Projectoproep beveiliging bedrijventerreinen Beleidsdoelstellingen Subsidievoorwaarden en modaliteiten Instructies voor aanvragers Nuttige info versie 30 maart 2017
1. Inleiding Sedert ongeveer 15 jaar worden er in Vlaanderen initiatieven genomen op vlak van bedrijventerreinmanagement en interbedrijfssamenwerking op bedrijventerreinen. De finaliteit ervan is om ervoor te zorgen dat de bedrijventerreinen aantrekkelijke en meer duurzame vestigingsmilieus blijven of worden. In die periode is er zowel vanuit de Vlaamse overheid maar ook door provincies en lokale besturen financiële ondersteuning geboden om initiatieven van de grond te krijgen of om specifieke projecten die onder impuls van Provinciale Ontwikkelingsmaatschappijen (POM), bedrijventerreinverenigingen, terreinbeheerders of intermediairen zoals VOKA tot stand zijn gekomen, mogelijk te maken. Meestal ging het om een beperkte enveloppe middelen. In 2010 werd echter een grootschaligere projectoproep georganiseerd om het idee van bedrijventerreinmanagement in heel Vlaanderen ingang te doen vinden. In 2014 werd een beleidsevaluatie van deze steunverlening uitgevoerd en gepresenteerd aan het werkveld van onder meer ontwikkelaars, bedrijventerreinverenigingen en betrokken lokale besturen. Naar aanleiding van deze studie en de reacties die het Agentschap Innoveren en Ondernemen daarna mocht ontvangen, is duidelijk gebleken dat de Vlaamse overheid dit thema niet mag loslaten en dat er nood is aan zowel een vorm van kennismanagement als financiële ondersteuning. Dit resulteerde in 2016 in een opdracht aan de POM s voor de oprichting van een kennisnetwerk bedrijventerreinmanagement en in de organisatie van een projectoproep voor werkingssubsidies voor bedrijventerreinmanagement, op basis waarvan intussen 22 initiatieven ondersteund worden. Uit de voornoemde beleidsevaluatie was al gebleken dat de beveiliging van bedrijventerreinen een van de topprioriteiten was voor de bedrijventerreinverenigingen. Ook in de voorstellen die in de recente oproep werden ingediend, kwam de aandacht voor de veiligheid op bedrijventerreinen sterk naar voor, dit terwijl er vanuit de verschillende beleidsdomeinen hieromtrent geen initiatieven worden voorzien. Gezien de vraag vanuit de bedrijventerreinbeheerders en verenigingen naar mogelijke ondersteuning van beveiliging, alsook gezien het belang ervan voor het realiseren van duurzame en attractieve bedrijventerreinen, organiseert het Agentschap Innoveren en Ondernemen een projectoproep met als doel de veiligheid op bedrijventerreinen te verhogen en dit door middel van een integrale aanpak. Deze brochure heeft enkel betrekking op de huidige projectoproep voor de subsidiëring van kosten voor een duurzame en geïntegreerde beveiliging (in de ruime betekenis) op bedrijventerreinen. De brochure is bedoeld als handleiding voor de aanvrager of potentiële begunstigde en geeft meer inzicht in: de beleidsdoelstellingen; de voorwaarden om voor subsidie in het kader van deze projectoproep in aanmerking te komen en de modaliteiten van deze oproep; de selectie van de aanvragen; de instructies voor de aanvrager of begunstigde met inbegrip van toelichting bij het webformulier voor aanvraag en rapportering; nuttige info en doorverwijzingen in verband met de beveiliging van bedrijventerreinen; veel gestelde vragen.
Gezien de indiening en de projectopvolging achteraf via een webformulier zal gebeuren, zullen hieromtrent ook nog bijkomende praktische tips in een volgende versie worden opgenomen. Voor meer informatie kan u ook nog altijd terecht bij de dienst Ruimtelijke Economie van het Agentschap Innoveren en Ondernemen, in het bijzonder bij: de heer Piet Coessens, T 09 267 40 34 de heer Lode Daneels, T 016 31 10 57 de heer Koen Vermoesen, T 02 553 38 72 2. Beleidsdoelstellingen projectoproep Een bedrijventerrein is doorgaans - geen afgesloten eiland. Integendeel, op veel terreinen zorgen leveranciers, klanten, bezoekers, passanten, omwonenden voor een komen en gaan van vrachtwagens, personenwagens en zachte weggebruikers. Sommige installaties of productieprocessen zijn ook risicovol en vergen specifieke maatregelen. Daarenboven ontsnapt een bedrijventerrein niet aan ongewenst bezoek, meer nog, het is vaak een makkelijk(er) doelwit. De veiligheid op de bedrijventerreinen is bijgevolg een pijnpunt gebleken. Daarnaast zijn bedrijventerreinen vaak niet voorzien op overnachtende vrachtwagenchauffeurs met overlast tot gevolg. Door samen te werken in het kader van bedrijventerreinmanagement trachten bedrijven op een efficiënte manier oplossingen te vinden voor o.a. de veiligheidsproblematiek. Zo hebben bedrijventerreinverenigingen onder meer consortiumbewaking en camerabewaking geïntroduceerd op vele bedrijventerreinen, wat op zich zeker positief is. De minister bevoegd voor Economie erkent dan ook het belang van bedrijventerreinverenigingen en bedrijventerreinmanagement. Daarom is in 2016 ook het initiatief genomen om een projectoproep te organiseren om de werkingskosten van bedrijventerreinverenigingen te subsidiëren. Niet alle bedrijventerreinverenigingen kunnen vandaag evenwel rekenen op een bedrijventerreinmanager die dergelijke initiatieven kan nemen. En sommige oplossingen overstijgen ook de mogelijkheden van een bedrijventerreinvereniging. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen krijgt bijgevolg regelmatig de vraag vanuit de bedrijventerreinverenigingen, beheerders van bedrijventerreinen of lokale besturen naar mogelijke steun voor acties rond beveiliging. Het spreekt voor zich dat het weinig doelmatig is om overal de (bestaande) consortium- of camerabewaking te gaan subsidiëren. De voorstellen en acties die in deze projectoproep beoogd worden, moeten daarom additioneel zijn aan hetgeen bedrijventerreinverenigingen zelf zouden moeten kunnen bekostigen en/of moeten bijdragen aan een situatie die voor de lange termijn de veiligheid verbetert. Essentieel is de betrokkenheid van alle benodigde stakeholders en een integrale benadering van het thema veiligheid (in de brede betekenis van het woord). Het Agentschap wil met deze projectoproep dan ook én bedrijventerreinverenigingen én beheerders én lokale besturen aanzetten om bij voorkeur gezamenlijk na te denken over maatregelen of ingrepen die echt impact kunnen hebben en liefst ook op meerdere aspecten tegelijk. Het gaat onder meer om brandveiligheid, inbraakbeveiliging, maar evengoed om verkeersveiligheid en overlast door vrachtwagens, sluikstorten en vandalisme, kortom alles wat zorgt voor een gevoel van onbehagen en onveiligheid. Of een maatregel of ingreep effectief is, lijkt vooraf moeilijk aan te tonen maar een goed gepland en doordacht ingericht terrein kan al veel potentiële conflictsituaties en risico s vermijden. Zijn op dat vlak nog ingrepen mogelijk, dan is het
