Bijlage 11: Examenreglement 1. Algemeen Binnen ROC TOP kennen we algemene afspraken en huisregels met betrekking tot de examens. We verwachten van alle betrokkenen dat zij de regels in acht nemen. De examenleiding ziet toe op het rustig verloop van de examens. In gevallen waarin onderstaande regels niet voorzien, beslist de Examencommissie. Het examenreglement is bindend; onwetendheid en vergissingen worden niet als geldig excuus geaccepteerd. 1.1 Examenkandidaat en Examendeelnemer Iedereen die bij een mbo-instelling staat ingeschreven als student (BOL of BBL) heeft daarmee ook toegang tot het examen. Een student die examen aflegt is een examenkandidaat. Aan de toegang tot het examen kunnen aanvullende voorwaarden gesteld worden. 1 Studenten moeten daarover in dat geval tijdig en volledig zijn geïnformeerd. Iemand die uitsluitend tot de examens wenst te worden toegelaten en niet tot het onderwijs is examendeelnemer. De examencommissie beslist of en hoe de examinering voor examendeelnemers wordt georganiseerd en regelt de toelating voor examendeelnemers samen met een opleidingsmanager. In de Regeling Examendeelnemer worden voorwaarden vermeld die aan de inschrijving als examendeelnemer zijn verbonden (zie bijlage 8). 1.2 Deelname aan het examen Alle examenkandidaten en examendeelnemers zijn verplicht deel te nemen aan het examen waarvoor zij zijn ingeschreven. Voldoen zij niet aan die verplichting dan is hiermee een kans verbruikt. Als uitslag krijgen zij een 0,1. Zij kunnen de examencommissie schriftelijk om een extra afname verzoeken, onder opgaaf van redenen van absentie.(examenorganisatie@roctop.nl.) Alleen als de examencommissie hier positief over beslist krijgt de deelnemer een nieuw examenmoment toegewezen. 1 Bijv. bij afnames in de praktijk (model) of bij situaties waarbij de veiligheid gewaarborgd moet zijn. 1
1.3 Aangepaste examinering: T.a.v. specifieke doelgroepen en gehandicapten kan de examencommissie aangepaste examinering toestaan. De betreffende medewerker van het examenbureau of het CEmbo team is verantwoordelijk voor het klaarzetten van het juiste examen met bijbehorende materialen, surveillance en juiste afname omstandigheid. 1.4 Diploma voorwaarden 1.4.1 Examens voor het beroepsdeel zijn gebaseerd op een kwalificatiedossier. De gegevens over de inhoud en organisatie van het beroepsdeel zijn specifiek voor een bepaalde opleiding en zijn beschreven in het examenplan van die opleiding. Daarnaast kunnen, als er sprake is van aangepast examineren, met de examenkandidaat persoonlijke afspraken worden gemaakt en vastgelegd als bijlage bij de onderwijs overeenkomst die voor de betreffende partijen bindend zijn. Vanaf cohort 2016 worden ook de keuzedelen geëxamineerd. 1.4.2 Generieke examens maken integraal deel uit van het mbo-examen en zijn gebaseerd op de wettelijke eisen voor Nederlands, Rekenen en Engels (alleen niveau 4). Deze examens worden afgenomen op het door de minister vastgestelde niveau en conform de landelijke richtlijn. 1.4.3 Naast de examenresultaten zijn er nog andere voorwaarden waaraan de deelnemer moet voldoen: er is sprake van een wettelijk verplicht opleidingsdeel in de praktijk (stage, BPV), en er is sprake van een inspanningsverplichting voor het opleidingsprogramma Loopbaan en Burgerschap (L&B) waaraan moet zijn voldaan. (zie onderdeel 2) 1.5 Fraudebepalingen 1.5.1 Fraude (onregelmatigheden) en ordeverstoring. 2
