Samenloop voor Hoop Zoetermeer 20-21 mei 2017 Van Tuyllpark Zoetermeer Atletiek & Recreatie Vereniging Ilion
Inhoud Voorwoord 2 Wat is de samenloop..3 Algemene informatie..4 Stappenplan. 5-9 Overige zaken..10 Survivors..11 Geld inzamelen...12-13 Veel gestelde vragen 14-15 Spelregels.. 16 Wenszakken..17 2
Voorwoord Wat leuk dat jullie mee willen lopen met de SamenLoop voor Hoop Zoetermeer! We gaan er met elkaar een geweldig evenement van maken. Als teamlid bepaal jij, samen met je team, voor een belangrijk deel de sfeer en ook de opbrengst van de SamenLoop voor Hoop. Natuurlijk willen jullie graag weten wat je kunt verwachten als je meedoet met de SamenLoop. Met deze wegwijzer hopen wij hierbij te helpen. In deze wegwijzer vinden jullie alle informatie die nodig is om ervoor te zorgen dat de SamenLoop een groot succes wordt. De SamenLoop voor Hoop in Zoetermeer heeft een eigen website: www.samenloopvoorhoop.nl/zoetermeer. Hierop is veel informatie te vinden. Daarnaast krijgt ieder team een eigen pagina op deze website, waarop jullie informatie kunnen zetten over jullie eigen team en de activiteiten die jullie willen gaan organiseren. Via Facebook en Twitter kunnen jullie de SamenLoop volgen. Hierop laten we zien welke activiteiten er worden georganiseerd en geven we actuele informatie. Tevens kunnen jullie via deze media jullie team aan het grote publiek presenteren, of aandacht vragen voor jullie actie. Twitter: #slvhzoetermeer Facebook: www.facebook.com/samenloopvoorhoop079 In de aanloop naar de Samenloop zullen wij jullie met enige regelmaat op de hoogte houden van alle ontwikkelingen via onze website. Daarnaast zullen we op de volgende data teamcaptain-bijeenkomsten organiseren: - Maandag 13 februari 2017 om 20.00 uur - Maandag 10 April 2017 om 20.00 uur - Maandag 8 Mei 2017 om 20.00 uur (onder voorbehoud) Op deze bijeenkomsten worden jullie teamcaptains bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er wenszakken worden opgehaald en/of ingeleverd en is er de mogelijkheid om opgehaalde donaties af te geven. De bijeenkomsten worden gehouden bij: JJ Music House Van der Hagenstraat 34a 2722 NT Zoetermeer Voor deze bijeenkomsten zullen jullie teamcaptains vroegtijdig worden uitgenodigd. We stellen jullie deelname ontzettend op prijs en wensen jullie heel veel succes bij de voorbereiding. We hopen de SamenLoop voor Hoop Zoetermeer samen met jullie tot een bijzondere en succesvolle SamenLoop te maken! Mochten er nog vragen zijn, twijfel dan niet en neem contact met ons op via: zoetermeer@samenloopvoorhoop.nl Lucien de Konink (06-11361108) of Bas van der Steld 06-53885377
Wat is de samenloop voor Hoop? Met de SamenLoop voor Hoop zamelen we geld in, vieren we dat al zoveel mensen kanker overleven en dat we iets tegen de ziekte kunnen doen. Door wetenschappelijk onderzoek te financieren zorgen we samen voor een toekomst met minder risico op kanker, meer kans op genezingen en een betere kwaliteit van leven voor (ex)kankerpatiënten. Dat is de missie van KWF Kankerbestrijding. Elke succesvolle SamenLoop voor Hoop draagt hier aan bij. De opbrengst van de SamenLoop voor Hoop, komt ten goede aan wetenschappelijk kankeronderzoek van KWF kankerbestrijding. De overlevingskansen voor mensen met kanker zijn de laatste vijftig jaar verdubbeld. Deze weg willen we blijven volgen om uiteindelijk de strijd tegen kanker te winnen. Daar is geld voor nodig, veel geld. De SamenLoop voor Hoop van KWF Kankerbestrijding is een uniek evenement, waarbij teams gedurende 24 uur, de strijd aangaan tegen kanker. De SamenLoop is geen wedstrijd, maar een continue wandeling. Er loopt altijd minstens een teamlid, als symbool voor de voortdurende strijd tegen kanker. Er is een wandel- en een hardloopparcours. Op het veld staan kraampjes van de deelnemende teams, waarbij activiteiten worden georganiseerd. Er zijn optredens van lokale artiesten, bandjes en kinderactiviteiten. Deze activiteiten verhogen de opbrengst van