Memo Aan De leden van de commissie Bestuur en Middelen Van J.W. van Dongen Doorkiesnummer Datum 4 juli 2014 Afschriften aan Betreft Vragen commissie Bestuur en Middelen over raadsvoorstel kredietaanvraag BGT. Aanleiding Op 26 juni is in de commissie Bestuur en Middelen het raadsvoorstel besproken over de kredietaanvraag BGT. Tijdens deze vergadering is gevraagd om meer inzicht te geven in de kosten van de benodigde investering en aan te geven op welke wijze met andere gemeenten wordt samengewerkt om de kosten zo beperkt mogelijk te houden. Antwoord Uw commissie stelt vragen over de hoogte van de benodigde investering voor de inhuur van een projectleider en de kosten van externe dienstverlening voor de benodigde data transitie. De kosten zijn ook aanzienlijk, het betreft hier een landelijk, complex en vooral arbeidsintensief traject met een looptijd van 1,5 jaar. nr. Kosten bedrag Kosten projectleiding 100.000 Kosten data transitie SVB* 150.000 Aansluiting systemen extern 60.000 Aansluiting systemen intern 120.000 Totaal kosten 430.000 *SVB = Samenwerkings Verband Basisregistratie BGT 1
De Wet Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) bepaalt dat de BGT op 1 januari 2016 beschikbaar moet zijn. De verantwoordelijkheid voor de opbouw van de BGT is neergelegd bij alle bronhouders. De bronhouders van de BGT zijn: Gemeenten Ministerie van Defensie Ministerie van Economische Zaken Ministerie van Infrastructuur en Milieu Prorail Provincies Waterschappen De stichting Samenwerkingsverband van Bronhouders BGT - het SVB-BGT - is van en voor de bronhouders. Het SVB-BGT faciliteert kennisdeling en samenwerking en vertegenwoordigt bronhouders in de overgang naar en het bijhouden van de BGT. SVB-BGT voegt alle onderdelen samen tot een land dekkend geheel en ontzorgt bronhouders naar wens op het gebied van het inwinnen, produceren en beheren van de grootschalige topografie. Het SVB-BGT regisseert de transitie en assemblage aan bronhoudersgrenzen. De kosten van regie en assemblage subsidieert het Rijk aan de SVB met een bedrag van 8 miljoen euro. Vanwege deze onderlinge afstemming zijn alle bronhouders verplicht hun ingewonnen topografie aan dit samenwerkingsverband te leveren waarna, na assemblage, het SVB-BGT de topografie levert aan de Landelijke Voorziening bij het Kadaster. 2
De gemeente moet als bronhouder aan het Samenwerkingsverband van Bronhouders (SVB) een kwalitatief juist bronbestand aan leveren (volledig, actueel, geometrisch nauwkeurig en juiste data structuur), haar software aanpassen op het nieuwe bestandsformaat en aansluiten op de systemen van de SVB, alsmede een mutatiemeldingsproces ontwerpen en implementeren. Dit heeft betrekking op onze eigen gemeentelijke data en onze intergemeentelijke processen. Iedere gemeente staat voor deze taak om dit gereed te maken en de hiervoor benodigde investering te doen. Kosten projectleiding en sofware kosten aansluiten systemen De kosten voor projectleiding hebben betrekking op 1 projectleider BGT voor de duur van 1,5 jaar en een inzet van 16 uur per week. In de raming is rekening gehouden met een uurtarief van maximaal 100,= per uur voor een ervaren ictprojectleider met specialisatie geo-informatisering. De projectleider werkt op basis van een door het college vastgesteld projectplan BGT en is belast met de aansturing van drie interne werkgroepen, te weten de werkgroep data, de werkgroep processen en de werkgroep systemen. De geraamde software kosten zijn gebaseerd op een kostenopgave van onze leverancier, aan te schaffen nieuwe software voor koppelingen en ramingen van andere gemeenten o.a. voor aansluiting van beheersystemen van openbare ruimte. Wij kijken altijd of er met andere RID gemeenten schaalvoordelen te halen zijn uit de aanschaf van de benodigde software. Of het lukt om samen op te trekken is afhankelijk van de architectuurkeuzen van de andere gemeente. Kosten data transitie Na aanleveren van ons bronbestand volgt een intensief traject van datatransitie. De SVB heeft een mantelovereenkomst afgesloten met leveranciers die deze werkzaamheden volgens de wettelijk gestelde eisen kunnen uitvoeren. Onze gemeente doet mee met een zogenaamde minicompetitie binnen ons perceel. In een minicompetitie worden de opdrachten van meerdere bronhouders gebiedsgericht gebundeld. SVB-BGT treedt op als opdrachtgever namens deze bronhouders. Voor ons perceel doen wij samen met de gemeenten Zeist en de gemeente De Bilt in juli/september deze minicompetitie en laten ons hierbij ondersteunen door de SVB. Bij het uitschrijven van de minicompetitie publiceert SVB-BGT de kwaliteit van de op te waarderen bronbestanden. Hierbij komen aspecten aan bod als volledigheid en actualiteit van het bestand, geometrische nauwkeurigheid en structuur van de data. De rapportages van deze kwaliteitstoetsen komen in de projectbestekken voor de minicompetities. Ook krijgen de leveranciers inzage in de bronbestanden tijdens de inschrijving voor de minicompetities. De leveranciers hebben zo voldoende informatie om een passende aanbieding te kunnen doen. In de voorselectie van de mantelovereenkomst zijn de maximale bedragen per voorgeselecteerde leverancier vastgelegd. In de raming van 150.000,- is uitgegaan van de hoogste geoffreerde bedragen. Na het sluiten van de uitvoeringsovereenkomst zijn de werkelijke kosten in beeld, die gelijk zijn aan de hoogste maximale prijs of lager, afhankelijk van aan welke partij gegund wordt. Mocht dit gunstig uitpakken dan vloeit dit als voordeel terug. Aan de raad wordt hierover gerapporteerd. Ditzelfde geldt voor een voordeel bij de werkelijke softwarekosten en de werkelijk kosten van de projectleider. 3
