I. Waarvoor is dit document? De provincie Drenthe wil bewonersinitiatieven ondersteunen bij de aanleg van zogenoemde NGA breedband (NGA staat voor Next Generation Access) in de zogeheten witte gebieden. Dit document is bedoeld als ondersteuning van de bewonersinitiatieven bij de selectie van de partij(en) die de NGA infrastructuur gaat(n) aanleggen. De opzet van het document is zo praktisch mogelijk gehouden, waarbij de beginselen van openbare aanbesteding niet uit het oog zijn verloren. II. Leeswijzer Allereerst wordt kort de procedure uiteengezet, met aandacht voor de offerte-aanvraag en de werkwijze (waaronder beoordeling en besluitvorming). Vervolgens kijken we naar de selectiecriteria: - Juridische vereisten - Financiële en economische vereisten - Technische bekwaamheid - Beroepsbekwaamheid Daarna volgen de uitsluitingsgronden en de gunningscriteria. Tot slot bevat deze leidraad een checklist. Begripsbepalingen - Bewonerscollectief: een groep individuen, wonende in een bepaald gebied dat valt in een regio dat door de provincie is aangewezen als een zogeheten wit gebied - Subsidie: het door de provincie aan bewonerscollectieven ter beschikking te stellen nader overeen te komen bedrag ten behoeve van de aanleg en onderhoud van zogeheten NGA-netwerken (next generation access netwerken). - Wit gebied: een gebied binnen de provincie Drenthe waarin geen breedbandinfrastructuur aanwezig is en in de nabije toekomst waarschijnlijk ook niet op zakelijke voorwaarden zal worden ontwikkeld (bron: Uitvoeringsregeling aanleg breedban Drenthe 2015, Provinciaal blad 2015, nr. 6257, kenmerk voorstel 2015003687). III. Procedure A. Offerte-aanvraag De offerte-aanvraag moet duidelijk, concreet, gedetailleerd en voor iedere partij hetzelfde zijn, zodat elke partij weet wat de bedoeling is en wat geoffreerd moet worden. Daarbij spelen natuurlijk de kwalificaties zoals bij IV beschreven een rol, maar uiteraard ook de (technische) specificaties waaraan het op te leveren product moet voldoen. Daarbij kunnen de technische specificaties als volgt door het bewonerscollectief worden geformuleerd: 1. door verwijzingen naar: technische specificaties en nationale normen waarin Europese normen zijn omgezet, de Europese technische goedkeuringen, de gemeenschappelijke technische specificaties, internationale normen, andere door de Europese normalisatie-instellingen opgestelde technische referentiesystemen, of, als deze niet voorhanden zijn, de nationale normen, de nationale technische goedkeuringen dan wel concept 17 december 2015 / Pagina 1
de nationale technische specificaties die zijn opgesteld met betrekking tot het ontwerpen, het berekenen en het uitvoeren van dit soort werken en het gebruik van producten LET OP: bij iedere verwijzing moet de woorden 'of gelijkwaardig' staan; 2. in termen van prestatie-eisen en functionele eisen (waaronder bijvoorbeeld milieukenmerken); die zodanig nauwkeurig zijn bepaald dat het de partijen die worden verzocht om een offerte uit te brengen, duidelijk is wat het onderwerp van de opdracht is en op basis waarvan het bewonerscollectief kan beoordelen aan welke partij ze de opdracht kan gunnen, en waarbij kan worden verwezen naar de specificaties zoals bij punt 1 genoemd, als het ernaar uitziet dat de termen van prestatie-eisen en functionele eisen overeenstemmen overeenstemmen met de specificaties als bij punt 1 genoemd; of 3. door een combinatie van punten 1 en 2: voor bepaalde kenmerken wordt naar de specificaties als genoemd bij punt 1 verwezen en voor andere kenmerken wordt naar de specificaties als genoemd naar punt 2 verwezen. Het verdient aanbeveling om in de offerte-aanvraag de volgende punten op te nemen: - Gunningscriteria (zie ook onder punt V) Waarop