Brandweerzone Vlaams-Brabant West Dienst Secretariaat Notulen van de zoneraad Vergadering van het zoneraad van 27 oktober 2015 Aanwezig: Dirk Pieters Burgemeester Halle Voorzitter wnd Koen Van Elsen Burgemeester Asse Hugo Vandaele Burgemeester Beersel Luc Deneyer Burgemeester Bever Jef Vanderoost Schepen Dilbeek Pierre Deneyer Burgemeester Galmaarden Marleen Mertens Burgemeester Grimbergen Kris Poelaert Burgemeester Herne Edward De Wit Burgemeester Kapelle op den Bos Chris Taes Burgemeester Kortenberg Irina De Knop Burgemeester Lennik Dorette Heymans Schepen Liedekerke Veerle Pas Schepen Londerzeel Jean-Pierre De Groef Burgemeester Machelen Paul Van den Eynde Schepen Merchtem Ella De Neve Schepen Merchtem Albert Beerens Burgemeester Opwijk Christine Hemerijckx Burgemeester Roosdaal Luc Deconinck Burgemeester Sint-Pieters-Leeuw Clémence Maes Schepen Steenokkerzeel Guido Van Cauwelaert Schepen Ternat Walter Vansteenkiste Burgemeester Wemmel Frédéric Petit Burgemeester Wezembeek-Oppem Peter Rosel Schepen Zaventem Koen Vandermeiren Schepen Zemst Wendy Vandervelpen Dienst Civiele Veiligheid Gouverneur Katrien Van Vlasselaer Dienst Civiele Veiligheid Gouverneur Bert Heylen Zonecommandant Vlaams-Brabant West Katrijn Kelchtermans Bijzonder Rekenplichtige Vlaams-Brabant West Bruno Van den Broeck Secretaris a.i. Vlaams-Brabant West Verontschuldigd: Hans Bonte Burgemeester Vilvoorde Voorzitter zoneraad Willy Segers Burgemeester Dilbeek Michel Doomst Burgemeester Gooik Véronique Caprasse Burgemeester Kraainem Luc Wynant Burgemeester Liedekerke Jozef De Borger Burgemeester Londerzeel Jos Emmerechts Burgemeester Meise Eddie De Block Burgemeester Merchtem Eddy Timmermans Burgemeester Pepingen Kurt Ryon Burgemeester Steenokkerzeel Ronald Parys Burgemeester Ternat Francis Vermeiren Burgemeester Zaventem Peter Huygaerts Dienst Civiele Veiligheid Gouverneur
Afwezig: Walter De Donder Burgemeester Affligem Alexis Calmeyn Burgemeester Drogenbos Eric De Bruycker Burgemeester Linkebeek Pierre Rolin Burgemeester Sint Genesius Rode Bart Coopman Burgemeester Zemst Uw contactpersoon: Bert Heylen - Zonecommandant T: 02 451 49 11 E-mail: bert.heylen@zvbw.be
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 3/11 Inhoud Open vergadering 4 1 Goedkeuring vorig verslag 4 2 Goedkeuring van de aankoop 2 tankwagens vaststelling der voorwaarden en wijze van gunning 4 3 Goedkeuring budgetwijziging nr 2 van 2015 5 4 Goedkeuring budget 2016 6 5 Kennisgeving opstart procedure tot aanwerving administratief personeel (noodcel) 9 6 Varia 9 Varia 1. Samenwerkingsovereenkomst met Civiele Bescherming 9 Varia 2. Ter beschikking stellen van documenten 9 Besloten vergadering 10 7 Aanvragen tot goedkeuring cumulatie van beroepsactiviteiten 10 8 Volgende vergadering van de zoneraad 10 Bijlagen 1. Bijlage aan punt 1 Notulen van de raad van 22 september 2015 2. Bijlage aan punt 2 Technische fiche Tankwagen 8.000 liter 