vergadering Themabijeenkomst Triage Q&A s datum 21 april 2015 Toezeggingen De handouts komen op de website van InEen. Alle vragen die aan de orde kwamen, èn de vragen die per mail werden gesteld maar waar niet aan toe wordt gekomen, worden gevat in Q&A s die eveneens op de website komen. In juni houdt InEen een enquête om zicht te krijgen op: de stand van zaken van de invoering van de kernset de vragen en behoeften die er nog zijn de resultaten van de gesprekken In het najaar 2015 vindt nog een Themabijeenkomst Triage plaats. De geactualiseerde handreiking arbeidsrechtelijke consequenties verschijnt zo spoedig mogelijk. Officiële documenten en formulieren worden spoedig aangepast. Afspraken over de eisen aan beoordelaars worden nog een keer bezien. Vragen en antwoorden P&O-beleid Wat doe je aan onrust onder de triagisten? Van belang is om te benadrukken dat het niet gaat om nieuwe eisen maar om uniformering van de wijze van beoordeling. Onrust ontstaat waarschijnlijk door onduidelijkheid en onzekerheid. Van belang is dus om als huisartsenpost duidelijkheid te bieden. Je kunt bijvoorbeeld benadrukken iedereen goed wordt begeleid zodat elke triagist in principe tot voldoende beoordelingen kan komen. Geef duidelijkheid over het proces: Wanneer wordt het gesprek van de band gehaald? Hoe ziet het traject er uit? Waarop let je bij werving en selectie? Vraag triagisten die elders al als zodanig hebben gewerkt om hun bewijzen : hun eerdere werkervaringsuren, scholingsuren en gespreksbeoordelingen hebben zij nodig om hun diploma straks te kunnen herregistreren. In de arbeidsovereenkomst leg je de verantwoordelijkheid van werknemer (behoud van haar bevoegdheid) en werkgever (o.a. aanbieden van gespreksbeoordelingen, scholing en eventuele coaching) vast. In de Handreiking Arbeidsrechtelijke consequenties komen hiervoor voorbeelden. Als tip wordt nog gegeven: Triagisten die opgeleid worden krijgen een (getrainde) inwerktriagist die fungeert als werkbegeleider/buddy. Wat te doen met triagisten die geen of niet altijd telefonische triage doen? 1/6
Sommige huisartsenposten kennen werkplekken voor triagisten waar geen of weinig telefonische triage wordt gedaan. Er zijn dan, als je deze triagisten hun diploma wilt laten behouden, twee opties: Door aanpassing van het rooster maken alle triagisten voldoende telefonische triage-uren om voor herregistratie van hun diploma telefonisch triage in aanmerking te komen; De triagisten die (vrijwel) uitsluitend face-to-facetriage doen krijgen een aantekening op hun herregistratiebewijs. P&O-tips: Een huisartsenpost heeft een digitale portfolio ontwikkeld. Deze kan ook gebruikt worden door een nieuwe werkgever. Een huisartsenpost heeft aan de competenties succescriteria toegevoegd zodat de triagist weet welk gedrag bij een competentie wordt verwacht. SHR heeft op elke werkplek een kernset neergelegd zodat voor triagisten duidelijk is aan welke eisen ze moeten voldoen. Kernset en gebruiksinstructies Wat vindt InEen van de wijze waarop opleiders de kernset hebben vertaald? Het idee is dat opleiders de kernset gebruiken of inpassen in hun eigen instrumentarium. InEen heeft een contract met Calibris Advies voor alle uitvoerende zaken rond het diploma triage. Eén daarvan is het certificeren van de opleiders. In dat kader beoordeelt Calibris onder andere of zij de kernset op de juiste wijze toepassen. Een Calibriscertificaat zegt dus: deze opleider schoolt en beoordeelt triagisten volgens de regels van InEen. Calibris heeft de opleiders nog niet beoordeelt wat betreft het gebruik van de kernset. Wel is bekend dat alle opleiders ermee aan de slag zijn. Waarom is niet gekozen voor scoor wat je hoort? Bij die manier scoor je een ja of nee. Om dan het hele terrein te dekken heb je heel veel items nodig en de bedoeling van de kernset was juist om het aantal items zo beperkt mogelijk te houden. Daar hoort een iets genuanceerdere wijze van scoren, op een 5-puntsschaal, bij. Is het de bedoeling dat de kernset ook