INTEGRITEITCODE STICHTING WOONLINIE d.d. 1 januari 2017 INLEIDING Stichting Woonlinie (hierna: Woonlinie ) is een onderneming die midden in de samenleving staat. Vanuit onze verantwoordelijkheid proberen we invulling te geven aan onze missie en onze kernactiviteiten. Van ons wordt verlangd om transparant en integer ons werk te doen. Wij zijn ons daarbij bewust van onze bijzondere maatschappelijke verantwoordelijkheid. De medewerkers van Woonlinie doen hun werk in intensieve wisselwerking met de maatschappelijke omgeving. Het is dan ook van groot belang dat onze klanten en onze belanghouders vertrouwen (kunnen) hebben in Woonlinie als organisatie en in de mensen die met elkaar het gezicht van Woonlinie bepalen. Dat is voor ons de reden om een aantal zaken vast te leggen in een integriteitcode. In deze integriteitcode willen wij een aantal belangen veilig stellen: het belang van onze klanten, het belang van onze medewerkers, het belang van Woonlinie en het belang van de samenleving. Deze integriteitcode is van toepassing op alle medewerkers die vast of tijdelijk werken, alsmede bestuur en commissarissen bij Woonlinie of bij een van haar dochtermaatschappijen (ondernemingen). Onder medewerker wordt in dit kader verstaan: degene die feitelijk werkzaam is binnen de Stichting of één van haar dochtermaatschappijen (ondernemingen). DOELSTELLING De doelstelling van deze integriteitcode is om algemeen aanvaard gedrag binnen Woonlinie te definiëren. De code is erop gericht om ervoor te zorgen dat haar medewerkers hun werk uitvoeren op een eerlijke, integere en transparante wijze en rekening houden met de rechtmatige belangen van een ieder op wie hun gedragingen van invloed zijn. De code wil erin voorzien dat medewerkers hun handelen binnen de specifieke context goed interpreteren, beoordelen en afwegen. Niet om deze verantwoordelijkheid van ze over te nemen. Woonlinie wil dat deze integriteitcode in de praktijk meer is dan een verzameling regels. De code is bedoeld om een praktische rol te spelen bij de dagelijkse bedrijfsvoering, waarbij allen deze regels naar letter en geest naleven. Deze integriteitcode is openbaar en wordt geplaatst op de website van Woonlinie. Wij willen op de inhoud te allen tijde aanspreekbaar zijn. Huurders, woningzoekenden, externe relaties en andere belanghebbenden kunnen de code inzien op de website van Woonlinie. Leveranciers en bedrijven die in opdracht van ons werken worden geacht van de inhoud van de code op de hoogte te zijn en weten dus aan welke afspraken en gedragsregels wij hen zullen houden. ALGEMEEN
Medewerkers van Woonlinie zullen elke gedraging die afbreuk doet aan hun integriteit en die van Woonlinie achterwege laten. Dat betekent dat zij van geval tot geval de gevolgen, risico s en kwetsbaarheden van hun handelen op voorhand inschatten en toetsen aan de inhoud van deze integriteitcode zodat zij (de schijn van) niet-integer handelen van zichzelf en van Woonlinie kunnen vermijden. DE OMGANG MET KLANTEN Medewerkers van Woonlinie stellen zich steeds correct en dienstverlenend op in de richting van onze klanten. Klanten worden steeds met respect behandeld, ongeacht hun afkomst, religie, etniciteit, politieke overtuiging of gedragingen. Medewerkers van Woonlinie onthouden zich te allen tijde van uitingen met een discriminerend of seksistisch karakter. Onder werktijd, maar ook daarbuiten wordt steeds met respect gesproken over klanten. Medewerkers van Woonlinie gaan zorgvuldig en vertrouwelijk om met klantinformatie. De privacy van klanten wordt gerespecteerd, informatie wordt deugdelijk opgeslagen en van de beschikbare kennis wordt geen oneigenlijk gebruik gemaakt. Bij het zoeken naar woonruimte gelden voor medewerkers van Woonlinie, familie, vrienden en kennissen dezelfde regels als