BELEIDSPLAN COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS PROTESTANTSE GEMEENTE TE WINTERSWIJK 2015 2016 2017-2018
2
PROTESTANTSE GEMEENTE TE WINTERSWIJK HET COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS TEVENS TAAKGROEP FINANCIËN BELEIDSPLAN 2015 2016 2017-2018 Het College van Kerkrentmeesters tevens Taakgroep Financiën, verder te noemen CvKRM. Opdracht Het CvKRM heeft tot taak het in overleg met en in verantwoording aan de Grote Kerkenraad scheppen en onderhouden van de materiële en financiële voorwaarden voor het leven en werken van de gemeente (Ordinantie 11 art 2 nr 7) Takenpakket Het voorbereiden en opstellen van de begroting en jaarrekening van de gemeente Het zorgdragen voor de geldwerving Het regelen van het gebruik van de kerkgebouwen en de overige gebouwen in eigendom van de gemeente ten dienste van de gemeente en van derden Het beheren van de goederen Het bijhouden van de registers van de gemeenteleden en van de doopleden, de lidmaten en trouwboeken De zorg voor het archief van de gemeente Het bepalen en uitvoeren van het personeelsbeleid van de gemeente Visie Het financiële beleid van het CvKRM is erop gericht dat er jaarlijks een sluitende begroting aan de Grote Kerkenraad en de gemeente kan worden overlegd (derhalve zonder tekorten). Toelichting op de visie In het geval een sluitende begroting niet mogelijk blijkt te zijn is het de taak van het CvKRM om aan de Grote Kerkenraad te vragen op welke wijze het tekort kan worden weggewerkt, waarbij het CvKRM een adviserende functie heeft. Het voorkomen van tekorten is daarom zo belangrijk, omdat in het geval van tekorten het vermogen moet worden aangesproken, hetgeen leidt tot lagere rente-inkomsten waardoor het tekort verder stijgt. Het bovenstaande houdt dan ook in dat bij het ontwikkelen van (nieuwe) activiteiten, het aangaan van verplichtingen en het voeren van personeelsbeleid het CvKRM een sturende rol vervult, en op die wijze de Grote Kerkenraad tijdig en correct informeert en wijst op haar verantwoordelijkheid in deze. In het geval de Grote Kerkenraad afwijkt van de adviezen van het CvKRM waardoor naar het oordeel van het CvKRM de financiële positie van de gemeente in gevaar komt, kan het CvKRM zich beroepen bij de Geschillencommissie van het RCBB. Wanneer er aanvullende wensen zijn vanuit de gemeente, dan zal de gemeente daarvan ook de financiële consequenties moeten dragen en de benodigde middelen daarvoor ter beschikking moeten stellen. Ter financiering van aanvullende wensen kan ook gekozen worden voor het laten vervallen (of verminderen) van andere activiteiten op een zodanige wijze dat er sprake blijft van een sluitende begroting. 3
Nadat de begroting door de Grote Kerkenraad is vastgesteld kan de begroting alleen worden aangepast bij onverwachte tegenvallers en of gebeurtenissen die vooraf niet konden worden voorzien. In dat geval zal het CvKRM de Grote Kerkenraad adviseren op welke wijze de gestegen kosten in de begroting kunnen worden opgevangen en wordt aan de Grote Kerkenraad daarin een beslissing gevraagd. Het vermogen van de gemeente draagt bij aan de inkomsten van het CvKRM en een goed beheer daarvan is dan ook van groot belang. Bij de belegging van geldmiddelen wordt gelet op een gunstig rendement, een solide belegging (niet-risicodragend, nietomstreden instellingen) en het voorkomen van liquiditeitsproblemen. Dit is nader vastgelegd in Het Beleggingsbeleid van het CvKRM. Het CvKRM stelt zich ten doel lopende het jaar met regelmaat de gemeente middels het kerkblad te informeren over haar activiteiten en werkzaamheden, alsmede over de financiële gang van zaken. Het