wordt een offerte beoordeeld:? Is alleen de prijs belangrijk of wordt ook naar andere aspecten gekeken? En zo ja, welke? En welk gewicht heeft elk gunningscriterium: welke zijn de belangrijkste en welke zijn minder belangrijk? - Vast stramien Stel een vaste indeling op voor de offertes en geef in de offerte-aanvraag aan dat de offerte op die wijze moet worden ingedeeld. Dit maakt het vergelijken van de offertes makkelijker. - Inleverperiode Neem in de offerte-aanvraag een datum op waarbinnen de offerte moet zijn ontvangen. Heeft een partij niet voor die datum gereageerd, dan wordt offerte buiten beschouwing gelaten. Ook dit laatste punt is van belang om in de offerte-aanvraag op te nemen. B. Werkwijze 1. Offerte-aanvraag naar verschillende partijen uitsturen. 2. Offertes worden door bewonerscollectief op de aangegeven gunningscriteria beoordeeld. 3. Partijen wiens offerte geen aanleiding geven om te worden uitgenodigd voor nadere kennismaking, ontvangen daarover bericht met een korte motivatie. 4. Overige partijen worden uitgenodigd voor gesprek. 5. Na gesprekken wordt beslissing genomen met welke partij verder wordt gegaan. Niet gekozen partijen ontvangen daarover bericht met een korte motivatie. 6. Gekozen partij ontvangt daarover bericht met een korte motivatie. C. Diversen 1. Overeenkomsten met partijen maken: leg afspraken goed vast! 2. Let daarbij ook op de algemene voorwaarden. 3. Belangrijke bepaling: als provincie geen subsidie verleent, gaat project niet door. Het bewonerscollectief kan dan niet aansprakelijk worden gesteld voor door de leverancier(s) geleden schade, hoe ook genaamd. concept 17 december 2015 / Pagina 2
IV. Selectie/kwalificatiefase Voor een project van dergelijke omvang is het belangrijk om een solide, betrouwbare partner te selecteren. Daarbij kunnen onderstaande selectiecriteria helpen: D. Juridische aspecten Hieronder vallen in ieder geval: 1. naam en vestigingslocatie(s) van de onderneming; 2. inschrijvingsnummer handelsregister Kamer van Koophandel; 3. rechtsvorm van de onderneming. E. Financiële en economische draagkracht Onder dit criterium vallen in ieder geval: 1. een indicatie van de omvang van de omzet van de bedrijfsactiviteit die de eventuele opdracht zou gaan uitvoeren; 2. een passende bankverklaring; 3. bewijs van verzekering tegen beroepsrisico s, solvabiliteit en toetsing door een kredietbureau. F. Technische bekwaamheid Ondernemers kunnen hun technische bekwaamheid aantonen op een of meer van de volgende manieren: 1. overzicht van eerdere opdrachtgen gedurende de afgelopen 5 jaar van vergelijkbare aard en omvang in vergelijkbare omstandigheden. Ter onderbouwing van deze lijst worden certificaten meegestuurd, die aantonen dat de belangrijkste opdrachten naar behoren zijn uitgevoerd en waarin: wordt vermeld het bedrag van de opdracht, de plaats en het tijdstip waarop ze zijn uitgevoerd wordt aangegeven of de opdrachten volgens de regels en de stand der techniek van dat moment zijn uitgevoerd en tot een goed einde zijn gebracht. Het is overigens ook mogelijk dat dergelijke certificaten door de bevoegde instantie rechtstreeks aan het bewonerscollectief worden toegezonden; 2. een opgave van de al dan niet tot de onderneming van de ondernemer behorende technici of technische organen, in het bijzonder van diegene die belast zijn met de kwaliteitscontrole en van diegene die de ondernemer ter beschikking zullen staan om de opdracht uit te voeren; 3. aan de hand van de beroepskwalificaties waaronder studie- en beroepsdiploma's van de ondernemer of het kaderpersoneel van de onderneming en in het bijzonder van degenen die zijn belast met de leiding van het project; 4. aan de hand van de vermelding van de maatregelen inzake milieubeheer