BELAC 2-405 GHG ETS R2-2013 BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR DE ACCREDITATIE VAN VERIFICATIE-INSTELLINGEN IN HET GHG ETS DOMEIN (Greenhouse Gas - Emission Trading Scheme) De versies van documenten van het managementsysteem van BELAC die beschikbaar zijn op de website van BELAC (www.belac.fgov.be) worden beschouwd als dé enige geldige versies. Van toepassing vanaf: 12.12.2013 BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 1/12
BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 2/12
Herziening en datum van goedkeuring 0 CC 26.10.2012 en schriftelijke procedure 17.12.2012 1 Secretariaat 12.08.2013 Nieuw document HISTORIEK VAN HET DOCUMENT Reden van de herziening Verduidelijking van de verschillen tussen de publiek beschikbare versie van BELAC 2-405-GHG-ETS en de interne versie Punt 1 Draagwijdte van de herziening 2 CC 12.12.2013 Toevoeging van een expliciete verwijzing naar: - Verordening (EU) nr. 601/2012 (onrechtstreeks reeds als verwijzing opgenomen via de verwijzing naar Verordening (EU) nr. 600/2012) - Richtlijnen van de Commissie voor de invoering van de Verordening (EU) nr. 600/2012 - IAF MD 6 Uitdrukkelijke verwijzing naar EA 6/03 toegevoegd Verwijzing naar de meest recente versie van NBN EN ISO 14065 (2013) Specifieke bepalingen voor de implementatie van de eisen van de AVR toegevoegd Update van de acties voor de uitbreiding van het activiteitendomein van BELAC Punt 3.4 Punt 3.4 Volledig document Punt 6 Punt 1.2 van het interne document BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 3/12
BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR DE ACCREDITATIE VAN VERIFICATIE-INSTELLINGEN IN HET GHG ETS DOMEIN (Greenhouse Gas - Emission Trading Scheme) 1 DOELEINDEN EN VERWIJZING NAAR NORMATIEVE DOCUMENTEN Het voorliggende document heeft tot doel de bijzondere vereisten en richtlijnen vast te leggen die van toepassing zullen zijn voor de accreditatie van verificatie-instellingen in de Greenhouse Gas - Emission Trading Scheme sector. Dit document beschrijft meer bepaald: De bijzondere vereisten en richtlijnen met betrekking tot de organisatie en werking van de verificatie-instelling; De bijzondere vereisten en richtlijnen van toepassing op BELAC. De bijzondere vereisten en richtlijnen voor de rechtstreekse uitvoering van de werkzaamheden met betrekking tot de conformiteitsbeoordeling worden niet uitvoerig in dit document beschreven, maar er wordt wel naar de relevante documenten verwezen. De bijzondere vereisten en richtlijnen worden uitsluitend goedgekeurd en bekrachtigd indien ze voldoen aan de algemene criteria beschreven in document BELAC 1-03; zijn een aanvulling op de vereisten en richtlijnen die van toepassing zijn op alle accreditatiewerkzaamheden van BELAC. Er zijn twee complementaire versies van het document beschikbaar: Versie BELAC 2-405 - GHG ETS, publiek beschikbaar op de website van BELAC; Versie BELAC 2-405 - GHG ETS / INTERN, voor intern gebruik door het secretariaat van BELAC. Deze versie omvat, naast de vrij beschikbare informatie, ook de resultaten van de analyse die werd uitgevoerd vóór de goedkeuring van de bijzondere vereisten en de beschrijving van de genomen acties voor het opstarten van het nieuw accreditatieprogramma, evenals praktische informatie voor het beheer van de bestanden. Dit deel wordt geactualiseerd telkens wanneer de praktische bepalingen voor de toepassing van het schema een specifieke aanpassing vragen. De 2 versies kunnen onafhankelijk van elkaar worden herzien. 2 BESTEMMELINGEN Met opvolging bij actualisatie: Het Accreditatiesecretariaat Zonder opvolging bij actualisatie: Elke externe aanvrager BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 4/12
