Handleiding Join the Table setting Sportkantine
Inhoud 1 Definitie: wat is JTT 2 Voorwaarden: wanneer kan je JTT op gaan zetten 3 Voorbereiding: welke zaken moeten geregeld zijn alvorens te starten 4 Uitvoering: aan de slag met JTT 5 Samenvatting 10 stappenplan 6 FAQ: veelgestelde vragen over JTT 1. Definitie: Wat is Join the Table? Join the Table plaatst een tafeltennistafel in de kantine van een andere sportvereniging en daagt leden uit elkaar op sportieve wijze te ontmoeten aan tafel. Om de ontmoeting te stimuleren is er een online omgeving waarin de vereniging een competitie aanmaakt voor de deelnemers: www.jointhetable.nl. Er wordt gespeeld in een poulesysteem waardoor je steeds nieuwe tegenstanders ontmoet. Social media ondersteunen de uitdaging om een wedstrijd te spelen. Spelers kunnen toewerken naar deelname aan het eindtoernooi de beste tafeltennissende <sport> van <gemeente>. Doel Hoofddoel van de interventie is om de binding van de leden met de club te bevorderen. De kantine wordt een plek waar sporters en niet sporters elkaar ontmoeten aan tafel. Subdoel is om sportuitval te voorkomen door kennismaking met een tweede sport. Het is mogelijk deze nieuwe sport in de vertrouwde omgeving uit te oefenen. Doordat ook niet sporters gaan bewegen, wordt de sportparticipatie vergroot (tweede subdoel).
Hoe werkt het? Het plan van aanpak voorziet in een kick-off georganiseerd door de lokale tafeltennisvereniging in samenwerking met het lokale sportservice bureau. Vervolgens wordt de online competitiemodule (via www.jointhetable.nl) zelfstandig op de sportvereniging gedraaid, met de mogelijkheid begeleiding te krijgen van de tafeltennisvereniging. Er wordt toegewerkt naar een eindtoernooi georganiseerd door de tafeltennisvereniging waar wordt gestreden om de titel beste tafeltennissende <sport> van <gemeente>. Voor wie is het? De interventie is voornamelijk gericht op leden van de sportvereniging. In de pilotfase met de KNVB is gebleken dat Join the Table populair is onder jongeren van 12 tot 20 jaar. In de pilot met de KNHB waren ook volwassenen actief. Duur Het traject duurt tussen de 3 en 5 maanden afhankelijk van deelname aan het eindtoernooi. Kosten Er zijn verschillende pakketten beschikbaar, met of zonder tafel en servicepakket. Kijk op www.bedrijfstafeltennis.nl voor de prijzen. Verenigingen aangesloten bij een bond waarmee de NTTB een afspraak heeft lopen, betalen 100 euro voor een jaarabonnement. Momenteel zijn de deelnemende bonden: KNVB, KNHB, en NTTB. De prijs die betaald wordt is een jaarprijs. Er wordt een contract aangegaan voor 12 maanden. Bij samenwerking op lokaal niveau kan via de Sportimpuls subsidie worden aangevraagd. Kijk op www.effectiefactief.nl/menukaart voor de kosten van deze interventie.
2. Voorwaarden: wanneer kan je JTT op gaan zetten? Join the Table is eenvoudig op te zetten. Een sportvereniging die de interventie wil gaan inzetten in haar clubkantine neemt contact op met de NTTB. Met de medewerker wordt besproken welk pakket en welke materialen nodig zijn binnen de setting van de betreffende sportkantine. Via de NTTB wordt contact gezocht met de lokale of naburige tafeltennisvereniging. Uiteraard kan men dit contact ook al zelf vooraf gelegd hebben. Als het voornemen is om binnen een gemeente zoveel mogelijk sportverenigingen van de betreffende sport deel te laten nemen aan het eindtoernooi wie de beste tafeltennissende <sport> wordt, neemt de NTTB contact op met het lokale sportservicebureau of de gemeente voor extra ondersteuning op lokaal niveau. Om die reden is Join the Table ook onderdeel van de Sportmenukaart als interventie om de sportparticipatie op lokaal niveau te bevorderen. Sportverenigingen en tafeltennisvereniging komen met elkaar tot afspraken over de start van de online competitie. De ideale start van de Join the Table competitie kan per sport verschillen. Idealiter sluit het Join the Table programma aan bij de periodes waarin er weinig gesport wordt op de vereniging. Als voorbeeld voetbal: de winterstop. Bij voetbal ligt de start dan idealiter in de herfstvakantie met een kick-off, de oefenpartijtjes en mogelijkheid tot tafeltennistrainingen