Vergadering raadscommissie VI. Infrastructuur, waterbeleid en patrimonium NOTULEN Plaats raadzaal provinciehuis Datum 09/06/2015 Voorzit(s)ter Ann Schevenels Aanvangsuur 09:30 uur Aanwezig Ann SCHEVENELS, voorzitter Dieudonné HORLAIT, ondervoorzitter De raadsleden: Kris POELAERT Annita VANDEBROECK Steven ELPERS Martine LEMONNIER Fatima LAMARTI Sarah SNEYERS Stef BOOGAERTS Lena GHYSELS Sonia VAN LAERE Koen MOEYERSONS Nico CRECES Georges KARAMANIS Ingrid CLAES Elke WOUTERS Martine JANSSENS Jan LAEREMANS Linda VAN DEN EEDE Diederik DUNON De gedeputeerde: Walter ZELDERLOO Kristof POLFLIET, diensthoofd facilitair beheer Lieven Goes, secretaris Verontschuldigd De gedeputeerden: Julien DEKEYSER Monique SWINNEN De raadsleden: Jozef DE BORGER Geertrui VAN ROMPUY-WINDELS Johan DE HAES Marleen VAN DE WIELE 1
Agendapunten 1 Goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering. Voorzitter Ann Schevenels heet de aanwezigen welkom en opent de vergadering. Zij deelt mee dat de gedeputeerden Monique Swinnen en Julien Dekeyser zich laten verontschuldigen, evenals de raadsleden Jozef De Borger en Geertrui Van Rompuy-Windels. Voorzitter Ann Schevenels vraagt of er bijkomende verontschuldigingen zijn. Dit is niet het geval. Voorzitter Ann Schevenels vraagt of er aanvullingen of opmerkingen zijn bij het verslag van de vorige vergadering van de raadscommissie. Raadslid Koen Meyersons heeft vastgesteld dat er door de provinciale diensten gevolg is gegeven aan zijn vraag (gesteld tijdens de vorige vergadering) om de verouderde instructies m.b.t. de evacuatiewegen op het gelijkvloers in het provinciehuis te vervangen. Hij wenst hiervoor de bevoegde provinciale diensten (= dienst facilitair beheer) te bedanken. Voorzitter Ann Schevenels verwijst daarnaast naar het interessant werkbezoek aan het erosieproject Gellenberg in Lubbeek, en duidt op de meerwaarde van de jaarlijkse raadscommissie op verplaatsing. Voorzitter Ann Schevenels vraagt of er nog aanvullingen of opmerkingen zijn bij het verslag van de vorige vergadering van de raadscommissie. Die zijn er niet. De raadscommissie keurt het verslag goed. 2 Raamovereenkomst voor het ophalen, vervoeren en verwerken van afval voor het provinciebestuur van Vlaams-Brabant. Goedkeuring voorwaarden en wijze van gunnen i.k.v. herhalingsopdrachten. Voorzitter Ann Schevenels geeft het woord aan gedeputeerde Walter Zelderloo, die het voorstel aan de provincieraad toelicht. Gedeputeerde Walter Zelderloo legt uit dat het provinciebestuur van Vlaams-Brabant sinds 1 januari 2013 een raamovereenkomst heeft voor het ophalen, vervoeren en verwerken van afval ten behoeve van alle provinciale instellingen, afgesloten met de firma Sita Waste services nv. Op 31 december 2015 loopt het huidige contract af. Om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren, is het raadsvoorstel om een nieuw contract af te sluiten via herhalingsopdracht met de dienstverlener Sita Waste Services nv voor de periode van 1 januari 2016 tot en met 31 december 2018. De provinciale instellingen die momenteel beroep doen op deze raamovereenkomst hebben, na rondvraag, hun akkoord gegeven voor een langere verbintenis met de huidige dienstverlener. Voorzitter Ann Schevenels nodigt de commissieleden uit vragen te stellen. Raadslid Jan Laeremans stelt zich de vraag of deze opdracht één of meerdere malen kan worden herhaald overeenkomstig de wetgeving rond overheidsopdrachten. Bijkomend informeert hij naar de samenstelling van de ramingen, met name 28.000 op jaarbasis voor het provinciehuis en 80.000 op jaarbasis voor de andere provinciale instellingen. Kristof Polfliet antwoordt dat deze overeenkomst slechts eenmaal kan worden herhaald. Artikel 26, 1, 2, b van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten bepaalt immers dat de gunningsbeslissing om herhalingsopdrachten toe te passen, moet genomen worden binnen een termijn van 3 jaar na de datum van het gunnen van de oorspronkelijke opdracht. Onder het voorwendsel dat de provincieraad onderhavige herhalingsopdracht goedkeurt, is deze termijn verstreken eind 2018 (= einddatum van deze herhalingsopdracht). De kostenramingen voor het provinciehuis en de andere provinciale instellingen zijn gebaseerd op de effectieve verbruiken uit de vorige contractjaren. Bijkomend wordt er een marge voorzien om in de toekomst prijsindexaties en extra opdrachten (op afroep) budgettair te kunnen opvangen. 2
