Help, mijn klant betaalt niet!!! Tips voor uw debiteurenbeheer en incasso Inleiding Steeds meer ondernemers ondervinden hinder van oninbare vorderingen op en/of oplopende betalingsachterstanden bij hun debiteuren. De liquiditeit van ondernemingen komt steeds verder onder druk te staan, met alle gevolgen van dien. In heel 2012 gingen bijna 7400 bedrijven en instellingen (exclusief eenmanszaken) failliet. Dat was het hoogste aantal dat ooit in een jaar werd gemeten 1. Een adequaat en zorgvuldig debiteurenbeheer kan (incasso)problemen voorkomen, maar zal vooral op de lange termijn zijn nut bewijzen, zeker in de huidige economisch zwaardere tijden. In het eerste deel van deze brochure zetten wij een aantal tips voor u op een rij voor een gedegen debiteurenbeheer met bespreking van recent in werking getreden wetgeving. In het tweede deel bespreken we de gerechtelijke incassomogelijkheden die u kunt gebruiken indien uw debiteur na aanmaning toch niet betaalt. DEEL IA: INRICHTING VAN UW DEBITEURENBEHEER Allereerst is van belang dat u op de factuur duidelijk een betalingstermijn en/of vervaldatum vermeldt en tevens op de factuur opneemt dat indien later wordt betaald, de wettelijke (handels)rente verschuldigd wordt. Daarnaast dient u uw financiële administratie zodanig in te richten dat binnen een week nadat de eerste vervaldatum is verstreken, een herinnering uitgaat naar de debiteur om hem te wijzen op het feit dat de factuur nog niet betaald is. Ook deze herinnering dient vergezeld te gaan van een duidelijke betalingstermijn danwel vervaldatum. Daarnaast kunt u direct incassokosten bij uw debiteur in rekening brengen (indien uw debiteur een bedrijf is) en vermelden dat bij niet betaling wettelijke (handels)rente in rekening zal worden gebracht. In deel IB treft u meer informatie aan over incassokosten en wettelijke handelsrente. 1 Centraal Bureau voor de Statistiek, Opnieuw veel faillissementen, Conjuctuurbericht 11 februari 2013, www.cbs.nl. Pagina 1 van 6
Enkele aandachtspunten die uw positie als schuldeiser kunnen versterken: - Stel een duidelijke betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 dagen) en zit kort op uw debiteur; - Maak gebruik van uw rechten en breng incassokosten in rekening bij uw debiteur; - Kom bij betalingsproblemen liever een betalingsregeling overeen dan de betaling uit te stellen. Een deelbetaling geldt immers als erkenning van verschuldigdheid van het totaalbedrag; - Neem in uw algemene voorwaarden uitdrukkelijk een eigendomsvoorbehoud op en schroom niet om goederen ook daadwerkelijk terug te halen; - Voer een duidelijk en zo nodig streng debiteurenbeleid. Op de langere termijn leidt dat tot een beter betalingsgedrag van uw debiteuren. DEEL IB: RECENTE (WETTELIJKE) ONTWIKKELINGEN Hierboven is reeds aangegeven dat het van belang is duidelijk een betalingstermijn op uw facturen te vermelden. Onder het huidige recht raakt een debiteur pas in verzuim na het verstrijken van een gestelde betalingstermijn. Pas dan kunt u aanspraak maken op buitengerechtelijke incassokosten en wettelijke handelsrente. Hierna zullen wij ingaan op overeenkomsten tussen bedrijven onderling. Houdt u er aldus rekening mee dat bij transacties waarbij een consument of de overheid betrokken is andere regels kunnen gelden. Wet betreffende bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties Op 16 maart 2013 is een aangepaste versie van art. 6:96 BW in werking getreden. Het betreft implementatie van een Europese richtlijn uit 2011. De betalingstermijnen van onder andere overeenkomsten tussen bedrijven zijn nu wettelijk vastgelegd. Onder het oude recht bepaalde de wet enkel dat de betalingstermijn niet onredelijk mocht zijn. Bij handelstransacties (een transactie tussen bedrijven) dient nu indien u contractueel niets regelt - 30 dagen na de factuurtermijn te zijn betaald. Bij overeenkomst mag een langere termijn van maximaal 60 dagen worden afgesproken. Een betalingstermijn langer dan 60 dagen is alleen toegestaan als aangetoond kan worden dat dit voor geen van beide partijen nadelig is. Betaalt uw klant de factuur niet of te laat, dan mag u een standaardvergoeding voor incassokosten in rekening brengen. Een aanmaning is niet nodig. Indien u geen afspraken heeft gemaakt (bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden) dan zijn de incassokosten een percentage van de rekening, te berekenen volgens onderstaand schema: Pagina 2 van 6
