Beleidsplan Sponsorcommissie 2016-2020 Versie 1.1, september 2016 v.v. Minerva Minerva in balans Beleidsplan zoals goedgekeurd door de sponsorcommissie en het bestuur van v.v. Minerva
Inhoudsopgave 1 Voorwoord pagina 3 2 Het Kader pagina 4 2.1 Doelstelling 2.2 Realisatie 2.3 Verspreiding 2.4 Geldigheid 3 De Context pagina 4 3.1 Terugblik 3.2 Missie 3.3 Visie 3.4 Organisatie 3.5 Begroting 4 De Strategie pagina 5 4.1 Doelgroep 4.2 Werving 4.3 Binding 4.4 Draagvlak 4.5 Evaluatie 4.6 Agenda 4.7 Jaarplan 4.8 Budget 5 De Sponsoren pagina 7 5.1 Algemeen 5.2 Naturasponsoring 5.3 Club van 50 5.4 Bordsponsoring 5.5 Kledingsponsoring 5.6 Naamsponsoring 5.7 Naamsvermelding 6 Bijlagen pagina 8 Bijlage 1: Sjabloon Sponsorcontract Bijlage 2: Brochure Sponsorpakketten
1 Voorwoord Dit beleidsplan bestrijkt de periode van 2016 tot 2020 en wordt gedragen door alle leden van de sponsorcommissie en het bestuur van vv Minerva. Dit beleidsplan vormt een duidelijk kader, aan de hand waarvan de commissieleden de besluitvorming en het operationeel handelen kunnen toetsen. Met dit beleidsplan onderschrijft en bekrachtigt de sponsorcommissie het beleidsplan van v.v. Minerva.
2 Het Kader 2.1 Doelstelling De volgende doelstellingen zijn voor dit beleidsplan vastgesteld: Helderheid scheppen met betrekking tot de missie van de sponsorcommissie voor de komende vier jaar Duidelijkheid bieden aan nieuwe commissieleden, en het karakter van de sponsorcommissie uitdragen Handvaten aanreiken voor commissieleden in hun besluitvorming en operationeel handelen in kaart brengen van mogelijkheden voor (nieuwe) sponsoren 2.2 Realisatie Voor de realisatie van dit beleidsplan is gekeken naar het ledenbestand, bestaande sponsoren, het beleidsplan van v.v. Minerva en naar potentiële sponsoren in de gemeente Heusden en omstreken. Dit beleidsplan is geaccordeerd door het bestuur. 2.3 Verspreiding Dit beleidsplan is opvraagbaar bij het secretariaat of is in te zien op de website van v.v. Minerva. 2.4 Geldigheid Dit beleidsplan is geldig voor een periode van vier jaar, ingaande vanaf april 2016. Medio 2020 wordt dit beleidsplan geëvalueerd en wordt er een nieuw beleidsplan gemaakt.
3 De Context 3.1 Terugblik Tot op heden is er altijd een tekort geweest aan sponsoren. Dit leidde niet tot grote verliezen, maar zorgde ervoor dat er geen of weinig innovaties in de club kwamen. Doordat v.v. Minerva haar ambities wil verwezenlijken vanaf 2014, is er meer sponsorgeld benodigd om dit te kunnen bewerkstelligen. 3.2 Missie vv Minerva De missie van vv Minerva is: het mogelijk maken van recreatieve en competitieve volleybalsport in de regio Waalwijk tot en met s-hertogenbosch West. vv Minerva hanteert hierbij de volgende speerpunten: 1. Focus op kwaliteit van de volleybalsport 2. Focus op ledenbehoud en ledengroei 3. Focus op een financieel sluitende begroting om bovenstaande mogelijk te maken. 3.2 Missie van Sponsorcommissie De missie van de sponsorcommissie van v.v. Minerva luidt: Het genereren van gelden ten bate van extra uitgaven die niet worden gedekt door de basisvoorziening. Voorbeelden hiervan zijn een extra training, het aantrekken van gekwalificeerde trainers en het jeugdkamp. Deze missie wordt gerealiseerd door het zoeken en aanbrengen van sponsoren die mogelijk een tegenprestatie verwachten. 