tot aan de winterstop op eigen initiatief en de officiële wedstrijden in de winterstop. Het eindtoernooi valt in de meeste gevallen in de Nationale Sport Week, een mooi publicitair moment. De deelnemers schrijven zich nadat ze zijn geworven door een aangewezen beheerder in via www.bedrijfstafeltennis.nl voor deelname. De beheerder is een vrijwilliger van de eigen vereniging, of het kan in overleg ook een vrijwilliger van de tafeltennisvereniging zijn. Ook een combinatiefunctionaris is een ideale beheerder. De beheerder is contactpersoon binnen de vereniging, heeft in overleg met het bestuur en de kantine bepaalt wat de doelstellingen zijn om mee te doen aan Join the Table. De beheerder werft de deelnemers. Hij/zij maakt de competitie(s) aan. Het is mogelijk voor diverse doelgroepen competities aan te maken binnen het afgesproken pakket, bijvoorbeeld gebaseerd op leeftijd, of sekse. Zo kun je dus voor de senioren op de zaterdag een andere competitie aanmaken als voor je oudere jeugd op woensdagmiddag. Met ondersteuning van de lokale tafeltennisvereniging wordt een kick-off georganiseerd waarvan altijd een tafeltennisdemonstratie onderdeel is. Geheel zelfstandig kunnen de deelnemers voor een afgesproken periode de competitie draaien. Voor vragen kunnen ze terecht op het NTTB bondsbureau. De online module stelt zelf poules samen gebaseerd op de gegeven opdracht van de beheerder. De spelers spelen de competitie volgens schema. Ze worden daartoe uitgenodigd door het systeem, met e-mails, feedback op gespeelde wedstrijden, het aanmaken en bijhouden van je profiel, het uploaden van foto s en video s, het reageren op elkaars berichten. De sociale omgeving van Join the Table is een belangrijk onderdeel van het succes, het versterkt de onderlinge binding. De competitie wordt zo ingesteld dat de beste poulespelers opnieuw tegen elkaar kunnen uitkomen om te strijden om de titel wie de beste tafeltennissende <sport> is van de betreffende vereniging. Als er meerdere verenigingen meedoen aan Join the Table, organiseert de tafeltennisvereniging (of de NTTB indien geen tafeltennisvereniging aanwezig is in die gemeente) een slottoernooi waar alle finalisten van de deelnemende verenigingen samenkomen om te strijden om de titel De beste tafeltennissende <sport> van gemeente x. Een mooi terugkerend moment hiervoor is de Nationale Sport Week in april. Het eindtoernooi wordt gehouden bij voorkeur op een tafeltennisvereniging. Een belangrijk onderdeel van de dag is ook een tafeltennisdemonstratie van lokale topspelers die laten zien wat de tafeltennistechniek inhoudt.
3. Voorbereiding: welke zaken moeten geregeld zijn voor de start? De deelnemende sportvereniging, de NTTB en de tafeltennisvereniging hebben eventueel samen met de lokale ondersteuner (sportservicebureau) een plan van aanpak opgesteld hoe ze Join the Table inzetten. De lokale ondersteuner treedt vaak op als verbinder tussen diverse sportverenigingen binnen 1 sport, mocht er behoefte zijn aan een eindtoernooi met meerdere deelnemende sportverenigingen. Het is ook mogelijk Join the Table alleen binnen de eigen sportkantine te spelen en niet toe te werken naar een eindtoernooi op de tafeltennisvereniging. Materialen Om de interventie goed te kunnen draaien is een tafeltennistafel nodig. Deze zijn er in 2 afmetingen, afhankelijk van de ruimte die er in een sportkantine is: 1. de wedstrijdtafel, afmetingen 274 bij 152,50 bij 76 (l-b-h) 2. de ipong tafel, afmetingen 100 bij 58,7 (l-b) Beide zijn tegen aantrekkelijk tarief te bestellen bij de NTTB, of zijn onderdeel van de interventiekosten op de Sportmenukaart (Sportimpuls aanvraag). Een servicepakket is los te bestellen en bestaat uit batjes en balletjes. De website www.bedrijfstafeltennis.nl is bijvoorkeur te raadplegen in het clubgebouw. Kantine De kantine of het clubhuis is geschikt om een grote tafel in op te stellen, al dan niet permanent. Er zijn afspraken gemaakt met het kantinebeheer over de beschikbaarheid van de tafel. In die kantines waar geen grote tafel geplaatst kan worden, is het te overwegen een mini tafel neer te zetten. Het effect daarvan is echter beduidend anders dan een grote tafel.
