Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden bij het geven van advies in de zorg voor mensen met een lichamelijke beperking en niet-aangeboren-hersenletsel Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden
Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden bij het geven van advies in de zorg voor mensen met een lichamelijke beperking en niet-aangeboren-hersenletsel Jeanny Engels Simone Arkesteyn Karin van Soest Vilans, September 2009 Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden
Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden
Inhoudsopgave Voorwoord 1 Inleiding 2 1. Functie van de ondersteuner cliëntenraden 4 1.1 Inleiding 4 1.2 Wettelijk kader: de WMCZ en het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg 6 1.3 Omschrijving van de functie ondersteuner cliëntenraden 7 1.4 Taken en verantwoordelijkheden van de ondersteuner cliëntenraden 10 1.5 Grenzen aan ondersteuning 13 1.6 De positie van de ondersteuner cliëntenraden 13 2. Competenties van de ondersteuner cliëntenraden 15 2.1 Kennis en vaardigheden 15 2.2 Houding en gedrag 15 2.3 Verwachtingen van cliëntenraadsleden van SGL en Pluryn 16 3. De methodiek 17 3.1 Inleiding 17 3.2 Uitwerking van de stappen 19 Stap 1 Ontvangen van de (advies)vraag 19 Stap 2 Verkennen van de (advies)vraag 21 Stap 3 Vaststellen of de (advies)vraag bij de cliëntenraad thuis hoort 23 Stap 4 Voorbereiden van het advies 25 Stap 5 Formuleren van het advies 27 Stap 6 Evalueren van het advies 29 Bronvermelding 31 Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden
Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden
Voorwoord Binnen de zorg voor mensen met een lichamelijke beperking functioneren cliëntenraden veelal met hulp van een ondersteuner cliëntenraden (afgekort: OC). De OC ondersteunt het werkproces van cliëntenraden. Deze ondersteuning vindt nu veelal plaats op basis van eigen inzichten van de OC. Eén van de gevolgen hiervan is dat cliëntenraden mogelijk onvoldoende in staat zijn de doelstellingen van de Wet Medezeggenschap Cliëntenraden Zorginstellingen (WMCZ) te realiseren, met name op het gebied van adviseren. Het werkveld heeft aangegeven behoefte te hebben aan een eenduidige werkwijze voor OC s. Op verzoek van en ook samen met - enkele grote gehandicaptenorganisaties heeft Vilans een methodiek voor de OC ontwikkeld over de ondersteuning bij het adviestraject van de raad. Het werken volgens deze methodiek bevordert de effectiviteit en efficiëntie van het functioneren van cliëntenraden en vergroot de kans dat de doelstellingen van de WMCZ kunnen worden gerealiseerd. Bij de ontwikkeling van de methodiek is gebruik gemaakt van de Gereedschapskist voor de consulent LG (Vereniging Somma) als bron gebruikt, omdat hierin een methodiek voor de functie van consulent LG is vastgelegd. Verder is gebruik gemaakt van beschrijvingen uit bronnen van de Stichting Raad op Maat en van het Landelijk Steunpunt Medezeggenschap (LSR). Met name de taaken functiebeschrijving van coach/ondersteuner voor bewoners-, deelnemers- of cliëntenraden. De ontwikkelde methodiek vormt een gestructureerde, compacte leidraad voor OC s bij het ondersteunen van cliëntenraden in (advies)vragen (procesgericht). Om deze reden kan de methodiek dan ook goed gebruikt worden naast het reeds ontwikkelde stappenplan van de advieswijzer van Raad op Maat. Dit stappenplan is bedoeld voor cliëntenraden en omschrijft elke taak als een stap, waardoor er 14 stappen ontstaan (taakgericht). Tot slot is dankbaar gebruik gemaakt van de deskundigheid van zowel cliëntenraadsleden als OC s van de Stichting Gehandicaptenzorg Limburg (SGL) en Pluryn. Zij hebben grote inbreng gehad in de ontwikkeling van de methodiek, vanuit hun eigen kennis en ervaring. Zowel in de fase van verkenning ( wat houdt het werk van een OC in de praktijk in? ) als in de fase van ontwikkeling ( wat heeft een OC in de praktijk nodig om goed te kunnen werken? ), is de input van cliënten en OC s van groot belang geweest. Een woord van dank gaat ook uit naar Loes den Dulk van Raad op Maat voor het kritisch lezen en becommentariëren van de verschillende conceptversies van deze methodiek. De methodiek is ontwikkeld voor en met OC s uit de lichamelijk gehandicaptensector, maar kan mogelijk ook een hulpmiddel zijn voor OC s in de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 1
Inleiding Voor u ligt de handleiding voor een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden in de zorg voor mensen met een lichamelijke beperking en nietaangeboren-hersenletsel (verder LG sector genoemd). De OC heeft een ondersteunende rol in het proces van adviseren van de cliëntenraad. En daar richt deze methodiek zich op. Cliëntenraden krijgen een steeds duidelijkere plaats in de organisatie met eigen verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden. De OC richt zich hierbij op zowel het leerproces van de leden als het proces van de vergaderingen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de volgende vragen: Hoe kun je de betrokkenheid van leden bij het adviestraject stimuleren? Hoe zorg je ervoor dat je niet te sturend bent in het proces? Hoe bewaak je het proces optimaal? Deze methodiek geeft antwoorden op deze en andere vragen. Maar een methodiek is meer: het is ook een instrument waarmee OC s hun werkwijze kunnen toetsen. Deze methodiek biedt een kader voor de wijze waarop zij cliëntenraden kunnen ondersteunen bij het waarmaken van hun rollen, taken en verantwoordelijkheden. Het maakt OC s bewust van wat ze doen. OC s kunnen elkaar hier ook op aanspreken. Vragen die de OC zich bijvoorbeeld kan stellen zijn: Doe ik als OC wel de juiste dingen? Pak ik het wel goed aan? Benader ik de raadsleden op een adequate wijze? Ben ik niks vergeten? De doelstellingen van de methodiek De methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden in de LG-sector: 1. Biedt een kader voor de werkwijze op het gebied van adviseren van de OC; - alle OC s werken vanuit gemeenschappelijke uitgangspunten en hanteren eenzelfde werkwijze - 2. Maakt het mogelijk om keuzes die de OC maakt te beargumenteren; - de OC is zich ervan bewust dat hij in een bepaalde situatie afwijkt van de methodiek en weet ook waarom hij dat doet - 3. Maakt de werkwijze van de OC transparant; - er bestaat helderheid over wat een OC wel en niet doet - 4. Maakt het mogelijk de werkwijze van de OC te toetsen. - OC s kunnen feedback geven zowel op hun eigen als op elkaars werkwijze - Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 2