3 BESCHRIJVING VAN DE ACTIVITEIT 3.1 Identificatie van de activiteit GHG ETS 3.2 Type(s) conformiteitsbeoordeling en accreditatienorm Controle van historische emissieverklaringen van organisaties. Accreditatie overeenkomstig NBN EN ISO 14065 3.3 Classificatie(s) overeenkomstig BELAC 6-017 3.4 Referentiedocument(en) voor de activiteit (hierna het schema ), met vermelding van publicatiedatum of versienummer 12.1 EU ETS Richtlijn 2003/87/EG tot vaststelling van een regeling voor de handel in broeikasgasemissierechten binnen de Gemeenschap en tot wijziging van Richtlijn 96/61/EG van de Raad, zoals gewijzigd bij Richtlijn 2008/101/EG Beschikking 2007/589/EG van de Commissie tot vaststelling van richtsnoeren voor de monitoring en rapportage van de emissies van broeikasgassen overeenkomstig Richtlijn 2003/87/EG (MRG II) en Beschikking 2009/339/EG (luchtvaart) en 2009/73/EG (distikstofoxide) en met inbegrip van wijzigingen 2007/589/EG Verordening (EU) nr. 600/2012 Verordening (EU) nr. 600/2012 Richtlijnen van de Commissie (zie website DG CLIMA) IAF MD6 (Application of ISO 14065) EA 6/03 (Recognition of Verifiers under the EU ETS Directive) 3.5 Instelling verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het onderhoud van het schema (hierna de schema-eigenaar ) EU BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 5/12
4 BIJZONDERE VEREISTEN VAN TOEPASSING OP DE CONFORMITEITSBEOORDELENDE INSTELLING Tijdens de accreditatiebeoordelingen overeenkomstig NBN EN ISO 14065:2013 dient een gerichte evaluatie te worden uitgevoerd m.b.t. de naleving van de hierna opgesomde bijzondere vereisten; de relevante informatie wordt in het auditverslag opgenomen. NBN EN ISO 14065:2013 Clausule 5 Algemene vereisten Verordening (EU) nr. 600/2012 Bijzondere vereisten - 5.4 Onpartijdigheid Artikel 42 Onpartijdigheid en onafhankelijkheid Clausule 6 Competenties Artikel 35 Artikel 36 Artikel 37 Artikel 38 Artikel 39 Voortgezet competentieproces Verificatieteams Competentie-eisen voor EU ETS-auditoren en EU ETS-hoofdauditoren Competentie-eisen voor onafhankelijke beoordelaars Gebruik van technische deskundigen Clausule 8 Organisatie van de conformiteitsbeoordelingsactiviteit: - 8.2 Voorafgaande verbintenis Artikel 8 Artikel 10-8.3 Aanpak Artikel 7 (4,5) Artikel 9 Artikel 11 Artikel 12 Artikel 13 Artikel 31 Precontractuele verplichtingen Informatie van een exploitant of vliegtuigexploitant Specifieke elementen die moeten opgenomen zijn bij de verificatie Tijdtoewijzing Strategische analyse Risicoanalyse Verificatieplan Vereenvoudigde verificatie voor BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 6/12
installaties Artikel 32 Artikel 33 Vereenvoudigde verificatie voor vliegtuigexploitanten Vereenvoudigde verificatieplannen - 8.4 Verificatieproces Artikel 14 Verificatieactiviteiten - 8.5 Beoordeling en uitgifte van validatie- en verificatieverklaring Communicatie met BELAC Artikel 15 Artikel 16 Artikel 17 Artikel 18 Artikel 19 Artikel 20 Artikel 21 Artikel 22 Artikel 23 Artikel 24 Artikel 25 Artikel 26 Artikel 27 Artikel 28 Artikel 29 Artikel 30 Artikel 45 Analytische procedures Gegevensverificatie Verificatie van de correcte toepassing van de monitoringmethodiek Verificatie van methoden toegepast voor ontbrekende gegevens Beoordeling van de onzekerheid Bemonstering Bezoeken ter plaatse Onjuistheden en non-conformiteiten aanpakken Materialiteitsniveau Conclusie over de verificatiebevindingen Onafhankelijke beoordeling Interne verificatiedocumentatie Verificatierapport Beperking van het toepassingsgebied Onopgeloste niet-materiële non-conformiteiten aanpakken Verbetering van het monitoringen rapportageproces Informatie te verstrekken bij de accreditatie-aanvraag BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 7/12
Artikel 76 Informatie te verstrekken m.b.t. het accreditatiewerkprogramma en het managementverslag (zie punt 6.2) 5 BIJZONDERE VEREISTEN VAN TOEPASSING OP BELAC NBN EN ISO 17011:2004 en/of verwijzing naar documenten van BELAC Verordening (EG) nr. 600/2012 Bijzondere vereisten Clausule 5.9 BELAC 3-04 BELAC 3-07 BELAC 2-405-GHG ETS Clausule 6.2 BELAC 3-05 BELAC 2-405-GHG ETS Clausule 7.2 BELAC 3-11 BELAC 2-405-GHG ETS Clausule 7.9 BELAC 3-11 BELAC 2-405-GHG ETS Clausule 7.11 Artikel 67 Artikel 72 d Artikel 72 Artikel 58 Artikel 59 Artikel 45 Bijlage 1 Verwerking van de informatie die door de bevoegde autoriteit wordt verstrekt over een verificateur: klachten onbevredigende dienstverlening vastgesteld tijdens monitoring. Behandeling van klachten meegedeeld door de bevoegde autoriteiten binnen een termijn van max. 3 maanden Competentie-eisen voor beoordelaars Technische deskundigen Accreditatieverzoek: informatie op te vragen bij de verificateur Accreditatiedocumenten: inhoud van het accreditatieschema (technische bijlage bij het certificaat) zie appendix 1 BELAC 3-11 BELAC 2-405-GHG ETS Artikel 49 Jaarlijks toezicht (zie punt 6.1) Clausule 7.13 BELAC 3-11 Clausule 8.2.1 BELAC 6-020 Artikel 53 Artikel 75 Procedure voor administratieve maatregelen tot opschorting, intrekking of beperking van een accreditatie Register - databank BELAC 2-405-GHG ETS Artikel 70 Accreditatiewerkprogramma (deadline: 31 december) en beheersverslag (deadline: 1 BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 8/12
