De Algemene Vergadering Door François-Xavier Dubois en Koen Van Echelpoel, EXCELLENCE FOR NON PROFIT Het tweede trimester is een uitgelezen periode voor de organisatie van een algemene vergadering. Inderdaad, de verplichting om de jaarlijkse rekeningen goed te keuren voor 30 juni (indien het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar) maakt deze vergadering van alle leden primordiaal. Ze biedt bovendien de mogelijkheid om de associatieve missie die uw organisatie nastreeft, te evalueren. INLEIDING Het verenigingsleven steunt op de dynamiek van leden. De verwezenlijking van de doelstelling(en) van de vereniging zou vaak niet mogelijk zijn zonder de steun en de participatie van de leden aan de werking en de activiteiten van deze vereniging. De hoedanigheid van lid van een vereniging is omschreven door de wet. Verschillende rechten en plichten komen voort uit dit statuut. Zich engageren in een vereniging heeft dus naast de persoonlijke motiveringen ook juridische gevolgen. De algemene vergadering van een vereniging zonder winstoogmerk is samengesteld uit alle effectieve leden. De toegetreden leden genieten dit voorrecht niet. In principe moeten ze niet worden uitgenodigd voor de algemene vergadering, behalve wanneer de statuten anders bepalen. De leden kunnen zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door een ander lid of, indien de statuten dit toelaten, door een derde. De statuten kunnen eventueel het aantal volmachten per deelnemer limiteren. BEVOEGDHEDEN De statuten bepalen de bevoegdheden van de algemene vergadering. Bepaalde bevoegdheden kunnen haar echter niet door de statuten onttrokken worden. Een bijeenkomst van de algemene vergadering is namelijk vereist voor: 1. de wijziging van statuten; 2. de benoeming en de afzetting van bestuurders; 3. de benoeming en de afzetting van de commissarissen en het bepalen van hun bezoldiging; 4. de kwijting aan de bestuurders en de commissarissen; 5. de goedkeuring van de begroting en de rekening; 6. de ontbinding van de vereniging;
7. het uitsluiten van een lid; 8. de omzetting van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk (SVO); 9. alle gevallen waarin de statuten hierin voorzien De wijziging van de wet van 27 juni 1921 in 2002 heeft bepaald dat, indien de statuten en de wet niets voorschrijven, de residuaire bevoegdheid toekomt aan de raad van bestuur, en dus niet langer aan de algemene vergadering. Anders gezegd, al de machten die niet expliciet aan de algemene vergadering zijn toegewezen, komen toe aan de raad van bestuur. INITIATIEF De algemene vergadering moet vergaderen wanneer de wet, de statuten of de leden dit eisen. De wet voorziet namelijk dat een vijfde van de leden de bijeenroeping van de algemene vergadering kan eisen. Het betreft hier een recht dat kan worden uitgebreid, maar niet worden gereduceerd: de statuten kunnen een quotum vastleggen dat kleiner is dan een vijfde van de leden. De aanvraag van de leden moet worden gericht aan de persoon of het orgaan dat volgens de statuten de macht heeft om de algemene vergadering samen te roepen. Indien zulk een aanvraag onbeantwoord blijft, kan men een aanvraag richten aan de bevoegde rechtbank die de algemene vergadering kan dwingen om te vergaderen. Het initiatief van de bijeenroeping van de algemene vergadering behoort in principe toe aan de raad van bestuur. De raad van bestuur kan deze taak delegeren aan één van zijn leden of aan elke andere persoon. FORMALITEITEN Al de effectieve leden worden ten minste acht kalenderdagen voor de algemene vergadering uitgenodigd. Deze minimumtermijn van acht dagen voor de datum van de bijeenkomst van de algemene vergadering is een vernieuwing van de hervorming van de wet in 2002. Deze bepaling inspireert zich, mutatis mutandis, op het vennootschapsrecht, dat bepaalt dat de algemene vergadering in principe dient te worden bijeengeroepen aan de hand van een aankondiging in de pers of per aangetekend schrijven - vijftien dagen op voorhand verstuurd - indien de effecten op naam zijn. De bijeenroeping dient te gebeuren aan de hand van een schrijven, hoewel men zich kan inbeelden dat de statuten de bijeenroeping op een andere manier vastleggen. De dagorde moet worden toegevoegd. Deze wordt opgemaakt door de persoon of het orgaan dat de algemene vergadering bijeenroept. Bovendien kan een twintigste van de leden één of meerdere punten toevoegen aan de dagorde. De dagorde dient volgens een bepaalde preciesheid worden opgemaakt. Voor de gewone algemene vergaderingen volstaat het om de punten die besproken zullen worden, weer te geven (bijvoorbeeld de uitsluiting van een lid, de nominatie van een bestuurder ) Voor een buitengewone algemene vergadering ter wijziging van de statuten dienen de beoogde wijzigingen expliciet worden vermeld in de bijeenroeping.