Wanneer de examinator of surveillant een frauduleuze handeling of onregelmatigheid opmerkt, wordt dit onmiddellijk aan de kandidaat verteld. Als een kandidaat de orde verstoort dan moet hij/zij op aanwijzing van de examinator of surveillant de examenlocatie verlaten. In overige gevallen wordt de kandidaat - als dat mogelijk is- in staat gesteld om het examen af te maken. Dan treedt het fraudeprotocol in werking: de surveillant of examinator rapporteert de geconstateerde fraude aan de examencommissie. De examencommissie neemt een besluit over te treffen maatregelen. Onregelmatigheden zijn onder meer: afkijken, praten, spieken, fraude (zoals plagiaat), vervalsen van handtekeningen, het niet opvolgen van instructies van toezichthouders, werk doorgeven, gebruik maken van andere dan de toegestane hulpmiddelen, kennis nemen van elkaars antwoorden, ongeoorloofd papier of aantekeningen meenemen vanaf de afnamelocatie, enz. Voordat de maatregel wordt opgelegd, wordt de examenkandidaat gehoord. De examenkandidaat kan zich laten bijstaan door een meerderjarige; de minderjarige examenkandidaat laat zich vergezellen door een wettelijk vertegenwoordiger. De onderwijsmanager, SLB-er en deelnemer worden van de maatregel schriftelijk in kennis gesteld. Verder staat het ter beoordeling van de examencommissie om gedragingen, handelingen en dergelijke aan te merken als onregelmatigheid. De maatregelen die de examencommissie kan nemen zijn bijvoorbeeld: - het ontzeggen van verdere deelname aan het examen; - het ongeldig verklaren van het reeds afgelegde (deel)examen; De kandidaat kan tegen de beslissing in beroep gaan bij de commissie van beroep voor examens van ROC TOP. Van de uitvoering van deze maatregelen stelt het examenbureau ten behoeve van de examencommissie een verslag op waarmee de examencommissie in kennis wordt gesteld. 1.6 De uitslag De voorlopige uitslag van elk examenonderdeel wordt namens de examencommissie binnen 10 schooldagen na afname geregistreerd in KRD en gepubliceerd in Traject Planner. Bij de centrale examens gelden de landelijke afgesproken termijnen. De uitslag van het gehele examen wordt binnen 5 schooldagen na vaststelling van de totaal uitslag in de verificatievergadering door de examencommissie bekend gemaakt. Examenkandidaten kunnen tegen de uitslag bezwaar maken bij de examencommissie. 3
1.6.1 Herkansingsregeling Elke deelnemer krijgt voor elk examen maximaal twee kansen. Een examenkandidaat of examendeelnemer die een onvoldoende resultaat heeft behaald, heeft recht op één herkansing voor het betreffende onderdeel. De herkansingsregeling is specifiek en toegesneden op de inhoud, de planning en organisatie van het examen voor een bepaalde opleiding en beschreven in de specifieke opleidingsinformatie. 1.6.2 Diploma, certificaat en resultatenoverzicht Het college van bestuur van de school legt in een diplomanotitie alle voorwaarden vast voor diplomering. Een examenkandidaat krijgt een diploma als aan alle eisen en voorwaarden vermeld in het examenplan is voldaan en als voldaan is aan de wettelijke eisen met betrekking tot de beroepspraktijkvorming (BPV en L&B). De kandidaat ontvangt een diploma en een overzicht van de resultaten (resultatenlijst).soms bestaat er de mogelijkheid een certificaat voor bepaalde onderdelen van de kwalificatie te ontvangen. Dit staat dan vermeld in het betreffende kwalificatiedossier. 1.7 Klachten, bezwaar en beroep Klachten over de examens kunnen schriftelijk binnen 10 dagen ingediend worden bij de examencommissie via examenorganisatie@roctop.nl onder opgave van respons-(mail)adres. (Zie ook website ROC TOP.) De examencommissie behandelt de klacht en wijst al dan niet toe. Indien de klager het niet eens is met de beslissing van de examencommissie, kan deze een schriftelijk bezwaar indienen bij de Examencommissie. Tevens wordt dan door de klager toegevoegd: een omschrijving van de maatregel of beslissing waartegen bezwaar wordt aangetekend met motivatie van het bezwaar. De examencommissie beslist hierover op de eerst volgende vergadering na het indienen van het bezwaar en stelt de indiener schriftelijk op de hoogte van de uitspraak. Indien de klager het hier niet mee eens is, kan deze in beroep gaan bij de Commissie van Beroep voor de examens van ROC TOP via ombudsman@roctop.nl Kritische opmerkingen kunnen ook via de enquête die na afloop van de (centrale) examens wordt afgenomen geuit worden. 4
