REGLEMENT VAN DE GESCHILLENADVIESCOMMISSIE

Transcriptie

1 REGLEMENT VAN DE GESCHILLENADVIESCOMMISSIE van Stichting Ymere Dit reglement is de uitwerking van artikel 27 van de statuten van Stichting Ymere. Het gewijzigde reglement is vastgesteld op 5 juli 2011 en treedt per 15 juli 2011 in werking. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 1 van 11

2 INHOUD Artikel 1. Definities...3 Artikel 2. Samenstelling, benoeming en ontslag...4 Artikel 3. Taken en bevoegdheden...5 Artikel 4 Onpartijdigheid 6 Artikel 5. Vergaderingen...6 Artikel 6. Het aanhangig maken van een geschil...7 Artikel 7. Ontvankelijkheid...7 Artikel 8. Procedure behandeling ontvankelijk geschil...8 Artikel 9. Opschorten en beëindiging behandeling klachten...9 Artikel 10. Uitspraak over de inhoud van een geschil...10 Artikel 11. Beslissing bestuur over uitspraak...11 Artikel 12. Slotbepalingen...11 Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 2 van 11

3 Artikel 1. Definities In dit reglement wordt verstaan onder: a. Bedrijfsonderdeel: een bedrijfsonderdeel van Stichting Ymere; b. Bestuur: het bestuur van Stichting Ymere; c. Commissie: Geschillenadviescommissie Ymere; d. Geschil: een bij de commissie ingediend verzoek om uitspraak te doen over de wijze waarop de Stichting Ymere de klacht over een handelen of nalaten van de Stichting Ymere, of over door de Stichting Ymere ingeschakelde personen, bedrijven of instellingen, heeft behandeld en afgehandeld. Een geschil over een persoon in dienst van Stichting Ymere wordt geacht betrekking te hebben op het bedrijfsonderdeel waarbij deze persoon werkzaam is; e. Geschillenadviescommissie: de klachtencommissie als bedoeld in artikel 16 van het Besluit Beheer Sociale Huursector; f. Huurdersorganisatie: een door de Stichting Ymere erkende overkoepeling van lokale huurdersorganisaties en voor zover deze niet aanwezig is, een door de Stichting Ymere erkende lokale huurdersorganisatie; g. Stichting Ymere: een toegelaten instelling zoals bedoeld in het Besluit beheer sociale huursector; h. Verzoeker: a. een natuurlijke persoon of rechtspersoon die woonruimte of bedrijfsruimte van Stichting Ymere wil huren, huurt of heeft gehuurd. Voor de toepassing van dit reglement wordt onder verzoeker mede verstaan: - de medehuurder in de zin van de artikelen 7:266 en 7:267 van het Burgerlijk Wetboek alsmede de persoon, bedoeld in artikel 7:268, tweede lid, van het Burgerlijk Wetboek; - degene die de hierboven aangeduide woonruimte of bedrijfsruimte met toestemming van de Stichting Ymere huurt van een huurder; b. een bewonersorganisatie die een specifieke groep huurders vertegenwoordigt; c. een natuurlijke persoon met wie Stichting Ymere in haar hoedanigheid van verkoper een overeenkomst van koop en verkoop betreffende woon- of bedrijfsruimte wil sluiten of heeft gesloten, of een natuurlijke persoon die eigenaar is, en op grond van een contractuele verplichting tussen hem en Stichting Ymere zijn woon- of bedrijfsruimte aan Stichting Ymere wil verkopen of heeft verkocht. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 3 van 11