Wijziging van de statuten De algemene vergadering kan slechts geldig beraadslagen over de wijziging van de statuten indien de wijzigingen expliciet zijn weergegeven in de bijeenroeping en indien minstens twee derde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Wijzigingen kunnen slechts worden aangenomen bij meerderheid van tweederde van de stemmen van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn. Behoudens anders bepaald in de statuten neemt men meestal de onthoudingen niet op bij de berekening van deze tweederde meerderheid. De wijzigingen betreffende het doel waarvoor de vereniging is opgericht, kan slechts worden aangenomen bij meerderheid van viervijfde van de stemmen van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn, voor zover tweederde van de leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De hervorming van de wet van 2002 heeft de unanimiteitsvereiste voor deze wijzigingen opgeheven. Benoeming en afzetting van de bestuurders Alleen de algemene vergadering kan de bestuurders benoemen en afzetten conform met de statutaire bepalingen. We wijzen erop dat zelfs indien de statuten bepalen dat een persoon «van rechtswege» bestuurder is (bijvoorbeeld, in zijn functie als schepen, voorzitter van een andere VZW, ) het toch vereist is zijn benoeming te laten bekrachtigen door de algemene vergadering. In dat geval lijkt de interventie van de algemene vergadering in principe op een ratificatie. Commissaris De zeer grote verenigingen zonder winstoogmerk moeten één of meer commissarissen belasten met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, van de verrichtingen die in de jaarrekening moeten worden vastgesteld wanneer het aantal tewerkgestelde werknemers, gemiddeld over het jaar, het equivalent van 100 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden krachtens het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten te boven gaat, of wanneer de vereniging bij de afsluiting van het boekjaar met betrekking tot ten minste twee van de volgende drie criteria de onderstaande cijfers te boven gaat: 1 het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 50 voltijdse werknemers 2 in totaal 6.250.000 Euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde 3 een balanstotaal van 3.125.000 Euro. De wetgeving voorziet dat de commissaris(sen) worden benoemd voor een hernieuwbare periode van drie jaar, door de algemene vergadering, onder de leden van het Instituut van bedrijfsrevisoren.