3. Bijlage aan punt 3 Begrotingswijziging nr2 van 2015 Ontwerp (CEVI) 4. Bijlage aan punt 3 Begrotingswijziging nr2 van 2015 Verslag van de zonecommandant 5. Bijlage aan punt 3 Begrotingswijziging nr2 van 2015 Verslag begrotingscommissie 6. Bijlage aan punt 4 Begroting 2016 Ontwerp (CEVI) 7. Bijlage aan punt 4 Begroting 2016 Verslag van de zonecommandant 8. Bijlage aan punt 4 Begroting 2016 verslag begrotingscommissie 9. Bijlage aan punt 3 en 4 BW 2 2015 en B 2016 Presentatie van de BR 10. Bijlage aan punt 7 Cumulatieaanvragen 11. Bijlage aan punt 7 Cumulatieaanvragen deel 2
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 4/11 Open vergadering De voorzitter is niet in de mogelijkheid de vergadering te leiden en laat zich verontschuldigen. Aan de leden van de raad wordt voorgesteld dat burgemeester Dirk Pieters het voorzitterschap zal waarnemen. Enig art. De aanstelling van Dirk Pieters als waarnemend voorzitter wordt goedgekeurd. 1 Goedkeuring vorig verslag Het verslag van de vergadering van 22 september 2015 wordt ter goedkeuring voorgelegd. Het ontwerp van de notulen gaat als bijlage 1. Op voordracht van de voorzitter wnd. van de zoneraad en na overleg in het zonecollege: Enig art. Het verslag van de vergadering van de zoneraad van 22 september 2015 wordt goedgekeurd. 2 Goedkeuring van de aankoop 2 tankwagens vaststelling der voorwaarden en wijze van gunning Tankwagens vormen een belangrijk segment van onze eerstelijns interventievoertuigen. Zij zijn belangrijk om water ter plaatse te brengen voor brandbestrijding (op veel plaatsen in ons verzorgingsgebied is immers onvoldoende leidingwater aanwezig om een brand te bestrijden) en worden tevens veelvuldig ingezet voor opdrachten inzake het reinigen van de openbare weg na ongevallen, storm, e.d. 5 tankwagens van onze zone dienen weldra te worden vervangen door nieuwe voertuigen aangezien zij hun afschrijftermijn bereiken. Voor 2 van deze tankwagens (in dienst sedert 1995 en 1998) is de vernieuwing hoogdringend teneinde de operationele werking te kunnen waarborgen. Momenteel bestaat de mogelijkheid om via een door de FOD IBZ na aanbesteding geopende markt (Bijzonder bestek II/MAT/A26-297-12 geldig van 17/10/2014 tot 17/10/2018 en toegewezen aan de firma Vanassche FFE NV, Brugsesteenweg 2-4 te 8531 Harelbeke) tankwagens aan te kopen. De kostprijs per tankwagen bedraagt 281.846,51 inclusief BTW, wat het totaal voor twee voertuigen brengt op 563.693,02 inclusief BTW. Op artikel 351/743-98 van de buitengewone dienst zijn hiervoor de middelen voorzien. Gezien de veelvuldige inzet voor reinigen wegdek wordt gekozen voor het systeem met detergenttank en injectiesysteem aangezien dit het meest efficiënt is. Wij stellen dan ook voor om twee tankwagens aan te kopen via deze geglobaliseerde markt. De technische fiche van de tankwagen 8.000 liter gaat als bijlage 2. De burgemeester van Wemmel vraagt wat er met de oude wagens gebeurt.
