Reglement inzake het gebruik van de Jeugdlokalen Tieltstraat Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen Artikel 1 Het gemeentebestuur van Ruiselede stelt met het oog op de ondersteuning van het particulier jeugdwerk de lokalen gelegen in de Tieltstraat ter beschikking van de plaatselijke jeugdverenigingen. Het gebouw zal gebruikt worden als jeugdlokaal. De verenigingen staan in voor de opvang en ontmoeting van kinderen en jongeren in hun vrije tijd. Hierbij bieden zij activiteiten aan die een opvoedende sociale en/of culturele waarde hebben. Dit betekent dat de vereniging in dit gebouw alle activiteiten mag organiseren in het kader van haar normale werking. Activiteiten die afwijken van de normale werking dienen het voorwerp uit te maken van een afzonderlijke toestemming. Artikel 2 Het gemeentebestuur van Ruiselede wordt voor het beheer van de gemeentelijke infrastructuur bijgestaan door het Beheersorgaan voor Gemeentelijke Infrastructuur, vanaf dit punt B.G.I. genoemd. Het BGI werd hiertoe aangesteld door de gemeenteraad in zitting van 20.11.2008 en adviseert over de concrete uitvoering van het beleid en over de praktische aangelegenheden inzake de verhuur, het gebruik en het onderhoud van de gemeentelijke infrastructuur. Artikel 3 De beheerders van het BGI en alle leden van het College van Schepenen en Burgemeester hebben ten allen tijde toegang tot de infrastructuur die ter beschikking gesteld wordt. Artikel 4 Deze overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van 1 jaar te rekenen vanaf heden. Het gebruik wordt stilzwijgend verlengd telkens voor een periode van 1 jaar tenzij één van de partijen de lopende overeenkomst middels een opzeg per aangetekend schrijven beëindigt tenminste 3 maanden voorafgaand aan de verlenging. Artikel 5 De gebruiker machtigt het B.G.I. om schadebedragen rechtstreeks af te houden van basisen werkingstoelagen verschuldigd door het gemeentebestuur. Dergelijke maatregelen worden steeds per aangetekend schrijven bekend gemaakt. Artikel 6 De gebruikers blijven steeds persoonlijk en hoofdelijk verantwoordelijk voor het doel en de manier waarop de ter beschikking gestelde lokalen aangewend worden en voor de activiteiten die er plaats vinden. Zij zijn gehouden tot het betalen van alle mogelijke taksen, belastingen, auteursrechten, enz die het gevolg zijn van de activiteiten die in de lokalen of hun onmiddellijke omgeving doorgaan en waarvan zij organisator zijn. Artikel 7 Minstens éénmaal per jaar wordt een overlegvergadering georganiseerd door de Schepen van Jeugd waarop minstens navolgende personen aanwezig zijn : een afvaardiging van de jeugdverenigingen, de gemeentelijke controleur van werken, de voorzitter + secretaris van het B.G.I. Op deze vergadering worden alle mogelijke problemen m.b.t. het gebruik van de lokalen besproken. Er wordt door de jeugdverenigingen ook schriftelijk een lokaalverantwoordelijke aangesteld.
Hoofdstuk 2: Gebruik van de lokalen 2.a. Gebruikers Artikel 8 De jeugdlokalen worden ter beschikking gesteld van de lokale jeugdverenigingen. De lokalen worden toegewezen aan de respectievelijke jeugdverenigingen overeenkomstig bijgaand plan. 2.b. Aanvraag Artikel 9 Het gebruik van de polyvalente ruimte door de jeugdverenigingen die over een lokaal in het jeugdcomplex beschikken, dient minstens 1 week vooraf te worden aangevraagd aan de sportfunctionaris. Sportdienst Dieter Hantson Tieltstraat, 8755 Ruiselede @ sport@ruiselede.be 051/68-73-73 2.c. Tarieven Artikel 10 De gebouwen worden kosteloos ter beschikking gesteld van de plaatselijke jeugdverenigingen. 2.d. Gebruik Artikel 11 Het B.G.I. staat niet in voor de bewaking en bewaring van de goederen van de gebruikers en draagt daaromtrent geen enkele verantwoordelijkheid. Het B.G.I. of het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen opgelopen bij het gebruik van de lokalen. De vereniging moet zelf voor de nodige verzekeringen voor de eigen leden instaan, waaronder burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen en schade aan derden. 2.e. Sleutels Artikel 12 Elke verantwoordelijke van een jeugdvereniging wordt in het bezit gesteld van 2 sleutels die toegang verlenen tot het lokaal dat aan die bepaalde vereniging werd toegewezen. Tevens wordt aan elke verantwoordelijke een sleutel van het sanitair blok overhandigd. Artikel 13 Indien de polyvalente ruimte tijdens het weekend of bij afwezigheid van de sportfunctionaris, door meerdere verenigingen op verschillende tijdstippen wordt gereserveerd, dan dienen deze verenigingen na onderling afspraak de sleutel aan elkaar door te geven. Zij vullen hiertoe het voorziene formulier in en deponeren dit document in de brievenbus van de sporthal. De verantwoordelijke van de vereniging zorgt er, met het oog op de veiligheid, voor dat de dubbele deur langs de zijde van de voetbalvelden ook steeds wordt geopend met de daartoe ter beschikking gestelde sleutel.