aan te bevelen daar eerst op in te zetten. Het Agentschap hoopt dat zodoende meteen ook op andere punten aan de attractiviteit van het terrein kan gewerkt worden. Is die ruimte er niet, dan zullen andere oplossingen moeten gezocht worden. Ingrepen kunnen dus zowel gericht zijn op het openbaar domein als op de private kavels, en kunnen eenmalig of permanent zijn. Voor sommige initiatieven zal het lokaal bestuur of de beheerder de meest gerede partij zijn om initiatief te nemen, voor andere initiatieven zal dat de bedrijventerreinvereniging zijn. Innovatieve ideeën (drones, samenwerking met de buurt in een buurtinformatienetwerk (BIN), ) zijn uiteraard welkom. Om voor subsidie in aanmerking te komen, zal de initiatiefnemer moeten aantonen dat de voorgestelde actie een integrale benadering van de veiligheidsproblematiek voor ogen heeft ofwel voortspruit uit een integrale aanpak. Zelfs als op het eerste zicht de bedrijven maar te kampen hebben met één specifiek probleem waarvoor een oplossing of maatregel wordt voorgesteld, zal deze analyse toch best onderschreven worden vanuit meerdere stakeholders. Er bestaan hieromtrent ook methodieken die kunnen gevolgd worden. Zo verwijzen we naar het concept Crime Prevention Through Environmental Design (CPTED), een pro-actieve, multidisciplinaire aanpak om crimineel gedrag te beperken door het hele spectrum aan mogelijke maatregelen te bekijken waaronder het sociaal veilig ontwerp en beheer van bedrijventerreinen. Dit omvat o.a. het creëren van een sociale dynamiek, in combinatie met toezicht en ev. aanpassingen aan het ontwerp en/of de inrichting (toegang, verlichting, openbaar groen, ). Samenvattend wil deze projectoproep dus tegemoet komen aan acute en voldoende zwaarwichtige en permanente problemen op vlak van onveiligheid op bedrijventerreinen. Via de projectoproep kunnen voorstellen rond concrete maatregelen ondersteund worden, maar de projectoproep beoogt in de eerste plaats duurzame en geïntegreerde innovatieve beveiliging (in de ruime betekenis) op bedrijventerreinen te stimuleren. De projectoproep is zowel gericht op voorbereidende trajecten zoals integrale screenings en opmaak van (actie)plannen als op uitvoeringskosten en technologische investeringen. 3. Algemene informatie over de oproep In dit hoofdstuk worden de belangrijkste modaliteiten van de oproep besproken. Zo komen achtereenvolgens aan bod: de mogelijke begunstigden, voorwerp van de subsidie, de beschikbare middelen, de subsidiepercentages en de aanvaardbare kosten. 3.1 Begunstigden In aanmerking komen: bedrijventerreinverenigingen; beheerders van een bedrijventerrein (onder voorwaarde van gezamenlijke ondertekening met de bedrijventerreinvereniging, voor zover er op het terrein een vereniging actief is); de organisatie die instaat voor het beheer van de gemeenschappelijke mede-eigendom; gemeentebesturen (onder voorwaarde van gezamenlijke ondertekening met de bedrijventerreinvereniging (voor zover er op het terrein een vereniging actief is) en/of met de beheerder).
3.2. Voorwerp van de subsidie De projectoproep wil tegemoet komen aan acute en voldoende zwaarwichtige en permanente problemen op vlak van onveiligheid op bedrijventerreinen. Via de projectoproep kunnen voorstellen rond concrete maatregelen ondersteund worden, maar de projectoproep beoogt in de eerste plaats duurzame en geïntegreerde innovatieve beveiliging (in de ruime betekenis) op bedrijventerreinen te stimuleren. De projectoproep wordt daarom opgesplitst in volgende onderdelen: A. Uitvoering van een integrale screening/evaluatie en opmaak van een bijhorend actieplan (op het vlak van beveiliging, brandveiligheid of verkeersveiligheid) Er wordt een bedrag vooropgesteld voor de uitvoering van een integrale screening/evaluatie en de opmaak van een bijhorend actieplan, i.s.m. een gespecialiseerde professional, op het vlak van: Beveiliging van het terrein tegen inbraak/diefstal, vandalisme, overlast allerhande: een evaluatie van de veiligheid van het terrein (risico-analyse) en de opmaak van een plan van integrale aanpak met het oog op duurzame maatregelen, desgevallend op termijn. Dit kan o.a. omvatten: sociale dynamiek en controle (vb. BIN), mate/mogelijkheid van bewoning, aangepaste inrichting, Brandveiligheid: een evaluatie van de brandveiligheid op het terrein (risico-analyse) en de opmaak van een plan van integrale aanpak met het oog op duurzame maatregelen. Dit omvat o.a. de aan- /afwezigheid van explosieve/giftige stoffen, te contacteren personen bij brand/ toegankelijkheid/inrichting, op terreinniveau. Verkeersveiligheid: een evaluatie van de verkeersveiligheid van het terrein (risico-analyse) en de opmaak van een plan van integrale aanpak met het oog op duurzame maatregelen, desgevallend op lange termijn. De screening gebeurt zo breed en integraal mogelijk en houdt rekening met het hele spectrum aan mogelijke maatregelen op het vlak van sociaal veilig ontwerp en beheer van bedrijventerreinen, inclusief de sociale controle en dynamiek, de inrichting (toegankelijkheid, zichtbaarheid, openbaar groen, ). In de aanpak moet minstens 1 interactief moment (stakeholdersoverleg) voorzien zijn met alle benodigde stakeholders waaronder de bedrijven zelf, de preventie-adviseur van de politie, de brandweer, de gemeente en desgevallend ook met een vertegenwoordiging van omwonenden en andere gebruikers van het terrein (sportvereniging ). Het actieplan is gericht op een integrale aanpak