wordt gebruikt bij kandidaattriagisten? Ja, inclusief de normering en de gebruiksinstructies. De lat ligt dus voor de kandidaten die beoordeeld worden in het kader van hun diplomering niet lager dan voor gediplomeerde triagisten. Een kandidaattriagist moet overigens, anders dan de gediplomeerde in het kader van herregistratie, wèl aan alle competenties voldoen en een praktijkbeoordeling krijgen. Wat is de achtergrond van de 6 uit 9-regel en hoe luidt die nu precies? Drie gesprekken per jaar, zoals in de oude situatie vereist waren, vond men te weinig om een goed oordeel te vormen van de prestaties van een triagist. Op basis van zes gesprekken kun je wel een redelijke uitspraak doen. Vervolgens hebben we een maximum willen stellen aan het aantal herkansingen om te voorkomen dat je blijft doorgaan tot er zes gesprekken voldoende zijn. Een goede triagist moet aan drie herkansingen voldoende hebben, zo was de brede opvatting. Hoe je de gespreksbeoordelingen plant is aan de huisartsenposten zelf. InEen geeft bewust geen gedetailleerde instructies omdat een huisartsenpost de werkwijze in zijn P&O-beleid InEen 2/6
(zie ook P&O-beleid) moet kunnen inpassen. Uitwisseling van ervaringen uit de praktijk is op dit punt zinvol. Bij voorbaat luidt het advies om niet in één keer zes gesprekken te beoordelen, maar om er eerst drie te doen zodat je daarna als het nodig is een verbetertraject met coaching en scholing kunt inzetten. Wat zijn nut en noodzaak van selectie van gesprekken en hoe gaat de praktische uitvoering? Bij de ontwikkeling van de kernset kwam naar voren dat het van groot belang is dat per triagist verschillende soorten gesprekken beoordeeld worden, met variatie in urgentie en in ingangsklacht. Pas dan kun je een redelijk betrouwbare uitspraak doen over de prestatie van een triagist. InEen hoopt dat huisartsenposten hun ervaringen onderling uitwisselen wat betreft de vraag hoe de gesprekken handig geselecteerd kunnen worden. Handleiding bij kernset Naar aanleiding van de toelichting op de items van de kernset, zoals geformuleerd in de handreiking, worden de volgende vragen gesteld: Item 12: verstrekt een triagist alleen op basis van NTS en NHG advies of ook op basis van haar eigen kennis? Item 21: Wanneer moet huisarts worden geraadpleegd? Wanneer is de ABCD-check goed uitgevraagd? Het antwoorden hierop zijn niet direct beschikbaar. Bij de volgende versie van de handleiding worden die meegenomen. Overgangsbepalingen Hoe gaat heraccreditatie in 2015? Accreditatie, en dus heraccreditatie, is alleen nodig als een huisartsenpost kandidaten zelf wil scholen en voordragen voor diplomering. Voor de herregistratie van triagisten hoeft een huisartsenpost dus niet geaccrediteerd te zijn. Herregistratie is immers de verantwoordelijkheid van de triagist zelf (zie ook P&O-beleid). De Toetsingscommissie hoeft dus bij heraccreditatie alleen te vragen naar zaken in het kader van diplomering. InEen heeft hierover nog nader contact met de Toetsingscommissie. Arbeidsrechtelijke aspecten Tijdens de Themabijeenkomst wordt een groot aantal arbeidsrechtelijke vragen gesteld, waarop de Handreiking Arbeidsrechtelijke aspecten antwoord moet geven. Hieronder staan de vragen geformuleerd. Voor het antwoord wordt naar de Handreiking verwezen. Wel wordt kort ingegaan op de vragen rond het aantal gespreksbeoordelingen en wat te doen indien prestaties van een triagist blijvend onvoldoende zijn: Hoeveel herkansingen moet je een triagist bieden? Als je de 6 uit 9 -regel volgt, heb je dan genoeg gedaan? Wat als gesprekken blijvend onvoldoende zijn? Hoeveel scholing en coaching moet je een triagist bieden om haar op voldoende gespreksbeoordelingen te krijgen? Over dit cluster van vragen wordt het volgende opgemerkt: Houd steeds het doel voor ogen waarvoor we triagisten opleiden en hun gesprekken beoordelen: Het borgen van de kwaliteit van triage. Verder is de onderlinge afspraak dat triage wordt gedaan door gediplomeerde triagisten. Deze twee zaken maken dat je wilt werken met triagisten die bevoegd (= gediplomeerd) èn InEen 3/6