Beheerder Er is een website beheerder aangesteld, die tevens contactpersoon is op de vereniging, die tevens de deelnemers werft. De beheerder kan ook bepalen of de deelnemers een bijdrage moeten betalen. Communicatie De communicatie uitingen worden opgehangen om zichtbaarheid te geven aan het hoe en waarom van de tafel in de kantine. Op website en/of clubblad wordt aangekondigd wie de beheerder is, hoe de competitie eruit ziet en wat de speeltijden zijn. 4. Uitvoering: aan de slag met JTT Gedurende de afgesproken looptijd dagen de spelers elkaar uit. Dit loopt vanzelf. De beheerder houdt in de gaten of er structureel een speler niet opdaagt, waardoor het schema niet op tijd verspeeld kan worden. De beheerder houdt ook in de gaten of er geen piek- en dalmomenten zijn wat betreft de beschikbaarheid van de tafel en kan daar op sturen. Ondersteuning Tijdens de loop van de competitie kan men rekenen op ondersteuning vanuit de NTTB en de lokale tafeltennisvereniging. 1 door de NTTB. Is er een medewerker beschikbaar om met de sportvereniging te komen tot een
goede uitvoering van Join the Table. De beheerder heeft een speciale omgeving waarin informatie staat ter ondersteuning van een goede uitvoer. Deze informatie wordt geregeld geupdate. De beheerder heeft in de NTTB medewerker een aanspreekpunt voor alle lopende vragen. 2 door de lokale tafeltennisvereniging. Zij worden betrokken bij het opzetten van een goede kick-off inclusief demonstratie, zij kunnen hun trainer beschikbaar stellen voor tips en adviezen aan de deelnemers, zij organiseren het slottoernooi op de tafeltennisvereniging. Ook voor de tafeltennisvereniging geldt dat ze kunnen rekenen op ondersteuning van de NTTB. Als er sprake is van een traject waarbij meerdere sportverenigingen zijn betrokken (bijvoorbeeld via de Sportimpuls) kan men vaak ook rekenen op ondersteuning van het lokale sportservicepunt. Zij vormen een belangrijke schakel om de betrokken verenigingen samen te krijgen. Zij leveren vaak ook menskracht in de persoon van een combinatiefunctionaris of buurtsportcoach die het traject mede ondersteunt. Evaluatie Elke vereniging krijgt naar afloop de mogelijkheid de deelname te evalueren middels een vragenformulier dat online wordt ingevuld. Vervolg De interventie kan steeds opnieuw weer worden toegepast binnen de contractperiode. De NTTB zal op basis van evaluatie haar product regelmatig updaten. Ook voorziet de medewerker van de NTTB de deelnemende verenigingen middels haar beheerders regelmatig van tips hoe de competitie steeds weer opnieuw op te kunnen zetten in diverse varianten. Daartoe kan de NTTB op de pagina van de deelnemende vereniging informatie plaatsen speciaal bedoeld voor de beheerder.
5. Samenvatting Join the Table Maximaal 10 Stappenplan Zelf aan de slag: 1. neem contact op met de NTTB voor deelname en kosten 2. Zoek (via NTTB, sportservice bureau of zelf) samenwerking met de plaatselijke tafeltennisvereniging en/of andere sportverenigingen. Of de tafeltennisvereniging heeft contact met u gezocht. 3. Stel een of meerdere beheerders aan, en bepaal de doelgroep. De NTTB heeft deze interventie ontwikkeld voor de doelgroep 12-20 jaar. 4. Maak van interne afspraken over plaatsing en beschikbaarheid tafel, kies het ideale moment uit voor de kick-off, de oefenpotjes, de wedstrijden en het eindtoernooi. 5. Maak een competitie aan, werf deelnemers en nodig ze uit. 6. Vraag de lokale tafeltennisvereniging de Kick-off ism in de sportkantine te organiseren 7. Draai zelfstandig de online competitie 8. Zie toe op verloop competitie binnen afgesproken schema/tijdsduur 9. Zie erop toe dat de deelnemers deel kunnen nemen aan het winnaarstoernooi (eindtoernooi) georganiseerd door de lokale tafeltennisvereniging (optioneel) 10. Evalueer en organiseer het vervolg