van de betreffende problematiek met het oog op duurzame maatregelen (incl. ev. alternatieve maatregelen op het vlak van sociaal veilig ontwerp en beheer van bedrijventerreinen) en bevat een inschatting van de technische en financiële haalbaarheid van de maatregelen. B. Voorbereidend traject voor de inplanting en uitbating van een truckersparking Op veel bedrijventerreinen parkeren vrachtwagens continu aan de rand van de weg en wordt er regelmatig overnacht, wat zorgt voor overlast, onveilige situaties en zwerfvuil. Er wordt dan ook voorgesteld om een maximaal bedrag voorop te stellen voor de uitvoering van een voorbereidend traject voor de inplanting en eventuele uitbating van een collectieve vrachtwagenparking, al dan niet met specifieke voorzieningen voor chauffeurs. Vanuit de lokale besturen, de bedrijventerreinenbeheerders en de bedrijventerreinverenigingen wordt al jaren gewezen op deze problematiek. Enkele jaren geleden is er daarom contact geweest met het
beleidsdomein MOW om naar een oplossing te zoeken. Vanuit MOW worden evenwel maar initiatieven genomen gekoppeld aan het hoofdwegennet (zoals onder meer de parking op de E40 in Wetteren) en via concessies (waardoor deze voorzieningen niet gratis zijn voor de gebruikers). Gezien deze oplossingen ontoereikend zijn gebleken, zal er dus ook op andere locaties naar mogelijkheden voor collectieve vrachtwagenparkings moeten gezocht worden of zal het succes van de bestaande parkings moeten verbeterd worden. Het voorbereidend traject waarvoor subsidie in het kader van deze oproep kan toegekend worden, kan bestaan uit (niet alle stappen zijn verplicht): de opmaak van een masterplan voor de inplanting en uitbating van een collectieve vrachtwagenparking (afwegingen locatieonderzoek, inrichtingsplan, technische en financiële haalbaarheid ); de opmaak van een technisch plan, meetstaat, bestek; de voorbereiding van de herbestemming (RUP); de concrete voorbereiding van de realisatie zoals de organisatie van een overheidsaanbesteding, organisatie grondoverdrachten/verwerving (indien reeds locatie beschikbaar) de uitwerking van een parkeerbeleid om de toeleiding naar bestaande zones te verbeteren. Er wordt aanbevolen om minstens 1 interactief moment (stakeholdersoverleg) te voorzien met alle nuttige stakeholders (incl. AWV) en om de problematiek ook vanuit intergemeentelijk niveau te evalueren. C. Uitvoeringskosten voor eenmalige technologische maatregelen, aanpassingen aan de inrichting van het terrein en/of campagnes Investeringen in beveiligingstechnologie en aanpassingen aan de inrichting van terreinen zijn meestal efficiënt, maar ook al snel vrij duur. Daarom wordt voorgesteld om voor uitvoerings- en investeringskosten een vrij beperkt subsidiepercentage met een maximumplafond te voorzien. In aanmerking komen: eenmalige technologische investeringen zoals experimenten met drones, camerabewaking al dan niet met nummerplaatherkenning e.d., ook proefopstellingen en eventuele kosten voor een eerste exploitatie (meldkamer enz.) horen daarbij. aanpassingen aan de inrichting van het terrein zoals bijvoorbeeld aangepaste toegang tot de terreinen, fysieke barrières (landschapselementen), duurzame en slimme verlichting, proefopstellingen voor verkeersveiligheid, e.d. het opzetten van initiatieven voor sociale dynamiek en controle (zoals een Buurt Informatie Netwerk) en eventueel een eerste ervaring met consortiumbewaking gedurende een beperkte periode. campagnes en opleidingen rond preventie (bijvoorbeeld brandpreventie, EHBO, aanpak sluikstorten en vandalisme, ). Meerdere maatregelen uit de verschillende onderdelen (A, B en C) mogen gecombineerd worden. In hoofdstuk 3.5. wordt verder ingegaan op de uitgaven die subsidiabel zijn.
3.3. Beschikbare middelen Het budget voor de subsidies in het kader van deze oproep bedraagt 1.200.000 euro. Dit bedrag wordt als volgt opgesplitst: 300.000 euro voor de opmaak van screenings en plannen, 300.000 euro voor voorbereidende trajecten voor vrachtwagenparkings en 600.000 euro voor uitvoerings- en investeringsprojecten. Wanneer er middelen over zijn voor een onderdeel en er is een tekort op een ander onderdeel kunnen eventueel middelen verschoven worden. 3.4. Subsidiepercentages De maximale subsidie varieert per onderdeel en bedraagt: 80% van de aanvaardbare kosten met een max. van 20.000 per terrein voor de opmaak van screenings en plannen 60% van de aanvaardbare kosten met een max. van 70.000 voor voorbereidende trajecten vrachtwagenparkings 50% van de aanvaardbare kosten met een max. van 50.000 voor uitvoerings- en investeringsprojecten Afhankelijk van het onderdeel moet aldus 20-40-50% van de voorgenomen totaal aanvaardbare kosten gefinancierd worden met eigen middelen of met subsidies andere dan de subsidies toegekend in het kader van deze projectoproep. Dat betekent dat bijvoorbeeld voor een uitvoerings- en investeringsproject van 100.000 euro aanvaardbare kosten of meer, een maximale subsidie van 50.000 euro bekomen kan worden. 3.5. Aanvaardbare kosten Aanvaardbare kosten hebben betrekking op uitgaven die gemaakt worden na de indiening van de aanvraag en zijn beperkt tot: Voor de opmaak van screenings en bijhorende actieplannen: o uitgaven op factuur voor de uitvoering van de screening en de opmaak van het integraal beveiligings-/brandveiligheids-/verkeersveiligheidsplan (door expert), o uitgaven op factuur voor de organisatie van interactieve momenten (communicatie, catering, ), voor de voorbereidende trajecten voor vrachtwagenparkings: o uitgaven op factuur voor de opmaak van oriënterende studies en haalbaarheidsonderzoeken tot het niveau van een technisch plan (expert), o uitgaven op factuur voor de organisatie van interactieve momenten (communicatie, catering, ) o uitgaven op factuur voor ev. organisatie van een overheidsaanbesteding voor de realisatie. Voor uitvoerings- en investeringsprojecten: o uitgaven op factuur voor de technologische investeringen zoals camerabewaking, al dan niet met nummerplaatherkenning e.d., ook proefopstellingen en eventuele kosten voor een eerste exploitatie (meldkamer enz.) of experimenten met drones e.d.
