Reglement Regionale Klachtencommissie Ingesteld door RWS partner in wonen en Stichting tot Behoud en Ondersteuning van Monumenten, beiden te Goes, R&B Wonen te Heinkenszand en Castria Wonen te St. Maartensdijk. Artikel 1: Begrippen Werkgebied Noord- en Zuid-Beveland, Tholen en St. Philipsland. Toegelaten instelling De vereniging/stichting is werkzaam binnen het werkgebied in de zin van artikel 70 van de Woningwet. BBSH Besluit Beheer Sociale Huursector. Commissie De klachtencommissie, als bedoeld in art.16 van het BBSH. Klager De huurder, alsmede degenen, die in art.1 lid 2 van het BBSH mede onder huurder verstaan worden. Klacht Een van de klager afkomstig schriftelijk stuk, via de directie van de deelnemende toegelaten instelling, gericht aan de klachtencommissie, waardoor blijkt, dat de klager zich niet kan verenigen met een handeling, dan wel het nalaten van een handeling van de betreffende toegelaten instelling of van door de betreffende toegelaten instelling bij haar werkzaamheden ingeschakelde personen, waardoor klager geacht kan worden rechtstreeks in zijn belang te zijn getroffen. Een klacht dient tevens betrekking te hebben op de uitvoering van het geformuleerde en gevoerde beleid van de toegelaten instelling en mag zich derhalve in algemene zin niet richten op het beleid zelve. Directeur De met de dagelijkse leiding van de deelnemende toegelaten instelling belaste functionaris. Personeelslid Degene, die op grond van een arbeidsovereenkomst werkzaam is bij de deelnemende toegelaten instelling. Artikel 2: Taak van de commissie 1. De commissie adviseert de directeur met betrekking tot de afhandeling van schriftelijk voorgelegde klachten. 2. Naar aanleiding van de door haar behandelde klachten kan de commissie gevraagd en ongevraagd adviezen uitbrengen aan de deelnemende toegelaten instelling over het gevoerde en te voeren beleid. 3. Elk lid van de commissie is verplicht tot geheimhouding van privacy gevoelige gegevens, waarvan hij in het kader van de behandeling van klachten kennis heeft genomen.
Artikel 3: Samenstelling en benoeming 1. De commissie bestaat uit drie leden. 2. De leden en plaatsvervangende leden worden benoemd en ontslagen door de deelnemende toegelaten instellingen. 3. De drie zetels van de commissie worden als volgt verdeeld: a) 1 lid (en zijn plaatsvervanger) van de commissie wordt benoemd op voordracht van de deelnemende toegelaten instellingen en is tevens als lid van het interne toezichthoudende orgaan betrokken. bij de voordragende toegelaten instelling e.e.a. volgens een nader vast te stellen rooster van benoeming en aftreding. b) 1 lid ( en zijn plaatsvervanger) wordt benoemd op voordracht van een huurdersorganisatie, welke geacht kan worden de huurders belangen te vertegenwoordigen e.e.a. volgens een nader vast te stellen rooster van benoeming en aftreding. c) 1 lid ( en zijn plaatsvervanger) komt niet voort uit de organen van de toegelaten instellingen, noch uit de kring van de huurders en wordt benoemd op voordracht van de deelnemende toegelaten instellingen. 4. Het lid en zijn plaatsvervanger genoemd onder 3c worden voor een periode van vijf jaar benoemd. Zij treden af volgens een op te maken rooster. 5. Een aftredend commissielid is terstond herbenoembaar. 6. Het lidmaatschap van de commissie eindigt door: a) het verstrijken van de termijn als bedoeld in lid 4. b) het schriftelijk bedanken voor het lidmaatschap bij de commissie, die daarvan melding maakt aan de deelnemende toegelaten instellingen; c) overlijden; d) een daartoe strekkend unaniem besluit van de deelnemende toegelaten instellingen; e) het niet meer voldoen aan het gestelde in resp. lid 3a en lid 3b van dit artikel; f) benoeming van het commissielid als bedoeld in lid 3b en 3c tot lid van een orgaan van de deelnemende toegelaten instellingen; 7. Bij afwezigheid van een lid neemt de plaatsvervanger deel aan de vergadering en is alsdan bevoegd te stemmen. 8. Een tussentijds opengevallen plaats kan door de betreffende plaatsvervanger worden vervuld tot het tijdstip, waarop het commissielid had moeten aftreden. 9. De corporatievertegenwoordiger in de regionale klachtencommissie treedt op volgens schema, doch niet indien de klacht betrekking heeft op de eigen corporatie. 