JAARVERSLAG 2011
voorwoord/pagina 2 Johan Janssens, Administrateur-generaal Eén van de meest gebruikte woorden in dit jaarverslag is ongetwijfeld. Dit is uiteraard geen toeval. Geen enkel eigen project sedert de automatisering van de pensioenberekening heeft de voorbije jaren een dermate grote invloed gehad op onze interne organisatie als. Nieuwe diensten zijn gecreëerd; bestaande diensten zijn hervormd. Het Communicatiecenter zorgt voor een kwaliteitsvolle communicatie met de burger en is de motor van de interne stroom van elektronische documenten. De dienst beheer van elektronische loopbaangegevens moet de kwaliteit onderzoeken van massagegevens op basis van risico-analyse. Informatiebeheer ondersteunt niet alleen meer de interne klant maar voortaan ook de werkgevers. Toekenningsbureaus moeten omgaan met nieuwe werkmethoden. Vele medewerkers kregen een nieuwe functie met taken die nooit eerder bestonden binnen onze instelling. Geen enkel eigen project sedert de oprichting van onze pensioeninstelling kort na WOII heeft voor zo n externe veranderingsgolf gezorgd als. Ongeveer 1800 werkgevers in de overheidssector, goed voor 1,1 miljoen personeelsleden, zijn rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken in het veranderingsproces. De workload die bij deze werkgevers teweeg brengt zonder enige compensatie en de verregaande responsabilisering die hieruit voortvloeit, was enkel door hen aanvaardbaar omwille van het grote maatschappelijke belang van het project. is erin geslaagd hen te overtuigen van de noodzaak en de voordelen van de afschaffing van het papieren dossier. Dit is immers een absolute noodzaak om de verwachtingen inzake accurate pensioeninformatie te kunnen inlossen van de burger en de politiek verantwoordelijken. Geen enkel eigen project ooit heeft het belang van onze instelling in het netwerk van sociale zekerheidsinstellingen dermate in de kijker gesteld. Enkel dankzij het partnership met de RSZ, RSZPPO, KSZ en Sigedis is kunnen uitgroeien tot een succesvol project. Welkom in de wereld van.
capelo/pagina 3 2011 scharnierjaar Hoe werkt het? in een notendop
capelo/2011 scharnierjaar/pagina 4 2011 : CAPELO KRIJGT VASTE VORM! 2011 scharnierjaar 2011 scharnierjaar Hoe werkt het? in een notendop Sinds 17 november 2011 ontvangt de PDOS van de vzw Sigedis alle loopbaan- en weddegegevens van het overheidspersoneel via elektronische weg. Op basis van die gegevens stelt de PDOS, gedurende de hele loopbaan van de personeelsleden, de elektronische pensioendossiers samen. De voltooiing van deze pijler is een belangrijk scharniermoment! Het Generatiepact van 2005 gaf de eerste aanzet tot een grondige herziening en de automatisering van de gegevensverwerkingsprocessen, maar het betekent vooral een heuse omwenteling in de dienstverlening. Carrière Publique Electronique-Elektronische Loopbaan Overheid is een origineel administratief vernieuwingsproject dat de PDOS in staat stelt om méér en betere diensten te verlenen. Voortaan kan de PDOS ambtenaren hun hele loopbaan lang begeleiden en up-to-date informatie verstrekken over de samenstelling en het bedrag van hun pensioen in functie van hun loopbaantraject. De elektronische gegevensstroom die de PDOS toelaat loopbaan- en weddegegevens te ontvangen, is de laatste schakel in een aaneenschakeling van deelprojecten die in 2013 moet uitmonden in de volledige informatisering van de pensioendossiers. De eerste schakel, de aanpassing van de DmfA(PPL), is sinds het eerste kwartaal van 2011 een feit. Werkgevers uit de overheidssector verstrekken de loopbaangegevens die nodig zijn voor de berekening van het pensioen van hun medewerkers voortaan via de kwartaalaangifte aan de RSZ of RSZPPO. De tweede schakel is de toepassing Aanvullingen bij het loopbaandossier, die in april 2011 online ging en die de betrokken werkgevers in staat stelt om specifieke gegevens in te voeren (diploma en reden voor einde statutaire relatie). De derde schakel is niet de minste en betreft de inproductiestelling van DHG. Deze toepassing werd eerst voor een beperkte groep van werkgevers opengesteld, maar is sinds 3 oktober 2011 voor iedereen toegankelijk. Via deze toepassing kunnen werkgevers de historische gegevens van hun medewerkers aangeven, meer bepaald alle gegevens van vóór 1 januari 2011.
