Incassokosten volgens de WIK Aanleiding WIK: In de periode tot de invoering van de WIK op 1 juli 2012 - was er ten aanzien van de hoogte en verschuldigdheid van incassokosten veel onduidelijkheid. In de periode vóór invoering van het nieuw burgerlijk wetboek - op 1 januari 1992 - werden uitsluitend buitengerechtelijke kosten toegewezen, indien de verschuldigdheid uitdrukkelijk op een overeenkomst was gebaseerd. (incassobeding). Ondanks dat in het nieuw burgerlijk wetboek werd opgenomen, dat kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte voor vergoeding in aanmerking kwamen, bleven er in de praktijk onduidelijkheden bestaan over welk bedrag als vergoeding voor incassokosten in rekening mag worden gebracht en of dit bedrag redelijk is. De zogenaamde dubbele redelijkheidstoets was van toepassing. Zo werd beoordeeld of de kosten qua hoogte redelijk waren en of deze kosten in redelijkheid werden gemaakt. De rapporten Voorwerk I en II van de Nederlandse Vereniging voor de Rechtspraak (NVvR) uit respectievelijk 1998 en 2001 brachten ten aanzien van de hoogte van de incassokosten enige duidelijkheid. Daarnaast werd een indicatie gegeven over welke buitengerechtelijke werkzaamheden het in rekening brengen van incassokosten rechtvaardigden. Omdat niet alle rechters hier op dezelfde wijze mee omgingen bleef de rechtsongelijkheid bestaan. Kortom: Iedereen ondervond nadeel van het gebrek aan wettelijke regels, toezicht en controle. Ook was er structureel veel mis met de incassomarkt en waren woekertarieven meer regel dan uitzondering. WIK en BIK: Op 1 juli 2012 zijn de Wet normering van de vergoeding voor kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte (Stb. 2012/140), hierna WIK en het bijbehorende Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (Stb. 2012/141), hierna Besluit BIK, in werking getreden. De WIK is in hoofdzaak van toepassing, indien sprake is van een gelvordering die gebaseerd is op een overeenkomst. Door de invoering van de WIK worden de incassokosten genormeerd en de incassohandelingen geabstraheerd. Hierdoor is het niet meer nodig om te procederen bij onduidelijkheid of onvrede over de hoogte van de kosten. De WIK is geen aparte Wet, maar een aanpassing van artikelen in (ondermeer) het Burgerlijk Wetboek en het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, waarbij de uitbreiding van artikel 6:96 BW met de leden 4 t/m 7 het belangrijkste is. Het BIK regelt ondermeer de hoogte van de incassokosten waarop aanspraak kan worden gemaakt. Van de WIK en het BIK kan niet ten nadele van de consument-schuldenaar worden afgeweken. Indien sprake is van een B2B vordering is het wel toegestaan om aanspraak te maken op hogere incassokosten. Wettelijke basis voor alles omvattende vergoeding: De incassokosten die op basis van de WIK worden berekend, omvatten alle incassohandelingen, ongeacht de omschrijving van de kosten van die handelingen (bijvoorbeeld administratie-, beheers- of registratiekosten). Hieronder vallen ook de kosten van de aangetekende verzending van de verplichte aanmaning onder, indien hiervoor gekozen wordt. Berekening incassokosten: De bedragen worden trapsgewijs lager, naarmate de vordering hoger wordt. De minimumvergoeding bedraagt 40,00. 1
De berekening is als volgt: Het is niet toegestaan om ten aanzien van consumenten hogere incassokosten in rekening te brengen. Wel mag met lagere incassokosten genoegen worden genomen. Omdat sprake is van gemaximeerde tarieven, heeft de rechter geen bevoegdheid om ten aanzien van consument-vorderingen de incassokosten te matigen. Verplichte aanmaning bij schuldenaar-consument: De 14 dagen brief, hierna de aanmaning: Met de schuldenaar-consument wordt een natuurlijk persoon bedoelt, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf. Alvorens incassokosten aan deze schuldenaar kunnen worden berekend, dient er sprake te zijn van de navolgende vereisten: 1. Het verzenden van een (kosteloze) aanmaning, nadat de consument-schuldenaar in verzuim is komen te geraken. (De schuldenaar zal dus in gebreke moeten worden gesteld, of is door bijvoorbeeld het verstrijken van een fatale termijn - zonder ingebrekestelling in verzuim). 