REGLEMENT ALGEMENE BEPALINGEN VOOR INTERNE COMMISSIES INHOUDSOPGAVE artikel 1 : begripsbepalingen artikel 2 : de commissie artikel 3 : het secretariaat artikel 4 : het bezwaarschrift artikel 5 : bevoegdheden van de voorzitter artikel 6 : bevoegdheden van de commissie artikel 7 : de behandeling op de hoorzitting artikel 8 : het horen van getuigen en deskundigen artikel 9 : beraadslaging, advisering en besluit artikel 10 : artikel 11 : artikel 12 : de termijnen geheimhouding slotbepalingen Reglement algemene bepalingen Pagina 1
REGLEMENT ALGEMENE BEPALINGEN VOOR INTERNE COMMISSIES Op grond van Wet, CAO of eigen beleid van de instelling, is het ROC Friese Poort verplicht om een aantal interne commissies in te stellen voor de behandeling van bezwaarschriften, beroepschriften of klachten. Ten behoeve van deze commissies wenst het college van bestuur van de instelling de volgende algemene bepalingen vast te stellen. Artikel 1: begripsbepalingen. belanghebbende : degene die een bezwaarschrift indient of heeft ingediend bezwaarschrift de CAO de instelling de wet : een schriftelijk stuk waarin een belanghebbende te kennen geeft dat hij het niet eens is met een ten aanzien van hem genomen beslissing of met de manier waarop hij is behandeld (dit omvat zowel het bezwaarschrift in de procedures waarin een commissie advies uitbrengt aan het orgaan dat de bestreden beslissing heeft genomen, als het beroepschrift in procedures waarin een commissie zelf de beslissing neemt of een door een belanghebbende schriftelijk ingediende klacht) : Collectieve Arbeidsovereenkomst voor Beroepsonderwijs en Volwasseneneducatie : het ROC Friese Poort als instelling volgens de Wet Educatie en Beroepsonderwijs : de Wet Educatie en Beroepsonderwijs Tenzij dit reglement anders bepaalt, hebben de in het reglement gebruikte begrippen dezelfde betekenis als in de Wet Educatie en Beroepsonderwijs of de van toepassing zijnde CAO. Voor de leesbaarheid is van een aantal begrippen uitsluitend de mannelijke vorm gebruikt, terwijl deze begrippen evenzeer op vrouwen van toepassing zijn. Vandaar de aantekening dat daaronder tevens de vrouwelijke vorm moet worden verstaan. Artikel 2: de commissie. 1. De leden van de commissie mogen geen deel uitmaken van het bevoegd gezag of van de inspectie van het onderwijs. 2. Alle leden van de commissie worden benoemd voor twee jaar en zijn herbenoembaar, tenzij de wet of de CAO een andere termijn voorschrijft of herbenoeming verhindert. 3. Voor elk lid van de commissie, met inbegrip van de voorzitter, kan een plaatsvervangend lid worden benoemd. De benoeming van de plaatsvervangende leden geschiedt op dezelfde manier als de benoeming van de gewone leden en de voorzitter. 4. Als er een vacature is, wordt daarin zo spoedig mogelijk voorzien. Een lid dat is benoemd ter vervulling van een tussentijdse vacature, treedt af op het moment waarop de voorganger zou zijn afgetreden. 5. Aan de leden van de commissie wordt ontslag verleend op eigen verzoek, of met ingang van de maand volgend op de maand waarin zij de leeftijd van 70 jaar bereiken. Aan hen wordt ook ontslag verleend als zij door ziekte of gebrek voor het vervullen van hun functie langdurig ongeschikt zijn geworden, als zij in een onherroepelijk geworden rechterlijke uitspraak voor een misdrijf zijn veroordeeld of als zij de hoedanigheid verliezen op grond waarvan zij zijn benoemd. Zij worden van tevoren over een voornemen tot ontslag geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld om zich daarover uit te spreken. Reglement algemene bepalingen Pagina 2
Artikel 3: het secretariaat. 1. De commissie beschikt over een ambtelijk secretaris met als taak: - het verlenen van alle ondersteuning die de commissie nodig vindt voor een adequate uitvoering van haar taak - het zonodig namens de commissie onderhouden van contacten met derden - het organiseren en beheren van het secretariaat - het archiveren van alle aan de commissie ter beschikking gestelde gegevens. 2. De secretaris is aanwezig bij alle hoorzittingen en bij alle beraadslagingen van de commissie en zorgt voor de noodzakelijke verslaglegging. Artikel 4: het bezwaarschrift. 1. Een belanghebbende kan in de gevallen zoals omschreven in de wet, de CAO of een eigen regeling van de instelling bij de commissie een bezwaarschrift indienen. 2. Een bezwaarschrift wordt geadresseerd aan het college van bestuur van de instelling. Het college van bestuur zorgt ervoor dat het bezwaar zo spoedig mogelijk in handen van de bevoegde commissie wordt gesteld. 3. Een bezwaarschrift bevat tenminste de volgende elementen: - de naam, de voornamen en het adres van belanghebbende - een aanduiding van de beslissing of de behandeling waartegen bezwaar wordt gemaakt - de redenen waarom belanghebbende het met die beslissing of behandeling niet eens is - de datum van het bezwaarschrift - en de ondertekening van belanghebbende of diens gemachtigde. 