JAARVERSLAG 2016 Commissie bezwaarschriften van de gemeente Heerhugowaard Heerhugowaard, juni 2017
INHOUD JAARVERSLAG 2016 Inleiding 1. Algemeen 4 1.1 Instelling commissie 4 1.2 De commissie.... 4 1.2.1 Samenstelling... 4 1.2.2 Functioneren van de commissieleden.. 5 2. Werkzaamheden commissie in 2016 5 2.1 Algemeen. 5 2.2 Aantal zittingen... 5 2.3 Aantal bezwaarschriften. 6 2.3.1 Aantal ontvangen bezwaarschriften. 6 2.3.2 Wijze van afhandeling.... 7 2.4 Besluitvorming in bezwaren met commissieadvies gegrond.. 7 2.5 Adviezen per afdeling.. 8 2.6 Vervolg bezwaarzaken in (hoger) beroep. 9 2.7 Kanttekeningen... 9 3. Intrekken bezwaarschrift. 10 3.1 Bezwaarzaken in der minne schikken.. 10 3.2 Ingetrokken bezwaarschriften.. 10 4. Doorlooptijden.. 11 4.1 Tijdige afhandeling bezwaarschriften.. 11 4.1.1 Percentage tijdige afhandeling.. 11 4.1.2 Verantwoordelijkheid tijdige afhandeling. 11 5. Ontwikkelingen 2016....... 12 6. Samenvatting en aanbevelingen 6.1 Aanbeveling door de commissie....... 13 BIJLAGE: Overzicht samenstelling commissie op 31 december 2016 2
Inleiding De commissie voor bezwaarschriften brengt jaarlijks aan de raad, het college en de burgermeester een verslag uit over haar werkzaamheden. Het jaarverslag bevat cijfermatige gegevens over de werkzaamheden van de commissie. Dit verslag beslaat de periode van 1 januari tot en met 31 december 2016. Samenvatting jaarverslag 2016 In 2016 heeft de gemeente 435 bezwaarschriften ontvangen en is de commissie 34 keer bijeengekomen ten behoeve van de behandeling van deze bezwaarschriften. De commissie heeft 111 adviezen uitgebracht. De commissie heeft 20 keer het advies gegeven het bezwaarschrift gegrond te verklaren. In 2016 heeft het college 5 keer een keuze moeten maken uit tegengestelde adviezen, aangezien naast het advies van de commissie (gegrond) ook een contrair advies van de vakafdeling werd aangeboden (ongegrond). Het college heeft in alle 5 van deze zaken conform het advies van de vakafdeling beslist. Van alle in 2016 behandelde bezwaarschriften zijn uiteindelijk 15 bezwaarschriften (3%) gegrond verklaard. Door toepassing te geven aan artikel 7 van de verordening commissie bezwaarschriften (het in der minne schikken van een bezwaarzaak) zijn er 308 bezwaarschriften ingetrokken in 2016, dit is 76% van het totale aantal (435) ontvangen bezwaarschriften. In 2016 is 77% van de bezwaarschriften tijdig afgehandeld. De gemeente is 6 keer in gebreke gesteld wegens termijnoverschrijding, echter dit heeft niet geleid tot de betaling van dwangsommen. Het concept jaarverslag is voorgelegd aan de voltallige commissie. Het definitieve jaarverslag is onderwerp van gesprek bij het jaarlijkse overleg tussen het college van burgemeester en wethouders, de voorzitters van de commissie en het secretariaat bezwaarschriften op dinsdag 11 juli 2017. mr.drs. V.M. Behrens voorzitter mr. G.N. Talsma voorzitter i/o C. Spieker - Heinen E. Woerlee M. Sakoer secretaris secretaris juridisch medewerker 3
Hoofdstuk 1. Algemeen 1.1 Instelling commissie Op grond van het bepaalde in artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in samenhang met artikel 84 van de Gemeentewet kunnen gemeentelijke bestuursorganen een adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften instellen. Deze commissie voor bezwaarschriften (hierna: de commissie) is belast met de voorbereiding (het horen en adviseren) van de beslissing op de bezwaarschriften. In verband met de rechtszekerheid en rechtsbescherming voor de burger heeft de gemeente Heerhugowaard ervoor gekozen een onafhankelijke commissie voor bezwaarschriften in te stellen voor de toetsing van de ingediende bezwaarschriften. De commissie is onafhankelijk aangezien de voorzitters én de leden geen deel uitmaken van noch werkzaam zijn onder de raad het college of de burgemeester. 