Proces behandeling en Uitgangspunten: - Voorliggend werkproces is tijdelijk, in het kader van de uitvoering van het plan van aanpak n.a.v. het rekenkameronderzoek Bezwaarlijke termijnen: tijd voor een heroverweging (maart 2011) kan een bijstelling plaatsvinden. - Beslissen op bezwaar binnen de wettelijke termijn. - /secretariaat informeren elkaar over omstandigheden die van invloed kunnen zijn op de bezwaarprocedure. -De teamleiders van de in het overzicht genoemde teams zijn verantwoordelijk voor uitvoering van de genoemde processtappen en dragen zorg voor een tijdige uitvoering daarvan. - De is verantwoordelijk voor de uitvoering van de bij deze commissie geadresseerde processtappen. Nr. Actie Toelichting Actie door Termijn (na 1. Ontvangst Informatievoorziening inboeken in Gerrit/Corsa 2. Bezwaarschrift in handen secretariaat De secretaris van de houdt een centraal overzicht bij van alle ingekomen en en monitoort de behandeltermijnen daarvan. Informatievoorziening B&D terstond 3. Kopie bestreden besluit B&D vraag een kopie op van het bestreden besluit bij de functionele afdeling. B&D 4. Aanlevering besluit aan (dossier volgt later) 5. Kopie aan functionele afdeling en opvragen bij de functionele afdeling van het procesdossier en verweerschrift De functionele afdeling draagt met het oog op de ontvankelijkheidstoets en de te nemen vervolgstappen zorg voor het z.s.m. aanleveren van het bestreden besluit bij de. De functionele afdeling ontvangt na van het bestreden besluit z.s.m. een kopie van het met het oog op de vervolgprocesstappen. In een begeleidend memo geeft B&D al de (voorlopig) geplande datum van de aan en de uiterlijke datum waarop de stukken bij de moeten zijn. Bij het opvragen van de stukken doet B&D ook een eerste planning van de verdere behandeling en vervolgprocesstappen. Binnen 5 B&D Binnen 2 6. Ontvankelijkheidstoets Beoordeling of en wie er belanghebbenden zijn; toets naar ontvankelijkheid B&D Binnen 5 1
bezwaartermijn; aanwezigheid concrete machtiging; motivering van het. Ook beoordeling wat de zwaarte en urgentie van het is. 7. Ontvangstbevestiging Bij de bevestiging door/namens het meedelen dat: - de commissie over het bezwaar zal adviseren; -reclamant wordt uitgenodigd voor ; - indien nodig reclamant in gelegenheid wordt gesteld a. het aan te vullen; b. binnen een bepaalde termijn ontbrekende motivering moet indienen bij pro-forma bezwaar; c. eventueel een machtiging te overleggen; d. een reden termijnoverschrijding aan te geven. B&D Binnen 2 8. Contact indiener Procedureoverzicht met de geplande data wordt als bijlage bijgevoegd. De functionele afdeling beoordeelt het en bepaalt of de procedure eventueel voorkomen kan worden. De functionele afdeling neemt binnen 7 na kopie telefonisch contact op met de reclamant. Informeren naar: - aard bezwaar; - toelichting op primair besluit; - peilen behoefte ; - inschatting oplossingsrichting/ mogelijkheden alternatieve geschiloplossing en evt. herziening primair besluit. Binnen 7 na kopie bezwaar 9. Informatie aan De functionele afdeling informeert het secretariaat van de per mail binnen 7 of, en zo ja welke actie ondernomen is. vb.: - telefonisch contact of een afspraak gemaakt voor een gesprek, waarbij het besluit wordt toegelicht. - herziening van het besluit op basis van de verkregen informatie. - evt. intrekking van het (zo ja, schriftelijke bevestiging, afschrift aan ) Binnen 7 na kopie bezwaar. Bij actie aanhouding procedure 2
10. Besluit over voortzetting procedure Overleg met voorzitter. De voorzitter beoordeelt of er sprake is van de in artikel 6:19 lid 1 Awb genoemde omstandigheid waardoor het bezwaar wordt geacht gericht te zijn tegen het nieuwe besluit, tenzij dat besluit aan het bezwaar of beroep geheel tegemoet komt, of de in artikel 7:3 of 7:17 Awb genoemde omstandigheden en dientengevolge horen achterwege kan blijven. Reclamant wordt door het secretariaat van de hierover schriftelijk geïnformeerd. Na kopie van nieuw besluit + brief van de functionele afdeling i.g.v. intrekking primair besluit en vervanging door een andere. 