de SamenLoop en dragen bij aan een gezellige sfeer voor lopers en toeschouwers. De SamenLoop kent drie belangrijke, gezamenlijke momenten: de Openingsceremonie, de Kaarsenceremonie, en de sluitingsceremonie. De Ereronde is de inspirerende start tijdens de openingsceremonie van het evenement. Onder aanmoediging van familie en vrienden lopen (ex)kankerpatiënten de eerste ronde op het parcours. Survivors zijn de eregasten van het evenement. Bij het aanbreken van de avond vindt de Kaarsenceremonie plaats. Langs de baan worden deze kaarsenzakken gezet en gevuld met zand en een brandende kaars. Kopers van de kaarsen kunnen op de zakken een persoonlijke boodschap schrijven. Als alle kaarsen branden staan we stil bij de mensen die de strijd tegen kanker hebben verloren, maar ook bij onze vechtende kankerpatiënten en natuurlijk onze sterke ex-kankerpatiënten. Het is een indrukwekkend onderdeel van het evenement. Veel teamleden doen mee omdat ze op één of andere manier met kanker in aanraking zijn gekomen. De Ereronde voor survivors en de Kaarsenceremonie geven het evenement dan ook een bijzondere dimensie. In 2006 is de eerste Nederlandse SamenLoop voor Hoop georganiseerd in Borger, Drenthe.
Algemene informatie Datum: 20 en 21 mei 2017 Tijd: 15.00 uur 15.00 uur Locatie: Burgemeester van Tuyllpark (terrein Ilion) Van der Hagenstraat 36 Zoetermeer Parkeergelegenheid Er is voldoende parkeergelegenheid in de buurt van het evenement: de parkeerplaats bij Silverdome en de parkeerplaats bij het zwembad Pendeldienst Er is een pendeldienst vanaf Centrum West naar het evenement. Openbaar Vervoer Lijn 77 Zoetermeer, Centrum West Oosterheem uitstappen bij van der Hagenstraat. IBAN SamenLoop voor Hoop Zoetermeer: NL38 RABO 0198 2241 09 t.n.v. SamenLoop voor Hoop te Zoetermeer Wenszakken De wenszakken zijn verkrijgbaar bij: Bosch Glaskunst, Heliumstraat 150, 2718 RS Zoetermeer. Op werkdagen tussen 10.00 en 16.00 uur De Troostkamer, Dorpstraat 112g, 2712AN Zoetermeer. Bas van der Steld, Salomeschouw 99, 2726 JP Zoetermeer. Op afspraak 06-53885377 5
Stappenplan In 10 stappen is hieronder uitgelegd in welke volgorde en aan welke aspecten gedacht moet worden om met een team mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop. Op de hierna volgende pagina s zijn deze stappen toegelicht. Stap 1 Stel een team samen Stap 2 Geef je team op Stap 3 Heb je een marktkraam en/of een staanplaats voor een tent nodig? Stap 4 Stel een loopschema samen Stap 5 Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Stap 6 Verkoop de wenszakken Stap 7 Maak een eigen pagina op onze website Stap 8 Bezoek de teamavonden Stap 9 Bereid je voor Stap 10 De dag zelf Stap 1: Stel een team samen (advies: minimaal 10 personen) Stap 1 spreekt eigenlijk voor zich, stel een team samen. Het maakt niet uit wie je teamgenoten zijn (groot/klein, jong/oud) zolang ze maar minimaal 1 ronde kunnen afleggen tijdens de SamenLoop. KWF Kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Als je jonger bent dan achttien jaar en aan de SamenLoop voor Hoop wilt meedoen, dan gelden er wel een aantal extra regels. Personen jonger dan 18 jaar hebben toestemming nodig van hun ouders of verzorgers. De ouders/verzorgers kunnen hiervoor een toestemmingsformulier invullen en ondertekenen. Indien een compleet team jonger dan 18 jaar is zal er een toezichthouder voor dit team aanwezig moeten zijn. Als toezichthouder (dit kun je ook samen met iemand doen) van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF Kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! Stap 2: Geef je team op Als je team (bijna) compleet is kan je je team opgeven door een mail te sturen naar zoetermeer@samenloopvoorhoop.nl. Je krijgt dan een email terug van ons waarin onder andere een formulier is toegevoegd waarop alle namen en gegevens van de teamleden vermeld moeten worden inclusief handtekening. Tevens kan op dit formulier worden aangegeven of je als team gebruik wilt maken van een marktkraam en een plaats op de camping (zie ook stap 3). Het inschrijfgeld kan het best door de teamcaptain worden ingezameld, waarna het kan worden overgemaakt op NL38 RABO 0198 2241 09 tnv SamenLoop voor Hoop Zoetermeer. Contant geld inleveren is echter ook mogelijk. Het inschrijfgeld bedraagt 15,- per persoon. 6