1.2 De commissie 1.2.1 Samenstelling In de Verordening commissie bezwaarschriften (hierna: de verordening) zijn bepalingen opgenomen ten aanzien van de samenstelling en de bevoegdheid van de commissie. Met inachtneming van artikel 3a van de verordening is de commissie ingedeeld in twee kamers, de Sociale kamer en de Algemene kamer. De Sociale kamer behandelt bezwaarschriften naar aanleiding van besluiten (in mandaat) genomen door de afdelingen Halte Werk, Maatschappelijke zaken, Burgerzaken en HRM (rechtspositionele besluiten); De Algemene kamer behandelt bezwaarschriften naar aanleiding van besluiten (in mandaat) genomen door de overige afdelingen van de organisatie. De commissie is ingevolge artikel 2 van de verordening niet bevoegd ten aanzien van: Bezwaarschriften die gericht zijn tegen besluiten op grond van een wettelijk voorschrift inzake belastingen of de Wet waardering onroerende zaken; Bezwaarschriften die kennelijk niet-ontvankelijk zijn; Bezwaarschriften gericht tegen een dwangsombeschikking wegens niet tijdig beslissen; Bezwaarschriften gericht tegen een rentebeschikking; Bezwaarschriften waarvan de rechtbank in beroep de beslissing op bezwaar heeft vernietigd, tenzij door de commissie nog niet op basis van de inhoud werd geadviseerd of indien uit de uitspraak van de rechtbank niet eenduidig de nieuw te nemen beslissing op het bezwaarschrift volgt. De commissie bestond op 31 december 2016 uit twee voorzitters en elf leden (waarvan drie leden tevens plaatsvervangend voorzitter zijn). De voorzitter en de leden van de commissie worden ingevolge artikel 5 van de verordening benoemd voor een maximale termijn van respectievelijk twaalf en acht jaar. Voor een overzicht van de samenstelling van de commissie op 31 december 2016 wordt verwezen naar de bijlage (pagina 14). 4
1.2.2 Functioneren van de commissie De commissie houdt jaarlijks een bijeenkomst in het eerste kwartaal, de input uit deze bespreking wordt meegenomen in het eerstvolgende jaarverslag. De commissie kwam op basis van het voorgaande tot de volgende aanbeveling in het jaarverslag van 2015: Met ingang van 2016 jaarlijks in het eerste kwartaal van het jaar een bijeenkomst beleggen van de commissie voor bezwaarschriften waarin de commissie discussieert over haar werkwijze en voorstellen kan doen in het eerstvolgende jaarverslag. In het eerste kwartaal van 2017 is een succesvolle bijeenkomst belegd (waarbij tevens de nieuwe commissieleden aanwezig waren), waarin de commissie heeft kunnen discussiëren over haar werkwijze en voorstellen heeft gedaan met betrekking tot dit jaarverslag. Tijdens deze bijeenkomst is het digitaal vergaderen - en wat dit zal gaan betekenen voor de commissie besproken. Tevens heeft de kennismaking tussen de zittende commissieleden en de nieuwe commissieleden plaatsgevonden. Hoofdstuk 2. Werkzaamheden commissie in 2016 2.1 Algemeen De wijze van behandeling van een bezwaarschrift is vastgelegd in een procedure. Op hoofdlijnen komt het erop neer dat na ontvangst van een bezwaarschrift de vakafdeling de mogelijkheid onderzoekt de zaak in der minne te schikken. Als dit niet lukt, organiseert de vakafdeling (in samenspraak met het secretariaat) een hoorzitting. Na afloop van de hoorzitting beraadt de commissie zich over het uit te brengen advies dat vervolgens aan het betreffende bestuursorgaan aangeboden wordt voor het nemen van de beslissing op het bezwaarschrift. 2.2 Aantal zittingen De hoorzittingen van de commissie vinden plaats in het gemeentehuis. Op een zitting worden verschillende bezwaren behandeld. 5