capelo/2011 scharnierjaar/pagina 5 Een genomineerd partnership Voor werkgevers en toekomstige gepensioneerden 2011 scharnierjaar Hoe werkt het? in een notendop Al deze verwezenlijkingen, die hieronder verder toegelicht worden, zijn de bekroning van een vier jaar durende vruchtbare samenwerking die het -project bovendien een nominatie voor een Agoria E-gov Award in de categorie beste samenwerking opleverde. Verscheidene instellingen sloegen in het kader van de handen in elkaar om de toekenning en berekening van aan statutair personeel te automatiseren en te vereenvoudigen. kreeg concreet vorm dankzij de actieve bijdrage van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ), de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) en Sigedis. De eerste doelgroep die voordeel haalt uit dit grootschalige project is het overheidspersoneel. Voortaan kan de PDOS ambtenaren op ieder moment, op vraag of automatisch vanaf de leeftijd van 55 jaar, een schatting van hun toekomstige pensioen bezorgen. Op langere termijn zullen medewerkers ook hun eigen loopbaangegevens kunnen raadplegen om zelf de impact te bepalen van bijvoorbeeld een loopbaanonderbreking op hun toekomstige pensioenrechten. Dit initiatief moet op termijn ook een vereenvoudiging betekenen voor de HR-diensten van de betrokken werkgevers, de bevoorrechte partners van het -project! Omslachtige papieren pensioendossiers en ellenlange opzoekingen bij pensionering zijn voorgoed verleden tijd. Het pensioendossier wordt voortaan al tijdens de loopbaan bijgehouden en bijgewerkt en de verantwoordelijkheid wordt gedragen door de opeenvolgende werkgevers en niet langer door de laatste werkgever alleen.
De politieke wil was ook aanwezig en we kregen van de regering van lopende zaken met de «-wet», die sinds 1 januari 2011 van kracht is, ook een wettelijk kader voor. voor ogen. Zo wilden we bijvoorbeeld niet dat aangiften die niet Het is die combinatie van factoren die er volgens mij voor heeft in overeenstemming zijn met het nieuwe model meteen zouden helemaal mee zijn met kunnen deze gegevens ook later We hadden van bij het begin een pragmatische, soepele aanpak stapsgewijs in productie worden genomen en konden we onze met terugwerkende kracht aangeven, zonder dat ze daarvoor gezorgd dat we het project tijdig tot een goed eind hebben gebracht, in een serene en ontspannen sfeer en zonder het worden geweigerd, zonder evenwel afbreuk te doen aan de van het hele project doorslaggevend gebleken. Ik denk in het bijzonder aan de duidelijke opdeling van het project in twee deadlines van het project. De instellingen die dus nog niet inspanningen afstemmen op de vooropgestelde deadline. pijlers met scharnierdatum 1 januari 2011. Zo kon menselijke aspect uit het oog te verliezen! gesanctioneerd worden. 1 Wettelijk kader: Titel 13 van de wet van 29 december 2010 houdende diverse bepalingen (I), verschenen in het Belgisch Staatsblad van 31 december 2010, 3de editie. het -team zijn zonder twijfel twee belangrijke drives voor Tot slot zijn ook bepaalde keuzes met betrekking tot de aanpak De contacten in het kader van de infomomenten mondden vaak twee roadshows in 2008 en in 2010 over heel België. Ik denk met veranderingen. De beschikbaarheid en de luisterbereidheid van uit in regelmatig overleg met de betrokken diensten, die we zo Tijdens die infomomenten beantwoordden we niet alleen vragen goed mogelijk hebben begeleid bij de voorbereidingen van de veel plezier terug aan deze ontmoetingen met HR-professionals. Projectleider van bij Sigedis actieve steun van onze partners, evenals de betrokkenheid van de werkgevers en sociaal secretariaten. Deze voelbare betrokkenheid ook de politieke wil aanwezig en kregen we van de regering van vereenvoudiging voor werkgevers en een betere voorlichting van lopende zaken met de «-wet» 1, die sinds 1 januari 2011 communicatie rond dit project via de website www.capelo.be, Als voornaamste succesfactoren vermeld ik zonder aarzeling de burgers. kwam in die zin als geroepen. Bovendien was door ontmoetingsmomenten met de sociaal secretariaten en van toekomstige aangevers, maar kreeg de PDOS ook meer inzicht in de specifieke werking van sommige instellingen. We besteedden bovendien bijzonder veel aandacht aan de heeft mijns inziens vooral te maken met het feit dat Koffi epauze met Roland Hissel voldoet aan twee reële behoeften: een administratieve De succesfactoren van van kracht is, ook een wettelijk kader voor. het welslagen van het project.
