Gemeentebestuur Hamme - Reglement voor de erkenning en de subsidiëring van culturele verenigingen Goedgekeurd door de gemeenteraad op 27 juni 2007. Artikel 1 - Algemene bepalingen 1. Het gemeentebestuur van Hamme kan jaarlijks subsidies verlenen aan de erkende culturele verenigingen van Hamme, binnen de perken van de kredieten voorzien op de begroting. Dat gebeurt na advies van de gemeentelijke adviesraad voor cultuurbeleid van Hamme, hierna Cultuurraad genoemd. Indien het gemeentebestuur dat advies niet volgt, dient het dit te motiveren. 2. De erkenning en de subsidiëring gebeuren volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd. Artikel 2 - Toepassingsgebied 1. Dit reglement is enkel van toepassing op de plaatselijke culturele verenigingen. Hiermee worden de verenigingen bedoeld die in Hamme actief zijn in één van de volgende gebieden: - amateurkunstbeoefening met volwassenen, - volksontwikkelingswerk met volwassenen, - culturele vrijetijdsbesteding. 2. Verenigingen die voor hun activiteiten al gemeentelijke subsidies ontvangen via een andere weg (bijv. via sport-, jeugd-, welzijnsraad e.a.) of via de cultuurraad van een andere gemeente, kunnen voor deze activiteiten geen subsidies meer ontvangen via dit reglement. Artikel 3 - Erkenning De gemeenteraad beslist of een vereniging erkend wordt als culturele vereniging. Dat gebeurt na advies van de Cultuurraad. Binnen de Cultuurraad kan hiervoor een werkgroep opgericht worden, die het advies voorbereidt. 3.1 Erkenningvoorwaarden Om erkend te worden en te blijven moet een vereniging: - haar zetel hebben in Hamme; - culturele activiteiten organiseren die openstaan voor de Hamse bevolking; - opgericht zijn door een privé-initiatief en geleid worden door privé personen, zonder nastreving van beroepsdoeleinden of winstbejag. Politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten en beroepsverenigingen die culturele activiteiten organiseren, kunnen via dit reglement niet gesubsidieerd worden. Een vereniging komt in aanmerking voor erkenning mits het bewijs van 1 jaar werking te leveren. 3.2 Erkenningaanvraag De vereniging moet jaarlijks, vóór 15 september, een aanvraag tot erkenning indienen op het daartoe voorziene aanvraagformulier. 1
Bij de aanvraag moeten de volgende documenten zitten: - de statuten of reglementen of, als die er niet zijn, de doelstellingen van de vereniging (enkel bij de eerste aanvraag of bij wijziging); - de lijst van de bestuursleden (minimum 3) met hun naam en adres; - de ledenlijst (indien die er is; a.d.h.v. een officieel document dat bijv. gehanteerd wordt om een verzekering af te sluiten, neer te leggen bij de griffie van de rechtbank, enz.); - een beknopt verslag van het werkjaar, dat loopt van september tot augustus. Vóór 1 november beslist de Gemeenteraad over de erkenning van de vereniging. Bij wijze van overgang worden alle verenigingen die lid waren op 15 september 2005 of wiens lidmaatschap positief geadviseerd werd door de Cultuurraad vóór die datum, als lid voor werkjaar 2005 2006 beschouwd. 3.3 Voordelen van de erkenning De erkenning als culturele vereniging geeft recht op: - gratis of tegen een verlaagd tarief gebruik van de gemeentelijke infrastructuur; - gebruik van materialen (podiumelementen, tentoonstellingspanelen, audiovisuele middelen,...); - bepaalde logistieke ondersteuning vanuit de gemeente, indien hiervoor tijdig een aanvraag toekomt bij het College van Burgemeester en Schepenen; - gratis publicatie van de publieke activiteiten in de evenementenkalender; evt. publicatie tegen verlaagd tarief van de activiteit op de gemeentelijke pagina in het lokale advertentieblad (mits uitdrukkelijk akkoord van de Cultuurraad); - een jaarlijkse subsidie op grond van onderhavig reglement. 