10. De huurdersvertegenwoordiger in de regionale klachtencommissie treedt op volgens schema, doch niet indien de klacht betrekking heeft op de corporatie, waarvan de huurdersbelangen worden behartigd. Artikel 4: Bevoegdheid 1. Voorzover klachten betrekking hebben op de huurprijs, een wijziging daarvan of de prijs voor leveringen en diensten (servicekosten), volgens de daarvoor geldende regels, deelt de commissie schriftelijk aan de klager mede, dat de klacht niet in behandeling zal worden genomen, maar dat de betrokkene een beroep kan doen op de Huurcommissie of de Kantonrechter. Indien het een klacht betreft, waarvoor beroep mogelijk is op een andere dan hierboven genoemde geformaliseerde instantie met een geschillenbeslechtende taak, wordt klager eveneens doorverwezen. 2. De commissie neemt geen klachten in behandeling, waarover reeds het oordeel van één van de in lid 1 van dit artikel genoemde instanties is gevraagd door hetzij de klager, hetzij door de toegelaten instelling zelf. Wanneer een dergelijke klacht reeds in behandeling is bij de commissie zal de behandeling worden gestaakt. De commissie bericht de klager daarover in deze gevallen schriftelijk.
3. De commissie deelt de klager schriftelijk mede, dat zij de klacht niet in behandeling neemt, indien zij constateert, dat: a) door klager de daartoe bestemde interne klachtenprocedure binnen de werkorganisatie van de deelnemende toegelaten instelling niet is gevolgd; b) de klacht niet voldoet aan de omschrijving daarvan in art.1 van dit reglement. 4. Indien de commissie van mening is, dat een klacht door de werkorganisatie van de toegelaten instelling kan worden opgelost en deze daartoe nog onvoldoende in de gelegenheid is geweest, kan zij in het belang van een spoedige afhandeling afzien van het uitbrengen van een advies en de klacht rechtstreeks aan de werkorganisatie doorgeven. Zij geeft daarbij de termijn aan, waarbinnen de klacht opgelost kan zijn. Klager wordt daarover door de commissie schriftelijk ingelicht en in de gelegenheid gesteld gemotiveerd bezwaar te maken tegen deze wijze van afhandeling. Artikel 5: Voorbereiding van de vergadering 1. Door de directeur van de deelnemende toegelaten instelling bij wie de aan de klachtencommissie gerichte klacht is binnengekomen, wordt de klacht zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na ontvangst ter behandeling van de commissie doorgezonden. Hij doet dit vergezeld gaan van een overzicht van feiten en omstandigheden, bij voorkeur met bijbehorende schriftelijke onderleggers, welke in het kader van de klacht zelf, alsmede in het kader van de gevolgde interne klachtenprocedure binnen de werkorganisatie relevant geacht moeten worden. 2. Klager krijgt onverwijld van of namens de commissie schriftelijk bericht van ontvangst van de klacht. Daarin wordt tevens meegedeeld, of de commissie de klacht zelf in behandeling zal nemen of deze ter behandeling heeft doorverwezen naar de werkorganisatie van de toegelaten instelling. 3. De commissie nodigt klager zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van de klacht uit om deze mondeling toe te lichten. Tussen uitnodiging en vergadering verstrijken minimaal vijf dagen. 4. De vergadering is niet openbaar. De commissie kan bij de vergadering die personen uitnodigen, van wie zij meent, dat zij een bijdrage kunnen leveren aan de behandeling van de klacht. De commissie is gehouden de klager bij de uitnodiging voor de vergadering mee te delen welke andere personen zij heeft uitgenodigd. 5. Personeelsleden van de toegelaten instelling, wier handelen of nalaten daarvan onderwerp is van de klacht, worden in de gelegenheid gesteld hun visie op het gebeurde te geven. Zij mogen zich ter vergadering laten bijstaan, indien daarvan tenminste 24 uur voor de vergadering schriftelijk melding is gemaakt aan de commissie. Deze melding bevat in geval de naam van betrokkene en de relatie ten opzichte van deze. In het algemeen past de commissie het principe van hoor en wederhoor toe. 6. De commissie kan ter plaatse een nader onderzoek instellen. Indien daar kosten uit voortvloeien, dient vooraf in overleg met de directeur een budget vastgesteld te worden. Artikel 6: De vergadering 1. De klager wordt gedurende de vergadering in staat gesteld de klacht toe te lichten. Klager mag zich ter vergadering laten bijstaan, indien daarvan tenminste 24 uur voor de vergadering schriftelijk melding is gemaakt aan de commissie. Deze melding bevat in ieder geval de naam van betrokkene en de relatie van deze ten opzichte van de klager. 2. Wanneer de commissie een nader onderzoek noodzakelijk acht kan zij besluiten de behandeling op een nader te bepalen tijdstip voort te zetten.
