Raadsnota Raadsvergadering d.d.: 29 mei 2012 Agenda nr: 11 Onderwerp: Randactiviteiten en gastheerschap WK Wielrennen 2012 Aan de gemeenteraad, 1. Doel, Samenvatting en Advies van het raadsvoorstel Van 15 tot en met 23 september 2012 wordt in Zuid Limburg het WK Wielrennen op de Weg verreden. Als finishplaats op alle wedstrijddagen is Valkenburg aan de Geul het hart van deze Wereldkampioenschappen. Het WK komt voor de vijfde keer naar onze wereldwielerstad, een absoluut unicum in de wereld. Met deze raadsnota vragen wij uw raad te discussiëren over de rol van de gemeente bij de ontwikkeling van randactiviteiten en gastheerschap en daarover tot besluitvorming te komen. 2. Situatie / Aanleiding / Probleem Op 29 juni 2009 besloot uw raad om in de organisatie van de WK Wielrennen een bedrag van 350.000,-- ter beschikking te stellen. Kortheidshalve verwijzen wij u naar de in het raadsdossier ter inzage liggende raadsnota. De verwerving van het WK heeft in september 2009 plaatsgevonden en de organisatie is in handen gelegd van een stichting WK Wielrennen Limburg 2012. Onder punt 6 van voornoemde raadsnota (pagina 8) merkten wij op dat de gemeente daarnaast nog een bedrag moet vrij maken voor het gast heerschap. Uw besluit van destijds was namelijk alleen gericht op de organisatie van de wedstrijden en een breedtesportprogramma. Nu is aan de orde hoe de gemeente haar randgebeuren en gastheerschap oppakt. Wij hebben de mogelijkheid om zoals bij voorgaande grote internationale wielerevenementen een goed randprogramma gelieerd aan het wielrennen te organiseren om zo onze stad optimaal als gastvrije stad te positioneren. Goede activiteiten leveren voor onze economie extra gasten en omzet op. Wij stellen uw raad voor om hiervoor budget vrij te maken. Daarnaast achten wij het gewenst om een bedrag vrij te maken voor het uitnodigen van gasten tijdens het WK Wielrennen. Vanuit de rol van gastheer kan onze gemeente bestaande relaties versterken en nieuwe relaties initiëren, dit met als doel economische ontwikkelingen en vernieuwingen te stimuleren. 3. Relatie met bestaand beleid Het zoeken naar een goede balans tussen soberheid, doelmatigheid en wenselijkheid staat voorop bij de discussie en uiteindelijke keuze voor randactiviteiten en onze kwaliteit van het gastheerschap. 4. Gewenst beleid en mogelijke opties Ten behoeve van de organisatie van randactiviteiten die een relatie hebben met de wielersport hebben wij wensen en ideeën geïnventariseerd. Een gedetailleerde weergave treft u in het raadsdossier aan. Pagina 1 van 7
Het Wereldkampioenschap Wielrennen op de weg 2012 is niet alleen een wielerevenement. De regio Zuid Limburg wil laten zien dat sport, kunst en cultuur en wellness / gezondheid nauw aan elkaar verbonden zijn. Sport en cultuur vormen naast sport en bewegen belangrijke speerpunten die ook bij de ontwikkeling van het bidboek in 2009 aan de orde gesteld zijn. Daarom is in het budget dat de stichting WK Wielrennen beheert een bedrag van 200.000 geoormerkt voor breedtesport en een bedrag van 60.000 voor de organisatie van een cultureel openingsprogramma. Randactiviteiten Voorafgaand aan grote wielerevenementen is in onze gemeente in het verleden een aantal andere aan de wielersport gerelateerde - activiteiten georganiseerd. Veelal met een aanvullende financiële bijdrage van de gemeente. Ook nu achten wij het gewenst dat er voorafgaand aan het WK activiteiten plaatsvinden gerelateerd aan dat wielerkampioenschap. Het brengt gasten naar de gemeente en laat onze inwoners en lokale