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 5/11 De zonecommandant antwoordt dat deze buitendienst worden gesteld. Via het college wordt beslist wat met deze wagens wordt gedaan (schenken, verkopen ) Op voordracht van de voorzitter wnd. van de zoneraad en na overleg in het zonecollege: Enig art. De aankoop van 2 tankwagens 8.000 liter via de geglobaliseerde markt van de FOD IBZ, op basis van het bijzonder bestek II/MAT/A26-297-12 geopend bij de firma Vanassche FFE NV, Brugsesteenweg 2-4 te 8531 Harelbeke, voor de prijs van 281.846,51 inclusief BTW per stuk zijnde voor een totaal bedrag van 563.693,02 inclusief BTW wordt goedgekeurd. 3 Goedkeuring budgetwijziging nr 2 van 2015 De zonecommandant geeft toelichting bij de begrotingswijziging. De zone wenst een budgetwijziging voor te stellen aan de zoneraad. Het verslag van de zonecommandant, het verslag van de begrotingscommissie en het ontwerp van budgetwijziging gaan als bijlagen 3 tot en met 5.. De budgetwijziging houdt: Geen stijging in van de gemeentelijke dotaties Het budget 2015 wordt begroot met een boni van 2.526.300 euro Dit boni zal gebruikt worden om het budget van 2016 te ondersteunen. Het vindt zijn oorsprong in: De vermindering van de personeelskosten met 3.542.000 euro. De verhoging van de werkingskosten met 559.200 euro euro. De verhoging van de andere uitgaven met 15.000 euro. De verlaging van de ontvangsten met 441.500 euro. De daling van de personeelskosten vindt zijn oorzaak op verschillende domeinen: Bij de opmaak werd de som gemaakt van de bestaande budgetten 2014 in de 7 gemeenten en samengevoegd, aangevuld met de kosten van het nieuwe statuut, aanpassing van de arbeidsduur, aanwerving dispatching en administratie. De evolutie van de personeelskosten was bij de opmaak van het budget een grote onbekende, trouwens nu nog. Zolang we geen referentie hebben met het verleden zal hierin onduidelijkheid blijven bestaan. Geplande aanwervingen van personeel werden voor een mindere periode en minder in aantal gebeurt waardoor er minder uitgaven zijn Efficiënt en zuinig beheer van de overuren van het beroepspersoneel. Beroepspersoneel wordt en kan zich minder laten uitbetalen, waardoor een aanzienlijke vermindering van de personeelskost vastgesteld worden. Onrechtstreeks heeft dit wel gevolgen op een nadelige bezettingsgraad in de brandweerposten omdat bijkomende prestaties ipv uitbetaald in verlof moet opgenomen worden. Dit heeft zijn gevolgen op de operationaliteit. De verhoging van de werkingskosten vinden vooral haar oorzaak in de vergoedingen van gedetacheerd personeel, die niet als personeelskost, doch als werkingskost ingeschreven moeten worden.
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 6/11 De vermindering van de ontvangsten is ingegeven vanuit een voorzichtigheidsstandpunt omdat de federale subsidies van 883.000 euro voor brandweermaterieel onduidelijk is en onder druk staat. De ontvangsten hiervan werden uit voorzorg gehalveerd. Hieruit blijkt dat de zonevorming nu reeds efficiëntie winsten aanreikt die ongeveer overeenkomen met 9% van de lokale dotatie. De zone zal verder inspanningen blijven doen om de dienst efficiënter te beheren op allerlei vlakken. De stemming binnen de raad gebeurt met gewogen stem, zoals vastgelegd in het KB van 10 juli 2013. De Bijzonder Rekenplichtige trekt nogmaals de aandacht op de moeilijke werking inzake facturatie vanwege het acuut gebrek aan administratief personeel. Ze stelt dat er naar alle waarschijnlijkheid nog foutjes zullen in de ramingen. Momenteel wordt er gewerkt op basis van de 3 voorbije kwartalen die geëxtrapoleerd worden. Op te merken is ook dat al wat DGH (ziekenwagentransport) aangaat is afgesplitst naar een aparte code: 352. Brandweer staat