Het project kadert eveneens in de administratieve vereenvouding naar de burger worden. Via zal de PDOS beschikken over een elektronische loopbaan uitgewisseld worden met de andere pensioeninstellingen. De toekenning van Dienst programma-, project- en klantenbeheer - Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) elektronisch loopbaandossier. Dit elektronisch dossier wordt opgebouwd tijdens RSVZ de loopbaangegevens opgevraagd bij de PDOS. Wanneer de PDOS niet loopbaandossier berekent PDOS dan zijn pensioen. Door verandert deze Dit zorgt voor meer efficiëntie bij de PDOS en maakt extra dienstverlening naar de loopbaan van de ambtenaar aan de hand van de timestriële aangifte van de De nieuwe aanpak is gebaseerd op integratie en gegevensuitwisseling tussen het pensioen voor werknemers met een gemengde loopbaan zal sneller en Voor werknemers met een gemengde loopbaan worden door de RVP en de beschikt over een pensioendossier kunnen deze gegevens niet uitgewisseld Op basis van de multifunctionele aangifte van de werkgever bij de RSZ worden voor de werknemer in de privésector als voor de ambtenaar op basis van de werkwijze grondig. Het papieren loopbaandossier wordt vervangen door een reeds jaren door de RVP de van het werknemersstelsel berekend. toe. Het papieren loopbaandossier van de ambtenaar op het eind van zijn (actuele en historische gegevens). De loopbaan zal elektronisch kunnen Door verloopt de opbouw van de elektronische loopbaan zowel Het project Hermes bestaat uit een gegevensuitwisseling tussen de In de overheidssector dient de ambtenaar op het eind van zijn carrièrre een papieren loopbaandossier in te dienen. Op basis van dit papieren de ambtenaar mogelijk, waaronder een loopbaanoverzicht. pensioendiensten van de RVP, RSVZ en de PDOS. mutifunctionele aangifte van de werkgever. ondermeer de KSZ, RSZ, RSZPPO en PDOS. carrière zal immers niet meer nodig zijn. efficiënter kunnen verlopen. Koffi epauze met Ghis Vanderheyden werkgever. dossier zorgt voor meer efficiëntie bij de PDOS en maakt extra dienstverlening naar de ambtenaar mogelijk. Het electronisch
samenwerking tussen de verschillende betrokken instellingen. Dat kon slechts lukken door een zeer goede en constructieve RSZ had opgebouwd in de opstartfase van de elektonische RSZ-aangifte, en van de bestaande informatiekanalen (periodiek Gezien de complexiteit van de wetgeving op de overheids en de grote graad van detail waarin de prestaties van multifunctioneel inzetbaar zou zijn. Daardoor is het mogelijk om wanneer een instelling gebruik wil maken van die aangifte, communicatie en informatie naar werkgevers en dienstverrichters kon er gebruik gemaakt worden van de ervaring die de de werknemers daarvoor gekend moet zijn, was het efficiënt incorporeren van deze gegevens in de RSZ-kwartaalaangifte, concepten. PDOS hoefde de oefening dus niet van nul af te beginnen, maar kon voortbouwen op een bestaande aangifte. zoek naar de beste oplossingen om de RSZ-kwartaalaangifte op zo een manier aan te passen dat de pensioenbehoeften erdoor opgevangen konden worden zonder zwaar in te grijpen in de basisconcepten van de RSZ-aangifte. Ook voor de specificiteiten moeten indienen en daarvoor aparte programmatie moeten doen, maar dat alles via de bestaande RSZkwartaalaangifte kan gebeuren (de werknemers zijn reeds bekend in het netwerk, er kan voortgebouwd worden op een een interessante maar moeilijke uitdaging. Dat kon slechts lukken door een zeer goede en constructieve samenwerking Voor de werkgevers of hun dienstverleners heeft dat als groot voordeel dat zij geen nieuw type van aangifte met eigen tussen de verschillende betrokken instellingen. In een eerste fase ging het er vooral om de logica van de RSZ-aangifte Toen de RSZ in 2003 overgestapt is op de elektronische RSZ-kwartaalaangifte werd ervoor gezorgd dat deze toepassing over te brengen op de specialisten van de pensioenwetgeving overheidssector. Nadien gingen wij samen met hen op om er een eigen behoefte mee af te dekken, verder te bouwen op een bestaand systeem van identificatie, codes en Kortom wat de RSZ betreft, een mooi voorbeeld van samenwerking en synergie in de overheidssector. overleg met sociaal secretariaten, de administratieve instructies,...). Administrateur-generaal van de RSZ Koffi epauze met Koen Snyders bestaande codering,...).
