Overzichtslijst besluiten Raad van Bestuur 21/09/2016 Verslag nr.: 78 09/2016 Verslaggever: Peter Standaert Datum: 22/09/2016 PRESENTIEOVERZICHT Naam & voornaam Aanwezig V erontschuldig d/afwezig Naam & voornaam Aanwezig V erontschuldigd/ afwez ig Bestuurders BEEKEN Rudi, voorzitter PUES Paul ALLARD Elke, ondervoorzitter RAMPELBERGH Lut BAERT Michel REVIERS Benny BOOGAERTS Stephan ROOVERS Tom DE BACKER Rosa SANNEN Arlette GELEYNS Johan SMETS Theo GORIS Carine VAN GOOLEN Magda KINDEKENS Chris VAN NUFFELEN Frank LECOCQ Marc VANBESELAERE Brigitte LEFEVRE Marleen VANBESIEN Dieter MERTENS Roger VANW EDDINGEN Nicole MICHIELS Jonas VANW INKELEN Kris MULS Gilberte VERMIJLEN Katrien NEVENS Bart VEULEMANS Nadine VERVLIET Chris Deskundigen WYNANTS Marc CARDOEN Mark DEWAEL Ignace DEWELDE Bruno Bestuurders met raadgevende stem HEENS Hilde VALGAEREN Griet NOE Sandra VANDIKKELEN Jos PIERRE Herwig Vertegenwoordigers EcoW erf STANDAERT Peter, algemeen directeur - secretaris DELVAUX Jeroen, diensthoofd Eploitatie HALLEZ Marielle, diensthoofd Juridische dienst JANSSENS W outer, diensthoofd Administratie & financiën KINDERS Martina, diensthoofd VMK HEYKANTS Paul, diensthoofd Personeel COESSENS Sara, projectleider Afvalpreventie De Raad van Bestuur werd samengeroepen bij brief van 14 september 2016 en had plaats in vergaderzaal van IGO op het bedrijventerrein De Vunt 17 te 3012 Leuven. De bijlagen die bij de uitnodiging waren gevoegd, maken integraal deel uit van het huidige verslag (bijlagen 1 tot en met 6) alsook deze die ter zitting werden overhandigd (bijlage 7). De vergadering wordt om 18.00 uur geopend door de voorzitter Rudi Beeken. Aangezien er een gewone meerderheid van stemmen vertegenwoordigd was, zowel globaal als in de groep van de gemeentelijke deelnemers (74%), kan de vergadering geldig beraadslagen. RVB 2016-09-21 - Overzichtslijst EcoWerf blz. 1/5
1. Goedkeuring verslag vorige vergadering De Raad van Bestuur keurt het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van 24 augustus 2016 goed. 2. Personeel 2.1. Personeelsbehoefteplan Paul Heykants geeft toelichting bij het personeelsbehoefteplan op basis van de bijlage 2, gevoegd bij de uitnodiging. De vragen van de raadsleden worden beantwoord. De voorzitter beklemtoont dat de vraag voor verhoging van het personeelscontingent voortvloeit uit dringende noodwendigheid en dat de audit van de organisatiestructuur moet blootleggen waar deze structuur kan verbeterd worden. Het personeelsbehoefteplan heeft een impact op de begroting voor 2017 en op de werkingsbijdragen. De Raad van Bestuur vraagt om dit agendapunt pas ter goedkeuring voor te leggen na de bespreking van agendapunt 3. De Raad van Bestuur vraagt achter een overzicht van alle software ontwikkelingen in relatie met wat intern/etern wordt ontwikkeld. Deze zal op een volgende vergadering worden toegelicht. 3. Financieel 3.1. Afsluiting juni 2016 Wouter Janssens geeft toelichting bij de afsluiting op 30/06/2016 (bijlage 3 bij de uitnodiging). De eerste jaarhelft wordt positief afgesloten. 3.2. Begroting 2017 Wouter Janssens geeft toelichting bij de begroting 2017. De bijlage 4 bij de uitnodiging omvat een nota met de belangrijkste aandachtspunten (investeringen, btw, impact masterplan transport, ondergrondse containers), het totaal budget en alle budgetten per kostenplaats. 3.3. Werkingsbijdragen 2017 Peter Standaert geeft toelichting bij de werkingsbijdragen 2017. Deze bijlage 7 werd ter zitting uitgedeeld. Een belangrijk aandachtspunt is hier de inwerkingtreding van het Masterplan Containerparken met invoering van nieuwe sleutels op basis van de gemaakte afspraken in de visienota. Verder valt de verdubbeling van de verwerkingskosten voor sloophout op. Met de optimalisaties verwacht in het Masterplan Transport werd, gezien de opstartfase, nog geen rekening gehouden, de impact van het nieuwe contract met Fost Plus werd wel verrekend, behalve dan de km-heffing die nog moet worden berekend. De Raad van Bestuur vraagt om boekhoudkundig goed bij te houden wat de werkelijke kost voor de harde en de zachte plastics zal worden. Het personeelsbehoefteplan, de afsluiting juni 2016, de budgetten 2017 en de werkingsbijdragen 2017 worden unaniem goedgekeurd. blz. 2/5 RVB 2016-09-21 - Overzichtslijst EcoWerf