organisaties zien dat de wielersport niet alleen sportief ervaren kan worden maar ook als cultureel en gezond. Tot slot achten we het belangrijk dat we aanhaken bij de ambities van de grote steden om ons heen in het kader van Culturele Hoofdstad 2018. Echter, de financieel economische situatie van onze gemeente biedt ons niet de mogelijkheid om alle wensen en ideeën die binnen de beleidskaders passen te honoreren. We kunnen slechts een zeer beperkt budget vrijmaken. Om u een inzicht te geven in de wensen en voorstellen die zijn ingekomen en de keuzes die wij daarbinnen gemaakt hebben, geven wij u onderstaand schematisch aan wat in onze ogen financieel wel en niet haalbaar is. Soberheid is daarbij een belangrijk aspect. a. Breedtesportactiviteiten Met het Huis voor de Sport Limburg hebben de zes locatiegemeenten en de provincie diverse breedtesportactiviteiten ontwikkeld. Deze activiteiten zijn vooral bedoeld voor basisschoolleerlingen en worden grotendeels betaald uit het budget van de stichting WK Wielrennen ( 200.000). Van de gemeente worden relatief kleine bij dragen gevraagd. Omschrijving activiteit breedtesport Wieler Impulsregeling, totaal 2.250 aan plaatselijke Vanuit budget WK wielerinitiatieven (betreft subsidies aan plaatselijke wielerrondes met een relatie tot breedtesport) uit Valkenburg aan de Geul WK Kids Estafette (100 dagen voor de WK vindt een estafette plaats 1.000 langs alle locaties / deelname basisscholen) Regionale Breedtesportdag (vindt plaats in Landgraaf. De gemeente 500 neemt kosten vervoer van basisschoolleerlingen voor eigen rekening Tour de Fun Lespakket (aandeel gemeente / pakket wordt over alle 1.000 scholen verdeeld) Totaal voorgesteld subsidie breedtesport 2.500 b. Culturele randactiviteiten Het Museum het Land van Valkenburg, de Kunst en Cultuurraad en Cultuurcafé D'n Dwingel (ontsprongen uit de KCR) hebben het initiatief opgepakt voor een brede expositie over de "Momenten van de Cauberg". De legendarische berg staat tijdens exposities, audiovisuele presentaties, voordrachten en historie centraal. Daarnaast vinden regelmatig andere maar wel aan de wielersport of de Cauberg gerelateerde activiteiten plaats zoals interacties met wielerfotografen en journalisten. Pagina 2 van 7
Voor de overige wensen en ideëen die wij de afgelopen weken ontvangen hebben, ontbreekt het budget. Omschrijving culturele activiteiten Exposities rond het thema CAUBERG. Kosten totaal 16.000. 7.000 Daarvan 7.000 subsidie WK Cultuur en 2.000 entree Drie multimediale producties Ode aan de Cauberg waarin de aspecten van de Cauberg worden belicht (Tom America). 1.500,-- Interactieve middagen met kinderen van plaatselijke scholen in het Museum. Totaal 3.000 Theatervoorstelling Fiets geschreven door Peter Winnen, uit te voeren in het Museum en wellicht elders in centrum, 6.000 Openluchttheater Muziek Wielerspektakel. Huis voor de Kunsten en 2.000 Stichting Openluchttheater dragen grootste deel van de kosten. Optredens in centrum en Theater zelf. Restant kosten voor rekening gemeente Stichting Bokpop schilderijenserie WK Wielrennen Limburg door de jaren heen. De totale kosten bedragen 26.000. De provinciale stichting subsidieert de helft. Voor rekening van de gemeente blijft 13.000 Stichting Bokpop boekenserie WK Wielrennen. Voor rekening van de gemeente blijft 30.000-50.000 Stichting Intro in Situ i.s.m. Limburgs Fanfare Orkest met muziekstuk Wielersfeer. Totaalbedrag 22.500. Kosten voor rekening gemeente 7.500 Diverse muziekoptredens en theatergezelschappen op