Verslag van de 9 e vergadering van de Raad van toezicht van De Haagse Scholen, stichting voor primair en speciaal openbaar onderwijs, op 20 december 2012 Aanwezig zijn: - van de Raad van toezicht: de dames E.D.C.M. Lambrechts en C.J. Kloosterman-Taal en de heren N.Ph. Geelkerken (vz) en A. Westerhof; - van het bestuurskantoor: mw. S.P. Schenning en de heren W. Hendricks, J.D.H.M. Willenborg en P. Gunneweg Afwezig m.k.: de heer M. Schoon 1. Opening en mededelingen - De vergadering start met een voorstelronde van Saskia Schenning, bovenschools directeur en opvolgster van Ettina Geerlings. - Wiely meldt de voortgang rond het beleidsproces (het tot stand komen, implementeren en evalueren van beleid en de betrokkenheid van het scholenveld hierbij): de voorbereidingsgroep is 1 x bijeen geweest en er volgt 21 december een tweede bespreking. Het resultaat wordt 17 januari besproken met alle directeuren tijdens een managementbijeenkomst en de RvT zal in de februari vergadering nader worden geïnformeerd (Actie Wiely, feb.2013) - Er is contact gelegd met de gemeentelijke raadscommissie Onderwijs. Met de secretaris van de commissie worden de mogelijkheden voor een overleg bekeken. In beginsel heeft de commissie positief op het initiatief gereageerd. - Ook heeft Wiely contact gehad met Ina Burema. Geprobeerd wordt een kennismaking met de RvT van VO Haaglanden te koppelen aan een al geplande RvT vergadering. Het wachten is op een reactie van VO Haaglanden. Omdat VO Haaglanden zowel openbaar als bijzonder onderwijs aanbiedt is de structuur niet helemaal vergelijkbaar met DHS. - Wiely meldt de stand van zaken t.a.v. de Lustrumviering op 4 oktober 2013. De voorbereiding ligt op schema, grootste hobbel betreft het vinden van een geschikte en betaalbare locatie. Waarschijnlijk valt de keuze op het World Forum, maar dan moet de offerte nog wel behoorlijk omlaag. De bijeenkomst zal overigens alleen voor DHS medewerkers, RvT en GMR zijn en niet voor ouders. Het Kinderpanel van DHS zal wel iets rond het lustrum doen. Tot de genodigden zullen o.a. de huidige wethouder, Ingrid van Engelshoven en Sander Dekker, voormalig wethouder en thans staatssecretaris behoren. Het programma komt nog een keer terug in de RvT (Actie Wiely / Peter G, z.s.m.). - Maarten heeft via de mail een voorstel gedaan om de vacatiegeldvergoeding van de RvT leden voortaan maandelijks over te laten maken in plaats van 1 x per jaar. De overige 4 RvT leden hebben daar geen principieel bezwaar tegen maar geven toch de voorkeur aan betaling 1 x per jaar. Wel wordt door Philip nog geattendeerd op het feit dat de RvT vergoeding per 1-1-2013 BTW-plichtig zijn en dat iedereen, voor zover nodig, een BTW nummer aanvraagt. Afgesproken wordt dat het vacatiegeld 1 x per jaar met een BTW factuur wordt overgemaakt (Actie DHS/AK / Peter G., jan.2013) 2. Kennismaking met Saskia Schenning Zie hiervoor bij de opening van de vergadering. 1
3. Verslag van 8 november 2012 (de jaarlijkse retraite) Het verslag wordt ongewijzigd goedgekeurd. N.a.v.: Charline vraagt naar de stand van zaken rond de onderwijshuisvestingsmiddelen (voor DHS zou het gaan om ca. 2 mln. per jaar). Wiely meldt dat de gemeenten bezwaar maken tegen overheveling. 4. Mondeling verslag van het overleg van de RvT met de GMR DHS Namens de RvT waren Philip, Arne en Ursie bij het gesprek aanwezig. Van de GMR waren ook 3 personen aanwezig. Philip doet mondeling verslag van het overleg waaruit geen concrete acties voort vloeien. Afgesproken wordt dat het op deze manier overleggen tussen RvT en GMR zinnig en voor herhaling vatbaar is; wellicht wel nadenken over iets meer structuur door bijv. vooraf een agenda op te stellen. Charline vraagt nog om toezending van de GMR zelfevaluatie (Actie Peter, z.s.m.). In het besloten deel van de vergadering wordt nog kort door gesproken over medezeggenschap bij DHS. 5. Vervolgbespreking notitie Intern Toezicht + instrument zelfevaluatie In tweede lezing wordt nog een aantal opmerkingen over het Toezichtkader gemaakt, die leiden tot aanpassing / aanvulling van