11. Besluit over aanhouding Indien overeengekomen wordt een oplossing buiten de bezwaarprocedure te bereiken, dan met instemming reclamant de beslistermijn opschorten/uitstellen. B&D Binnen 7 na reactie functionele afdeling. Schriftelijk info/instemming aanvrager. 12. Planning datum Het secretariaat zorgt voor een zodanige afstemming dat het tijdig op het kan beslissen. In uitzonderingsgevallen: 4 weken verdagen. De voorzitter belegt o.g.v. de Verordening rechtsbescherming Coevorden zoveel en als nodig is i.v.m. het aantal ingediende en. Binnen 7 dagen na 13. Procesdossier en verweerschrift naar De functionele afdeling wordt gevraagd binnen de relevante stukken aan te leveren: - besluitvorming in chronologisch overzicht; - alle op de zaak betrekking hebbende stukken (incl. relevante regelgeving en beleidsnotities); - een verweerschrift (zo kort mogelijk). 14. Opstellen verweerschrift In het verweerschrift kan nader ingegaan worden op onder meer de volgende aspecten: - bestreden besluit; - ontvankelijkheid; - juridisch kader (toepasselijke regelgeving en beleidsregels); - proces en procedurevoorschriften primair besluit; - belangenafweging; - reactie op in bezwaar aangevoerde argumenten. Uiterlijk 14 dagen voor 15. Afstemming vz. kennelijke nietontvankelijkheid/kennelijke ongegrond Afstemming door secretariaat met de voorzitter. De voorzitter beoordeelt of er sprake is van de in artikel 7:3 of Binnen 1 week na stukken 3
7:17 Awb genoemde afdeling omstandigheden en dientengevolge horen achterwege kan blijven. Appellant wordt hiervan in kennis gesteld. 16. Uitnodiging reclamant en college (functionele afdeling) 17. Uitnodiging leden en toezending stukken 18. Mogelijkheid indienen aanvullende stukken door reclamant en Hierin wordt in ieder geval vermeld: - de mogelijkheid van verzoek het tijdstip van de zitting te wijzigen; - het indienen van nadere stukken door appellant en tot tien dagen vóór de zitting; - de mogelijkheid om zich te laten bijstaan of te laten vertegenwoordigen door een gemachtigde. - het secretariaat legt de op de zaak betrekking hebbende stukken minimaal één week ter inzage in het gemeentehuis; - in beginsel niet vaker dan één maal uitstel van de zitting wordt verleend. Verzamelen alle relevante stukken (, besluitvorming, verweerschrift c.a. Indien aanvullende stukken worden ingediend, dan stuurt de deze onverwijld door naar de andere procespartijen en de leden van de. Uiterlijk 3 weken voor de Uiterlijk 3 weken voor 10 dagen voor de (termijn Awb) 19. Bekendmaking CHAH en website van de gemeente Publicatie vindt een week voor de plaats in CoevordenHuisAanHuis (datum ) met een verwijzing naar de website waarop de agenda en de te behandelen en zijn vermeld (geanonimiseerd). 10 dagen voor 20. Pleitnota Het opstellen van een pleitnota is niet verplicht. In het kader van een goede voorbereiding op de kan dit wel gewenst zijn. 21. Hoorzitting Per worden maximaal 4 en behandeld. 22. Verslag Het secretariaat van de stuurt het verslag gelijktijdig naar reclamant en het dat op het moet beslissen. Allen Dag voor 8 weken na bezwaar 23. advies aan Het secretariaat van de stuurt het definitieve advies gelijktijdig naar reclamant en het dat op het moet beslissen. Daarbij wordt de uiterlijke datum aangegeven waarop het moet beslissen. 4
Het kan, indien dit niet al heeft plaatsgevonden, de termijn in uitzonderingsgevallen verdagen met ten hoogste vier weken. 24. Toets advies en opstellen beslissing op bezwaar, inclusief beschikking De functionele afdeling toetst of het advies op een zorgvuldige manier is tot stand gekomen (vergewisplicht, zowel t.a.v. wijze van totstandkoming als inhoud). 2 week na advies 25. Besluit door/namens Verzending beslissing op bezwaar Afschrift naar Het advies van de wordt door het aan appellant ter kennis gebracht door het als bijlage bij de beslissing op het te voegen. 3 weken na advies Beslistermijn processtap Ontvangst uitnodiging aanleveren stukken voor datum advies beslissing op bezwaar Verdaging max. 6 weken Opschorting uiterlijke datum Aldus vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van Coevorden d.d. 3 mei 2011,, secretaris., burgemeester 5