2.3 Aantal bezwaarschriften 2.3.1 Aantal ontvangen bezwaarschriften Het aantal ontvangen bezwaarschriften in 2016 gestegen ten opzichte van 2015. In 2015 zijn er 206 bezwaarschriften ontvangen en in 2016 waren dit er 435. In 2016 zijn 255 bezwaarschriften ontvangen die gericht waren tegen het besluit van B&W inhoudende het afbouwen van ADV dagen en generiek verlof van de medewerkers van de gemeente. Dit verklaart de duidelijke toename van het aantal bezwaarschriften van de Sociale Kamer. De commissie heeft echter geen rol gespeeld in de behandeling van deze bezwaarschriften. Dit aantal meetellen (in het totaaloverzicht ontvangen bezwaarschriften Sociale Kamer) zou een vertekend beeld geven. Om die reden is ervoor gekozen de 255 bezwaarschriften niet op te nemen in onderstaand cirkeldiagram wat impliceert dat het totaal aantal bezwaarschriften dan uitkomt op 180 ontvangen bezwaarschriften. Voor wat betreft het aantal ontvangen bezwaarschriften 1 2 van de Algemene Kamer heeft de commissie geconstateerd dat deze iets zijn gedaald ten opzichte van 2015. 1 De overige bezwaarschriften van de Algemene Kamer (2016) betreffen bezwaren gericht tegen besluiten afkomstig van de afdelingen Vastgoed en Welzijn Onderwijs en Cultuur. 2 Drie WOB verzoeken uit 2016 mbt de afdeling Wijkbeheer (cbzw16-297), afdeling ICT (cbzw16-313) en Burgerzaken (cbzw16-403). 6
2.3.2 Wijze van afhandeling Overige wijze van afhandeling 3 4 2.4 Besluitvorming in bezwaren met commissieadvies gegrond In 20 van de 111 in 2016 door de commissie uitgebrachte adviezen heeft de commissie geadviseerd het bezwaarschrift gegrond te verklaren. Door de diverse vakafdelingen is vijf keer - ten opzichte van de 20 commissie adviezen - een contrair advies 5 uitgebracht. Het college heeft in alle vijf 6 de zaken conform het advies van de vakafdeling beslist. 3 Bezwaar Cbzw16-315 is nog in behandeling / in afwachting van uitspraak rechtbank alvorens verdere behandeling kan plaatsvinden. 4 In 2016 zijn er 255 bezwaarschriften ingekomen (cbzw16-088 t/m cbzw16-300) die gericht waren tegen het besluit van B&W d.d. 12 april 2016 (BW16-0145), inzake afbouw ADV dagen en generiek verlof. Het college heeft op 5 juli 2016 een nieuw besluit genomen (BW16-0298). Met dit nieuwe besluit waren alle bezwaarden het eens, alle 255 bezwaren zijn ingetrokken. 5 Contrair advies: het advies van de vakafdeling wijkt af / is tegenovergesteld ten opzicht van het advies van de commissie. 6 Dit betreft cbzw16-017, cbzw16-045, cbzw16-077, cbzw16-318 en cbzw16-320. 7
2.5 Adviezen per afdeling (totaal 111 adviezen 7 ) 7 Het doorgezonden advies naar de rechtbank betreft een advies van de commissie waarin zij zich niet bevoegd acht gelet op artikel 6:15 Awb (Cbzw16-060). 8
