Protocol Reizen en Excursies (calamiteitenplan)
1. Introductie Onderwijs vindt niet alleen binnen de muren van de school plaats. Excursies, werkweken, schoolreizen zijn een welkome aanvulling op leren in de klas. Voor veel leerlingen is het ook een mooie ervaring die indruk maakt en een kans geeft om samen met klasgenoten op reis te zijn. Om ongewenste situaties te voorkomen is het tijdens het voorbereiden, organiseren en uitvoeren van een schoolreis belangrijk om rekening te houden met de veiligheid, en om maatregelen te nemen die er voor zorgen dat de schoolreis zo veilig mogelijk verloopt. Dit protocol biedt een aantal handvatten en tips die nuttig kunnen zijn tijdens onze buitenlandse reizen. Daarnaast is er ook een aantal aanwijzingen in opgenomen waaraan alle betrokken reisbegeleiders zich ten behoeve van de veiligheid van de leerlingen dienen te houden. Risico s zijn helaas nooit helemaal uit te sluiten. Leerlingen kunnen met allerlei gevaren geconfronteerd worden, zoals bijvoorbeeld ongelukken of een terreurdreiging. Dit betekent natuurlijk niet dat scholen geen schoolreis meer kunnen organiseren, of dat we toe moeten geven aan een beeld van dreiging en gevaar. Het betekent wel dat we ons bewust zijn van onze verantwoordelijkheid en we maximale inspanning plegen om de risico s zoveel mogelijk te beperken. Indien er sprake is van een calamiteit, kan dit protocol helpen om deze zo adequaat te hanteren. Het Munnikenheide College organiseert al vele jaren (buitenlandse) reizen en excursies voor leerlingen. Het enthousiasme is telkens groot en de herinneringen worden gekoesterd lang na het vertrek van de leerlingen op het Munnikenheide College. Het beleid voor reizen en excursies omvat onderstaande uitgangspunten: 1. Schoolreizen, -excursies en activiteiten hebben een educatief en cultureel karakter. Bovendien richt het programma zich op het groepsproces en het bevorderen van de samenwerking onderling. 2. Ouders en leerlingen tekenen vooraf voor akkoord m.b.t. regels en afspraken tijdens reizen en excursies. 3. Deelname aan de buitenlandse reizen, excursies en activiteiten is op vrijwillige basis. 4. Leerlingen die niet deelnemen volgen het thuisblijf programma. 5. De kosten van de reizen en excursies worden ruim vooraf doorgegeven aan ouders en leerlingen. Het bedrag kan eventueel in termijnen worden voldaan. 6. De leerlingen moet in het bezit zijn van een geldige identiteitskaart en/of paspoort en een zorgpas. Het is handig om kopie van het identiteitsdocument/paspoort ook digitaal mee te nemen, omdat het de vervangingsprocedure bij verlies vergemakkelijkt. Bijlage 1: omvat algemene informatie m.b.t. de reis/excursie van het desbetreffende schooljaar. 2
2. Regels en afspraken tijdens de reizen en excursies Het Munnikenheide College staat voor iedereen mag er zijn. Dit betekent dat we ernaar streven dat iedereen binnen en buiten het schoolgebouw zich prettig en veilig voelt. Ook tijdens de schoolreizen zijn deze regels onverkort van kracht. Respecteer elkaar: niet pesten of ruzie maken, van elkaars spullen afblijven, niet discrimineren, houd je aan de afspraken en wees beleefd. Respecteer jezelf: geen grof taalgebruik, geen gebruik /bezit van drugs, wapens of alcohol, op tijd komen op de afgesproken plaats, zodat niet gewacht hoeft te worden. Respecteer de omgeving: geen rommel maken in en om het gebouw en niets kapot maken. Daarnaast geldt dat: 1. Leerlingen steeds stipt de instructie opvolgen van de reisleiding en niets ondernemen zonder goedkeuring en medewerking van de begeleiders. 2. Van de leerlingen wordt verwacht dat zij zich houden aan de regels en afspraken. Bovendien wordt verwacht dat zij medeleerlingen die zich niet aan de afspraken houden, ten goede proberen te beïnvloeden. Iedere deelnemer moet zich ervan bewust zijn, dat het zich niet houden aan de regels consequenties heeft voor zichzelf en de groep. 3. Roken in openbare gebouwen, in de bus en op slaapkamers is verboden. 4. Het is verboden alcoholhoudende dranken mee te nemen en tijdens de reis te nuttigen. 5. Gokken om geld of goederen is te allen tijde verboden. 6. Bezit van of handel in en/of gebruik van drugs is ten strengste verboden. De deelnemer zal onmiddellijk van verdere deelname worden uitgesloten; vervoer naar huis zal plaatsvinden op kosten van de ouders/verzorgers. 