LOT 2016_7 OPDRACHT VOOR DE ONDERSTEUNING VAN SOCIAAL ONDERNEMERSCHAP TRAJECT PROFESSIONALISERING FINANCIEEL MANAGEMENT SOCIALE ECONOMIEBEDRIJVEN Aanduiding van relevante externe deskundige(n) Uiterste indieningsdatum offertes: 3 november 2016 1
1. Algemene bepalingen 1.1. Opdrachtgever Deze opdracht wordt uitgeschreven door: In C vzw Kanunnik De Deckerstraat 20A 2800 Mechelen Hierna genoemd de opdrachtgever. 1.2. Voorwerp van de opdracht Deze opdracht wordt uitgeschreven met als doelstelling een professionaliseringstraject aan te bieden aangaande het financieel in sociale economiebedrijven. Daarbinnen focust het traject concreet op een beter inzicht in (de relatie tussen) relevante KPI s definiëren, ze consequent monitoren, ze goed gebruiken en ook goed rapporteren met gebruik van informatiesystemen en rapporteringstools, met daarbij focus op impact voor het financieel. Waarbij ook duidelijke linken gelegd worden naar de voor- en nacalculatie van activiteiten (gekaderd binnen de principes van een globale kostprijsberekening). Waarbij het subsidiërend kader en de veelheid van economische activiteiten bij heel wat van de eindbegunstigden een specifiek aandachtspunt is en met name de vraag hoe beide elementen best te verwerken in de kostprijsberekeningen. 1.3. Doelpubliek De eindbegunstigden van deze oproep zijn de volgende - Ondernemingen behorende tot de inschakelingseconomie: sociale en beschutte werkplaatsen en organisaties uit de lokale diensteneconomie. - Werknemerscoöperaties, (burger)coöperaties met een maatschappelijke meerwaarde en coöperaties met een extern sociaal doel Binnen deze bedrijven richt deze oproep zich expliciet tot de financiële verantwoordelijken: werknemers die dagdagelijks of op regelmatige basis werken met de financiële informatie van het bedrijf. 1.4. Budget Het totaalbudget is vastgelegd op 50.000 euro (excl. BTW). Dit budget omvat alle kosten voor de ontwikkeling, sensibilisering, organisatie, uitvoering en validering van het traject, binnen de verder gestelde vereisten en beperkingen. Er wordt afgerekend op basis van de gevalideerde outputs. 2
2. Voorschriften 2.1. Indiening offertes De uiterste indieningsdatum van de offertes is 3 november 2016 om 12u. De offertes en bijhorende documenten, worden digitaal en in pdf, ingediend op het volgend e-mail adres: info@in-c.biz. 2.2. Vorm en inhoud van de offerte De offerte moet worden ingevuld op het bijhorende indieningsformulier met ook de daarin omschreven bijlagen. Het indieningsformulier en elke bijlage moet in een afzonderlijk pdf-document worden ingediend met de nodige handtekeningen (officiële versie). Daarnaast dient ook de ingevulde MS Word-versie doorgestuurd te worden. 2.3. Samenwerking met onderaannemers De indiener vermeldt in het indieningsformulier welk gedeelte van de opdracht hij zal uitbesteden en vermeldt de identiteit en rol van de onderaannemers die hij voorstelt. Elke onderaannemer ondertekent een intentieverklaring (cf. formulieren in bijlage). De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Wanneer blijkt dat in de looptijd van het contract, de inzet van andere onderaannemers nodig is, wordt in C op voorhand op de hoogte gesteld. 2.4. Duur en uitvoeringstermijn van de opdracht De opdracht vangt aan vanaf de datum bepaald in de gunning van de opdracht. Datum oktober 2016 Lancering opdracht 3 november 2016 Uiterste datum indienen offerte Begin november 2016 Gunning van de opdracht opmaak contract november 2016 Overleg met de weerhouden uitvoerders aanvang van de opdracht november 2016 Start traject april 2017 Eindevaluatie van de gelopen trajecten 3
