BELEIDSPLAN STICHTING DE ZWAAN 2015-2018
INHOUDSOPGAVE: 1. Inleiding 2. Doelstelling 3. Huisvesting 3.1 Automatisering 3.2 Algemeen personeelsbeleid 3.3 Taken coördinator Open Huis 3.4 Taken coördinator Programma 3.5 Bestuur 3.6 Financieel leid 3.7 Vrijwilligers 4. Voorwaarden 5. Lijst met afkortingen 1. Inleiding De Stichting de Zwaan is in mei 2000 opgericht door: - de Diaconie van de Hervormde en Gereformeerde Samen op Weg Gemeente te Alkmaar, - de Diaconie van de Evangelisch Lutherse Gemeente te Alkmaar en - de Alkmaarse Raad van Kerken. 2
De Zwaan is een organisatie die voor de uitvoering van de werkzaamheden financiële bijdragen ontvangt van zowel kerkelijke als niet kerkelijke instellingen en particulieren. De organisatie bestaat in hoofdlijn uit een bestuur (allen vrijwilligers), twee betaalde personeelsleden en een aantal vrijwilligers. Het bestaansrecht en functioneren van de Zwaan is gekoppeld aan de toezegging van financiën door verschillende kerkelijke en niet kerkelijke instanties. 2. Doelstelling: De doelstelling (statutair) van de Zwaan luidt als volgt: Het zonder winstoogmerk aan belangstellenden informatie, gesprek, hulp en bezinningsmogelijkheden op het gebied van geloof, levensbeschouwing en zingeving aan te bieden vanuit de bijbelse geloofstraditie. De stichting biedt haar activiteiten aan in samenwerking met de Coördinatiegroep Laatdiensten, het ISBA en de ARK. De Stichting wil een kerkelijk informatiecentrum zijn en van daaruit een herkenbare presentatie van de kerken in de stad Alkmaar bevorderen op het gebied van diaconaat, pastoraat, bezinning en liturgie. Tot het doel behoort voorts het verrichten van alle handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn. De stichting tracht haar doel ondermeer te verwezenlijken door: - het tot stand brengen van een aandachtscentrum ten behoeve van de diaconale en pastorale activiteiten, - organiseren van bezinnende activiteiten, - het bekendheid geven aan daarvoor in aanmerking komende activiteiten van de ISBA, de Coördinatiegroep Laatdiensten en ander missionair diaconale activiteiten van de bij de ARK aangesloten geloofsgemeenschappen, - vrijwilligers te werven en toe te rusten voor het (mede) uitvoeren van het werk, desgewenst één of meerdere beroepskrachten aan te stellen die coördinerend, begeleidend, toerustend, representerend en waar nodig uitvoerend werkzaam zijn en - alle andere wettige middelen die in de ruimste zin met het één en ander verband houden. 3
3 Huisvesting: De beroepskrachten en vrijwilligers werken vanuit hun huisadres of de locatie die aan de Zwaan ter beschikking is gesteld, n.l. de ruimte op de Oudegracht 185 te Alkmaar. De administratie en het archief wordt momenteel bij een van de bestuursleden thuis bewaard. 3.1 Automatisering: Voor het maken van (nieuws)brieven, flyers, jaarverslag e.d. wordt veelal gebruik gemaakt van de pc van de beroepskrachten zelf. De Zwaan is sinds enkele jaren in het bezit van een eigen pc en all-in-one printer waarop de notulen en overige stukken van de Zwaan vervaardigd worden. De Zwaan heeft een eigen website die door een vrijwilliger up-to-date gehouden wordt. 3.2 Algemeen personeelsbeleid: Beide beroepskrachten worden betaald uit de bijdragen die de Zwaan ontvangt van zowel kerkelijke als niet kerkelijke instanties. Op de arbeidsovereenkomst zijn de Arbeidsvoorwaardenregeling van de Zwaan van toepassing. Deze zijn voor een groot deel overgenomen uit de Arbeidsvoorwaardenregeling Protestantse Kerk in Nederland. Het pensioen van de werknemers wordt ondergebracht bij Pensioenfonds PFZW. 3.3 Taken coördinator Open Huis: * het op directe wijze begeleiden van vrijwilligers in hun dagelijks werk * het vormen en toerusten middels een jaarprogramma van de vrijwilligers * het werven van nieuwe vrijwilligers 3.4 Taken Coördinator Programma: * het organiseren van cursussen, vormen van meditatie, lezingen en films. * het onderhouden van contacten met de diverse cursusleiders * het verzorgen van de administratie die hier mee te maken heeft 4
3.5 Bestuur: In de huidige situatie bestaat het bestuur uit 5 personen, n.l. een voorzitter, een waarnemend secretaris en penningmeester en drie leden. 3.6 Financieel beleid: Van diverse kerkelijk en niet kerkelijke instanties, donateurs en deelnemers aan ons programma ontvangt de Zwaan financiële middelen. Daaruit betalen wij de cursusleiders, diverse organisatie voor het gebruik van hun ruimte, onze medewerkers, de belastingdienst, het pensioenfonds e.d. De ontvangsten en uitgiften lopen allemaal via een rekening op naam van Stichting de Zwaan bij de ING. De penningmeester vermeld alle ontvangsten en uitgaven in een programma in Excel waarna het KKA aan de hand van deze gegevens en de fysieke stukken de jaarrekening opmaakt. Sinds februari 2011 heeft de Zwaan een ANBI verklaring, hierdoor kunnen instanties of particulieren hun giften aan de Zwaan aftrekken van de inkomsten- of vennootschapsbelasting. De hiervoor vereiste informatie die daarvoor op de website van de Zwaan staat wordt zo snel dit kan aangepast aan de nieuwste situatie. 3.7 Vrijwilligers: Voor de verschillende gastvrouwen en gastheren die als vrijwilliger in het Open Huis werkzaam zijn wordt jaarlijks een voorjaars- en een najaarslunch georganiseerd en daarnaast wordt er ook aandacht besteed aan vorming en toerusting door middel van een of meerdere workshops. 4. Voorwaarden: Voor het optimaal en kwalitatief functioneren van de Zwaan zijn de volgende voorwaarden van belang: * toezegging van diverse instanties om de Zwaan de komende jaren financieel te ondersteunen * personele deskundigheid * daadkrachtig en slagvaardig bestuur * betrokkenheid en medewerking van vrijwilligers 5
5. Lijst met gebruikte afkortingen: ARK ANBI ING ISBA KKA PFZW Alkmaarse Raad van Kerken Algemeen Nut Beogende Instelling Internationale Nederlanden Groep Interkerkelijk Sociaal Beraad Alkmaar Kantoor Kerkelijke Administraties Pensioen Fonds Zorg en Welzijn 6