voor andere woningzoekenden. Individuele klanten worden niet bevoordeeld of benadeeld door medewerkers van Woonlinie. Medewerkers melden in beginsel schriftelijk of elektronisch- aan hun leidinggevende al hun (financiële) belangen, waaronder aandelen, opties en dergelijke, in bedrijven en instellingen waarmee Woonlinie zaken doet. Dit geldt nadrukkelijk voor de belangen in de vorm van familie, vrienden en bekenden, die bij de zakelijke relatie een invloedrijke positie bekleden (in het algemeen een leidinggevende functie). Ook tussentijds ontstane en in de toekomst nog te ontstane belangen worden gemeld aan de leidinggevende, opdat afdoende maatregelen getroffen kunnen worden om die (schijn van) belangenverstrengeling op te heffen c.q. te mitigeren. DE OMGANG MET COLLEGA S Woonlinie wil een prettig en veilig werkklimaat bieden voor haar medewerkers. Daarbij hoort dat de medewerkers elkaar collegiaal en met respect behandelen. (H)erken de grens van je medemens. Kijk kritisch naar jezelf en je eigen gedrag. Discriminatie, agressie, pesten en (seksuele) intimidatie door medewerkers van Woonlinie worden niet getolereerd. Persoonlijke relaties tussen werknemers van Woonlinie zijn niet wenselijk. Mocht er toch een dergelijke relatie ontstaan, dan geldt een meldingsplicht aan het bestuur. Medewerkers van Woonlinie beschouwen een collega als een interne klant. Hetgeen hiervoor werd aangegeven met betrekking tot de omgang met klanten is dan ook onverminderd van toepassing. De omgang met medewerkers van Woonlinie is: Respectvol - ik kom afspraken na en ben zorgvuldig met andermans tijd. - ik geef terugkoppeling aan en vraag terugkoppeling van collega s. Open 2
- ik spreek duidelijke taal en ben correct. - ik luister naar klanten en collega s en zet vooroordelen opzij. Betrokken - ik informeer collega s en werk samen over de grenzen van sectoren en teams heen. - ik waardeer initiatieven van collega s en klanten en speel daarop in. Ondernemend - ik draag de doelstellingen van Woonlinie uit. - ik zorg ervoor dat de (interne) klant antwoord krijgt op zijn vraag. - ik neem initiatief en laat oude gewoontes los. SCHEIDING WERK / PRIVE Woonlinie stelt veel belang bij een imago als integere organisatie. Om de relatie met externe partijen zuiver te houden handhaven medewerkers van Woonlinie een duidelijke scheiding tussen werk en privé. We willen de opdrachtgeverrol niet vermengen met de klantrol. Dit betekent in beginsel dat medewerkers van Woonlinie privé geen goederen of diensten mogen afnemen bij een bedrijf, waarmee ook Woonlinie zaken doet of in het recente verleden zaken deed. Als dat toch gebeurt, geschiedt dat alleen tegen marktconforme prijzen en normale voorwaarden. De opdrachtverlening door Woonlinie aan derden gebeurt zorgvuldig en transparant. In het bijzonder als het gaat om opdrachtverstrekking aan bedrijven waarin familieleden of bekenden van medewerkers van Woonlinie werkzaam zijn in invloedrijke posities. Het is niet toegestaan voor medewerkers van Woonlinie om bedrijfsmatige activiteiten uit te oefenen voor eigen rekening of voor rekening van derden met behulp van eigendommen van Woonlinie. Het is niet geoorloofd dat medewerkers van Woonlinie voor zichzelf of voor hun verwanten enige vorm van voordeel of voorrang regelen, waar het de dienstverlening van of namens Woonlinie betreft. Dit geldt zoals hiervoor al werd aangegeven ook voor de woningtoewijzing. Nevenfuncties worden altijd gemeld bij de leidinggevende. Medewerkers van Woonlinie vervullen geen nevenfuncties die in strijd (kunnen) zijn met de belangen van Woonlinie. Privé-aangelegenheden worden zoveel mogelijk buiten werktijd geregeld. Woonlinie verstrekt geen persoonlijke leningen of financiële garanties aan medewerkers. RELATIEGESCHENKEN EN GIFTEN