4. Eploitatie 4.1. OO-2016-TR-06: Levering en onderhoud van vijftien ophaalwagens : Het bestek met nr. OO 2016-TR-06 en de raming voor de opdracht Levering en onderhoud van vijftien ophaalwagens, opgesteld door Eploitatie worden goedgekeurd. De raming bedraagt 3.560.000,00 ecl. btw of 4.307.600,00 incl. 21% btw. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden. 4.2. OO-2016-CO-02: Verwerking bio-organisch materiaal van de composteerinstallatie : Het bestek met nr. 2016-CO-02 en de raming voor de opdracht Verwerking bio-organisch materiaal van de composteerinstallatie, opgesteld door Compostering worden goedgekeurd. De raming bedraagt 233.995,00 ecl. btw of 283.133,95 incl. 21% btw. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden. 5. Diversen 5.1. Bijzondere Algemene Vergadering De (bijzondere) Algemene Vergadering wordt samengeroepen op 23 november 2016 ter goedkeuring van de begroting 2017, de werkingsbijdragen 2017 en het Masterplan Containerparken. 5.2. Overlegmoment Financiën op 28 september 2016 Niet alle gemeenten hebben ingetekend. De uitnodiging wordt overgemaakt aan de leden van de Raad van Bestuur om de bevoegde personen in de gemeente te mobiliseren. 5.3. Openbedrijvendag Containerpark Tienen op 2 oktober 2016 Iedereen is uitgenodigd en heeft hiervoor een uitnodiging ontvangen. De voorzitter dankt de leden van de Raad van Bestuur van EcoWerf, nodigt hen uit voor de volgende vergadering op 19 oktober 2016. Hij sluit de vergadering om 19.50 uur. Echt verklaard, Leuven, 11 oktober 2016 Peter Standaert secretaris directeur Rudi Beeken voorzitter RVB 2016-09-21 - Overzichtslijst EcoWerf blz. 3/5
F:\Directie\Raad van Bestuur\Verslag\Stemopname RvB - blanco lijst.ls DETAIL STEMOPNEMING 21/09/2016 Onderstaande tabel geeft een detail van de stemming voor de punten waarover diende gestemd te worden Gemeente Naam 1. Goedkeuring verslag vergadering nr. 75-05/2016 2. Personeelsbehoefteplan 2017 3.1. Financiële afsluiting 30/06/2016 3.2. Begroting 2017 3.3. Werkingsbijdrage 2017 4.2. 4.1. OO 2016-TR-06 'Levering 15 ophaalwagens': OO 2016-CO-02 'Verwerking bioorganisch materiaal van de composteerinstallatie': Tijdstip van stemming Begijnendijk VAN GOOLEN Magda Bekkevoort REVIERS Benny Bertem DE BACKER Rosa Bierbeek VANBESELAERE Brigitte Boortmeerbeek BAERT Michel Boutersem VERVLIET Chris verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Geetbets ALLARD Elke Glabbeek VANWINKELEN Kris niet aanwezig Haacht VANBESIEN Dieter Herent RAMPELBERGH Lut Hoegaarden LEFEVRE Marleen verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Holsbeek VERMIJLEN Katrien Huldenberg VANWEDDINGEN Nicole Keerbergen VAN NUFFELEN Frank niet aanwezig Kortenaken VEULEMANS Nadine verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Kortenberg NEVENS Bart niet aanwezig Landen LECOCQ Marc Leuven GELEYNS Johan Linter MICHIELS Jonas verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig verontschuldigd/afwezig Lubbeek MULS Gilberte Oud-Heverlee PUES Paul Rotselaar GORIS Carine Scherpenheuvel-Zichem SANNEN Arlette Tielt-Winge BEEKEN Rudi Tienen ROOVERS Tom Tremelo SMETS Theo Zoutleeuw MERTENS Roger Deskundige Bierbeek CARDOEN Mark Deskundige Leuven DEWELDE Bruno Deskundige Tienen DEWAELE Ignace Provincie Vlaams-Brabant BOOGAERTS Stephan Provincie Vlaams-Brabant KINDEKENS Chris Provincie Vlaams-Brabant WIJNANTS Marc Aantal JA stemmen 26 29 29 29 29 29 29 Aantal NEE stemmen 0 0 0 0 0 0 0 Aantal onthoudingen 0 0 0 0 0 0 0 Totaal stemming 26 29 29 29 29 29 29 Aanwezigheidsquotum - globaal 79% 88% 88% 88% 88% 88% 88% Aanwezigheidsquotum - gemeenten 74% 85% 85% 85% 85% 85% 85% Percentage ja-stemmen 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% blz. 4/5 RVB 2016-09-21 - Overzichtslijst EcoWerf
Bijlagen aan het verslag van de Raad van Bestuur d.d. 21/09/2016 Bijlage 1: Verslag vorige vergadering Bijlage 2: Personeelsbehoefteplan 2017 Bijlage 3: Afsluiting 30/06/2016 Bijlage 4: Begroting 2017 (voorlopig ontwerp) Bijlage 5: OO 2016-TR-06 Levering en onderhoud van vijftien ophaalwagens : Bijlage 6: OO 2016-CO-02 Verwerking bio-organisch materiaal van de composteerinstallatie : Bijlage 7: Begroting en werkingsbijdragen 2017 (uitgedeeld ter zitting) Bijlage 8: Powerpoint-presentatie Raad van Bestuur 21/09/2016 RVB 2016-09-21 - Overzichtslijst EcoWerf blz. 5/5