1.8 Overige omstandigheden In geval van omstandigheden waarin het reglement niet voorziet, beslist de examencommissie. 2. De organisatie en afname van de examens 2.1 Examencommissie De examencommissie is ingesteld door het college van bestuur en eindverantwoordelijk voor de gehele examinering dus ook voor het afnemen van de examens. Voor de daadwerkelijke uitvoering is de Examenorganisatie verantwoordelijk. De examencommissie wijst de examinatoren/beoordelaars aan. 2.2 Bekendmaking Gegevens over de planning en organisatie van examens worden tijdig aan de examenkandidaat of examendeelnemer kenbaar gemaakt. 2.3 Aanmelding Als de examenkandidaat van de school een positief advies krijgt aan een examen deel te nemen, is hij/zij daarmee officieel toegelaten en aangemeld. Voor examens die door derden buiten ROC TOP worden verzorgd kan een afwijkende wijze van aanmelding gelden. Deze informatie wordt tijdig aan de betrokken examenkandidaten verstrekt. Aan examenkandidaten wordt uiterlijk één week voor de vastgestelde examendatumdatum kenbaar gemaakt waar en wanneer het examen zal plaatsvinden. 2.4 Afname van het examen, instructie voor de kandidaat De regels en procedures die van toepassing zijn tijdens het examen worden voorafgaand aan het examen aan de examenkandidaten bekend gemaakt. 2.4.1. Voor het begin van het examen 5
de kandidaat dient 15 minuten voor de aanvangstijd aanwezig zijn en heeft vereiste benodigdheden bij zich. hij/zij tekent bij de aanvang in aanwezigheid van een examinator of surveillant de presentielijst. Tot maximaal 15 minuten na aanvang van het examen kan de kandidaat worden toegelaten, daarna is sprake van afwezigheid. Dit ter beoordeling van de surveillant. Bij centrale examinering geldt maximaal 30 minuten. Dit ter beoordeling van de surveillant. De reden van te laat komen wordt door de kandidaat altijd gemeld bij het examensecretariaat van de eigen locatie. De eindtijd blijft bij het te laat komen gelijk, tenzij de surveillant/examinator anders beslist. De surveillant/examinator vermeldt dit altijd in het proces-verbaal. Iedere deelnemer aan een examen moet een geldig legitimatiebewijs kunnen laten zien. Als er nog vragen over het verloop van het examen zijn, worden die voor aanvang van het examen gesteld. Als een kandidaat op de examen dag ziek is meldt die zich voor 8.30 uur af bij het examensecretariaat van de eigen locatie en bij de afname locatie. 2.4.2. Tijdens de afname De instructie bij het betreffende examen vermeldt welke hulpmiddelen zijn toegestaan. Andere hulpmiddelen, zijn alleen toegestaan na overleg met en goedkeuring van de examencommissie. Wanneer de kandidaat tijdens het examen door overmacht (onwel worden, technische storing o.i.d.) niet in staat is om het examen te voltooien, meldt deze zich af bij de examinator of surveillant. Deze noteert de reden voor het afbreken in het proces-verbaal. Het examen kan dan ongeldig verklaard worden door de examencommissie. De examencommissie neemt vervolgens een besluit over een hernieuwde kans voor de kandidaat om examen te doen. Tijdens het examen is het de kandidaat niet toegestaan: op enigerlei wijze de orde te verstoren. het eerste half uur of zonder toestemming de examenlocatie te verlaten. in de examenlocatie met andere examenkandidaten te overleggen of te praten. 6