Deze methodiek wil een standaard zijn voor alle OC s. Een leidraad voor een uniforme werkwijze door OC s op gebied van de ondersteuning van het proces van adviseren. Dit wil overigens niet zeggen dat de methodiek een strakke handleiding is, die door OC s altijd letterlijk gevolgd moet worden. Elke OC is zelf verantwoordelijk voor de manier waarop hij de beschreven methodiek hanteert; het is een richtlijn die de OC helpt bij het professioneel invullen van zijn taken. Afwijken van de methodiek is dan ook toegestaan, maar dan wel op basis van argumenten. De OC moet weten waarom hij het in een bepaalde situatie anders doet. Hij moet dit kunnen uitleggen, aan zichzelf, aan de cliëntenraad, maar ook aan de zorgaanbieder. De methodiek helpt het ondersteuningsproces van de OC in het proces en de inhoudelijke verantwoording van (advies)vragen transparant te maken. Niet elke vraag die aan de cliëntenraad wordt gesteld hoeft aan de hand van het stappenplan te worden uitgewerkt. Het is aan de raad te beoordelen wanneer het stappenplan gebruikt wordt. De OC kan hierbij natuurlijk een ondersteunende rol spelen. Kleine praktische vragen, zoals het verwijderen van een drempel van woonkamer naar terras, lijken minder zinvol om volgens het stappenplan te doorlopen. Het toepassen van de methodiek moet geen doel op zich zijn, maar een middel dat de OC kan inzetten om het beantwoorden van (advies)vragen door de cliëntenraad makkelijker te maken. Leeswijzer Hoofdstuk 1 staat in het teken van de functie van de OC, uitgaande van het wettelijk kader de WMCZ. Zo komen aan bod de taken en verantwoordelijken, maar ook de grenzen, van de OC én zijn positie binnen de zorgorganisatie. Hoofdstuk 2 gaat in op de competenties van de OC. Het gaat dan om kennis, vaardigheden, houding en gedrag. De inhoud van de methodiek is stapsgewijs beschreven en toegelicht in hoofdstuk 3. Tot slot volgt er een overzicht van de bronnen die door Vilans gebruikt zijn bij het schrijven van de methodiek. N.B. Een OC kan uiteraard een man of een vrouw zijn. Daar waar in de tekst de term hij gebruikt wordt, kan vanzelfsprekend ook zij gelezen worden. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 3
1. Functie van de ondersteuner cliëntenraden in de LG-sector 1.1 Inleiding Belangenbehartiging voor en door mensen met een lichamelijke beperking wordt steeds belangrijker. Ook het beleid van de overheid is gericht op de versterking van de positie van de cliënt. Dit blijkt met name uit de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). Sinds 1 juli 1996 is iedere zorgaanbieder verplicht om ervoor te zorgen dat er bij elke voorziening een cliëntenraad geïnstalleerd wordt. Cliëntenraden bestaan meestal uit leden/cliënten die door medecliënten van de betreffende instelling zijn uitgekozen om zitting te nemen in de raad. De cliëntenraad behartigt dan ook de collectieve belangen van alle cliënten. In de praktijk kom je soms ook gecombineerde cliëntenraden tegen. Naast de afgevaardigde cliënten van de instelling zelf zitten hier ook zogenaamde verwanten in. Verwanten kunnen bijvoorbeeld ouders of andere direct betrokkenen van cliënten zijn. Meestal gaat het hier om cliëntenraden met minderjarige cliënten; cliënten die jonger dan 18 jaar zijn. Belangrijk bij het ondersteunen van deze gecombineerde raden is dat ook zij het cliëntenperspectief als uitgangpunt nemen. Cliëntenraden worden veelal ondersteund door een OC. De raad kan ondersteund worden door één of twee OC s. De OC kan een medewerker zijn van de organisatie of iemand van buiten de organisatie. Voor beide vormen zijn voor- en nadelen te noemen. Deze methodiek wil een hulpmiddel zijn voor zowel interne als externe ondersteuners van clientenraden (zie ook paragraaf 1.6). De OC kan bijdragen aan het creëren van een eigen positie van cliëntenraden binnen de zorginstelling. Hij kan dit doen door de eigen regie en empowerment van cliëntenraden te vergroten. In deze alinea lichten we de relatie tussen de OC en de mate van eigen regie en empowerment van de cliëntenraad toe. Het ondersteunen van cliëntenraden is geen eenvoudige taak. Het is een grote uitdaging om de raad te stimuleren in zijn groei en te ondersteunen in zijn functie. Dit vereist een duidelijke visie op hoe om te gaan met mensen met beperkingen. Niet de kennis van de OC staat hierin centraal, maar het gaat erom wat de raadsleden van de OC verwachten en nodig hebben om het raadswerk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. De begrippen eigen regie en empowerment van cliëntenraden staan centraal in het werk van de OC. Ze vormen de basis voor optimale cliëntparticipatie. Vanuit dit kader kijkt de OC ook naar de (advies)vragen aan cliëntenraden. Eigen regie is een basisprincipe in de zorgverlening. Het betekent dat de cliënt: het eigen beheer voert over zijn leven; bepaalt wat de kwaliteit van zijn leven ten goede komt; bepaalt hoe hij zijn leven wil inrichten; bepaalt wat hij belangrijk vindt; zijn eigen wensen in de zorg en begeleiding vaststelt; geïnformeerd wordt; zelf keuzes maakt; zelf de dialoog aangaat met begeleiders. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 4
Aspecten van eigen regie kunnen ook bezien worden vanuit het perspectief van een groep cliënten (collectief), zoals een cliëntenraad. Want ook een cliëntenraad kan eigen regie voeren. Dit betekent dat de cliëntenraad, namens en in samenspraak met de cliënten van de instelling: het eigen beheer voert over de dingen die hij doet; zelf bepaalt wat de kwaliteit van zijn functioneren ten goede komt; zelf bepaalt wat hij belangrijk vindt; zijn eigen wensen vaststelt; geïnformeerd wordt; zelf keuzes maakt; zelf de dialoog aangaat met de betrokkenen (o.a. OC, cliënten, locatiemanager). Door (ondersteunings)vragen te beantwoorden van leden van de cliëntenraad, helpt de OC individuele leden maar óók de raad als een geheel weer een stap verder. Het stellen van vragen van een cliëntenraad aan de OC is een uiting van onafhankelijkheid. Dit is een vorm van regievoering. (Zie ook punt 6 van paragraaf 1.4.) Empowerment wil zeggen het versterken van de mogelijkheden van de individuele cliënt, om: het eigen leven in te richten; mondiger te worden; te emanciperen; machtiger te worden. Het betreft de mate waarin de cliënt invloed kan uitoefenen op wat er wel of niet gebeurt. Men kan empowerment ervaren