3.4 Einde van de erkenning Er komt een einde aan de erkenning van de vereniging: - wanneer de vereniging gedurende 2 opeenvolgende jaren geen activiteiten heeft ingericht die betrekking hebben op het nagestreefde doel; - wanneer de vereniging niet meer voldoet aan de voorwaarden gesteld in artikel 3, 3.2 van dit reglement. Artikel 4 Soorten subsidies 1 Er zijn vier soorten subsidies: forfaitaire subsidies, opdrachtsubsidies, werkingssubsidies en projectsubsidies. 2 Voor de projectsubsidies wordt 25% van het subsidiebudget gereserveerd; de rest wordt verdeeld over de forfaitaire subsidies, de opdrachtsubsidies en de werkingssubsidies, waarbij het principe van de balans wordt gehanteerd. Artikel 5 Forfaitaire subsidie 1. Verenigingen met grote uitrustingskosten (o.m. uniformen en kostuums, technische uitrusting zoals instrumenten, vaandels, licht- en geluidsapparatuur, decor, en auteursrechtelijk beschermde stukken zoals partituren en tekstboeken) o.m. harmonies, fanfares, koren, toneel- en theaterverenigingen, e.d. ontvangen een forfaitair bedrag, naargelang de aard van de vereniging; voor muziekmaatschappijen: 700,00; voor toneelverenigingen: 400,00 en voor koren en kleinere ensembles (woord, muziek en dans met minder dan 20 actieve leden): 200; 2. Om rekening te houden met de investeringen naargelang de grootte van de vereniging krijgen alle verenigingen een variabel gedeelte in punten, gebaseerd op het aantal leden (het lidmaatschap wordt bewezen aan de hand van officiële ledenlijsten zoals die gehanteerd worden voor het afsluiten van een verzekering, het ledenregister van een vzw, enz.) waarbij de volgende puntenschijven gehanteerd worden: minder dan 20 leden: 10 punten; van 20 tot 30 leden: 20 punten; van 30 tot 40 leden: 30 punten; 40 leden en meer: 40 punten. 2
Artikel 6 - Opdrachtsubsidies Voor de volgende gemeentelijke opdrachten, telkens op 1 plaats en vast te leggen bij collegebesluit, wordt een vergoeding gereserveerd: - het zingen van het Te Deum op 21 juli: 150 - klaroenblazen op 21 juliviering (in de kerk en aan het monument): 100 - het begeleiden van de optocht bij de dodenherdenking op 1 november: 200 - het begeleiden van de optocht op wapenstilstanddag op 11 november: 200 - het begeleiden van Prins Carnaval (Wuitensfeesten): 200 - het verzorgen van een zomerconcert (max. 7): 200 Indien er meerdere kandidaten zijn, heeft de vereniging die de activiteit gedurende de langste periode niet verzorgde voorrang, indien dit geen uitsluitsel geeft, wordt door lottrekking beslist. Artikel 7 - Werkingssubsidies Elke erkende culturele vereniging kan een werkingssubsidie krijgen. Deze wordt toegekend op basis van de activiteiten die zij ontwikkelde in het voorbije werkjaar, dat loopt van september tot en met augustus. Behoudens de omkaderingsactiviteiten, vermeld in 7.3.1., komen hierbij de activiteiten in aanmerking die georganiseerd worden door de verenigingen. Activiteiten met beroepsdoeleinden of winstbejag komen niet in aanmerking. 7.1 Verdeling Voor de werkingssubsidie wordt het saldo van het subsidiebudget (na het aftrekken van de project-, de forfaitaire en de opdrachtsubsidies) verdeeld op basis van een puntenstelsel. Uiteraard komen de al gehonoreerde opdrachtactiviteiten nu niet meer in aanmerking. Volgens het puntenstelsel krijgt een activiteit een aantal punten naargelang de aard van die activiteit. De waarde van een punt wordt bepaald door het totale bedrag van de werkingssubsidies te delen door het totale aantal behaalde punten van alle verenigingen samen. De uitkomst van deze deling is de waarde van één punt. Iedere erkende culturele vereniging krijgt een subsidie toegekend ter waarde van het aantal punten dat zij heeft behaald. 