CvKRM vindt dat er volstrekte openheid dient te zijn over alle financiële zaken de gemeente aangaande en is dan ook voortdurend bereid daarop toelichting te geven, maar kan geen informatie verschaffen die de privacy van personen zou schenden. Lopende het jaar wordt per kwartaal controle uitgevoerd op de voortgang van de ontvangsten en uitgaven in vergelijking met de begroting, zodat het CvKRM zonodig tijdig de Grote Kerkenraad kan informeren over afwijkingen of daarop zelf kan ingrijpen. Aan alle organen binnen de gemeente die een zelfstandige begroting opstellen wordt een deugdelijke verantwoording van ontvangsten en uitgaven verplicht gesteld op de door het CvKRM vastgestelde wijze. Beleidspunten Dagelijks bestuur het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en neemt dan ook binnen door het CvKRM gestelde grenzen besluiten en legt daarover achteraf verantwoording af aan het CvKRM; daar waar mogelijk worden besluiten echter genomen door het CvKRM vaststellen taakomschrijving CvKRM vast- en bijstellen beleidsplan CvKRM bijhouden van de kerkelijke registers archivering Deeltaakgroep Gebouwen onderhoud kerkgebouwen en kerkelijk centrum onderhoud overige gebouwen in kerkelijk eigendom verhuur kerkgebouwen en kerkelijk centrum verhuur overige gebouwen in kerkelijk eigendom geluidsinstallaties kerkgebouwen orgels, piano s en andere muziekinstrumenten kerkgebouwen brand- en braakpreventieve maatregelen voor alle gebouwen onderhoud inventaris van alle gebouwen 4
De deeltaakgroep gebouwen is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van alle kerkelijke gebouwen en goederen. Daarbij wordt gestreefd naar het zo efficiënt en intensief mogelijk gebruiken van de gebouwen als bijdrage aan de exploitatie van de gemeente. Jacobskerk: Het groot onderhoud wordt professioneel begeleid door Stichting Bureau Kerkelijke Gebouwen in de vorm van een langdurig onderhoudsplan; er wordt naar gestreefd om zoveel mogelijk subsidiabel te onderhouden. Voor het onderhoud vindt jaarlijks een dotatie plaats aan de onderhoudsreserve. In de onderhoudsberekening worden de toekomstige lasten van het groot en klein onderhoud gecumuleerd zodat inzicht bestaat in de noodzakelijke reserve hiervoor. Zo nodig wordt de jaarlijkse toevoeging aan het onderhoudsfonds daar op aangepast. Zonnebrinkkerk: Het groot onderhoud wordt professioneel begeleid door Stichting Bureau Kerkelijke Gebouwen in de vorm van een langdurig onderhoudsplan. Voor het onderhoud vindt jaarlijks een dotatie plaats aan de onderhoudsreserve. In de onderhoudsberekening worden de toekomstige lasten van het groot en klein onderhoud gecumuleerd zodat inzicht bestaat in de noodzakelijke reserve hiervoor. Zo nodig wordt de jaarlijkse toevoeging aan het onderhoudsfonds daar op aangepast. Overige gebouwen in kerkelijk eigendom: Het groot onderhoud wordt professioneel begeleid door Stichting Bureau Kerkelijke Gebouwen in de vorm van een langdurig onderhoudsplan. Voor het onderhoud vindt jaarlijks een dotatie plaats aan de onderhoudsreserve. In de onderhoudsberekening worden de toekomstige lasten van het groot en klein onderhoud gecumuleerd zodat inzicht bestaat in de noodzakelijke reserve hiervoor. Zonodig wordt de jaarlijkse toevoeging aan het onderhoudsfonds daar op aangepast. Kerkmuziekinstrumentarium: 1 monumentaal pijporgel 1 pijporgel 1 koororgel 1 kistorgel 1 vleugel 1 piano Instrumentarium en geluid PGW-band Bij Reil Heerde opgeslagen: 1 monumentaal van Oeckelen -pijporgel (incompleet en zonder orgelkas) Door onze cantororganist wordt momenteel onderzocht of het -wellicht via een op te richten Stichting- mogelijk is het (voormalige Balinkeskerk-)orgel en de orgelkas weer bij elkaar te brengen. Wellicht dat dan een passende bestemming gevonden kan worden. 5