o uitgaven op factuur voor de aanpassingen aan de inrichting van het terrein, zoals bvb. aangepaste toegang, fysieke barrières (landschapselementen), duurzame en slimme verlichting, proefopstellingen voor verkeersveiligheid e.d. o uitgaven op factuur voor de organisatie van initiatieven voor sociale dynamiek en controle (zoals een Buurt Informatie Netwerk) en ev. een eerste ervaring met consortiumbewaking gedurende een beperkte periode. o Uitgaven op factuur voor campagnes en opleidingen rond preventie (bijvoorbeeld brandpreventie, EHBO, aanpak sluikstorten en vandalisme, ). Indien de factuur betrekking heeft op loonkosten (bijvoorbeeld voor de organisatie van campagnes, geven van opleidingen, consortiumbewaking ) wordt de periode waarop deze kosten betrekking mogen hebben, beperkt tot maximum 3 jaar. Onderhoudskosten die betrekking hebben op uitgevoerde uitvoering- en investeringsprojecten komen niet in aanmerking voor subsidiëring. BTW vormt enkel een subsidiabele uitgave wanneer zij effectief en definitief door de begunstigde wordt gedragen (dat wil zeggen niet terugvorderbaar is). Bij elke aanvraag moet vermeld worden wat het BTWstatuut is van de aanvrager. Bij een gemengd BTW-statuut moet de begunstigde meedelen welk percentage van de BTW terugvorderbaar is. Aanvaardbare kosten kunnen betrekking dus hebben op externe prestaties allerhande, aantoonbaar via factuur en rekeninguittreksels als bewijs van betaling. Voorbeelden van externe prestaties zijn vergoedingen voor studie-, engineering- en consulentenbureaus, inclusief advocaten- en communicatie-advies, maar ook kosten voor de uitvoering van werken en investeringen. Kosten van raamovereenkomsten voor weerkerende opdrachten en voor samenaankoopinitiatieven komen niet in aanmerking. Werkingskosten en overheadkosten komen niet in aanmerking. 4. Selectie van de aanvragen Om in aanmerking te komen voor subsidies moet een ingediend project in het kader van deze projectoproep voldoen aan de ontvankelijkheidscriteria én op basis van de prioriteitscriteria geselecteerd worden. Aan een geselecteerd project wordt dan op basis van een ministerieel besluit een subsidie toegekend. Om te vermijden dat aanvragers nodeloos projecten zouden formuleren die niet ontvankelijk zijn, kunnen aanvragers terecht bij de dienst Ruimtelijke Economie van het Agentschap Innoveren en Ondernemen voor nadere uitleg over het opzet en de criteria van de oproep. In hoofdstuk 5 wordt ingegaan op de praktische organisatie van deze projectoproep. 4.1. Ontvankelijkheidscriteria Projecten die niet voldoen aan onderstaande criteria, komen niet in aanmerking voor een subsidie. Ze worden ook niet mee beoordeeld in het selectieproces. Om ontvankelijk te zijn voor de selectie moet een projectvoorstel:
volledig en tijdig ingediend zijn (ten laatste op 31 mei 2017) via het door het Agentschap Innoveren en Ondernemen ter beschikking gestelde webformulier, met alle verplicht toe te voegen bijlagen correct aangehecht/opgeladen. een in-aanmerking-komende begunstigde vermelden, zoals eerder toegelicht in hoofdstuk 3.1. duidelijk het gewenste bedrag van de subsidie vermelden. 4.2. Prioriteitscriteria De beoordeling zal gebeuren per onderdeel op basis van volgende voorkeurscriteria: (A) voor de opmaak van screenings en bijhorende actieplannen: de ernst en de omvang van de problematiek; de gedragenheid van het voorstel (betrokkenheid stakeholders, bereidheid tot integrale aanpak en garantie op de saldofinanciering). (B) voor de voorbereidende trajecten voor vrachtwagenparkings: de concrete aanleiding of problematiekgedreven motivatie van het voorstel; de gedragenheid van het voorstel (betrokkenheid stakeholders, intergemeentelijke benadering en garantie op saldofinanciering); de efficiëntie en de effectiviteit van het voorstel t.o.v. de vastgestelde problematiek. (C) voor de uitvoeringsprojecten: de concrete aanleiding of problematiekgedreven motivatie waarom nieuwe investeringen in beveiliging nodig zijn; de gedragenheid van het voorstel (betrokkenheid stakeholders en garantie op saldofinanciering); de efficiëntie en de effectiviteit van het voorstel t.o.v. de vastgestelde problematiek (en/of hoe onderbouwd de maatregel is); de duurzaamheid (lange termijn) van het voorstel; het additioneel karakter t.o.v. bestaande maatregelen en inrichting; de integrale benadering en de mate waarin het voorstel inspeelt op een of meerdere problematieken. Voor elk onderdeel zal op basis van deze criteria een rangorde worden opgemaakt. Met het oog op de beoordeling conform deze prioriteitscriteria, voegen de aanvragers bij het invullen van het webformulier een toelichting toe, per onderdeel waarvoor steun wordt aangevraagd, over: 1. Duiding van de problematiek (maximum 2 A4 s, in vrije vorm); dit omvat o.a.: een beschrijving van de concrete problematiek van onveiligheid op het/de bedrijventerrein(en) m.i.v. ev. historiek en huidige stand van zaken, 2. Plan van aanpak (maximum 4 A4 s, in vrije vorm); dit omvat o.a.: een gedetailleerd overzicht en beschrijving van de geplande acties een overzicht van de betrokken/te betrekken stakeholders (per actie) 3. Een gedetailleerde kostenraming van de geplande acties In hoofdstuk 5.2 wordt meer duiding gegeven bij de vereiste inhoud van deze documenten.
