Dossier erkenning NGO A)Voorstelling van de organisatie : - Naam, afkorting, juridisch statuut, ondernemingsnr., adres van maatschappelijke zetel en indien verschillend van de administratieve diensten met vermelding van telefoonnummer, fax, e-mail en website. - Wettelijke verantwoordelijke van de organisatie : naam, titel, telefoon, e-mail -Contactpersoon voor DGD : naam titel, telefoonnummer, e-mail -NGO s die bijkomende erkenning vragen voor mogelijke programmafinanciering dienen dit hier eveneens te vermelden. Erkenning NGO Bijkomende erkenning 1
B)Overzichtstabel m.b.t. een aantal voorwaarden voor erkenning VOORWAARDEN KB. 25/4/2014 Ervaring Relevante ervaring van minimum 5 jaar in één of meerdere domeinen van de ontwikkelingssamenwerking gedurende de laatste zeven jaar, vijf jaar subsidies ontvangen hebben van de Belgische staat ten laste van de begroting OS (vereist voor NGO's die programma financiering wensen) Aankruisen indien van toepassing is Bij te voegen vermeldingen/bijlagen (bijlagen in electronische vorm en genummerd zoals hieronder aangegeven) Overzicht van activiteiten die ervaring over 5 jaar aantonen voor de periode 2009 tot en met 2013 (bijlage 1) Overzicht van de federale subsidies OS van de laatste zeven jaar 2007-2013 (bijlage 2) Maatschappelijk Draagvlak (Art 2 1) Samenwerkingsovereenkomsten betreffende OS met minimum 5 instellingen autoriteiten of verenigingen in België Copie van samenwerkingsovereenkomsten (bijlage 3.1,3.2,3.3 ) Lidmaatschap van nationale en internationale netwerken gespecialiseerd in thema's van OS Bewijzen van lidmaatschap (bijlage 4.1,4.2,4,4.3, ) Lijst van samenstelling van Raad van Bestuur/directie-organen (zoals beschreven in laatse publicatie in het Staatsblad),met aanduiding van Beslissingsorganen omvatten ANGS beroep/functie van de leden (bijlage 5) Besschikking over ten minste 150 leden, deelnemers, sympathisanten of vrijwilligers Nominatieve overzichtslijst(en) (bijlage 6) Inzameling van minimum 14.000 fondsen per jaar in België Overzicht van inkomsten uit fondsenwerving, zoal opgenomen in gedurende de voorbije 5 jaar (2009-2013) jaarrekeningen van betrokken periode( bijlage 7) Autonomie (art. 2 2) Raad van Bestuur of directieorgaan omvat geen leden die deel uitmaken van personeel FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, personeel of Raad van Bestuur van BTC, personeel of Raad van Bestuur van BIO, beleidscel van de minister. Omzetcijfer (art. 2 3) Jaarlijks omzetcijfer van minimum 50.000 (buiten subsidie ten laste van federale begroting OS) Jaarlijks omzetcijfer van minimum 500.000 (vereist voor NGO's die programma financiering wensen) Jaarlijks omzetcijfer van minimum 350.000 voor organisaties die zich op één enkel land concentreren Menselijke middelen (art.2 4) Organisatie beschikt over tenminste 2 voltijdse equivalenten, ten minste halftijds gepresteerd, waarvan tenminste één voltijds equivalent bezoldigd volgens het Belgisch arbeidsrecht en het overige gepresteerd overeenkomstig de bepalingen van de wet van 3/7/2005 betreffende de rechten van vrijwilligers Organisatie beschikt over tenminste 4 voltijdse equivalenten bezoldigd volgens het Belgisch arbeidsrecht (vereist voor NGO's die programma financiering wensen) Lijst van samenstelling van Raad van Bestuur/directie-organen met aanduiding van beroep/functie van de leden (bijlage 5) Verwijzing naar jaarrekening van laatste jaar (2013 ) - boekhoudkundig plan code 70/74 (bijlage 8) Verwijzing naar jaarrekening van laatste jaar (2013 ) - boekhoudkundig plan code 70/74 (bijlage 8) Verwijzing naar jaarrekening van laatste jaar (2013 ) - boekhoudkundig plan code 70/74 (bijlage 8) Overzichtslijst van