in het bereikte resultaat, maar ook in de weg waarop dit resultaat is bereikt. Ook de principes van empowerment kunnen worden doorvertaald van het cliëntperspectief naar het cliëntenraadperspectief. Empowerment richt zich dan op het versterken van de cliëntenraad om: zijn eigen functioneren in te richten; mondiger te worden; te emanciperen; machtiger te worden. Zoals reeds eerder aangegeven zijn eigen regie en empowerment belangrijke elementen van waaruit de OC zijn ondersteuningstaken vorm geeft. Organisaties in de zorg voor mensen met een lichamelijke beperking raken er steeds meer van doordrongen dat mee kunnen beslissen over je eigen leven rechtstreeks van invloed is op de kwaliteit van leven. Cliënten moeten zelf (mee) kunnen beslissen over zaken die hen aangaan. Over hoe ze willen wonen, waar ze willen werken, enzovoort. Dat betekent ook meebeslissen over de weg die instellingen opgaan, de keuzes die gemaakt worden en de gevolgen daarvan voor de zorg en begeleiding. Het is een grote uitdaging voor ondersteuners van cliëntenraden om dit proces goed te ondersteunen. Deze methodiek wil hen daarbij helpen. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 5
1.2 Wettelijk kader: de WMCZ en het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg Sinds 1 juli 1996 is de collectieve belangenbehartiging van cliënten in zorginstellingen geregeld via de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). De zorgaanbieder is verplicht om ervoor te zorgen dat er bij elke voorziening een clientenraad geïnstalleerd wordt. Daarbij bepaalt de zorgaanbieder (schriftelijk) het aantal leden, de wijze van benoeming, de zittingsduur en de representativiteit van de raad. Voor de OC vormt de WMCZ het wettelijk kader voor diens werkzaamheden in het kader van ondersteunen van het adviesproces van de cliëntenraad. De cliëntenraad krijgt in een aantal belangrijke kwesties adviesrecht en zwaarwegend adviesrecht. Voor de OC is het van belang te weten om welke zaken dit gaat, zodat hij de raad hierbij optimaal kan ondersteunen in het adviesproces. In deze methodiek is een aantal thema s uit de WMCZ opgenomen. Voor meer specifieke informatie is het van belang dat de OC hierop de WMCZ nakijkt. De cliëntenraad heeft volgens de WMCZ adviesrecht ten aanzien van bijvoorbeeld: Wijziging van doelstelling of grondslag van de voorziening; Opheffing, verhuizing of verbouwing van de voorziening; Begroting en jaarrekening van de voorziening. Adviesrecht betekent dat de zorgaanbieder in ieder geval advies over onder andere bovengenoemde zaken moet vragen aan de cliëntenraad, wanneer hij het voornemen heeft hierop een besluit te nemen. Het advies moet tijdig worden gevraagd. Hiermee wordt bedoeld dat het advies in een zodanig stadium van de besluitvorming moet worden gevraagd, dat de cliëntenraad voldoende tijd heeft om een weloverwogen standpunt te bepalen en vervolgens door middel van zijn advies de besluitvorming daadwerkelijk kan beïnvloeden. De cliëntenraad heeft volgens de WMCZ zwaarwegend adviesrecht ten aanzien van bijvoorbeeld: Voedingszaken, veiligheid, gezondheid, hygiëne, recreatieve en ontspanningsactiviteiten; Klachtenprocedures; Wijziging van regelingen inzake de cliëntenraad en andere voor cliënten geldende regelingen. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 6
Zwaarwegend adviesrecht houdt in dat een afwijkend besluit alleen mogelijk is na toestemming van de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). De LCvV is door de VGN en het LSR benoemd. De zorgaanbieder en de (centrale) raad kunnen er ook voor kiezen een eigen commissie te benoemen, die als volgt is samengesteld: één lid aangewezen door de zorgaanbieder, één lid door de cliëntenraad en één lid door beide. De commissie van vertrouwenslieden kijkt of bij de besluitvorming een redelijke afweging van betrokken belangen heeft plaatsgevonden. Het is een taak van de OC cliëntenraden te informeren over hun rechten in het kader van de WMCZ. De cliëntenraad is ook bevoegd om de zorgaanbieder ongevraagd te adviseren inzake onderwerpen die hierboven zijn genoemd en andere onderwerpen die voor de cliënten van belang zijn. Bij de andere onderwerpen kan het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg (VGN, 2007) ondersteunend zijn. Dit Kwaliteitskader omschrijft waaraan de zorgorganisatie moet voldoen. Er zijn twaalf domeinen genoemd: 1. lichamelijk welbevinden; 2. psychisch welbevinden; 3. interpersoonlijke relaties; 4. deelname aan de samenleving; 5. persoonlijke ontwikkeling; 6. materieel welzijn; 7. zelfbepaling; 8. belangen; 9. zorgafspraken en ondersteuningsplan; 10. cliëntveiligheid: fysieke veiligheid, sociale en emotionele veiligheid; 11. kwaliteit van medewerkers en organisatie; 12. samenhang in zorg en ondersteuning. De cliëntenraad kan op deze twaalf domeinen ongevraagde adviezen uitbrengen. De OC heeft de taak de raad hierin te ondersteunen (zie ook paragraaf 1.4). 1.3 Omschrijving van de functie van de ondersteuner cliëntenraden De functie ondersteuner cliëntenraden (OC) heeft tot doel de leden van de clientenraad in zijn algemeenheid te ondersteunen in de uitvoering van hun taak en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden. Het LSR en Stichting Raad op Maat hebben zes uitgangspunten geformuleerd die de pijlers vormen voor het werk van de OC. Op grond van deze pijlers kan de OC zijn werk vormgeven: ze vormen de basale gedragslijn waarmee een OC het werk in gaat. De basisprincipes kunnen ook gebruikt worden om de kwaliteit van de ondersteuning te toetsen. In onderstaande tabel worden de pijlers genoemd en puntsgewijs toegelicht. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 7