die de ondernemer kan toepassen in het kader van de uitvoering van de opdracht; 5. aan de hand van een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de onderneming van de ondernemer, en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste 3 jaar; 6. aan de hand van een verklaring die de outillage, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de ondernemer voor het verlenen van de opdracht beschikt. G. Beroepsbekwaamheid Hieronder vallen de inschrijvingen in beroepsregisters en de inschrijving in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. concept 17 december 2015 / Pagina 3
H. Uitsluiten van partijen Naast het goed en gedetailleerd omschrijven van de selectiecriteria, is het ook belangrijk om vast te leggen wanneer een partij wordt uitgesloten van de selectieprocedure. Daarbij kan worden gedacht aan één van onderstaande situaties: a. faillissement; b. veroordeling voor delict; c. ernstige beroepsfouten; d. niet voldoen wettelijke verplichting tot betaling van verzekeringen/belastingen; e. verstrekken valse verklaringen; f. deelneming aan een criminele organisatie; g. omkoping; h. witwassen van geld. Het is niet nodig dat het bewonersinitatief bovenstaande punten zelf onderzoekt: het bewonerscollectief kan partijen zelf elk een schriftelijke verklaring laten afgeven waarin de betreffende partij garandeert te voldoen aan de juridische vereisten en geen aanleiding te geven tot toepassing van uitsluitingsgronden. Het bewonerscollectief kan een partij verzoeken om bewijsmiddelen waaruit blijkt dat de betreffende partij niet verkeert in een van de hiervoor genoemde omstandigheden. Daarbij kan worden gedacht aan: voor 1: een uittreksel uit het handelsregister, dat op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming niet ouder is dan 6 maanden, voor 2: een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming niet ouder is dan 2 jaar, voor 3, voor zover het een onherroepelijke veroordeling of een onherroepelijke beschikking wegens overtreding van mededingingsregels betreft, een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming niet ouder is dan 2 jaar, en voor 4, een verklaring van de belastingdienst die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming niet ouder is dan 6 maanden voor 5 tot en met 8: een gedragsverklaring aanbesteden, die op het tijdstip van het indienen van het verzoek tot deelneming niet ouder is dan 2 jaar. Om onnodig werk aan de zijde van partijen te voorkomen, is het raadzaam om de hiervoor genoemde documenten pas op te vragen als bekend is welke partij de opdracht zal gaan krijgen. V. Gunningscriteria Het is voor partijen van belang om te weten op basis waarvan de opdracht wordt gegund, dus welke maatstaf / maatstaven het bewonersinitatief hanteert om tot een beslissing te komen. Het meest voorkomende gunningscriterium is economisch meest voordelige inschrijving. Met andere woorden: de aanbieding die het meeste biedt voor het minste geld. Als dit gunningscriterium wordt gehanteerd, dan is het verstandig om dat nader te specificeren, bijvoorbeeld door het hanteren van onderstaande criteria: 1. prijs; 2. kwaliteit; 3. technische waarde; 4. esthetische en functionele kenmerken; 5. milieukenmerken; 6. gebruikskosten; 7. rentabiliteit; 8. klantenservice en technische bijstand; 9. datum van levering; 10. termijn voor de levering of uitvoering. concept 17 december 2015 / Pagina 4