bekwaam (= voldoende gespreksbeoordelingen) zijn tot het uitvoeren van triage. De vraag is vervolgens: wanneer moet je vaststellen dat een triagist niet (langer) bekwaam moet worden geacht en wat doe je dan vervolgens? In het uiterste geval zal je afscheid moeten nemen van een triagist en een ontslagprocedure moeten starten. Die weg loopt met het van kracht worden van de Wet werk en zekerheid (Wwz) via de kantonrechter. Een rechter zal kijken naar welke spelregels binnen InEen zijn afgesproken (Hoe zijn gesprekken beoordeeld: De kernset met gebruiksinstructies. En hoeveel gesprekken zijn beoordeeld: De 6 uit 9 -regel) maar nog veel meer naar hoe deze afspraken zijn ingebed in het P&O-beleid van de organisatie. Hoe ziet de cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken eruit? Welke training of coaching heeft iemand gekregen om alsnog aan de eisen van bekwaamheid te voldoen? Omdat er nog geen ervaring mee is opgedaan weten we niet wat een rechter op dit vlak precies van een huisartsenpost verlangt. Maar zeker is dat een ontslagprocedure meer kans van slagen heeft als je laat zien dat je een beleid hebt waarover goed is nagedacht en dat zorgvuldig is nageleefd. Zet je P&O-beleid daarom op papier, stem het af met je OR of PVT en houd van elke triagist ook afzonderlijk een P&O-dossier bij. Ben met andere woorden consistent en transparant in wat je doet. Wat te doen met triagisten die al (heel) lang in deze functie werken? Zij geven aan dat ze er elke keer een stap bovenop moeten doen en kunnen dat tempo niet bijhouden. Ook zij moeten aan de eisen (van herregistratie) voldoen. Juist bij deze groep zijn begeleiding (van de persoon en van het herregistratietraject) en goed werkgeverschap van belang. Informeer hen goed over het hoe en waarom en geef aan op welke wijze je ze op het juiste niveau wilt houden of brengen. Wanneer of in hoeverre mag een kandidaattriagist zelfstandig werken? Een kandidaattriagist is nog niet bevoegd, maar kan wel bekwaam zijn tot het uitvoeren van triage. In principe werkt een niet-bevoegde medewerker altijd onder toezicht. Bij een kandidaattriagist die bij herhaling heeft aangetoond bekwaam te zijn (= voldoende gespreksbeoordelingen) kan dat toezicht losser zijn dan bij andere die meer begeleiding en daarmee toezicht nodig hebben. Het komt hier aan op maatwerk. Arbeidsongeschiktheid: Wat doe je met de uren-eis bij deels arbeidsongeschikten? Het komt voor dat een triagist gedeeltelijk wordt afgekeurd, met als gevolg een urenbeperking waardoor zij niet langer aan de norm van het aantal werkervaringsuren kan voldoen. Voor het behoud van de bekwaamheid is een minimum aantal werkuren vereist. Dit kun je opnemen in je P&O-beleid of (sterker nog) in de arbeidsovereenkomsten. Van een triagist die nog maar enkele uren per maand kan werken zal een organisatie uiteindelijk afscheid willen nemen, niet alleen uit overwegingen van kwaliteit maar ook uit oogpunt van kosten-effectiviteit. Je kunt immers van een organisatie niet verlangen dat die blijft investeren in medewerkers met zeer beperkte contracten. Wat doe je als een triagist zich door arbeidsongeschiktheid niet na 5 jaar kan herregistreren? het antwoord op deze vraag vergt nadere bestudering en komt aan de orde in de Handreiking. InEen 4/6
Wat voor arbeidsovereenkomst worden aangeboden? Let op: De Wet werk en zekerheid (Wwz) heeft gevolgen voor tijdelijke contracten. Ook het ontslagrecht verandert door deze nieuwe wet. De handreiking gaat hier nader op in. Wat is de relatie tussen de nieuwe eisen rond beoordeling van triagisten en de IGZ? Gaat de IGZ de hogere eisen tegen de huisartsenposten gebruiken? De IGZ mag de huisartsenposten houden aan hun branchenormen: in dit geval dat een triagist gediplomeerd is (inclusief herregistratie na vijf jaar) of in opleiding. Het is niet aan de IGZ om te toetsen op bijvoorbeeld het aantal herkansingen, dat zijn interne onderlinge