Convenant Horeca en activiteiten Inleiding Dit convenant beschrijft de samenwerking tussen Koninklijke Horeca Nederland afdeling Zwolle, Horeca Evenementen Stichting Zwolle en Stichting Stad en Cultuur te Zwolle. Het convenant legt vast op welke wijze de horeca en Hedon in nauwe en structurele samenwerking met elkaar, vorm en inhoud gaan geven aan een gevarieerd activiteiten niveau in Zwolle. De samenwerking is gericht op het vergroten van de levendigheid van de stad, een ruimere keuzevrijheid voor activiteiten in Zwolle en een harmonieuze samenwerking. De partijen: 1. Vereniging Koninklijke Horeca Nederland, afdeling Zwolle, vertegenwoordigd door haar voorzitter de heer T. Runhaar (hierna: KHN) 2. Horeca Evenementen Stichting Zwolle, vertegenwoordigd door haar voorzitter de heer T. Leensen (hierna: HESZ) 3. Stichting Stad en Cultuur (verantwoordelijk voor Poppodium Hedon en Buro Ruis) vertegenwoordigd door haar directeur de heer A. Riemersma (hierna: Hedon) Overwegende dat: HESZ verantwoordelijk is voor de organisatie van activiteiten ten behoeve van haar achterban, zijnde aangesloten horeca ondernemers in Zwolle; KHN verantwoordelijk is voor de belangenvertegenwoordiging van haar aangesloten horeca ondernemers; Hedon een culturele en maatschappelijke instelling, onder andere gericht op de organisatie van culturele en maatschappelijke activiteiten. Partijen belang hebben bij een toenemend aantal bezoekers van de Zwolse binnenstad; Partijen van mening zijn dat een gevarieerd en breed activiteitenniveau wenselijk is en bijdraagt aan een groter bezoek aan de stad; Partijen behoefte hebben aan harmonieus overleg over samenwerking en ontwikkelingen; Partijen helderheid wensen over verstrekte vergunningen en de interpretatie daarvan; Partijen de meerwaarde kennen van een culturele instelling als Hedon en zich realiseren dat Hedon ook een aanzienlijk aantal activiteiten voor verschillende doelgroepen dient te organiseren voor haar eigen bestaansrecht; Hedon een ruime ervaring heeft in het organiseren van muziekevenementen en de marketing daarvan; Hedon bereid is om haar expertise ook voor activiteiten buiten het podium in te zetten; 1
Partijen zich realiseren dat er momenten zijn dat er concurrentie kan bestaan tussen de verschillende horeca en cultuurgelegenheden. Hedon bereid is afspraken te maken over het karakter en frequentie van activiteiten die volgens de vergunningen en regelgevingen zijn toegestaan, maar door KHN als ontwrichtend worden ervaren voor de horeca als totaal. Besluiten zij om: Samenwerkingsafspraken te maken over de organisatie van activiteiten en evenementen in Zwolle; Samenwerkingsafspraken te maken over een frequent overleg en een harmonieuze samenwerking; Werkafspraken te maken over de hoofdlijnen van de openingsstelling van Hedon; Frequent overleg te voeren over de activiteiten en de werking van het convenant; Partijen willen de samenwerking gestalte geven door: Minimaal tweemaal per jaar een overleg te plannen tussen HESZ / KHN en Hedon over mogelijke gezamenlijke initiatieven en het afstemmen van de HESZ programmering en het convenant;. Jaarlijks in gezamenlijkheid minimaal 2 activiteiten te organiseren waar horeca ondernemers bij aan kunnen haken; Een belangrijk deel van de Studentenactiviteiten van Buro Ruis te organiseren in horeca gelegenheden. Uitgaande van een individuele samenwerking met een horecaondernemer; Afspraken te maken over PR en marketing van gezamenlijke evenementen; De doelstellingen, het bestaansrecht van Hedon te respecteren en te accepteren; Elkaar niet in de media of bij de Gemeente Zwolle negatief te belichten; Partijen hun eigen achterban te informeren over de afspraken die vastgelegd zijn in het convenant en partijen informeren dat Hedon openstaat voor samenwerkingsinitiatieven, mits de formatie van Hedon dat toelaat ; Verschil van inzicht, onderlinge problematiek bespreekbaar te maken in het bovengenoemde overleg en derhalve geen officiële klachten in te dienen bij de Gemeente Zwolle zonder dat er een persoonlijk gesprek aan vooraf is gegaan. Uit te gaan van wet- en regelgeving die voor partijen kader stellend is Indien mogelijk gezamenlijke belangen gezamenlijk te agenderen bij de Gemeente Zwolle; gezamenlijk beschikbaar zijn voor gesprek met de Gemeente Zwolle inzake aspecten van een aantrekkelijke binnenstad en de regelgeving die daarmee samenhangt; Partijen niet over willen gaan tot wijzigingen in de structuur van Hedon waardoor meer activiteiten kunnen worden georganiseerd dan wenselijk is. Het delen van voor de samenwerking relevante expertise die bij de organisaties aanwezig is Zich naar vermogen in te zetten om een constructieve samenwerking tot stand te brengen door het ontwikkelen van een cultuur van samenwerken en samen optrekken De volgende intenties af te spreken over de invulling van de activiteiten: 2