fietsen, theatergezelschappen. Kosten totaal 15.000 Project Fiets à Danseuse. Ballet in combinatie met Kunstwielrijden. Kosten voor rekening gemeente 40.000 Totaal 9.000 Gastheerschap Als hart van het WK Wielrennen en als gemeente die trots is op haar organisatievermogen en capaciteit om wereldevenementen te kunnen organiseren achten wij het gewenst om gasten op ons grondgebied uit te nodigen. Gasten worden uitgenodigd vanuit een nader te bepalen thema dat recht doet aan het verwezenlijken van onze ambities. Echter, ook voor het gastheerschap geldt dat de gemeente slechts een zeer sober budget ter beschikking heeft. Uitgaande van drie topdagen, te weten zondag 16 september, zaterdag 22 en zondag 23 september willen wij op deze dagen een speciaal voor de gemeenten ontwikkeld partnerpakket kopen. Dat pakket houdt in dat per dag (drie dagen) veertig gasten kunnen worden uitgenodigd en dat de gemeente zich langs het parkoers, in de VIP accommodatie en in het programmaboek kan profileren. De kosten bedragen 5.000,-- ex BTW per dag. Deze benadering impliceert dat voor de leden van uw raad op zondag 23 september 2012 één kaart per persoon beschikbaar is. Pagina 3 van 7
Omschrijving gastheerschap Drie dagen een sponsorpakket, met mogelijkheid voor profilering 15.000 gemeente en uitnodigen, totaal 40 mensen per dag Uitnodigen partners van de raad op zondag 23 september 2012 (per Optioneel kaart een bedrag van 180,--) Aanvulling gastenlijst met een extra partnerpakket op donderdag 27 september, tijdrit heren elite 5.000 Aanvulling gastenlijst met VIP kaarten voor partners van raad, college, directie- en managementteam op zondag 23 september (20 x 180 is 3.600) Totaal 15. 000 Aankleding gemeente De term Wereldwielerstad willen we niet alleen voeren, maar vooral ook uitstralen. We stimuleren ondernemers om gezamenlijk de gemeente een wielersfeer te geven. Dat kan door aankleding van etalages, straten, wegen en pleintjes. Graag willen we op dat gebied als volgt het initiatief nemen: - Ophangen van banieren en vlaggen. Aan lantaarnpalen worden speciale WK banieren opgehangen. De stichting WK Limburg 2012 stelt de banieren beschikbaar. De gemeente hangt ze op. Speciale vlaggen worden door de gemeente aangeschaft en opgehangen. - Aanschaf banieren, promostand etc. ten behoeve van inrichting VIP lounge en reclame langs wedstrijdparkoers Ten behoeve van het profileren van de gemeente tijdens de wedstrijden en in het programmaboek moeten kosten gemaakt worden. Het gaat onder andere om de ontwikkeling van een promotiestand, het verder aanschaffen van vlaggen en het ontwerpen en produceren van spandoeken. Totale kosten 5.000,-- ex BTW. - Hill of Fame Cauberg In het Kuurpark staan diverse monumenten ter herinnering aan de wereldkampioenen wielrennen 1938, 1948, 1979 en 1998. Daar komt in 2012 een vij fde bij. De monumenten (kleine zuilen) worden regelmatig beklad of vernield. Jaarlijks zijn er herstelkosten. In de plaats daarvan willen we op het trottoir van de Hill of Fame onze Cauberg - de namen van de wereldkampioenen gegraveerd in luxe platen laten inmetselen. Zo ontstaat er voor iedereen die de Cauberg beklimt een zichtbare herinnering aan de vijf Wereldkampioenschappen die er gehouden zijn. Wij denken met deze Hill of Fame een nieuwe toeristische attractie te hebben. De Cauberg zal in elk geval worden meegenomen in de speciale Wieler Wandeling die de VVV Zuid Limburg heeft ontwikkeld en waar een gids bezoekers mee neemt langs speciale wielerlocaties in onze gemeente. Pagina 4 van 7