en de PDOS zal hierbij noodzakelijk blijven, maar in het netwerk inspectie van de RSZPPO besteedt bij haar driejaarlijkse controle DmfAPPL. Een verderzetting van de samenwerking met Sigedis van de werkgevers van de overheidssector zullen verzorgen. De zekerheid het geval is voor het invullen van de blokken meer en meer de eerstelijnskwaliteitszorg ten aanzien van de lokale en provinciale besturen alvast speciale aandacht aan de kwaliteit van de gegevens in de -blokken in de 2011 konden de gegevens over de loon- en arbeidstijdgegevens verwachten dan ook dat de inningsinstellingen van de sociale Adviseur generaal - Diensthoofd - RSZPPO Coördinator instructies & documentatie - RSZPPO correct doorgestuurd worden vanuit de RSZPPO naar Sigedis en Op korte termijn streeft de RSZPPO ernaar om de kwaliteit van gegevens in de -blokken van de DmfAPPL begeleiden. zekerheid zoals ook voor de andere takken van de sociale Daartoe zullen een aantal automatische controles die samen informatiecampagne naar de werkgevers en hun full service stelsel van de overheidssector, in de DmfAPPL te verbeteren. de RSZ over de gegevens die de PDOS nodig heeft om het socialezekerheidsaangifte, strenger toegepast worden. Een die vermeld werden in de -blokken van de DmfAPPL, tijdig ter beschikking gesteld van de werkgevers. Vanaf april de gegevens voor de berekening van de in het met de RSZ, Sigedis en de PDOS ingebouwd werden in de overheidspensioen correct te berekenen, toenemen. Wij secretariaten zal de strengere kwaliteitsbewaking van de Op lange termijn zal de competentie van de RSZPPO en van de sociale zekerheid spreekt dat voor zich. Koffiepauze met Johan Van der Bruggen en Lieven Plouvier de PDOS. provinciale besturen en hun full service secretariaten in verband KSZ, de RSZ en de Smals met het oog op een vlotte uitwisseling eigen werking. De projectleider, Roland Hissel, ondersteunde invullen van de drie nieuwe blokken in de DmfAPPL werden ambtenaren van de lokale en provinciale besturen, en met de ondersteuning vanuit Sigedis uit in een meerwaarde voor de met. De technische fiches en de instructies voor het socialezekerheidsnetwerk. In het project mondde de opstellen, maar zijn de gegevens al beschikbaar bij de PDOS. Reeds jarenlang werkt de RSZPPO goed samen met de PDOS geen papieren loopbaandossier voor de vastbenoemde meer reeds de pensioenbijdragen op het loon van de vastbenoemde aangifte van de plaatselijke en provinciale besturen (DmfAPPL) sluit aan bij het principe van de DmfAPPL waarbij de loon- en goede samenwerking van deze partners en de bijkomende met zijn technische kennis de infosessies die de RSZPPO in werknemer en dat op dat niveau ook de bijdrageberekening gebeurt. Deze administratieve vereenvoudiging houdt in dat in het kader van de financiering van de van de de loop van 2011 georganiseerd heeft voor de lokale en de gegevens bij de werkgever slechts éénmaal opgevraagd van het overheidspensioen opgenomen in de DmfAPPL. Dit worden door de verschillende overheidsinstellingen. Bij de arbeidstijdgegevens vermeld worden op het niveau van de oppensioenstelling moet het lokaal of provinciaal bestuur van elektronische gegevens van de DmfAPPL binnen het vanaf 1 januari 2010 ook de gegevens voor de berekening Sinds 1 januari 2005 int de RSZPPO via de multifunctionele lokale en provinciale ambtenaren. Door worden mondde de goede samenwerking van de partners en de bijkomende ondersteuning vanuit Sigedis uit in een meerwaarde In het project voor de eigen werking.
capelo/hoe werkt het?/pagina 10 2011 scharnierjaar Hoe werkt het? in een notendop DmfA op maat van De DmfA(PPL) werd sinds het eerste kwartaal van 2011 gekneed op maat van en bevat voortaan alle arbeidstijd- en weddegegevens van het overheidspersoneel nodig voor de berekening van hun toekomstige pensioen. Dit betekent concreet dat de werkgevers die onder vallen, aanvullende gegevens sinds kort via de DmfA(PPL) aangeven. Het betreft meer bepaald de personeelscategorie, die de PDOS toelaat de loopbaanbreuken te bepalen en de wedde die als basis dient voor de berekening van het pensioen. Deze gegevens worden verstrekt voor zowel statutair personeel als contractuele medewerkers die mogelijk later vastbenoemd worden en vanaf dan recht hebben op een overheidspensioen. Het onderstaande schema schetst hoe de RSZ en de RSZPPO elk kwartaal de gegevens van de DmfA(PPL) doorsturen naar de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, die de gegevens via het socialezekerheidsnetwerk aan Wat is DmfA en DmfA(PPL)? De DmfA of Déclaration multifonctionnelle/multifunctionele Aangifte bestaat al sinds 2003. Bedoeling van deze driemaandelijkse aangifte, die alle bij de RSZ ingeschreven werkgevers in België moeten indienen, is alle arbeidstijd- en weddegegevens samen te brengen. Deze aangifte is multifunctioneel omdat de daarin verstrekte gegevens door verschillende instellingen van de sociale zekerheid worden gebruikt om de uitkering bij ziekte, werkloosheid, arbeidsongeval of beroepsziekte te berekenen, maar ook om de rechten op kinderbijslag, jaarlijkse vakantie en pensioen te bepalen. De DmfAPPL is een zelfde aangifte die sinds 2005 wordt ingediend door alle werkgevers die bij de RSZPPO zijn ingeschreven. de betrokken instellingen bezorgt. De KSZ speelt aan Sigedis alle gegevens door die de samenstelling van het loopbaantraject van iedere overheidsmedewerker mogelijk maken. Sigedis bewaart deze gegevens in een database en stuurt ze door naar de PDOS. Het loopbaandossier kan in sommige gevallen worden aangevuld met punctuele gegevens. De werkgever verstrekt die informatie rechtstreeks aan de PDOS via het online portaal van de sociale zekerheid. Het gaat hier meer bepaald om gegevens m.b.t. diploma( s) en de reden voor beëindiging van de statutaire relatie bij ontslag door de werkgever. RIZIV Privésector Federale overheidssector,... WERKGEVERS Lokale overheidssector DmfA uitgebreid 3 mois DmfAPPL uitgebreid 3 mois RSZ RSZPPO KSZ FUSIE RVA RKW ELECTR. DOSSIER...