Overzicht gebouwen: Gebouw Bestemming Gebruik Eigenaar Exploitatie Jacobskerk Kerk Erediensten PGW Eigen gebruik Uitvaarten Verhuur Concerten Uitvoeringen Verhuur kerkzaal* Zonnebrinkkerk Kerk Zalencentrum PGW Eigen gebruik Erediensten Verhuur Uitvaarten Concerten Uitvoeringen Verhuur kerkzaal* Kerkelijk Centrum Kerkelijk Bureau Meijerink 27 Woonhuis Voormalig pastorie PGW Verhuurd t/m de verkoop Zonnebrink 59 Woonhuis Verhuur PGW Verhuurd * Indien dit niet op gespannen voet staat met het karakter van de kerk. Overzicht exploitatie: Gebouw Gebruiker 1 Jacobskerk PGW + verhuur derden 2 Zonnebrinkkerk PGW + verhuur derden 3 Meijerink 27 Verhuurd tot het verkocht is 4 Zonnebrink 59 Verhuurd voor onbeperkte termijn Deeltaakgroep Geldwerving Actie kerkbalans Actie solidariteitskas Collectes Collectebonnen Andere geldwervingsmethoden Registratie bijdragen Kerkenwerk Kerkbalans: De actie kerkbalans wordt jaarlijks gehouden in de maand januari. Hiertoe wordt in september daaraan voorafgaand gestart met de ontwikkeling van de kerkbalansbrochure en alle andere voorbereidingen. De gemeenteleden worden ruim van te voren met regelmaat geïnformeerd over de opzet en het doel van kerkbalans. Na afloop wordt op korte termijn verantwoording afgelegd over het verloop en opbrengst van de actie. Indien de opbrengst lager is dan het begrote bedrag, dan moet een extra actie overwogen worden door de kerkenraad. Een goede nazorg is noodzakelijk om het geefgedrag van de gemeente te kunnen volgen en te trachten de gemiddelde bijdrage op een hoger niveau te brengen. Er is gekozen voor verbreding en verdieping, waarbij de jaarlijkse kerkbalansbrochure 6
een belangrijke rol speelt: het goed informeren van de gemeenteleden op een ook aantrekkelijke wijze is van belang voor een goed resultaat. Solidariteitskas: In september ontvangen alle belijdende leden van onze gemeente een acceptgiro voor de solidariteitskas, met de daarbij behorende informatie. Voorafgaand aan de start hiervan wordt in het kerkblad aandacht geschonken aan deze actie, waarin met nadruk gewezen wordt op het verplichtend karakter van de bijdrage. Collectes: In overleg met het College van Diakenen wordt jaarlijks een collecteplan opgesteld waarin de bestemming van de inzamelingen is opgenomen en waarover regelmatig in het kerkblad verantwoording wordt afgelegd. Ook zal in voorkomende gevallen middels het kerkblad voor collectes aandacht worden gevraagd. Collectebonnen: De aankoop van collectebonnen wordt regelmatig gepromoot via het kerkblad en de website van de PGW, waarbij wordt gewezen op de mogelijkheid op deze wijze collectegelden mee te nemen bij de aftrek van giften bij de belastingaangifte. Kerkblad Kerkenwerk: Met het doel de uitgave van Kerkenwerk te financieren wordt er in mei aan alle lezers een acceptgiro toegezonden met het verzoek om Kerkenwerk met een gift te ondersteunen. Lezers die niet voldoen aan de minimale bijdrage actie kerkbalans hebben de mogelijkheid een abonnement op Kerkenwerk te nemen; zij krijgen in mei het verzoek om het abonnementsgeld te voldoen. Het beleid is erop gericht om de uitgave van Kerkenwerk kostenneutraal te realiseren; hiertoe wordt de verspreiding van Kerkenwerk verzorgd door vrijwilligers en wordt actief getracht adverteerders voor Kerkenwerk te interesseren. Deeltaakgroep Administratie Financiële administratie Bijdrage administratie Ledenadministratie Periodieke financiële verslaggeving Begroting Jaarrekening Vermogensbeheer Verzekeringen De deeltaakgroep administratie draagt er zorg voor, in samenwerking met de medewerkers van het kerkelijk bureau, dat de registratie van ontvangsten en uitgaven op de juiste kostenplaatsen binnen de administratie plaatsvinden. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het bijhouden van de kerkelijke registers. Registers van de gemeente: Deze bestaan uit het register van gemeenteleden (belijdende leden, doopleden en gastleden) alsmede het register van niet gedoopte kinderen van gemeenteleden en van diegenen die hebben aangegeven zich verbonden te willen blijven voelen bij de gemeente (blijkgevers). 7
Doopboek In het doopboek wordt geregistreerd welke leden van de gemeente gedoopt zijn; het kan voorkomen dat het nodig is om aan te tonen of iemand gedoopt is. Er dient te worden zorggedragen voor een zorgvuldige en toegankelijke registratie. Belijdenisboek: Als men in een gemeente van de PKN belijdenis van het geloof aflegt, wordt dit opgetekend in het belijdenisboek van de gemeente. Trouwboek: De (in-)zegening van een huwelijk kan worden geregistreerd in het trouwboek. Archieven: De archieven van de gemeente worden beheerd en verzorgd door het kerkelijk bureau, maar er kan ook gekozen worden voor het aanstellen van een archivaris of de uitvoering kan worden toevertrouwd aan de secretaris van het Dagelijks Bestuur. Verzekeringen: De gemeente heeft verzekeringen voor gebouwen en personen. De portefeuille wordt jaarlijks gecontroleerd en zo nodig geactualiseerd of aangepast aan de dan geldende situatie; bekrachtiging vindt plaats in de vergadering van het CvKRM. De burgerlijke gemeente Winterswijk heeft eveneens een verzekering ten behoeve 8
van vrijwilligers. Vermogensbeheer (Beleggingsbeleid) Het beleggingsbeleid is defensief en kan als volgt worden omschreven: * het mag de financiële continuïteit van de gemeente niet in gevaar brengen * het moet gericht zijn op de uitvoering van de ondersteunende activiteiten van de gemeente, hetgeen betekent dat het liquide middelen moet genereren * het moet streven naar minimale kosten Beleggingen vinden steeds plaats in de Euro als valuta om valutarisico te vermijden; de stukken dienen goed verhandelbaar te zijn. De liquide middelen worden aangehouden bij een onder toezicht van De Nederlandse Bank bestaande bankinstelling. De volgende instrumenten zijn derhalve toegestaan: * Rabobank ledencertificaten * spaarbrieven * deposito s * obligaties met minimaal A4 rating * koers-gerelateerde producten, naar beneden afgedekt op minimaal 90% * de beleggingsportefeuille mag voor maximaal 20% bestaan uit aandelen * obligaties en aandelen dienen genoteerd te zijn aan de Amsterdamse beurs Wanneer nieuwe beleggingsproducten op de markt komen die niet vallen onder de hierboven genoemde categorieën is vooraf toestemming nodig van het CvKRM. Deeltaakgroep Personeel & Organisatie (P&O) arbeidscontracten functioneringsgesprekken exitgesprekken uitvoering personeelsbeleid conform PKN-CAO ARBO (Arbeidsomstandigheden) BHV (BedrijfsHulpVerlening) ziekteverzuim/begeleiding re-integratiegesprekken RIE (RiscioInventarisatie & -Evaluatie) kerkmusici kosters, kosters met beperkt takenpakket administratieve medewerkers interieurverzorgers kostershandboek Voor alle werkzaamheden wordt naast de vele vrijwilligers op vele terreinen ook gebruik gemaakt van werknemers in fulltime of parttime dienst of middels basisuren-contracten. Het streven is om zoveel mogelijk werkzaamheden te laten verrichten door Vrijwilligers, voor het zover het niet privacygevoelige werkzaamheden betreft. Vrijwilligers zijn niet in dienst van de gemeente en er bestaat geen gezagsverhouding. 9
