REGLEMENT RAAD VAN BESTUUR VAN STICHTING EILANDZORG 1. ALGEMENE VERANTWOORDELIJKHEDEN 1.1 De bestuurder is verantwoordelijk voor de statutair aan hem toegekende bevoegdheden en verantwoordelijkheden. 1.2 De bestuurder dient primair het belang van de stichting bij het realiseren van de doelen en de maatschappelijke functie van de stichting, en maakt secundair bij de beleidsvorming een evenwichtige afweging van de belangen van allen die betrokken zijn bij de stichting. 1.3 De bestuurder is zich bewust van zijn verantwoordelijkheid, maatschappelijke positie en voorbeeldfunctie, en zal uit dien hoofde geen handelingen verrichten of nalaten, die het belang of de reputatie van de stichting schaden. De bestuurder bevordert dat de medewerkers van de stichting zich ook volgens deze norm gedragen. 2. DOELEN VAN HET BESTUREN 2.1 Doel van het besturen is de doelrealisatie van de stichting. 2.2 De bestuurder realiseert de maatschappelijke doelen, die op grond van het in artikel 2 lid 1 van de statuten van de stichting geoperationaliseerd zijn, of die na samenspraak met de interne geledingen en na verkregen goedkeuring van de Raad van Toezicht zijn vastgesteld, dan wel die door de overheid in wet en regelgeving zijn vastgelegd en voorgeschreven. 2.3 De bestuurder realiseert doelen op strategisch en op beleidsmatig niveau ten aanzien van de zorgverlening, de zorgproducten en zorgdiensten, het zorgbedrijf en de leiding (management), met aandacht voor de kwaliteitsaspecten van zorg en bedrijf, de cliënttevredenheid, de personeelssatisfactie, de financiering en het financiële beheer. 2.4 De bestuurder legt de verwerkelijking van de doelen zoals genoemd in artikel 2 lid 1 t/m 3 vast in een cyclus van planning en control, bestaande uit een beleidsplan - met focus op meerdere jaren met bijbehorende meerjarenraming, een jaarwerkplan - met bijbehorende begroting, welke uiterlijk 15 december gereed moet zijn ter goedkeuring door de Raad van Toezicht, kwartaalrapportages, en een directieverslag, welke voor 1 juni gereed dient te zijn - en ter afronding een jaarrekening. In de hier genoemde beleidsdocumenten wordt aandacht besteed aan de prestaties en resultaten van de organisatie, het daaraan verbonden risico en aan het risicobeheer. 3. DE BESTUURSTAAK 3.1 Ingevolge de statuten bestuurt de Raad van Bestuur (bestuurder) de stichting onder toezicht van de Raad van Toezicht. 3.2 De bestuurder kan desgewenst (delen van) zijn bevoegdheden aan anderen binnen de stichting delegeren. 3.3 De bestuurder heeft tot taak: a. de visie voor het besturen te ontwikkelen en te implementeren; b. de doelen van het beleid en van de uitvoering daarvan vast te stellen, zowel voor de zorginstelling als voor de zorgverlening; c. de strategie te vormen, te implementeren, te voeren en te evalueren; d. te beslissen als eindverantwoordelijke in de besluitvorming; e. intern en extern te communiceren; f. leiding te geven en medewerkers te motiveren; g. als werkgever van de medewerkers op te treden; h. te organiseren en de continuïteit te waarborgen; i. de organisatieontwikkeling en het management development te beheersen; RE08v03 Reglement Raad van Bestuur Stichting Eilandzorg pagina 1 van 5 goedgekeurd
j. de organisatie in al zijn facetten te beheren; k. de zorginstelling extern als bestuur te verantwoorden conform de zorgbrede Governance Code. 4. VERANTWOORDING EN VERANTWOORDELIJKHEID 4.1 De Raad van Toezicht bepaalt - na advies van de bestuurder - de omvang van de Raad van Bestuur en in principe kunnen alleen natuurlijke personen tot lid van de Raad van Bestuur worden benoemd. 4.2 De bestuurder is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht. 4.3 Het afleggen van de verantwoordelijkheid door de bestuurder geschiedt niet via individuele contacten maar in het overleg tussen Raad van Toezicht en bestuurder. 4.4 Binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden, is de bestuurder in het bijzonder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden en van het besluitvormingsproces. De bestuurder is samen met de voorzitter van de Raad van Toezicht ook in het bijzonder verantwoordelijk voor een goed overleg tussen de RvB en RvT en de voorbereiding van de vergaderingen en van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht. 4.5 De bestuurder evalueert regelmatig zijn eigen functioneren en de onderlinge verhoudingen in het managementteam en stelt zijn werkwijze op grond daarvan bij. De bestuurder informeert de Raad van Toezicht op hoofdlijnen over dit proces. 