VOORBEELD OPLEIDINGSPROGRAMMA BESTUUR EN/OF RAAD VAN TOEZICHT Inleiding Door de ontwikkelingen bij woningcorporaties worden de bestuurlijke organen gedwongen om zich te professionaliseren. Een bestuurder of toezichthouder kan zijn verantwoordelijkheid alleen dragen wanneer hij voortdurend doet aan bijscholing. De bijscholing of deskundigheidsbevordering kan op vele manieren plaats vinden. Zo spreekt het voor zich dat vakbladen en literatuur wordt bijgehouden. Daarnaast kan worden deelgenomen aan seminars en cursussen. Ook het aansluiten bij netwerken, zoals het Netwerk van Toezichthouders van Atrivé, geeft de mogelijkheid om meer kennis en ervaring op te doen. Naast deskundigheidsbevordering moet een bestuur of Raad van Toezicht ook werken aan teamvorming. Derhalve wordt aanbevolen om cursussen en seminars samen te volgen en daarnaast ook regelmatig met elkaar op de hei te gaan zitten om te praten over diverse onderwerpen. Doelstelling opleiding 1. Het verkrijgen van inzicht in en kennis van volkshuisvestingskwesties, waarmee het bestuur en de Raad van Toezicht te maken krijgen en nodig hebben om hun functie te kunnen uitoefenen. 2. Het verkrijgen van inzicht in de rollen, taken en bevoegdheden van het bestuur en de Raad van Toezicht. 3. Kennismaken met mogelijkheden en instrumenten die het bestuur en de Raad van Toezicht ter beschikking staan. 4. Kennismaken met de werkorganisatie van de woningcorporatie en de lokale en regionale omgeving 5. Een goede start maken met de onderlinge samenwerking en teamvorming binnen de bestuurlijke organisatie. Het voorbeeldprogramma Bij de invulling van het uiteindelijke programma is het wenselijk een combinatie te maken van zoveel mogelijk inhoudelijke onderdelen, die gezamenlijk worden gevolgd, en specifieke functioneringsmodules in afzonderlijke groepen. Daarnaast kan nog voorzien worden in enkele individuele aanvullingen, waarbij bepaalde bestuursleden en toezichthouders een cursus bij een opleidingsinstituut volgen om op een specifiek onderwerp te worden bijgeschoold. Inleidingen worden gehouden door materiedeskundigen c.q. personen actief in of betrokken bij uw regio uit hoofde van hun functie. Er zal ruim gelegenheid zijn voor discussie en uitwisseling van meningen. In het onderstaande worden een aantal modules voorgesteld, waaruit te zijner tijd, wanneer de nieuwe bestuursleden en toezichthouders bekend zijn, één programma kan worden samengesteld. Ontwikkeling / Voorbeeld opleidingsprogramma bestuur en/of RvT 1
MODULE I. BEGELEIDING STARTFASE BESTUUR EN RAAD VAN TOEZICHT 1. Bespreken en vaststellen verwachtingen met betrekking tot het functioneren 1.1 Toelichting In elke nieuwe bestuurlijke situatie hebben de leden van die organen bepaalde verwachtingen en wensen omtrent de wijze van werken, het onderling functioneren, de communicatie en de informatievoorziening. Ook van belang zijn hierbij de wensen bijvoorbeeld op het gebied van samenwerking, teamvorming en dergelijke. Het inventariseren en vaststellen van deze verwachtingen maakt het mogelijk: - een voor ieder herkenbare startsituatie te creëren - te maken afspraken optimaal te laten aansluiten bij de op dit punt bestaande verwachtingen. 1.2 Werkwijze In de eerste vergadering van het bestuur en de Raad van Toezicht (gezamenlijk) worden de verwachtingen geïnventariseerd, besproken en worden conclusies getrokken (voor zover mogelijk). 2. Maken van werkafspraken, onderlinge taakverdeling, rooster van aftreden etcetera 2.1 Toelichting Nadat een door alle betrokkenen onderschreven beeld is verkregen met betrekking tot de verwachtingen/wensen kunnen, mede op basis van die verwachtingen, afspraken worden gemaakt over een aantal zaken. Opmerking daarbij is wel dat natuurlijk verwachtingen niet het enige bepalende element zijn. Mede van belang zijn: juridische kaders, functionaliteitseisen en dergelijke. Onderwerpen waarover afspraken worden gemaakt: - procedure afspraken - vergaderfrequentie en rooster - taakverdeling (voorzitter, vice-voorzitter etcetera) - informatievoorziening - (niet schriftelijke) communicatie tussen diverse organen 2.2 Werkwijze De adviseur maakt een voorstel op basis van de conform onderdeel 1 geformuleerde verwachtingen en de bij de adviseur aanwezige expertise. Dit voorstel wordt in het bestuur en de Raad van Toezicht besproken en geaccordeerd. 2
