Voorfinancieringsen Garantiefonds
Twee mogelijkheden Het Voorfinancierings- en Garantiefonds biedt twee mogelijkheden: Lening ter financiering van de aanloopkosten van een internationaal congres. Dekking van mogelijk financieel risico door een tegenvallend aantal deelnemers. Een internationaal congres in Nederland organiseren is een onderneming die weinig risico s met zich meebrengt. Het merendeel van de in ons land gehouden congressen eindigt met een bescheiden positief saldo. De reden hiervan is dat er in Nederland een goede congresinfrastructuur bestaat, zowel op het vlak van de accommodaties, als ook op het vlak van de dienstverlening. Tevens is de Nederlandse congresbedrijfstak zeer ervaren in de begeleiding en de organisatie van dit soort evenementen. het ware het oprichten van een nieuwe onderneming met een vooraf bekende beperkte levensduur. Een dergelijke op te richten onderneming heeft vaak behoefte aan startkapitaal ter betaling van de concrete aanloopkosten en behoefte aan een garantie ter afdekking van een mogelijk financieel risico doordat het aantal deelnemers aan het internationale congres tegenvalt. Om in deze behoeften te voorzien hebben het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen en de Vereniging Nederlandse Congres- en Vergaderbelangen in samenwerking met het Ministerie van Economische Zaken het Voorfinanciering- en Garantiefonds (VGF) ingesteld. De twee faciliteiten van het VGF, de voorfinanciering en de garantie kunnen afzonderlijk of in combinatie worden gebruikt. Het uitnodigen en het organiseren van een internationaal congres is als
Voorfinanciering Voordat de deelnemers aan het congres hun inschrijfgelden gaan betalen heeft de organisator al veel kosten (bijvoorbeeld aan betaling accommodatie, kosten voor drukwerk mailingen) moeten maken. Dit geld kan uit het VGF voorgefinancierd worden door middel van het verstrekken van een lening. Het grote voordeel van een lening via het VGF is dat over het geleende bedrag geen rente is verschuldigd! De hoogte van de lening is afhankelijk van de grootte van het congres en de liquiditeitsprognose. Specifieke voorwaarden 1. Congresbegroting en liquiditeitsprognose. In principe dient een PCO de voorlopige congresbegroting (zo gedetailleerd mogelijk) en een liquiditeitprognose op te stellen dan wel goed te keuren. 2. Hoogte voorfinanciering De hoogte van het voorfinancieringsbedrag is afhankelijk zowel van de grootte van het congres als van de liquiditeitsprognose. Het maximumbedrag dat als voorfinanciering kan worden verstrekt is EUR 90.000,-. 3. Terugbetaling De lening dient vóór aanvang van het congres in zijn geheel aan het VGF te zijn terugbetaald. 4. De aanvraag De aanvraag dient tot een jaar vóór de startdatum van het congres te zijn ingediend en vergezeld te zijn van: een goede beschrijving van het congres: naam, datum, accommodatie en plaats, programma/vooraankondiging, leden van het organisatiecomité; kopie stichtingsakte of uittreksel Kamer van Koophandel (waaruit blijkt wie namens de organisator vertegenwoordigingsbevoegd is); de voorlopige, sluitende congresbegroting; een liquiditeitsprognose.
