Raad van Bestuur 05 juni 2019

Transcriptie

1 Overzichtslijst besluiten Raad van Bestuur 05 juni 2019 Verslag nr.: /2019 Verslaggever: Peter Standaert Datum: 11/06/19 PRESENTIEOVERZICHT Bestuurders Cluster Aanwezig Verontschuldigd /afwezig BAERT Michel Boortmeerbeek/Haacht x BEEKEN Rudi Bekkevoort/Tielt-Winge x BERGMANS Nico Scherpenheuvel-Zichem x DE BECKER René Herent/Kortenberg x FLORIZOONE Wouter Leuven x LAMMENS Ellen Holsbeek/Lubbeek x MERTENS Roger Linter/Zoutleeuw x PANSAERTS Josseline Hoegaarden/Landen x ROBIJNS Luc Bertem/Huldenberg/Oud-Heverlee x SEGERS Claire Keerbergen/Tremelo x TOMBEUR Ine Tienen x VANBESELAERE Brigitte Bierbeek/Boutersem x VANWINKELEN Kris Geetbets/Glabbeek/Kortenaken x VERMEULEN Steven Begijnendijk/Rotselaar x VEULEMANS Koen Geetbets/Glabbeek/Kortenaken x Bestuurders met raadgevende stem HEREMANS Joris Tremelo x TIERENS Farida Begijnendijk x Vertegenwoordigers EcoWerf STANDAERT Peter algemeen directeur - secretaris x ARTOIS Jos diensthoofd Communicatie x HALLEZ Marielle diensthoofd Juridische dienst x JANSSENS Wouter diensthoofd Administratie & financiën x KINDERS Martina diensthoofd Veiligheid, milieu & kwaliteit x De Raad van Bestuur werd samengeroepen per van 29 mei 2019 en had plaats in vergaderzaal De Vunt van EcoWerf aan de Aarschotsesteenweg 210 te 3012 Leuven. De bijlagen die ter beschikking werden gesteld via het EcoWerf extranet, maken integraal deel uit van het huidige verslag (bijlagen 1 tot en met 13). De vergadering wordt om uur geopend door de voorzitter Rudi Beeken. Aangezien er een gewone meerderheid van stemmen vertegenwoordigd was, zowel globaal als in de groep van de gemeentelijke deelnemers (93%), kan de vergadering geldig beraadslagen. 1. Goedkeuring verslag vorige vergadering De raad van bestuur keurt het verslag nr /2019 van de vergadering van de raad van bestuur van 15 mei 2019 goed. Overzichtslijst EcoWerf RVB docx blz. 1/7

2 2. Administratie en financiën 2.1. Aanstellen bedrijfsrevisor boekjaar Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 5 juni 2019, opgesteld door Administratie. Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. De opdracht Bedrijfsrevisor/commissaris wordt gegund aan de economisch meest voordelige bieder (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding), zijnde RSM België, Posthofbrug 10, bus 4 te 2600 Antwerpen, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,00 excl. btw of ,00 incl. 21% btw. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. OO 2019-AD Overheidsopdrachten 3.1. OO 2019-JD-01 Consultancy verzekeringen : goedkeuring bestek en raming Het bestek met nr. OO 2019-JD-01 en de raming voor de opdracht Consultancy verzekeringe, opgesteld door de Juridische dienst worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt ,00 excl. btw of ,00 incl. 21% btw. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking OO 2018-TD-05 Aankoop van glasbollen : goedkeuring bestek en raming Het bestek met nr. OO 2018-TD-05 en de raming voor de opdracht Aankoop van glasbollen, opgesteld door de Technische dienst worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De raming bedraagt ,00 excl. btw of ,00 incl. 21% btw. Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure. De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden. De aankondiging van de opdracht wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau OO 2018-AP-01 Leveren van compostvaten, beluchtingsstokken en compostbakken : goedkeuring gunning Goedkeuring wordt verleend aan het verslag van nazicht van de offertes van 28 mei 2019 voor Perceel 1 (Leveren van compostvaten en beluchtingsstokken), Perceel 2 (Leveren van compostbakken in kunststof), opgesteld door Aankoop en magazijn. Het verslag van nazicht van de offertes in bijlage maakt integraal deel uit van deze beslissing. De opdracht Leveren van compostvaten, beluchtingsstokken en compostbakken wordt gegund aan de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding) bieders, zijnde: Perceel 1 (Leveren van compostvaten en beluchtingsstokken): Plastic Omnium N.V., Ring Oost 14 te 9400 Ninove, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,08 excl. btw of ,03 incl. 21% btw; Perceel 2 (Leveren van compostbakken in kunststof): EKOL nv, EUROPARK 1075 te 3530 Houthalen-Helchteren, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,00 excl. btw of ,64 incl. 21% btw. De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. OO 2018-AP OO OI Masterplan EcoWerf: Aanleg ovatonde en toegang : goedkeuring gunning Op grond van de kwalitatieve selectie van de inschrijvingen, het regelmatigheidsonderzoek van de offertes en de vergelijking van de offertes gemaakt in de punten van het aanbestedingsverslag wordt voorgesteld om de opdracht te gunnen aan de firma met de economisch meest voordelige regelmatige (op basis van de prijs) offerte, zijnde Terraco NV, Leuvensesteenweg 38, 3191 Boortmeerbeek, tegen het nagerekende inschrijvingsbedrag van ,40 euro exclusief btw of ,68 euro inclusief 21% btw. blz. 2/7 Overzichtslijst EcoWerf RVB docx

3 4. Veiligheid, milieu en kwaliteit 4.1. Vlarema 7: wijzigingen Vlarema (het Vlaams reglement voor het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen) is het uitvoeringsbesluit van het Materialendecreet. Martina Kinders, diensthoofd Milieu, Veiligheid en Kwaliteit licht enkele belangrijke wijzigingen toe uit het Vlarema 7: Het verbod op wegwerpcatering materiaal De verplichting op het gebruik van gerecycleerde kunststoffen voor de fabricatie van afvalzakken De verplichting voor verscheidene sectoren voor inzameling van organisch-biologisch bedrijfsafval Het verbrandingsverbod voor ongesorteerd grofvuil De uitbreiding van de sorteerboodschap van gft Het verbod op geven van gratis lichte plastic draagtassen Recyclagepark is nu officieel de benaming van het vroegere containerpark Het verbod op stickers op groenten en fruit De Powerpointpresentatie bevat meer details en is in de bijlagen opgenomen. De raad vraagt dat EcoWerf een voorbeeldartikel zou opmaken voor de gemeentelijke infobladen evenals een folder voor de jeugdverenigingen. 5. Communicatie 5.1. Nieuwe website Jos Artois stelt de nieuwe website voor: de website ging live op 23 mei De oude website dateerde van 2006 en was aan herwerking toe: de inhoud werd wel regelmatig aangepast, maar niet de lay-out en de structuur. Er werd een samenwerking opgezet met Paddle in het kader van een raamcontract met de Vlaamse overheid: ze hebben meer dan 300 websites gebouwd, ook voor de afvalintercommunales Intradura en Ivarem. Dit biedt mogelijkheden voor samenwerking. Paddle heeft in het kader van deze overeenkomst een gebruiksvriendelijke versie van Drupal opgezet. Aanpassingen kunnen door ons gebeuren, we hoeven hiervoor geen beroep te doen op Paddle: 2 medewerkers van de dienst communicatie staan hiervoor in. Zo kunnen aanpassingen ook snel gebeuren. De helpdesk bij Paddle werkt efficiënt. De samenwerking verloopt goed. De website is responsive: we hebben hier veel aandacht aan besteed, zo n 60% van de bezoekers bezoeken websites immers via hun smartphone. 