Stappenplan Deelnemers aan de SamenLoop betalen 15,- inschrijfgeld per persoon. Stap 3: Wil je een marktkraam of heb je een campingplaats nodig? Het is mogelijk om als team een actie (zie stap 5) op te zetten en deze op de SamenLoop in een marktkraam tot uiting te brengen. Daarom zal rondom de SamenLoop een markt worden georganiseerd waarop teams de gelegenheid krijgen dingen te verkopen of activiteiten te organiseren. Alle winst komt ten goede aan de SamenLoop. De markt zal plaatsvinden op zaterdag 20 mei van 13.00 tot 22.00 uur en op zondag 21 mei van 11.30 tot 15.00 uur. De organisatie zal de terreinindeling en de toewijzing van de marktkramen bepalen. Voor deelnemende teams is het gebruik van een marktkraam gratis. De aankleding van de marktkraam dien je zelf te verzorgen. De tijden voor het opbouwen en afbreken van de kraam worden later bekend gemaakt. Op het terrein is elektriciteit aanwezig maar je dient zelf een verlengsnoer en eventueel verlichting mee te nemen. Het is niet toegestaan om een geluidsinstallatie mee te nemen. Op het terrein van de SamenLoop is tevens een camping aanwezig. Je dient een plek te reserveren als je als team wilt blijven slapen. Er zijn geen extra kosten verbonden aan de camping. Tent(en) dien je zelf mee te nemen. Standaardtenten kunnen gewoon geplaatst worden, grote tenten en caravans in overleg met de organisatie. Er is geen elektriciteit aanwezig op de camping. Let er op dat de camping dient als rustplaats en enkel toegankelijk is voor deelnemers van de SamenLoop. Er zijn eventueel ook losse slaapplaatsen beschikbaar. Deze zijn tegen betaling tijdelijk te gebruiken. Indien jullie gebruik willen maken van een marktkraam of een campingplaats vragen wij jullie dit op het aanmeldingsformulier kenbaar te maken (zie stap 2). Indien na opgave alsnog wordt besloten om gebruik te maken van een marktkraam of campingplaats kan dit doorgegeven worden via de email. Stap 4: Stel een loopschema samen Nadat je team is opgegeven is het verstandig om alvast te gaan nadenken over wie wanneer en hoe lang gaat wandelen. Het is de bedoeling dat minimaal 1 teamlid tijdens de 24 uur op de baan is. Het is echter leuker om met minimaal 2 personen op de baan te zijn. Zo kun je elkaar ondersteunen als de een er even doorheen zit en kun je emoties die tijdens het wandelen ontstaan met elkaar delen. Afhankelijk van het aantal personen in een team en de conditie van deze personen kun je een loopschema opstellen. Stap 5: Bedenk leuke acties om geld in te zamelen Het uiteindelijke doel van de SamenLoop is om zoveel mogelijk geld voor de strijd tegen kanker in te zamelen. Van jullie als deelnemende teams vragen we, om naast jullie inschrijfgeld ook op andere manieren geld in te zamelen. Dit kan 7
Stappenplan beginnen op het moment dat jullie je als team hebben ingeschreven. Daarnaast is het natuurlijk ook mogelijk om tijdens de SamenLoop geld in te zamelen. Om dubbele acties te voorkomen vernemen wij graag wat voor actie jullie op touw gaan zetten. Je kunt ons hiervan op de hoogte brengen door een mail te sturen naar zoetermeer@samenloopvoorhoop.nl. Om verschillende soorten acties te stimuleren geven wij een prijs weg aan het team met de leukste, grappigste en ludiekste actie. De prijs wordt op de dag zelf uitgereikt. Ideeën om geld in te zamelen: Bedenk een thema en geef een feest. Je kunt het zo klein of zo groot maken als je wilt: een tuinfeest, een BBQ, een buurtfeest of een gala, alles is geschikt. Vraag entreegeld, promoot je team en zoek sponsors. Zet een collectebus neer op je werk (kantine/koffieautomaat/receptie) of probeer een bericht op intranet te