Terugkoppelsjabloon kostprijsmodel RZ15A

Terugkoppelsjabloon kostprijsmodel RZ15A Versie 1.2 15 oktober 2013

Inhoudsopgave 1 Inleiding... 3 2 Controles... 4 2.1 Algemeen... 4 2.2 Aanlevering documenten... 5 3 Fases conform het kostprijsmodel... 6 3.1 Fase 1: Bepalen van de kostendragers... 6 3.2 Fase 2: Aansluiting bij resultaat en uitsluiten kosten en opbrengsten... 6 3.2.1 Aansluiten bij het resultaat van de jaarrekening... 6 3.2.2 Uitsluiten kosten en opbrengsten uit de kostprijsberekening... 7 3.3 Fase 3: Bepalen totale instellingskosten voor kostprijzen... 9 3.3.1 Bepalen totale instellingskosten... 9 3.4 Fase 4: Indeling kostenplaatsen in hoofd en hulpkostenplaatsen... 9 3.5 Fase 5: Kostensoorten behandelaren uitsluiten van behandelsetting... 10 3.6 Fase 6: Toerekenen kosten behandelaren aan kostendragers behandelaren... 11 3.7 Fase 7: Bepalen productiviteitspercentage van behandelaren... 11 3.8 Fase 8: Kostprijsberekening van behandelaren... 12 3.9 Fase 9: Toerekenen kosten aan de behandelsetting... 13 3.10 Fase 10: Kostprijsberekening van de behandelsetting... 14 DBCOnderhoud 2 15

1 Inleiding Bij het berekenen van kostprijzen worden door de instelling diverse (impliciete) keuzes gemaakt. Dit document dient voor de vastlegging van deze keuzes. Voor de interne vastlegging en voor de externe verslaglegging van deze kostprijsberekening aan de NZa, moeten de instellingen dit terugkoppelsjabloon invullen. Dit sjabloon is zodanig opgesteld dat het de fases van het kostprijsmodel volgt, zoals beschreven in paragraaf 4 en volgend van het kostprijsmodel DBC GRZ v.2.2. Dit terugkoppelsjabloon moet bij de kostprijsaudit gereed zijn. De accountant zal dit terugkoppelsjabloon als leidraad bij zijn onderzoek hanteren. DBCOnderhoud 3 15

2 Controles 2.1 Algemeen 1. Is voor de kostprijsberekening en aanlevering het kostprijsmodel 'DBC GRZ Kostprijsmodel v2.2. gebruikt? 2. Is gebruik gemaakt volgens het Prismant rekeningschema? Indien dit niet het geval is, kunt u aangeven welke structuur gebruikt wordt? 3. Heeft u en/of uw instelling vaker (nacalculatorische) kostprijzen berekend? 4. Worden de kostprijzen nog voor andere doeleinden dan de kostprijsaanlevering aan DBCOnderhoud gebruikt? 5. Welke computerapplicatie(s) gebruikt uw instelling om de kostprijzen te berekenen? 6. Heeft u bijzonderheden geconstateerd die op voorhand van belang zijn bij het verdere vervolg van het berekenen van de kostprijzen? DBCOnderhoud 4 15

2.2 Aanlevering documenten Zijn alle onderstaande documenten bij de berekening van de kostprijzen verzameld en aangeleverd? Ontvangen 1. Aanleversjabloon (v2.4) 2. Goedgekeurde jaarrekening 2013 3. Organigram 2013 4. Kostenverdeelstaat 2013 5. Opgaaf gehanteerde hoofdkostenplaatsen 6. Opgaaf gehanteerde hulpkostenplaatsen 7. Opgaaf gehanteerde verdeelsleutels per hulpkostenplaats 8. Uitdraai en onderbouwing registratieaantallen 2013: verpleegdagen, dagbehandelingen, polikliniekbezoeken, huisbezoeken en intercollegiaal consulten 9. Uitdraai en onderbouwing FTE stand personeelsadministratie 2013 DBCOnderhoud 5 15