onder de code 351. De burgemeester van Roosdaal vraagt waarom er geen vermindering van de dotatie wordt doorgevoerd met het boni. De zonecommandant stelt dat dit past binnen de visie van het college om toch een aantal beleidsdoelstellingen te kunnen realiseren in 2016 zonder de dotatie te moeten verhogen. De zonecommandant trekt er de aandacht op dat de som van de dotaties gelijk blijft doch dat de dotatie per gemeente zal wijzigen in 2016. Dit is een gevolg van het getrapte traject naar de verdeelsleutel die door de gouverneur werd vastgesteld. Op voordracht van de voorzitter wnd. van de zoneraad en na overleg in het zonecollege: Enig art. De begrotingswijziging nr 2 van 2015 wordt goedgekeurd. 4 Goedkeuring budget 2016 Overeenkomstig artikel 89 van de wet van 15 mei 2007 dient de zoneraad in de maand oktober de begroting goed te keuren Het ontwerp van begroting 2016 wordt door de zonecommandant uitvoerig toegelicht. Het verslag van de zonecommandant, het verslag van de begrotingscommissie en het ontwerp van budget gaan als bijlagen 6 tot en met 8. Het ontwerp van budget is gebaseerd op volgende principes: Geen stijging in van de gemeentelijke dotaties (Er is wel een onderlinge verschuiving van het lokale aandeel, in functie van de verdeelsleutel, vastgelegd door de gouverneur) Een aantal beleidskeuzes op het vlak van personeel en investeringen worden uitgevoerd. Gewone dienst De uitgaven bedragen 38.796.550 euro en bestaan uit: 28.480.000 euro personeelskosten 6.853.550 euro werkingskosten 565.000 euro andere uitgaven (waarvan 505.000 leningslasten kapitaal en intrest) 2.898.000 euro overdracht naar de buitengewone dienst
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 7/11 De inkomsten bedragen 38.796.550 euro en bestaan uit: 2.526.300 euro batig saldo 2015 6.429.000 euro federale dotatie 2.341.250 euro ontvangsten (prestaties en financieel) 27.500.000 euro lokale dotatie Buitengewone dienst De uitgaven bedragen 5.600.000 euro en bestaan uit: 200.000 euro aanpassingen aan gebouwen 150.000 euro aankoop van meubilair 800.000 euro van informaticamaterieel en communicatiematerieel 3.150.000 euro voor het wagenpark 1.300.000 euro voor aankoop van machines en exploitatiematerieel De inkomsten bedragen 5.600.000 euro en bestaan uit: 2.898.000 euro overdracht van de gewone dienst 2.702.000 euro lening De begroting wordt sluitend voorgesteld. De nieuwe beleidskeuzes hebben betrekking op: Aanwerving van bijkomend personeel: o Op administratief vlak: 8 functies; bovenop de 7 functies die reeds werden goedgekeurd als noodcel. o Op operationeel vlak: 50 nieuwe vrijwilligers 3 bijkomende beroepsofficieren 13 nieuwe beroepsleden Optrekken van de investeringen, die een inhaalbeweging zijn van een relatieve stilstand in de jaren voor de zonevorming. De stemming binnen de raad gebeurt met gewogen stem, zoals vastgelegd in het KB van 10 juli 2013. De Bijzonder Rekenplichtige stelt dat in deze begroting nog geen budget is voorzien voor de eventuele overname van kazernes. BDO heeft haar eindrapport betreffende de overname/gebruik van de infrastructuur nog niet afgerond. De burgemeester van Galmaarden meldt dat de 3 gemeenten een afspraak hadden met BDO maar dat deze niet is doorgegaan zonder dat BDO verwittigd had. De ZC zal BDO hierover aanspreken. De burgemeester van Sint-Pieters-Leeuw vraagt wat er zal gebeuren met de kazernes die reeds zijn afbetaald en waarvan de kosten dus reeds werden terugbetaald via de betalingen aan de gouverneur. Hiermee moet rekening gehouden worden! De zonecommandant geeft aan dat dit de bedoeling is maar dat de grote verscheidenheid aan situaties dit dossier enorm complex maakt. De burgemeester van Galmaarden vraagt wat er zal gebeuren met de betalingen voor 2015.