krijgen. Maak gebruik van je talent. Schilder je? Heb je groene vingers? Kun je goed masseren of kinderen schminken? Maak gebruik van jullie talenten en verkoop dit tijdens de SamenLoop. Er zijn zoveel acties die je kunt doen, van auto s wassen tot lege flessen inzamelen, van spullen verkopen tot een koffie-ochtend in het buurthuis. Nieuwe: Actiepagina s Sinds eind 2016 is het mogelijk om eigen actiepagina s aan te maken. Dit kan als team maar ook als individu. Bedenk een leuke actie en deel deze op social media (facebook, Twitter etc.). Donateurs kunnen dan via deze link direct geld storten (via Ideal). Het bedrag wordt dan ook meteen bijgeschreven bij het teamresultaat. Voor meer informatie verwijs ik je naar: https://acties.samenloopvoorhoop.nl/ Daar vind je alle informatie over hoe een actie te starten tot alle mogelijkheden die je met deze pagina s hebt. Heb je een vraag hierover? Het antwoord staat zeer waarschijnlijk in Veelgestelde vragen op de actiepagina s. Zo niet, stuur dan een mail naar zoetermeer@samenloopvoorhoop.nl. Geld overmaken Om op de dag zelf zo min mogelijk contant geld in omloop te hebben, vragen wij jullie het ingezamelde geld vooraf aan ons over te maken of vooraf aan ons te overhandigen. Het geld kan worden overgemaakt op IBAN: NL38RABO0198224109 Vermeld te allen tijden je teamnaam en het soort geld (inschrijfgeld, actiegeld, sponsorgeld, wenszakkengeld o.i.d.) als je geld overmaakt. Daarnaast kan het 8
Geld inzamelen voor de Samenloop geld ook contant (in een envelop voorzien van teamnaam) worden afgegeven bij de wenszakkenadressen. Stap 6: Verkoop de wenszakken Een Wenszak is een papieren zak met zand en een brandende kaars. De meeste mensen schrijven een boodschap of naam op de zak, maar schilderen en kleuren is nog mooier. Net voor de kaarsenceremonie begint, worden deze kaarsen aangestoken en deze branden de hele nacht, zodat de lopers omringd worden door een zee van licht. De verkoop van de kaarsen voor de Kaarsenceremonie brengt veel geld op. Voor de wenszakken vraag je minimaal 5,00. Wenszakken zijn verkrijgbaar op de Teamcaptain-bijeenkomsten en op verschillende punten (zie bladzijde 4 en 18) Nodig iedereen, waaraan je kaarsen verkoopt, ook uit voor de SamenLoop. Iedereen is welkom! 9
Stappenplan Stap 7: Maak een eigen pagina op onze website Elk team krijgt zijn eigen pagina op de website van de SamenLoop in Zoetermeer. Op deze pagina kun je je eigen team voorstellen, eventueel met foto. Je kunt hier acties aankondigen, of aangeven welke actie je hebt gehouden en wat het resultaat is. Om te stimuleren dat teams hier gebruik van maken hebben wij een prijs in het leven geroepen voor het team met de leukste of origineelste pagina op de website van de SamenLoop voor Hoop. Op de dag van de SamenLoop wordt bekend gemaakt welk team de prijs heeft gewonnen. Informatie voor op jullie teampagina kun je sturen naar: zoetermeer@samenloopvoorhoop.nl Stap 8: Bezoek de teamavonden Op deze bijeenkomsten worden de teamcaptains bijgepraat, is er de mogelijkheid voor het stellen van vragen, kunnen er wenszakken worden opgehaald en/of worden ingeleverd en is er de mogelijkheid om inschrijfgeld, sponsorgeld, actiegeld en de opbrengsten van de wenszakken af te geven. Voor deze bijeenkomsten zullen de teamcaptains vroegtijdig worden uitgenodigd. Deze bijeenkomsten worden gehouden bij JJ Music House in het Van Tuyllpark en starten om 20.00 uur. Alle teams ontvangen hiervoor een uitnodiging. Ook mensen die zich nog niet hebben ingeschreven zijn van harte welkom. Stap 9: Bereid je voor Voor de dag zelf zullen jullie een aantal dingen moeten regelen afhankelijk van de wensen van het team. Als jullie hebben aangegeven dat jullie een marktkraam willen tijdens de SamenLoop zal deze kraam moeten worden ingericht/versierd. Leuk ingerichte kramen trekken meer bezoekers dan kale kramen en bezoekers blijven meestal ook langer hangen. Omdat de markt tijdens de SamenLoop is, is het handig om ook hiervoor een schema op te stellen zodat bekend is wie wanneer de kraam beheerd. Als jullie op de camping blijven slapen zullen spullen zoals een slaapzak, kussen, luchtbed/matras, toiletspullen en kleding handig zijn. Naast alle spullen die moeten worden meegenomen is een goede voorbereiding op het lopen van cruciaal belang. Met een groot team zal elk teamlid waarschijnlijk minder kilometers lopen dan een teamlid van een klein team (er moet immers altijd een teamlid op de baan zijn tijdens de 24 uur). 10