afspraken. Beoordelaars Vooralsnog zijn er geen eisen gesteld aan beoordelaars, behalve dat zij een medischinhoudelijke achtergrond moeten hebben. Deze eis wordt in 2016 van kracht. De achterliggende gedachte is dat de kernset onder andere toetst op medisch-inhoudelijke kennis en alleen een beoordelaar die daar zelf over beschikt kan daarover een oordeel vellen. De beoogde volgende stap voor beoordelaars is niet zozeer scholing als wel ijking. Huisartsenposten kunnen zelf voorzien in scholing of opleidingsinstituten kunnen daarop inspelen. Het idee is wel om beoordelaars jaarlijks enkele standaardgesprekken te laten beoordelen en een aanvullende scholing of training van hen te eisen indien hun beoordeling van het gesprek teveel afwijkt van de standaard. In dit verband worden nog de onderstaande vragen gesteld en opmerkingen gemaakt. InEen neemt die mee in de verdere uitwerking van de eisen aan beoordelaars. Toegezegd is dat afspraken over de eisen aan beoordelaars nog een keer worden bezien. Welke vereisten gelden ten aanzien van beoordelaars? Hoe moeten beoordelaars geschoold worden? Hoe bereik je uniformiteit in beoordeling? Hoe combineer je gespreksbeoordeling en coaching indien je als leidinggevende niet meer beoordeelt? Oude situatie: weinig medisch-inhoudelijke beoordeling en vooral communicatieve aspecten die beoordeeld worden. Nieuwe situatie: In de kernset ligt meer nadruk op de beoordeling van medisch-inhoudelijke aspecten. Vandaar dat de beoordelaar een medisch-inhoudelijke achtergrond moet hebben. Dit betekent concreet dat de beoordelaar een huisarts of een triagist is met een geldig diploma. Het wordt als een gemiste kans gezien om beoordelaars niet te beoordelen. Alleen als je ook hen beoordeelt is de basis bij iedereen gelijk. InEen maakte in overleg met een aantal betrokkenen een andere keuze. Eisen en ijken is de koers van InEen. De scholing wordt overgelaten aan de markt. InEen heeft in samenspraak met de werkgroep Triage gekozen voor eenvoudige regels. Hierbij speelt ook de overweging dat hoe meer InEen vastlegt hoe minder ruimte er is voor het veld. Wat te doen met gepensioneerde huisartsen die die beoordelaar zijn? In de loop van de tijd wordt hun diploma immers ongeldig omdat ze niet meer werkzaam zijn. Sommige huisartsenposten hebben moeite met huisartsen als beoordelaar. Huisartsen hebben zelf vaak moeite met urgentiedenken. InEen 5/6
Wordt het doel bereikt dat hetzelfde triagegesprek hetzelfde beoordeeld wordt, ongeacht de beoordelaar? InEen wil hier ook meer over te weten komen en besteedt in de enquête aandacht aan deze vraag. Overige opmerkingen Eerste ervaringen Stoplichten leveren onvoldoendes. Veel onvoldoende gesprekken. Worden de eisen aangepast? Neen, daarvan is voorlopig geen sprake. InEen zet in op uitleg, uitwerking en het verzamelen van ervaringen en gaat zeker in deze fase nog geen eisen aanpassen. Face-to-facetriage Hoe beoordeel je face-to-facetriage? Wat te doen met een triagist die alleen face-tot facetriage doet en zich moet herregistreren? De kernset is dan lastig toepasbaar. De vraag of je na een langere periode face-to-facetriage nog wel competent bent voor telefonische triage heeft InEen in overleg met de werkgroep Triage met neen beantwoord. Tegelijkertijd willen we wel dat een triagist haar diploma kan behouden. Je kunt daarom wel je diploma herregistreren, maar op het herregistratiebewijs komt de aantekening face-toface. Je verliest dus niet je diploma en blijft triagist. Een eventuele nieuwe werkgever moet wel weten dat deze triagist niet zomaar weer aan de telefoon kan werken. In de afspraken met een nieuwe triagist of in het P&O-beleid kan vastgelegd worden dat in dat geval de telefonische vaardigheden eerst bijgewerkt moeten worden voordat de triagist weer telefonische triage doet Vragen aan collega s Heeft iemand beleid rond verbetertrajecten? Heeft iemand digitale tools en protfolio s? Ervaren anderen ook verandering van eisen aan het niveau van de triagist? InEen 6/6