4 Artikel 2. Samenstelling, benoeming en ontslag 1. De commissie bestaat uit drie leden en twee plaatsvervangend leden. Eén van de leden is de voorzitter. 2. De leden en plaatsvervangend leden worden benoemd en ontslagen door het bestuur. 3. Eén lid en één plaatsvervangend lid worden voorgedragen door de gezamenlijke huurdersorganisaties. Het bestuur kan slechts gemotiveerd afwijken van een voordracht. 4. Eén lid en één plaatsvervangend lid worden voorgedragen door het bestuur. 5. De twee in artikel 2, lid 3 en lid 4 bedoelde leden dragen gezamenlijk als derde lid de voorzitter ter benoeming voor. Het bestuur kan slechts gemotiveerd afwijken van een voordracht. 6. Voor het lid dat wordt voorgedragen door de gezamenlijke huurdersorganisaties, deelt het bestuur dit zo snel mogelijk mee aan de huurdersorganisaties zodat deze een voordracht kunnen doen. Als de gezamenlijke huurdersorganisaties niet binnen een half jaar nadat dit verzoek is gedaan van deze mogelijkheid gebruik hebben gemaakt of wanneer een gezamenlijke voordracht niet mogelijk is, benoemt het bestuur -gehoord de huurdersorganisaties- zonder voordracht. 7. De (plaatsvervangend) leden mogen niet als personeelslid in dienst zijn van Stichting Ymere of een betaalde of bestuurlijke functie vervullen binnen de huurdersorganisaties. 8. Het lidmaatschap van de commissie beslaat een periode van ten hoogste vier jaar, met de mogelijkheid van herbenoeming voor nog een periode van ten hoogste vier jaar. Benoeming vindt plaats in de hoedanigheid van voorzitter, van lid of van plaatsvervangend lid. Bij herbenoeming zijn de leden 3, 4 en 5 niet van toepassing. In bijzondere omstandigheden kan het bestuur van het bepaalde in dit lid afwijken. 9. Wanneer een tussentijdse vacature in de commissie ontstaat dient op zo kort mogelijke termijn in de vacature te worden voorzien. Het nieuw benoemde (plaatsvervangend) lid neemt de plaats in van zijn voorganger. 10. De commissie stelt met inachtneming van het bepaalde in artikel 2, lid 8 een rooster van aftreden op en legt dit ter goedkeuring voor aan het bestuur. In het rooster wordt zoveel mogelijk voorzien in gespreide benoemingsperioden van (plaatsvervangend) leden. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 4 van 11

5 11. Het lidmaatschap van de commissie eindigt: - door het verstrijken van de termijn van benoeming; - door schriftelijk bedanken; - door overlijden; - als het betrokken (plaatsvervangend) lid door ziekte of gebreken duurzaam niet in staat is het lidmaatschap te vervullen; - door een daartoe strekkend gemotiveerd besluit van het bestuur als gevolg van persoonlijk handelen of nalaten van een (plaatsvervangend) lid. Het bestuur neemt dit besluit na hierover met inachtneming van een redelijke termijn een advies van de voordragende organisatie te hebben gevraagd. 12. Het bestuur stelt een secretaris beschikbaar aan de commissie. De secretaris staat functioneel onder leiding van de commissie. Artikel 3. Taken en bevoegdheden 1. De commissie heeft tot taak het bestuur te adviseren over de gegrondheid en de afhandeling van een geschil. 2. De commissie is onafhankelijk. De (plaatsvervangend) leden die deelnemen aan de beraadslagingen van de commissie, beslissen zonder last of ruggespraak. 3. De commissie is met inachtneming van de privacyregels van Stichting Ymere bevoegd om ten behoeve van de geschilbehandeling schriftelijke en mondelinge informatie op te vragen bij alle bedrijfsonderdelen van Stichting Ymere. De bedrijfsonderdelen zijn verplicht om alle beschikbare en ter zake dienende informatie te verstrekken. 4. De commissie kan informatie bij derden inwinnen. 5. De commissie brengt jaarlijks een geanonimiseerd verslag uit van haar werkzaamheden. Dit verslag is openbaar en ligt ter inzage bij het secretariaat van de commissie. 6. De (plaatsvervangend) leden van de commissie en de secretaris betrachten jegens derden die niet betrokken zijn bij de werkzaamheden van de commissie of bij een bij de commissie aanhangig geschil, geheimhouding van al hetgeen hun uit hoofde van hun functie ter kennis komt. Zij gaan zorgvuldig om met de informatie waarvan zij kennis nemen en behandelen deze vertrouwelijk. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 5 van 11