Artikel 74 Artikel 76 juni) meedelen aan de bevoegde autoriteit De verificateurs geven informatie door als input voor het opstellen van het accreditatiewerkprogramma en het beheersverslag (Zie punt 6.2) 6 BIJZONDERE BEPALINGEN VOOR DE IMPLEMENTATIE VAN DE EISEN VAN DE AVR 6.1 Jaarlijks toezicht Een jaarlijks toezicht zal uitgevoerd worden bij elke geaccrediteerde verificateur. De audit voor toezicht zal tenminste bestaan uit een bezoek aan de lokalen van de verificateur en een observatie van de prestatie en deskundigheid van een representatief deel van het personeel van de verificateur. 6.2 Uitwisselen van informatie tussen BELAC de geaccrediteerde instellingen en de bevoegde overheid. 6.2.1 Verordening EU 600/2012 artikel 45 lid 2: informatie van de verificateur Onverminderd de gebruikelijke documentatie die bij de aanvraag voor accreditatie (zie BELAC 6-201) moet worden gevoegd, zal de informatie en documentatie vermeld in artikel 45, lid 2 b) tot g) ter beschikking van BELAC worden gesteld voor beoordeling door het auditteam vóór de aanvang van de audit. 6.2.2 Verordening EU 600/2012 artikel 76: kennisgeving door de verificateurs Uiterlijk op 15 november van elk jaar verstuurt de verificateur aan BELAC de gedetailleerde informatie over de geplande verificatie-activiteiten van de volgende campagne. Tenzij anders overeengekomen zal de verificateur aan BELAC een update zenden op 15 december teneinde BELAC de op dat ogenblik meest actuele informatie te geven. Deze verplichting zal worden herhaald in elke kennisgeving van een beslissing omtrent het verlenen of behouden van een accreditatie. Het gebruik van de information exchange template nr 1 1 van de Commissie wordt aanbevolen aan de verificateur. 6.2.3 Verordening EU 600/2012 artikel 70, lid 1 en artikel 74: accreditatiewerkprogramma Op basis van de informatie ontvangen van de geaccrediteerde verificateurs zal BELAC jaarlijks haar accreditatie werkprogramma opstellen en uiterlijk op 31 december overmaken aan de bevoegde overheden van België en desgevallend aan de bevoegde overheden van de andere lidstaten indien een geaccrediteerde verificateur activiteiten uitvoert voor buitenlandse operatoren. Voor het overmaken van de informatie zal BELAC de Information template nr 2 * van de Commissie gebruiken, of een ander document dat al de door Art 70 AVR vereiste gegevens bevat. 1 De information exchange templates kunnen gedownload worden van de website van de Commissie op: http://ec.europa.eu/clima/policies/ets/monitoring. BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 9/12
6.2.4 Verordening EU 600/2012 artikel 70, lid 3 en artikel 74: beheersverslag BELAC stelt een jaarlijks beheersverslag op en zendt dit uiterlijk op 1 juni aan de bevoegde overheden van België en desgevallend aan de bevoegde overheden van de andere lidstaten indien een geaccrediteerde verificateur activiteiten uitvoert voor buitenlandse operatoren. 6.3 Verificatie-activiteiten in andere landen Alvorens verificatie-activiteiten te ondernemen in andere landen zal de verificateur een accreditatie voor het betreffende land aanvragen. De aanvraag zal behandeld worden als onderdeel van de initiële accreditatie of, indien de verificateur reeds geaccrediteerd is, als een aanvraag voor uitbreiding van het toepassingsgebied. 