Memo Aan De leden van de gemeenteraad Van J.W. van Dongen Doorkiesnummer Datum 2 september 2014 Afschriften aan Betreft Nagekomen technische vragen BVH over kredietaanvraag BGT. Aanleiding In de raad van maandag 14 juli 2014 heeft het college toegezegd een aantal technische vragen van de BVH alsnog schriftelijk te beantwoorden. Vragen en Antwoorden Onder de gestelde vragen zijn de antwoorden geplaatst. Vraag 1: We hebben al een 'gezamenlijke' ICT regeling (RID) met meer dan alleen Zeist en De Bilt. De soc. diensten van GUH, Baarn, Bunnik, De Bilt, Soest en Wijk bij Duurstede doen al hun ICT ondersteuning 'gezamenlijk' en al onze 7 systemen zouden op elkaar afgestemd worden. "Uitgangspunt van de samenwerking is dat de -omgeving (ook wel H h L ). Zie RIB RID april 2013). Waarom doen genoemde gemeentes niet allemaal mee met de zg. 'minicompetitie? Antwoord: De geconsolideerde ICT omgeving ziet op de hardware van ICT. De RID is in eerste instantie een samenwerkingsverband voor hardware (computeronderdelen). Op termijn is een doorgroei naar software een optie. Nu is dat nog niet het geval. Bij de Basiskaart Grootschalige Topografie gaat het om software (programmatuur). Het al dan niet deelnemen aan de minicompetitie op basis van de door het SVB afgesloten Europese mantelcontract is een keus die niet door alle andere RID partners gemaakt is. De werkzaamheden kunnen ook aan partijen worden uitbesteed die niet als leverancier onder het mantelcontract vallen. Wij hebben ervoor gekozen om hier wel aan deel te nemen vanwege het prijsvoordeel door volumebundeling en het feit dat de voorgeselecteerde leveranciers voldoen aan de wettelijke eisen en de benodigde kwaliteit kunnen leveren. Dit is al door het SVB in de Europese mantelovereenkomst aan eisen gesteld. 1
Vraag 2: We hebben al ruim 3 miljoen geïnvesteerd, volgens deze Memo RID 2013 zal dat volgend jaar zelfs 4 miljoen zijn. Is hierbij geen rekening gehouden met deze 'centrale' landelijke netwerk voor alle onderdelen? Antwoord: Zie onder antwoord 1. Het gaat hier om te leveren en te bewerken bestanden en software. Dit staat los van kosten die wij in RID verband maken voor hardware. Vraag 3: Als er verplicht een landelijk netwerk is, waarom er daarnaast een geheel eigen lokale ruimtelijke ordening netwerksysteem erop nahouden? Antwoord: Er is geen sprake van het erop nahouden van een eigen netwerk en een landelijk netwerk. In de memo van 4 juli 2014 aan de raadscommissieleden van Middelen en Bestuur hebben wij bij de beantwoording van technische vragen hierover de volgende uitleg gegeven: De Wet Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) bepaalt dat de BGT op 1 januari 2016 beschikbaar moet zijn. De verantwoordelijkheid voor de opbouw van de BGT is neergelegd bij alle bronhouders. De bronhouders van de BGT zijn: De stichting Samenwerkingsverband van Bronhouders BGT - het SVB-BGT - is van en voor de bronhouders. Het SVB-BGT faciliteert kennisdeling en samenwerking en vertegenwoordigt bronhouders in de overgang naar en het bijhouden van de BGT. SVB-BGT voegt alle onderdelen samen tot een land dekkend geheel en ontzorgt bronhouders naar wens op het gebied van het inwinnen, produceren en beheren van de grootschalige topografie. Vraag 4: Er wordt nu bijna een half miljoen credit gevraagd. Bovenop die miljoenen dus... terwijl bij iedere gemeente al een ICT Service Level Manager is aangesteld én een ICT Regisseur. Nog een (dure) manager aanstellen voor Heuvelrug/Bilt/Zeist zou dan een oplossing zijn? Antwoord: Voor de coördinatie van werkzaamheden van de RID en onze gemeente is een van de taken van onze informatieadviseur de rol van ICT regisseur. Dit vormt een onderdeel van alle vaste reguliere taken en geen afzonderlijke functie. Ook het contractbeheer is belegd binnen onze organisatie als een taak van de budgetbeheerder. Binnen de aan de raad voorgelegde kredietaanvraag is geen sprake van kosten voor een gezamenlijk manager voor onze gemeente en die van De Bilt en Zeist te samen. Er is uitsluitend sprake van een projectleider gespecialiseerd in GEO informatie. Dit projectleiderschap is niet in te passen binnen de capaciteit zoals beschikbaar voor de reguliere taken van onze medewerkers. Presentatie commissie middelen en bestuur september: E-overheid: gemeentelijke ICT opgave In september wordt een raadsvoorstel geagendeerd voor alle ICT projecten voor deze raadsperiode. Net als de BGT zitten hier met name alle noodzakelijke en wettelijke verplichten i-nup bouwstenen bij benodigd voor de realisatie van de digitale overheid. 2
Ik heb voorafgaand aan de behandeling van dit onderwerp in de commissie Middelen en Bestuur van 11 september een externe spreker uitgenodigd om u mee te nemen in de context van onze ICT projecten: de rijksvisie e-overheid 2017. Bijlage memo van 4 juli 2014 aan de raadscommissieleden van Middelen en Bestuur 3