3.3 Visie Minerva heeft kwaliteit hoog in het vaandel. Om in een zo grote regio volleybal te kunnen aanbieden zijn een aantal harde voorwaarden te stellen. Zo is er een goede interne organisatie nodig, vooral voldoende trainers van het gewenste VT3 niveau. In de regio Waalwijk t/m Den Bosch zullen op plaatsen waar dat gewenst is voor de kinderen lokale trainingsgroepen gefaciliteerd worden met duidelijke aanspreekpunten voor de ouders en kinderen. Op een aantal plaatsen zal een jeugdafdeling met C, B en A jeugd kunnen ontstaan b.v. Waalwijk, Drunen, Vlijmen en Den Bosch ook senioren volleybal recreatief kan hier ontstaan of bestaat deels al. De competitieve teams zullen hun training en competitie in de nieuwe hal in Drunen de komende jaren kunnen spelen. Gecentreerd om talententen goed te kunnen volgen en de top trainers en spelers als groot team naast elkaar te hebben. Dit is noodzakelijk om als vereniging t.z.t. tot divisie niveau te kunnen groeien. De sponsor commissie faciliteert de vereniging in dit proces met bedrijven en personen die een bijdrage of in geld of middelen geven om de ambitieuze doelstellingen te kunnen behalen. 3.4 Organisatie De sponsorcommissie heeft een voorzitter en commissieleden. Zij zijn allen verantwoordelijk voor het werven, binden en beheren van de sponsoren. Tevens zijn zij, in samenwerking met de penningmeester, verantwoordelijk voor het beheren van de sponsoradministratie. 3.5 Begroting
Om de extra activiteiten van v.v. Minerva te bekostigen is de begroting van de sponsorcommissie vastgesteld op: 500 euro per jaar. 1. Folder materiaal voor leden / donateurs werving. Ook design van folders, posters, website, voor promotionele middelen, allen afgestemd met de commissie communicatie. 2. Middelen om sponsoren jaarlijks aandacht te kunnen geven, te betrekken bij de verenigingsactiviteiten.
4 De Strategie 4.1 Doelgroep De doelgroep wordt verdeeld in twee categorieën: de potentiële sponsoren, die geworven moeten worden, en de bestaande sponsoren, die gebonden moeten blijven. De potentiële sponsoren zijn onder te verdelen in de volgende groepen: a) Personen of bedrijven die binding hebben met v.v. Minerva b) Bedrijven die reclame maken in blaadjes en krantjes c) Bedrijven die borden hebben bij hockey, tennis of voetbalvereniging d) Bedrijven die hun werkregio willen uitbreiden De bestaande sponsoren zijn onder te verdelen in de volgende groepen e) Naturasponsor Draagt bij in natura, zoals drukwerk, tenten of wijn voor de loterij (zie par. 5.2) f) Club van 50 Draagt bedrag bij, en verbindt zich als zodanig aan de vereniging (zie par. 5.3) g) Bordsponsor Draagt bedrag bij, en wil een bord hangen bij wedstrijden (zie par. 5.4) h) Kledingsponsor Draagt substantieel bedrag bij, en wil bedrukking op kleding (zie par. 5.5) i) Naamsponsor Draagt groot bedrag bij, en wil zijn naam verbinden aan v.v. Minerva (par.5.6) De natura sponsoren en de Club van 50 zijn: goodwill sponsoren. De bord-,kleding- en naamsponsor zijn: commerciële sponsoren. 4.2 Werving potentiële sponsoren Het werven van potentiële sponsoren gebeurt door een gerichte actie op één van de doelgroepen van de categorie potentiële sponsoren. Hierdoor ontstaat focus en kunnen we de sponsoren gericht benaderen: a) Personen die binding hebben met v.v. Minerva o Werven door benaderen van ouders van jeugdleden o Werven door benaderen van seniorenleden en hun partners o ophangen wervingsbord b) Bedrijven die reclame maken in blaadjes en krantjes o Voorstellen reclame bij v.v. Minerva c) Bedrijven die borden hebben bij hockey, tennis of voetbalvereniging o Voorstellen reclame bij v.v. Minerva d) Bedrijven die hun werkregio willen uitbreiden a. Voorstellen reclame in gemeente Heusden en omstreken Het werven is een gedeelde verantwoordelijkheid van alle leden van v.v. Minerva. 4.3 Binding bestaande sponsoren