Uit oogpunt van financiële soberheid is ervoor gekozen om plannen ter verfraaiing van rotondes met de WK kleuren en het spuiten van het WK logo op enkele grasvelden niet mee te nemen in de totale WK aankleding van de gemeente. Omschrijving aankleding gemeente Voorstel budget Ophangen banieren en aanschaffen vlaggen 2.500 Ontwikkeling materiaal ter profilering gemeente 5.000 Hill of Fame (wereldkampioenen heren elite en nederlandse dames 12.300 die wereldkampioen werden Planten WK kleuren op rotondes, totaal 14. 000 Aanbrengen WK logo op gras in in plantsoenen, totaal 2.000 Totaal voorgesteld subsidie 19.800 Onvoorziene uitgaven Als buffer voor onvoorziene uitgaven aan bovenstaande onderdelen stellen wij voor om een bedrag van 3.500,-- op te nemen. Deze buffer kan worden gebruikt voor activiteiten en/of onvoorziene werkzaamheden die pas na besluitvorming in uw raad bekend worden. Omschrijving post onvoorziene uitgaven Voorstel budget Onvoorziene uitgaven op gebied van kunst en cultuur WK, aankleding 3.500 gemeente Totaal voorgesteld subsidie 3.500 5. Samenwerking N.v.t. 6. Aanbestedingen N.v.t. 7. Financiën De kosten kunnen als volgt samengevat worden: Omschrijving Breedtesportactiviteiten, aanvullende bijdrage gemeente 2.500 Culturele activiteiten 9.000 Gastheerschap 15.000 Aankleding gemeente 19.800 Onvoorziene uitgaven 3.500 Totaal 49. 800 ex BTW Wij stellen uw raad voor om dit bedrag te dekken uit de reserve welzijn. Pagina 5 van 7
8. Communicatie Communicatie geschiedt richting inwoners, organisaties en bedrijven. Samen met de VVV Zuid Limburg en de stichting WK Wielrennen Limburg 2012 worden een communicatieplan ontwikkeld ten behoeve van onze (potentiële) gasten. 9. Afwegingen en Advies Als Wereldwielerstad en hart van het WK Wielrennen op de weg dat in september 2012 in Zuid Limburg plaatsvindt, heeft de gemeente een belangrijke taak als gastheer te vervullen. Die taak wordt gezien in de vorm van het profileren van de gemeente als een stad waar het heerlijk verblijven is, er een goede sfeer heerst en het geheel een hoge mate van professionaliteit uitstraalt. Op grond daarvan stellen wij uw raad voor om voor een aantal extra activiteiten in het kader van randactiviteiten WK wielrennen en het gastheerschap een totaal budget ter beschikking te stellen van 49.800 ex BTW en dit bedrag te putten uit de reserve welzijn. 10. Bijlagen Diversen. Het college van burgemeester en wethouders van Valkenburg aan de Geul, L.T.J.M. Bongarts algemeen directeur/gemeentesecretaris Drs. M.J.A. Eurlings burgemeester Pagina 6 van 7
De raad van de gemeente Valkenburg aan de Geul, Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders de dato 3 april 2012; Gehoord de raadsadviescommissie Economie, Financiën en Toerisme de dato 7 mei 2012; B e s l u i t : - dat de gemeente als gastheer van het WK Wielrennen op de Weg in september 2012 een belangrijke taak heeft en dat zij zich als Wereldwielerstad wil blijven profileren; - ter uitvoering van het gastheerschap een budget ter beschikking te stellen van 46.300,-- ex BTW dat als volgt is verdeeld: o Breedtesportactiviteiten, een bedrag van 2.500,-- o Culturele activiteiten, een bedrag van 9.000,-- o Gastheerschap, een bedrag van 15.000,-- o Aankleding gemeente, een bedrag van 19.800,-- o Onvoorziene uitgaven, een bedrag van 3.500,-- - Het voor het gastheerschap benodigde budget te dekken uit de reserve welzijn Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van 29 mei 2012 De raad voornoemd, A.M. Hoeberigs griffier Drs. M.J.A. Eurlings voorzitter Pagina 7 van 7