Hoofdsom tot en met Toepasselijk percentage Maximum 375,-- 2.500,-- 15% over de hoofdsom (min. 40,--) 5.000,-- 375,-- + 10% over (hoofdsom minus 2.500,--) 625,-- 10.000,-- 625,-- + 5% over (hoofdsom minus 5.000,--) 875,-- 200.000,-- 875,-- + 1% over (hoofdsom minus 10.000,--) 2.775,-- Boven de 200.000,-- 2.775,-- + 0,5% over (hoofdsom minus 200.000,--) 6.775,-- Ook heeft u de mogelijkheid wettelijke handelsrente (of de bij overeenkomst afgesproken hogere rente) in rekening te brengen. Sinds 1 december 2002 geldt voor handelstransacties een wettelijk verankerde regeling (art. 6:119a BW) met betrekking tot de verschuldigdheid van de wettelijke handelsrente bij niet tijdige betaling. Kort gezegd komt het er op neer dat, tenzij uitdrukkelijk een andere uiterste dag van betaling is overeengekomen, de wettelijke handelsrente verschuldigd zal zijn vanaf 30 dagen na de aanvang van de dag volgende op die waarop de debiteur de factuur heeft ontvangen. Telkens na afloop van een jaar wordt het bedrag waarover de wettelijke handelsrente wordt berekend, vermeerderd met de over dat jaar verschuldigde handelsrente (rente op rente). De wettelijke (handels)rente wordt elk half jaar automatisch gewijzigd. Sinds 1 januari 2013 is de wettelijke handelsrente 7,75% en de wettelijke rente 3,00%. DEEL II: GERECHTELIJKE INCASSOMOGELIJKHEDEN Mocht uiteindelijk op een herinnering niet worden gereageerd, dan kunt u nog een laatste aanmaning versturen met het stellen van een laatste termijn, waarna indien toch niet betaald wordt u er in beginsel van uit dient te gaan dat zonder nadere acties niet betaald zal worden. Dat betekent dat u dan moet overwegen de vordering uit handen te geven. Hoe langer u daarmee wacht, hoe kleiner de kans wordt dat de vordering uiteindelijk betaald gaat worden. Behoudens het geval dat uw debiteur zich terecht op het standpunt stelt dat hij niet hoeft te betalen de levering is bijvoorbeeld niet goed of de factuur is niet juist omdat daarop bijvoorbeeld verkeerde prijzen zijn vermeld komt niet betaling veelal voort uit liquiditeitskrapte bij de debiteur. Hoe langer de debiteur zijn betalingen voor zich uit kan schuiven, hoe meer hij op zijn leveranciers kan financieren. Pagina 3 van 6
Het is dus zaak er snel en bij voorkeur als eerste bij te zijn. Ook bij het incasseren van vorderingen geldt immers die het eerste komt, het eerst maalt. Kort gezegd zijn er een aantal gerechtelijke procedures (die behulpzaam zijn) om betaling van uw vordering te bereiken, welke hierna afzonderlijk kort besproken zullen worden: - Bodemprocedure - Incasso kort geding - Conservatoir beslag - Aanvraag faillissement - Europees betalingsbevel Bodemprocedure De standaard gerechtelijke procedure om een vonnis te verkrijgen, waarbij uw debiteur door de rechter veroordeeld kan worden om een geldsom aan u te betalen. Met een vonnis in handen kunt u een deurwaarder de opdracht geven om dit vonnis aan de debiteur te betekenen en zonodig verder ten uitvoer te leggen. Kort gezegd houdt dit in dat de deurwaarder namens u beslag kan leggen op alle mogelijke verhaalsbestanddelen (bijvoorbeeld op onroerend goed en onder derden (waaronder de bank)). Incasso kort geding Een kort geding kan indien het een spoedeisende zaak betreft zeer geschikt zijn voor incasso van uw vordering. Niet zelden is er sprake van een spoedeisend belang, bijvoorbeeld als uw onderneming in financiële problemen raakt door het onbetaald laten van opeisbare vorderingen door uw debiteur of er aanwijzingen zijn dat uw debiteur failliet dreigt te gaan. Een kort geding procedure zorgt ervoor dat de rechter snel een beslissing neemt. De beslissing is voorlopig. In een latere bodemprocedure kan de zaak vervolgens verder uitgediept worden. Uit de praktijk blijkt echter dat partijen zich vaak neerleggen bij de uitspraak in de kort geding procedure. Conservatoir beslag Een conservatoir beslag is zinvol indien de kans bestaat dat vermogensbestanddelen uit het vermogen van de debiteur verdwijnen. Het wordt vaak ook gebruikt als pressiemiddel, bijvoorbeeld door het leggen van conservatoir beslag onder de bank. De debiteur kan vanaf dat moment geen geld opnemen. U dient er wel op bedacht te zijn dat conservatoir beslag slechts een middel tot bewaring van verhaal is. U dient indien de debiteur niet vrijwillig tot betaling overgaat een vordering in hoofdzaak in te stellen, vaak middels de hiervoor beschreven bodemprocedure. Pagina 4 van 6