De zes pijlers voor het werk van de ondersteuner cliëntenraden (OC) 1. Elke raad heeft recht op een (inhoudelijk) professionele OC Niet elke raad heeft dezelfde ondersteuning nodig; de taak van de OC wordt bepaald door de mogelijkheden van de raad. De ondersteuning van de OC ligt op de volgende gebieden: - de communicatie van de raad (bv. praktische ondersteuning geven in vergaderingen); - informeren van de raad over de rechten en mogelijkheden van de raad; - stimuleren van de bewustwording bij de raadsleden; - naar voren brengen van het cliëntenbelang bij bepaalde onderwerpen; - het gehele werkproces van de raad; - verkrijgen en verwerken van informatie en uitbrengen van adviezen; - besluitvormingsprocessen door middel van procesondersteuning; - het overleg van de raadsleden met het management; - het contact van de raad met de achterban. 2. De OC stelt zich professioneel onafhankelijk op ten opzichte van de zorginstelling: Iedere raad heeft het recht op een onafhankelijke OC. De OC richt zich op het versterken van de stem van de cliëntenraad en is geen gesprekspartner van medewerkers en management. De raad en het management zijn partners in het proces van medezeggenschap; De OC moet ervoor zorgen dat hij continu onafhankelijk en zuiver in zijn rol blijft. 3. De OC ondersteunt het proces van vergaderen en medezeggenschap De OC neemt niet deel aan inhoudelijke discussies en beïnvloedt de inhoudelijke besluitvorming niet. Bij het raadswerk gaat het enkel en alleen om de mening van de raadsleden De OC richt zich op het verloop van het proces van vergaderen en medezeggenschap (bijv. de vergaderingen structureren, ondersteunen bij opstellen van de agenda, afspraken vastleggen) De OC neemt geen werkzaamheden over die de raad geheel of gedeeltelijk zelf kan uitvoeren. De OC houdt zijn eigen mening voor zich (maar legt wel uit waarom hij zijn mening niet geeft). Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 8
Wanneer de raad zelf niet in staat is een standpunt in te nemen, kan de OC de voor- en nadelen aangeven van mogelijke standpunten. Hij kan de cliënten ook aan het denken zetten over de gevolgen van een standpunt door het geven van voorbeelden of door het stellen van prikkelende vragen. 4. De OC is geen inhoudelijk adviseur De OC ondersteunt het vergader- en medezeggenschapsproces en geeft geen inhoudelijke adviezen. Wel kan de OC informatievertrekker zijn in het proces om onderwerpen te verduidelijken. Hij is als het ware de wegwijzer naar informatie. Een OC is creatief in de toepassing en afstemming van zijn methodieken, taalgebruik, hulpmiddelen en tempo en past zich aan de cliënten aan. 5. De OC ondersteunt vanuit een respectvolle en gelijkwaardige houding De OC werkt vanuit de volgende standpunten: - alle mensen zijn gelijkwaardig, ongeacht hun capaciteiten en kwaliteiten; - ieder mens moet sturing kunnen geven aan zijn of haar leven. De hoeveelheid sturing die iemand aan zijn of haar leven kan geven, wordt bepaald door de individuele mogelijkheden. Dit is niet voor iedereen gelijk. Het ondersteunen vanuit respect en gelijkwaardigheid wordt zichtbaar in de basishouding van de OC. In paragraaf 2.2 gaan we hier verder op in. 6. Het perspectief van de cliëntenraad is altijd het uitgangspunt Ook in raden die bestaan uit vertegenwoordigers van mensen met beperkingen en in gecombineerde raden, dient de OC te bewaken dat het perspectief van de cliënt het uitgangspunt blijft. Hun achterban bestaat immers ook uit cliënten. De OC mag informeren over algemene voor- en nadelen van een bepaald onderwerp. Het is aan de cliëntenraad om met deze informatie wel of niet iets te doen. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 9
1.4 Taken en verantwoordelijkheden van de ondersteuner cliëntenraden In de functiebeschrijving van de OC (Stichting Raad op Maat) staat dat het een taak van de OC is de cliëntenraad te ondersteunen in de uitoefening van zijn taken. Hierin rust een belangrijke kwaliteit van de OC, namelijk het signaleren van de behoeften van de cliëntenraad. Door goed te kijken en te luisteren kan de OC de raad effectief ondersteunen en tegemoet komen aan de behoeften. De OC kan de raad aanspreken op wat hij signaleert; hij kan zijn inzichten met de raad delen. Vervolgens is het aan de raad om dit bespreekbaar te maken met de zorgaanbieder. Een functionaris medezeggenschap, als aanspreekpunt voor de OC, kan hier behulpzaam zijn. De beschreven taken van de OC op de volgende pagina s worden bevestigd in gesprekken en bijeenkomsten met cliënten en OC s van SGL en Pluryn. Zo is een OC verantwoordelijk voor de volgende concrete (deel)taken: De taken van de ondersteuner cliëntenraden 1. De voorzitter ondersteunen in zijn/haar taak De OC spreekt van tevoren de vergadering door met de voorzitter. Tijdens de vergadering ondersteunt de OC de voorzitter in het bewaken en beheersen van het vergaderproces. De OC ondersteunt de voorzitter in het bewaken van het totale proces (bijvoorbeeld hoe verloopt de onderlinge samenwerking in de raad en de samenwerking met de manager?). De OC ondersteunt ook bij het realiseren van de fysieke vergadervoorwaarden (bijvoorbeeld het regelen van een vergaderruimte). 2. De notulist/secretaris ondersteunen in zijn of haar taak De OC ondersteunt de notulist/secretaris waar nodig. De OC notuleert alleen als geen van de leden van de raad dit kan en het niet mogelijk is een notulist in te schakelen. 3. De penningmeester ondersteunen in zijn of haar taak De OC ondersteunt de penningmeester waar nodig. Het bijhouden van het budget van de raad is eigenlijk geen taak voor de OC. De OC voert de taken van een penningmeester alleen uit als geen van de leden van de raad dit kan en het niet mogelijk is een penningmeester in te schakelen. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 10
4. Raadsleden ondersteunen bij de uitvoering van taken vanuit de raad De OC ondersteunt de raadsleden voornamelijk bij inhoudelijke taken en minder bij praktische taken. Zo is het ondersteunen van fysieke handelingen van een raadslid in een teamvergadering duidelijk een taak van de OC, maar bijvoorbeeld het opvragen van folders over lampen kan ook door een begeleider ondersteund worden. In geval van tijdsdruk is het van belang dat de raad dit kenbaar maakt aan de vraagsteller. De OC kan de raad suggesties geven over hoe de tijdsdruk te verlagen. De raad kan bijvoorbeeld bij de manager meer tijd vragen om tot besluitvorming te komen. Ook kan de OC samen met de raad bekijken welke keuzes de raad op dat moment kan maken. Lukt het bijvoorbeeld wél om binnen de geboden termijn een deel van de (advies)vraag op te pakken? Tot slot kan de OC eventueel voorstellen om een aantal praktische zaken op zich nemen. 5. De raad ondersteunen bij de beslissing een onderwerp wel of niet te bespreken De OC kan dit doen door het vergroten van het inzicht van de raad in zijn eigen mogelijkheden, taken en verantwoordelijkheden. 6. Raadsleden ondersteunen in het bewustwordingsproces in het kader van medezeggenschap De OC maakt de leden van de raad duidelijk dat het om hen zelf gaat. De OC informeert de leden van de raad op een praktische manier over het feit dat zij bepalen wat er in de raad besproken en besloten wordt en wat zij de manager adviseren. 7. Werken aan de vorming van de leden van de raad De OC informeert de raad over verschillende mogelijkheden voor scholing en training. De OC geeft de raad informatie over alle regels rond vergaderen en medezeggenschap, en oefent en evalueert dit met de raad. 8. De raad ondersteunen bij het omgaan met informatie De taak van de OC is de raad te ondersteunen in het sorteren van informatie en het maken van keuzes ten aanzien van wat wel en wat niet besproken moet worden. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 11