3. Inhoudelijke bepalingen 3.1. Situering van de opdracht Verschillende evoluties uit de laatste jaren zorgen ervoor dat (sociale) ondernemingen voor een grote uitdaging staan om hun sociale en economische doelstellingen evenwichtig te realiseren. Ze moeten permanent flexibel en slagvaardig genoeg zijn om te kunnen reageren op een sterk veranderende omgeving. Daarbij is een goed financieel momenteel meer dan ooit cruciaal. Het goed bewaken van de cruciale financiële indicatoren noodzakelijk om te komen tot een goede kostprijsberekening vooraf en nadien vormen meer dan ooit de basis voor elke organisatie om bewust en onderbouwd prijzen te kunnen opstellen en keuzes te kunnen maken. Daarbij maakt het gegeven dat de meerderheid van deze bedrijven kan aanspraak maken op subsidies voor specifieke taken die ze uitvoeren voor de overheid dat de kostprijsberekening op een iets andere leest geschoeid zal zijn. Het gegeven dat veel van deze bedrijven een hele range aan activiteiten dag na dag uitvoert, duidt de noodzakelijkheid van een performant en goed gekozen informatiesysteem om de noodzakelijke KPI s op de juiste wijze in beeld te brengen. Een goede monitoring is dus belangrijk, maar het interpreteren en op een goede manier samenbrengen van de verzamelde gegevens is eveneens van cruciaal belang. Binnen de sector neemt het belang van goed uitgewerkte dashboards toe, die in (ideaal gezien) een oogopslag aan het en de Raad van Bestuur duiden welke de huidige financiële toestand is. Waarbij de juiste info aan de juiste organen wordt beschikbaar gesteld om onderbouwde beslissingen te kunnen nemen. Uit het afgelopen ESF-project tender transitie, uitgevoerd door Deloitte in samenwerking met Febecoop Adviesbureau, is gebleken dat financieel nog een werkpunt is in vele sociale economiebedrijven. Volgende aandachtspunten en trends werden daarbij aangegeven op het slotevent: - Elk maatwerkbedrijf heeft nood aan informatie op niveau van het, RvB, maar ook de werkvloer - Indicatoren hebben betrekking op zowel financiële als niet-financiële resultaten - Managementinformatie was een katalysator voor het herdefiniëren van strategische en operationele doelstellingen - GRI rapportering vanaf 2017 (registratie data vanaf 2016) - Toenemend belang voor analyse naar winstgevendheid per vestiging, afdeling, activiteit of product. - Toenemende vraag naar accurate prognoses en budgetten als sturingsmiddel. - Moeilijkheden om financiële resultaten duidelijk en overzichtelijk te brengen naar of RVB zodat op basis hiervan beleidsbeslissingen kunnen worden genomen. - Rollen en verantwoordelijkheden van de financiële dienst zijn vaak vermengd met deze van de personeelsdienst. - MS Excel is koning Met deze opdracht willen we antwoorden en ondersteuning geven aan de sector en de individuele bedrijven aangaande deze aandachtspunten en trends die vastgesteld zijn. 4
3.2. Concrete doelstelling van de opdracht Op het einde van deze opdracht heeft/hebben: a.) 40 tot 80 SE-bedrijven (eindbegunstigden) een beter inzicht in het organiseren van hun financieel, meer bepaald inzake (de relatie tussen) KPI s definiëren, ze consequent monitoren, ze goed gebruiken en ook goed rapporteren via informatiesystemen en rapporteringstools, met daarbij focus op impact voor het financieel (nemen van de juiste beslissingen op basis van de verzamelde financiële informatie). b.) Deze bedrijven ook een inzicht in het gebruik van de gekozen KPI s binnen de voor- en nacalculatie van activiteiten (gesitueerd in een globale kostprijsberekening en kostenallocatie). Dit is maatwerk gelet op het subsidiërend kader en de veelheid van economische activiteiten bij heel wat van de eindbegunstigden en de vraag hoe daar mee om te gaan in de kostprijsberekeningen. c.) Al deze bedrijven ook het aanbod tot individuele screening gekregen van deze aspecten. 