80% van de bezoekers zoekt heel gerichte info en komt terecht op een landingspagina: ook hier hebben we veel aandacht aan besteed bij het bouwen van de website. De info wordt per gemeente aan de bezoeker aangeboden. De bezoeker kan daar op een handige wijze alle info vinden. Op het overlegmoment voor onze gemeentelijke milieu- en communicatiediensten werd het opzet van de website toegelicht. Onze gemeenten en steden kunnen een link leggen op hun website en zo doorverwijzen naar de info op de EcoWerf website. Zo is de info steeds up to date. De sorteerwijzer werd meer interactief opgezet. Bezoekers kunnen ook met het invoeren van synoniemen als trefwoord de juiste info vinden. Zo vinden ze info over de fractie, de juiste wijze van aanbieden en de tarieven. Dat is de info die onze inwoners zoeken: dat blijkt uit de analyse van de vragen aan de groene lijn en de resultaten van het perceptie-onderzoek van Interafval/ EcoWerf in De volgende maanden wordt de info op de website aangevuld en meer linken gelegd naar andere websites. EcoWerf heeft de ambitie om samen met haar gemeenten en steden het afvalinfopunt van de regio te zijn. Op vraag van een lid zal na enkele maanden een overzicht gegeven worden van de resultaten in google analytics. De raad van bestuur vindt de nieuwe website zeer geslaagd. De complimenten worden doorgegeven aan de medewerkers van de communicatiedienst Persconferentie nieuwe blauwe zak Op 3 juni werd voor de Vlaamse pers een persconferentie georganiseerd door Fost Plus, OVAM en de afvalintercommunales die reeds starten met de nieuwe blauwe zak. We waren hiervan op de hoogte. De berichtgeving kwam ruim aan bod in de media. Dit zal ongetwijfeld leiden tot verwarring en een minder correct sorteergedrag. Overzichtslijst EcoWerf RVB docx blz. 3/7

4 EcoWerf heeft ter zake een persbericht verspreid om aan te geven dat de sorteerregels voor roze en blauwe zak ongewijzigd blijven tot einde Dit werd goed opgepikt door ROB en Het Nieuwsblad, ook nationaal. We hebben een bericht geplaatst, dat goed gedeeld werd door de gemeenten en steden. Ook op onze nieuwe website hebben we er aandacht aan besteed. Verdere communicatie loopt via Kringloopnieuws najaar en de afvalkalender. Inwoners met vragen kunnen ook altijd terecht bij de medewerkers van onze groene lijn Communicatie DifTar-tarieven Jos Artois licht het proces toe dat EcoWerf heeft opgezet om de gemeenten en steden te betrekken bij het nemen van de beslissing om de tarieven te verhogen: de tarieven werden de laatste 6 jaar niet verhoogd, ondertussen stegen de verwerkingstarieven voor het restafval met 9,2% (indexaanpassingen). Op het algemeen comité van 8 mei werd een uitgebreide presentatie gegeven en werden de verschillende elementen grondig besproken. De presentatie, een samenvattende nota en het ontwerp verslag werd bezorgd aan de leden van het algemeen comité. De info werd ook bezorgd aan de milieu- en duurzaamheidsambtenaren. Via een schrijven aan de algemeen directeurs werd aan de gemeenten en steden gevraagd om dit te bespreken op het schepencollege en ten laatste op 12 juni 2019 hun visie aan EcoWerf kenbaar te maken. Op de raad van bestuur van 26 juni 2019 wordt dan een definitief voorstel opgemaakt dat dan ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de gemeenten en steden. Het voorstel is wat ongelukkig in de pers gekomen naar aanleiding van een niet-correcte weergave van de bespreking op de gemeenteraad van Tielt-Winge. Het