Stappenplan Bedenk ook welke kleding je als team aandoet. Iedereen kan zijn eigen kleding aandoen maar er zijn ook teams die een outfit (laten) maken of zich verkleden. Het is leuk om tijdens de SamenLoop diverse uitgedoste teams op het parcours te zien lopen. Daarom reiken wij op de dag zelf een prijs uit aan het team met de leukste/origineelste/ grappigste outfit. Houdt rekening met het weer op de dag zelf. Het kan regenen maar het kan ook stralend weer zijn. We hebben mooi weer besteld, maar je weet maar nooit. Houdt van tevoren de weerberichten goed in de gaten en stem je kledingkeuze hierop af. Let er op dat de nachten nog best fris kunnen zijn in vergelijking met de temperaturen overdag. Stem je kledingkeuze dus af op het weer en de tijdstippen dat je loopt. Stap 10: De dag zelf Op de dag zelf raden wij jullie aan om op tijd aanwezig te zijn. Jullie zullen bij ons kenbaar moeten maken dat jullie aanwezig zijn en jullie zullen de marktkraam en camping in moeten richten als jullie hier gebruik van maken. Aankomst op het terrein van Ilion: Bij aankomst kun jij als teamcaptain je melden bij de informatie-tent. Deze is herkenbaar aan de rood met blauwe KWF kleuren. Dan word een plattegrond uitgereikt met alle benodigde info zoals waar staat mijn kraam?, waar kan ik mijn tent neerzetten, etc. Daarnaast zijn er voldoende vrijwilligers aanwezig die je op weg kunnen helpen. Bij de ingang kun je ook terecht voor de aankoop van de breekmunten. Hiermee kan uitsluitend betaald worden bij de catering. Bij de kraamverkoop kan alleen met contant geld betaald worden. Op de dag zelf zijn er drie ceremonies tijdens de SamenLoop. De eerste ronde is gelijk de openingsceremonie. De eerste ronde van de SamenLoop wordt gelopen door de survivors (zie ook het hoofdstuk Survivors ). We denken dan aan de personen voor wie we meedoen aan de SamenLoop. Dan is er een kaarsenceremonie. Als het donker is worden alle Kaarsen voor Hoop aangestoken (zie ook hoofdstuk Kaarsen voor Hoop ). Voor velen is dit een emotioneel moment omdat bij deze ceremonie wordt gedacht aan de mensen die kanker hebben, die kanker hebben overleefd of die er aan zijn overleden. Veel mensen hebben een boodschap op de kaarszak geschreven/getekend. Als laatste is er de slotceremonie. Deze laatste ronde wordt veelal gelopen met het hele team. Iedereen wordt toegejuicht door de toeschouwers omdat jullie de SamenLoop hebben volbracht en hiermee geld hebben opgehaald voor onderzoek naar kanker. We hopen er met jullie een fantastische 24 uur van te maken! 11
Overige zaken Algemeen Als team is het dus belangrijk om goed voorbereid te zijn voor de SamenLoop. Het is goed om regelmatig bij elkaar te komen en de volgende punten te bespreken: Hoe gaan we geld inzamelen? Welke activiteiten gaan we doen om geld in te zamelen voor de SamenLoop, willen we een activiteit doen tijdens de SamenLoop, welke spullen hebben we hiervoor nodig, hebben we alle informatie die we nodig hebben; Gaan we ons ook ludiek verkleden? Hebben we een thema als team; Hoe gaan we onze teampagina op de website invullen; Hoe komt een loopschema voor de SamenLoop er uit te zien? Hierbij kun je rekening houden met conditie/leeftijd/mogelijkheden van ieder teamlid. Horeca Er is ruimschoots horeca aanwezig op het terrein van de SamenLoop. Dit wordt door ons verzorgd. Je kunt hierbij denken aan: belegde broodjes, warme en koude snacks, drinken, fruit etc.. Het is toegestaan om eigen eten/drinken mee te nemen. De marktkramen Ieder team kan beschikken over een marktkraam. Hier kun je van alles verkopen behalve etenswaar. Drinken, cupcakes en snoepjes verkopen is wel toegestaan. Ook kun je er activiteiten organiseren zoals spelletjes, demonstraties, schminken, nagelstudio, knippen, etc. 12