3 Fases conform het kostprijsmodel 3.1 Fase 1: Bepalen van de kostendragers 1. Is er onderscheid gemaakt tussen categorieën verpleegdag, dagbehandeling, ICC, huisbezoek, polikliniekbezoek en sluit dit aan bij de dbcregistratie? 2. Is er onderscheid gemaakt tussen tijdschrijvende behandelaars en sluit dit aan bij de dbcregistratie? 3. Komen er klinisch verplegende activiteiten voor in de dbcregistratie en is er een kostprijs aangeleverd? 4. Zijn er interpretatie problemen die een belangrijke invloed hebben op de kostprijsberekening? 3.2 Fase 2: Aansluiting bij resultaat en uitsluiten kosten en opbrengsten 3.2.1 Aansluiten bij het resultaat van de jaarrekening 1. Is het resultaat van het rekeningschema aangesloten met het resultaat van de jaarrekening 2013? 2. Betreft de aansluiting het enkelvoudig of geconsolideerd resultaat? 3. Indien geen aansluiting met het resultaat van de jaarrekening bestaat, willen wij u vragen dit toe te lichten. DBCOnderhoud 6 15

3.2.2 Uitsluiten kosten en opbrengsten uit de kostprijsberekening 1. Bij het uitsluiten van kosten en opbrengsten kunnen vijf stappen gehanteerd worden (zoals beschreven in paragraaf 6.2 en volgend van het kostprijsmodel). Indien er in uw instelling sprake is van een of meerdere van de onderstaande stappen, licht deze dan toe: Stap a: het uitsluiten van kosten(soorten). Stap b: het uitsluiten van opbrengsten. Stap c: in mindering brengen (salderen) van de opbrengsten op de kosten waarop de opbrengsten betrekking hebben. Stap d: elimineren van kosten, opbrengsten (en eventuele productie) die met deze functies samenhangt. Stap e: verhogen van het productievolume met de productie die samenhangt met een activiteit / kostenplaats die niet via DBCzorgproducten bekostigd wordt. 2. Zijn kapitaallasten uitgesloten in de kostprijscalculatie? 3. Is er sprake van huurkosten van vaste activa? Zo ja, is een genormeerd bedrag van 4% gecorrigeerd? 4. Is er in de kostenverdeelstaat sprake van resultaten uit deelnemingen en samenwerkingsverbanden of middelen ontvangen ter financiering van andere instellingen en/ of behandelaars? Zo ja, zijn deze in mindering gebracht op de kosten of buiten de kostprijsberekening gehouden? DBCOnderhoud 7 15

5. Vinden er nietprimaire activiteiten bij de instelling (zoals een restaurant, verhuur van ruimten, parkeergelegenheid etc.) plaats? Zo ja, welke zijn dat dan? Bedragen de kosten van deze nietprimaire activiteiten meer dan 1% van de totale opbrengsten? Zo ja, heeft u hier dan ook indirecte kosten aan toegerekend? 6. Zijn significante (meer dan 1% totale exploitatiekosten) eenmalige of bijzondere kosten uitgesloten in de kostprijscalculatie? 7. Is er bij uw instelling sprake van opbrengsten uit zorgprestaties die geen onderdeel uitmaken van de AWBZverstrekking (bijvoorbeeld het wassen van kleding)? Zo ja, zijn deze in mindering gebracht op de kosten of buiten de kostprijsberekening gehouden? 8. Is er bij uw instelling sprake van onderlinge dienstverlening? Zo ja, kunt u aangeven of dit ziekenhuisverplaatste zorg is en/of triage? Wanneer sprake is van triage, zijn de opbrengsten hiervan uitgesloten? 9. Wanneer er sprake is van onderlinge dienstverlening, wordt de gedeclareerde dienstverlening dan in de boekhouding vastgelegd op (een) separate kostensoort(en)? Zo nee, kunt u aangeven wat de omvang is en hoe dit in de kostprijsberekening verwerkt is? DBCOnderhoud 8 15

