F.C. Zwaneven BASIC regionaal Doorlichting kalenderjaar 2012 Double PASS Sylvain Dupuislaan 209/2 B-1070 Brussel
Algemene gegevens audit - club: F.C. Zwaneven - reeks: 3 de Provinciale - profiel: 'BASIC regionaal' doorlichting - auditor: Thomas Peer - clubafgevaardigden: B. Peeters (Lid Raad van Bestuur/RvB) - jeugdafgevaardigden: P. Vandenakkerveken (Technisch Verantwoordelijke Jeugdopleiding/TVJO), L. Wens (Jeugdvoorzitter), G. Van Mechelen, S. Dierckx, L. Hermans (Trainers) - documentaire audit: donderdag 3 mei 2012 - rapport geldig tot: zondag 3 mei 2015 Beleid & Organisatie - de missie en visie van de club zijn duidelijk omschreven en konden in de interviews eveneens door iedereen volledig worden bevestigd; we raden aan de gedachtegang betreffende de bestaansreden van de club blijvend aan alle betrokken partijen te communiceren (interne en externe belanghebbenden); tot slot werd ook de rol en de positie van de jeugdopleiding (JO) door dhr. Peeters duidelijk toegelicht; hier werd voornamelijk de combinatie van het sociale en sportieve aspect benadrukt welke de club hoog in het vaandel draagt - de korte en lange termijndoelstellingen werden degelijk omschreven; het is nu uiteraard zaak om deze blijvend op te volgen om de kwalitatieve uitbouw van de JO te garanderen; voor een optimale implementatie en opvolging van de doelstellingen is het raadzaam om deze te formuleren volgens het SMART-principe (wie?, wat?, wanneer?, hoe?); het is positief dat de club de vooropgestelde termijndoelstellingen jaarlijks evalueert en herbekijkt - we raden sterk aan om zich als club/jo voor de spiegel te durven plaatsen door het opstellen van een sterkte/zwakte analyse (SWOT); het is belangrijk dat deze analyse weergeeft hoe de interne (bijv. trainers, ouders enz.) en externe (bijv. sponsors, sportdienst enz.) belanghebbenden de club/jo bekijken; het resultaat van deze SWOT-analyse (en dit auditrapport) kan dan weer de basis vormen voor het verder uitwerken van de lange en korte termijndoelstellingen - uit de globale analyse van de financiële documenten besluiten we dat de JO actueel zelf instaat om het budget voor haar werking rond te krijgen; verder konden we uit de interviews afleiden dat niet alle jeugdinkomsten (volledig) terugvloeien naar de jeugdwerking (bijv. lidgelden); daarom is het opportuun intern eens de oefening te maken wat de JO effectief 'kost' op basis van haar reële inkomsten en uitgaven; we bevelen dan ook sterk aan om een transparant jeugdbudget met gedetailleerde inkomsten en uitgaven op te stellen; bijv. ook de kantine-inkomsten, inkomsten wedstrijden enz. dienen vermeld te worden; dit is een belangrijk aandachtspunt teneinde de werkingsmiddelen voor de JO te optimaliseren om zo de JO daadwerkelijk kracht bij te zetten; om de werking van de JO een versnelling hoger te laten schakelen, is het nodig een structurele top-down investering te voorzien vanuit het clubbudget; een efficiënte en effectieve opleiding i.f.v. van doorstroming kan enkel maar als dit ook (extra) financieel gedragen en ondersteund wordt door het clubbestuur F.C. Zwaneven 2
- er is een cluborganigram aanwezig met een duidelijke positionering van de TVJO/JO; op deze manier is het onmiddellijk zichtbaar waar de JO zich binnen de globale structuur situeert - het is positief dat de 'expert' inzake doorstroming, nl. dhr. Vandenakkerveken, als TVJO deel uitmaakt van de Sporttechnische Commissie (SC) van de club en op deze manier ook inhoudelijk kan meedenken over het sportieve beleid van de club; zo kan hij mee de voetbalvisie van de 1 ste ploeg afstemmen op de (opleidings)visie van de club en de doorstroming van eigen opgeleide spelers stimuleren - de verankering van drie jeugdverantwoordelijken op twaalf leden van de RvB geeft het belang van de JO in de club aan; echter, naar de toekomst toe adviseren we sterk om nog meer jeugdverantwoordelijken te verankeren in het Hoofdbestuur (HB), uiteraard ook met volledig medebeslissingsrecht - in vergelijking met de vorige audit (2008) is de aanwezigheid van een uitgeschreven taken- en