6 Artikel 4. Onpartijdigheid 1. Als een lid van de commissie naar zijn eigen oordeel of naar het oordeel van een van de andere leden van de commissie een persoonlijk belang heeft bij de inhoud van een geschil of een persoonlijke betrokkenheid heeft bij de verzoeker of de vertegenwoordiger van Stichting Ymere, besluit de commissie of het betrokken lid niet deelneemt aan de verdere behandeling van het geschil en de besluitvorming daarover. 2. a. Verzoeker dan wel Stichting Ymere kan de commissie verzoeken een of meerdere (plaatsvervangend) leden van de commissie die bij de behandeling van het betreffende geschil zijn betrokken, daarvan te ontheffen op grond van feiten en omstandigheden die de onpartijdigheid van de commissie in twijfel zouden kunnen trekken. b. Het verzoek dient gedaan te worden zodra de feiten en omstandigheden zoals bedoeld in artikel 2.a. aan verzoeker dan wel stichting Ymere bekend zijn geworden of redelijkerwijs bekend hadden kunnen zijn. c. Het verzoek wordt schriftelijk ingediend. Het kan ook ter zitting, en alsdan ook mondeling, worden gedaan. Het verzoek moet voldoende zijn gemotiveerd en volledig zijn. Latere aanvullingen zijn niet mogelijk. d. Het verzoek wordt buiten aanwezigheid van het betreffende (plaatsvervangend) lid door de commissie behandeld. In het geval de commissie ter vergadering uit minder dan twee (plaatsvervangende) leden bestaat, wordt het verzoek aangehouden en behandeld op de eerstvolgende vergadering waarop het minimaal vereiste aantal leden van de commissie aanwezig is. Indien de stemmen staken beslist de voorzitter. Tot die tijd wordt de behandeling van het geschil opgeschort. Artikel 5. Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo vaak als dat nodig is. 2. Behoudens het bepaalde in lid 3 wordt een lid bij afwezigheid vervangen door diens plaatsvervangend lid. 3. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt hij vervangen door een van de andere twee leden, en deze weer door diens plaatsvervanger. Indien een van de leden al wordt vervangen, is het andere lid fungerend voorzitter. Wanneer er twee plaatsvervangend leden zitting hebben geldt dezelfde procedure als voor twee gewone leden. Bij gebreke van overeenstemming beslist het lot. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 6 van 11

7 4. De commissie kan niet vergaderen als er minder dan twee (plaatsvervangend) leden van de commissie aanwezig zijn. 5. De vergaderingen van de commissie zijn niet openbaar. 6. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen. Bij het staken der stemmen beslist de voorzitter. Artikel 6. Het aanhangig maken van een geschil 1. Verzoeker maakt het geschil schriftelijk kenbaar. 2. Hij vermeldt in zijn verzoek in elk geval: a. het moment waarop verzoeker een klacht bij Stichting Ymere heeft gemeld; b. het bedrijfsonderdeel waarop het verzoek betrekking heeft; c. zijn naam, adres, telefoonnummer en eventueel adres; d. een omschrijving van het geschil en waarom verzoeker zich niet kan vinden in de wijze waarop de klacht als bedoeld onder a. is behandeld en afgedaan. 3. De commissie stuurt verzoeker binnen drie werkdagen een ontvangstbevestiging. Artikel 7. Ontvankelijkheid 1. De commissie neemt alleen een geschil in behandeling indien: a. verzoeker Stichting Ymere in de gelegenheid heeft gesteld de klacht waarover het geschil handelt, op te lossen; b. het geschil betrekking heeft op een concrete situatie, en niet het beleid van Stichting Ymere betreft; c. het geschil schriftelijk is ingediend en verzoeker de relevante documentatie heeft aangeleverd; d. het geschil geen betrekking heeft op de financiële aspecten van prijsonderhandelingen bij koop en verkoop; e. verzoeker niet al eerder een geschil bij de commissie heeft ingediend over hetzelfde feitencomplex en de commissie dit geschil onherroepelijk heeft afgedaan. Dit is alleen anders als na de afdoening van het eerdere geschil aan de commissie feiten bekend worden die ten tijde van de afdoening al wel bestonden maar nog niet bekend waren of redelijkerwijs niet bekend konden zijn; f. het geschil is ingediend binnen een jaar nadat de gedraging plaatsvond waarover het geschil handelt. In uitzonderlijke gevallen kan de commissie besluiten van deze termijn af te zien; g. over het geschil niet tegelijkertijd een uitspraak van de Huurcommissie of de rechter is gevraagd en voor zover partijen niet een overeenkomst hebben gesloten waarin een derde gevraagd wordt een bindend advies uit te brengen. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 7 van 11