4. Als het bezwaarschrift is gericht tegen een op schrift gestelde beslissing, dan wordt een kopie van de beslissing bij het bezwaarschrift gevoegd. 5. De secretaris tekent op de ingekomen stukken de datum van ontvangst aan en stuurt binnen twee weken na ontvangst van het bezwaarschrift bericht van ontvangst aan de afzender. Artikel 5: bevoegdheden van de voorzitter. 1. Als een bezwaarschrift niet voldoet aan de vereisten zoals omschreven in artikel 4 lid 2 of artikel 4 lid 3, wordt aan degene die het bezwaarschrift heeft ingediend de mogelijkheid gegeven om het verzuim te herstellen. De voorzitter bepaalt binnen welke termijn het verzuim moet worden hersteld. 2. Het orgaan dat de bestreden beslissing heeft genomen, ontvangt een kopie van het bezwaarschrift en de bijbehorende bijlagen, met het verzoek om een verweerschrift in te dienen. De voorzitter bepaalt de termijn waarbinnen het verweerschrift moet worden ingediend. Bij het indienen van het verweerschrift worden alle stukken bijgevoegd die voor een goede beoordeling van het bezwaarschrift van belang zijn. 3. Als de inhoud van het verweerschrift daartoe aanleiding geeft, kan de voorzitter partijen de mogelijkheid geven voor repliek en dupliek. De voorzitter bepaalt binnen welke termijn de repliek en dupliek moeten worden ingediend. 4. De voorzitter is te allen tijde bevoegd een termijn te verlengen. 5. De voorzitter is bevoegd om onmiddellijk uitspraak te doen, als hij van mening is dat het bezwaarschrift van belanghebbende kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is. De voorzitter zal van deze bevoegdheid alleen gebruik maken, als de niet-ontvankelijkheid of ongegrondheid direct voortvloeit uit de van toepassing zijnde regelgeving. Tegen deze beslissing van de voorzitter kan belanghebbende binnen tien dagen verzet aantekenen bij de voltallige commissie 6. Voordat de commissie op het verzet beslist, wordt belanghebbende gehoord. Als de commissie het verzet niet-ontvankelijk of ongegrond verklaart, blijft de beslissing van de voorzitter in stand. Als de commissie het verzet ontvankelijk en gegrond verklaart, vervalt daarmee de uitspraak van de voorzitter en wordt de normale behandeling van het bezwaarschrift hervat. Reglement algemene bepalingen Pagina 3
7. Als de voorzitter gebruik maakt van zijn bevoegdheid om een bezwaarschrift kennelijk nietontvankelijk of kennelijk ongegrond te verklaren, worden de overige leden van de commissie daarover geïnformeerd. 8. De voorzitter bepaalt op zo kort mogelijke termijn de plaats waar en het tijdstip waarop de mondelinge behandeling van het bezwaarschrift zal plaatsvinden. Alle partijen worden tijdig uitgenodigd voor de hoorzitting. 9. De voorzitter kan besluiten tot een schriftelijke behandeling van een bezwaarschrift. Hij heeft daarvoor de instemming van beide partijen nodig, tenzij in een wet, de CAO of een reglement is bepaald dat deze instemming in een bepaalde procedure niet nodig is. Een hoorzitting kan ook achterwege blijven, als de voltallige commissie na kennisneming van het bezwaarschrift en het verweerschrift unaniem van mening is dat het bezwaar gegrond moet worden verklaard. 10. In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter. Als de voorzitter van deze bevoegdheid gebruik maakt, worden de leden van de commissie daarover geïnformeerd. Artikel 6: bevoegdheden van de commissie. 1. De commissie is - rekening houdend met de aard van het geschil - bevoegd kennis te nemen van alle rapporten en andere schriftelijke stukken die van belang kunnen zijn voor een goede beoordeling van het te behandelen bezwaarschrift 2. De commissie kan op verzoek van een of meer partijen elk van de leden van de commissie wraken, op grond van feiten en omstandigheden die het vormen van een onpartijdig oordeel zouden kunnen bemoeilijken. Elk lid van de commissie kan zich op grond van dergelijke feiten of omstandigheden ook zelf aan de behandeling onttrekken. Als het college van bestuur een of meer plaatsvervangende leden heeft benoemd, dan wordt na ontvangst van een verzoek tot wraking het betrokken commissielid in de betreffende procedure vervangen door een plaatsvervangend lid, totdat de commissie op het verzoek tot wraking heeft beslist. Artikel 7: behandeling op de hoorzitting. 1. Het bezwaarschrift wordt behandeld op een besloten zitting van de commissie. 2. Partijen kunnen zich tijdens de zitting door een gemachtigde laten vervangen of door een gemachtigde laten bijstaan. Als de voorzitter dat voor de behandeling van het bezwaarschrift noodzakelijk vindt, kan hij bepalen dat belanghebbende in persoon moet verschijnen. 