bevoegdhedenpakket van de SC een absolute meerwaarde; dit zorgt ervoor dat er beslissingen kunnen genomen worden op een transparante manier, waarbij de SC kort op de bal kan spelen Voetbalopleiding als kernproduct Voetbalspecifieke (opleidings)visie - de filosofie en wijze waarop de JO voetbal op de mat wil brengen (opleidingsvisie), is duidelijk neergeschreven; uit de interviews met de trainersstaf blijkt wel dat dit alles nog niet door iedereen op dezelfde manier naar de praktijk wordt vertaald; zo zijn er nog te uiteenlopende visies over bijv. zonevoetbal, offensieve spelbedoelingen, al dan niet toepassen van (hoge) pressing en creativiteit/individualiteit; bijkomende trainersvergaderingen, waar de verschillende concepten nog eens worden toegelicht en afgestemd, kunnen dit verhelpen; op deze manier zal men de trainers nog meer op één rechte lijn krijgen waardoor het ook mogelijk wordt om een voetbalvisie van de 1 ste ploeg uit te werken en af te stemmen op de opleidingsvisie; zo wordt vervolgens de kans op een efficiënte doorstroming naar de 1 ste ploeg vergroot - de taakomschrijvingen per positie bij 11/11 in B+ en B- zijn mooi uitgewerkt; deze dienen nog aangevuld te worden bij 5/5 (summier) en 8/8 Opleidingsplan - het uitgewerkte opleidingsplan (OP) is een meerwaarde in vergelijking met de vorige FootPASS audit en kan beschouwd worden als een degelijke rode draad die doorheen de JO loopt; ook hier is het belangrijk dat de leerdoelen door de trainers naar de praktijk vertaald worden - de specifieke doelstellingen (technische, tactische en lichamelijke vorming) zijn mooi uitgewerkt voor veldspelers; voor keepers dienen deze nog te worden opgesteld - aansluitend kan er ook gedacht worden om deze doelstellingen te periodiseren (bijv. maandplannen) - het aanbieden van modeltrainingen ter ondersteuning van de trainerstaf is positief; dit ideale verlengstuk van het OP zal helpen de leerdoelen naar de praktijk te vertalen F.C. Zwaneven 3
Organisatie - naast een standaardformulier voor de voorbereiding van trainingen dient er ook een dergelijk document te worden opgesteld ter voorbereiding van wedstrijden - de technische staf volgt de spelers ook steeds goed op door hen te evalueren (en dit op basis van de leerdoelen uit het OP); deze evaluatie maakt het mogelijk aan de sterke en zwakke punten per speler te werken - de club heeft formele afspraken gemaakt over de minimale speeltijd (50%) tijdens wedstrijden per speler; bovendien melden de ouders ons dat deze principes prima worden nageleefd; wel raden we aan deze principes ook toe te passen bij de oudere leeftijdscategorieën (bovenbouw) Communicatie - de informatiebrochure, website, gedragscode enz. zijn handige tools om te communiceren met de leden van de club; ook de infovergadering bij aanvang van het seizoen is een meerwaarde als extra communicatiemiddel; bij dit laatste kan de bovenbouw nog betrokken worden - het intern reglement voor spelers en ouders is degelijk opgesteld; we raden aan dit ook uit te schrijven voor trainers en afgevaardigden (naast de reeds uitgewerkte functieomschrijvingen) - de club organiseert allerhande activiteiten om het verenigingsweefsel te verstevigen; dit kunnen we enkel maar aanmoedigen en stimuleren; de opzet van een quiz, eetfestijnen, kerstfeest enz., willen we hier met stip vermelden omwille van de creativiteit van deze activiteit - de organisatie van een jeugd(participatie)raad is een mooie opportuniteit om de spelers nog actiever bij het beleid van de club te betrekken; dit zal de mondigheid, persoonlijkheid en betrokkenheid van de spelers nog verhogen; dit kan op termijn leiden tot meer engagement en doorstroming naar vrijwilligersfuncties binnen de club - de JO werkt met duidelijk uitgeschreven functieomschrijvingen om zo de taken optimaal te kunnen verdelen onder de medewerkers - door de inschrijvingsgelden van externe bijscholingen terug te betalen, toont de club duidelijk de goede wil om de trainersstaf blijvend bij te scholen; interne bijscholingen vormen echter nog een leegte binnen FC Zwaneven; met