3.3 Fase 3: Bepalen totale instellingskosten voor kostprijzen 3.3.1 Bepalen totale instellingskosten 1. In figuur 2 (hoofdstuk 7) van het kostprijsmodel wordt een voorbeeld gegeven van een opstelling van de totale instellingskosten voor kostprijzen. Kunt u voor uw instelling een dergelijke opstelling maken? 3.4 Fase 4: Indeling kostenplaatsen in hoofd en hulpkostenplaatsen 1. Zijn de kosten toegerekend aan de hulpkostenplaatsen conform de in het kostprijsmodel opgenomen definities? a. Zo nee, kunt u toelichten welke definities gehanteerd zijn? 2. Zijn er interpretatie problemen die een belangrijke invloed hebben op de kostprijsberekening? 3. Is de opgaaf van hoofdkostenplaatsen duidelijk en correct conform de definities uit het kostprijsmodel? 4. Is de opgaaf van hulpkostenplaatsen duidelijk en correct conform de definities uit het kostprijsmodel? DBCOnderhoud 9 15

3.5 Fase 5: Kostensoorten behandelaren uitsluiten van behandelsetting 1. Sluiten de FTE aantallen aan bij de uitdraai en onderbouwing FTE stand vanuit de personeelsadministratie? 2. Hoe is omgegaan met de toedeling wanneer een behandelaar zowel op een grzafdeling als op (een) nietgrzafdeling(en) heeft gewerkt? 3. Kunt u het aantal opgegeven FTE onderbouwen aan de hand van de personeelsadministratie? 4. In hoeverre heeft de instelling het proces van tijdsregistratie van de behandelaren op orde? Zitten hier nog elementen van onzekerheid in? 5. Heeft u per grzbehandelaar een aparte kostenplaats in de boekhouding gecreëerd/vastgelegd, conform de Richtlijnen voor inrichting financiële administratie 2013? 6. Is bekend hoe sociale lasten (419 en 421 rubriek) bepaald zijn, i.e. specifiek per functionaris of generiek met behulp van een instellingsgemiddelde? 7. Worden er subsidiebedragen voor opleiding vanuit het opleidingsfonds door de instelling ontvangen? a. Zo ja, is het bedrag uit het opleidingsfonds in mindering gebracht op de kosten geboekt op de indirecte kostenplaats opleiding? Of b. Is het bedrag uit het opleidingsfonds in mindering gebracht op de directe loonkosten van het desbetreffende beroep? 8. Blijkt uit de onderbouwing FTE stand personeelsadministratie of 418rubriek dat er sprake is van PNIL? a. Zo ja, zijn kosten en fte gedifferentieerd per behandelaar DBCOnderhoud 10 15

meegenomen in de kostprijscalculatie? 3.6 Fase 6: Toerekenen kosten behandelaren aan kostendragers behandelaren 1. Is het instellingsspecifieke overheadpercentage bepaald zoals beschreven in paragraaf 10.3 van het kostprijsmodel? a. Zo nee, wat is de reden van afwijking? 2. Indien het instellingsspecifieke overheadpercentage anders dan bij de bovenstaande vraag tot stand is gekomen. Kunt u uitleggen hoe u dit heeft berekend? 3. Heeft u het instellingsspecifieke overheadpercentage toegerekend aan de directe kosten van de behandelaren? 3.7 Fase 7: Bepalen productiviteitspercentage van behandelaren 1. Heeft de instelling bij het registreren van de productie van behandelaren het document 20130101 Handleiding registratie grz v20130311 gehanteerd? a. Zo nee, wat is de reden ervan en welke (andere) registratieregels zijn gevolgd? DBCOnderhoud 11 15