20 geselecteerde bedrijven krijgen een effectieve screening van hun informatiesysteem in functie van hun financieel wat resulteert in een screeningrapport op maat met aanbevelingen voor verbeteracties en begeleiding bij eerste stappen. Wijze van selecteren van deze groep dient aangegeven te worden (de SE-bedrijven die een screening wensen dienen zich bij de aanvraag tot een screening overtuigend te engageren). d.) De opdrachtgever beschikking over een globaal rapport met daarin de vaststellingen die komen uit de collectieve en individuele acties doorheen het traject, met als doel het beleid te ondersteunen in het bekomen van verder inzicht in het thema financieel binnen sociale economie. Impact moet zijn dat de deelnemende bedrijven inzien dat een goede monitoring en gerichte keuze van een beperkte set van gerichte indicatoren hen sterk vooruit helpt naar financieel (en strategisch), betere kostprijsberekeningen en zodoende duurzamere (financiële) en minder subsidieafhankelijke resultaten op einde van de rit. Waarbij de resultaten van deze opdracht ook breed verspreid moeten kunnen worden als inspiratie voor andere bedrijven die met dezelfde uitdagingen geconfronteerd worden. 3.3. Output na uitvoering opdracht De verwachte concrete outputs van het traject situeren zich op niveau van resultaat en disseminatie: - Aanwezigheid van minstens 40 (tot 80) SE-bedrijven (eindbegunstigden) in het ontwikkelde traject, aan te tonen via ondertekende deelnemerslijsten. - Screenings van minstens 20 bedrijven, aan te tonen met op te leveren screeningsrapporten - Een eindrapport dat gedissemineerd kan worden aan het beleid, met daarin een overzicht van het traject, de globale vaststellingen die gedaan kunnen worden (fase waarin elk van de bedrijven zich bevindt inzake financieel ), mogelijke rode draden die doorheen de screenings naar boven zijn gekomen en eventuele beleidsaanbevelingen die kunnen gemaakt worden inzake verdere ondersteuning. Een testimonial (via video-verslag) door één of meerdere deelnemers aan het traject, samen met een inhoudelijke summary van het gelopen traject ter inspiratie van andere SE-bedrijven. Waarbij de insteek moet zijn dat maximaal andere bedrijven gesensibiliseerd worden over de lessons learned. Evaluatieformulieren (in format opgeleverd door de opdrachtgever) van alle deelnemers De uitvoerder heeft de vrijheid om nog andere bijkomende outputs op te leveren of verder te gaan dan de minimale aantallen, steeds in functie van de beoogde doelstellingen van de opdracht. Deze bijkomende engagementen geven geen aanleiding tot extra budget, maar spelen wel positief mee in de beoordeling van het dossier (hogere score). 5
3.4. Randvoorwaarden De indiener houdt in het projectvoorstel rekening met de volgende randvoorwaarden die door de opdrachtnemer moeten gerespecteerd worden: De opdrachtnemer organiseert een totaaltraject waarbij een combinatie gemaakt wordt van collectieve (intervisie)acties (minstens 1) en individuele (screenings)acties. Het is aan de indiener om te komen met een concept dat overtuigt naar maximale impact inzake werving, kennisoverdracht, concrete screening en bredere valorisatie. De opdrachtnemer zorgt daarbij voor een logische samenhang van de verschillende onderdelen, en een evenwicht tussen de collectieve en individuele acties. De opdrachtnemer bewaakt het evenwicht tussen theoretische kennisopbouw en praktijkgerichte toepassingen. Het aanbod streeft naar een maximale praktische impact op de (financiële) bedrijfsvoering van de afzonderlijke deelnemers. De indiener toont aan op welke manier hij deze impact wil realiseren. De opdrachtnemer maximaliseert het engagement bij de deelnemers. Het aantal no-shows wordt tot een minimum beperkt bij de collectieve acties, het engagement van de bedrijven wordt getoetst bij de gevraagde screeningsacties. De indiener geeft aan op welke manier hij dit engagement maximaal zal activeren. Naar de individuele screening van de weerhouden (minimaal 20) bedrijven moet gewaakt worden over de vrijheid tot keuze wie de bedrijven begeleidt. Daarbij moet de mogelijkheid opengelaten worden dat bedrijven zelf een uitvoerder voor de individuele screening kunnen aanbrengen, binnen een