9. Het vereenvoudigen van inkomende informatie Alleen als het niet anders kan vereenvoudigt de OC zelf inkomende informatie voor de cliëntenraad. In principe is het de taak van de zorgaanbieder om informatie in voor cliënten begrijpelijke taal aan te leveren of te voorzien van een korte samenvatting van de tekst. De zorginstelling kan voor het vertalen van stukken ook een extern bureau inhuren. De OC ondersteunt de raad in het toetsen of de betreffende informatie goed vereenvoudigd is. Het vertalen van stukken valt niet binnen het takenpakket van de OC. Mocht de zorgaanbieder dit toch graag willen dan dienen hier afspraken over gemaakt te worden. De zorgaanbieder moet de raad van heldere en leesbare informatie voorzien. Het gaat om informatie van de organisatie zelf en niet om vertaling die de OC hier aan geeft. Als de OC informatie van de zorgaanbieder gaat vertalen kan zijn onafhankelijkheid in het geding komen. Daarbij komt dat het vertalen van stukken tijd kost, waardoor de OC minder tijd aan directe ondersteuningstaken kan besteden. Met betrekking tot stukken die van buiten de organisatie komen, kan de OC zo nodig toelichting geven aan de leden van de raad. De raad kan ook besluiten een brief of document terug te sturen naar de schrijver, met het verzoek er een voor de raadsleden duidelijke versie van te maken. Dit met de mededeling dat er anders niet op een goede manier advies over gegeven kan worden. 10. Hulpmiddelen opsporen, inzetten en zo nodig aanpassen en doen ontwikkelen Het is goed om samen met de raadsleden te bekijken wat de raad en de afzonderlijke leden nodig hebben om het vergaderen en de medezeggenschap goed te laten verlopen. Het zoeken naar en eventueel aanpassen van deze ondersteunende middelen is ook een taak van de OC. 11. Ondersteuning geven bij werkgroepen, sollicitatieprocedures, zolang deze vanuit de raad plaatsvinden De OC biedt ook ondersteuning aan raadsleden bij de uitvoering van werkzaamheden die voortvloeien uit het werk van de raad. Dit kunnen werkzaamheden zijn zoals het voorbereiden van het deelnemen aan een sollicitatiegesprek of het deelnemen aan een werkgroep. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 12
12. Ondersteuning geven bij het onderhouden van contacten tussen de raad en derden De OC kan ondersteuning bieden aan raadsleden die aangeven het lastig te vinden contacten te leggen of te onderhouden binnen of buiten de organisatie. De OC kan dit doen door samen met één of meerdere leden de contacten te leggen en te onderhouden. De OC doet dit nooit alleen. 1.5 Grenzen aan ondersteuning Grenzen of zogenoemde 'niet-taken' geven de grenzen van de functie van de OC aan. Deze zogenaamde 'niet-taken' worden specifiek genoemd, omdat dit valkuilen kunnen zijn in het werk van OC s. Veel van deze taken lijken logisch om als OC te doen, maar behoren niet tot het takenpakket. Het gaat dan om de volgende taken: de OC treedt niet op als woordvoerder van de raad. Hij is niet de contactpersoon tussen de manager en raad; de OC kan niet namens de raad overleggen met anderen in de organisatie, zoals contactpersonen voor de raad, de manager, ouders/verwanten; de OC heeft geen stemrecht in de raad; de OC is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de adviezen van de raad; de OC is niet verantwoordelijk voor het vertalen van voor de raad onbegrijpelijke informatie vanuit de organisatie; de OC is niet verantwoordelijk voor het werven van leden van de raad. Wel ondersteunt de OC de leden van de raad in dit proces; de OC is niet verantwoordelijk voor de medezeggenschap binnen de organisatie en de medezeggenschap van de raad; de OC geeft geen advies aan de raad. De OC mag de raad wel informeren, attenderen op mogelijke gevolgen van een besluit. Het is dan aan de raad om deze informatie wel of niet mee te nemen in de besluitvorming; de OC is geen belangenbehartiger. De belangen van de cliënten en de cliëntenraad kunnen worden behartigd door de cliëntenraad zelf, de functionaris medezeggenschap, steunpunten en belangenverenigingen. Voor individuele belangenbehartiging kunnen cliënten terecht bij de cliëntvertrouwenspersoon; de OC verleent geen Adl-ondersteuning aan de leden van de cliëntenraad. 1.6 Positie van de ondersteuner cliëntenraden Naast bovengenoemde mogelijke valkuilen in de functie-uitvoering van de OC, zitten er ook een aantal risico s in de positie van de OC ten opzichte van de cliëntenraad en de zorgorganisatie. Vooral voor een interne OC zijn deze risico s aanwezig, omdat hij zelf ook werknemer is van de zorgorganisatie. In de praktijk komt het voor dat een interne OC ook nog werkzaam is in een andere functie binnen de organisatie (bijvoorbeeld als begeleider van een woonvorm of activiteitencentrum). Dat kan erg verwarrend zijn voor cliënten, omdat je als OC dan een onduidelijke (dubbel)rol vervult. In de Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 13