Artikel 14 Er mogen geen sloten van deuren worden vervangen. Het is niet toegelaten om de sleutels door te geven aan derden die niet tot de gebruikers van de lokalen kunnen gerekend worden. Het onderverhuren van de lokalen is verboden. (De jeugdlokalen zijn voorzien van voldoende brandblusapparaten en bordjes van nooduitgang. De brandweerslang blijft verzegeld zo lang er geen noodgeval is.) wanneer deze voorzieningen door 1 of andere reden niet meer in orde zijn, moet dit gemeld worden aan het secretariaat van het BGI. 2.f. Voorwaarden Artikel 15 De gebruikers worden geacht het reglement te kennen en na te leven. Bij het niet naleven van het reglement kunnen de gebruikers het gebruik van de lokalen geheel of gedeeltelijk ontzegd worden. In geval van klaarblijkelijke en ernstige overtreding van het reglement kan het gebruik onmiddellijk ontzegd worden voor een periode van 3 maanden. Binnen deze periode moet het BGI een advies uitbrengen over het verder gebruik van de betreffende lokalen. Na ontvangst van dit advies zal een definitieve beslissing worden genomen. Artikel 16 Bij onregelmatigheden, problemen of schade aan de lokalen verwittigt de gebruiker of lokaalverantwoordelijke de sportdienst. Indien de sportdienst niet bereikbaar is, wordt het secretariaat van het BGI, de gemeentelijke technische dienst of de gemeentelijke overheid (Burgemeester of Schepen) verwittigd. In samenspraak zullen alle mogelijke maatregelen genomen worden om de schade zo snel mogelijk te laten herstellen. Indien de schade door de gebruikers werd veroorzaakt, zullen de kosten voor het herstel aan de gebruikers worden aangerekend (eventueel door inning van de borgsom). Artikel 17 Het is aan de gebruikers verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toelating van het gemeentebestuur verbouwingswerken uit te voeren of de bestemming van het lokaal te wijzigen. Aan de muren en de plafonds mogen geen zaken op mechanische wijze bevestigd worden; enkel magneten en kleefband mogen gebruikt worden. De muren en plafonds mogen niet beschilderd worden tenzij met uitdrukkelijke toestemming van de eigenaar van het gebouw. Artikel 18 Met het oog op de veiligheid dient de inrichting van de lokalen op een verantwoorde manier te gebeuren. Bijplaatsen van elektriciteitsleidingen mag niet. Alle materialen dienen ordentelijk te worden gestapeld en waar mogelijk in kasten te worden opgeborgen. Bederfbare waren dienen met de nodige zorg te worden behandeld. Artikel 19 Bij diefstal of inbraak moet de lokaalverantwoordelijke of degene die de feiten vaststelt onmiddellijk aangifte doen bij de politie en tevens het secretariaat van het B.G.I. verwittigen Artikel 20 Behalve bij uitzonderlijke activiteiten (dropping, nachtspel, kerstwake, ) moeten alle activiteiten in de lokalen uiterlijk beëindigd worden om 02.00 uur. Vanaf 22.00 uur is alle nachtlawaai verboden. Bovendien zal de gebruiker er zorg voor dragen dat hij geen geluidsoverlast veroorzaakt. Wanneer de gebruiker in het kader van de activiteiten gebruik maakt van al of niet elektronisch versterkte muziek, verbindt hij zich er toe zich te schikken naar de vigerende wetgeving ter zake.