o o o Hedon is terughoudend met de organisatie van danceprogrammering op de vrijdagavond; Hedon is terughoudend met de organisatie van danceprogrammering op de donderdagavond; Er wordt maximaal 1 maal per maand op donderdag en 1 maal per maand op vrijdag een danceactiviteit geprogrammeerd in Hedon; o Hedon organiseert geen bruiloften, feesten of partijen van persoonlijke aard (in dit convenant betreft dit natuurlijke personen) ongeacht of hier culturele activiteiten aangekoppeld zijn of niet. Hedon verwijst geïnteresseerden door naar Horeca gelegenheden in de omgeving; o Hedon heeft conform vergunningen en contracten de mogelijkheid om zalen te verhuren, bijvoorbeeld voor congressen en evenementen. Bij activiteiten die geen culturele of maatschappelijke link hebben, wordt geen alcohol geschonken. o Hedon tracht activiteiten (niet zijnde de danceprogrammering) te beëindigingen op een moment dat er ruim voldoende tijd resteert om voor 04.00 uur een andere horeca gelegenheid te bereiken. De samenwerkingsafspraken primair te voeren vanuit kansen geredeneerd. Partijen zijn terughoudend om de culturele, danwel maatschappelijke waarde van de programmering te bediscussiëren. Immers Hedon kan voor zijn bestaansrecht niet alleen verliesgevende activiteiten organiseren. Ook grotere artiesten en winstgevende activiteiten leveren publiek op dat van buiten Zwolle komt en in de plaatselijke horeca bestedingen doet. Hedon krijgt de mogelijkheid om lid te worden van HESZ, indien dat conform de reglementen van deze partijen mogelijk is en er voldoende draagvlak is vanuit de achterban. Hedon kan zelf afwegen of het lidmaatschap aangegaan wordt. Partijen staan garant voor continuïteit in de samenwerking: Investeren in een langdurige samenwerking betekent een langdurige relatie opbouwen en onderhouden. Reorganisaties en personeelsverloop blijken bekende hoofdoorzaken van het verwateren van de relaties en het vervagen van de afspraken. Alle convenantpartners nemen de verantwoordelijkheid om er voor te zorgen dat bij uitval of vertrek van een medewerker die een rol speelt in deze samenwerking er binnen 2 maanden adequate vervanging geregeld is. Adequaat betekent met hetzelfde mandaat een volledige overdracht gerealiseerd wordt naar de vervanger c.q. opvolger, zodat het project met minimale tijd en energieverlies doorgang kan hebben. De convenantpartners spreken de intentie uit om bij verschil van inzicht over de samenwerking bij de partners, of bij de partners aangesloten ondernemers, zich in te zetten om er op alle niveaus samen uit te komen. Dit kan ook inhouden dat er samen bepaald wordt aan welke partijen het verschil van inzicht voorgelegd wordt, zodat er ruimte ontstaat om samen tot een oplossing te komen. Duur en Evaluatie: Partijen zullen de naleving van het convenant jaarlijks evalueren en de uitgangspunten en afspraken indien nodig bijstellen. Dit convenant wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. Partijen mogen zich op elk moment van het jaar terugtrekken uit het convenant rekening houdend met een opzegtermijn van drie maanden met opgave van reden. 3
Opgemaakt en getekend: Zwolle, 13 september 2016 Voor akkoord: Vereniging Koninklijke Horeca Nederland, afdeling Zwolle, vertegenwoordigd door haar voorzitter de heer T. Runhaar --------------------------------------------------- Horeca Evenementen Stichting Zwolle, vertegenwoordigd door haar voorzitter de heer T. Leensen -------------------------------------- Stichting Stad en Cultuur (verantwoordelijk voor Poppodium Hedon, en Buro Ruis) vertegenwoordigd door haar directeur de heer A. Riemersma --------------------------------------------------- Kopie aan: Gemeente Zwolle 4
Denkrichting inhoudelijke samenwerking. Dit document is de verdere uitwerking van het convenant tussen KHN, HESZ en Hedon. Eenmaal per jaar overleg te voeren over het convenant en de organisatie van activiteiten; Minimaal tweemaal per jaar een overleg tussen HESZ en Hedon over mogelijke gezamenlijke initiatieven en het afstemmen over de HESZ programmering. Vervolgafspraken worden normaliter per evenement gemaakt. Jaarlijks in gezamenlijkheid minimaal 2 grootschalige activiteiten te organiseren waar horeca ondernemers bij aan kunnen haken; Zoals bijvoorbeeld: o Popronde o Landnacht, thema avond waarbij aangesloten ondernemers hun onderneming in de sfeer van een land brengen. De (live-) muziek wordt op de sfeer aangepast. Hier kunnen restaurants op aanhaken o Caférock o Bruisweken (Buro Ruis) o Koningsdag (Buro Ruis) o Caféjazz Bij gezamenlijke initiatieven zal Hedon ook in haar eigen marketing aandacht geven aan de evenementen. Om evenementen sterker te maken zullen wellicht ook HESZ gelden voor programma wenselijk zijn Hedon zal op basis van het tijdig aangeleverde programma van de HESZ zoveel mogelijk rekening houden met dat programma. Een belangrijk deel van de Studentenactiviteiten van Buro Ruis te organiseren in horeca gelegenheden. Uitgaande van een individuele samenwerking met een horecaondernemer. Denk bijvoorbeeld aan Préparties, Paardpop, introductieprogramma s studenten, etc. Adviseren op programma van HESZ evenementen (ondersteuning bij bijvoorbeeld Stratenfestival) Voortzetten begeleiding en ontwikkeling van opkomende bandjes die vervolgens ook in de horeca gelegenheden kunnen optreden. Op Hedon site een pagina te maken met Horeca partners. Op deze pagina wordt aangegeven dat voor en na een concert in de stad nog genoeg te doen is. De horeca ondernemers kunnen een link plaatsen en een korte toelichting geven. Hiervoor willen we wel graag van de desbetreffende ondernemers de mogelijkheid hebben om publiciteit materiaal op te hangen dan wel neer te leggen Zwolle, 13-9-2016 5