Survivors Een survivor is iemand die kanker heeft, of kanker heeft gehad. Tijdens de SamenLoop voor Hoop zijn de survivors onze eregasten. Samen met andere survivors openen zij de SamenLoop voor Hoop, en lopen ze onder warme aanmoediging van familie, vrienden en belangstellenden de eerste ronde op de baan. De samenkomst van zoveel survivors en familie en vrienden is een emotioneel en indrukwekkend moment. Je moest eens weten wat het me deed, toen ik daar stond en iedereen begon te klappen. Survivor na de Ereronde - Borger 2006 Op het evenemententerrein is een VIP ruimte, waarin tijdens de duur van de SamenLoop een speciaal gastenprogramma voor alle survivors wordt verzorgd. Uiteraard kunnen de survivors ook meelopen met een team. Veel survivors lopen ook mee tijdens de kaarsenceremonie. Dit is een indrukwekkend moment tijdens de SamenLoop voor Hoop. De SamenLoop voor Hoop wordt afgesloten met de sluitingsronde waarin iedereen mee kan lopen. Ook de survivors kunnen hier aan deelnemen. Ben je een survivor, dan heten we je van harte welkom en we hopen dat je samen met ons de ereronde van de SamenLoop voor Hoop in Zoetermeer wilt komen lopen. Je kunt je aanmelden via de website https://samenloopvoorhoop.nl/alle-samenlopen/zuidholland/zoetermeer/aanmelden/ 12
Geld inzamelen voor de Samenloop Begin ruim voor de SamenLoop met het inzamelen van geld. Dit zorgt ervoor dat je als team toeleeft naar het evenement, de teamspirit groeit en je genoeg tijd hebt om je activiteiten voor te bereiden en uit te voeren. Organiseer een bijeenkomst met je teamleden om met elkaar manieren te bedenken om geld in te zamelen en afspraken te maken over de uitvoering daarvan. Breng het evenement zoveel mogelijk in de publiciteit (denk aan de Facebookpagina en het Twitteraccount van de SamenLoop in Zoetermeer). Wees enthousiast, opgewekt en geïnspireerd als jullie geld aan het inzamelen zijn, dit werkt aanstekelijk. Stel als team een streefbedrag wat jullie willen ophalen. Neem een richtbedrag, bijvoorbeeld: met zoveel geld kan er zoveel onderzoek gedaan worden. Zet op het inschrijfformulier je eigen gift bovenaan. Zorg dat eerste giften hoog zijn. Anderen willen dan vaak niet achterblijven. Verplaats je in de mensen van wie jullie geld willen vragen/voor wie jullie activiteiten organiseren. Bedenk activiteiten die bij ze passen en die bij hun interesses aansluiten, dit vergroot de kans dat ze geld uitgeven. Maak gebruik van jullie lokale netwerk: vraag bedrijven in de buurt of zij jullie willen steunen bij de activiteiten door geld, spullen of advertentieruimte te doneren. Hoe minder kosten je hebt, hoe hoger de opbrengst! Denk daarnaast ook aan het bedrijf waar je zelf werkt, ook als deze niet in Zoetermeer is gevestigd. Het KWF heeft landelijke bekendheid en de strijd tegen kanker spreekt veel mensen aan, omdat veel mensen er (in)direct mee te maken hebben. Bedrijven zijn eerder bereid om mee te werken als het ze geen geld kost, vraag om sponsoring/ondersteuning in natura (product of dienst dat ze verkopen zodat jullie prijzen hebben om bij jullie activiteiten in te zetten). Bedrijven hebben vaak speciale regelingen voor goede doelen. Vraag ernaar: misschien wil je werkgever de opbrengst van het team wel verdubbelen. Als jullie een geweldig idee hebben om geld in te zamelen, vertel dat dan ook aan de andere teamcaptains, mogelijk kunnen teams samenwerken bij grotere activiteiten of hebben ze goede of aanvullende ideeën. Maak gebruik van de materialen die KWF Kankerbestrijding beschikbaar stelt, zoals posters, collectebussen en folders. 13