vooraf bepaald beoordelingskader. De indiener geeft aan op welke manier hij dit organiseert en hoe de vergoeding zal geregeld worden. Voor de praktische organisatie van de collectieve acties wordt als richtlijn een relevante, regionale spreiding over Vlaanderen meegegeven, met aandacht voor goed bereikbare locaties. De uitvoering van het totale ondersteuningstraject vindt geconcentreerd plaats over een periode van maximaal 5 maanden. De indiener overlegt met in C voor een optimale valorisatie en disseminatie van de resultaten van het project conform de outputbepalingen (zie 3.3.). De indiener houdt zich strikt aan de opgelegde communicatierichtlijnen, waarbij de opdracht uitgaat van socialeeconomie.be. De inschrijver implementeert op maximale wijze de MVO-waarden bij de organisatie van het aanbod (aandacht voor duurzaamheid, etc). 6
4. Gunningswijze 4.1. Gunningscriteria De indiening van de dossiers verloopt via indieningsformulieren waarbij een antwoord moet worden gegeven op de hieronder geformuleerde gunningscriteria en waarbij de randvoorwaarden worden afgevinkt. Concept en methodologie (40/100) Dit onderdeel moet alle acties bevatten die zullen worden opgezet, hoe deze zullen uitgevoerd worden, welke spelers hierbij betrokken worden en wat het beoogde resultaat is in functie van de outputs en impact die worden verwacht. Daarbij moet naast het gevraagde inhoudelijke traject zelf ook de nodige aandacht gegeven worden aan de wervingsacties en de valideringsacties. Bij het uitschrijven van de acties binnen de verschillende deelopdrachten, moet aandacht besteed worden aan onderstaande elementen die meegenomen worden in de beoordeling van de dossiers: Schrijf op een overzichtelijke maar bondige manier (A4) uw aanpak neer die moet leiden tot de gevraagde output en beargumenteer waarom uw concept zal leiden tot maximale impact binnen het gevraagde kader. Geef aan waar u desgevallend meer wil doen dan gevraagd en beargumenteer hoe dit op een realistische manier zal gerealiseerd worden (10 punten). Zorg ervoor dat alle acties die zullen worden ondernomen in een helder en overzichtelijk stappenplan worden weergegeven. Geef daarbij bondig maar duidelijk weer op welke manier en in welke stappen wordt gekomen tot de gevraagde output en impact. Geef ook aan waarom de output van een bepaalde actie logisch inpast in het totaalconcept. De beoordeling zal gebeuren op de efficiëntie en duidelijkheid van het doorgegeven stappenplan (10 punten). Geef uw voorstel van concept naar organisatie van de individuele begeleidingen/screenings (door eigen experten en derden) inclusief voorstel realistische planning naar de deadlines die zijn aangegeven (10 punten). Geef een specifiek voorstel van concept standaardrapport inzake de screenings van de bedrijven enerzijds en het totaalrapport naar opdrachtgever anderzijds (5 punten). Beargumenteer waarom deze aanpak een maximale duurzame impact op de bedrijfsvoering van de betrokken SE-bedrijven heeft (5 punten). Deskundigheid (30/100) Binnen dit criterium geeft de indiener, zowel voor de eigen organisatie als voor de onderaannemers/partners waarmee wordt samengewerkt, een overzicht van bewezen deskundigheid m.b.t. het onderwerp van deze opdracht. De indiener wordt verwacht aan te tonen dat op een voldoende neutrale en onafhankelijke manier kan gezorgd voor de coördinatie en uitvoering van het traject en dat een voldoende helicopterview kan ingenomen worden, gegeven mogelijkheid tot aanbrengen van andere uitvoerders door deelnemers bij de screenings. We zoeken als indiener bij voorkeur naar onafhankelijke expertisecentra (bv. kennisinstellingen) die een goed overzicht hebben over de sector en kennis aantonen rond de gevraagde expertise binnen deze opdracht. Er moet worden aangetoond dat afdoende (theoretische en praktische) kennis en expertise aanwezig is rond financieel in het partnerschap. Geef telkens een duidelijke omschrijving van taken, rollen en verantwoordelijkheden, waarbij van elke partner een substantiële inbreng wordt verwacht in het samenwerkingsverband. Van elke partner wordt verwacht dat er een intentieverklaring wordt ondertekend. De ondertekende intentieverklaringen maken integraal deel uit van het dossier. 7