kwam over alsof de beslissing al was genomen. In de media kwam er vervolgens ongenuanceerde berichtgeving in de pers. Verschillende gemeenten hebben hier hun bedenkingen bij geuit. Op de raad van bestuur van 26 juni 2019 zal een overzicht worden gegeven van de visie van de gemeenten en steden en zal een definitief voorstel worden opgemaakt, dat dan zal bezorgd worden aan de gemeentevennoten. EcoWerf zal na het nemen van de beslissing op de raad van bestuur van 26 juni 2019 de pers benaderen en zo de juiste versie van het voorstel in de media brengen om zo verdere ongelukkige berichtgeving te vermijden. Verschillende leden betreuren de werkwijze en roepen op tot collegialiteit. 5.4 Vraag tot toetreding vzw Maakbaar Leuven Jos Artois licht, op basis van het voorstel van de statuten, toe dat de beweging/het platform Maakbaar Leuven een vzw wil oprichten. Dit sluit aan bij onze strategische doelstellingen en de vraag van raad van bestuur om meer betrokken te zijn bij nieuwe initiatieven/ start ups. EcoWerf is reeds betrokken bij het platform. De focus van de activiteiten ligt op herstelactiviteiten. Een 10-tal organisaties, waaronder de KU Leuven, zullen stichtend lid zijn van de vzw. De vzw zal opgericht worden op 27 juni De raad van bestuur keurt de toetreding tot de vzw goed. We vragen wel dat de geografische focus ruimer is dan Leuven en de regio Oost-Brabant beoogt. Wouter Florizoone is namens de raad van bestuur kandidaat om lid te worden van de raad van bestuur. Jos Artois zal de contactpersoon zijn voor EcoWerf. Op voorstel van Wouter Florizoone vragen we dat de verantwoordelijken van Maakbaar Leuven op een raad van bestuur de concrete werking van de vzw komen toelichten, tijdstip nog af te stemmen Deelname als associated partner aan Interregionaal project Circulaire economie Jos Artois licht de vraag van Maakbaar Leuven om deel te nemen als associated partner toe. Dit is noodzakelijk om een projectvoorstel te kunnen indienen, ook Recupel zal deelnemen. Dit vraagt geen financiële inbreng. Jos Artois fungeert als contactpersoon voor EcoWerf. Als het voorstel wordt goedgekeurd wordt dit in een latere fase aan de raad van bestuur toegelicht. 6. Diversen 6.1. Sorteerstraten: omvormen volumezuil naar wegende zuil (feedback) Dit is inderdaad mogelijk, de behuizingen van de zuilen zijn identiek. De kostprijs is nog niet gekend Vervanging bancontacttoestellen op de recyclageparken (bijlage 8) Deze zullen vervangen worden om contactloze betalingen mogelijk te maken vanaf 1 januari Deze verplichting, opgelegd door de betaalkaartmerken, zal euro (excl. btw) kosten. blz. 4/7 Overzichtslijst EcoWerf RVB docx

5 6.3. Limburg.net: uitnodiging algemene vergadering 27/06/2019: vaststellen mandaat van de agendapunten De raad van bestuur vaardigt Rudi Beeken af om EcoWerf te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van 27 juni 2019 en mandateert hem om alle agendapunten goed te keuren Interleuven: uitnodiging bijzondere algemene vergadering 11/09/2019: vaststellen mandaat van de agendapunten De raad van bestuur vaardigt Peter Standaert af om EcoWerf te vertegenwoordigen op de bijzondere algemene vergadering van 11 september 2019 en mandateert hem om alle agendapunten goed te keuren Persoverzichten en nieuwsbrieven Het overzicht werd bezorgd Goedkeuring facturen en bestelbonnen De facturen en bestelbonnen met nummers van tot en met 40502, worden goedgekeurd Diverse vragen: Op het recyclagepark van Begijnendijk kan soms wel, soms niet met bancontact betaald worden. Hoe