8 2. Het is mogelijk dat een klacht of een geschil ook aan een andere klachten- of geschillenadviescommissie die (specifiek) bevoegd is tot kennisneming van die klacht kan of had kunnen worden voorgelegd. In dat geval kan de commissie verzoeker niet in zijn geschil ontvangen wat betreft de inhoudelijke aspecten van het geschil, maar wel ten aanzien van een handelen of nalaten van de Stichting Ymere of van door Stichting Ymere ingeschakelde personen, bedrijven of instellingen dat geen betrekking heeft op de inhoud van dat geschil. 3. In het geval van fusie of samenwerking met een andere woningcorporatie neemt de commissie geen klachten van huurders van deze andere corporatie in behandeling, ook al bestaat deze corporatie niet meer, en zijn deze huurders inmiddels al huurder van Ymere geworden, zolang de bij die andere corporatie werkzame klachten- of geschillenadviescommissie haar werkzaamheden nog niet heeft beëindigd dan wel de overeenkomst met die andere klachten- of geschillenadviescommissie nog niet is opgezegd en geëindigd. 4. De ontvankelijkheid van een geschil is ter beoordeling van de commissie. Indien een geschil niet is vergezeld van de relevante documentatie, stelt de commissie verzoeker in de gelegenheid het verzuim binnen een door de commissie daarvoor gestelde termijn te herstellen. 5. Indien het geschil ontvankelijk is stelt de commissie op basis van de verstrekte informatie de geschilomschrijving op. Zij stelt verzoeker in de gelegenheid op deze omschrijving te reageren, en past de omschrijving zo nodig aan. De commissie doet uitspraak op basis van deze omschrijving. 6. Wanneer het geschil niet-ontvankelijk is stelt de commissie verzoeker daarvan onder opgaaf van redenen schriftelijk in kennis. 7. In voorkomende gevallen kan tijdens de behandeling van een geschil alsnog blijken dat een geschil niet ontvankelijk is. De commissie stelt verzoeker en Stichting Ymere daarvan onder opgaaf van redenen schriftelijk in kennis. Artikel 8. Procedure behandeling ontvankelijk geschil 1. De commissie stelt Stichting Ymere in de gelegenheid binnen een termijn van vier weken op het geschil te reageren. De commissie communiceert rechtstreeks met het bij het geschil betrokken bedrijfsonderdeel. 2. Het bedrijfsonderdeel geeft binnen de in het eerste lid van dit artikel genoemde termijn een schriftelijke en gemotiveerde reactie op het geschil. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 8 van 11

9 3. De commissie kan de termijn als genoemd in het eerste lid van dit artikel op schriftelijk verzoek eenmalig met maximaal drie weken verlengen. Het verzoek dient vóór het verstrijken van de termijn te worden gedaan. 4. De commissie stelt na ontvangst van de reactie van het bedrijfsonderdeel verzoeker in de gelegenheid binnen drie weken op de reactie van het bedrijfsonderdeel schriftelijke te reageren. De reactietermijn kan op schriftelijk verzoek met maximaal drie weken worden verlengd. Het verzoek dient vóór het verstrijken van de eerste termijn te worden gedaan. 5. De commissie heeft tijdens het onderzoek de volgende bevoegdheden: a. het inwinnen van nadere informatie; b. het houden van een hoorzitting; c. het instellen van een onderzoek ter plaatse; d. de benoeming van een extern deskundige. 6. De commissie nodigt verzoeker en het bedrijfsonderdeel uit aanwezig te zijn bij een onderzoek ter plaatse en een hoorzitting. Zowel verzoeker als het bedrijfsonderdeel kan zich bij een hoorzitting of een onderzoek ter plaatse door maximaal twee andere personen laten bijstaan. Bij de afwezigheid van verzoeker dient aan de commissie een schriftelijke volmacht te worden overgelegd. 7. Wanneer door een externe deskundige een rapport is opgemaakt stelt de commissie dit rapport aan partijen ter beschikking met de uitnodiging daarop binnen drie weken na verzending schriftelijk te reageren. Van deze termijn wordt slechts in bijzondere omstandigheden uitstel verleend. Artikel 9. Opschorten en beëindiging behandeling klachten 1. De commissie schort de behandeling van een geschil op indien tijdens de behandeling van het geschil over hetzelfde onderwerp alsnog een uitspraak van de Huurcommissie, de rechter, een arbiter of een bindend adviseur wordt gevraagd. 2. De commissie beëindigt de behandeling van een geschil indien: a. verzoeker onvoldoende zijn medewerking verleent aan het onderzoek van de commissie; b. verzoeker geen belang meer heeft bij de behandeling van het geschil; c. verzoeker vraagt om de behandeling van het geschil te beëindigen; d. over hetzelfde onderwerp als waarover een geschil is voorgelegd, door de Huurcommissie, de rechter, een arbiter of een bindend adviseur in eerste instantie is beslist, ongeacht of de zaak daarna in geval van een uitspraak van de Huurcommissie, een arbiter of een bindend adviseur - aan de rechter wordt voorgelegd dan wel verzet of hoger beroep wordt ingesteld, en behoudens het bepaalde in lid 3. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 9 van 11