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 8/11 De zonecommandant geeft aan dat 2015 ook zal worden verrekend volgens de formules die zullen worden vastgesteld. In de begroting van 2015 is 2 miljoen euro ingeschreven voor het gebruik van de infrastructuur. De burgmeester van Herne vraagt of er prioriteit kan gegeven worden aan de aanwerving van vrijwilligers. De zonecommandant geeft aan dat de aanwerving van 50 vrijwilligers opgenomen is in het budget 2016. Dit vertegenwoordigd een relatief kleine investering. Deze aanwervingen zijn nodig om de bezetting en de beschikbaarheid op een aanvaardbaar en werkbaar peil te brengen. De burgemeester van Herne stelt dat de publicatie dan ook zo snel mogelijk dient te gebeuren. De zonecommandant trekt er de aandacht op dat een aanwervingsprocedure slechts kan gestart worden indien er een goedgekeurd personeelskader en personeelsplan is. De Bijzonder Rekenplichtige geeft toelichting bij de investeringen die worden voorzien in 2016. Zij geeft aan dat door FOD IBZ onderzocht wordt of de dotatie aan de zone kan uitgesplitst worden in een exploitatiedotatie en een investeringsdotatie gezien de voordelen inzake de autofinancieringsmarges van de gemeenten. De burgemeester van Wemmel stelt zich de vraag of hiervoor niet het akkoord van de 33 gemeenten moet gevraagd worden aangezien er momenteel een procedure loopt voor de RvS. De burgmeester van Sint-Pieters-Leeuw herinnert eraan dat het personeelsplan niet werd goedgekeurd door de zoneraad maar dat de uitvoering ervan wel reeds is opgenomen in het budget 2016. De burgmeester van Kortenberg ondersteunt dit en stelt dat de begroting dus niet kan goedgekeurd worden tenzij er een verhoogde bijdrage van de federale overheid wordt ingeschreven in de begroting. De Bijzonder Rekenplichtige stelt dat geen extra federale inkomsten kunnen worden ingeschreven zolang deze niet gekend zijn. De burgemeester van Machelen is eveneens van mening dat de begroting niet kan goedgekeurd worden aangezien de raad dan ingaat tegen haar eigen beslissing tot het niet goedkeuren van het personeelskader, het personeelsplan en de opdracht die werd gegeven aan het college (zie zoneraad 22/09/2015 10 en 11 punt). De burgemeester van Sint-Pieters-Leeuw stelt dat het zeer riskant is om de extra federale inkomsten in te schrijven zonder dat er zekerheid is over het bedrag. De uitgaven zullen wel met zekerheid gemaakt worden. De burgemeester van Zaventem trekt de aandacht op de verantwoordelijkheid die elke burgemeester heeft inzake het voorzien van de nodige kredieten voor de uitbouw van een performante brandweerdienst. De burgemeester van Wemmel reageert door te stellen dat de gemeenten wel degelijk hun verantwoordelijkheid nemen. Zij betalen een aanzienlijke dotatie. Het is eerder de federale overheid die niet haar verantwoordelijkheid neemt. De burgemeester van Galmaarden stelt voor om met voorlopige twaalfden te werken. Dit wordt niet aanvaard omdat het technisch gemakkelijker is om met een goedgekeurde begroting te werken. Concluderend wordt voorgesteld om in de begroting geen extra personeelsuitgaven in te schrijven. Op voordracht van de voorzitter wnd. van de zoneraad: Art 1. Het budget 2016 wordt NIET goedgekeurd;
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 9/11 Art 2. In de zoneraadszitting van 24 november 2015 moet een aangepast ontwerp worden voorgelegd rekening houdend met volgende aspecten: Het totaal van de gemeentelijke dotaties blijft behouden Er worden geen extra personeelskosten ingeschreven Het boni wordt niet overgeschreven naar de buitengewone dienst 5 Kennisgeving opstart procedure tot aanwerving administratief personeel (noodcel) De procedures lopen om de aanwerving van een noodcel aan administratief personeel op te starten. Doch hierbij dienen