kan dit? Het lijkt logischer iedereen of niemand. In de stad Tienen wordt geklaagd over de ophaalwagens in de buurt van de markt, de scholen en drukke straten. Deze klachten zijn ontstaan na de herschikking van de ophaalrondes. Het centrum wordt nu op 1 dag bediend. Kan de ophaling niet gestart worden vanaf uur? Dit zal ook besproken worden op het college van 11 juni Aan de leden wordt de lijst met mogelijke nieuwsbrieven rondgestuurd waarop kan ingetekend worden. Farida Tierens is officieel benoemd tot lid van de raad van bestuur van Leuven Er wordt gevraagd hoe de andere leden van de raad het ervaren om twee of meer gemeenten te vertegenwoordigen. De communicatie zou sterker kunnen. Daarom enkele suggesties: o Agenda s toch in mail plakken zodat ze kunnen doorgestuurd worden naar de andere gemeenten. o Agenda s en verslagen (samenvattingslijst) per definitie overmaken aan alle algemene directeuren van alle gemeenten per mail. o o Leden algemeen comité toegang verlenen tot agenda s en verslagen. Dit alles kan waarschijnlijk georganiseerd worden via het extranet wanneer volledig uitgerold. De Voorzitter dankt de leden van de raad van bestuur van EcoWerf en sluit de vergadering om uur. Echt verklaard, Leuven, 11/06/2019 Peter STANDAERT secretaris algemeen directeur Rudi BEEKEN voorzitter Overzichtslijst EcoWerf RVB docx blz. 5/7

6 DETAIL STEMOPNEMING 05/06/2019 Onderstaande tabel geeft een detail van de stemming voor de punten waarover diende gestemd te worden Clusters Naam Tijdstip van stemming 18:09 1. Goedkeuring verslag nr / OO 2019-AD-01 OO 2019-JD-01 Aanstellen 'Consultancy bedrijfsrevisor verzekeringen": boekjaren goedkeuring bestek en raming 3.2. OO 2018-TD-05 'Aankoop glasbollen": goedkeuring bestek en raming 3.3. OO 2018-AP-01 'Leveren compostvaten, beluchtingsstokken en compostbakken": goedkeuring gunning 3.4. OO IO "Aanleg ovatonde 5.4. en toegang": Toetreding goedkeuring Maakbaar gunning Leuven Limburg.net: Deelname als assoc. Uitnodiging algemene Partner aan Interregionaal vergadering tot Project 27/06/2019: 'Circulaire mandatering economie' agendapunten 6.4. Interleuven: Uitnodiging algemene 11/09/2019: mandatering agendapunten bijzondere vergadering 6.6. Goedkeuring facturen en bestelbons Begijnendijk/Rotselaar VERMEULEN Steven x x x x x x x x x x x Bertem/Huldenberg/Oud-Heverlee ROBIJNS Luc x x x x x x x x x x x Bekkevoort/Tielt-Winge BEEKEN Rudi x x x x x x x x x x x Bierbeek/Boutersem VANBESELAERE Brigitte x x x x x x x x x x x Boortmeerbeek/Haacht BAERT Michel verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd verontschuldigd Geetbets/Glabbeek/Kortenaken VEULEMANS Koen x x x x x x x x x x x Geetbets/Glabbeek/Kortenaken VANWINKELEN Kris x x x x x x x x x x x Herent/Kortenberg DE BECKER René x x x x x x x x x x x Hoegaarden/Landen PANSAERTS Josseline x x x x x x x x x x x Holsbeek/Lubbeek LAMMENS Ellen x x x x x x x x x x x Keerbergen/Tremelo SEGERS Claire x x x x x x x x x x x Leuven FLORIZOONE Wouter x x x x x x x x x x x Linter/Zoutleeuw MERTENS Roger x x x x x x x x x x x Scherpenheuvel-Zichem BERGMANS Nico x x x x x x x x x x x Tienen TOMBEUR Ine x x x x x x x x x x x Aantal JA stemmen Aantal NEE stemmen Aantal onthoudingen Totaal stemming Aanwezigheidsquotum 93% 93% 93% 93% 93% 93% 93% 93% 93% 93% 93% Percentage ja-stemmen 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% blz. 6/7 Overzichtslijst EcoWerf RVB docx

7 BIJLAGEN AAN HET VERSLAG VAN DE RAAD VAN BESTUUR D.D. 05/06/2019 Overzichtslijst EcoWerf RVB docx blz. 7/7