Programma van Levering Startset Jongeren in een kwetsbare positie Betreft: Technische en organisatorische aspecten m.b.t. bestanden en uitwisseling Plaats Groningen Datum 03-05-2017 Auteur DUO, OS-ON Informatiepunt Onderwijs Status Definitief Versie 1.1
Versiebeheer Versie Reden van versie Auteur Datum 0.1 Initiële versie Laura-Ann 06-04-2017 Mulder 0.2 Conceptversie besproken met Doede de Vries en Annemiek van der Veen - de Laat Laura-Ann 19-04-2017 Mulder 1.0 Conceptversie gecontroleerd door Rutger van der Ven. Definitieve versie aangemaakt. Laura-Ann 24-04-2017 Mulder 1.1 Redactionele aanpassingen Anita Dusink 3-5-2017 Status: definitief Pagina 2
INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 4 1.1 Achtergrond Programma van Levering 4 1.2 Begrenzing 4 1.3 Randvoorwaarden en uitgangspunten 5 1.4 Leeswijzer 5 2 Definities 6 3 Procesmodel relatief verzuim rapportage 7 3.1 Wijze van rapporteren 7 3.1.1 Berichtgeving 7 3.2 Toegang tot de gegevens 7 3.3 Kwetsbare jongeren gegevens 7 3.3.1 Inhoud gegevens 7 3.3.2 Actualiteit gegevens 8 4 Technische consequenties 9 4.1 Technisch model rapportages 9 4.1.1 Bestanden 9 4.1.2 De records logisch en technisch 9 4.1.3 Opbouw records gegevensleveringen 9 5 Inspanningsverwachting 11 5.1 Leveringskalender 11 5.2 Taken en verantwoordelijkheden 11 6 Communicatie 12 6.1 Wijze van aanmelding en aansluiting 12 6.2 Contact 12 7 Bijlagen 13 7.1 Bijlage 4. RMC regio indeling 13 Status: definitief Pagina 3
1 INLEIDING In het kader van de aanpak van voortijdig schoolverlaters (VSV) is goed inzicht in jongeren in een kwetsbare positie belangrijk. Jongeren in een kwetsbare positie zijn jongeren die op 1 oktober van een jaar (t) schoolgaand zijn en onderwijs volgen in het VMBO-BB, PRO, VSO of MBO1 en op 1 oktober van het volgende jaar (t+1) zitten in MBO1, MBO2 of het onderwijs hebben verlaten. Deze jongeren zitten in de leeftijdsgroep 12 tot en met 22 jaar, waarbij de peildatum 1 oktober van (t+1) is. Jongeren in een kwetsbare positie worden in kaart gebracht door het aanmaken van startsets. Deze startset wordt jaarlijks geleverd aan instellingen/scholen en contactgemeenten van RMC-regio s. Er worden inschrijvings-, onderwijs- en instellingsgegevens geleverd van zowel (t) als jaar (t+1). Voor het onderwijs in (t) wordt een indicator geslaagd geleverd. Dit kan overigens alleen worden bepaald voor VMBO-BB en MBO1. De bepaling van de ontvanger (regio en BRIN) vindt plaats op basis van de gegevens in (t+1). Ook wordt voor jaar t het profiel VSO geleverd. Dit mag overigens alleen aangegeven worden voor het profiel vervolgonderwijs. De rest wordt samengevoegd tot overig. Levering aan RMC-regio s: Het feit dat de bekostiging gebaseerd is op de regeling regionale aanpak terugdringen vsv en het feit dat de gemeente een bekostiging krijgt om de persoon woonachtig in die gemeente op 1 oktober (t+1) verder te begeleiden, maken deze levering mogelijk. Levering aan instellingen/scholen: In de nieuwe regeling wordt expliciet gemeld dat er aandacht moet zijn voor jongeren in een kwetsbare positie om in aanmerking te komen voor de basissubsidie. Hiermee is het een onderdeel van de bekostiging geworden. Om te kunnen voldoen aan de bekostigingsvoorwaarden moeten de instellingen weten welke personen dit betreft. Uitgangspunt van levering is ook voor de scholen de situatie in jaar (t+1). Als de leerling nog schoolgaand is, is dit geen probleem. Echter, als de leerling niet meer staat ingeschreven mag de oude school (die in jaar (t)) geen (adres)gegevens meer ontvangen. Er wordt dan ook niet, als alternatief, geleverd aan deze (jaar (t)) scholen. In de Wet op het Onderwijstoezicht (WOT) is vastgelegd dat DUO leerling-gegevens mag doorleveren aan gemeenten, regio s en onderwijsinstellingen. Hierin staat ook dat alleen gegevens van de eigen ingezetenen of ingeschrevenen geleverd mag worden. 