De onafhankelijkheid van de commissaris(sen) is van fundamenteel belang. Verschillende garanties werden in dit opzicht voorzien: De commissariss(en) worden genomineerd door de algemene vergadering. Hun bezoldiging wordt vastgelegd door de algemene vergadering. De commissaris(sen) kunnen slechts door de algemene vergadering worden afgezet, wat een grote onafhankelijk ten opzichte van de raad van bestuur toelaat. Goedkeuring van de begroting en de rekening Ieder jaar moet de algemene vergadering de rekeningen van het voorbije jaar en het budget voor het volgende boekjaar goedkeuren. Wat betreft de goedkeuring van de rekening moet men veronderstellen dat, analoog aan wat geldt voor vennootschappen, enkel de algemene vergadering ze kan goedkeuren of verwerpen. Een wijziging van de rekeningen voorgesteld door de raad van bestuur lijkt inderdaad niet mogelijk zonder het akkoord van de algemene vergadering, aangezien enkel deze de aansprakelijkheid ten opzichte van derde betreffende de rekeningen op zich neemt. Kwijting van de bestuurders en de commissaris De algemene vergadering oefent de controle uit op de raad van bestuur. Ieder jaar moet de algemene vergadering kwijting verlenen aan de bestuurders en, in voorkomend geval, aan de commissaris. Ontbinding van de vereniging De algemene vergadering kan de ontbinding van de vereniging uitspreken indien een gekwalificeerde meerderheid van vier vijfde van de stemmen van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn dit ondersteunen. De hervorming van 2002 heeft de unanimiteitsvereiste opgeheven. Een aanwezigheidquorum van tweederde van de leden dient eveneens te worden gerespecteerd. In het geval van ontbinding van de vereniging door de algemene vergadering wordt de toewijzing van het netto-actief vastgelegd, indien de statuten hierover niets bepalen, door de algemene vergadering of de vereffenaars. In voorkomend geval zullen deze laatste het nettoactief toewijzen aan een bestemming waarvan het doel zo dicht mogelijk dat van de vereniging in ontbinding benadert. Uitsluiting van een lid De uitsluiting van een lid kan enkel worden uitgesproken door de algemene vergadering met een meerderheid van tweederde van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn. De wet voorziet geen aanwezigheidquorum. We herinneren eraan dat het lid waarvan de uitsluiting op de dagorde voorkomt het recht van verdediging (mondeling of schriftelijk) moet krijgen. Dit kan persoonlijk gebeuren of via een
tussenpersoon (advocaat). Bij gebreke zou de uitsluiting kunnen worden geannuleerd door een rechtbank wegens het niet respecteren van het recht van de verdediging. De wet voorziet niet in een verplichte aangetekende verzending van de uitnodiging, maar deze praktijk kan worden aangeraden voor bewijsredenen. Omvorming in vennootschap met sociaal oogmerk Een vereniging zonder winstoogmerk kan zich omvormen in een vennootschap met sociaal oogmerk. Zulk een beslissing wordt geregeld door artikel 8, alinea 2 en 3 van de wet van 27 juni 1921 (aanwezigheidquorum van tweederde, stemquorum van vier vijfde en een tweede beraadslagende algemene vergadering indien het aanwezigheidquorum niet bereikt is). TWEEDE BERAADSLAGENDE VERGADERING Een tweede beraadslagende vergadering moet worden georganiseerd indien het aanwezigheidquorum niet bereikt is gedurende de eerste algemene vergadering waar zulk een quorum vereist is (wijziging van statuten, ontbinding). De tweede algemene vergadering zal geldig kunnen beraadslagen ongeacht het aantal leden dat aanwezig of vertegenwoordigd is en de statutaire wijzigingen aannemen in acht name van de wettelijke quota. Deze tweede algemene vergadering mag niet gehouden worden binnen de 15 dagen na de eerste vergadering. Men moet ook de termijn van acht dagen tussen de bijeenroeping en de vergadering respecteren. INTERNATIONALE VERENIGING ZONDER WINSTOOGMERK We bemerken dat de wetgever een grote soepelheid heeft toegestaan aan de stichters en aan de leden van internationale verenigingen zonder winstoogmerk. Inderdaad, de meerderheid van de regels dienen in de