2.6 Vervolg bezwaarzaken in (hoger) beroep Het secretariaat van de commissie beschikt over een doorlopende database van bezwaarzaken waarin de belanghebbende in beroep is gegaan. In onderstaande tabel is uitgewerkt in welke bezwaarzaken door de rechtbank in het jaar 2016 uitspraak is gedaan. Bij wijze van leereffect worden de commissieleden in kennis gesteld van deze gerechtelijke uitspraken. Onderwerp 1 Beëindiging van de financiële tegemoetkoming voor taxikosten / gebruikskosten eigen auto (besluit 11-5-2015) 2 Afwijzing individuele voorziening/ keukenaanpassing 3 Besluit inzake toekenning PGB HH 4 Beëindiging van de financiële tegemoetkoming voor taxikosten / gebruikskosten eigen auto (besluit 5-10-2015) 5 Een verleende omgevingsvergunning voor de bouw van appartementen Acacialaan, Taxuslaan en Beukenlaan (Bezwaarschrift ingediend namens meerdere bezwaarden) 6 Een verleende de omgevingsvergunning voor de bouw van een dock-shelter (Bezwaarschrift ingediend namens meerdere bezwaarden) Advies commissie Besluit B&W Uitspraak rechtbank Uitspraak Hoger Beroep ongegrond ongegrond niet-ontvankelijk - ongegrond ongegrond ongegrond - deels gegrond deels gegrond deels gegrond - ongegrond ongegrond gegrond - deels gegrond ongegrond ongegrond - ongegrond ongegrond ongegrond - 2.7 Kanttekeningen De commissie plaatst incidenteel een kanttekening bij een advies. Het gaat dan niet om het signaleren van juridische onvolkomenheden, maar om aanbevelingen van algemene strekking of over de wijze waarop de besluitvorming van de gemeente tot stand kwam. Het commissieadvies met de kanttekening wordt aangeboden aan het betreffende bestuursorgaan, vergezeld van een reactie op de kanttekening van de vakafdeling. De commissie heeft - naar aanleiding van haar eerste ervaringen met de behandeling van bezwaarschriften van de vakafdeling Jeugd - in augustus 2016 een brief naar de (toenmalige) wethouder Jeugd doen toekomen waarin zij haar bevindingen uitte over de gang van zaken en suggesties deed met betrekking tot de behandeling van deze bezwaarschriften van de vakafdeling Jeugd. De commissie constateerde onder andere dat beleidsregels niet altijd werden nageleefd en dat uit een aantal procesdossiers niet altijd duidelijk bleek op welke onderzoeksgegevens de jeugd- en gezinscoach zijn advies aan de gemeente had gebaseerd. Ook werd in een aantal beschikkingen afgeweken van het advies van de jeugd- en gezinscoach, echter uit de beschikking werd het de commissie lang niet altijd duidelijk om welke reden was afgeweken van het advies aangezien een heldere motivering hierin ontbrak. 9
Hoofdstuk 3. Intrekken bezwaarschrift 3.1 Bezwaarzaak in der minne schikken In artikel 7 van de verordening is opgenomen dat alvorens de bezwaarzaak in behandeling wordt genomen door de commissie onderzocht wordt (het secretariaat zet dit uit bij de vakafdelingen) of de zaak in der minne kan worden geschikt. Op twee manieren wordt invulling gegeven aan artikel 7 van de verordening: Quick scan door de vakafdeling direct na ontvangst van het bezwaarschrift (dit kan resulteren in een nader onderzoek door de vakafdeling of in een nieuw primair besluit waarin de bezwaarde tegemoet gekomen wordt in zijn bezwaar) Informele aanpak (voorheen: pre-mediation) in de bezwaarschriftprocedure 3.2 Ingetrokken bezwaarschriften Er zijn in 2016 in totaal 308 bezwaarschriften ingetrokken, echter dit aantal bevat de eerder genoemde 255 bezwaarschriften waarin de commissie bij de afhandeling geen rol heeft gespeeld. Er is voor gekozen deze 255 bezwaarschriften niet op te nemen in onderstaand diagram wat impliceert dat er in totaal 53 bezwaarschriften (29%) van de 180 ontvangen bezwaarschriften zijn ingetrokken (tegen 36% in 2015). Intrekking van het bezwaarschrift geschiedt uit eigen beweging 8 of naar aanleiding van een nieuw besluit. Onderstaand een overzicht van de ingetrokken bezwaarschriften en de reden van intrekking. 8 Onder uit eigen beweging wordt verstaan dat het bezwaarschrift is ingetrokken na verduidelijking van het besluit tijdens een gesprek tussen de vakafdeling en de indiener van het bezwaarschrift of tijdens de hoorzitting. 10