functiebeschrijvingen en profielen opgemaakt. Gelet op de dringendheid wordt, in afwachting van de goedkeuring van deze functiebeschrijvingen en profielen, de procedure tot aanwerving verder uitgevoerd. Hierbij zullen ontwerp beschrijvingen en profielen gebruikt worden. De werving zelf kan pas gebeuren nadat de raad de functiebeschrijvingen en-profielen heeft goedgekeurd. Op voordracht van de voorzitter wnd. van de zoneraad en na overleg in het zonecollege: Art 1. Art 2. De raad neemt kennis van het opstarten van de procedure tot aanwerving van het administratief personeel dat voorzien is in de noodcel aan de hand van voorlopige functiebeschrijvingen en functieprofielen; De aanstelling van het administratief personeel dat voorzien is in de noodcel kan pas nadat de definitieve functiebeschrijvingen en functieprofielen door de raad zijn goedgekeurd. 6 Varia Varia 1. Samenwerkingsovereenkomst met Civiele Bescherming De burgemeester van Roosdaal vraagt naar de stand van zaken betreffende de samenwerkingsovereenkomst die zal afgesloten worden met de Civiele Bescherming. Dit is belangrijk aangezien er een hervorming van de Civiele Bescherming wordt voorbereid waarbij de kans bestaat dat de eenheid in Liedekerke verdwijnt. De zonecommandant antwoordt dat de maatregelen die zullen genomen worden nog niet geofficialiseerd zijn. Er worden wel reeds gesprekken gevoerd met de aangrenzende zone om na te gaan wat de samenwerkingsmogelijkheden zijn. Op voordracht van de voorzitter wnd. van de zoneraad: Enig art. Met de Civiele Bescherming moet een samenwerkingsovereenkomst worden afgesloten. Varia 2. Ter beschikking stellen van documenten Gevraagd wordt om volgende documenten spoedig aan de raadsleden en de gemeentesecretarissen te bezorgen:
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 10/11 Rapport van BDO betreffende overheveling van de kazernes aan de zone De presentatie van de Bijzonder Rekenplichtig tot toelichting van de begrotingswijziging nr 2 en de begroting 2016 Het overzicht van het meerjarenplan 2015-2020 bij uitvoering van het personeelsplan De zonecommandant trekt er de aandacht op dat in de cijfers voor de opmaak van het meerjarenplan geen rekening is gehouden met eventuele boni/mali op de lopende budgetjaren, de nood aan bijkomende investeringen en de nieuwbouwprojecten. Wat het rapport van BDO betreft, dit is in voorbereiding doch nog niet gefinaliseerd. Op voordracht van de voorzitter wnd. van de zoneraad: Enig art. Aan de secretaris a.i. wordt opdracht gegeven om volgende documenten zo spoedig mogelijk te bezorgen aan de burgemeesters en de gemeentesecretarissen: De presentatie van de Bijzonder Rekenplichtig tot toelichting van de begrotingswijziging nr 2 en de begroting 2016 Het overzicht van het meerjarenplan 2015-2020 bij uitvoering van het personeelsplan Besloten vergadering 7 Aanvragen tot goedkeuring cumulatie van beroepsactiviteiten 8 Volgende vergadering van de zoneraad De bepalingen van artikel 41 van de wet van 15 mei 2007 betreffende de civiele veiligheid zijn van toepassing op de vergaderingen van de zoneraad, wat inhoudt dat de raad slechts besluit kan nemen indien de meerderheid van de zitting hebbende leden aanwezig is. De voorzitter trekt de aandacht op de mogelijkheid tot vervanging zoals voorzien in artikel 3 van het huishoudelijk reglement van zoneraad en zonecollege. De eerstvolgende vergadering van de zoneraad gaat door op dinsdag 24 november 2015 om 11.00 uur in de vergaderzaal van de brandweerpost te Vilvoorde. De daarop volgende vergadering van de zoneraad zal in principe plaatsvinden op: Dinsdag 26 januari 2016 om 11.00 uur Locatie: de instructiezaal van de Brandweerpost te Vilvoorde. De secretaris a.i. De voorzitter wnd. Bruno Van den Broeck Dirk Pieters
2015-10-27 - Zoneraad - Notulen_publicatie website.docx 11/11