capelo/hoe werkt het?/pagina 11 2011 scharnierjaar Hoe werkt het? in een notendop Hoe wordt het loopbaantraject van iedere medewerker samengesteld? En wat met de gegevens van vóór de aanpassing van de DmfA(PPL)? Historische loopbaangegevens: wat en hoe? Intussen werd ook het startsein gegeven voor de tweede pijler van het -project: de verzameling van historische loopbaangegevens, meer bepaald alle gegevens van vóór 1 januari 2011. Concreet bezorgen de werkgevers tegen 2016 alle gegevens aan Sigedis die betrekking hebben op alle arbeidsprestaties die hun medewerkers tot en met 31 december 2010 in de overheidssector hebben verricht. Ze delen dus ook loopbaangegevens mee die verband houden met prestaties verricht bij eerdere werkgevers. Het verzamelen van al die historische loopbaangegevens is een hele krachttoer! In de praktijk stellen we immers grote verschillen tussen werkgevers vast. Sommige werkgevers houden hun gegevens nu al elektronisch bij, terwijl andere nog met papieren dossiers werken. Bij nog andere, is slechts een deel van de personeelsgegevens in elektronisch formaat beschikbaar moest zich dus aan de praktijk aanpassen en ontwikkelde daartoe drie werkwijzen voor de aangifte, die sinds 3 oktober 2011 in gebruik zijn: de werkgevers kunnen ofwel hun digitale aangiftebestanden elektronisch doorsturen (in batch), ofwel hun dossiers rechtstreeks invoeren in een online toepassing via de portaalsite van de sociale zekerheid. De werkgevers die nog niet over volledige elektronische dossiers beschikken, kunnen een deel in batch doorsturen en de ontbrekende gegevens online ingeven.
capelo/hoe werkt het?/pagina 12 2011 scharnierjaar Hoe werkt het? in een notendop Hoe wordt het loopbaantraject van iedere medewerker samengesteld? En wat met de gegevens van vóór de aanpassing van de DmfA(PPL)? Historische loopbaangegevens: wat en hoe? Zoals hieronder wordt geïllustreerd, worden de door de werkgevers doorgestuurde historische gegevens bewaard bij Sigedis, die verschillende controles uitvoert en deze historische gegevens koppelt aan de gegevens die via de DmfA(PPL) werden aangegeven, waarbij de coherentie en continuïteit voor ieder personeelslid wordt nagegaan. Als laatste schakel ontvangt de PDOS de geïntegreerde loopbaangegevens van de medewerkers van wie de historiek werd vervolledigd. Deze elektronische -gegevensstroom verloopt via de KSZ, die instaat voor de beveiliging van vertrouwelijke gegevens. Op basis van die informatie kan de PDOS in de loop van 2012 een loopbaanoverzicht bezorgen aan alle medewerkers voor wie de nodige gegevens aan ons werden doorgestuurd. De sociaal verzekerde kan dan zelf de juistheid en volledigheid van zijn elektronische pensioendossier controleren. verzending naar verzending naar PDOS aanmaak anmaak PDF CAPELO- DATABASE LOOPBAAN- OVERZICHT verzending naar CONTROLE WERKNEMER Sigedis PDOS werknemer WERKGEVER/ SOCIAAL SECRETARIAAT WERKGEVER corrigeren aanvullen valideren WEBSITE DHG in geval van onbrekende of foutieve gegevens
verliep van bij het begin bijzonder vlot. Zodra de PDOS het kader, inclusief doelstellingen en richtlijnen, had uitgetekend, genoot Sigedis een ruime autonomie om het project in goede banen te leiden. tools beschikken om de historische gegevens van vóór 1 januari 2011 te verzamelen, dient Sigedis de werkgevers Nu alle gegevens vanaf 1 januari 2011 netjes via de DmfA worden aangegeven en de werkgevers over de nodige De samenwerking tussen Sigedis en de PDOS De samenwerking tussen Sigedis en de PDOS verliep van bij het begin bijzonder vlot. Zodra de PDOS het kader, beschikken die nodig zijn om het pensioen te kunnen berekenen van het overheidspersoneel waarvoor de dienst overheidspersoneel bij de zowat 1.800 werkgevers op te vragen en na kwaliteitscontrole door te sturen naar de inclusief doelstellingen en richtlijnen, had uitgetekend, genoot Sigedis een ruime autonomie om het project in De rol van Sigedis bestaat erin de onbewerkte loopbaangegevens voor de berekening van het pensioen van het Zodra alle historische loopbaangegevens verzameld zijn, tegen 2015, zal de PDOS over alle elektronische data Met maakt de PDOS via Sigedis een opgemerkte intrede in het Belgische socialezekerheidsnetwerk. is immers beschikbaar via de portaalsite van de sociale zekerheid en maakt gebruik van dezelfde de komende 3 jaar alleen nog te begeleiden bij het bundelen van de historieken van bijna één miljoen communicatiekanalen (in batch) als de DmfA of Dimona via Smals en de KSZ. Koffi epauze met Philippe Crefcoeur Analist voor - Sigedis goede banen te leiden. verantwoordelijk is. medewerkers. PDOS.