4.3. Selectieproces Op basis van hogervermelde prioriteitscriteria zal het Agentschap Innoveren en Ondernemen een rangschikking maken van ingediende projecten. Tot zover budget beschikbaar is worden de projecten gesubsidieerd. Eens het budget uitgeput is, kunnen de projecten die lager gerangschikt staan geen subsidie meer toegekend krijgen. De wedstrijdformule zit met andere woorden vervat in deze prioriteitscriteria. Het Agentschap Innoveren en Ondernemen evalueert de ontvankelijkheid van de projecten en stelt het gevraagde subsidiebedrag vast. Bij meerdere gelijkaardige projecten die even goed scoren, kan ook rekening gehouden worden met de geografische spreiding en/of de diversiteit in de aanpak. Voor deze prioriteitsbepaling van de ontvankelijke projecten organiseert het Agentschap Innoveren en Ondernemen een selectiecomité (één juryberaadslaging) bestaande uit personeelsleden van het Agentschap. Het Agentschap kan desgevallend een beroep doen op collega s van andere beleidsdomeinen voor afstemming. 4.4. Beslissing en uitbetaling Voor elk geselecteerd project wordt een ministerieel besluit opgesteld met onder meer de vermelding van het maximale subsidiebedrag en de subsidievoorwaarden. De eerste schijf (30%) kan worden uitbetaald na goedkeuring als voorschot. De tweede schijf (30%) wordt uitbetaald na voorleggen van een inhoudelijk voortgangsrapport en het bewijs dat 50% van de aanvaardbare kosten gemaakt werden. De derde schijf (saldo) wordt uitbetaald na afloop van het project en mits het bewijzen van de gemaakte aanvaardbare kosten. Bij kortlopende projecten kan de tweede en derde schijf ook samen worden aangevraagd waarna de uitbetaling kan volgen. Indien zich ingrijpende wijzigingen voordoen bij de uitvoering van het project (financieel of inhoudelijk) zoals beschreven in de subsidieaanvraag moet het Agentschap Innoveren en Ondernemen schriftelijk toestemming verlenen voor een gewijzigd tijdspad of gewijzigde projectinhoud.
5. Instructies voor aanvragers Dit hoofdstuk bevat de instructies voor aanvragers in chronologische volgorde. 5.1. Indiening van de subsidieaanvraag De indiening gebeurt via een webformulier, dat vanaf ten laatste 1 maart 2017 beschikbaar zal zijn. Via de VLAIO-website kan de aanvrager een link aanvragen naar dit webformulier. Daarvoor zal gevraagd worden het e-mailadres door te geven waarnaar die link naar het webformulier moet worden verzonden. De uiterste indieningsdatum (invullen en verzenden van dit webformulier) is 31 mei 2017. Als resultaat van de indiening van de subsidieaanvraag ontvangt de aanvrager een e-mailbericht waarin de ontvangst van de indiening wordt bevestigd. Als de aanvraag nadien wordt geselecteerd, ontvangt de aanvrager een ministerieel besluit en een link voor het aanvragen van het voorschot. Als de aanvraag niet wordt geselecteerd voor subsidiëring, ontvangt de aanvrager een mededeling dat het projectvoorstel niet werd geselecteerd voor subsidiëring. 5.2. Verplichte bijlages bij de subsidieaanvraag Bij de subsidieaanvraag worden (per onderdeel waarvoor steun wordt aangevraagd) drie bijlagen toegevoegd: Duiding van de problematiek (maximum 2 A4 s, in vrije vorm) Dit omvat o.a. een beschrijving van de concrete problematiek van onveiligheid op het/de bedrijventerrein(en) m.i.v. ev. historiek en huidige stand van zaken. Plan van aanpak (maximum 4 A4 s, in vrije vorm) Dit omvat o.a.: Een gedetailleerd overzicht en beschrijving van de geplande acties, Een overzicht van de reeds betrokken/nog te betrekken stakeholders (per actie) Het is aan te bevelen om reeds voor de aanvraag de vereiste stakeholders te identificeren en bij voorkeur reeds te betrekken. Het kan gaan om bvb. de bedrijven, de preventie-adviseur van de politie, de brandweer, de gemeente, omwonenden, andere gebruikers van het terrein (sportvereniging ), andere overheidsdiensten (AWV), gemeente(n), Het plan van aanpak dient in onderstaande gevallen gezamenlijk te zijn ondertekend: In geval van indiening door bedrijventerreinbeheerders: gezamenlijke ondertekening met de bedrijventerreinvereniging (voor zover er op het terrein een vereniging actief is); In geval van indiening door gemeentebesturen: gezamenlijke ondertekening met de bedrijventerreinvereniging (voor zover er op het terrein een vereniging actief is) en/of met de beheerder.
Gedetailleerde kostenraming (maximum 2 A4 s, in vrije vorm) Dit omvat o.a.: een benaderende berekening/schatting van de te verwachten kosten per geplande actie, en indien over meerdere terreinen, per terrein; een duidelijk overzicht van de te verwachten facturen voor de geplande acties; een duidelijke vermelding van de gevraagde subsidie en de wijze van cofinanciering. 5.3. Verplichtingen n.a.v. de toekenning van de subsidie Administratieve verplichtingen Het Agentschap Innoveren en Ondernemen staat in voor de administratieve afhandeling van de projectsubsidies en de projectopvolging. De projectopvolging gebeurt inhoudelijk aan de hand van een specifiek webformulier voor de rapportering. In het kader van de projectopvolging kan, alvorens het saldo wordt uitbetaald, ook de afdeling Inspectie van het Agentschap Innoveren en Ondernemen ingeschakeld worden voor een controle op de subsidiabele uitgaven. De begunstigde van de subsidies houdt met het oog op dergelijke controle op een overzichtelijke en geordende wijze alle kosten bij van alle acties binnen het project. De originele facturen en betalingsbewijzen worden daartoe bewaard en dienen steeds beschikbaar te zijn voor controle. Wet op de overheidsopdrachten Als de werkingskosten voor meer dan de helft door de Vlaamse overheid worden gesubsidieerd, dient de aanvrager/begunstigde de wet op de overheidsopdrachten na te leven. Communicatieverplichtingen De aanvrager/begunstigde moet in elke communicatie Agentschap Innoveren & Ondernemen duidelijk positioneren als aanspreekpunt voor het beleidsmatige kader en als organisator van de projectoproep. Het etiket van de Vlaamse overheid, meer specifiek Agentschap Innoveren & Ondernemen, is een kwaliteitslabel dat toegekend wordt aan het gesubsidieerde project. Dit betekent dat dit logo ook de nodige visibiliteit verdient. Dit vertaalt zich in: WOORD: positionering van Agentschap Innoveren & Ondernemen in elke tekst (website, brochure en eventueel aanvullende communicatiemiddelen). BEELD: het logo van het Agentschap Innoveren & Ondernemen (of een gelijkwaardige alternatieve vermelding in de tekst) moet voldoende visibiliteit krijgen nl. voldoende groot met leesbare tekst en prominent aanwezig.