1.1 ACHTERGROND PROGRAMMA VAN LEVERING Om richting te kunnen geven aan de noodzakelijke aanpassingen aan processen en systemen, wordt gebruik gemaakt van een Programma van Levering (PvL). Dit PvL beschrijft in detail de informatie uitwisseling tussen DUO, onderwijsinstellingen, regio s en gemeenten. Op basis van dit PvL kunnen de gemeenten hun administratieve processen, systemen en organisatie voorbereiden. Voor vragen over dit PvL kunt u contact opnemen met het Informatiepunt Onderwijs via telefoonnummer (050) 5 999 000 (optie 4) of via het e-mailadres: verzuim@duo.nl 1.2 BEGRENZING Voor de startsets gelden de volgende begrenzingen: - Er kunnen alleen gegevens geleverd worden die beschikbaar zijn in Basisregister Onderwijsnummer (BRON) en (indirect) het Basisadministratie personen (BAP); - Er worden alleen gegevens geleverd over het voortgezet speciaal onderwijs (VSO), voortgezet onderwijs (VO) en het beroepsonderwijs (BVE); - De verstrekking van gegevens vindt plaats op basis van het burgerservicenummer of indien deze niet bekend is - het onderwijsnummer; - De startset wordt elk jaar in de week na het eerste volledige weekend van november (tegelijk met de VSV maandrapportages en de startset potentiële vsv ers, AO5) klaargezet. Status: definitief Pagina 4
1.3 RANDVOORWAARDEN EN UITGANGSPUNTEN Uitgangspunten: - Scholen en instellingen hebben bij de gegevensuitwisseling geen andere rol, dan dat ze hun wettelijke taken moeten uitvoeren en een inspanning leveren om VSV-ers te voorkomen; - Voor de levering van gegevens van DUO aan gemeenten en instellingen wordt uitgegaan van de relevante gegevens die bij DUO beschikbaar zijn; - Er worden alleen gegevens verstrekt aan RMC s over de eigen ingezetenen. Aan instellingen worden alleen gegevens vertrekt over eigen leerlingen. - Deelnemende RMC s en instellingen zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele eigen aanpassingen in technische en organisatorische zin (applicaties en/of infrastructuur en organisatie), welke voortvloeien uit dit PvL; 1.4 LEESWIJZER Daar waar in dit stuk verder gesproken wordt over de gemeente wordt een individuele gemeente bedoeld of de partij die de RMC functie vervult in de betreffende regio. Deze partij kan de contactgemeente zijn, maar ook een groep van gemeenten, of een 3 e partij die deze taak op zich heeft genomen. Met instelling wordt een VSO, VO of BVE onderwijsinstelling bedoeld. Dit PvL is als volgt ingedeeld: Hoofdstuk 2 bevat de toelichting op de gebruikte definities in dit document. Hoofdstuk 3 geeft aan, op welke manier de gegevensverstrekking plaats gaat vinden. In hoofdstuk 4 worden de technische consequenties van de gekozen oplossing beschreven, inclusief de bijbehorende controles. Hoofdstuk 5 bevat de inspanningsverwachting van de gemeenten, regio s en instellingen en de rol van DUO. Tevens is een leveringskalender toegevoegd met daarin de belangrijkste mijlpaal. Hoofdstuk 6 beschrijft de wijze van aanmelden en aansluiten en geeft de contactmogelijkheden met DUO weer. Hoofdstuk 7 bevat de bijlagen behorende bij dit PvL. Status: definitief Pagina 5