rol als begeleider zeg je bijvoorbeeld dat cliënten iets niet mogen doen, terwijl je als OC zegt dat de raadsleden zelf beslissingen nemen. Ook kan een interne OC met een dubbele rol in de organisatie te maken krijgen met strijdige belangen. Het is van belang dat een interne OC zich bewust is van het feit dat hij een dubbelrol kan vervullen binnen de organisatie. Een aantal vragen die de OC zich kan stellen zijn: 1. Stel ik me als OC professioneel en onafhankelijk op ten opzichte van de cliëntenraden? 2. Vinden cliënten het lastig dat ik meerdere rollen in de organisatie vervul? 3. Vinden collega s uit mijn team het lastig dat ik meerdere rollen in de organisatie vervul? 4. Lukt het de organisatie om mij als OC te zien? Bij het beantwoorden van deze en andere vragen die een OC tegenkomt in zijn werk, kan het wenselijk zijn dat de OC zelf ondersteuning krijgt, bijvoorbeeld in de vorm van intervisie of supervisie. Een interne OC is voor vragen of problemen rondom zijn functie meestal aangewezen op de functionaris medezeggenschap of een beleidsmedewerker die de OC s aanstuurt. Als werknemer van de organisatie valt de OC onder de verantwoordelijkheid van het hoofd personeelszaken of het hoofd van de betreffende organisatorische eenheid. Binnen de LG-sector zijn weinig functionarissen medezeggenschap werkzaam. In dat geval is het goed wanneer de OC contact heeft met een externe organisatie, deskundig op het gebied van medezeggenschap. Dit ter ondersteuning in het omgaan met eventuele belangenverstrengeling t.g.v. een dubbelrol in de organisatie. Het is voor de kwaliteit van de ondersteuning van belang dat een OC ergens terecht kan wanneer hij met zijn positie in de knel zit. Hij moet kunnen controleren of hij een goede ondersteuner is of hoe hij dit kan worden en blijven. De onafhankelijke, neutrale positie van de OC moet immers altijd gewaarborgd blijven. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 14
2. Competenties van de ondersteuner cliëntenraden in de LGsector De competenties van een ondersteuner cliëntenraden (OC) worden gevormd door: 1. kennis en vaardigheden; 2. houding; 3. gedragsaspecten. Onderstaande competenties komen enerzijds vanuit de literatuur, anderzijds vanuit de besprekingen met cliëntenraadsleden en OC s van de betrokken zorgorganisaties. 2.1 Kennis en vaardigheden Een OC moet kennis hebben van: het proces van communicatie; wet- en regelgeving in relatie tot cliëntparticipatie en medezeggenschap; het leerproces dat de leden van de raad doormaken. Vooral op het gebied van communicatie wordt er het een en ander van de OC verwacht. Van belang is dat de OC onderstaande vaardigheden kan aanpassen aan het niveau en de mogelijkheden van de raad: kritisch kunnen zijn ten opzichte van eigen handelen en open staan voor kritiek van anderen; flexibel kunnen zijn; creativiteit en vaardigheden voor het bedenken, ontwikkelen en inzetten van hulpmiddelen; geduld hebben; open kunnen communiceren, jezelf zijn zonder je realiteit aan anderen op te dringen; een veilige sfeer kunnen creëren; je bewust zijn van en goed omgaan met de macht die je als OC hebt; weten wanneer en hoe je een vergadering moet ondersteunen. 2.2 Houding en gedrag De basishouding van de OC is er één van respect, eerlijkheid, vertrouwen en enthousiasme. Het is van belang dat de OC zijn verwachtingen afstemt op de eigen praktijk van de cliëntenraad. Te hoge verwachtingen maken dat je telkens teleurgesteld en gedemotiveerd raakt in je taak als OC. Heb je te lage verwachtingen dan kun je als OC de raad ongewild belemmeren. Wanneer je verwachtingen overeenkomen met de mogelijkheden van de individuele raadsleden, dan krijg je als OC zicht op de prestaties van de cliëntenraad en kun je de raad optimaal en realistisch ondersteunen. De raad krijgt zo ook de kans zich te ontwikkelen. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 15
In de praktijk zal de OC bij een raad met minder mogelijkheden in verband met lichamelijke of cognitieve beperkingen, een grotere inbreng qua ondersteuning moeten bieden. Daarentegen, bij een raad die veel eigen inbreng en mogelijkheden heeft, kan de OC meer op de achtergrond aanwezig zijn. 2.3 Verwachtingen van cliëntenraadsleden De cliëntenraadsleden van SGL en Pluryn is gevraagd welke verwachtingen zij hebben ten aanzien van een OC. Het merendeel van hun verwachtingen komt overeen met de kennis, vaardigheden en houding en gedrag zoals in bovengenoemde paragrafen is opgenomen. Zij geven verder nog aan dat een OC: de grote lijnen moet kunnen overzien; moet weten welke zaken prioriteit hebben (wat moet de cliëntenraad eerst doen en wat kan later worden opgepakt?); overzicht moet hebben en houden; de hoeveelheid informatie moet helpen stroomlijnen (wat speelt er binnen de organisatie en wat is daarbij van belang voor cliëntenraden?); procedures van boven naar beneden mee moet helpen bewaken (hoe kan een vraag of probleem concreet worden aangepakt?); betrouwbaar moet zijn; geduldig moet zijn (accepteren dat het proces langzaam gaat). Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 16
3. De methodiek 3.1 Inleiding Dit hoofdstuk geeft de stappen van de methodiek bij adviseren voor de ondersteuner cliëntenraden (OC) in de LG-sector weer. Per stap staat beschreven wat de OC precies doet, wat zijn rol is en welke instrumenten hij gebruikt wanneer een cliëntenraad gevraagd of ongevraagd advies geeft aan de zorgaanbieder. Omdat het ondersteuningsproces aan de cliëntenraad in verschillende stappen uit elkaar is gerafeld, is goed zichtbaar hoe het proces is opgebouwd en waar verbanden tussen de stappen liggen. De methodiek bestaat uit zes stappen en volgt het proces dat de cliëntenraad en de OC met elkaar doorlopen in de (advies)vraag. Dat proces start op het moment dat er een (advies)vraag of probleem aan de cliëntenraad wordt voorgelegd. Het proces eindigt zodra het advies door de cliëntenraad is geëvalueerd. In onderstaand schema staan de achtereenvolgende stappen van de methodiek genoemd. 1. De cliëntenraad ontvangt de (advies)vraag 2. De cliëntenraad verkent de (advies)vraag 3. De cliëntenraad stelt vast of de (advies)vraag bij de cliëntenraad thuishoort 4. De cliëntenraad bereidt het advies voor 5. De cliëntenraad formuleert het advies 6. De cliëntenraad evalueert het advies Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 17
De methodiek bestaat uit drie verschillende onderdelen: 1. Proces, 2. Inhoud, 3. Organisatie. Met de term proces wordt de weg bedoeld die de cliëntenraad samen met de OC doorloopt van binnenkomst tot en met de afsluiting van een vraag (stappen 1 t/m 6). Bij inhoud wordt aangegeven wat er binnen elke stap moet gebeuren. De term inhoud heeft betrekking op de wijze waarop de OC de cliëntenraad benadert. Bij organisatie wordt weergegeven hoe de stap voorzien kan worden van instrumenten. Te denken valt aan: formulieren, protocollen en andere middelen. De drie onderdelen van de methodiek voor de OC: 1. Proces: de stappen die de OC achtereenvolgens met de cliëntenraadsleden doorloopt; 2. Inhoud: dat wat de OC in elk stap doet om de raad te ondersteunen; 3. Organisatie: middelen die de OC bij de verschillende stappen kan gebruiken. Bij elke stap van de methodiek hoort een formulier dat de cliëntenraad kan gebruiken om het proces van de (advies)vraag te volgen. De OC kan de cliëntenraad op dit formulier