het kader: - het no surprisebeginsel wordt explicieter opgenomen in de tweede alinea op bladzijde 1; - bij de omschrijving van de werkwijze van de RvT (blz. 3) wordt de betrokkenheid vooraf bij majeure onderwerpen toegevoegd; - waar in de tekst wordt verwezen naar bijv. reglementen, statuten e.d. wordt gekeken of de formuleringen overeenkomen; - het kader moet de rechterlijke toets kunnen doorstaan. M.a.w. had je als RvT zaken kunnen weten en/of heb je voldoende gedaan om zaken te weten te komen; - het toezicht van de RvT culmineert in feite in het goedkeuren van de jaarrekening / jaarverslag en de goedkeuring van de (meerjaren)begroting. Op die momenten moeten de eventuele risico s van de stichting transparant en volledig in beeld zijn / worden gebracht. - voorgesteld wordt het uiteindelijke toezichtkader ook ter evaluatie aan te bieden aan de nieuwe accountant (onderwijsbarometer); Afgesproken wordt bovenstaande in het concept te verwerken en het definitieve toezichtkader in de februari vergadering formeel vast te stellen. Eenmaal per jaar vindt een evaluatie plaats (Actie Peter, dec. 2013). Tevens wordt afgesproken de belangrijkste aspecten van het toezichtkader te verwerken in een RvT jaarplanning (Actie Wiely / Peter). In het jaarverslag 2012 e.v. zal uitgebreider dan tot nu toe is gebeurd, verslag van de werkzaamheden van de RvT worden gedaan (Actie Wiely, maart/april 2013). Het als bijlage bij het toezichtkader gevoegde concept evaluatie instrument zal voorlopig ongewijzigd worden gehanteerd. Afgesproken wordt dat een ieder het instrument invult vóór medio januari 2013. Daarna zal Philip het met een ieder 1 op 1 bespreken (Actie RvT leden, medio januari 2013). 2
6. Analyse klachten en bezwaren Na een korte toelichting door Wiely en Peter reageert de RvT instemmend op de toegezonden analyse en verzoekt dit soort informatie periodiek te mogen ontvangen, bijv. 1 x per half jaar kwantitatief en 1 x per jaar kwalitatief (Actie Peter, juni december). T.a.v. de voorstellen in de notitie wordt door Ursie opgemerkt de communicatie ook te richten op leerkrachtniveau. Bij de eventuele inzet van trajectbegeleiders moet de focus liggen op een goede begeleiding van ouders. Door hen vroegtijdig in het proces mee te nemen en (eerder) te informeren kunnen wellicht achteraf (veel) klachten worden voorkomen. De in de analyse vermelde bezwaarprocedures zijn inmiddels afgerond. 7. Goedkeuring CvB besluiten De Raad van toezicht keurt de volgende voorgenomen CvB besluiten goed: a. Het in erfpacht verkrijgen van de Max Havelaarstraat 75 (gymzaal OBS De Spoorzoeker); b. De splitsing van de appartementsrechten Theo Mann Bouwmeesterlaan 63 (Bernardus van Lucas Onderwijs) en Esther de Boer van Rijklaan 80 (VSO afdeling Inspecteur S. de Vriesschool van DHS). 8. Stand van zaken onderwijskwaliteit en Passend Onderwijs Jo meldt dat de RI recent twee basisscholen (Dr.W.Drees en Gelderlandschool) als zwak heeft beoordeeld. Op beide scholen loopt al een eigen DHS verbetertraject, dat zo nodig geïntensiveerd zal worden. Van de overige twee zwakke scholen (Jan Ligthart en De Wissel) wordt verwacht, dat in ieder geval één van deze twee in 2013 weer een basisarrangement zou moeten kunnen krijgen. Jo meldt tevens dat vergelijkingen (landelijk / stedelijk) van scholen / besturen niet altijd valide zijn, omdat sommige scholen / besturen zich verantwoorden met andere toetsen (bijv. drempeltoets i.p.v. de CITO EB) en deze over het algemeen hoger uitpakken. Ter vergelijking: beide nieuwe zwakke scholen van DHS scoren ook een voldoende drempeltoets, maar DHS wil de lat hoger leggen. Het nieuwe samenwerkingsverband Passend Onderwijs Haaglanden krijgt steeds meer vorm. Er is o.a. een dagelijks en een algemeen bestuur geformeerd en er wordt geworven voor een directeur. Er zijn ook gesprekken geweest met de onderwijswethouders van Rijswijk, Den Haag en Leidschendam-Voorburg. En in G4 verband is o.a. op ambtelijk niveau gesproken over de koppeling met Jeugdzorg. Recent heeft DHS zich aangesloten bij de samenwerkingsverbanden PO Delflanden en VO Midden Holland Rijnstreek. Aansluiting bij SWV Westland is nog niet rond. Wel zijn alle betrokken REC s akkoord en heeft de gemeenteraad van Westland ingestemd met de start van een nevenvestiging van De Strandwacht. 3