2 DEFINITIES Begrip Betekenis Basisregister Het BasisRegister Onderwijs, waarin van de onderwijsontvangenden die bekostigd onderwijs volgen persoonsgegevens, inschrijvingsgegevens, en resultaatgegevens zijn geregistreerd. Per 1 oktober 2012 zijn ook de nietbekostigde, wel erkende instellingen geregistreerd. Beveiligde site Een (beveiligde) internet applicatie waarmee elektronische gegevensuitwisseling mogelijk is. BRIN nummer Een door de DUO Zoetermeer in het kader van de BasisRegistratie INstellingen toegekend identificerend nummer voor een onderwijsinstelling. BRON Zie Basisregister, is hiervan de afkorting BRP /BAP De Basisregistratie Personen (BRP) heeft de Gemeentelijke Basisadministratie Personen (GBA) vervangen. In de BRP staan persoonsgegevens van inwoners in Nederland (de ingezetenen) en van personen in het buitenland die een relatie hebben met de Nederlandse overheid (de niet-ingezetenen). BAP is het DUO systeem waar BRP gegevens zijn opgenomen. BSN Zie Burgerservicenummer Burgerservicenummer Het burgerservicenummer (BSN) is het unieke persoonsnummer van iedere burger die ingeschreven staat in de BRP BVE Beroepsonderwijs en volwasseneneducatie CBP College Bescherming Persoonsgegevens CSV CSV is een bestandsextentie die staat voor Comma Separated Values. Dit is een databaseformaat waarbij de waarden in een tekstbestand worden vastgelegd, en door komma s worden gescheiden. Doelgroep De verzameling personen welke volgens de regelgeving (artikel 24 f lid 3 en 4 van de WOT) worden gekenmerkt als voortijdig schoolverlater. DUO Dienst Uitvoering Onderwijs Kwalificatie De aanduiding van het onderwijs, waarvoor het diploma is behaald Niveau VO onder : leerjaren 1 en 2 voor het VMBO, leerjaren 1,2 en 3 voor het HAVO/VWO VMBO boven : leerjaar 3 en 4 VMBO OCW (Ministerie van) Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Persoonsgebonden Het burgerservicenummer of het onderwijsnummer. nummer PGN Zie Persoonsgebonden nummer Potentieel VSV-er Persoon die voldoet aan de convenantdefinitie van VSV-er en zonder wijziging geteld gaat worden als VSV-er. Register vrijstellingen en Het register waarin de vrijstellingen en de vervangende leerplicht in vervangende leerplicht worden opgeslagen. RMC Regionale Meld- en Coördinatie functie RMC gebied Het gebied dat onder de hoede valt van de organisatie die de RMC functie vervult. Startkwalificatie Een persoon heeft een startkwalificatie indien hij in het bezit is van een diploma mbo vanaf niveau 2, havo of vwo. UTF-8 8-bit Unicode Transformation Format. Tekencodering met variabele lengte, standaardcodering van XML verkeer VO Voortgezet Onderwijs Vrijstelling Onder vrijstelling wordt verstaan de vrijstelling en vervangende leerplicht zoals beschreven in artikel 3a, 3b, 5, 5a en 15 van de Leerplichtwet WOT Wet op het onderwijstoezicht Status: definitief Pagina 6
3 PROCESMODEL RELATIEF VERZUIM RAPPORTAGE In paragraaf 3.1 wordt ingegaan op de wijze waarop de rapportages worden opgeleverd. In paragraaf 3.2 volgt een korte uitleg over de toegang tot de gegevens en in paragraaf 3.3 wordt ingegaan op de inhoud en de actualiteit van de informatie. Een gemeente of regio ontvangt alleen gegevens van personen in de leeftijdsgroep 12 tot en met 22 jaar, waarbij de peildatum 1 oktober van jaar (t+1) is. 3.1 WIJZE VAN RAPPORTEREN Jaarlijks worden de startsets aangemaakt. Dit gebeurt in het eerste volledige weekend van november (tegelijk met de VSV