De predikant wordt niet gerekend tot het personeelsbestand van de gemeente, omdat een predikant geen werknemer is. De administratief medewerker belast met personele zaken draagt zorg voor het honoreren van de predikanten conform de CAO en de salarisadministratie van alle werknemers van de gemeente. Het ingevulde aantal predikantsplaatsen bedroeg einde 2014: 2,6 fte. De medewerkers van de gemeente kunnen als volgt worden weergegeven: - administratief medewerkers - kerkmusici - kosters en kosters met beperkt takenpakket - interieurmedewerkers - kerkelijk werker Voor alle arbeidscontracten wordt de CAO van de PKN gevolgd; andere afspraken dan in de CAO behoren dan ook niet tot de mogelijkheden. De deeltaakgroep P&O treedt namens het CvKRM op als werkgever; het dagelijks werkgeverschap kan ook aan andere onderdelen van de kerkelijke organisatie worden gedelegeerd. Door de deeltaakgroep P&O wordt geïnitieerd dat er door de dagelijks leidinggevende een functioneringsgesprek wordt gehouden; hierbij is altijd een afgevaardigde van P&O aanwezig. Ook ARBO-RIE-BHV behoorde tot de verantwoordelijkheden van de deeltaakgroep, maar door de toename van de hiermee verbonden verantwoordelijkheid heeft het College van Kerkrentmeesters moeten besluiten dit daar te leggen waar die verantwoordelijkheid ook behoort te liggen, namelijk bij de Kerkenraad. Kerkelijk bureau: In de huidige situatie werken met twee medewerkers met een parttime dienstverband. In de komende jaren denken wij dat er onderling een verschuiving van uren kan gaan plaatsvinden. De deeltaakgroep P&O geeft leiding aan de met de personele administratie belaste medewerker; de voorzitter van het CvKRM geeft leiding aan het Kerkelijk Bureau, maar kan dat in voorkomende gevallen ook (tijdelijk) delegeren aan een andere kerkrentmeester. Kerkmusici: De bezetting van de kerkmusici is als volgt: een cantor-organist (bevoegdheid 1, gebaseerd op een parttime dienstverband) en twee vrijwilliger-organisten (bevoegdheid 3) De begroting voor de (vacante) organist bevoegdheid 2 is per juni 2015 uit de begroting verwijderd wegens bezuinigingen. Daarnaast kan gebruik gemaakt worden van de diensten van een popcantor ZZP-er. Voor alle kerkmusici geldt dat zij inzetbaar dienen te zijn in alle kerkgebouwen en bij alle erediensten. Kosters: In de huidige situatie werken er 2 kosters op basis van een 20-uurs dienstverband en geven zij leiding aan het korps van kosters met beperkt takenpakket, de interieurverzorgers en de daarbij betrokken vrijwilligers. Behalve de kosters werken alle medewerkers op een basisuren-contract. Voor alle kosters geldt dat zij inzetbaar dienen te zijn in alle kerkgebouwen en bij alle 10
voorkomende diensten en andere activiteiten die in de kerkgebouwen plaatsvinden (zoals bijvoorbeeld concerten en uitvoeringen) Interieurverzorgers: Voor zowel de Jacobskerk als de Zonnebrinkkerk en het Zonnebrinkzalencentrum werken we met een aantal interieurverzorgers, die zo mogelijk in alle gebouwen de noodzakelijke werkzaamheden kunnen verrichten. In het algemeen zijn zij verbonden aan één van de genoemde gebouwen. Daarnaast worden ook interieurwerkzaamheden uitgevoerd in Inloopcentrum Den Angang; waarvoor de kosten worden doorberekend aan het College van Diakenen. Jongeren- en Ouderenwerker: Door de Kerkenraad is in 2014 besloten de vacature Jongerenwerker in te vullen door het aanstellen van een Kerkelijk Werker Jeugd en Jongvolwassenen tot 50 jaar voor de periode van 1 jaar. Om in de kosten hiervan te kunnen voorzien is de vacature Ouderenwerker vooralsnog niet ingevuld. Het College van Kerkrentmeesters Goedgekeurd d.d. 11
12