3. De commissie kan van een raadsman die geen advokaat is een schriftelijke volmacht verlangen. Een schriftelijke volmacht is niet nodig, als de raadsman tezamen met de betrokken partij op de hoorzitting verschijnt. 4. De voorzitter leidt de zitting en geeft partijen de gelegenheid hun standpunt toe te lichten. 5. Als voor sluiting van de zitting blijkt dat het onderzoek niet volledig is geweest, kan de commissie bepalen dat de hoorzitting op een door de voorzitter nader vast te stellen tijdstip zal worden voortgezet. 6. Voordat de behandeling op de zitting wordt gesloten, deelt de voorzitter mede wanneer de commissie haar oordeel bekend zal maken en wie daarover geïnformeerd worden. 7. Van de hoorzitting wordt door de secretaris een kort en zakelijk verslag gemaakt. De leden van de commissie en de betrokken partijen ontvangen van dit verslag een afschrift. Artikel 8: het horen van getuigen en deskundigen. 1. Partijen kunnen op de zitting getuigen en deskundigen meebrengen. Als van die mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, worden de namen van die getuigen of deskundigen tenminste vier werkdagen voor de hoorzitting schriftelijk opgegeven aan de secretaris van de commissie en aan de wederpartij. 2. De voorzitter bepaalt in welke mate het horen van getuigen of deskundigen zinvol is voor een goede beoordeling van het bezwaarschrift. Reglement algemene bepalingen Pagina 4
3. De commissie kan ambtshalve of op verzoek van partijen getuigen, deskundigen of informanten oproepen. Indien zij van deze bevoegdheid gebruik maakt, doet de secretaris hiervan vooraf mededeling aan partijen. Artikel 9: beraadslaging, advisering en besluit. 1. De commissie beraadslaagt en beslist in een vergadering waarbij uitsluitend de leden van de commissie en de secretaris aanwezig zijn. Zij besluit bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies of de te nemen beslissing. 2. Na de hoorzitting zal de commissie partijen schriftelijk informeren over haar beslissing of advies. Als de wet, de CAO of een eigen regeling van de instelling een concrete termijn voorschrijft, wordt die termijn in acht genomen. 3. Als de commissie tot taak heeft om aan de instelling advies uit te brengen over de afhandeling van een bezwaarschrift, zal de instelling binnen 10 werkdagen na verzending van het commissie-advies een nieuwe beslissing nemen, met dien verstande dat uiterlijk binnen 6 weken na ontvangst van het bezwaarschrift een nieuwe beslissing wordt genomen, tenzij de wet, de CAO of een eigen regeling van de instelling andere termijnen voorschrijft. De nieuwe beslissing is gemotiveerd en wordt binnen diezelfde termijnen schriftelijk medegedeeld aan degene die bezwaar heeft aangetekend. De commissie ontvangt eveneens een kopie. Artikel 10: termijnen. 1. Voor het vaststellen van de in dit reglement genoemde termijnen, worden de dagen die vallen binnen de voor de instelling vastgestelde vakanties niet meegerekend. Hetzelfde geldt voor de dagen die vallen binnen een vakantie van belanghebbende die minimaal één maand van tevoren is vastgesteld. 2. Als de commissie door dwingende omstandigheden niet in staat is (geweest) om binnen de daarvoor geldende termijn een zitting te beleggen, een advies uit te brengen of een beslissing te nemen, deelt de voorzitter dit aan partijen mede. Vervolgens wordt alsnog op zo kort mogelijke termijn uitvoering gegeven aan de betreffende taak van de commissie. Artikel 11: geheimhouding. 1. Alle op de zaak betrekking hebbende stukken dienen ter vertrouwelijke kennisneming van de commissie. Alleen partijen of hun gemachtigden mogen vanwege de commissie deze stukken inzien of hiervan afschriften of uittreksels maken. 2. De leden van de commissie en de secretaris zullen al hetgeen zij in verband met een bezwaarschrift vernemen, als vertrouwelijk beschouwen. Deze verplichting blijft ook gelden na het beëindigen van hun functie. 3. De personen die op de zitting verschijnen, zullen tegenover derden het vertrouwelijke karakter van de zitting eerbiedigen. Artikel 12: slotbepalingen. 1. De commissie brengt elk jaar voor 1 april aan het college van bestuur verslag uit van haar werkzaamheden in het voorgaande jaar. 2. In het verslag wordt tenminste melding gemaakt van het aantal in behandeling genomen bezwaarschriften, beroepsschriften of klachten, uitgesplitst naar onderwerp, het aantal beslissingen en adviezen uitgesplitst naar gegrond, ongegrond of niet-ontvankelijk en op hoofdlijnen de inhoud van beslissingen of adviezen in de meer principiële zaken. 3. De instelling draagt er zorg voor dat het reglement op een passende manier binnen de instelling bekend wordt gemaakt. Een exemplaar van het reglement wordt ter inzage gelegd op een aantal voor iedereen toegankelijke plaatsen in de instelling. Reglement algemene bepalingen Pagina 5