maandrapportages). Na controle worden de bestanden in de week volgend op dat weekeinde geplaatst op de beveiligde site onder bestandssoort SRVRAPP. De naamgeving van de bestanden is als volgt: jjjjjkpa####.csv jjjj = jaartal van jaar (t+1) JKP = aanduiding soort rapport (vast tekst): JKP = Jongeren Kwetsbare Positie A = identificatie van de soort ontvanger (I=instelling; R=RMC-regio) #### = identificatie van de ontvanger (brin4 voor instelling; Regionummer voor RMC-regio) Het peilmoment is 1 oktober van jaar (t+1). De registraties, gedaan in de periode vanaf 1 oktober (t), die vanaf dat moment zijn geregistreerd in BRON, worden meegenomen. Als er geen gegevens te melden zijn wordt er geen bestand aangemaakt. 3.1.1 Berichtgeving Alle informatie wordt in de vorm van een bestand door DUO geleverd aan de RMC s en instellingen, voor zover aangesloten op de beveiligde site. De beveiligde site fungeert hierbij als elektronische postbus en faciliteert bij het ophalen van bestanden. 3.2 TOEGANG TOT DE GEGEVENS Om een bestand op te halen of te versturen via de beveiligde site heeft een gemeente naast toegangsnaam en wachtwoord een token nodig voor de identificatie en authentificatie. In hoofdstuk 6 wordt het traject van aanmelding en aansluiting beschreven. Puntsgewijs wordt aangegeven hoe de aanmelding en het toezenden van de benodigdheden voor de toegang tot de beveiligde site in zijn werk gaat. De gegevens zijn alleen bedoeld voor de betrokken instellingen en RMC s en mogen niet aan derden ter beschikking worden gesteld gezien de privacy aspecten. 3.3 GEGEVENS JONGEREN IN EEN KWETSBARE POSITIE 3.3.1 Inhoud gegevens Bij de huidige wet- en regelgeving mag slechts een beperkte hoeveelheid gegevens geleverd worden. De gegevens die geleverd worden hebben als peilmoment 1 oktober, (t+1). Als een leerling tijdens het jaar van school verandert is de laatste school verantwoordelijk. Hetzelfde geldt bij verhuizingen, maar geldt dan voor gemeenten. Dit leidt tot een vaste set van gegevens, welke binnen de kaders van de regeling beschikbaar gesteld mogen worden. De gegevens worden gelijktijdig voor regio s en instellingen gemaakt, zodat de informatie uniform en eenduidig is voor alle betrokkenen. De indeling van de gegevens is voor iedere regio en instelling zo veel mogelijk uniform; variaties in het aanbieden van gegevens zijn niet mogelijk. Dit geldt ook voor de aanlevering, deze is jaarlijks. Status: definitief Pagina 7
3.3.2 Actualiteit gegevens De levering van de startset door DUO vindt eenmaal per jaar plaats. De gegevens voor deze startset worden in het eerste volledige weekeinde van de maand november bepaald. De selectie geeft de stand van zaken weer tot dit volledige weekeinde, waarbij als peildatum 1 oktober van jaar (t+1) wordt genomen. Status: definitief Pagina 8
4 TECHNISCHE CONSEQUENTIES In dit hoofdstuk wordt de opbouw van het bestand met de gegevens technisch inhoudelijk toegelicht en wordt nader ingegaan op de wijze waarop de controles hierop plaatsvinden. 4.1 TECHNISCH MODEL RAPPORTAGES 4.1.1 Bestanden De bestanden worden op initiatief van DUO als CSV bestanden geleverd. 