2. Is de organisatie erin geslaagd om over het boekjaar 2013 productiviteitspercentages per behandelaar te berekenen? a. Zo nee, wat is hiervan de reden? 3. Is voor de totstandkoming van de productiviteitspercentages per behandelaar (behandelgroep) gebruik gemaakt van een (specifieke) applicatie? 4. Naar analogie van vraag 2, fase 5 (onderdeel 3.5), hoe is dan met de berekening van het productiviteitspercentage omgegaan met de (toerekening/toedeling van) indirect en nietpatiëntgebonden tijd, indien behandelaren niet alleen voor de afdeling grz werken? 5. Zet in een tabel de gerealiseerde productiviteitspercentages per behandelaar (behandelgroep) af tegen de genormeerde productiviteitspercentages en verklaar de verschillen. <Tabel> 3.8 Fase 8: Kostprijsberekening van behandelaren 1. Vul de tabel uit de voorgaande vraag (vraag 5, fase 7, onderdeel 3.7), aan met de kostprijzen, waarmee u een overzicht van de kostprijzen per behandelaar (behandelgroep) kunt overleggen. <Tabel> 2. Hoe heeft u de formatie van de behandelaren bepaald? 3. Heeft u voor de bepaling van het aantal netto werkbare uren (NWU) het voorgeschreven aantal (van 1.471,6) uren gehanteerd? a. Zo nee, hoe is de opstelling van de netto werkbare uren? DBCOnderhoud 12 15

3.9 Fase 9: Toerekenen kosten aan de behandelsetting 1. Naar analogie van figuur 3 (hoofdstuk 7) uit het kostprijsmodel, vragen wij u een opstelling te maken waarin de totale instellingskosten voor kostprijzen wordt verdeeld naar behandelaren en naar de behandelsetting. 2. Gezien alle bewerkingen die in de afgelopen fases hebben plaatsgevonden, is het van belang dat aansluiting blijft bestaan met de in hoofdstuk 7 berekende totale instellingskosten voor kostprijzen. Heeft u daarom de navolgende controles uitgevoerd: a. Sluiten de totale kosten van de behandelaren en de totale kosten van de behandelsetting aan op de eerdere berekening van de totale instellingskosten voor kostprijzen? b. Sluiten de totale instellingskosten voor kostprijzen verminderd met de uitgesloten kosten en opbrengsten aan bij het resultaat van het desbetreffende boekjaar? 3. Welke verdeelsleutels heeft de instelling voor de verdeling van de kosten van hulpkostenplaatsen over de hoofdkostenplaatsen gehanteerd? Is hierbij sprake van de standaard/voorgeschreven verdeelsleutels personele kosten, totale kosten, fte s, of omzet uit het kostprijsmodel? Zo nee, geef een toelichting waarom niet en wat de betreffende verdeelsleutels zijn. <Tabel> DBCOnderhoud 13 15

4. Wanneer u in fase 2 (onderdeel 3.2.2., vraag 6) heeft aangegeven dat de kosten van nietprimaire activiteiten meer dan 1% van de totale exploitatiekosten bedraagt, dient u indirecte kosten toe te rekenen. Zijn deze indirecte kosten toegerekend? 3.10 Fase 10: Kostprijsberekening van de behandelsetting 1. Is voor de bepaling van de kostprijs voor klinisch verpleegkundige activiteiten gebruik gemaakt van de 5 minuten kostprijs van de klinisch verpleegkundige? a. Zo ja, zijn de totale kosten duur klinisch verpleegkundige activiteiten (194837 194842) in mindering gebracht op kosten toegerekend aan de verpleegdag? 2. Kunt u aan de hand van een rekenstaat en/of productieregistratie onderbouwing geven van: a. Aantal polikliniekbezoeken b. Aantal huisbezoeken c. Aantal dagbehandelingen d. Aantal verpleegdagen e. Aantal afwezigheidsdagen 3. Sluiten de verantwoorde productieaantallen aan bij de productieregistratie? Zo nee, waardoor wordt het verschil veroorzaakt? DBCOnderhoud 14 15

4. Met betrekking tot het huisbezoek: Hoe heeft de instelling de registratie van het huisbezoek door een behandelaar onderscheiden van het huisbezoek in het kader van de aanpassing van de woonomgeving (WMOzorg)? 5. Is er sprake van DBCgrzproducten op nietdbcregistratie afdelingen en zijn deze productiedagen groter dan 5% van het totale productievolume op deze afdeling? a. Zo ja, is de productie (van de behandelsetting en/of behandelaren) verhoogd? DBCOnderhoud 15 15