Faillissementsaanvraag Een ander, in de praktijk effectief gebleken, incassomiddel is het aanvragen van het faillissement van uw debiteur. Een faillissement is regelmatig het gevolg van het feit, dat het voor een schuldeiser gemakkelijker en voordeliger is een verzoek tot faillietverklaring in te dienen dan via een bodemprocedure tegen de debiteur te procederen. Volgt er betaling, dan wordt de aanvraag ingetrokken, hetgeen kan geschieden zolang de rechtbank haar vonnis niet heeft uitgesproken. Volgt betaling niet, dan wordt of het verzoek gehandhaafd of de schuldeiser vraagt aanhouding van de behandeling om de debiteur gelegenheid te geven alsnog te betalen of een regeling te treffen. Europese betalingsbevelprocedure Sinds 2008 is het mogelijk om in een "grensoverschrijdende zaak" (een geschil waarin ten minste één van de partijen haar woonplaats of haar gewone verblijfplaats heeft in een andere lidstaat van de Europese Unie dan de lidstaat van het aangezochte gerecht) voor niet-betwiste geldvorderingen op burgerlijk en handelsgebied op eenvoudige en kostenbesparende wijze een Europese titel te verkrijgen. Het Europees betalingsbevel wordt in alle lidstaten van de Europese Unie, met uitzondering van Denemarken, erkend en tenuitvoer gelegd zonder dat een uitvoerbaarverklaring vereist is. De Europese betalingsbevelprocedure is van toepassing in burgerlijke en handelszaken. Levert u bijvoorbeeld aan een klant in België goederen, en blijft uw factuur onbetaald, dan kan deze procedure een passende oplossing zijn om uw vordering in België te gaan verhalen. TOT SLOT Bedenk dat bij al het voorgaande uw debiteur uiteindelijk wel verhaal dient te bieden, controleer bijvoorbeeld de inschrijving in het Handelsregister van de KvK. Let te allen tijde goed op met wie u zaken doet, immers: Van een kale kip kun je niet plukken. Mocht het toch misgaan zorg dan dat u nog op tijd bent en vooraan in de rij van schuldeisers staat! Daarbij kan het effectief zijn uw vordering uit handen te geven aan een advocaat. De praktijk wijst uit dat dit een goed pressiemiddel is om de debiteur tot betaling te bewegen, uw vordering wordt vaak serieuzer genomen. Als advocatenkantoor vernemen wij regelmatig dat de drempel om vorderingen uit handen te geven aan een advocaat als betrekkelijk hoog wordt ervaren. Dit niet in de laatste plaats gelet op vrees voor hoge en niet voorspelbare kosten. Wij bieden u daarom voor het buitengerechtelijk traject een incassoformule aan waarbij het beperken van - en de transparantie over - de kosten centraal staat. Voor meer informatie verwijs ik u naar onze website: www.incassoformule.nl. Pagina 5 van 6
U kunt er natuurlijk ook voor kiezen direct gebruik te maken van de voorhanden zijnde besproken gerechtelijke procedures. Het is daarbij mogelijk indien de zaak zich daar voor leent een incassotarief overeen te komen (resultaatsafhankelijk honorarium in de vorm van een evenredig deel van de opbrengst). Het voorgaande beoogt geen volledig overzicht te zijn. Welke gerechtelijke procedure kan bijvoorbeeld in uw specifieke geval uitkomst bieden en welke regels zijn hier allemaal aan gebonden? Met welke kosten krijg ik bij een procedure te maken? Voor dergelijke en andere vragen staan wij graag voor u klaar, om u met raad en daad terzijde te staan. U kunt in dat geval contact opnemen met de aan ons kantoor verbonden advocaat mr. B. Vertogen. VDT Advocaten & Mediators Mr. B. Vertogen Tilburg, maart 2013 VDT Advocaten & Mediators Postbus 4203 5004 JE TILBURG T: 013-544 04 00 F: 013 544 64 64 W: www.vdt-advocaten.nl E: b.vertogen@vdt-advocaten.nl Internet: Alle brochures van VDT Advocaten & Mediators zijn tevens te downloaden op onze website www.vdt-advocaten.nl, onder de button brochures. Pagina 6 van 6