De beoordeling van de deskundigheid in het partnerschap zal gebeuren op basis van volgende elementen: Bewezen kennis van en ervaring met de gevraagde elementen in deze opdracht, zijnde financieel in brede zin en concreet de specifieke elementen zoals vermeld 1.2. (10 punten) Bewezen kennis van en ervaring met de specifieke financieel-economische context van bedrijven in de sociale economie (incl. subsidiërend kader in een wijzigende beleidscontext) (10 punten) Duiding van de neutraliteit en onafhankelijkheid van de indiener als coördinator van het eventuele partnerschap, in combinatie met de eventuele partners die op hun expertise zijn gevalideerd in het partnerschap (i.f.v. het uitvoeren van de screenings). (10 punten) Prijsopgave en bereik (30/100) Er is een maximum prijs van 50.000 (excl. BTW) per ingediend dossier vooropgesteld. De ingediende prijs mag dit maximum bedrag niet overschrijden. De prijsopgave die door de indiener gedaan wordt, moet een all-in prijs zijn voor ontwikkeling en uitvoering van het volledige traject waarbij de verwachte outputs moeten worden opgeleverd (cf. 3.3). Er moet een totaalprijs opgeleverd worden, met daarbij een aparte prijs voor - budget voorzien voor wervingsacties - het collectieve traject (minstens 40 SE-bedrijven) - een individuele screening incl. rapport (minstens 20 screenings) - budget voorzien voor eindrapportering We beogen voor dit budget een maximaal bereik. De beoordeling van dit criterium zal daarom ook gebeuren op basis van volgende elementen: - het voorziene aantal deelnemende SE-bedrijven voor het collectieve traject (10 punten) - het voorziene aantal individuele screenings bij SE-bedrijven (20 punten) De quotering van deze elementen verloopt volgens deze formule: X = aantal voorziene punten * Y/Z X = quotering bekomen voor het geëvalueerde dossier Y = score van het dossier dat het onderwerp van de evaluatie uitmaakt Z = score van het beste dossier Deze score wordt als volgt berekend: - Voor het collectieve traject: (totaalbedrag voor het traject) x (aantal voorziene SE-bedrijven) - Voor de screenings: (totaalbedrag voor de screenings) x (aantal voorziene screenings) Alle outputs dienen te worden opgeleverd en goedgekeurd door de opdrachtgever vooraleer tot uitbetaling wordt overgegaan. Let op: de uitbetaling voor het collectieve traject en voor de individuele screenings verloopt pro rata het aantal effectief deelnemende bedrijven aan het traject in verhouding tot de aantallen die in de offerte beloofd worden, met als maximum het voorgestelde deelbudget. 4.2. Vervolg beoordelings- en gunningsprocedure De ingediende offertes worden gelezen en beoordeeld door minstens 2 door de opdrachtgever geselecteerde beoordelaars, op grond van hun expertise en onafhankelijkheid. De offertes worden beoordeeld op grond van de gunningscriteria zoals hierboven opgenomen en weergegeven in het offerteformulier. 8
De opdrachtgever maakt een rangschikking van de ingediende dossiers in volgorde van de behaalde score op bovenstaande gunningscriteria. De opdracht zal worden gegund aan de indiener met de hoogst behaalde eindscore, waarbij een minimumscore van 60 punten op het totaal van 100 moet gehaald worden. De dossiers worden gerangschikt op hun gemiddelde score, waarbij binnen deze oproep budget voorzien is voor het hoogst beoordeelde dossier. De indiener aan wie de opdracht wordt gegund, ontvangt een gunningsverslag met een verantwoording van de scores en aanbevelingen voor de uitvoering. De indieners aan wie de opdracht niet werd gegund ontvangen eveneens een