10 3. Indien sprake is van een beslissing als bedoeld in artikel 9, lid 2 eerste zin en onder d. kan verzoeker alsnog een uitspraak van de commissie vragen over dat deel van het geschil dat niet op de inhoud van de beslissing betrekking heeft. Verzoeker dient dit binnen uiterlijk vier weken na dagtekening van die beslissing, en onder toezending van een afschrift daarvan, schriftelijk en gemotiveerd aan de commissie kenbaar maken. De commissie stelt het bedrijfsonderdeel hiervan in kennis, en stelt het bedrijfsonderdeel in de gelegenheid binnen vier weken gemotiveerd te reageren. De commissie hervat alsdan de behandeling met als uitgangspunt de stand van zaken van de behandeling op het moment dat deze is opgeschort. 4. Indien de behandeling wordt opgeschort of wordt beëindigd, deelt de commissie dit schriftelijk en onder opgaaf van redenen mee aan verzoeker en het bedrijfsonderdeel. Artikel 10. Uitspraak over de inhoud van een geschil 1. De commissie stelt de uitspraak over het geschil ter vergadering vast en stelt deze gemotiveerd op schrift. In de uitspraak wordt een eventueel minderheidsstandpunt van een lid van de commissie opgenomen. 2. De op schrift gestelde uitspraak wordt binnen vier weken na de in artikel 10 lid 1 bedoelde vergadering aan verzoeker, het bedrijfsonderdeel en het bestuur gezonden. 3. De commissie doet uitspraak: a. via een advies aan het bestuur over de afhandeling van het geschil door het bestuur. In dit advies geeft de commissie gemotiveerd aan of zij het geschil gegrond dan wel ongegrond acht en adviseert zij het bestuur over de afhandeling van het geschil, of b. via een sluitingsbrief. De commissie stelt een sluitingsbrief op indien naar haar mening bestuurlijke besluitvorming over de afhandeling niet noodzakelijk is. In de sluitingsbrief geeft de commissie gemotiveerd aan of zij het geschil gegrond dan wel ongegrond acht. Als het geschil via een sluitingsbrief wordt afgedaan, adviseert de commissie het bestuur in te stemmen met het besluit van de commissie om niet te adviseren. 4. In de sluitingsbrief biedt de commissie aan verzoeker de gelegenheid om binnen veertien dagen na dagtekening van de brief aan de commissie schriftelijk aan te geven of hij prijs stelt op een advies zoals bedoeld in het tweede lid onder a. Indien de verzoeker van deze gelegenheid gebruik maakt, brengt de commissie alsnog advies aan het bestuur uit. 5. Het bestuur kan uiterlijk binnen twee weken na dagtekening van de sluitingsbrief de commissie gemotiveerd vragen alsnog een advies zoals bedoeld in artikel 10, lid 3 Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 10 van 11

11 onder a. uit te brengen aan het bestuur. Artikel 11. Beslissing bestuur over uitspraak 1. Het bestuur beslist over de gegrondheid en afhandeling van een geschil. 2. Het bestuur stelt verzoeker binnen vier weken na dagtekening van toezending van het advies aan het bestuur, schriftelijk in kennis van zijn besluit over het advies, en geeft daarbij aan of en zo ja, welke acties worden ondernomen en binnen welke termijn. Het advies van de commissie wordt meegezonden. Indien de beslissing van het bestuur afwijkt van het advies van de commissie vermeldt het bestuur de redenen hiervan. 3. Het bestuur kan aan de commissie binnen de in het tweede lid genoemde termijn gemotiveerd een eenmalig uitstel vragen van deze termijn. De commissie stelt, rekening houdende met de tijd die het bestuur redelijkerwijs nodig heeft om tot een besluit te komen en verzoeker daarover te informeren, een nieuwe termijn vast, tenzij naar het oordeel voor het gevraagde uitstel van de commissie geen gegronde redenen zijn, of een onredelijke vertraging in de afhandeling van het geschil zou ontstaan. Van deze nieuwe termijn is geen uitstel meer mogelijk. Het bestuur informeert verzoeker overeenkomstig het bepaalde in artikel 11 lid 2 binnen deze verlengde termijn. 4. Als het bestuur niet tijdig beslist op het advies wordt het bestuur geacht te hebben beslist in overeenstemming met het advies van de commissie. 5. De commissie ontvangt een afschrift van de beslissing van het bestuur. Artikel 12. Slotbepalingen 1. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de commissie. 2. Dit reglement kan worden gewijzigd door het bestuur nadat de huurdersorganisatie(s) en de commissie in de gelegenheid zijn gesteld zich hierover uit te spreken. 3. Het namen bevattende geschillenbestand is een persoonsregistratie in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en valt onder de bescherming van de privacyregels van Stichting Ymere. 4. Dit reglement treedt in werking op 15 juli 2011 en is voor onbepaalde tijd van toepassing. Reglement Geschillenadviescommissie Ymere, pagina 11 van 11