Hierna volgen enkele concrete voorbeelden, niet limitatief. BROCHURE In een brochure mag de tekst m.b.t. de positionering achteraan staan. De tekst is te bepalen in overleg met Agentschap Innoveren & Ondernemen. Het logo van Agentschap Innoveren & Ondernemen (of een gelijkwaardige alternatieve vermelding in de tekst) moet voldoende visibiliteit krijgen en onderscheiden worden van eventueel andere, commerciële logo s. EVENT Bij elk event van de organisatoren/promotoren is het verplicht om Agentschap Innoveren & Ondernemen voldoende visibiliteit te geven. Het Agentschap Innoveren & Ondernemen stelt aan de organisatoren/promotoren 1 roll up met de correcte logo's ter beschikking. Deze moet duidelijk zichtbaar aan het onthaal geplaatst worden. Deze roll up dient de organisator/promotor tijdig op te vragen bij communicatie@vlaio.be. De organisatoren zorgen er tevens voor dat het voormelde logo bij een power point presentatie of filmpjes die betrekking hebben op het project, aan het begin en het einde getoond worden. TV SPOT Het logo van Agentschap Innoveren & Ondernemen moet voldoende visibiliteit krijgen, conform de afgesproken filosofie (cfr. punt 1). RADIOSPOT Een duidelijke vermelding van Agentschap Innoveren & Ondernemen is voldoende. AFFICHE Op een affiche moet Agentschap Innoveren & Ondernemen als kwaliteitslabel de nodige visibiliteit krijgen. Het moet een voorkeurplaats krijgen t.o.v. eventuele andere al dan niet commerciële partners. WEBSITE Het logo van Agentschap Innoveren & Ondernemen moet duidelijk zichtbaar op de homepage van de website staan (boven de scrollijn), met een duidelijke link naar de tekst met positionering van de steun van Agentschap Innoveren & Ondernemen en een link naar www.vlaio.be. Elk communicatiemiddel dat ontwikkeld wordt, moet vooraf en tijdig (minstens 1 week op voorhand) voorgelegd worden aan de dienst communicatie (communicatie@vlaio.be) van Agentschap Innoveren & Ondernemen voor goedkeuring. Alle communicatievragen moeten aan diezelfde dienst gericht worden. Afwijkingen voor specifieke gevallen moeten aangevraagd worden bij de dienst communicatie. De logo's zijn in verschillende formaten beschikbaar en te downloaden via www.vlaio.be/logos.
Uitwisseling van informatie Het Agentschap Innoveren en Ondernemen zal de contactinformatie over bedrijventerreinverenigingen opnemen in een databank en CRM-systeem. Het is daarom belangrijk wijzigingen in deze contactinformatie door te geven aan het Agentschap. In functie van de goede werking van het kennisnetwerk m.b.t. bedrijventerreinmanagement is het ook verplicht om gestarte of uitgevoerde bedrijventerreinmanagementacties te melden aan een van de POM s. 5.4. Projectopvolging Er wordt voorzien in webformulieren voor de aanvragen tot uitbetalingen en voor de rapportering over de voortgang van het project. De links naar deze webformulieren worden via mail verzonden naar de aanvrager. Een praktische toelichting hierbij volgt bij een update van deze handleiding. 6. Nuttige info beveiliging bedrijventerreinen De projectoproep wil tegemoet komen aan acute, voldoende zwaarwichtige en permanente problemen op vlak van onveiligheid op bedrijventerreinen. Via de projectoproep kunnen voorstellen rond concrete maatregelen ondersteund worden, maar de projectoproep beoogt in de eerste plaats duurzame en geïntegreerde innovatieve beveiliging (in de ruime betekenis) op bedrijventerreinen te stimuleren. Om potentiële aanvragers te inspireren en te informeren over duurzame en geïntegreerde innovatieve beveiliging worden hieronder een aantal bronnen, links en mogelijkheden vermeld (niet-limitatief). Kennisnetwerk bedrijventerreinmanagement In opdracht van het Agentschap Innoveren & Ondernemen hebben de POM s het Kennisnetwerk BTM opgericht. Per provincie/pom is er een single point of contact (SPOC). Bij dit aanspreekpunt kunnen bestaande en opstartende bedrijventerreinverenigingen, evenals lokale besturen en ontwikkelaars of beheerders van bedrijventerreinen terecht voor eerstelijnsadvies met betrekking tot BTM. Indien relevant zal het Kennisnetwerk u bij de opstart of uitwerking van een samenwerkingstraject in contact brengen met andere BTM-stakeholders, die provinciaal of Vlaamsbreed actief zijn. Daarnaast heeft het Kennisnetwerk BTM ook vooral een informatieve functie. Op de website is nuttige informatie te vinden over o.a. best practices, projecten en interessante toekomstige evenementen en opportuniteiten rond BTM-gerelateerde onderwerpen, waaronder ook beveiliging. www.btmvlaanderen.be
Crime Prevention Through Environmental Design (CPTED) Crime Prevention Through Environmental Design (CPTED), in Nederland ook bekend onder de titel Veilig Ontwerp en Beheer, is een multidisciplinaire aanpak om crimineel gedrag te beperken door het hele spectrum aan mogelijke maatregelen die zich bevinden op het vlak van ontwerp en beheer. CPTED-strategieën zijn gebaseerd op de mogelijkheid om de beslissing van de dader, voorafgaand aan zijn criminele daad, te beïnvloeden. Zo kan de fysieke omgeving, ook bij bedrijventerreinen, van directe invloed zijn op het voorkomen van misdaad (inbraak, vandalisme, ), bijvoorbeeld door het afsluiten van gebieden, het beperken of juist vergroten van de toegankelijkheid, het aanpassen van de verlichting, het faciliteren van surveillance door bewoners of politie, Zie o.a. www.cpted.net Nederlandse Stichting Veilig Ontwerp en Beheer (SVOB) De Nederlandse Stichting Veilig Ontwerp en Beheer (SVOB) richt zich op het veiliger maken van gebouwen, woningen en buitenruimte door zowel in het ontwerp als het beheer van de gebouwde omgeving expliciet rekening te houden met veiligheid. Centraal hierin staat het CPTED model (Crime Prevention Through Environmental Design), in Nederland bekend als Veilig Ontwerp en Beheer. Interessante website met o.a. ook informatie op maat van bedrijventerreinen en een handboek Veilig Ontwerp en Beheer: 7 kernwaarden Innovation Center for Security (Innos vzw) INNOS heeft als doel om een intermediaire rol op te nemen in het hart van een triple-helix model dat is gericht op interactie tussen de overheid, het bedrijfsleven en onderwijs & onderzoek. INNOS brengt kennis en behoeften op het gebied van veiligheid en beveiliging samen. Door het combineren van de expertise van elk van deze partners wil INNOS een antwoord bieden op hedendaagse uitdagingen op het gebied van nieuwe technologieën, sociale innovatie en maatschappelijke ontwikkelingen www.innos-center.be Beroepsvereniging van Bewakingsondernemingen http://www.apeg-bvbo.be/ FOD Binnenlandse zaken, Algemene Directie Veiligheid & Preventie www.ibz.be/nl/veiligheid-en-preventie www.vigilis.be