De ontwikkelingen rond cluster 2 gaan moeizamer: hier is veel bestuurlijke drukte en er wordt op hoog ambtelijk niveau (Fons Dingelstadt) en de minister / staatssecretaris overleg gevoerd. De laatste berichten rond de instelling in oprichting cluster 2 zijn dat verbrede toelating (doof) ineens wel mogelijk zou zijn. Die vraag is, met steun van alle betrokken besturen, neergelegd bij Surplus (Schagen). 9. Rondvraag en w.v.t.t.k. Charline vraagt naar de voortgang peuterspeelzaalwerk in Scheveningen. Wiely meldt dat er een gesprek is geweest met de notaris en dat zaken momenteel juridisch uitgezocht worden. Ook de gemeente als subsidieverstrekker is / wordt erbij betrokken. Philip meldt dat hij benaderd is door de voorzitter van De Witte Vogel, over een nieuwe poging om in gesprek te gaan met de wethouder over oplossingen voor de gezamenlijke huisvesting van De Witte Vogel en De Piramide. Gezien de uitkomst van een eerder gesprek met de wethouder hierover, zal DHS alleen opnieuw aanschuiven als er een oplossing op tafel ligt, maar duidelijk is en blijft dat DHS geen 1 miljoen kan en mag inbrengen. 4
Doorlopende actielijst Raad van Toezicht De Haagse Scholen vanaf augustus 2011 Actie Wat Door wie Wanneer 29-9-11 Uitnodigen RvT VO Haaglanden Wiely 1 e kwartaal 2013 in RvT 10-11-6 Andere aanpak externe Wiely / Peter / WvH z.s.m. communicatie en verbetering informatiegehalte website DHS 10-11-7 Aandacht voor communicatie Wiely / bovenschools z.s.m. school ouders directeuren 15-12-1 Overlegvormen RvT GMR / effectiviteit inspraak binnen DHS allen afspraak inhoudelijk overleg op 21 nov. 2012; 26-4-0 Opstellen concept toezichtkader t.b.v. bespreking in RvT 26-4-2 Stand van zaken verzuim, incl. ervaringen pilot e.d. (zie verslag) 14-6-1 Reactie CvB op aanbevelingen accountant n.a.v. Jaarrekening 2011 14-6-2 Toesturen Jaarrekening aan gemeente DH ter overleg Wiely / Peter G. is afgedaan op agenda retraite; definitieve versie gereed feb. 2013 Jo Voorjaar 2013 Wiely / Peter M. Peter G. Gereed voor bespreking auditcommissie (april 2013) is gebeurd, raadsmeded. 28-8-12; afspraak voor overleg met raadcommissie voorjaar 2013 z.s.m. 14-6-5 Eventueel aanpassen fluctuerend beeld in mjb 2013-2016 Wiely / Peter M. 14-6-8 Vervolg stand van zaken Wiely / Karin 1 e kwart. 2013 Samen10+ 20-9-2 Nummering agendastukken Peter G. vanaf heden 20-9-4 Verbeteracties n.a.v. ouder- Wiely / René J. z.s.m. tevredenheid meting (OTP) 2011 20-9-5 Schoolgegevens medewerker- Peter G. m.i.v. meting 2013 tevredenheid (PTP) 20-9-6 Verbeteracties n.a.v. PTP 2011 Wiely / bov.sch.dir z.s.m. 20-12-1 Nieuwe opzet beleidsproces DHS Wiely Feb. 2013 20-12-2 Programma lustrumviering DHS Wiely / Peter z.s.m. 20-12-3 Betaling vacatiegelden RvT leden Peter / DHS-AK Jan. 2013 2013 20-12-4 Zelfevaluatie GMR naar Charline Peter z.s.m., is gebeurd, dus afgedaan 20-12-5 Evaluatie toezichtkader RvT Peter 1 x per jaar 20-12-6 Zelfevaluatie RvT leden a.d.h.v. instrument 20-12-7 Toezichtkader verwerken in jaarplanning RvT 20-12-8 Verslag RvT als onderdeel van Jaarverslag DHS allen Wiely / Peter Vóór medio jan.2013 z.s.m. Peter 1 kwart. 2013 5
20-12-9 Periodiek overzicht klachten en bezwaren Peter 2 x per jaar (juni december) Actie Wat Door wie Wanneer Retraite 10-11-11 10-11-R4 Mogelijk instellen van een raad allen PM van advies 10-11-R5 Onderwijskwaliteit op RvT agenda Jo / Peter periodiek Retraite 8-11-12 08-11-R1 Nagaan welke raadsvragen er zijn gesteld t.a.v. de meerjarenbegroting Peter 08-11-R2 Aanpassen Intern toezichtkader Peter / Wiely z.s.m. 08-11-R3 Besluit terugleveren Réaumurstraat via DHS/FB naar notaris Peter z.s.m. 08-11-R4 Periodiek melden van aansluiting nieuwe SWV en Jo / Peter z.s.m. (is inmiddels gebeurd, beantwoording wethouder aan RvT leden toegezonden) Als DHS nieuwe aansluiting is aangegaan 6