de organisatie van bijv. clinics en demonstratietrainingen kan je trainers extra informatie verschaffen m.b.t. bepaalde aspecten van het OP - de club beseft dat de sturing van de trainers een essentieel onderdeel is om de spelers op het veld effectief beter te maken; daartoe kan de TVJO best regelmatig trainingen en wedstrijden van zijn technische staf observeren; het is belangrijk dat hij hierbij niet alleen feedback geeft maar deze ook formaliseert in een evaluatie; dit zou tot slot moeten leiden tot een functioneringsgesprek waarbij de mindere punten van de trainer bijgeschaafd kunnen worden Ondersteuning & Externe Relaties - om een gezonde en verantwoorde sportbeoefening te verzekeren, kan best een vaste blessurebehandelingsprocedure opgemaakt en geïmplementeerd worden (wat te doen vanaf het oplopen van een blessure tot en met de revalidatie); het is te allen tijde te vermijden dat de trainer afgaat op het woord van de speler om de trainingen te hervatten na een blessure; merk F.C. Zwaneven 4
op dat het hier niet over de standaard verzekeringsprocedure van de KBVB gaat - hierop aansluitend is het alvast positief dat er EHBO-instructies bij sportletsels ter beschikking zijn voor de trainers en afgevaardigden; aanvullend kan deze materie extra toegelicht worden door bijv. iemand van het Rode Kruis uit te nodigen op de club - het jaarlijks tornooi en de organisatie van Soccer All Stars zijn mooie voorbeelden van open (extra)sportieve activiteiten die de club organiseert om de relaties met externe organisaties blijvend te onderhouden; hier kan bijv. ook nog gedacht worden aan een rekruterings- of opendeurdag - op sociaal-maatschappelijk vlak kan de club zich nog meer profileren door bijv. het organiseren van activiteiten voor een goed doel, het aanbieden van (voetbal)activiteiten voor sporters met een beperking enz. - de samenwerking met externe organisaties zoals een school, een amateurclub en de lokale overheid dient bekeken te worden vanuit een winwin situatie; voor een efficiënte samenwerking is het opportuun dat de TVJO of een andere jeugdverantwoordelijke een coördinerende rol opneemt; de eerste contacten zijn hier reeds gelegd, want de plaatselijke studenten bouwen het nieuwe sanitaire blok in het kader van hun leerplan; verder denken we hierbij vooral aan activiteiten zoals een voetbalinitiatie op school (door gediplomeerde trainers van de club), de uitwisseling van accommodatie (bijv. sporthal van de school versus de clubterreinen), elkaar bijstaan bij de sportdag van de school of bij een stage van de club - de samenwerking met een andere sportclub kan dan weer een meerwaarde betekenen op het vlak van uitwisseling van kennis, spelers, materiaal en accommodatie; door het bundelen van mensen, middelen en infrastructuur kan de eenvoudige optelsom van de twee clubs leiden tot een grotere meeropbrengst op velerlei vlakken - ledenwerving is één van de meest essentiële zaken om als club het voortbestaan van de vereniging te waarborgen; instroom van nieuwe leden verzekert immers de opleidingspyramide doordat men één of meerdere ploegjes per leeftijdscategorie in competitie kan brengen; verder vormen zij ook een nieuwe bron van inkomsten (lidgelden, kantine enz.), waarbij zij eveneens toekomstige spelers van de 1 ste ploeg kunnen worden, mogelijks zelfs potentiële vrijwilligers (bestuurslid, trainer, scheidsrechter enz.); in dit kader is het alvast positief dat er geflyerd wordt in de plaatselijke school; verder dient er nagedacht te worden over een concreet plan dat voorziet in activiteiten om een optimale instroom van nieuwe jeugdspelers te verkrijgen, en dit niet alleen van jongens maar ook van meisjes (bijv. opendeurdagen, 'voetbalkermis', recreatieve 5><5 tornooien, wedstrijd tussen mama's en duiveltjes, verjaardagsfeestjes op de club enz.) - volgend op de ledenwerving is het natuurlijk zaak de leden bij de club te kunnen houden; vooral in de leeftijd dertien t/m achttien jaar merkt men in het algemeen een opmerkelijke drop-out bij jeugdspelers; daarom is het belangrijk extra inspanningen te leveren om de jongeren in deze leeftijdscategorie betrokken te houden bij de club en niet verloren te laten gaan voor het 'voetbal'; daarom is het aangewezen geregeld te peilen naar de tevredenheid van de leden, specifieke activiteiten te organiseren voor deze leeftijdscategorieën (bijv. deelname buitenlands tornooi), en de spelers die afhaken op te volgen zodat zij nadien weer kunnen aansluiten en een meerwaarde voor de vereniging kunnen vormen F.C. Zwaneven 5