beoordelingsverslag met een verantwoording van de behaalde scores. Aan deze opdracht is geen onderhandelingsprocedure verbonden. Bij gunning van de opdracht kan de opdrachtgever niet fundamentele bijsturingen vragen, waarmee de uitvoerder dient mee rekening te houden bij de uitvoering van de opdracht. Deze gevraagde bijsturingen worden opgenomen in het gunningsverslag en besproken in een overlegmoment tussen uitvoerder en opdrachtgever bij de start van de uitvoeringsperiode. Voor aanvang van de opdracht wordt een contract opgemaakt waarin de wederzijdse verbintenissen tussen beide partijen, in C als opdrachtgever en de uitvoerder, zijn opgenomen. 4.3. Facturatie De concrete bepalingen i.v.m. facturatie zijn opgenomen in het contract. De opdrachtgever verbindt zich ertoe te betalen binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur. De factuur wordt pas uitbetaald nadat de nodige bewijsstukken werden opgeleverd door de uitvoerder. 4.4. Communicatie, promotie en eigendomsrecht In alle communicatie, documentatie en promotie dient te worden rekening gehouden met de richtlijnen van de Vlaamse Overheid. Deze richtlijnen kunnen op aanvraag bekomen worden. Alle instrumenten en zaken die opgeleverd worden binnen de opdracht, worden eigendom van de Vlaamse Overheid en mogen nadien door de uitvoerder enkel gebruikt worden met hun uitdrukkelijke toestemming. 5. Algemene situering opdracht Binnen het decreet betreffende de ondersteuning van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie en de stimulering van het maatschappelijk verantwoord ondernemen is onder meer voorzien in collectieve ondersteuning voor de sociale-economiebedrijven. Collectieve ondersteuning wordt daarbij gezien als het initiëren van een omvattend aanbod van ondersteunende diensten voor de sociale economie en haar sociale-economieondernemingen, dat beantwoordt aan hun specifieke behoeften op het vlak van bedrijfsvoering. Voor deze opdracht is eind 2012 een overheidsopdracht uitgeschreven die na een onderhandelingsprocedure midden 2013 is toegekend aan de organisatie in C. Dit is gebeurd via het goedkeuren van een convenant waarin alle verwachte output is neergeschreven samen met het overheidsbudget dat hiervoor ter beschikking staat. Deze convenant loopt van augustus 2013 tot juli 2017. Binnen het convenant wordt het aanbod collectieve ondersteuning gespecifieerd in 5 grote deelopdrachten: 1. het verstrekken van eerstelijnsinformatie over de sociale economie, onder meer over het beschikbare overheidsinstrumentarium; 2. de kennisopbouw, expertise- en instrumentontwikkeling voor de sociale economie 9
3. het organiseren van opleidings- en uitwisselingstrajecten die tot doel hebben de professionalisering en de kwaliteit van de sociale-economieondernemingen te bevorderen; 4. het organiseren van een specifiek aanbod voor startende ondernemingen in de sociale economie; 5. de promotie van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie. Als uiteindelijke begunstigden worden de (erkende) werkvormen binnen de sociale economie gestipuleerd: beschutte en sociale werkplaatsen, invoegbedrijven, lokale diensteneconomie, coöperaties en activiteitencoöperaties (starterslabo s). Daarnaast krijgen ook potentiële starters binnen de sociale economie een duidelijke plaats. in C is een organisatie voor en door de sociale economie. De organisatie heeft als kernopdracht het ondersteunen van het ondernemerschap op het vlak van de sociale economie door collectieve dienstverlening voor sociale economie en de sociale economieondernemingen te formuleren en te organiseren. Voor nog meer achtergrondinformatie over de werking van in C en de sociale economie in Vlaanderen, verwijzen we naar de websites www.in-c.biz en de portaalsite www.socialeeconomie.be. 6. Bijlagen - Indieningsformulier - Sjabloon intentieverklaring onderaannemers - Communicatierichtlijnen Vlaamse Overheid 10