het personeel met vermelding van hun statuut en de te presteren werktijd. (bijlage 9) Overzichtslijst van het personeel met vermelding van hun statuut en de te presteren werktijd. (bijlage 9) Financiële opvolging/boekhouding Organisatie heeft een commissaris van de rekeningen aangeduid onder de leden van het instituut van bedrijfsrevisoren (vereist voor NGO's die programma financiering wensen) Afschrift van contract met commissaris van de rekeningen (bijlage 10) Organisatie beschikt over een dubbele boekhouding, overeenkomstig het KB van 19 december 2003 Copie van het boekhoudkundig plan (bijlage 11) Organisatie voert een analytische boekhouding (vereist voor NGO's die programma financiering wensen) Copie van het boekhoudkundig plan (bijlage 11) 2
C) Strategisch plan (max. 20 bldz) : (Strategisch plan is de benaming die gebruikt wordt in de nieuwe reglementering en betreft alle elementen die hieronder worden aangegeven onder a) tot h). Dit is een genuanceerde versie van wat vroeger in de reglementering een strategisch kader genoemd werd). a) Uitvoerige beschrijving van de organisatiestructuur : - beschrijving van werking en financiering van organen; - organigram; - beschrijving van personeelsbeleid -beschrijving van het financieel beleid en beheer (financieel management, doelstellingen op financieel vlak en middelen om deze te bereiken) -beschrijving van de relevante ervaring van de organisatie in één of meerdere domeinen van de ontwikkelingssamenwerking en de evolutie ervan (deze moet minimaal 5 jaar beslaan); b) een beschrijving van de visie en de missie van de organisatie op vlak van OS en de rol die zij erin wenst te spelen -globale strategie : thema s en sectoren, landen waarin activiteiten ontplooid worden, doelgroepen c) een planmatige beschrijving van haar doelstellingen op middellange (5 jaar) en lange termijn (10 jaar) d) een beschrijving van de strategie die de organisatie wenst uit te voeren om haar doelstellingen vermeld in c)te bereiken in tien jaar : hierin moet aangegeven worden of een NGO programmafinanciering wil bekomen e) een indicatief globaal financieel plan op middellange (5 jaar) en lange termijn (10 jaar) waarin duidelijk de eigen middelen en de publieke of privéfinancieringen worden aangegeven die nodig zij om de doelstellingen vermeld in c) te bereiken : Eigen middelen, overheidsfinanciering, privé-financiering (de beschrijving over de eerste 5 jaar kan gedetailleerder zijn dan deze over de tweede vijf jaar de opsomming kan verder geventileerd worden.) f) een opsomming van de landen waarin de organisatie de komende 10 jaar actief wenst te zijn en haar motivatie g) een indicatieve beschrijving van de partners van de organisatie met betrekking tot de ontwikkelingseducatie enerzijds en in de ontwikkelingslanden anderzijds, met eveneens een beschrijving van het identificatie- en selectieproces van de lokale partners en het beheer van die partnerschappen door de organisatie h) een indicatieve beschrijving van het doelpubliek zowel in het Zuiden els met betrekking tot de ontwikkelingseducatie. D) Activiteitenverslagen en jaarrekeningen 3
De door de bevoegde organen van de organisatie goedgekeurde activiteitenverslagen en jaarrekeningen van de laatste vijf jaar (2009-2010-2011-2012-2013) en het bewijs van neerlegging ervan bij de algemene vergadering van de organisatie). Dossier voor verkrijging van statuut van partner van de niet-gouvernementele samenwerking A)Voorstelling van de organisatie : - Naam, afkorting, juridisch statuut, ondernemingsnr., adres van maatschappelijke zetel en indien verschillend van de administratieve diensten met vermelding van telefoonnummer, fax, e-mail en website. - Wettelijke verantwoordelijke van de organisatie : naam, titel, telefoon, e-mail -Contactpersoon voor DGD : naam titel, telefoonnummer, e-mail 4