1 januari 2016 : deadline voor verzameling van historische gegevens diverse bepalingen (I), verschenen in het Belgisch Staatsblad capelo/capelo in een notendop/pagina 14 CAPELO IN EEN NOTENDOP Lancering : november 2007 Opdrachtgever : PDOS 2011 scharnierjaar Hoe werkt het? Uitvoerder : Sigedis in een notendop Partners : KSZ, RVP, RSZ, RSZPPO en Smals Aantal betrokken werkgevers : 1.780 waarvan 180 bij de RSZ en 1.600 bij de RSZPPO Aantal betrokken personeelsleden : 950.000 van wie 610.000 bij de RSZ en 340.000 bij de RSZPPO Mijlpalen : 1 januari 2011 : inproductiestelling aangepaste DmfA(PPL) 1 januari 2013 : afschaffing papieren pensioendossier Wettelijk kader : Titel 13 van de wet van 29 december 2010 houdende van 31 december 2010, 3de editie.
organisatie/pagina 15 Organogram Stafdiensten PMO EXTERNE CONTROLE COMMUNICATIE Omkaderingsdiensten HRM ICT JURIDISCHE STUDIEDIENST OPLEIDINGEN KENNISMANAGEMENT Operationele diensten TOEKENNINGSDIENSTEN CONTACT CENTER INFORMATIEBEHEER
organisatie/organogram/pagina 16 Organogram Stafdiensten PMO EXTERNE CONTROLE COMMUNICATIE Omkaderingsdiensten HRM ICT JURIDISCHE STUDIEDIENST OPLEIDINGEN KENNISMANAGEMENT Operationele diensten TOEKENNINGSDIENSTEN CONTACT CENTER INFORMATIEBEHEER
organisatie/organogram/pagina 17 Organogram Stafdiensten PMO EXTERNE CONTROLE COMMUNICATIE Omkaderingsdiensten HRM ICT JURIDISCHE STUDIEDIENST OPLEIDINGEN KENNISMANAGEMENT Operationele diensten TOEKENNINGSDIENSTEN CONTACT CENTER INFORMATIEBEHEER De Interne Audit waakt over het respect van de belangrijke projecten om zich er van te verzekeren dat de personeelsleden hun functies uitoefenen en participeren in de verwezenlijking van de missies, door het beheersen van hun activiteiten, van hun operationele taken en van de middelen die zij aanwenden (conform de richtlijnen, doeltreffend, doelmatig). De Interne Audit waakt er eveneens over dat de doeltreffendheid van het interne controlesysteem gesteund is op de zichtbaarheid van de norm en op de duidelijkheid van zijn uitvoering. Het vervult dus een functie die nauw verbonden is met het interne controlesysteem. De opdracht van de informatieveiligheidsconsulent is er één van advies, motivatie, documentatie en controle. Hij adviseert de Administrateur-generaal van de instelling, op zijn vraag of op eigen initiatief, over alle aspecten van informatieveiligheid. Hij promoot en controleert het respect voor de wettelijke regels inzake informatieveiligheid. Daarnaast waakt hij erover dat de personeelsleden gedrag stellen dat informatieveiligheid ten goede komt. Hij verzamelt nuttige documentatie over het onderwerp. De preventieadviseur geeft raad en doet aanbevelingen aan de werkgever over veiligheid en hygiëne op het werk, de gezondheid van de personeelsleden, de psychosociale belasting waaraan ze onderworpen zijn, de ergonomie en de verfraaiing van de werkomgeving. Hij doet dit volledig autonoom, in overleg met alle sociale partners bij voorkeur op een pro-actieve manier. De vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol in de preventie van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. Zijn aanwezigheid en informele tussenkomst in het zoeken naar een oplossing kunnen ervoor zorgen dat het aantal met redenen omklede klachten daalt. Daarnaast kan hij situaties die op zich niet onder geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag vallen maar wel psychosociale belasting bij een persoon teweegbrengen, oplossen. De vertrouwenspersoon heeft een belangrijke rol in eerstelijnshulp. De integriteitsambtenaar sensibiliseert de personeelsleden voor waarden als respect, onpartijdigheid, beroepsethiek en loyauteit en eveneens voor de regels van de federale overheidsfunctie om hun professionele acties te oriënteren. Hij is contactpersoon tijdens concrete initiatieven en voor strategische voorstellen op het vlak van het preventief federaal beleid en beheer van integriteit. Conform het syndicaal statuut voor de personeelsleden van de overheidsdiensten is het Basisoverlegcomité (BOC) de plaats voor overleg en onderhandeling over de algemene personeelsmaatregelen die de administratie graag zou nemen. Zij brengt de vertegenwoordigers van de administratie en van de representatieve vakbondsorganisaties rond de tafel. Onderwerpen die onder andere aan bod komen: de regelgeving over het geldelijk statuut, het administratief statuut, de algemene bepalingen op het vlak van arbeidsduur, de werkorganisatie en het personeelskader.