Checklist apple Offerte-aanvraag o Zijn de technische specificaties (zie III.A) opgenomen? Zijn de technische specificaties duidelijk omschreven en meetbaar? o Zijn de selectiecriteria opgenomen (zie IV)? Zijn de selectiecriteria duidelijk omschreven? o Zijn de gunningscriteria opgenomen (zie V)? Is bij elk gunningscriterium aangegeven hoeveel het criterium mee weegt in de selectie? o Is een vast stramien voor elke offerte-aanvraag gehanteerd? Is in de offerte-aanvraag vermeld wat de consequentie kan zijn als de offerte dit stramien niet volgt? o Is een uiterste inzendtermijn in de offerte opgenomen? Is daarbij vermeld wat de consequentie kan zijn als de offerte niet binnen de inzendtermijn is ontvangen? o Is voor de partij die de offerte-aanvraag ontvangt, duidelijk naar welk adres de offerte moet worden gestuurd? apple Beoordelen offertes en selecteren partijen (zie IV D/E/F/G en H) o Heeft elke offerte het voorgeschreven stramien gevolgd? Als dat niet het geval is, heeft de betreffende partij dan onderbouwd waarom niet? o In hoeverre voldoet de offrerende partij aan de selectiecriteria zoals vastgelegd in de offerteaanvraag (zie III.A en IV)? apple Niet-geselecteerde bedrijven brief met motivatie sturen o Is duidelijk aangegeven waarom het betreffende bedrijf niet is geselecteerd om nader kennis te maken: is de motivatie objectief en voor iedereen begrijpbaar?. apple Geselecteerde bedrijven uitnodigen voor een kennismakingsgesprek o Is duidelijk aangegeven waarom het betreffende bedrijf wel is geselecteerd om nader kennis te maken: is de motivatie objectief en voor iedereen begrijpbaar? apple Beslissen welk bedrijf opdracht mag uitvoeren o Zijn alle aanvullende documenten door offrerende partijen opgestuurd? Zo niet, heeft de offrerende partij voldoende kunnen onderbouwen waarom niet? o Hoe verhouden de offertes zich tot elkaar, gelet op de gunningscriteria en de daaraan gegeven zwaarte? apple Niet-gekozen bedrijven brief met motivatie sturen o Is duidelijk aangegeven waarom het betreffende bedrijf niet is gekozen om de opdracht uit te voeren: is de motivatie objectief en voor iedereen begrijpbaar? apple Gekozen partij brief met motivatie sturen o Is duidelijk aangegeven waarom het betreffende bedrijf wel is gekozen om de opdracht uit te voeren: is de motivatie objectief en voor iedereen begrijpbaar? apple Contract met gekozen partij opstellen en ondertekenen o Leg hierin duidelijk vast waarom met deze partij wordt samengewerkt (daarvoor kan dezelfde motivatie worden gebruikt als in de brief is vermeld). o Belangrijke bepaling: als provinciale subsidie niet wordt verstrekt, dan gaat het project niet door en kan het bewonerscollectief niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade aan de zijde van de uitvoerende partner(s). o Daarnaast belangrijk om ook aansprakelijkheden van het bewonerscollectief zoveel als mogelijk uit te sluiten. concept 17 december 2015 / Pagina 5
o Leg hierin vast welke algemene voorwaarden van toepassing zijn en als die van de uitvoerende partij van toepassing zijn: lees de voorwaarden dan goed door en heb inzicht waar mogelijke risico s liggen (vooral met betrekking tot aansprakelijkheid, die over het algemeen vergaand wordt beperkt). apple Dossier Het is echt heel belangrijk om een goed en volledig dossier aan te leggen en bij te houden, zodat achteraf altijd verantwoording kan worden afgelegd. o Op 1 locatie leggen. o Indien mogelijk zoveel mogelijk digitaliseren. o Maak van alle (telefoon)gesprekken een (kort) verslagje: wanneer, met wie, wat is besproken en wat is besloten; betreft niet alleen (telefoon)gesprekken tussen bewonerscollectief en partijen, maar ook tussen leden bewonerscollectief zelf. o Alle correspondentie in het dossier! Zoals offertes, brieven, e-mails, verslagen van bijeenkomsten, korte weergave van (telefoon)gesprekken gevoerd met betrekking tot dit onderwerp, motiveringen (voor zover niet in brieven / verslagen vastgelegd) waarom een bepaalde actie is ondernomen en wat het resultaat ervan is, enzovoort. concept 17 december 2015 / Pagina 6