Geld inzamelen voor de Samenloop Vergeet niet om mensen te bedanken voor hun donatie. Vertel hoeveel jullie hebben opgehaald en waar het geld aan wordt besteed. Je kunt ook een nieuwsbrief maken, met verhalen en foto s van het team en het evenement. Facebook, Twitter, andere social media en lokale kranten zijn hier natuurlijk goede media voor. Daarnaast geeft dit ook een impuls aan de bekendheid van de eerste SamenLoop voor Hoop in Zoetermeer, gebruik hiervoor ook Facebook en Twitter van de SamenLoop zelf (zie voorwoord). Bedank iedereen die mee heeft geholpen bij het inzamelen van geld, dit maakt het makkelijker om ze nogmaals om hulp te vragen, bijvoorbeeld tijdens de SamenLoop. 14
Veelgestelde vragen Hoe lang moet ik wandelen? Afhankelijk van het aantal teamleden en in overleg met je teamcaptain bepalen jullie samen hoe lang ieder teamlid loopt. Gemiddeld bestaat een team uit tien tot vijftien personen, een teamlid loopt dan gemiddeld twee uur. Als team kun je een schema opstellen, zodat iedereen weet wanneer en hoe lang hij moet wandelen tijdens het evenement. Gaat het evenement door als het regent? Weer of geen weer, de SamenLoop gaat door. Bereid je voor op slecht weer: kleed je daar op en houd er rekening mee bij de activiteiten die je gaat organiseren. Mag ik familie en vrienden uitnodigen om te komen kijken en mee te doen met de activiteiten? Ja, graag zelfs. Vraag zoveel mogelijk mensen om te komen kijken: de SamenLoop voor Hoop is voor iedereen, jong en oud. Voor de mensen die komen kijken zijn er allerlei activiteiten te doen op het terrein, al het geld dat daarbij opgehaald wordt gaat naar de SamenLoop, dus op deze manier dragen zij ook bij aan het eindbedrag dat wordt opgehaald bij de SamenLoop in Zoetermeer. Kan ik helpen met de organisatie? Ja, graag! Er zijn altijd mogelijkheden om bij de organisatie te helpen. Vraag je teamaanvoerder of hij je in contact brengt met een van de commissieleden, bied je hulp aan tijdens het evenement zelf, of kijk op www.samenloopvoorhoop.nl/zoetermeer voor meer informatie. Wat moet ik meenemen naar de SamenLoop? Denk aan: je fototoestel, stoelen, extra sokken, petje, kussen, slaapzak, snacks, zonnebril, zonnebrandcrème, een tent, versiering voor de tent, toiletartikelen, handdoek, zaklamp, warme kleding en een bidon. Hoe kom ik aan wenszakken? Wenszakken kun je vragen aan je teamcaptain. Ze zijn ook verkrijgbaar op de adressen genoemd op bladzijde 4 (algemene informatie). Hoef ik alleen maar te lopen? Vóór het evenement zamel je geld in. Lever tijdig al het opgehaalde geld (inclusief de bijdragen voor de wenszakken) in de donatie-envelop in bij je teamaanvoerder of maak dit over (zie stap 5). De organisatiecommissie informeert je over de datum waarop dit uiterlijk moet zijn gebeurd. Het geld kan dan op tijd geteld en geregistreerd worden en er is dan tijdens het evenement zo min mogelijk contant geld in omloop. Het geld dat tijdens de SamenLoop wordt 15
Veelgestelde vragen opgehaald, wordt dan ook geteld. Door het geld vroeg in te leveren, kun je je concentreren op jouw aandeel in de SamenLoop en kun je genieten van het evenement. Ben ik verzekerd tijdens de SamenLoop? Deelname is op eigen risico. Neem zo min mogelijk waardevolle spullen mee, zodat je geen kans loopt om ze te verliezen. Moet ik zelf eten meebrengen? Je hoeft geen eten of drinken mee te nemen. We hebben verschillende eetgelegenheden op het evenement staan. Waar moet ik slapen? Je kunt met je tentje of caravan overnachten op de SamenLoop voor Hoop camping. Ook kun je een bedje huren, dit kun je ter plekke regelen. Er zijn echter maar een beperkt aantal bedjes beschikbaar. Is er een programma? Gedurende de hele SamenLoop wordt er gezorgd voor amusement op het terrein. Dit varieert van muziek en lokale artiesten tot uitvoeringen en andere activiteiten. Op de website www.samenloopvoorhoop.nl/zoetermeer zullen we het programma bekend maken. 16