2. Het vermelden van de gevolgen van het uitblijven van de betaling, waaronder de vergoeding volgens het Besluit BIK, alsmede het vermelden dat de vergoeding in overeenstemming is met de wettelijke regels. Het wordt aanbevolen om te verwijzen naar de wettelijke regeling en/of het Besluit BIK. 3. Het in acht nemen van een termijn van 14 dagen, te rekenen vanaf de dag na de aanmaning. De verplichte aanmaning kan dus niet gecombineerd worden met de ingebrekestelling op grond waarvan het verzuim moet intreden. De aanmaning kan zowel schriftelijk als digitaal worden verzonden. BTW: Als de aanmaning door de schuldeiser in eigen beheer wordt gezonden, worden de incassokosten vermeld, zonder BTW. Als dan na het verstrijken van de 14 dagen de schuldenaar niet betaalt en de schuldeiser daarna een derde inschakelt, betreft dit een BTW belaste dienst. Een niet BTW-plichtige schuldeiser zal daarom in de aanmaning moeten vermelden dat bij externe incasso de incassokosten worden verhoogd met de BTW, aangezien de schuldeiser geen BTW in vooraftrek kan nemen. 2
Duurovereenkomst en WIK: Indien sprake is van een duurovereenkomst, zoals bijvoorbeeld bij een huurovereenkomst, is het toegestaan op de incassokosten per vordering in rekening te brengen. In dat geval dient per vordering een 14 dagen brief te worden gezonden. Op die manier worden de incassokosten gestapeld. B2B vorderingen: Indien sprake is van een B2B vordering is de WIK van regelend recht. Het is dus toegestaan om afwijkende afspraken te maken over de hoogte van de incassokosten. Deze afwijkende afspraken worden bij uitstek in de algemene voorwaarden of de overeenkomst vastgelegd. Afwijking van de WIK is alleen ten voordele van de schuldeiser mogelijk. Indien van de WIK wordt afgeweken, behoudt de rechter het recht om de incassokosten te matigen. Als ten aanzien van de incassokosten geen nadere afspraken worden gemaakt, geldt de WIK en zijn de wettelijke tarieven van toepassing. Bij B2B hoeft geen 14 dagenbrief te worden verzonden. Ten aanzien van handelsovereenkomsten (tussen bedrijven, of natuurlijke personen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf of tussen bedrijven en overheidsinstellingen) is wettelijk bepaald dat de vergoeding voor incassokosten tenminste 40,00 euro bedraagt en dat deze vergoeding zonder aanmaning verschuldigd is op de dag dat de betalingstermijn is verstreken. Rapport BGK Integraal 2013: Het rapport BGK Integraal 2013, hierna te noemen rapport BGK, is op 1 november 2013 in werking getreden en is in de plaats gekomen van het hiervoor genoemde rapport Voor-Werk II. Het rapport is gemaakt door een werkgroep, bestaande uit leden van de Rechterlijke Macht. In het rapport wordt een overzicht geboden van alle regelingen op het gebied van incassokosten. Ook bevat het rapport aanbevelingen die een leidraad voor de rechter kunnen zijn, in het geval dat de wet onvoldoende duidelijk is. Het rapport is dus geen wetgeving. Alhoewel rechters hebben afgesproken de aanbevelingen van het rapport in principe te volgen, zijn zij hiertoe niet verplicht. Aanbevelingen Rapport BGK: 1. De 14 dagen brief kan niet worden gecombineerd met de ingebrekestelling op grond waarvan het verzuim moet intreden 2. Een afschrift van de 14 dagen brief dient bij de dagvaarding te worden gevoegd, ongeacht of deze schriftelijk of digitaal is verzonden 3. In de 14 dagen brief dient het exacte bedrag dat aan incassokosten verschuldigd is te worden vermeld 4. Het bedrag in de 14 dagen brief moet hetzelfde zijn als in de dagvaarding wordt gevorderd 5. Als het bedrag in de 14 dagen brief lager is dan het bedrag ingevolge de WIK, moeten tevens de maximale kosten worden vermeld 6. De incassokosten worden afgewezen, als de 14 dagen brief een foutief hoger bedrag aan incassokosten vermeldt, dan volgens de WIK is toegestaan 7. Bij B2B zaken geldt de staffel van de WIK en is van een 14 dagen brief geen sprake, tenzij partijen anders overeen zijn gekomen De belangrijkste aanbeveling van het rapport met betrekking tot het verrichten van een nadere incassomaatrel door de schuldeiser, nadat de 14 dagen brief aan de consument- 3