4.6 De bestuurder is verantwoordelijk voor de bewaking en de uitvoering van de Identiteitsnotitie. 5. BESLUITVORMING 5.1 De besluitvorming van de bestuurder vindt in de regel plaats in de vergadering met het managementteam. 5.2 De bestuurder en de afzonderlijke leden van het managementteam streven er naar dat besluiten in overeenstemming met elkaar worden genomen. 5.3 De bestuurder is met inachtneming van het bepaalde in sub. 3.4 gerechtigd buiten de vergadering besluiten te nemen. In dat geval wordt het betreffende besluit ter vastlegging opgenomen in het verslag van de daarop volgende vergadering van de bestuurder met het managementteam. 5.4 Besluiten, welke ingevolge de statuten zijn onderworpen aan de goedkeuring van de Raad van Toezicht, worden uitsluitend genomen in een vergadering van de Raad van Bestuur/het Managementteam. De betreffende aangelegenheid wordt alsdan op de agenda vermeld. 5.5 In het bijzonder bevordert de bestuurder dát de besluitvorming tot stand komt en dat dit op een zorgvuldige wijze - en dus bij voorkeur collectief gedragen plaatsvindt. 5.6 Bij blijvende stagnerende besluitvorming neemt de bestuurder een besluit indien dit in het belang is van de stichting. De overige leden van het managementteam committeren zich hieraan, ook in de uitvoering en presentatie van dit besluit. 5.7 Beleidsbesluiten over aangelegenheden die tot het taak- en aandachtsgebied van een lid van het managementteam behoren kunnen in een vergadering met de bestuurder alleen genomen worden als het betreffende lid van het managementteam in de vergadering aanwezig is, tenzij de voorzitter oordeelt dat het aanhouden van de besluitvorming het belang van de stichting zal schaden. 5.8 In bijlage 1 (Managementteamreglement) is ten aanzien van de interne besluitvorming een nadere uitwerking van de verhouding bestuurder met managementteam opgenomen. RE08v03 Reglement Raad van Bestuur Stichting Eilandzorg pagina 2 van 5 goedgekeurd
6. VERGADERINGEN MANAGEMENTTEAM 6.1 De bestuurder stelt uiterlijk in de laatste vergadering van het lopende kalenderjaar de vergaderdata en tijdstippen vast van de vergaderingen voor het eerstvolgend jaar. 6.2 De bestuurder bepaalt de frequentie en het aantal vergaderingen. 6.3 De bestuurder roept de vergaderingen bijeen. 6.4 De bestuurder zit de vergaderingen voor tenzij hij een ander uitnodigt als voorzitter van de vergadering te functioneren. 6.5 Elke deelnemer aan de vergadering is gerechtigd agendapunten voor te stellen voor de vergadering. De deelnemer die een onderwerp laat agenderen, voorziet waar mogelijk het betreffende agendapunt van een (schriftelijke) toelichting. In ieder geval zal alle informatie waarover de betreffende deelnemer te dien aanzien beschikt ter vergadering worden ingebracht. 6.6 De bestuurder stelt de agenda vast. 6.7 Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag gemaakt. Deze verslaglegging is geen woordelijk weergave maar vermeldt per onderwerp: de gevraagde en gegeven informatie, de gehanteerde argumentatie en de gemaakte afspraken alsmede de eventueel genomen besluiten. Het verslag wordt in de eerstvolgende vergadering besproken en vastgelegd. 7. WAARNEMING EN VACATURE 7.1 Bij belet of ontstentenis van de Raad van Bestuur voor een periode van maximaal 6 weken betreffende zaken die niet kunnen wachten, zijn de managers gezamenlijk, dan wel 2 van hen gezamenlijk gemachtigd eilandzorg te vertegenwoordigen conform opgestelde volmacht getekend door de Raad van Bestuur en de voorzitter van de Raad van Toezicht. 7.2 Leden van de Raad van Toezicht verrichten nimmer taken van de Raad van Bestuur. 8. OPENBAARHEID EN BELANGENVERSTRENGELING 8.1 De bestuurder betracht openheid over eventuele nevenfuncties voor zover deze van belang zijn en mogelijk van invloed zijn voor het functioneren. De bestuurder vermeldt deze eventuele nevenfuncties in het jaarverslag. 8.2 De bestuurder zorgt er voor dat er geen strijdigheid ontstaat tussen zijn persoonlijke belangen en de belangen van de stichting. Ook elke schijn van belangenverstrengeling tussen de stichting en de bestuurder zelf wordt vermeden. 8.3 De bestuurder behaalt persoonlijk geen voordelen uit transacties of andere handelingen die hij namens de organisatie verricht. Evenmin verstrekt hij of biedt hij oneigenlijke voordelen aan personen met wie hij transacties namens zijn organisatie verricht. 8.4 De bestuurder is verplicht tot geheimhouding van hetgeen hem uit hoofde van zijn functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hem uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst met de stichting. 