realiteit te worden geregeld door hun statuten. Deze vrijheid wordt echter «bewaakt» bij de oprichting en bij wijzigingen van de statuten door de notaris, net zoals, evenwel in mindere mate, door de Koning. De hervorming van 2002 heeft het generieke karakter van termen zoals «algemeen leidinggevend orgaan» (duidend op de algemene vergadering), «bestuursorgaan» (of nog uitvoerend orgaan) of «personen gevolmachtigd om te vertegenwoordigen» (vertegenwoordigers) behouden. Men beoogt hier inderdaad een maximale soepelheid en vrijheid in de organisatie van de structuren en de werking van de internationale vereniging. Voor de internationale verenigingen zonder winstoogmerk die reeds erkend zijn, worden de termen van algemeen leidinggevend orgaan en bestuursorgaan veelal gebruikt als equivalent aan deze van algemene vergadering en raad van bestuur zoals bepaald voor de verenigingen zonder winstoogmerk. Het algemene leidinggevende orgaan is dus samengesteld uit al de effectieve leden van de internationale vereniging zonder winstoogmerk. De toegetreden leden maken er in principe geen deel van uit. De wet voorziet één enkele bevoegdheid voor het algemeen leidinggevend orgaan: deze keurt de jaarrekening en de begroting goed. De programmawet van 27 september 2004 heeft de
bevoegdheid om de bestuurders te benoemen over gedragen aan het bestuursorgaan. Andere bevoegdheden kunnen uiteraard ook statutair worden toegekend aan het algemeen leidinggevend orgaan. De statuten moeten de wijze van bijeenroeping en besluitvorming van het algemeen leidinggevend orgaan aangeven. Een belangrijk verschil met de verenigingen zonder winstoogmerk bestond: de benoeming van de commissaris(en) was een bevoegdheid van het bestuursorgaan (en niet van het algemeen leidinggevend orgaan). De programmawet van 27 december 2004 heeft deze beschikking gewijzigd door de bevoegdheid toe te kennen aan het algemeen leidinggevend orgaan. De wet bepaalt niets over de bevoegdheden betreffende de bezoldiging en de afzetting van de commissarissen. De beslissing van ontbinding kan genomen worden door het algemeen leidinggevend orgaan. Het vereiste quorum voor zulk een beslissing moet door de statuten worden vastgelegd. STICHTINGEN? Er is geen algemene vergaderingen voor stichtingen (aangezien er geen leden zijn) Al de bevoegdheden worden uitgeoefend door de raad van bestuur.
SAMENVATTING Wanneer een algemene vergadering organiseren? Iedere jaar Systematisch Uitzonderlijk Goedkeuring van de begroting en de jaarrekening Kwijting verlenen aan de bestuurders en, in voorkomen geval, aan de commissarissen Benoeming en afzetting van de bestuurders Benoeming en afzetting van de commissarissen en bepaling van hun bezoldiging Wijziging van de statuten Uitsluiting van een lid Omvorming van de vereniging in een vennootschap met sociaal oogmerk Ontbinding van de vereniging Alle gevallen waarin de statuten hierin voorzien Uitsluiting van een lid Quorum in speciale gevallen Wijziging van de statuten Ontbinding Wijziging van het doel Omvorming in een vennootschap met sociaal oogmerk Aanwezig De wet voorziet geen aanwezigheidquorum Tweederde van de leden dient aanwezig of vertegenwoordigd te zijn Stemmen Meerderheid van tweederde van de stemmen van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn Meerderheid van vier vijfde van de stemmen van de leden die aanwezig of vertegenwoordigd zijn
Documenten die men dient op te sturen Uitnodiging (datum en plaats van de vergadering) De bijeenroeping Manier van opsturen De wet voorziet dat de bijeenroeping schriftelijk dient te gebeuren Termijn Minstens 8 dagen tussen de bijeenroeping en de vergadering Dagorde De statuten kunnen de wijze van bijeenroeping op een meer specifieke manier regelen. Minstens 15 dagen tussen de eerste algemene vergadering en de tweede beraadslagende vergadering In het geval van een wijziging van de statuten: beschrijving van al de artikels die zullen worden gewijzigd In gevoelige gevallen (bijvoorbeeld de uitsluiting van een lid) is het aangeraden de uitnodigingen te versturen via aangetekende verzending