Hoofdstuk 4. Doorlooptijden 4.1 Tijdige afhandeling bezwaarschriften 4.1.1 Percentage tijdige afhandeling De termijn voor het nemen van een beslissing op een bezwaarschrift is opgenomen in de Awb. De beslistermijn voor de beslissing op bezwaar bedraagt 18 weken, gerekend vanaf de dag na bekendmaking van het bestreden besluit. Inclusief de wettelijke verdagingstermijn van zes weken is sprake van een beslistermijn van 24 weken. In 2016 zijn 139 bezwaarschriften (77%) tijdig afgehandeld ten opzichte van 41 bezwaarschriften (23%) die niet tijdig zijn afgehandeld. In 2015 waren 175 bezwaarschriften (85%) tijdig afgehandeld ten opzichte van 31 bezwaarschriften (15%) die niet tijdig waren afgehandeld. In de uitnodiging voor de hoorzitting maakt de gemeente gebruik van de mogelijkheid tot het met zes weken verdagen van de beslissing op het bezwaarschrift. De commissie constateert echter dat 23% van de in 2016 ontvangen bezwaarschriften, ondanks de wettelijke verdagingstermijn van zes weken, niet binnen de wettelijke beslistermijn van 24 weken is afgehandeld. 4.1.2 Verantwoordelijkheid tijdige afhandeling Algemeen De commissie is bekend met de door het Managementteam van de organisatie ingezette fasegewijze verschuiving van de regie over de afhandeling van bezwaarschriften van het secretariaat voor bezwaarschriften naar de vakafdelingen. Het secretariaat houdt zich binnen de bezwaarschriftprocedure in hoofdzaak nog bezig met de correspondentie naar bezwaarde, de organisatie van de hoorzitting en het uitbrengen van het advies. De overige stappen in de behandeling van een bezwaarschrift worden vanaf 1 januari 2013 uitgevoerd door de vakafdelingen. 9 Gezien deze ontwikkeling heeft de commissie aangegeven niet langer de verantwoordelijkheid te kunnen dragen voor een tijdige afhandeling van een bezwaarschrift. De commissie acht zich in het kader van de tijdige afhandeling wél verantwoordelijk voor het vlot uitbrengen van een advies. 9 MT12-0044 / MT12-0082 Bepalen datum hoorzitting, vervaardigen van het procesdossier, het verweerschrift, het B&W-voorstel en de beschikking 11
Tijdigheid nader beschouwd Uit voorgaande cirkeldiagram is op te maken dat de stijging in het percentage niet tijdig afgehandelde bezwaarschriften voornamelijk voor rekening komt van Halte Werk, de afdeling Maatschappelijke Zaken, de afdeling Jeugd en de afdeling Handhaving. Deze stijging laat zich als volgt verklaren: Met betrekking tot de niet tijdig afgehandelde bezwaarschriften is door de commissie geconstateerd dat het merendeel van de procesdossiers veelal tegen het eind van de behandeltermijn bij het secretariaat wordt aangeleverd en daardoor laat op de hoorzitting is ingebracht. Hoofdstuk 5. Ontwikkelingen 2016 Medio 2016 heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden tussen het secretariaat van de commissie voor bezwaarschriften en de vertegenwoordigers van de diverse vakafdelingen. Tijdens deze bijeenkomst is de digitale bezwaarprocedure onder de loep genomen om deze - waar nodig - te optimaliseren. Dit met als doel om de (digitale) behandeling van bezwaarschriften zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Een ander belangrijk punt wat ter sprake kwam is de wens van de organisatie om de commissie voor bezwaarschriften digitaal te laten vergaderen. Dit om de papierstroom, die de huidige werkwijze met zich meebrengt, te verminderen. Medio 2017 zal de commissie dan ook van start gaan met het digitaal vergaderen. De commissie heeft aangegeven het plezierig te vinden als de secretaris een papieren versie (voor eventuele naslag) ter zitting beschikbaar heeft. Dit geldt eveneens voor bezwaarzaken met betrekking tot omgevingsvergunning / bouwtekeningen. 12