Garantie De kennis en ervaring van de congresbedrijfstak maakt dat aan de kostenkant vrijwel geen risico wordt gelopen. De kostenbegrotingen zijn solide. De opbrengstenkant daarentegen heeft men minder in de hand: als het uiteindelijk aantal deelnemers tegenvalt dan zal dat consequenties hebben voor de inkomsten. De garantiefaciliteit beoogt de mogelijkheid te bieden het congres doorgang te laten vinden, ondanks een tegenvallend aantal deelnemers. Specifieke voorwaarden 1. Definitieve begroting In principe dient een PCO een jaar vóór aanvang van het congres een definitieve, sluitende, gedetailleerde begroting op te stellen, dan wel goed te keuren. In deze begroting mag de garantie niet zijn opgenomen. Met deze begroting is eveneens het definitieve inschrijfgeld en het definitieve programma vastgesteld. 2. Garantiehoogte Het maximale risico dat met de garantiefaciliteit kan worden afgedekt is afhankelijk van de grootte van het congres. Bij de beoordeling spelen de volgende factoren een rol: aantal verwachte deelnemers, omvang begroting break-even point (in relatie tot het aantal verwachte deelnemers), programma, historie congres, aanwezigheid van sponsoring. Het maximale bedrag dat als garantie kan worden verleend is EUR 90.000,-. Van de vast te stellen garantiehoogte dient de organisator zelf 25% af te dekken, het Fonds geeft een garantie van maximaal 75%. 3. Wijzigingen in de begroting De definitieve begroting kan slechts worden gewijzigd na overleg met het VGF. 4. Premie Het VGF berekent aan de organisator een premie van 2,5% van de door het VGF verstrekte garantie. 5. Uitkering Indien er door een tegenvallend aantal deelnemers na het opmaken van de verifieerbare, definitieve exploitatierekening van het congres nog betalingsverplichtingen bestaan die niet met eigen financiële middelen voldaan kunnen worden, zal het VGF tot de vastgelegde garantie
Voorwaarden hoogte, 75% van het tekort afdekken en de congresorganisator 25%. 6. De aanvraag De aanvraag voor het verstrekken van een garantie dient een jaar vóór aanvang van het congres schriftelijk te worden ingediend en dient vergezeld te zijn van: een beschrijving van het congres: naam, datum, accommodatie en plaats, definitieve programma, leden organisatiecomité; kopie stichtingsakte of uittreksel Kamer van Koophandel (waaruit blijkt wie namens de organisator vertegenwoordigingsbevoegd is); definitieve, sluitende, gedetailleerde begroting; het definitieve programma; een verklaring omtrent het beschikken over een eigen garantie. 7. Contract Het garantiecontract dient uiterlijk zes maanden vóór aanvang congres te zijn getekend door de organisator (een vertegenwoordiger die tekenbevoegd is) en de penningmeester van het VGF. Aantal congresdagen Het internationale congres dient tenminste twee dagen te duren, gerekend vanaf de dag waarop volgens het programma de eerste werkvergadering plaatsvindt. Professionele congresorganisator (PCO) Het aantrekken van een PCO bij de organisatie van het congres geldt in principe als een verplichting. Voor corporate meetings en congressen waarbij de initiatiefnemer in het buitenland woonachtig is en die georganiseerd worden door de eigen CPM (certified meeting planner), mag gebruik worden gemaakt van de diensten van een DMC (destination management company). Stichting De financiële verantwoordelijkheid voor het congres dient te zijn ondergebracht in een afzonderlijk stichting ter organisatie van dat congres, zonder winstoogmerk. Advies De aanvragen worden voor advies voorgelegd aan de secretaris van het bestuur van de Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds. Contracten De overeenkomst is geldig vanaf het moment dat zowel de organisator (een vertegenwoordiger die tekenbevoegd is) als de penningmeester van het VGF het contract hebben getekend. Voorbehoud Het bestuur van het VGF behoudt zich het recht voor om een aanvraag af te wijzen om redenen die de financiële positie van het Fonds betreffen.
Een voorbeeld Een congresbegroting sluit op EUR 350.000,- à EUR 400.000,- met een verwacht aantal deelnemers van 500. Congres heeft zelf gezorgd voor een garantie van EUR 12.000,- VGF voegt toe 3 (= maximaal) x EUR 12.000,- EUR 36.000,- Totaal beschikbare garantie EUR 48.000,- Premie voor congres 2,5% van EUR 36.000,- EUR 900,- Stel: Het congres lijdt een verlies van EUR 24.000,- Dan: 25% voor rekening congres EUR 6.000,- 75% voor rekening van het VGF EUR 18.000,- Tip Een voorbeeld van een congresbegroting is te vinden op de NBTC internetsite. Nadere informatie Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds Kantoor Vlietweg 15, 2266 KA Leidschendam Post Postbus 5208, 2000 GE Haarlem Telefoon 070-3 705 705 Fax 070-3 201 654 E-mail info@holland.com Internet www.holland.com
Meer infomatie Wilt u meer informatie over het Voorfinancierings- en Garantiefonds, retourneer dan deze antwoordkaart, volledig en bij voorkeur in blokletters ingevuld, aan het Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen. Naam congres Contactpersoon Adres Postcode Stad Land Telefoon Fax E-mail
Antwoordkaart Priority / Prioritaire By airmail / Par avion Stichting Voorfinancierings- en Garantiefonds T.a.v. de secretaris Postbus 2508 2000 GE HAARLEM Frankeren