het werk van een andere examenkandidaat te bekijken. van andere kandidaten materiaal of hulpmiddelen te lenen. Vragen kunnen alleen aan de examinator of surveillant gesteld worden. Omdat theorie-examens doorgaans samenvallen met lessen wordt bij de afname een gangwacht/conciërge ingesteld. Deze vervult de rol van toezichthouder buiten de examenruimte. De gangwacht ziet er in dat geval op toe, dat tijdens het examen rust heerst in het (school)gebouw. 2.4.3. Na afloop van het examen De surveillant controleert bij inname of op al het ingeleverde of het beoordeelde werk de voor- en achternaam, het leerling nummer en de datum van het examen staat. Ook controleert de examinator of surveillant of alle noodzakelijke onderdelen en documenten zijn ingeleverd of, bij beoordeling, van een handtekening en beoordeling zijn voorzien. Hij of zij vermeldt de eindtijd op de presentielijst. De kandidaat ondertekent de presentielijst of het proces-verbaal bij de eindtijd. Bij een praktijkexamen moet de kandidaat meestal mee ondertekenen in de proeve van bekwaamheid bij de eindbeoordeling. De kandidaat vult de examenenquête in. De kandidaat verlaat zo stil mogelijk de examenlocatie en blijft niet rondhangen. Bezwaar tegen de gang van zaken tijdens het examen of tegen de inhoud van het examen moeten binnen 24 uur na afloop van het examen schriftelijk per email via het examenbureau bij de examencommissie ingediend worden. De mail gaat dan naar: examenorganisatie@roctop.nl (Zie ook onderdeel 3) 2.5 Bewaartermijn, inzagerecht, geheimhouding Alle (werk)stukken en prestaties van examenkandidaten worden, tezamen met de beoordelingscriteria onder verantwoordelijkheid van de examencommissie bewaard door het examen secretariaat in het examendossier. De bewaartermijn van het diplomadossier bedraagt 1,5 jaar na de datum van diplomering. Het daarna vernietigd. 7
De genoemde bewaartermijnen wordt opgeschort zolang er ten aanzien van de desbetreffende examens sprake is van enig geschil. Examenkandidaten en examendeelnemers kunnen inzage krijgen in het door hen gemaakte examen nadat dit is beoordeeld, door binnen tien schooldagen na datum van bekendmaking van de uitslag een verzoek te richten aan het examensecretariaat van de locatie. Het examensecretariaat nodigt de kandidaat uit voor een inzage. Indien de examenkandidaat of examendeelnemer het oneens is met de uitslag kan deze bezwaar aantekenen. (zie art.3) Geheimhouding Iedereen die betrokken is bij de examinering is verplicht tot geheimhouding van de examens. Een wettelijk voorschrift kan echter bepalen dat de examens ondanks de geheimhoudingsplicht toch openbaar moeten worden gemaakt. 2.6 Afwijkende wijze van examinering Ten aanzien van specifieke doelgroepen kan de examencommissie toestaan dat een examen in een andere of verlengde vorm wordt afgenomen (bijv. tijdverlenging, zie ook bijlage 15). Afspraken hierover moeten worden vastgelegd wanneer de kandidaat start met de opleiding. (Bijlage bij OOK) 2.7 Bezwaar, Beroep (zie ook 1.7) Een examenkandidaat kan tegen een beslissing van de examencommissie schriftelijk bezwaar aantekenen. Indien de examencommissie dit bezwaar afwijst kan er beroep aangetekend worden bij de Commissie van Beroep voor de examens van ROC TOP. De termijn voor het indienen van een beroepschrift bedraagt tien (10) schooldagen na dagtekening van de beslissing van de examencommissie. De termijn vangt aan na de dag waarop de maatregel of beslissing van de examencommissie bekendgemaakt is. Het beroepschrift bevat: naam en adres van de indiener, datum van indiening, omschrijving van de maatregel of beslissing waartegen beroep wordt ingediend (kopie meesturen) en de gronden van het beroep. De examenkandidaat of examendeelnemer stuurt het beroepschrift aan ombudsman@roctop.nl. Die zorgt ervoor dat het beroepsschrift bij de beroepscommissie voor examens terecht komt. Deze commissie behandelt het 8
beroep en beslist zo mogelijk binnen twintig schooldagen na ontvangst van het beroep. De commissie kan de termijn eenmaal verlengen met een maximum van 10 werkdagen. 9