Artikel 7: De werkwijze van de commissie 1. De commissie wordt voorgezeten door het lid, bedoeld in art.3 lid 3c. 2. Zij kiest daarnaast uit haar midden een secretaris. 3. De commissie vergadert tenminste 1 keer per jaar en voorzover er klachten aanwezig zijn, zo dikwijls, als de voorzitter en tenminste 1 lid dit gewenst achten, met dien verstande, dat de commissie maximaal 1 keer per maand zitting houdt. 4. De commissie vergadert aan de hand van een agenda en relevante stukken. 5. De commissie maakt een verslag van haar vergadering. 6. De beraadslagingen van de commissie zijn besloten en niet openbaar. Zij baseert haar advies op basis van de ingebrachte stukken en tijdens de vergadering naar voren gebrachte informatie. 7. De commissie brengt jaarlijks binnen twee maanden na afloop van het verstreken kalenderjaar een beknopt verslag uit van haar werkzaamheden aan de deelnemende toegelaten instellingen en de organisaties, welke geacht worden de huurdersbelangen te behartigen. 8. Indien de leden van de commissie persoonlijk of beroepsmatig direct betrokken zijn bij een klacht, kunnen zij niet deelnemen aan de behandeling van de desbetreffende klacht. De plaatsvervanger treedt dan op. Artikel 8: Stemmen 1. Vergaderingen kunnen slechts plaatsvinden, indien de commissie voltallig is. 2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. 3. Ieder lid stemt zonder last of ruggespraak en brengt 1 stem uit. 4. Blanco stemmen worden geacht niet te zijn uitgebracht. 5. Staken de stemmen, dan wordt beknopt een rapport opgesteld, waarin de standpunten van de commissieleden worden weergegeven. Artikel 9: Advies 1. De commissie brengt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 2 weken na de vergadering, haar advies uit aan de directeur. 2. Indien de directeur beslist om het advies van de commissie niet te volgen, dan wel indien het onder art.8 lid 5 gestelde zich voordoet, zal klager worden bericht, dat de directeur de klacht voorlegt aan het terzake bevoegde orgaan van de toegelaten instelling. 3. Dit orgaan zal, indien het onder lid 2 van dit artikel gestelde zich voordoet, terzake een besluit nemen waarbij het advies van de commissie en de motivatie van de directeur meegewogen worden. 4. De klager ontvangt na het finale besluitvormingsmoment binnen 2 weken de gemotiveerde beslissing van of namens de deelnemende toegelaten instelling. Artikel 10: Secretariaat 1. Het secretariaat van de commissie wordt gevoerd door de secretaris van de commissie. Hij kan zich laten bijstaan door een ambtelijk secretaris, die aangewezen wordt door de deelnemende toegelaten instellingen. 2. De bepalingen van artikel 2 lid 3 zijn eveneens van toepassing op de ambtelijk secretaris. Artikel 11: Kosten 1. Aan het in behandeling nemen van een klacht kan door de deelnemende toegelaten instellingen aan de klager een bedrag in rekening worden gebracht. 2. Dit bedrag zal worden gerestitueerd, indien de klager in het gelijk gesteld wordt.
Artikel 12: Wijziging en vaststelling 1. Dit reglement kan worden gewijzigd bij besluit van de toegelaten instellingen, nadat de huurdersorganisaties in de gelegenheid zijn gesteld zich hierover uit te spreken. 2. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, wordt door de commissie beslist. Zij rapporteert daarover in het onder art.7 lid 7 bedoelde verslag. 3. Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2005. Aldus vastgesteld door de volgende toegelaten instellingen: 1. RWS partner in wonen te Goes 2. Stichting tot Behoud en Ondersteuning van Monumenten te Goes secretaris, voorzitter, 3. R&B Wonen te Heinkenszand 4. Castria Wonen te St. Maartensdijk