Hoofdstuk 6. Aanbeveling 6.1 Aanbevelingen De commissie komt tot de volgende aanbevelingen: Het is meermalen voorgekomen dat de commissie een procesdossier ontving waarbij uit het verweerschrift bleek dat de vertegenwoordiger namens het college adviseerde de bezwaren gegrond te verklaren. Deze bezwaarzaken werden ingebracht met als doel een advies / standpunt van de commissie te verkrijgen dat vervolgens als - soort van - geldende werkwijze werd ingebracht op de desbetreffende vakafdeling. De commissie zal ten aanzien van deze bezwaarschriften geen advies (meer) uitbrengen en zij adviseert de vakafdeling om in dit soort gevallen een nieuw besluit te nemen en de bezwaarzaak niet op hoorzitting in te brengen; De commissie verzoekt de procesdossiers tijdig, compleet, op chronologische volgorde en voorzien van een inventarislijst aan te leveren. Dit is nu vaak niet het geval, de commissie vraag hier expliciet aandacht voor; De commissie constateert dat de motivering van besluiten vaak te wensen over laat, evenals het toepassen van de juiste grondslag. De commissie vraagt hier eveneens aandacht voor. 13
BIJLAGE : Samenstelling commissie voor bezwaarschriften per 31 december 2016 Naam Functie Beroep/specialisatie Zittingsperiode mr. ing. D.H. Poelman Voorzitter AK Hoofd contracting & contract administration Allseas Engineering BV 22 februari 2005-22 februari 2017 mr. G.N. Talsma Voorzitter SK en lid AK Voorheen Jurist bij Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Voorzitter / lid diverse bezwaarschriftenen klachtencommissies 9 september 2008-9 september 2020 mr. J.M. Koppert Lid en plaatsvervangend voorzitter SK Advocaat bij Advocatenkantoor Advocatuur E.R. van Schaik 1 januari 2010-1 januari 2018 J. Schaafsma Lid SK Juridisch beleidsadviseur gemeente Súdwest-Fryslân Lid bezwaarschriftencommissie diverse gemeenten Eigenaar Juridi-SZ (zzp) drs. M. Dröge MSc Lid SK Promovendus Bestuurskunde; Projectleider Strategische audits en transities Ministerie van Defensie M.A. Wijnhoff Lid SK Juridisch adviseur gemeente Texel Mediator (NMI) 1 januari 2012-1 januari 2020 1 januari 2012 1 januari 2020 1 januari 2012 1 januari 2020 mr. drs. V.M. Behrens Lid en plaatsvervangend voorzitter SK en AK Jurist gemeente Alkmaar Lid bezwaarschriftencommissie gemeenten Langedijk en Schagen 1 januari 2012 1 januari 2020 mr. drs. ing. J.H.L.M. de Dood Lid en plaatsvervangend voorzitter AK Stafjurist gerechtshof Den Haag 1 mei 2016-1 mei 2024 mr. W. van Steenbergen Lid AK Jurist Raad van State Den Haag 1 mei 2016-1 mei 2024 S.E.J.M. Bogaarts Lid SK Juridisch adviseur gemeente Hoorn Lid bezwaarschriftencommissie diverse bestuursorganen mr. S. Eljaroudi Lid SK / AK Jurist bij Algemene Onderwijsbond Beleidsadviseur gemeente Hoorn (medio 2016) Lid bezwaarschriftencommissie gemeenten Hoorn en Den Helder mr. J.M.M. Vriend Lid AK Senior beleidsmedewerker juridische zaken gemeente Medemblik Lid gemeenteraad Hollands Kroon mr. M.A. Westendorp Lid SK Instructeur bij het Ministerie van Defensie 1 mei 2016-1 mei 2024 1 mei 2016-1 mei 2024 1 mei 2016-1 mei 2024 1 mei 2016-1 mei 2024 14