpersoon Adres Postcode en plaats Telefoonnummer E-mailadres Voorkeursdatum Motivatie datum Alternatieve optie Motivatie Waarom wilt uw vereniging een voorronde organiseren van de Streetball Masters Winter Tour? En waarom zou uw vereniging deel uit moeten maken van deze Tour? Bidprocedure Winter Tour 9
Bijlage 2. Voorbeelden onderdelen basispakket Posters Wedstrijdballen Shirts Boarding Beach Flags Mastertent Bidprocedure Winter Tour 10
Bijlage 3. Voorbeeldtakenverdeling In het schema hieronder staan de posten weergeven waarbij u bij de organisatie van een Streetball Masters Winter Tour 2015 voorronde aan kunt denken. Prijzen kunnen per voorronde nogal eens afwijken (zoals zaalhuur van een gemeente of de prijs van een DJ) Voorbeeldbegroting Streetball Masters Winter Tour 2015 Verdeling kosten en taken SBM Fee Zaalhuur Transport materialen Catering crew + vrijwilligers (20) Promotie materiaal Landelijke scheidsrechters (6) Clubscheidsrechters (6) DJ('s) voor de hele dag Speaker MC Optioneel Optioneel Bekers Prijzen side events Prijzen winnende teams EHBO Registratie, betaling & aanmelding Bemanning wedstrijdtent ( + 1 vrijwilliger) Toernooischema Toernooileiding Opbouw/afbouw (minimaal 6 vrijwilligers) Materiaal Fotograaf Bidprocedure Winter Tour 11
Noot: aantallen vrijwilligers en scheidsrechters is afhankelijk van het aantal deelnemende teams. De genoemde aantallen zijn op basis van volle toernooien van maximaal 60 teams op 6 baskets. Rekenvoorbeeld bij 30 inschrijfkosten per team Inkomsten Inschrijfkosten 40 teams 1.200 240 20% Inschrijfkosten 60 teams 1.800 360 20% Bidprocedure Winter Tour 12