7.2 Aanvraagprocedure 1. Een aanvraag voor werkingssubsidie dient te gebeuren vóór 15 september volgend op het werkjaar. Hiertoe vult de vereniging een daartoe voorzien evaluatieformulier in, waarop zijzelf haar puntentotaal bepaalt. Bij het evaluatieformulier voegt de vereniging: - een activiteitenverslag; - alle mogelijke materiaal (o.a. uitnodigingen, affiches, folders, krantenknipsels, tijdschrift, lijst van abonnees, aankondiging in de Cultuurkrant,...) dat bewijzen aanbrengt voor de vermelde activiteiten; wanneer deze ontbreken zal de bedoelde activiteit geen punten opleveren; 2. Het College van burgemeester en schepenen stelt een ambtenaar aan die instaat voor de praktische toepassing van dit reglement. Alle bewijsstukken en inlichtingen die hij noodzakelijk acht voor de vervulling van zijn opdracht dienen hem door de subsidievrager verstrekt te worden. 3. De voornoemde ambtenaar legt de resultaten voor aan de Cultuurraad die hierover advies uitbrengt aan het College van burgemeester en schepenen. 4. Na goedkeuring van de begroting laat het College van burgemeester en schepenen de subsidies zo vlug mogelijk uitbetalen. 7.3 Puntenstelsel De toekenning van punten op basis van de activiteiten van een vereniging is erop gericht de meerwaarde van die activiteiten voor de Hamse gemeenschap te honoreren. Daarom wordt niet voor elke soort van activiteit eenzelfde puntenaantal toegekend. 3
1. Omkaderingsactiviteiten: 1.1. deelname van een vereniging aan een klasseringtornooi of het behalen van een prijs tijdens een provinciale of nationale wedstrijd: 10 punten 1.2. deelname van één of meerdere leden aan kader- of andere ernstige vorming door gekwalificeerde docenten (attest als bewijs); - maximum 10 activiteiten subsidieerbaar, per activiteit: 4 punten 1.3. uitgave van een tijdschrift of publicatie met educatieve waarde (cultuurschepping, -spreiding of erfgoed): per redactionele bladzijde: 1 punt 2. Cultuurscheppende of -spreidende activiteiten: 2.1. de vereniging organiseert een publiek optreden op het vlak van podiumkunsten (muziek, woord en dans), film of diamontage, uitgevoerd en verzorgd door de eigen leden: 20 punten vanaf de tweede en per voorstelling (en tot maximum 10): 10 punten 2.2. zie 2.1. met uitzondering van film- en diavertoningen en uitgevoerd en verzorgd door derden: 10 punten vanaf de tweede voorstelling, per voorstelling: 5 punten 2.3. de vereniging verzorgt een publiek optreden op het vlak van podiumkunsten, film of diamontage, in opdracht van een derde: 10 punten vanaf de tweede en per voorstelling (met hetzelfde programma): 5 punten 2.4. de vereniging organiseert een film/diavertoning voor het brede publiek: 4 punten vanaf de tweede voorstelling, per voorstelling:2 punten 2.5. de vereniging organiseert een zelfuitgewerkte tentoonstelling: 10 punten - met een bijbehorende, geïllustreerde catalogus + 10 punten - indien buiten Hamme georganiseerd: totaal aantal punten X 50% 3. Cultuurbewarende activiteiten: 3.1 de vereniging doet aan cultuurbewarende activiteiten en organiseert minstens één activiteit per jaar waarbij de geschiedenis van de plaatselijke cultuur en het verenigingsleven aan de bevolking getoond wordt: - maximum 5 activiteiten subsidieerbaar, per activiteit: 10 punten - met een bijbehorende, geïllustreerde catalogus + 10 punten 3.2 de vereniging verzorgt op vraag van een derde een belangrijk onderdeel van een ruimer initiatief (maximum 5 activiteiten subsidieerbaar) 4 punten 4. Educatieve activiteiten (cultuuroverdracht): 4.1. de vereniging organiseert vorming (voordracht, les, studiekring, studiedag, ) voor de eigen leden per les: 2 punten 4.2. zie 4.1. ook voor niet-leden per les en max. 10 keer per jaar: 4 punten 4.3. leden van de vereniging nemen deel aan cursussen van het deeltijds kunstonderwijs: vanaf minstens 12 lessen krijgt men per leerling 4 punten 5. Activiteiten die de cultuurparticipatie of de gemeenschapsvorming bevorderen 5.1. de vereniging organiseert recreatieve activiteiten (wedstrijden, quizzen, bezoeken, reizen, zoektochten, hobbytentoonstellingen, kermissen, e.d.) of 5.2. minstens 12 leden nemen in verenigingsverband deel aan een door derden uitgewerkt bezoek aan een tentoonstelling, een reis of een voorstelling (toneel, literatuur, muziek, dans, e.d.) of aan voordrachten, discussieavonden, debatten of natuurexploraties of recreatieve activiteiten - maximum 10 activiteiten per jaar subsidieerbaar, per activiteit: 2 punten - indien ook voor niet-leden, per activiteit: 4 punten 6. Samenwerking Wanneer verenigingen samenwerken om een grotere activiteit te kunnen realiseren, worden 20 punten evenredig verdeeld onder het aantal samenwerkende verenigingen. 4