6. FAQ s Neemt het niet teveel ruimte in? Kijk goed naar de beschikbare ruimte in je kantine en maak op basis daarvan de keuze voor een normale of kleine tafel. De tafel die de NTTB heeft uitgekozen is opklapbaar en voorzien van wieltjes en dus gemakkelijk op te bergen. In de praktijk wordt er veel door de jeugd gespeeld op trainingsdagen, vooraf en na afloop van de training. De tafel kan ook uitgeklapt worden tijdens recreantenavonden. U bepaalt zelf de speeltijden als beheerder. Hoeveel ruimte is er precies voor nodig? De afmetingen van een grote tafel zijn 274x152,50x76. De NTTB adviseert voor wedstrijden dat de tafel staat op een oppervlakte van 9 meter lang en 4,5 meter breed heeft voor de spelers om te staan. Hoe bepaal ik de doelgroep? Bepaal wat het doel van deelname is. Jongeren in de leeftijd van 12-18 jaar stoppen vaak met sport. Het aanbieden van een andere sport motiveert hen om toch sportief actief te blijven binnen hun eigen sociale omgeving. Je biedt hen dus de mogelijkheid lid te blijven. Oudere sporters vinden de gezelligheid bijzonder leuk van het tafeltennisspel. Ons advies is om de eerste keer meerdere competities aan te bieden. U merkt dan vanzelf voor wie het leeft binnen uw vereniging. Bepaal een speelmoment gekoppeld aan de doelgroep. Blijft het leuk om de competitie te spelen? Jazeker! De module is zo ingericht dat je steeds nieuwe tegenstanders krijgt. Door de sociale omgeving worden ook mensen uitgedaagd die anders niet zo snel mee zouden doen. De NTTB voorziet de beheerder steeds weer van nieuwe tips en speelmogelijkheden. Ons advies is om per jaar 1 tot 2x deze competitie te starten en vooral toe te werken naar het eindtoernooi. Wat zijn de effecten ervan voor mijn kantine? Extra inkomsten, langere aanwezigheid, meer aanwezigen, loze uurtjes worden gevuld. Gezelligheid. Positief imago van de club omdat je meer doet dan alleen de core business. Mag ik ook niet leden opgeven als deelnemer? Jazeker, de beheerder bepaalt wie er mee doen. Hij/zij moet wel de NAW gegevens van deze persoon in voeren. De betreffende persoon weet dus dat hij/zij mee doet. Ik wil juist graag niet leden actief achter de tafel krijgen, hoe doe ik dat? De beheerder speelt hierin een actieve rol. Hij kan toeschouwers vragen of ze interesse hebben in deelname, of ouders, begeleiders, buurtbewoners etc. Ook deelnemers kunnen gestimuleerd worden hun vriendjes of vriendinnetjes deel te laten nemen aan een competitie. De creativiteit is aan de beheerder in deze. De NTTB helpt de beheerder graag met ideeën op de goede weg. Waarom moet ik NAW gegevens invullen? Dit project is onderdeel van de ambitie om meer mensen in beweging te krijgen via het aanbieden van sport in de buurt. Om aan te kunnen tonen of er meer mensen zijn gaan sporten, registreren we de deelnemers als projectleden. Als we NAW gegevens hebben, kunnen we ook zien wie er vaker meedoen, wat hun leeftijd is en hun geslacht. Er wordt verder niets anders dan hierboven beschreven staat gedaan met deze gegevens. Wat is het verschil tussen www.jointhetable.nl en www.bedrijfstafeltennis.nl? Join the Table is de verzamelnaam voor alle producten die de NTTB heeft ontwikkeld voor mensen die graag een balletje slaan maar dat niet doen al volwaardig lid van een tafeltennisvereniging. Hieronder valt ook bedrijfssport en bedrijfstafeltennis. Omdat dit een van de grootste doelgroepen is heeft de website waarop de online module staat de naam www.bedrijfstafeltennis.nl gekregen. Het is dus dezelfde online module als die voor sportkantines, voor zorginstellingen, voor op de camping etc. Op www.jointhetable.nl vind je alle informatie, op www.bedrijfstafeltennis.nl ga je naar de online module.
Kan ik de kosten voor deelname vergoed krijgen? Ja, dat kan via de subsidie Sport en Bewegen in de Buurt (Sportimpuls). Verenigingen moeten hiervoor een aanvraag indienen. Aanvragen zijn alleen kansrijk om gehonoreerd te worden als er meerdere verenigingen bij betrokken zijn, liefst uit meerdere sportdisciplines. Vooral op sportparken liggen hier dus kansen! Waarom zijn de kosten voor bedrijven, scholen en instellingen hoger dan voor verenigingen? Dat is omdat we met de betrokken bonden overeen zijn gekomen dat leden van de vereniging voordeel hebben als lid van de bond. Voor niet-verenigingen vragen we de commerciële prijs. Raak ik hiermee geen leden kwijt? Nee, niet die kinderen die anders ook zouden zijn vertrokken. Je vergroot de kans dat ze lid blijven van jouw vereniging door ze een andere sport aan te bieden in de vertrouwde omgeving. Zelfs als iemand lid wordt van de TTV, komt hij/zij terug op de club om daar te tafeltennissen. Je behoudt kinderen, volwassenen voor de georganiseerde sport. Onderzoek heeft uitgewezen dat lid zijn van een vereniging ertoe leidt dat mensen langer blijven sporten in hun leven.