B)Overzichtstabel m.b.t. een aantal voorwaarden voor erkenning VOORWAARDEN KB. 25/4/2014 Ervaring gedurende de laatste zeven jaar, vijf jaar subsidies ontvangen hebben van de Belgische staat ten laste van de begroting OS Omzetcijfer (art. 6 1) Jaarlijks omzetcijfer van minimum 500.000 ten laste van federale begroting OS Jaarlijks omzetcijfer van minimum 350.000 voor organisaties die zich op één enkel land concentreren Menselijke middelen (art.6 2) Aankruisen indien van toepassing is Bij te voegen vermeldingen/bijlagen (bijlagen in electronische vorm en genummerd zoals hieronder aangegeven) Overzicht van de federale subsidies OS van de laatste zeven jaar 2007-2013 (bijlage 1) Verwijzing naar jaarrekening van laatste jaar (2013 ) Boekhoudkundig plan code 70/74 (bijlage 2) Verwijzing naar jaarrekening van laatste jaar (2013 ) Boekhoudkundig plan code 70/74 (bijlage 2) Organisatie beschikt over tenminste 4 voltijdse equivalenten bezoldigd volgens het Belgisch arbeidsrecht Financiële opvolging/boekhouding Organisatie heeft een commissaris van de rekeningen aangeduid onder de leden van het instituut van bedrijfsrevisoren C) Strategisch plan : (Strategisch plan is de benaming die gebruikt wordt in de nieuwe reglementering en betreft alle elementen die hieronder worden aangegeven onder a) tot h). Dit is een genuanceerde versie van wat vroeger in de reglementering een strategisch kader genoemd werd). a) Uitvoerige beschrijving van de organisatiestructuur : - beschrijving van werking en financiering van organen; - organigram; - beschrijving van personeelsbeleid Overzichtslijst van het personeel met vermelding van hun statuut en de te presteren werktijd. (bijlage 3) Afschrift van contract met commissaris van de rekeningen (bijlage 4) Organisatie beschikt over een dubbele boekhouding, overeenkomstig het KB van 19 december 2003 Copie van het boekhoudkundig plan (bijlage 5) Organisatie voert een analytische boekhouding Copie van het boekhoudkundig plan (bijlage 5) - beschrijving van het financieel beleid en beheer (financieel management, doelstellingen op financieel vlak en middelen om deze te bereiken) b) een beschrijving van de visie en de missie van de organisatie op vlak van OS en de rol die zij erin wenst te spelen 5
-globale strategie : thema s en sectoren, landen waarin activiteiten ontplooid worden, doelgroepen c) een planmatige beschrijving van haar doelstellingen op middellange (5 jaar) en lange termijn (10 jaar) d) een beschrijving van de strategie die de organisatie wenst uit te voeren om haar doelstellingen vermeld in c)te bereiken in tien jaar e) een indicatief globaal financieel plan op middellange (5 jaar) en lange termijn waarin duidelijk de eigen middelen en de publieke of privéfinancieringen worden aangegeven die nodig zij om de doeltellingen vermeld in c) te bereiken - Eigen middelen, overheidsfinanciering, privé-financiering f) een opsomming van de landen waarin de organisatie de komende 10 jaar actief wenst te zijn en haar motivatie: g) een indicatieve beschrijving van de partners van de organisatie met betrekking tot de ontwikkelingseducatie enerzijds en in de ontwikkelingslanden anderzijds, met eveneens een beschrijving van het identificatie- en selectieproces van de lokale partners en het beheer van die partnerschappen door de organisatie D) Activiteitenverslagen en jaarrekeningen (in elektronische vorm) De door de bevoegde organen van de organisatie goedgekeurde activiteitenverslagen en jaarrekeningen van de laatste vijf jaar en het bewijs van neerlegging ervan. 6