attenderen en ondersteunen in het gebruik ervan. In paragraaf 3.2 staan alle stappen van de methodiek uitgewerkt. Per stap staat beschreven wat er nodig is om met de stap te kunnen beginnen ( input ) en welk resultaat er aan het eind van de stap uit moet komen ( output ). Vervolgens is beschreven welke inhoud en organisatie per stap voor de OC van belang is. Tot slot worden tips gegeven over hoe de OC de raad kan benaderen tijdens het uitvoeren van haar ondersteuningstaken. Dit gebeurt aan de hand van voorgestelde benaderingswijzen. NB. Het stappenplan hoeft niet consequent bij het beantwoorden van elke (advies)vraag aan de cliëntenraad te worden gebruikt. Een OC kan op basis van argumenten besluiten om de methodiek bij het beantwoorden van een bepaalde vraag niet in te zetten. Soms is het antwoord op een vraag zo duidelijk of voor de hand liggend dat het doorlopen van het stappenplan overbodig is. In een dergelijke situatie is het efficiënter om het antwoord of advies naar aanleiding van de vraag meteen te formuleren en te communiceren met de vraagsteller. Het stappenplan biedt de cliëntenraad op dat moment geen meerwaarde. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 18
3.2 De uitwerking van de stappen Stap 1 De cliëntenraad ontvangt de (advies)vraag 1. De cliëntenraad ontvangt de (advies)vraag 2. De cliëntenraad verkent de (advies)vraag Input Uit schriftelijk, telefonisch of persoonlijk contact tussen de cliëntenraad(sleden) en de vraagsteller is de (advies)vraag aan de cliëntenraad juist gehoord en genoteerd. Vraagstellers kunnen zijn: cliënten die gebruik maken van de betreffende voorziening, de centrale cliëntenraad, de zorgaanbieder of leden van de cliëntenraad zelf. Output De cliëntenraad ontvangt vragen die onderwerp kunnen zijn op de agenda van de cliëntenraad (agendavorming). Inhoud Vragen kunnen langs verschillende wegen bij de cliëntenraad binnenkomen, namelijk via: de cliënten van de betreffende voorziening (bijv. mondeling via een van de raadsleden, via het spreekuur van de cliëntenraad, in een cliëntenoverleg of schriftelijk middels de brievenbus van de cliëntenraad); de locatiemanager van de voorziening (deze dient zijn vraag schriftelijk te stellen); de centrale cliëntenraad; cliëntenraadsleden zelf. Over het algemeen zullen vragen aan de cliëntenraad vanzelf bij de cliëntenraad binnen komen, langs een van de hierboven genoemde wegen. Maar wat te doen als dit (tijdelijk) niet het geval is? De OC kan dan voorstellen hier een oplossing voor te bedenken. Zonder interactie met de achterban en de zorgaanbieder heeft de cliëntenraad immers geen bestaansrecht. Taak van de OC Wanneer de cliëntenraad zelf niet signaleert dat er geen of onvoldoende onderwerpen op de agenda staan, kan de OC dit bespreekbaar maken. Hij laat de raad stil staan bij mogelijke oorzaken en oplossingen voor het niet binnenkomen van (advies)vragen. Hij kan de raadsleden hierin ondersteunen door de volgende vragen voor te leggen. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 19
Bijvoorbeeld: - weten de cliënten van de voorziening de cliëntenraad wel te vinden? - is de cliëntenraad voldoende zichtbaar? - betrekt de locatiemanager de cliëntenraad voldoende bij de uitvoering van het beleid? - wat kan de cliëntenraad zelf doen om dit te veranderen? Kenmerken van de benaderingswijze van de OC in deze stap: In het zoekproces naar mogelijke oplossingen voor het gebrek aan vragen, neemt de OC een stimulerende rol aan. De cliëntenraad moet worden uitgedaagd zelf na te denken over de wijze waarop ze het contact met de achterban en met de zorgaanbieder kan verbeteren. De OC probeert de raad hierbij op het spoor te zetten. De OC helpt de cliëntenraad ook bij het op een rijtje zetten van de voor- en nadelen van de verschillende oplossingen die door de raad worden voorgesteld. Een voorbeeld van een stimulerende vraag die de OC aan de raad zou kunnen stellen, is: Hoe zouden jullie aan onderwerpen kunnen komen? Mocht de raad niet tot een antwoord komen, dan kan de OC vervolgen met: Wat vinden jullie zelf belangrijke onderwerpen om in de cliëntenraad aan de orde te stellen? Welke onderwerpen vinden de cliënten belangrijk? Hoe zouden jullie achter de vragen van cliënten kunnen komen? Indien het de raad niet lukt om bovengenoemde vragen te beantwoorden, kan de OC de raad verschillende keuzemogelijkheden voorleggen om achter de vragen van cliënten te komen. Dit kan bijvoorbeeld via een schriftelijke enquête onder cliënten, spreekuur voor cliënten of een bijeenkomst met cliënten. Organisatie De OC kan de cliëntenraad erop wijzen om de binnenkomst van nieuwe (advies)vragen als vast punt op de agenda in de vergaderingen van de cliëntenraad op te nemen. Wanneer er geen vragen (meer) bij de cliëntenraad binnenkomen, wordt dit ook sneller opgemerkt. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 20
Stap 2 De cliëntenraad verkent de (advies)vraag 1. De cliëntenraad ontvangt de (advies)vraag 2. De cliëntenraad verkent de (advies)vraag 3. De cliëntenraad stelt vast of de (advies)vraag bij de cliëntenraad thuishoort Input De cliëntenraad ontvangt vragen die onderwerp kunnen zijn op de agenda van de cliëntenraad. Output De vraag en/of het probleem van de vraagsteller is door de cliëntenraad helder geformuleerd en genoteerd. Inhoud Tijdens de stap van vraagverheldering moet de cliëntenraad kritisch naar de voorgelegde (advies)vraag kijken. Dit om te kunnen beoordelen wat de context van de vraag is: waar gaat het precies over? Taak van de OC De OC kan de raad bij deze stap ondersteunen door de volgende vragen te stellen: 1. Om wat voor soort vraag of probleem gaat het? Wordt er bijvoorbeeld om advies gevraagd? 2. Gaat het om een vraag of probleem van één cliënt of van een groep cliënten? 3. Wat wil de vraagsteller met deze vraag bereiken? Wat is de wenselijke situatie voor de vraagsteller? 4. Wat betekent deze vraag voor de cliënten? 5. Weet de cliëntenraad voldoende om met de vraag aan de slag te gaan? 6. Moet er meer informatie verzameld worden? Moet er nog met de vraagsteller gesproken worden? 7. Is het noodzakelijk om informatie op te vragen bij een andere organisatie (bijvoorbeeld: het Landelijk Steunpunt Medezeggenschap, LSR of Raad op Maat)? 8. Als de cliëntenraad de antwoorden op al deze vragen weet, kan ze dan met de (advies)vraag aan de slag? Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 21