Wanneer een sponsor eenmaal voor v.v. Minerva heeft gekozen, dient die sponsor gebonden te blijven. Dit gebeurt door de sponsor proactief te laten weten dat we aan hem denken en hem bedanken voor zijn bijdrage. Voor de binding van goodwill sponsoren (e+f), geldt: Nader te bepalen in de Jaaragenda. Voor de binding van commerciële sponsoren (g+h+i), geldt: Huidige reclame uitingen, zoals het publicatiebord, het oranje boekje en de website, blijven intact en worden geactualiseerd Aan het begin van ieder seizoen een nieuwsbrief met de evenementen agenda Aan het eind van ieder seizoen een nieuwsbrief met de besteding van sponsorgelden Eén maal per seizoen een kerstkaart Eén maal per seizoen een teamfoto met reclamebord, voor kledingsponsoren Eén maal per seizoen een foto van alle reclameborden, voor bordsponsoren Eén maal per seizoen een actie voor de naamsponsor Meermalen per seizoen uitnodigen voor de evenementen Eén maal per seizoen een bedankje voor alle sponsoren Deze acties wordt in nauw overleg met de PR commissie geregeld. 4.4 Draagvlak Omdat sponsorwerving via alle leden kan lopen, moet draagvlak worden gecreëerd voor dit beleidsplan. Draagvlak wordt gecreëerd door positieve bekendheid te geven aan de sponsorcommissie binnen v.v. Minerva. Eén maal per seizoen nieuwsbrief voor alle leden waarin wordt uitgelegd waar de sponsorcommissie voor staat en wat zij doet Het moet leuk zijn om sponsoren te werven, maar er mag ook iets tegenover staan: een cadeau, een vlaai, een drankbon of iets dergelijks Middels de Club van 50 wordt vruchtbaarheid gegeven aan het nut van sponsoren. 4.5 Evaluatie Alle commerciële sponsoren worden in mei geëvalueerd. Hierbij wordt gekeken of de sponsor gedurende het afgelopen seizoen voldoende geïnformeerd was, of hij tevreden is met de besteding van zijn bijdrage en wat hij komend seizoen wil veranderen. 4.6 Agenda De jaaragenda ziet er als volgt uit e) In september wordt het oranje boekje verspreid f) In september worden de facturen verstuurd g) In september wordt een nieuw jaarplan gemaakt h) In september worden de teamfoto s gemaakt, eventueel met reclamebord i) In september worden de foto s gemaakt van alle reclameborden j) In september wordt de nieuwsbrief aan alle sponsoren verzonden met een evenementen agenda k) In december wordt de kerstkaart verstuurd l) In april wordt de nieuwsbrief aan commerciële sponsoren verzonden met besteding van sponsorgelden m) In mei vindt de evaluatie van de sponsoren plaats n) In juni wordt het bedankje aan de sponsoren verstuurd
o) In juni vindt de evaluatie van het jaarplan plaats p) Vergaderingen worden afgestemd op evenementen, zodat kledingsponsoren tijdig uitnodiging ontvangen q) Het hele jaar kan werving plaatsvinden Verreweg de meeste activiteiten zijn gericht op de commerciële sponsoren. 4.7 Jaarplan Om greep te houden op de activiteiten gedurende het komende seizoen, wordt in september een jaarplan gemaakt. Dit jaarplan past binnen het kader dat door dit beleidsplan wordt aangegeven, en bevat een aantal acties voor komend seizoen. Het jaarplan wordt in juni geëvalueerd. Aan de hand van deze evaluatie wordt voor het komende seizoen het nieuwe jaarplan gemaakt. 4.8 Budget Voor de sponsorcommissie wordt een budget vrijgemaakt dat evenredig is aan de geleverde inspanning om sponsoren te werven en te binden. Voor het werven en binden van potentiële en bestaande sponsoren is naar schatting een bedrag nodig gelijk aan 5% van de sponsorinkomsten. Dit bedrag wordt besteed aan drukkosten, bedankjes, enz. en wordt in goed overleg met de penningmeester verdeeld.