4.1.2 De records logisch en technisch Formaat: Er wordt gewerkt met een record waarbij alle lengtes (alfa)numeriek zijn. In geval van datum zal het formaat dd-mm-eejj (dag maand eeuw jaar) gebruikt worden. Onbekende datums worden leeg gelaten. Uitlijning, verdere opmaak: Alfanumerieke waardelijsten worden zowel in kleine- als in hoofdletters ingevuld, zoals beschikbaar vanuit BRON. 4.1.3 Opbouw records gegevensleveringen Attribuut Max Lengte Definitie Persoonsgegevens RMC_regio OF BRIN 8 De bij het woonadres op 1 augustus van de onderwijsontvangende behorende RMC Regio aanduiding OF de BRIN waar de leerling op 1 Naam_RMC_regio OF Naam_instelling oktober op zat. 100 De RMC_regio OF naam van de instelling waar de onderwijsontvangende op 1 augustus woonde of naar school ging. Rapportagejaar 2 Het jaar waarover de rapportage heeft plaatsgevonden. BSN_Onderwijsnummer 9 Het burgerservicenummer van de onderwijsontvangende of het onderwijsnummer. Toelichting Afhankelijk van afnemer (rmcregio, brin) Afhankelijk van afnemer (rmcregio, brin) Jaartal van jaar 2 (tevens jaar van levering) Als beide bekend zijn, dan wordt het burgerservicenummer getoond. Voornamen 200 De verzameling van één of meer voornamen van de onderwijsontvangende (inclusief spaties), ter onderscheiding van personen met dezelfde geslachtsnaam. Voorvoegsel 10 De verzameling van één of meer voorzetsels en/of lidwoorden (inclusief spaties) die aan de achternaam van de onderwijsontvangende vooraf gaat en daarmee gezamenlijk de geslachtsnaam van de onderwijsontvangende vormt. Achternaam 200 De achternaam van de onderwijsontvangende. Geboortedatum 10 De aanduiding van de datum waarop de onderwijsontvangende is geboren. Straat 80 Het woonadres van de onderwijsontvangende. Huisnummer 5 Het bij het woonadres behorende huisnummer van de onderwijsontvangende. Huisletter 1 De bij het woonadres behorende huisletter van de onderwijsontvangende. Status: definitief Pagina 9
Attribuut Max Lengte Definitie Huisnummer toevoeging 2 De bij het woonadres behorende huisnummer toevoeging van de onderwijsontvangende. Huisnummer aanduiding 5 De bij het woonadres behorende huisnummer aanduiding van de onderwijsontvangende. Adreslocatie 35 De bij het woonadres behorende adreslocatie van de onderwijsontvangende. Postcode 6 De bij het woonadres behorende postcode van de onderwijsontvangende. Woonplaats 40 De bij het woonadres behorende woonplaats van de onderwijsontvangende. Woongemeente (naam) 24 De bij het woonadres van de onderwijsontvangende behorende woonplaats. Gemeentecode 4 De numerieke aanduiding van de gemeente, zoals vastgesteld door het CBS RMC_Regio 8 De bij het woonadres op 1 augustus van de onderwijsontvangende behorende RMC Regio aanduiding. Toelichting Situatie jaar 2. Situatie jaar 2; Wordt extra opgenomen zodat dit altijd bekend is. Ook bij instellingen. Situatie jaar 2; Wordt extra opgenomen zodat dit altijd bekend is. Ook bij instellingen. VSO Profiel 20 Situatie jaar 1, waarbij vervolgonderwijs en overig worden onderscheiden. Inschrijvingsvolgnummer jaar 1 9 Inschrijvingsnummer van de onderwijsontvangende. Inschrijvingsvolgnummer jaar 2 9 Inschrijvingsnummer van de onderwijsontvangende. Onderwijscode jaar 1 8 CREBO, elementcode of PO-code. Onderwijscode jaar 2 8 CREBO, elementcode of PO-code. Omschrijving onderwijs jaar 1 225 Omschrijving van het onderwijs, behorend bij de onderwijscode. Omschrijving onderwijs jaar 2 225 Omschrijving van het onderwijs, behorend bij de onderwijscode. Leerweg jaar 1 3 BVE: De weg waarlangs de onderwijsontvangende het onderwijsprogramma volgt of heeft gevolgd (BO inschrijvingen) zoals BOL, BBL Leerweg jaar 2 3 BVE: De weg waarlangs de onderwijsontvangende het onderwijsprogramma volgt of heeft gevolgd (BO inschrijvingen) zoals BOL, BBL Niveau jaar 1 10 Het niveau van het