schuldenaar werd verzonden, is door de rechtspraak niet overgenomen. In het rapport is deze aanbeveling inmiddels vervallen. Jurisprudentie: Nadere incassomaatregelen na 14 dagenbrief? Na inwerkingtreding van de WIK was er in de rechtspraktijk verdeeldheid over de vraag of de consument reeds na de enkele 14 dagenbrief incassokosten verschuldigd was, of dat na deze brief nog nadere incassomaatregelen moesten worden genomen. De Rechtbank Gelderland oordeelde dat de 14 dagenbrief op zichzelf onvoldoende was om aanspraak te kunnen maken op incassokosten. Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden bepaalde in haar arrest van 17 september 2013 dat geen nadere incassohandelingen vereist waren om de incassokosten te kunnen toewijzen. Zoals al besproken staat deze visie haaks op de aanbeveling in het rapport BGK Integraal 2013. De kantonrechter van de rechtbank Gelderland heeft hierop op 3 oktober 2013 zogenaamde prejudiciële vragen gesteld aan de Hoge Raad. In het arrest van 13 juni 2014 oordeelde de Hoge Raad, dat verzending van de 14 dagen brief voldoende is voor de verschuldigdheid van incassokosten. Voor toewijzing van incassokosten is het niet vereist dat de schuldeiser daarna nog nadere incassohandelingen moet verrichten. B2B en matiging tot WIK tarieven? In de rechtspraktijk stond afwijking van de WIK tarieven in B2B eveneens ter discussie. Het Gerechtshof s-hertogenbosch heeft op 3 februari 2015 als prejudiciële vraag aan de Hoge Raad voorgelegd, of het in strijd is met de bedoeling van de wetgever om een in een B2B relatie bedongen incassobedrag ambtshalve te matigen tot de wettelijke staffel, die voor consumenten is opgenomen en/of voor partijen die geen afspraken omtrent de hoogte van verschuldigde incassokosten hebben gemaakt, indien niet wordt aangetoond dat de werkelijke kosten hoger zijn dan het bedrag dat bij toepassing van de staffel wordt becijferd. Stapelen van incassokosten: Alhoewel het volgens de wet is toegestaan dat incassokosten worden gestapeld, komt het voor dat rechtbanken het op deze wijze berekenen van incassokosten afwijzen. In dat geval wordt gekeken naar de gehele (aaneengesloten) periode van de overeenkomst en wordt op basis daarvan de incassokosten berekend. Ondermeer de Rechtbank Zeeland- West Brabant hanteert dit uitgangspunt. Overlegging 14 dagen brief : In tegenstelling tot de aanbeveling in het rapport BGK, acht de Rechtbank Limburg overlegging van de 14 dagen brief niet vereist, maar wordt vermelding dat deze brief is verzonden voldoende geacht. Ingebrekestelling: De Rechtbank Rotterdam adviseert om bij de dagvaarding naast de 14 dagen brief ook de ingebrekestelling (indien van toepassing) over te leggen. Volumezaken: In volumezaken waarbij geen 14 dagen brief kan worden overgelegd, maar slechts een voorbeeld van een dergelijke brief, is de kans erg groot dat incassokosten worden afgewezen. Het is hierbij niet van belang dat er voldoende inspanningen waren gedaan. 4
Tot slot: De komst van de WIK heeft voor veel duidelijkheid gezorgd. Zo werden incassohandelingen geabstraheerd en kwamen er wettelijke tarieven. Uit de jurisprudentie blijkt echter dat rechters nog steeds geneigd zijn om de wettelijke regeling niet uniform toe te passen, hetgeen de rechtszekerheid in gevaar brengt. Daarnaast zijn met betrekking tot B2B vorderingen prejudiciële vragen aan de Hoge Raad gesteld en is het afwachten of de Hoge Raad oordeelt dat in dergelijke zaken al dan niet van de WIK mag worden afgeweken en zo ja, onder welke voorwaarden. 5