organisatie/stafdiensten/pmo/pagina 18 STUURGROEP Projectkernteam «Maendeleo» PMO PMO Project Management Office De dienst PM (Project Management) draagt zorg voor het beheer van de projecten. PMO biedt een kader waarbinnen de verschillende projecten op een gestructureerde manier kunnen verlopen. Strategische assen CAPELO Carrière publique électronique Elektronische loopbaan overheid BETALING CDVU KLANT CRM - GED KENNIS beheersing 1. Kernproces: - globaal proces (as is - to be - kwaliteit - risico s - indicatoren) - deelprocessen (as is - to be - kwaliteit - risico s - indicatoren) 2. Omkaderingsprocessen H.R. Organogram Stafdiensten PMO EXTERNE CONTROLE COMMUNICATIE Omkaderingsdiensten HRM ICT JURIDISCHE STUDIEDIENST OPLEIDINGEN KENNISMANAGEMENT Operationele diensten TOEKENNINGSDIENSTEN CONTACT CENTER INFORMATIEBEHEER Naast de identificatie en de ontwikkeling van de projectmanagementmethodologie, zorgt PMO ook voor de opvolging van alle projecten. De dienst heeft daarvoor maandelijkse vergaderingen met de Administrateurgeneraal. De dienst verleent eveneens methodologische steun aan de projectleiders en is verantwoordelijk voor de verslaggeving van de maandelijkse stuurgroepvergaderingen. De stuurgroep stelt de financiële middelen ter beschikking van de verschillende projecten en beslist over alle aandachtspunten die buiten de bevoegdheid van de projectleider liggen. De stuurgroep oordeelt ook of de opgeleverde dienst of het opgeleverde product beantwoordt aan de vooropgestelde eisen. Tijdens het jaar 2011 heeft de dienst PM verschillende acties uitgevoerd om niet alleen de zichtbaarheid van de dienst maar ook die van de projectmanagementconcepten te vergroten. Daarvoor worden regelmatig op het intranet bijdragen gepubliceerd over de methodologie, de tools, de beschikbare modellen en monitoring van de projecten. Bijvoorbeeld in het programma MAENDELEO heeft PMO vooral de projecten van de CAPELO-as opgevolgd : met de ontwikkeling van CAPELO en het toekomstig elektronisch pensioendossier begint de levenscyclus van een pensioendossier veel vroeger. CHANGEMANAGEMENT (coaching, vorming en opleiding, tools om te verdelen en om samen te werken) PROJECTCOMMUNICATIE (formele en informele communicatie) PROJECTMANAGEMENT (methodologische ondersteuning, projectopvolging) Logischerwijs zullen er dus tijdens de levenscyclus van een dossier meer activiteiten van verschillende belanghebbenden plaatsvinden (bijv. Sigedis, de dienst Beheer Elektronische Loopbaangegevens i.v.m. de loopbaanregularisatie, het Contact Center voor informatieaanvraag, de toekenningsdienst voor de ramingen, enz ). Begin van de levenscyclus: 1ste DmfA(PPL) aangifte Belanghebbenden Sigedis, Dienst Beheer Elektronische Loopbaangegevens, Contact Center, Toekenningsdienst,... Begin van de levenscyclus: de pensioenaanvraag Levenscyclus van een papieren pensioendossier Levenscyclus van een elektronisch pensioendossier
organisatie/stafdiensten/pmo/pagina 19 PMO Project Management Office Organogram Stafdiensten PMO EXTERNE CONTROLE COMMUNICATIE Omkaderingsdiensten HRM ICT JURIDISCHE STUDIEDIENST OPLEIDINGEN KENNISMANAGEMENT Operationele diensten TOEKENNINGSDIENSTEN CONTACT CENTER INFORMATIEBEHEER In dit verband werden de volgende projecten, in de loop van het jaar 2011, beëindigd of voortgezet : het opstellen door de PDOS van de business rules waarmee de loopbaangegevens die toekomen bij de VZW Sigedis op hun juistheid kunnen worden getest ; de organisatie van de overdracht van de bruto CAPELO-gegevens (de loopbaangegevens, de punctuele en de historische gegevens) van Sigedis naar de PDOS ; de oprichting van een centrale gegevensbank voor de loopbanen in de overheidssector ; de beschrijving van de activiteiten, de functies en de instrumenten van de nieuw op te richten dienst Beheer Elektronische Loopbaangegevens voor de controle van de conformiteit van de ontvangen gegevens en hun analyse, alsmede de opsporing van anomalieën ; de impact van de oprichting van de dienst Beheer Elektronische Loopbaangegevens op de toekenningsdiensten : nazicht van het recht op een pensioen, de pensioenbeslissing en de