Regels Regels die voor iedereen gelden: Deelname aan de SamenLoop voor Hoop is op eigen risico. KWF Kankerbestrijding is niet verantwoordelijk voor ongelukken of diefstal. Deelnemers en vrijwilligers onder de achttien jaar mogen alleen onder toezicht van een volwassene aanwezig zijn. KWF Kankerbestrijding draagt geen verantwoordelijkheid voor jongeren onder de achttien jaar. De regels voor deelname van jeugdteams vind je hieronder. Mensen die twijfelen of hun gezondheid het toelaat om mee te doen aan de SamenLoop voor Hoop moeten hun huisarts raadplegen. De SamenLoop vergt geen zware inspanning, maar deelnemers wordt wel gevraagd eventuele gezondheidsklachten of medicatie door te geven aan de organisatiecommissie. Dit kan via de teamaanvoerder. Het lopen is op eigen risico. Met uw inschrijving voor de SamenLoop verplicht je jezelf om al het ingezamelde geld af te staan aan KWF Kankerbestrijding voor en/of tijdens het evenement. Deelnemers gaan ermee akkoord dat foto s die tijdens de SamenLoop worden genomen, worden gebruikt om het evenement en het werk van KWF Kankerbestrijding te promoten. Alle teams moeten het inschrijfformulier en het inschrijfgeld ( 15,- per teamlid) vóór het evenement inleveren. Alleen dan zijn ze verzekerd van deelname en kunnen ze van alle faciliteiten gebruikmaken. Alle teamleden moeten het toestemmingsformulier ondertekenen. De teamcaptains zijn ervoor verantwoordelijk dat de toestemmingsformulieren toegankelijk zijn voor de organisatiecommissie. Er vindt geen teruggave plaats van het inschrijfgeld, tenzij het evenement wordt afgelast. De organisatiecommissie bepaalt de plaats van de tenten van de teams op het SamenLoop-terrein. De SamenLoop voor Hoop is een rookvrij evenement. Roken verhoogt het risico op kanker aanmerkelijk en is daarom verboden. Alcohol dient met mate genuttigd te worden. Iedereen die zich misdraagt of de gasten of deelnemers tot last is, wordt verzocht te vertrekken. Alle deelnemers moeten tijdens de SamenLoop desgevraagd een geldig legitimatiebewijs kunnen laten zien. 17
Regels Alle deelnemers moeten zich houden aan de regels en de voorschriften voor de SamenLoop voor Hoop zoals opgesteld door KWF Kankerbestrijding. Regels voor deelnemers onder de achttien jaar KWF Kankerbestrijding wil jongeren graag betrekken bij de strijd tegen kanker. We vinden het daarom ontzettend fijn als er ook jeugdteams mee willen doen aan de SamenLoop voor Hoop. Als je jonger bent dan achttien jaar en aan de SamenLoop voor Hoop wilt meedoen, dan gelden er een aantal extra regels: Bij alle jeugdteams moet te allen tijden een toezichthouder aanwezig zijn (minimaal 21 jaar). Hij/zij is verantwoordelijk voor het gedrag van zijn/haar team. Ieder teamlid moet voor de SamenLoop een toestemmingsformulier invullen en dat laten ondertekenen door zijn/haar ouders/verzorgers. Als toezichthouder (dit kun je ook samen met iemand doen) van een jeugdteam stel je jongeren in staat om mee te doen met de SamenLoop voor Hoop. KWF Kankerbestrijding stelt je deelname daarom enorm op prijs! 18
Wenszakken Een Wenszak is een papieren zak met zand en een brandende kaars. De meeste mensen schrijven een boodschap of naam op de zak. Net voor de kaarsenceremonie begint, worden deze kaarsen aangestoken en deze branden de hele nacht, zodat de lopers omringd worden door een zee van licht. De kaarsenceremonie is een bijzonder en voor veel mensen emotioneel moment, een om nooit meer te vergeten. De verkoop van de wenszakken voor de kaarsenceremonie levert veel geld op. Voor de wenszakken vragen we 5,00. Zet je er met je team voor in, om zoveel mogelijk wenszakken te verkopen. Nodig iedereen waaraan je kaarsen verkoopt ook uit voor de SamenLoop, hoe meer mensen hoe meer plezier! De kaarsenceremonie begint zaterdag 20 mei 2017 om 23.00 uur. Wenszakken zijn verkrijgbaar bij: Bosch Glaskunst, Heliumstraat 150, 2718 RS Zoetermeer. Op werkdagen tussen 10.00 en 16.00 uur De Troostkamer, Dorpstraat 112g, 2712AN Zoetermeer. Bas van der Steld, Salomeschouw 99, 2726 JP Zoetermeer. Op afspraak 06-53885377 19