Artikel 21 Verwarming, water en elektriciteit dienen zuinig gebruikt te worden. De gebruiker die het laatste het lokaal verlaat, dient zich er steeds van te vergewissen dat de verwarming en verlichting uitgezet zijn en dan het lokaal goed afgesloten is. Na het weekend en tijdens de schoolvakanties zal de sportfunctionaris alle lokalen hierop controleren. Enkele afspraken om zuinig om te springen met energie : - lichten niet onnodig laten branden, ook niet op de gemeenschappelijke plaatsen. - Bij het verlaten van de lokalen controleren of alle lichten uit zijn. - Deuren dichthouden als de verwarming aan is, ook de buitendeur dichtdoen. - Na de activiteit de elektrische toestellen en verwarming afzetten. - Lichten doven, deuren en ramen sluiten na de activiteit, ook de buitendeur. Artikel 22 De fietsen van de gebruikers dienen in de daartoe voorziene fietsrekken te worden geplaatst en niet tegen de muren van het jeugdcomplex. Artikel 23 Er wordt toestemming gegeven aan de jeugdverenigingen om alcoholische dranken te schenken, evenwel dient dit met mate te gebeuren en worden misbruiken niet getolereerd. De voorraad alcoholische dranken dient op elk ogenblik zeer miniem te zijn. Het is bovendien bij wet (14 november 1939) verboden om alcoholische dranken te schenken aan minderjarigen die de volle leeftijd van 16 jaar niet hebben bereikt. Roken in de lokalen is steeds verboden in het kader van het algemeen rookverbod. Artikel 24 De gebruikers van de lokalen dienen steeds in het bezit te zijn van een goed uitgeruste EHBO-koffer en deze koffer moet steeds in de lokalen aanwezig zijn. Artikel 25 Het is verboden om de lokalen te gebruiken als slaapgelegenheid. Hoofdstuk 3: Onderhoud Artikel 26 De gebruikers staan zelf in voor de schoonmaak van de lokalen. Ook de terreinen rond de lokalen dienen steeds netjes gehouden te worden. Alle vuilnis dient gedeponeerd te worden in IVIO-vuilniszakken. De zakken zullen door het onderhoudspersoneel op de voorziene dag buitengezet worden voor de ophaaldienst. De gebruikers staan zelf in voor de aankoop van de vuilniszakken. De in de gemeente geldende afvalsorteerregels moeten gerespecteerd worden. Een vereniging die de polyvalente ruimte, de keuken en het sanitair blok gebruikt dient deze lokalen tevens te vegen. Het onderhoudspersoneel van het gemeentebestuur zal instaan voor de nodige reiniging van de polyvalente zaal, de keuken en het sanitair blok. Hoofdstuk 4: Occasioneel gebruik Jeugdlokalen Artikel 27 De jeugdlokalen kunnen gratis door erkende sport- of culturele verenigingen gebruikt worden voor eenmalige activiteiten. Deze verenigingen dienen hiertoe minstens 3 maanden op voorhand schriftelijk een aanvraag in bij het secretariaat van het BGI. Zij kunnen in principe enkel over de polyvalente ruimte beschikken op weekdagen (van maandagmorgen tot donderdagavond), buiten de schoolvakanties, vermits deze ruimte tijdens het weekend en tijdens de schoolvakanties exclusief voor de jeugdverenigingen wordt voorbehouden.
Voor wat betreft de dagen waarop er speelpleinwerking door het gemeentebestuur wordt georganiseerd in de polyvalente ruimte, zullen specifieke afspraken worden gemaakt door de verantwoordelijke van de jeugddienst met de jeugdverenigingen. Sleutels worden hierbij steeds afgehaald bij de dienst onthaal op het gemeentehuis. (Een eerste stap naar meer occasioneel gebruik (feestje voor jongeren) is het isoleren van de wanden van de lokalen. Het gemeentebestuur zal hiervoor instaan. Daarna wordt bekeken of er feestjes kunnen georganiseerd worden in de zaal.) Hoofdstuk 5: Bekendmaking reglement Artikel 28 Dit reglement wordt opgehangen in de lokalen. Aan elke jeugdvereniging die over een lokaal in het jeugdcomplex beschikt zal een afschrift worden overgemaakt.