Medewerkers, bestuurders en commissarissen nemen van leveranciers, relaties, huurders of woningzoekenden geen geschenken of giften in geld of natura aan. Op deze regel geldt slechts een uitzondering: Als het giften of geschenken betreft die aan Woonlinie worden gedaan in het algemeen belang. Denk aan erfenissen en legaten, die toevloeien aan de algemene middelen van Woonlinie, en aan geschenken die direct ten goede komen aan de woon- en/of leefomgeving in wijken, buurten, straten waar Woonlinie bezit heeft of binnen Woonliniecomplexen. Het bestuur besluit of een dergelijke gift wordt geaccepteerd en beslist over de keuze van de bestemming. Ook is het niet toegestaan om geschenken op het privéadres van 3
een medewerker te laten bezorgen. Woonlinie verwacht van haar medewerkers dat deze geschenken te allen tijde worden geweigerd (of retour worden gezonden). Maak van een dergelijk voorval altijd melding bij de bestuurder. Een medewerker mag incidenteel een geschenk met een alledaags karakter, zoals een bos bloemen of een fles wijn, waarmee iemand zijn waardering wil uitdrukken, ontvangen. UITNODIGINGEN Alle uitnodigingen aan medewerkers van Woonlinie voor etentjes, seminars, excursies en evenementen worden gemeld en besproken met de leidinggevende. De leidinggevende attendeert de betreffende relatie op het beleid. De leidinggevende maakt samen met de betreffende medewerker(s) een inhoudelijke afweging en besteedt hierbij aandacht aan de kansen en bedreigingen die het aannemen van die uitnodiging met zich mee kan brengen. Daarnaast wordt van geval tot geval afgewogen of de tegenwaarde van het aanbod binnen de redelijke grenzen blijft en in logische verhouding is met de aard van het contact. Wanneer er sprake is van een duidelijke meerwaarde voor Woonlinie (netwerk, verdiepen relatie tijdens uitvoering van het werk e.d.) kan de medewerker op de uitnodiging ingaan. Woonlinie wil voorkomen dat een uitnodiging zou kunnen worden opgevat als een wederprestatie voor een gunst of een dienst. Dit betekent dat, als er ook maar de geringste twijfel bestaat over de gepastheid, het aanbod vriendelijk wordt afgewezen. EIGENDOM EN INFORMATIE Medewerkers van Woonlinie gaan met zorg om met de eigendommen van Woonlinie en anderen. Het gebruik van Woonlinie-eigendommen voor privédoeleinden is niet toegestaan. Medewerkers gaan zorgvuldig om met de informatie waarover deze uit hoofde van de functie beschikt. Dat betekent dat oneigenlijk gebruik van die kennis niet is toegestaan. Bij het hanteren van die kennis worden bovendien de normale privacyregels in acht genomen. Er wordt geen informatie achter gehouden die in het belang van Woonlinie is. MELDEN INCIDENTEN EN KLOKKENLUIDERREGELING In een integer handelende organisatie moet er altijd ruimte zijn om incidenten te melden. Melding geschiedt in eerste instantie bij de leidinggevenden, maar kan ook anoniem in het kader van de klokkenluiderregeling, waarbij medewerkers op een adequate en veilige manier melding kunnen doen van (eventuele vermoedens van) misstanden binnen de organisatie. SLOT Wanneer een medewerker handelt in strijd met deze integriteitcode, beschouwt Woonlinie dat als een ernstige aangelegenheid. Afhankelijk van de ernst van de overtreding, zullen door Woonlinie stappen worden ondernomen. Deze kunnen zich uitstrekken in het uiterste geval tot disciplinaire maatregelen tegen (een) betrokken medewerker(s) of tot het verbreken van de samenwerking met een externe relatie of leverancier. Mochten medewerkers van Woonlinie van mening zijn dat er niet conform deze code is gehandeld dan kunnen zij dit melden bij het bestuur of de voorzitter van de Raad van Commissarissen van Woonlinie. 4
Aldus vastgesteld door de Raad van Commissarissen in de vergadering van 15 november 2016. 5