5 De Sponsoren 5.1 Algemeen Voor haar sponsoren doet v.v. Minerva reclame uitingen middels bedrukking van kleding, het ophangen van reclameborden en naamsvermelding. Een naamsponsor mag daarnaast ook zijn naam verbinden aan v.v. Minerva. Indien een persoon of bedrijf sponsor wil worden van v.v. Minerva, volgt, indien van toepassing, overleg met de sponsorcommissie en het bestuur. In dat overleg zullen de volgende randvoorwaarden worden betrokken Er zijn geen belangenconflicten met de beleidsplannen van v.v. Minerva of de sponsorcommissie Er zijn geen belangenconflicten met andere sponsoren Het bestuur van v.v. Minerva heeft het recht om, met gegronde redenen, een sponsor te weigeren. 5.2 Naturasponsoring Een naturasponsor draagt bij aan het welzijn van v.v. Minerva door het leveren van producten. Voorbeelden hiervan zijn Bidons, presentjes of prijzen van acties en drukwerk. Een naturasponsor handelt vaak geheel vrijblijvend. 5.3 Club van 50 Iemand die bij de Club van 50 zit, draagt geheel vrijblijvend zijn steentje bij aan v.v. Minerva in de vorm van een geldelijke bijdrage. Hiervoor verwacht hij geen tegenprestatie. 5.4 Bordsponsoring Een bordsponsor heeft een bord of doek met zijn logo dat opgehangen wordt in wedstrijdsporthal tijdens de thuiswedstrijden van v.v. Minerva. Met betrekking tot het contract gelden de volgende regels: Voor iedere afmeting van bord of doek is een minimaal sponsorbedrag vastgesteld Initieel wordt een sponsorcontract voor minimaal drie seizoenen afgesloten 5.5 Kledingsponsoring Een kledingsponsor heeft kleding of ander toebehoren bedrukt met zijn logo, die gedragen wordt door het team tijdens wedstrijden. Met betrekking tot de bedrukking gelden de volgende regels: De uniformiteit met betrekking tot de verenigingskleuren (te weten blauw en oranje) van de sponsorbedrukking op de kleding dient gewaarborgd te zijn De teamleden zijn verplicht om de bedrukte kleding te dragen om de uniformiteit te handhaven Met betrekking tot het contract gelden de volgende regels: Voor ieder team is een minimaal sponsorbedrag vastgesteld voor de tegenprestaties Initieel wordt een sponsorcontract voor minimaal drie seizoenen afgesloten De kledingsponsor sponsort v.v. Minerva zoals afgesproken tussen sponsor en sponsorcommissie; het sponsorcontract is niet overdraagbaar naar andere teams Een kledingsponsor mag naast de sponsoring ook een geldelijke bijdrage leveren om (een deel van) de kosten van de teamleden over te nemen. Met betrekking tot de geldelijke bijdrage gelden geen regels. 5.6 Naamsponsoring Een naamsponsor mag zijn naam verbinden aan v.v. Minerva. De looptijd van het contract van een naamsponsor is minimaal drie seizoenen, om niet te vaak te wisselen. 6.7 Naamsvermelding Iedere commerciële en goodwill sponsor krijgt naamsvermelding via de volgende media
in het oranje boekje op de website op het publicatiebord in de ontvangstruimte van de wedstrijdsporthal Indien mogelijk en beschikbaar wordt van de commerciële sponsor het logo gebruikt.
6 Bijlagen Bijlage 1: Brochure Sponsorpakketten vv Minerva is gestart met het aanbieden van sponsor pakketten. Wat houdt dit precies in? Voor een bepaald bedrag wat de sponsor wil aanbieden om de vereniging te steunen krijgt zij ook wat terug. Sponsoren willen weten wat er met het geld wat zij uitgeven gebeurt en of er resultaat mee geboekt wordt. En terecht! Losse mogelijkheid tot sponsoring: Logo plaatsen op de website www.vvminerva.nl en op de verenigings app: Voor 1 jaar: 50,- Voor 2 jaar: 75,- Voor 3 jaar: 125,- Voor onbepaalde tijd: 175,- Aanbod van reclame bord in de sporthal: Uw reclamebord kan in de sporthal hangen voor 200,- per twee jaar. Dit is exclusief de kosten van het bord zelf. Hoeveel mensen zien mijn bord? Elke zaterdag dat er wordt gespeeld zullen de borden in de sporthal worden opgehangen. Er spelen bij Minerva meer dan 12 teams mee in de competitie. Bijna elke zaterdag (van september tot eind april) wordt er wel een wedstrijd in de eigen sporthal gespeeld waardoor uw bord zichtbaar is voor vele spelers en toeschouwers! Het merendeel van de bezoekers komt uit de regio. Steden zoals Den Bosch, Oss, Uden, Tilburg, Breda en Eindhoven ontbreken daar niet aan.