6.4 Beleid voor observatie-audits 6.4.1 Doelstelling van een observatie-audit Een EU ETS observatie-audit is een audit gedurende dewelke het BELAC auditteam waarneemt op welke wijze het verificatie-personeel haar activiteiten in werkelijkheid uitvoert. Dit omvat het begeleiden van het verificatie-team tijdens haar bezoek aan de installaties van de operator voor het evalueren van de wijze waarop de verificatie wordt uitgevoerd, van de deskundigheid van het team en van de overeenstemming met de eisen van de AVR. Onder meer de volgende aspecten zullen gecontroleerd worden: - de wijze waarop de EU ETS hoofdauditor en de EU ETS auditoren een steekproef van de gegevens opvragen; - op welke wijze de monitoring methodologie wordt beoordeeld; - op welke wijze de controle activiteiten en data flow wordt beoordeeld; - op welke wijze het personeel van de operator wordt bevraagd en of ze in staat zijn om met de operator samen te werken. BELAC kan de verificateur verzoeken om praktische schikkingen te treffen voor een observatie-audit op de site van de operator. De verificateur moet het BELAC auditteam ook inzage verlenen in al de relevante documentatie die nodig wordt geacht voor de beoordeling van de deskundigheid en de prestaties van het verificatiepersoneel (zoals de strategische analyse, de risicoanalyse, het verificatieplan, de overeenkomst met de operator, de GHG vergunning indien relevant, het monitoring plan, het emissieverslag ). Teneinde het bezoek aan de site van de operator voor te bereiden of af te ronden kan BELAC een review van de verificatie documentatie in het kantoor van de verificateur plannen. 6.4.2 Aantal observatie-audits Het aantal observatie-audits zal bepaald worden met het oog op het dekken van een representatief deel van het toepassingsgebied van de accreditatie en met het oog op de evaluatie van de prestaties van een representatief deel van het bij verificatie-activiteiten betrokken personeel van de verificateur. 6.4.2.1 Tijdens de initiële audit zal ten minste één observatie-audit uitgevoerd worden in onderstaande categorieën van activiteitengroepen opgenomen in het toepassingsgebied. Cat A: Groep 1a, 1b, 2, 3. Cat B: Groep 4, 5. Cat C: Groep 6, 7, 8, 9. Cat D: Groep 10, 11. Cat E: Groep 12. Cat F: Groep 98, 99. BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 10/12
6.4.2.2 Na het verlenen van accreditatie zal tijdens de cyclus van audits voor toezicht en vernieuwing, tenminste één observatie-audit uitgevoerd worden per categorie van de activiteitengroepen opgenomen in het toepassingsgebied van de accreditatie. 6.4.2.3 Bij een uitbreiding van het toepassingsgebied zal tenminste één obesrvatie-audit uitgeveord worden per categorie waarvoor één of meer activiteitengroepen het voorwerp uitmaken van de uitbreiding. Indien de gevraagde activiteitengroep(en) deel uitmaken van een categorie die reeds aanwezig is in het reeds geaccrediteerde toepassingsgebied van de verificateur, kan BELAC beslissen een uitbreiding toe te staan na een documentaire review. 6.5 Bevoegde overheden: 6.5.1 Vlaanderen: Departement Leefmilieu, Natuur en Energie van de Vlaamse overheid. 6.5.2 Brussel: Brussels Instituut voor Milieubeheer. 6.5.3 Wallonië: Agence Wallonne de l Air et du Climat. 6.5.4 Luchtvaartsector: FOD Mobiliteit en Vervoer: DGLV BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 11/12
Appendix 1: Voorstelling van het accreditatieschema: Administratieve gegevens: de normale template voor de coverpagina kan worden gebruikt Lijst van werkzaamheden: Activiteit Verificatie van broeikasgasemissie- en tonkilometer - verslagen Referentiedocumenten Richtlijn 2003/87/EG van het Europees Parlement en de Raad tot vaststelling van een regeling voor de handel in broeikasgasemissierechten binnen de Gemeenschap. Verordening (EU) nr. 600/2012 van de Commissie inzake de verificatie van broeikasgasemissieen tonkilometerverslage n en de accreditatie van verificateurs Nr. activiteitengroe p (overeenkomsti g Verordening (EU) nr. 600/2012) 1a 1b Activiteitendomein Verbranding van brandstoffen in installaties waar alleen commercieel verhandelbare standaardbrandstof zoals gedefinieerd in Verordening (EU) nr. 601/2012 wordt gebruikt of waar aardgas wordt gebruikt in installaties van categorie A of B Verbranding van brandstoffen in installaties, zonder beperkingen 2 Raffineren van aardoliën.... 12 Luchtvaartactiviteite n (gegevens over emissies en tonkilometers) Landen waar de activiteit wordt uitgevoer d BELAC 2-405-GHG ETS R2-2013 - 12/12