7. FAQ s In dit hoofdstuk worden een aantal antwoorden gegeven op vragen met betrekking tot deze oproep. Indien deze lijst nog wordt aangevuld met vragen die het Agentschap bijkomend ontvangt, zal de herwerkte handleiding op de website van het Agentschap ter beschikking worden gesteld. Aanvraagformulier Kan ik het invullen van het dossier via de aanvraagmodule onderbreken en op een later tijdstip verdergaan? Het invullen kan onderbroken en hernomen worden op een later tijdstip. Als u op een later tijdstip inlogt (via een link in de mail), kunt u verder werken aan de aanvraag. Kan ik aan het dossier nog iets wijzigen als de aanvraag ingediend is? Eens de aanvraag is ingediend, kan niets meer gewijzigd of bijgevoerd worden aan het aanvraagdossier. U dient dus voor het bevestigen en verzenden goed na te gaan of de aanvraag volledig juist is ingevuld. Hoe vind ik mijn bedrijventerrein terug in het keuzemenu? In de aanvraagmodule dient via een keuzemenu aangeduid te worden op welk(e) terrein(en) de acties uitgevoerd zullen worden. Na invullen van de gemeente wordt een keuzelijst getoond van alle bedrijventerreinen in die gemeente. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de officiële benaming (en niet van ev. alternatieve roepnaam of dergelijke). Indien u de officiële naam niet (her)kent, kan u deze ev. opzoeken via www.geopunt.be (klik bij kaarten en plaatsen op landbouw, visserij en economie en vervolgens op bedrijven en bedrijventerreinen en zoek uw terrein). Aanvrager Kan een gemeente een project indienen? Al dan niet samen met een aantal bedrijven van een bedrijventerrein die (formeel) geen bedrijvenvereniging vormen? Gemeenten komen in aanmerking als indiener, maar enkel indien ze indienen in samenwerking met de bedrijventerreinvereniging (voor zover er een actief is) en/of met de beheerder. Het is dus enigszins afhankelijk van de situatie. Algemeen gesteld kan een gemeente dus indienen, maar zal ze moeten aantonen dat ze geen partij(en) die normaliter betrokken zou(den) moeten worden, over het hoofd heeft gezien. Als het om niet-beheerd terrein gaat zonder (formele) bedrijventerreinvereniging, dan kan de gemeente autonoom indienen. In dat geval kan samenwerking met enkele bedrijven wel aantonen dat er een zeker draagvlak is voor een actie. Is het mogelijk om 1 aanvraagdossier in te dienen voor meerdere terreinen samen? Het is mogelijk om één dossier in te dienen voor meerdere terreinen. Bemerking is wel dat de vermelde maximale subsidiebedragen gelden per aanvraagdossier. Het kan dus mogelijks interessant(er) zijn
om per bedrijventerrein een aparte aanvraag in te dienen waarbij het maximale subsidiebedrag dan per terrein geldt. Kan 1 aanvrager meerdere dossiers indienen? Eén aanvrager kan inderdaad meerdere dossiers indienen. Zo kunnen bvb. meerdere aanvragen worden ingediend voor één onderdeel (bvb. screening), voor telkens 1 bedrijventerreinen (1 aanvraag per terrein). In het geval van meerdere onderdelen voor één en hetzelfde bedrijventerrein (bvb. een screening en een uitvoeringsproject), wordt aangeraden om de 2 onderdelen binnen 1 gecombineerde aanvraag in te dienen (1 aanvraag per terrein). Kan een bedrijventerreinbeheerder een aanvraag indienen voor een aantal bedrijventerreinen (waarop geen bedrijventerreinvereniging actief is)? Moet er daarbij zowel ondertekening zijn van de beheerder en de gemeenten? Of moeten de gemeenten dan indienen per terrein? Een bedrijventerreinbeheerder kan inderdaad een aanvraag indienen voor 1 of meerdere terreinen. Als er op het terrein/de terreinen geen bedrijventerreinvereniging(en) actief is/zijn, dan is enkel ondertekening door de beheerder vereist. Uiteraard lijkt samenwerking met de gemeente(n) aan te raden, zodat dit best aangetoond wordt in het projectvoorstel. Ook de gemeente kan indienen; volgens de handleiding is in dat geval wel gezamenlijke ondertekening met de beheerder vereist. Kan een intercommunale (als terreinbeheerder) zich laten aanstellen door een terreinvereniging of gemeente om bvb. het voorbereidend traject vrachtwagenparking uit te voeren? Dat kan. Indien de beheerder aangesteld wordt op vraag van een gemeente dient de regelgeving overheidsopdrachten niet gevolgd te worden (zgn. in house' opdracht, uitzondering op de overheidsopdrachtenregelgeving). Voorwerp van de subsidie Komt een conciërge of parkwachter in aanmerking voor steun? Een nieuw initiatief via het aanstellen van een parkwachter of conciërge kan eventueel in aanmerking komen, indien aangetoond wordt dat een aanzienlijk deel van het takenpakket de verbetering van de veiligheid op het terrein inhoudt. Dit wordt niet uitgesloten, maar zal goed onderbouwd moeten worden. Zoals ook vermeld in de handleiding, wordt, indien de factuur betrekking heeft op loonkosten (voor bvb. parkwachter), de periode waarop deze kosten betrekking mogen hebben beperkt tot maximum 3 jaar. Indien bij bepaalde investeringsprojecten (o.w.v. de hoge kostprijs van de technologie) de technologie door lokale besturen/bedrijventerreinen niet wordt aangekocht maar gehuurd, komt deze huurkost dan in aanmerking als aanvaardbare uitvoerings/investeringskost? Huur kan ev. in aanmerking komen, maar enkel in het kader van een (nieuw) testproject en dan beperkt tot max. 3 jaar.