Accommodatie - de JO beschikt over een modern en goed onderhouden jeugdcomplex - positief is dat men per ploeg beschikt over voldoende voetbaldidactisch materiaal en dat elk veld is voorzien van het nodige aantal doelen (groot en klein) - er dient (verder) aandacht geschonken te worden aan de kwaliteit van de trainingsvelden; in deze context kan dan ook best nagedacht worden over de voordelen van een kunstgrasveld (zie kwaliteitshandboek) - er zijn voldoende kleedkamers ter beschikking van de JO en deze zijn van een goede kwaliteit Effectiviteit - acht van de 21 spelers die momenteel deel uitmaken van de A-kern, hebben minstens vijf jaar van hun opleiding bij FC Zwaneven genoten; met deze 38% eigen opgeleide spelers is er nog niet echt sprake van een volwaardig doorstromingsproces; echter, zeven van deze acht jeugdproducten treden regelmatig aan als basisspeler in het 1 ste elftal; dit is alvast een mooi resultaat en een basis om verder op te bouwen; de club/jo mag hier best trots op zijn; teneinde in de toekomst de doorstroming nog te optimaliseren, en ook te kunnen garanderen, adviseren we om het aandeel van eigen opgeleide spelers in de A-kern verder op te drijven - ondanks het feit dat de club in externe vormingsmogelijkheden tussenkomt, beschikt minder dan 33% van de huidige trainers (zeven van de 21) over een voetbalspecifiek diploma; er dient dus absoluut meer aandacht geschonken te worden aan de voetbalspecifieke kwalificaties van de trainersstaf - de continuïteit van de ploegen is gewaarborgd doorheen de JO; dit is één van de deelaspecten die ertoe bijdragen om de drop-out in de JO tegen te gaan (actueel 16%) - het grote aantal vrijwilligers werkzaam in de JO zorgt voor een bruisend verenigingsleven F.C. Zwaneven 6
Actiepunten - een SWOT-analyse uitwerken - een transparant en rechtvaardig jeugdbudget opstellen gevolgd door een top-down investering vanuit het clubbudget - meer jeugdverantwoordelijken verankeren in het HB en ze volwaardig medebeslissingsrecht geven - implementeren van de opleidingsvisie en het OP in de praktijk - uitwerken van taakomschrijvingen per positie voor 5/5 en 8/8 - specifieke doelstellingen voor keepers uitwerken - een standaardformulier ter voorbereiding van wedstrijden opstellen - implementeren van functioneringsgesprekken met de trainers - een intern reglement voor trainers en afgevaardigden opstellen - interne bijscholingen voor de trainersstaf organiseren - optimaliseren van de vaste blessurebehandelingsprocedure - de samenwerking met externe organisaties zoals een school, een amateurclub en de lokale overheid bekijken - zich meer onderscheiden op sociaal-maatschappelijk vlak - verder uitwerken van het ledenwervingsplan - continu aandacht besteden aan het verhogen van de kwalificatie van de trainersstaf - blijven focussen en optimaliseren van de doorstroming naar de A-kern (postformatie) Conclusie Dat FC Zwaneven met zijn jeugdwerking reeds het juiste pad heeft ingeslagen, hoeft geen enkele twijfel. Uit deze audit blijkt duidelijk dat er binnen de club heel wat gemotiveerde mensen aan het werk zijn die zich week na week inzetten ten voordele van de jeugdwerking. Dit heeft zich dan ook vertaald in een mooi jeugdsportbeleid binnen de club. Naar de toekomst toe is het nu zaak om het bestaande OP nog meer in de praktijk te brengen en aandacht te besteden aan bovenvermelde actiepunten. Op deze manier kan de jeugdwerking van FC Zwaneven uitgroeien tot een begrip in de regio. We wensen de club hier alvast alle succes bij! De bijgevoegde scores kunnen best als volgt geïnterpreteerd worden: - Eindscore <30%: de JO is in ontwikkeling. Er wordt aan basiskwaliteit gewerkt. Een scorebord wordt actueel niet toegevoegd. - Eindscore tussen 30% en 50%: de club biedt een JO aan met basiskwaliteit. - Eindscore tussen 50% en 60%: de club biedt een degelijke JO aan. - Eindscore >60%: de club biedt een hoogstaande opleiding aan. F.C. Zwaneven 7