Voorzitter An Schevenels vraagt of er vanuit de provinciale diensten initiatieven worden genomen om de afvalberg van de diverse provinciale instellingen te reduceren. Kristof Polfliet antwoordt dat er vanuit de provinciale administratie, met ondersteuning van de provinciale werkgroep Maximaal Digitaal, diverse initiatieven (o.a. opleiding digitaal werken voor het provinciepersoneel, Daisy, ) zijn uitgewerkt om het digitaal werken te faciliteren en stimuleren, ter reductie van het papierverbruik. Het op touw zetten van dergelijke acties wordt ondersteund door de dienst facilitair beheer. Raadslid Martine Janssens stelt zich de vraag of een herhalingsopdracht wel opportuun is naar prijszetting toe, en of het niet aangewezen is om de concurrentie maximaal te laten spelen. Lieven Goes antwoordt dat in het oorspronkelijke bestek, zoals goedgekeurd door de deputatie in zitting van 15 maart 2012 (dagelijks bestuur - nominatieve opdracht), de contractuele mogelijkheid is voorzien om herhalingsopdrachten toe te passen, binnen de krijtlijnen van de wetgeving rond overheidsopdrachten. Een van de randvoorwaarden om herhalingsopdrachten te mogen gebruiken, is dat de nieuwe overeenkomst wordt afgesloten met de dienstverlener die de eerste opdracht kreeg toegewezen. Achterliggende juridische redenering is dat de concurrentie maximaal heeft kunnen spelen bij de oorspronkelijke aanbestedingsprocedure met Europese bekendmaking. Ten tweede blijkt uit een rondvraag dat de huidige deelnemers tevreden tot zeer tevreden zijn over de bestaande overeenkomst, en in die zin positief staan tegenover een langere verbintenis met de huidige dienstverlener. Ten derde bieden herhalingsopdrachten de mogelijkheid om de dienstverlening te waarborgen op een arbeidsextensieve manier. Ten vierde wordt een complexe aanbestedingsprocedure vermeden, met inbegrip van de daaraan verbonden juridische risico s. Op basis van bovenstaande motivering is de toepassing van herhalingsopdrachten gerechtvaardigd. Raadslid Jan Laeremans wijst op het feit dat het afvalcontract, in geval van goedkeuring van de herhalingsopdracht, zal eindigen op 31 december 2018, m.a.w. op het einde van de huidige legislatuur. Dit impliceert dat de volgende aanbestedingsprocedure nog zal worden gevoerd onder het bewind van de huidige deputatie. Hij stelt zich de vraag of een bijkomende verlenging niet mogelijk is, zodoende dat het nieuwe contract over de bestuurswissel wordt getild. De volgende bestuursploeg moet immers toezien op de uitvoering van de opdracht. Kristof Polfliet antwoordt dat een bijkomende verlenging wettelijk en contractueel niet mogelijk is. Voorzitter An Schevenels wijst op het algemeen belang, met name het feit dat de dienstverlening steeds gegarandeerd moet zijn, en het om die reden van belang is om bij de verlenging of herhaling van overheidsopdrachten vooruitziend te zijn. Gedeputeerde Walter Zelderloo voegt hier nog aan toe dat het huidige contract eveneens is goedgekeurd door de vorige deputatie, terwijl de huidige deputatie instaat voor de opvolging van de uitvoering van de opdracht. Raadslid Stef Boogaerts stelt zich de vraag of het intergemeentelijk milieubedrijf EcoWerf, dat actief is in de regio Oost-Brabant, bij een toekomstige aanbestedingsprocedure kan meedingen voor deze overheidsopdracht. Lieven Goes herhaalt voor de volledigheid dat, in het kader van onderhavig agendapunt en overeenkomstig artikel 26, 1, 2, b van de overheidsopdrachtenwet van 15 juni 2006, de herhalingsopdrachten enkel kunnen en mogen worden gegund aan de dienstverlener die de eerste opdracht kreeg toegewezen, in casu de firma Sita Waste Services nv. Het huidige contract werd gegund volgens een openbare aanbesteding met Europese bekendmaking. Rekening houdend met het huidige opdrachtbedrag en de keuze voor een langere contractduur zal de volgende raamovereenkomst - naar analogie met de huidige overeenkomst - in principe gegund worden volgens een open procedure, waardoor elke geïnteresseerde onderneming vrij zal zijn om een offerte in te dienen, voor zover voldaan wordt aan de in het bestek vooropgestelde criteria inzake toegangsrecht en kwalitatieve selectie (= technische en financiële bekwaamheid). Voorzitter Ann Schevenels vraagt of er nog andere vragen of bedenkingen zijn. Omdat dit niet het geval is, stelt zij vast dat de commissieleden het voorstel met een gunstig advies aan de provincieraad overmaken. Advies: de raadscommissie geeft een gunstig advies voor het voorstel aan de provincieraad: Raamovereenkomst voor het ophalen, vervoeren en verwerken van afval voor het provinciebestuur van Vlaams-Brabant. Goedkeuring voorwaarden en wijze van gunnen i.k.v. herhalingsopdrachten. 3
