DE RELATIE MET DE KLANT Aanvaarding Opdrachtbrief Behoud Frank Haemers, juridische dienst BIBF Bij wijze van inleiding GEEN KLANTENACCEPTATIEBELEID KLANTENACCEPTATIEBELEID Of hoe omgaan met de kritieke momenten in de relatie beroepsbeoefenaar & cliënt WEIGEREN / AANVAARDEN BEHOUDEN / VERBREKEN 01/10/2016- seminarie stagiairs 1
KLANTENACCEPTATIEBELEID Wettelijke achtergrond Reglement van plichtenleer Artikel 4 - bekwaamheid Artikel 11 - opdrachtbrief, permanent dossier Artikel 17 - overdracht dossier Wco - van 31 januari 2009 /ART 10 AWW-Wet Wet van 11 januari 1993 / Artikelen 7 t.e.m.20 BIBF- AWW-reglement 2011 Identificatie risiconalyse klantenaccepatiebeleid - KLANTENACCEPTATIEBELEID!! ALTIJD TOEPASSEN!! Ongeacht aard van de opdracht Ongeacht de periodiciteit Ongeacht het ereloon Ongeacht de cliënt of de activiteit Ongeacht de wijze waarop men het beroep uitoefent Kennismaken met onderneming Wat heeft de cliënt nodig? De onafhankelijkheidregels Integriteit van de cliënt Kunnen we de opdracht uitvoeren? Toepassing deontologie bij overname van een dossier Toepassing van de AWW 01/10/2016- seminarie stagiairs 2
1. Eerste kennismaking met de cliënt /beroepsomgeving en basis voor aanleg permanent dossier Identificatie : juridische structuur, kapitaal en bestuur van de onderneming Hoofdactiviteit : wijze van uitbating, Organigram van de onderneming Algemene ondernemingsomgeving : sector, concurrentie, toepasselijke reglementering Bezoek 2. Wat heeft de cliënt nodig? Wat kan de cliënt zelf? Of wat gebeurt er nu al door de cliënt zelf? Onze bijstand nodig voor Boekhoudkundige verwerking Fiscaal (BTW? Venn B PB of andere) Sociaal : loonsecretariaat Juridisch : vennootschap Beheer : boordtabellen, tussentijdse resultaten bespreken.. 3. Onafhankelijkheidsregels Kijken of er mogelijks geen conflict kan ontstaan met bestaand cliënteel Financiële belangen Familiale relaties Beroepsbeoefenaar maar ook medewerkers Financiële onafhankelijkheid : ereloon en het gewicht ervan in de totale omzet Mogelijkheid tot nemen van interne maatregelen 01/10/2016- seminarie stagiairs 3
4. INTEGRITEIT CLIËNT Identiteit en zakelijke reputatie eigenaars, bestuurders, verantwoordelijken en dergelijke gebruiken Handelspraktijken zakelijke omgeving Houding van onderneming t.a.v. boekhoudkundige normen/samenwerking met boekhouder Druk op de hoogte van de ereloon Begrenzing van de opdracht Bij overstap : waarom nu ( dringend ), waarom weg en waarom naar hier? 5. WILLEN/KUNNEN WE DE OPDRACHT AAN? Willen we wel dossiers uit die sector behandelen? Kennis van de sector binnen het kantoor Zal er extra vorming nodig zijn? Werklastmeting : kunnen we de opdracht correct & tijdiguitvoeren met onze beschikbare middelen & mankracht? Risico van overbelasting door één dossier waardoor andere dossiers minder aandacht krijgen Moeten/kunnen we beroep doen op externe ondersteuning? 6. AWW Identificatie & verificatie Cliënt Lasthebbers Uiteindelijke begunstigden Risicoanalyse Cliënt /uiteindelijke begunstigde Aard & plaats van de activiteit Aard van de opdracht Hoe? 01/10/2016- seminarie stagiairs 4
7. Overname dossier en deontologie, Confrater schriftelijk in kennis stellen van opvolging (art 17 Plichtenleer) Navraag doen omtrent openstaande ereloon : zo ja cliënt hiervan in kennis stellen & verzoeken het nodige te doen Ereloongeschil verhindert start werkzaamheden NIET INVENTARIS bij overname & onmiddellijk reageren bij ontbreken van stukken Niet-erkende erkende confrater Melden aan BIBF! Na 1 tot en met 7 Opdracht aanvaarden? NEEN: meedelen en documentatie bewaren JA = opdrachtbrief opmaken & tekenen = permanent dossier aanmaken 2. OPDRACHTBRIEF ARTIKEL 11: OPDRACHTBRIEF & PERMANENT DOSSIER!!!!!!!!! VERPLICHT!!!!!!!! Aandachtspunten permanent dossier: Bevatde werkdocumenten Bevat minstens de (identiteits-)gegevensin toepassingvan Antiwitwaswetgeving Bewarengedurende10 jaar na einde opdracht ZiePACIOLI NR 386 01/10/2016- seminarie stagiairs 5
2. OPDRACHTBRIEF Aandachtspunten opdrachtbrief: nauwkeurige omschrijving opdracht wederzijdse rechten & verplichtingen volmacht : afzonderlijk document Ereloon : goede afspraken maken /[zie ook art.13] Model opdrachtbrief: ARTIKEL 13: : ereloon Rentabiliteit, waardigheid, onafhankelijkheid maak duidelijke afspraken (hoogte, betaling, gevolgen niet-betaling) en pas die stipttoe toe! er zijn geen barema s v/h BIBF commissielonen : Onafhankelijkheid (art 4) 3. BEHOUD / VERBREKEN Regelmatig onderhoud/evaluatie voorzien Belangrijke gebeurtenissen afgelopen periode invloed op professionele? Is het kantoor nog steeds onafhankelijk? Integriteit cliënt : medewerking, betaling ereloon Is onze opdrachtbrief nog in overeenstemming met de actuele stand van zaken/behoeften? Zijn onze beschikbare tijd, middelen en mankracht nog steeds afdoende? Actualisatie identiteitsgegevens risicoanalyse Aandachtspunten : WCO atypische verrichtingen Documenteren en beslissing tot verderzetten / stoppen 01/10/2016- seminarie stagiairs 6
3. BEHOUD / VERBREKEN Vóór normale einddatum: In geval van vertrouwensbreuk Ernstige contractuele tekortkomingen (bv niet- betalen ereloon) Onafhankelijkheid in hoofde van boekhouder Steeds per aangetekend schrijven Geen retentie, geen wraakfacturatie, Doc overdragen een cliënt/opvolger INVENTARIS KOPIE DOSSIER HOUDEN! [aansprakelijkheid] 01/10/2016- seminarie stagiairs 7