een project van Voetbalfederatie Vlaanderen en Double PASS met de steun van de Vlaamse Overheid Projectleiding: Hugo Schoukens Jo Van Hoecke Projectcoördinatie: David Pauwels Frank Rits Auditoren: Danny Aerts Claude Bamelis Michel Berghs Marco Giovannelli Benny Meurs Thomas Peer Jelle Van Camp Double PASS - Sylvain Dupuislaan 209/2 - B-1070 Brussel
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord F.C. Zwaneven 3de Provinciale 03/05/2012 totaal 2750 1669 61 beleid en organisatie 235 179 76 kernproduct: voetbalopleiding 1155 638 55 interne marketing en HRM 265 157 59 ondersteuning en externe relaties 265 123 46 accommodatie & materiaal 360 215 60 effectiviteit 470 357 76 F.C. Zwaneven 1
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord beleid en organisatie 235 179 76 missie / visie van de club (corporate level) 50 50 100 basistekst missie / visie club 25 25 100 nota termijndoelstellingen 25 25 100 financiële planning 60 18 29 aansturing jeugdbudget 40 18 44 samenstelling jeugdbudget 20 0 0 structuur 125 112 89 organigram 10 10 100 formele verankering JO in de club 115 102 88 kernproduct: voetbalopleiding 1155 638 55 voetbalspecifieke opleidingsvisie 135 109 81 voetbal- en opleidingsvisie van de club 135 109 81 opleidingsplan 250 147 59 aanwezigheid en specificatie 30 18 60 doelstellingen en trainingsaccenten 160 77 48 modeltrainingen 60 53 88 schriftelijke organisatie 35 18 50 schriftelijke training- en wedstrijdvoorbereiding 35 18 50 trainingsgelegenheid 70 60 85 trainingsgelegenheid tijdens wedstrijdperiode (seizoen) 70 60 85 speelgelegenheid 40 36 90 formalisering / bewaking van principes inzake speelgelegenheid 40 36 90 individuele evaluatie en spelervolgsysteem 35 35 100 globale rapportering en opvolging van de spelers 35 35 100 sporttechnische staf (diploma's en ervaring) 590 233 40 hoofdtrainers onderbouw (tot en met U12) 150 73 48 hoofdtrainers middenbouw (tot en met U16) 150 26 17 hoofdtrainers bovenbouw (tot en met B-kern) 120 34 28 andere begeleiders 170 101 59 F.C. Zwaneven 2
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord communicatie & human resources management 265 157 59 interne communicatie 60 42 70 infobrochure / website 15 14 90 intern reglement / code of conduct 25 13 50 communicatiekanalen met ouders 20 16 80 verenigingsleven 85 51 60 organisatie nevenactiviteiten 85 51 60 functieomschrijvingen (technische) staf /medewerkers 25 25 100 aanwezigheid functieomschrijvingen 25 25 100 overleg en vorming technische staf 55 39 71 frequentie van specifieke vergaderingen / overlegmomenten 30 15 50 vormingsmogelijkheden 25 24 97 evaluatie en bijsturing technische staf 40 0 0 evaluatie technische staf 25 0 0 individuele functioneringsgesprekken 15 0 0 ondersteuning en externe relaties 265 123 46 ondersteuning 80 48 59 medische begeleiding 35 18 50 EHBO-kit 25 25 100 sociaal-maatschappelijke initiatieven 20 5 25 externe communicatie, samenwerking, rekrutering 165 74 45 open (extra) sportieve organisaties van de club 60 42 70 samenwerking met (sport)scholen 35 0 0 samenwerking met club(s) uit de regio 35 21 60 samenwerking met lokale overheid 35 11 30 plan ledenwerving en ledenbehoud 20 2 10 F.C. Zwaneven 3
Foot PASS: BASIC regionaal jeugdopleiding scorebord accommodatie en materieel 360 215 60 beheer jeugdcomplex en materiaal 55 55 100 algemene kenmerken jeugdcomplex 55 55 100 wedstrijd- en oefenvelden jeugd 225 95 42 grasvelden 140 95 68 kunstgrasveld(en) ter beschikking van JO 85 0 0 andere accommodatie 80 65 81 kleedkamers 50 50 100 andere lokalen ter beschikking van de JO 30 15 50 effectiviteit 470 357 76 doorstroming 250 208 83 ledencijfers en drop-out 110 95 86 medewerkers (sporttechnisch en vrijwilligers) 110 54 49 F.C. Zwaneven 4