7. Indien een deelnemer ten gevolge van bezit en/of handel in drugs in aanraking komt met justitiële autoriteiten in Nederland of in het buitenland, dan zal de reisleiding onmiddellijk de ouders in kennis stellen. Deze zullen dan voor verdere afhandeling zorg dienen te dragen. 8. Wie zich niet houdt aan de hierboven staande regels moet ernstig rekening houden met een zeer strenge hoge straf! 9. Bij zeer ernstige conflicten is het zelfs mogelijk dat een leerling (op eigen kosten) naar huis gestuurd wordt. In een dergelijk geval worden de ouders geïnformeerd en wordt van de ouders verwacht dat zij per direct de verantwoordelijkheid voor hun kind terug overnemen. Aansprakelijkheid Wanneer de ouders toestemmen in de deelname van hun zoon/dochter aan een reis en alle informatie over het programma en begeleiding hebben ontvangen, dragen zij ook de verantwoordelijkheid voor de houding en het gedrag van hun zoon/dochter tijdens de reis. Bij ernstige misdragingen zal de begeleiding contact opnemen met de ouders. 3
3. Verzekeringen In Nederland is iedereen verplicht een ziektekostenverzekering af te sluiten. We gaan ervan uit dat leerlingen dus verzekerd zijn. Elke leerling dient zijn/haar zorgpas bij zich te hebben. Indien er een medische handeling moet worden verricht, moet deze kunnen worden getoond. Daarnaast wordt voor alle leerlingen een collectieve reisongevallenverzekering afgesloten. Deze verzekering geldt gedurende schooltijden, tijdens het gaan en komen naar en van school en tijdens excursies, schoolreizen, evenementen, werkwerken, stages etc. voor zover die onder verantwoordelijkheid van of door de school worden georganiseerd. Gedekt zijn medische kosten en een uitkering bij blijvende invaliditeit en overlijden, tot een bepaald maximum en onder nader omschreven voorwaarden. Materiële schade is niet gedekt. Indien nodig, afhankelijk van de soort reis (bijv. sportactiviteiten), wordt er een aparte verzekering afgesloten. Ouders dienen zelf een annuleringsverzekering en een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. 4
4. Calamiteitenplan Calamiteitenplan/draaiboek reizen en excursies Het calamiteitenplan heeft betrekking op reizen of excursies die in groepsverband en onder verantwoordelijkheid van de school plaats vinden. Dit plan biedt een handvat om te benutten in het geval van een calamiteit. Afhankelijk van de situatie, wordt het plan geheel of gedeeltelijk uitgevoerd. Indien een calamiteit plaats vindt, komt onmiddellijk het calamiteitenteam bij elkaar. Dit team bestaat uit de directie en de portefeuillehouder (C. Reuvers, H. van het Hof, G. Voets). Doelstelling calamiteitenplan Samen met het protocol reizen en excursies geeft het calamiteitenplan duidelijke richtlijnen hoe te handelen in geval van een calamiteit bij reizen en excursies en die aspecten te regelen die noodzakelijk zijn voor onderlinge afstemming. Het betreft de volgende onderdelen: - Het waar nodig verlenen van hulp aan leerlingen, docenten, OOP en relaties. - Het zo snel mogelijk verstrekken van betrouwbare informatie aan ouders/verzorgers, directe relaties van leerlingen, docenten, OOP en de media. - Het initiëren en coördineren van de nazorg. - Het verwerken en opslaan van de verkregen informatie. Voorafgaand aan de reis Van iedere reis zijn er vooraf communicatielijnen in kaart gebracht en verspreid onder de betrokkenen. Dat betekent dat alle reisbegeleiders beschikken over een mobiele telefoon en lijsten met nummers van: - alle leerlingen van de reis en hun ouders - school - de leden van het calamiteitenteam Omgekeerd betekent dit dat alle bovenstaande info inclusief draaiboeken en het programma gebundeld beschikbaar moet zijn voor het calamiteitenteam. Richtlijnen in geval van een calamiteit Wanneer de school bericht ontvangt over een (mogelijke) calamiteit tijdens een reis of excursie waaraan leerlingen, docenten of OOP deelnemen, dient als volgt gehandeld te worden: A. Indien de reisleiding aanspreekbaar is: - reisleider/docent informeert de coördinator (of zijn plaatsvervanger) van het calamiteitenteam. - Reisleider/docent legt contact met het alarmnummer 112 of met buitenlandse zaken telefoonnummer: +31 247 247 247 of de alarmcentrale van Allianz Global Assistance (AGA) +31 20 59 29 292. B. Indien de reisleiding niet aanspreekbaar is neemt het calamiteitenteam contact op met Buitenlandse zaken Het calamiteitenteam ontvangt informatie van derden. 5