3 Raamovereenkomst voor het reinigen van ruiten, ramen en koepels voor het provinciebestuur van Vlaams-Brabant. Goedkeuring van de voorwaarden en wijze van gunnen i.k.v. herhalingsopdrachten. Voorzitter Ann Schevenels geeft het woord aan gedeputeerde Walter Zelderloo, die het voorstel aan de provincieraad toelicht. Gedeputeerde Walter Zelderloo legt uit dat het provinciebestuur van Vlaams-Brabant sinds 1 december 2012 een raamovereenkomst heeft voor het reinigen van ruiten, ramen en koepels voor het provinciebestuur van Vlaams-Brabant, afgesloten met de firma Köse Cleaning nv. Op 30 november 2015 loopt het huidige contract af. Om de continuïteit van de dienstverlening te verzekeren, is het raadsvoorstel om een nieuw contract af te sluiten via herhalingsopdracht met de dienstverlener Köse Cleaning nv voor de periode van 1 december 2015 tot en met 30 november 2018. De provinciale instellingen die momenteel beroep doen op deze raamovereenkomst hebben, na rondvraag, hun akkoord gegeven voor een langere verbintenis met de huidige dienstverlener. Raadslid Jan Laeremans vraagt naar een verklaring voor het verschil in raming tussen het provinciehuis ( 40.000 btw inbegrepen) en de provinciale buiteninstellingen ( 35.000 btw inbegrepen). Hij stelt ook vast dat, in tegenstelling tot het vorige agendapunt, de raming voor het provinciehuis hoger ligt dan deze van de provinciale buiteninstellingen. Lieven Goes antwoordt dat het verschil in raming te verklaren is door het feit dat het aantal m² glasoppervlakte, en de frequentie van de schoonmaakbeurten, hoger ligt voor het provinciehuis t.o.v. de buiteninstellingen. Raadslid Elke Wouters laat informatief weten zich voor dit dossier aan te sluiten bij de visie van collega-raadslid Martine Janssens m.b.t. het feit dat de concurrentie niet kan spelen bij het toepassen van herhalingsopdrachten (cf. verslag agendapunt 2 Raamovereenkomst voor het ophalen, vervoeren en verwerken van afval voor het provinciebestuur van Vlaams-Brabant. Goedkeuring voorwaarden en wijze van gunnen i.k.v. herhalingsopdrachten). Raadslid Koen Meyersons verwijst naar de lijst met deelnemers die momenteel beroep doen op de raamovereenkomst voor ruitenkuis: Naast het hoofdbestuur in Leuven, gaat het om de provinciale scholen PISO en PSBO De Sterretjes in Tienen en De Wijnpers in Leuven, het provinciedomein Halve Maan in Diest en het PIVO opleidingscentrum in Asse. Ook het provinciedomein van Huizingen doet in drukke periodes en op basis van de noodwendigheid, beroep op dit contract. Hij vraagt zich af waarom de andere provinciale buiteninstellingen geen beroep doen op dit contract, en het provinciedomein Huizingen enkel volgens noodwendigheid. Lieven Goes antwoordt dat de andere provinciale instellingen deze opdrachten uitvoeren in eigen beheer (indien nodig). Het betreft telkenmale beperkte oppervlaktes. Het provinciedomein van Huizingen doet beroep op het contract volgens noodwendigheid, d.w.z. in het uitzonderlijke geval de eigen personeelsleden afwezig zijn (bijv. wegens ziekte). Raadslid Diederik Dunon stelt zich de vraag of andere provinciale instellingen (later) kunnen deelnemen aan deze raamovereenkomst. Lieven Goes antwoordt dat het contract open staat voor alle provinciale instellingen, en dat zij op gelijk welk moment kunnen in-of uitstappen. Voorzitter Ann Schevenels vraagt of er nog andere vragen of bedenkingen zijn. Omdat dit niet het geval is, stelt zij vast dat de commissieleden het voorstel met een gunstig advies aan de provincieraad overmaken. Advies: de raadscommissie geeft een gunstig advies voor het voorstel aan de provincieraad: Raamovereenkomst voor het reinigen van ruiten, ramen en koepels voor het provinciebestuur van Vlaams-Brabant. Goedkeuring van de voorwaarden en wijze van gunnen i.k.v. herhalingsopdrachten. 4
4 Rondvraag en sluiting van de vergadering Er zijn geen onderwerpen voor de rondvraag. Voorzitter Ann Schevenels dankt de aanwezige commissieleden voor hun inbreng en sluit de vergadering. Einduur van de vergadering Datum volgende vergadering 10.15 uur nog te bepalen De secretaris, De voorzitter, Lieven Goes Ann Schevenels 5