Bij de stap van vraagverkenning past een benaderingswijze door de OC met de volgende kenmerken: Problematiseren: bedenk andere of nieuwe vragen die de raad zichzelf niet stelt om de vraag helder te krijgen en leg deze aan de raad voor. Juist bij deze stap is het van belang om de (advies)vraag helder te krijgen in het kader van de verkenning. Concretiseren: ondersteun de raad om de volgende vragen helder te krijgen: o voor wie is het een vraag? o wat is het voor een vraag? o wanneer is deze vraag een probleem? Doorvragen: help de raad door te vragen door een nieuwe vraag te stellen na een vaag of onduidelijk antwoord op een vraag of als de raad de vraag niet bedenkt. Observeren: kijk wat er gebeurt, hoe iets gebeurt of hoe iemand zich gedraagt en verwoordt deze observatie in een vraag. Zo kun je bijdragen om zaken voor de raad te verduidelijken. Reflecteren: kijk terug op wat er gebeurt in de raad, de raad een spiegel voorhouden, help de raad kritisch na te denken over wat er is gezegd of gedaan. Door te reflecteren ontstaat meer begrip en inzicht in de wijze waarop de cliëntenraadsleden functioneren. Samenvatten: help de voorzitter bij het kort en bondig weergeven van wat er besproken is. Organisatie De OC kan de cliëntenraad erop wijzen dat een volledige vraagverkenning mogelijk om meerdere bijeenkomsten van de cliëntenraad vraagt. Bijvoorbeeld omdat er nog aanvullende informatie nodig is die moet worden na- of opgevraagd. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 22
Stap 3 De cliëntenraad stelt vast of de vraag bij de cliëntenraad thuishoort 2. De cliëntenraad verkent de (advies) vraag 3. De cliëntenraad stelt vast of de (advies)vraag bij de cliëntenraad thuishoort 4. De cliëntenraad bereidt het advies voor Input De vraag en/of het probleem van de vraagsteller is helder geformuleerd en genoteerd. Output De (advies)vraag heeft betrekking op de adviesrechten van de cliëntenraad op grond van de WMCZ en/of betreft een ongevraagd advies vanuit de cliëntenraad. Inhoud Stap 3 hangt nauw samen met stap 2. In stap 2 wordt veel informatie verzameld en in stap 3 wordt vastgesteld of de vraag bij de cliëntenraad thuis hoort. Om welk soort adviesrecht gaat het? De OC dient er samen met de cliëntenraad voor te zorgen dat de (advies)vraag geplaatst wordt in het kader van de WMCZ. Het is immers de taak van de cliëntenraad om op grond van dit kader de belangen van hun achterban te behartigen. Bij een ongevraagd advies kan het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg een helpend document zijn. Taak van de OC De OC kan de raad helpen bij deze stap door de volgende aandachtspunten aan de raad voor te leggen: Past deze vraag bij de cliëntenraad? Kan, mag en wil de cliëntenraad over dit onderwerp adviseren? Wat betekent dit voor het advies dat de cliëntenraad gaat uitbrengen? Om welk soort advies gaat het bij deze vraag? Heeft de cliëntenraad voldoende tijd om binnen de gevraagde termijn een advies te geven? Zo nee, dan kan de cliëntenraad hierover onderhandelen met de vraagsteller. De raad heeft rechten op dit gebied. Mocht het niet lukken om de vraagsteller binnen de gevraagde termijn een advies te geven, dan ondersteunt de OC de cliëntenraad in de taak om de vraagsteller hiervan schriftelijk op de hoogte te stellen en de vraagsteller meer tijd te vragen voor het maken van het advies. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 23
Om invulling te kunnen geven aan deze stap van de methodiek dienen zowel de OC als de cliëntenraad kennis te hebben van de inhoud van de WMCZ en het Kwaliteitskader Gehandicaptenzorg (zoals opgenomen in hoofdstuk 1). De volgende benaderingswijzen kunnen in deze stap ondersteunend werken: Herhalen: nog eens vertellen wat iemand gezegd heeft. Samenvatten: help de voorzitter bij het kort en bondig weergeven van wat er besproken is. Concretiseren: probeer helder te krijgen: o Past de vraag bij de cliëntenraad? o Waar is aanvullende informatie te vinden? Reflecteren: kijk terug op wat er gebeurt in de raad, de raad een spiegel voorhouden, help de raad kritisch na te denken over wat er is gezegd of gedaan. Door te reflecteren ontstaat meer begrip en inzicht in de wijze waarop de cliëntenraadsleden functioneren. Observeren: kijk wat er gebeurt, hoe iets gebeurt of hoe iemand zich gedraagt en verwoord deze observatie in een vraag. Zo kun je bijdragen om zaken voor de raad te verduidelijken. Organisatie Blijkt uit stap 3 dat de vraag niet bij de cliëntenraad thuishoort, dan kan de OC de cliëntenraad erop wijzen de vraagsteller hiervan (schriftelijk) op de hoogte te brengen en indien mogelijk te verwijzen. Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 24
Stap 4 De cliëntenraad bereidt het advies voor 3. De cliëntenraad stelt vast of de (advies)vraag bij de cliëntenraad thuishoort 4. De cliëntenraad bereidt het advies voor 5. De cliëntenraad formuleert het advies Input De (advies)vraag heeft betrekking op de adviesrechten van de cliëntenraad op grond van de WMCZ. Output De cliëntenraad heeft het advies voorbereid door vast te stellen welke zaken in gang moeten worden gezet om een advies te geven aan de vraagsteller. De uitkomst van dit advies moet leiden tot een voor de cliënten wenselijke situatie. Inhoud In deze stap bepaalt de cliëntenraad wat ze met het advies wil bereiken en welke stappen ze daartoe ter voorbereiding nog moet nemen. Taak van de OC De OC ondersteunt het denkproces van de cliëntenraad door het stellen van vragen als: 1. Wat is de wenselijke situatie voor de cliënten? 2. Wat wil de cliëntenraad bereiken met zijn advies? 3. Hoe kan de wenselijke situatie bereikt worden? Op welke manier kan de cliëntenraad dit het beste aanpakken? 4. Is er maar één advies voor de vraag of het probleem of zijn er meerdere adviezen om een voor de cliënten wenselijke situatie te bereiken? Zo ja, welke? 5. Wat zijn de voor- en nadelen van de mogelijke oplossingen? 6. Zijn alle cliënten bij het advies/de adviezen gebaat? Zo nee, hoe gaat de cliëntenraad hier mee om? 7. Is de wenselijke situatie haalbaar? Wat wel, wat niet? 8. Wanneer moet de gewenste situatie bereikt worden? 9. Hoe wil de cliëntenraad aan de voorbereiding van het advies werken? 10. Is de mening van de achterban nodig bij dit advies? 11. Hoe worden de taken verdeeld binnen de cliëntenraad? 12. Wat is een realistische planning? 13. Welke ondersteuning verwacht de cliëntenraad van de OC? Vilans Een methodiek voor ondersteuners van cliëntenraden 25