Hierbij moet het volgende in acht genomen worden: - vraag aan berichtgever zijn naam, functie, adres, telefoonnummer (evt. faxnummer) en noteer deze gegevens; - vraag de berichtgever naar de bij de calamiteit betrokken contactpersonen (o.a. politie) en telefoonnummers; - vraag de berichtgever naar de aard van de calamiteit, de plaats, land etc. - vraag de berichtgever telefonisch op het doorgegeven telefoonnummer bereikbaar te blijven; - geef zelf een telefoonnummer door dat ook buiten de telefooncentrale bereikbaar is. Let op: Alleen het calamiteitenteam is bevoegd om geautoriseerde informatie aan de pers te verschaffen. Indien gewenst kunnen de school en/of de begeleiders ook altijd zelf contact zoeken met de gemeente en/of de politie of het ministerie van Buitenlandse Zaken. Dat kan telefonisch met het contactcenter: +31 247 247 247. Daarnaast kan er hulp ingeroepen worden bij Stichting School & Veiligheid via 030-2856616 of www.calamiteitenteam.nl. Het calamiteitenteam formeert, indien nodig, vervolgens hulpteams, die belast worden met de volgende taken: Het calamiteitenteam Bestaat uit: directie en betrokken kernteamleider Hulpteam 1 inkomende informatie Het vastleggen, beoordelen/controleren en registreren van de inkomende informatie. Hulpteam 1 bestaat uit: medewerker communicatie en PR en directiesecretariaat Hulpteam 2: Relatievoorlichting Het actief en zo spoedig mogelijk informeren van relaties van leerlingen, op en oop aan de hand van deelnemerslijsten. Voor dit team worden 5 docenten opgeroepen (deze zijn vooraf aangewezen en geïnformeerd). Hulpteam 2 bestaat uit: 5 kernteamleiders Hulpteam 3: facilitaire ondersteuning Het treffen van maatregelen die leiden tot het beschikbaar hebben van alle benodigde voorzieningen op het gebied van communicatie, accommodatie en inrichting. Hulpteam 3 bestaat uit: manager bedrijfsvoering + conciërges 6
Hulpteam 4: opvang Het op de schoollocatie verlenen van hulp en opvang van relaties van leerlingen, OP en OOP in een ruimte die afgeschermd kan worden van de pers. Voor de bemensing van het opvangcentrum worden vijf docenten opgeroepen met evt. ondersteuning van medische/maatschappelijke hulpverleners. Taken van het calamiteitenteam: 1. Het calamiteitenteam geeft leiding aan de hulpteams en coördineert de werkzaamheden tussen de hulpteams. 2. Het calamiteitenteam autoriseert de voor externe berichtgeving bestemde informatie. 3. Het calamiteitenteam informeert de medische dienstverlening m.b.t. opvang en informeert de politie m.b.t. voorlichting, verkeer etc. 4. Alleen het calamiteitenteam is bevoegd om geautoriseerde informatie aan de pers te verschaffen. 5. Het calamiteitenteam is verantwoordelijk voor de informatieverstrekking aan de relaties en de vier hulpteams. 6. Het calamiteitenteam houdt een logboek bij vanaf het moment dat de melding binnenkomt en verricht relevante administratieve werkzaamheden. 7. Een delegatie van het calamiteitenteam reist af naar locatie waar de calamiteit heeft plaats gevonden. 8. Het calamiteitenteam regelt de nazorg. 9. Het calamiteitenteam evalueert na afloop en doet verslag met evt. aanbevelingen. Draaiboek reizen en excursies. Bij elke reis of excursie maakt de reisleider een draaiboek. Een kopie van dit draaiboek ontvangen de reisleider, de coördinator van het calamiteitenteam, de chauffeur van de bus en de receptie van de school. De meest actuele versie is te vinden via het nieuwe Intranet van het Munnikenheide College (zie: samenwerken/teams/calamiteitenplan). Het draaiboek bevat minimaal de volgende gegevens: - namen deelnemers met adres, telefoonnummers en gsm (van leerling en ouders); - bestemming met adres, telefoon (evt. contactpersoon); - reisorganisatie en contactpersoon en telefoonnummer - touringcarbedrijf en contactpersoon en telefoonnummer - programma van de reis Bijlagen: - Bijlage 1: algemene informatie m.b.t. de reis/excursie van het desbetreffende schooljaar (presentaties per reis staan op de website van de school) - Bijlage 2: overzicht informatie buitenlandse reizen o.a. info algemeen + deelnemerslijst (intern) - Bijlage 3: aanwijzingen voor begeleiders buitenlandse reizen (intern) 7