tweedelijnscommunicatie ; GED/CRM : voortzetting van de ontwikkeling van de tools noodzakelijk voor het elektronisch beheer van niet alleen de documenten (GED) maar ook van de klantenrelaties (CRM); kennisbeheer : de voortzetting van de ontwikkeling van een WIKI gericht op de dienst Beheer Elektronische Loopbaangegevens. Dit kan gebeuren door de integratie van de lessons learned gebaseerd op de vragen van de werkgevers uit de overheidssector over hun verplichtingen tot de levering van loopbaangegevens voor CAPELO. De dienst PM levert daarnaast ook concrete bijdragen voor de verdere uitbouw van het systeem van interne controle bij de PDOS. Het actieplan 2011 inzake interne controle bestaat uit 15 projecten. Het plan omvat twee aspecten : 1. Het verbeteren van de controleomgeving (3 projecten) 2. Het invoeren van interne controleactiviteiten (12 projecten) De dienst PM is verder projectleider van het volgende project : Versterken van de informatieveiligheid en van het beheer van de continuïteit van de dienst. Dit project, met een initiële looptijd van twee jaar, wordt verder gezet in 2012.
organisatie/stafdiensten/pmo/pagina 20 Organogram Stafdiensten PMO EXTERNE CONTROLE COMMUNICATIE Omkaderingsdiensten HRM ICT JURIDISCHE STUDIEDIENST OPLEIDINGEN KENNISMANAGEMENT Operationele diensten TOEKENNINGSDIENSTEN CONTACT CENTER INFORMATIEBEHEER INTERNE CONTROLE Interne controle is het geheel van acties ondernomen door het Directiecomité, de leiding en alle personeelsleden om redelijke zekerheid te bieden met het oog op het realiseren van de volgende algemene doelstellingen : 1. effectiviteit en efficiëntie op het vlak van de operationele activiteiten ; 2. betrouwbaarheid op het vlak van de middelen (informatie, bewijskrachtige documenten, know-how, kennis, goederen, ) en hun bescherming tegen verlies, onecht gebruik en schade; 3. naleving van de geldende wet- en regelgevingen. In die zin zou het beter zijn in de plaats van over interne controle over organisatiebeheersing te spreken. INTERNE CONTROLE beoogt beheersing van de risico s (en niet het nagaan ervan) : is bij de PDOS alles onder controle? is een proces : het is een middel om doelstellingen te bereiken en geen doel op zich. beoogt redelijke (en geen absolute) zekerheid in het bereiken van de doelstellingen: niemand kan de toekomst met volledige zekerheid voorspellen. Zowel buiten als binnen de organisatie zijn er risico s waarop we geen invloed hebben en die het behalen van de doelstellingen in het gedrang kunnen brengen. Bovendien mogen de kosten van de interne controle de eruit voortvloeiende baten niet overtreffen. is een zaak van iedereen : zij wordt uitgevoerd door alle medewerkers, op elk niveau en in alle functies. is permanent : zij is geen eenmalige gebeurtenis, maar een geheel van acties die raken aan alle activiteiten van de organisatie en er permanent in plaatshebben. maakt integraal deel uit van de activiteiten en is niet iets erbovenop : het gaat niet om het toevoegen van bijkomende activiteiten (een noodzakelijke karwei) of nieuwe controleprocedures, maar om de opname ervan in de bestaande dagelijkse operationele activiteiten. De interne controlemaatregelen vormen een onderdeel van de dagelijkse manier van werken. DE CONTROLEOMGEVING is de werkomgeving waarin de mensen hun taken uitvoeren en hun verantwoordelijkheden op zich nemen. Zij omvat zowel de cultuur als de geest van de organisatie. Zij stemt in grote mate overeen met de in de organisatie verspreide waarden. op het vlak van de organisatie spelen zowel de managementstijl als de gedragsregels (bv. het deontologische kader of het arbeidsreglement) een essentiële rol. De regels die betrekking hebben op de organisatiestructuur, het delegeren van bevoegdheden en verantwoordelijkheden en vooral de functiebeschrijvingen maken deel uit van de controleomgeving. op het individuele vlak zijn het de integriteit, de ethische waarden en de beroepsbekwaamheden van de medewerkers die de controleomgeving in grote mate gestalte geven. is het onontbeerlijke basiselement voor de invoering en de handhaving van een doeltreffend intern controlesysteem.