3. Begeleiding van vergaderingen en toetsing van het functioneren 3.1 Toelichting Nadat duidelijkheid bestaat over de voorgenomen wijze van werken zullen het besturen en het uitoefenen van toezicht een aanvang nemen. Daarbij gaat het om: - voorbereiden van vergaderingen - bestuderen van stukken - houden van vergaderingen en nemen van besluiten - controle op de uitvoering van besluiten. In de praktijk blijkt het zeer nuttig te zijn als een relatieve buitenstaander (de externe adviseur) steeds aangeeft in hoeverre de gevolgde wijze van werken aansluit op de gemaakte afspraken. Deze vervult een zogenaamde spiegel/klankbordfunctie en verschaft zo inzicht in de ontwikkeling in het eigen functioneren. Belangrijk is op te merken dat het er hierbij ook om gaat afspraken bij te stellen, te schrappen of aanvullende afspraken te maken. Doel is steeds te bereiken dat alle betrokkenen de wijze van functioneren als nuttig en productief ervaren zowel collectief als individueel. 3.2 Werkwijze Teneinde het bestuur en de Raad van Toezicht te informeren en bij te staan alsmede om te kunnen sturen en bijsturen zal de adviseur betrokken worden bij de voorbereiding van vergaderingen en aanwezig zijn bij de vergaderingen van het bestuur en de Raad van Toezicht, indien mogelijk als technisch voorzitter, dit gedurende een periode van ongeveer zes maanden. De adviseur van Atrivé kan in het kader van de hiervoor geformuleerde aanpak de volgende activiteiten verrichten: - leiden/begeleiden discussies - opstellen stukken als hiervoor genoemd - leiden/begeleiden vergaderingen bestuur/raad van Toezicht. MODULE II. INHOUDELIJKE DESKUNDIGHEIDSBEVORDERING In een drietal thema-avonden worden actuele thema s in de volkshuisvesting gepresenteerd en de rollen verantwoordelijkheden van het bestuur van het bestuur en de Raad van Toezicht nader uitgediept. De volgende inleidingen worden gehouden. 1. Op weg naar 2030 Mede door de veranderende regelgeving is het gewenst stil te staan bij de actualiteiten in de volkshuisvesting. Actualiteiten vanuit de regelgeving, alsmede ontwikkelingen in de maatschappij. Het anticiperen op deze zaken is voor corporaties een noodzaak. Het aanreiken van de huidige trends in de volkshuisvesting is het thema van de eerste inleiding. 3
2. Samen op weg Het stilstaan bij organisatorische aspecten en juridische implicaties vanuit de veranderende omgeving alsmede de ontwikkeling in de maatschappij levert een rijk geschakeerd beeld voor corporaties. In deze inleiding komen onder andere aan de orde: - bestuurlijke veranderingen bij corporaties - deregulering, decentralisatie - verantwoording door de corporatie - samenwerking met gemeente - samenspel met de huurders - marktinvloeden - klantgericht werken - samenwerking met derden. 3. Geld! Hebben we voldoende in de toekomst? De financiële continuïteit van een corporatie moet gewaarborgd worden, opdat zij haar taak ook in de toekomst optimaal kan uitvoeren. Treasury is het toverwoord voor corporaties. Aan de orde komen de volgende onderwerpen: - de bedrijfswaarde - WSW en de borging - de leningenportefeuille - treasurymanagement - matching van taken en middelen. Met behulp van het Treasury in Control game kunt u spelen met treasury aspecten en leert u al doende hoe deze wereld in elkaar steekt. Het spel geeft u inzicht in de risico s die u loopt en de effecten van uw handelen zonder dat het miljoenen kost. 4. Zicht op de markt Zijn er voldoende passende woningen voor te onderscheiden doelgroepen? Welke strategie gaat de corporatie ontwikkelen in het kader van de voorraad? In deze inleiding komen de volgende onderdelen aan de orde: - woonruimteverdeling - regionaal woningaanbod - strategisch voorraadbeheer - de markt/de klant - product-markt-combinaties - instrumenten bij voorraadbeheer - leefbaarheid. 5. Om te oordelen moet je kunnen beoordelen Het is gewenst om stil te staan bij vraagstukken van strategisch belang. Een korte inleiding over de positie en functie van het bestuur en de Raad van Toezicht in de praktijk.. Aan de orde komen onder andere: 4
- oordeelsvorming over de strategie van een corporatie (met raad het bestuur terzijde staan zonder de positie van het bestuur uit te hollen) - oordeelsvorming over de geleverde prestaties (welke prestaties worden beoordeeld) - de verantwoordingsvelden en kritische succesfactoren (de beoordeling van de prestaties). 6. Kennismaken met de woningcorporatie Huidige stand van zaken en de positie van de corporatie in de lokale/regionale volkshuisvesting, haar relatie met belangengroeperingen. Een kennismaking en een beoordeling. Een eerste aanzet voor de speerpunten van beleid te ontwikkelen door de corporatie en de bijdrage van de bestuurlijke organisatie hieraan. MODULE III. INDIVIDUELE ONDERDELEN EN SIMULATIESPELEN Aanvullend kunnen natuurlijk een aantal individuele onderdelen worden toegevoegd. Te denken valt aan specifieke inhoudelijke onderwerpen, zoals het lezen van de jaarrekening, het omgaan met de ondernemingsraad, vergadervaardigheden etcetera. Tenslotte is het aan te bevelen in het programma en onderdeel op te nemen, waarin met behulp van een simulatiespel de werkelijkheid wordt nagebootst en de bestuursleden zelf kunnen ervaren wat de consequenties van bepaalde strategische keuzes voor een effect hebben in een woningmarkt en de positie van hun eigen corporatie. De volgende simulatiespelen worden aanbevolen: - Interactieve Toekomst Simulatie - Marco Polis spel - Treasury in Control Spel. Door deze simulatiespelen krijgen de bestuursleden/toezichthouders een beter praktisch inzicht in de volkshuisvesting, inzicht in de effecten van strategische keuzes en een versnelde kennismaking met elkaar. Bovendien kan de simulatie de woningcorporatie nabootsen, wat ook inzichten oplevert voor het te ontwikkelen beleid van de eigen corporatie. 5