Wie kan een doorlichting uitvoeren? Het agentschap heeft geen eisen/voorwaarden uitgeschreven voor de uitvoerders van een screening, o.a. ook omdat er geen systeem van wettelijk erkende deskundigen bestaat voor deze thematiek op terreinniveau. Alleszins dient de screening te gebeuren door/in samenwerking met een externe partij op factuurbasis om in aanmerking te komen voor subsidie. En uiteraard verwachten we ook dat de aanvragers belang hechten aan de (bewezen) deskundigheid en expertise van deze uitvoerder. In hoofdstuk 6 van de handleiding worden vrijblijvend een aantal links gegeven via dewelke u ook eventueel experts kan zoeken (o.a. beroepsvereniging bewakingsondernemingen). Kan een project worden ingediend voor enkel en alleen de facturen voor de aankoop en plaatsing van beveiligingscamera s, indien het volledige voortraject reeds is gebeurd? Dat is mogelijk. Gelet op de wedstrijdformule is de ev. selectie van een dergelijk voorstel uiteraard afhankelijk van de beoordeling op basis van de voorkeurscriteria en van de andere projectvoorstellen. Is het mogelijk om 1 aanvraag in te dienen voor een screening (onderdeel A) en een uitvoeringsproject (onderdeel C) samen, waarbij de concrete inhoud van het uitvoeringsproject afhankelijk wordt gesteld van de uitkomst van de screening? Het is mogelijk om 1 aanvraag in te dienen voor een screening (A) en een uitvoeringsproject (C) samen. De concrete inhoud van het uitvoeringsproject kan ev. gedeeltelijk afhankelijk zijn van de resultaten van de screening. Het is echter wel vereist dat er reeds bij indiening een duidelijk idee bestaat over de uit te voeren maatregelen binnen onderdeel C, zoniet kan geen voldoende sterk dossier worden ingediend (cfr. de 3 verplichte bijlagen per onderdeel: duiding problematiek, plan van aanpak, kostenraming) en is geen goede beoordeling van de aanvraag door het agentschap mogelijk. De resultaten van de screening kunnen ev. dus wel leiden tot een verdere verfijning van de maatregelen van het uitvoeringsproject, maar het is niet de bedoeling dat de inhoud van ervan volledig afhankelijk is van de resultaten van de screening. Wat is de looptijd van een gesubsidieerd project? De maximale looptijd van een gesubsidieerd project bedraagt 3 jaar. Kan er uitstel worden gevraagd indien het project niet kan worden afgesloten binnen de voorziene termijn? Dit kan. U richt daarvoor, voorafgaand aan het einde van de termijn, een brief aan het Agentschap met een gemotiveerde vraag tot uitstel. Aanvaardbare kosten en subsidiebedragen Kunnen eigen werkingskosten (voor de opmaak van bvb. een screening) in aanmerking komen? Binnen deze projectoproep kunnen geen eigen werkingskosten in aanmerking komen, enkel externe prestaties allerhande (aantoonbaar via factuur en rekeninguittreksels als bewijs van betaling).
Moeten wij (voor bvb. het laten uitvoeren van een screening) voldoen aan wet overheidsopdrachten en wat houdt dat dan juist in? Zoals aangegeven in de handleiding dient de wet op de overheidsopdrachten inderdaad nageleefd te worden, als de kosten voor meer dan de helft door de Vlaamse Overheid worden gesubsidieerd (te bekijken per onderdeel van de oproep). Dit houdt in dat meerdere offertes gevraagd moeten worden, zodat na vergelijking van prijs en ev. andere criteria de beste opdrachtnemer gekozen kan worden. Hoe wordt de steun berekend bij indiening van 1 aanvraag voor uitvoeringskosten voor technologische maatregelen (onderdeel 3) voor meerdere terreinen samen? Het vermelde maximale subsidiebedrag voor investeringsprojecten (onderdeel 3) is per aanvraag. Voor investeringsprojecten is het dus in principe aan te raden om per bedrijventerrein een aparte aanvraag in te dienen, waarbij het maximale subsidiebedrag dan per terrein kan gelden, al hoeft men uiteraard niet persé het maximum te vragen voor elk terrein. Toch lijken er ook projecten denkbaar voor meerdere nabijgelegen terreinen tezamen uit efficiëntie-overwegingen (vb. consortiumbewaking), waarbij één aanvraag voor alle terreinen samen beter is, zodat dus enigszins gevalspecifiek bekeken moet worden wat de beste manier van indienen is. Selectie van de aanvragen Wanneer is de selectie en bekendmaking van de geselecteerde subsidieaanvragen voorzien? Het agentschap voorziet om intern de selectie uit te voeren in juni/juli, en vervolgens een voorstel van subsidiëring voor te leggen aan de minister. Pas na bekrachtiging daarvan kunnen wij communiceren aan de betrokkenen. Vermoedelijke timing hiervoor is september/oktober. 8. Contactinfo Voor meer informatie kan u terecht bij volgende contactpersonen: Piet Coessens: 09 267 40 34 Lode Daneels: 016 31 10 57 Koen Vermoesen: 02 553 38 72 En op het mailadres: btbev@vlaio.be