8.5 Een lid van de Raad van Bestuur zal zonder de toestemming van de Raad van Toezicht geen betaalde of onbetaalde nevenfunctie aanvaarden of continueren als deze nevenfunctie, al dan niet in samenhang met andere betaalde of onbetaalde nevenfuncties, een meer dan minimale werkbelasting kan opleveren of anderszins strijdig kan zijn met de belangen van de zorgorganisatie. 9. MEDEZEGGENSCHAP 9.1 Uitgaande van het belang van de stichting en van de (potentiële) cliënten streeft de bestuurder in zijn handelen naar voldoende draagvlak bij de medewerkers. 9.2 De bestuurder onderkent de waarde van het vertegenwoordigend overleg namens RE08v03 Reglement Raad van Bestuur Stichting Eilandzorg pagina 3 van 5 goedgekeurd
cliënten (de cliëntenraad), namens werknemers (de ondernemingsraad) en namens eventuele overige groeperingen als een functioneel element van en in de organisatie en benut dit overleg ten volle. De bestuurder neemt de vigerende wet- en regelgeving ter zake in acht, bevordert de totstandkoming van de benodigde reglementen en handelt conform deze reglementen. 9.3 In bijlage 2 is een nadere uitwerking gegeven ten aanzien van medezeggenschap van personeel (Reglement Ondernemingsraad); in bijlage 3 dat van cliënten (Reglement Cliëntenraad). 10 OPENHEID EN VERANTWOORDING EXTERN 10.1 De bestuurder draagt er zorg voor dat de activiteiten van de stichting en van de aan de stichting gelieerde instellingen, bestuurlijk, juridisch, organisatorisch en financieel goed geregeld zijn, inzichtelijk zijn en verantwoord worden. 10.2 De bestuurder legt hierover verantwoording af aan de Raad van Toezicht en de hoofdzaken worden vermeld in het jaarverslag en de jaarrekening. 10.3 De bestuurder biedt openheid over het beleid, de zorgverlening en de prestaties van de stichting. De bestuurder legt ten aanzien van degenen die het aangaat verantwoording af en staat bij de beleidsvoorbereiding en uitvoering open voor de opvattingen van betrokken belanghebbenden. Informatieverstrekking, verantwoording en beleidsbeïnvloeding intern en extern worden door de bestuurder actief bevorderd. 10.4 De bestuurder bevordert dat de hulpverleners niet alleen intern maar ook extern (aan cliënten en beroepsgenoten) verantwoording afleggen over hun handelen, zulks met in achtneming van de vigerende wet- en regelgeving. 11 DESKUNDIGHEID 11.1 De bestuurder is ervoor verantwoordelijk dat de bestuurskracht op peil blijft 11.2. De bestuurder draagt er zorg voor dat zijn kennis en kunde ruim voldoende zijn en blijven voor een adequate functievervulling in het belang van de stichting. Hij laat zich daarop aanspreken door de Raad van Toezicht via de functionering- of evaluatiegesprekken. 11.3. Wanneer de bestuurder in specifieke gevallen de kennis en/of ervaring mist om in het belang van de organisatie adequaat te handelen, dan laat hij zich bijstaan door andere deskundigen. 12. BENOEMING EN ONTSLAG 12.1 De Raad van Toezicht benoemt, schorst en ontslaat leden van de Raad van Bestuur volgens artikel 5 lid 2 van de statuten. 12.2 Een voormalig lid van de Raad van Toezicht van de stichting is gedurende een periode van drie jaar na het einde van zijn toezichthoudende functie niet benoembaar tot lid van de Raad van Bestuur. 13. SLOT 13.1 Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de bestuurder. Het besluit behoeft de goedkeuring van de Raad van Toezicht. 13.2 In voorkomende gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de bestuurder met inachtneming van wettelijke bepalingen en statuten 13.3 De bestuurder gaat in de jaarlijkse evaluatie van zijn functioneren tevens na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. RE08v03 Reglement Raad van Bestuur Stichting Eilandzorg pagina 4 van 5 goedgekeurd
Aldus vastgesteld door de Raad van Bestuur in de Managementteam-vergadering van 1 december 2015. De bestuurder, A.G.M. Pinxteren Goedgekeurd door de Raad van Toezicht in de vergadering van 16 december 2015. De voorzitter, Mevr. J.C.J. Du Parand. Aangehecht: - Bijlage 1: Managementteamreglement als bedoeld in de artikelen 4.6 en 5.9 van het reglement Raad van Bestuur; - Bijlage 2: Reglement Ondernemingsraad als bedoeld in artikel 9.3 van het Reglement van Raad van Bestuur. - Bijlage 3: Reglement Cliëntenraad als bedoeld in artikel 9.3 van het Reglement van Raad van Bestuur. RE08v03 Reglement Raad van Bestuur Stichting Eilandzorg pagina 5 van 5 goedgekeurd