onderwijsprogramma van jaar 1. Niveau jaar 2 10 Het niveau van het onderwijsprogramma van jaar 2. BRIN jaar 1 4 De BRIN code behorende bij de instelling waar de leerling op 1 augustus jaar 1 op school zat. BRIN jaar 2 4 De BRIN code behorende bij de instelling waar de leerling op 1 augustus jaar 2 op school zat. Naam instelling jaar 1 100 De naam van de onderwijsinstelling waar de onderwijsontvangende per 1 augustus jaar 1 op zat. Naam instelling jaar 2 100 De naam van de onderwijsinstelling waar de onderwijsontvangende per 1 augustus jaar 2 op zat. BRIN-volgnummer jaar 1 2 Het BRIN-volgnummer van jaar 1 van de onderwijsontvangende. BRIN-volgnummer jaar 2 2 Het BRIN-volgnummer van jaar 2 van de onderwijsontvangende. Locatiecode jaar 1 12 De code van de locatie waar onderwijs wordt gegeven in jaar 1. Locatiecode jaar 2 12 De code van de locatie waar onderwijs wordt gegeven in jaar 2. Indicatie diploma gehaald (geslaagd) 1 Wordt bepaald voor opleiding jaar 1. Is alleen van toepassing op VMBO en MBO. Veld zal een J bevatten of leeg zijn (geen diploma of in geval van PRO of VSO). Status: definitief Pagina 10
5 INSPANNINGSVERWACHTING Voor de uitvoering van efficiënte startsets leveringen wordt van de betrokken partijen bepaalde inspanningen verwacht welke hier zijn beschreven. Daarnaast wordt de rol van DUO toegelicht bij het verstrekken van gegevens en het beantwoorden van vragen. 5.1 LEVERINGSKALENDER Actie Verantwoordelijk Frequentie Termijnen De week na het eerste Startset DUO 1 keer per jaar volledige weekeinde van november. 5.2 TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN In paragraaf 3.3.2 is de actualiteit van de startsets toegelicht. Er is beschreven dat de gegevens na vaststelling en publicatie niet meer worden gewijzigd tot de volgende levering. De gegevens in BRON kunnen gedurende deze periode wijzigen. Het is dan ook mogelijk dat de gegevens op enig moment afwijken van andere bij de regio beschikbare informatie. Bij de eerstvolgende levering worden alle gegevens opnieuw bijgewerkt met de op dat moment geldende registraties in BRON. Op startsets van voorgaande jaren worden geen mutaties met terugwerkende kracht doorgevoerd. De mutaties komen in de nieuwe startsets. Status: definitief Pagina 11
6 COMMUNICATIE In dit hoofdstuk wordt kort ingegaan op de aanmelding, de aansluiting en de toegang tot de beveiligde site en hoe dit in zijn werk gaat. Zie hiervoor ook de Gebruikershandleiding Beveiligde Site op www.duo.nl/zakelijk. de rechtstreekse link is: www.duo.nl/images/6043-003_handleiding%20beveiligde%20site_tcm7-22346.pdf. 6.1 WIJZE VAN AANMELDING EN AANSLUITING Voor iedere gemeente, regio en instelling worden de startsets aangemaakt. Voorwaarde is dat de gemeente, regio of instelling is aangesloten op de Beveiligde Site. Voor de aansluiting op de beveiligde site wordt verwezen naar het Programma van Levering RMC gegevenslevering. De rechtstreekse link is: www.duo.nl/images/programma%20van%20levering%20rmc%20gegevensuitwisseling%20versie%20 4%203_tcm7-25582.pdf. 6.2 CONTACT Adres: Telefoon: e-mailadres: DUO R&E/Onderwijsnummer Informatiepunt Onderwijs Postbus 30152 9700 LC Groningen (050) 5 999 000 (optie 4 Verzuim ) verzuim@duo.nl openingstijden: maandag tot en met vrijdag van 9.00 uur tot 17.00 uur Status: definitief Pagina 12
7 BIJLAGEN 7.1 BIJLAGE 4. RMC REGIO INDELING Zie voor de RMC regio indeling de site: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/vsv Status: definitief Pagina 13