Artikel 8 - Projectsubsidies 8.1. Definitie 1. Een project is een uitzonderlijke of experimentele activiteit die een kwalitatieve meerwaarde betekent voor de vereniging en/of de Hamse gemeenschap. Het kan gaan om een activiteit met een grotere omvang of met een grotere uitstraling, een bijzondere jubileumviering (25 jaar of een veelvoud) of een engagerende actie. Ze zijn gericht op ofwel: cultuurschepping, cultuurbewaring, cultuurspreiding en participatie, cultuureducatie of overdracht, het bevorderen van de cultuurbeleving of de gemeenschapsvorming (louter ontmoeting is daarbij onvoldoende). 2. De activiteiten vinden plaats in Hamme of dragen bij tot de bijzondere uitstraling van de gemeente 3. Projecten kunnen ontwikkeld worden door de Cultuurraad en voorgesteld worden ter uitvoering aan de deelraden, of omgekeerd. Aan elk project op zich wordt een passende subsidie gekoppeld. 4. Samenwerking tussen verenigingen is belangrijk, maar is op zich onvoldoende om een projectsubsidie te bekomen. Ook samenwerking met verenigingen buiten de gemeente wordt gestimuleerd. Voor een project kan een tijdelijke vereniging opgericht worden. 5. De initiatiefnemers zijn lokale, niet-commerciële organisatoren. 8.2. Verdeling 1. Het maximum toegekende bedrag bedraagt in dit geval: 1500,00 en is in elk geval beperkt tot het verlies en tot 50% van de totale kosten. 2. De projectsubsidies worden toegekend tot uitputting van het bedrag. 3. Indien het bedrag voor projectsubsidies niet is opgebruikt, zal het resterende bedrag worden toegevoegd aan het budget van het volgende jaar. 8.3. Aanvraag 1. De aanvraag voor een projectsubsidie moet duidelijk en concreet de doelstellingen, de planning en de budgetraming (uitgaven én inkomsten) van het project vermelden. De aanvraag moet uiterlijk vóór 15 september voorafgaand aan het begrotingsjaar, ingediend worden. 2. Na 15 september zal het College van Burgemeester en Schepenen, op advies van de Cultuurraad, een bepaald subsidiebedrag toewijzen aan elk goedgekeurd project. Op affiches, uitnodigingen, e.d. dient de vereniging te vermelden dat de activiteit georganiseerd wordt met de steun van de gemeente Hamme en de Cultuurraad. Dit kan door een vermelding en/of door het logo. Zo niet vervalt de subsidie. Afgewezen projecten krijgen hierover een verantwoording. 3. Binnen de twee maand na afloop van de activiteit moet de vereniging een kort verslag (met documentatie) over de resultaten indienen, samen met een financiële afrekening en de nodige bewijsstukken (facturen, affiche, uitnodiging, persbericht, e.d.) en dit bij de Cultuurdienst, tegen ontvangstbewijs. 8.4. Soorten projecten: Een éénmalig project van één vereniging (in tijd beperkt én uitzonderlijk): - overstijgt de normale werking van de vereniging en dient een vernieuwend of schaalvergrotend aspect te bevatten; - komt dus bovenop de normale jaarwerking en kan dus niet elk jaar opnieuw worden ingediend (maximum 1 keer per 3 jaar); - moet zich richten tot een bepaalde doelgroep of een bepaalde cultuuruiting promoveren; - betreft bijv. de viering van een jubileum van een veelvoud van 25 jaar. Een samenwerkingsproject (kan cyclisch zijn; jaarlijks, tweejaarlijks, ): - bevordert de samenwerking van verschillende verenigingen rond een bepaald initiatief; - overstijgt door zijn financiële of kwalitatieve eisen de mogelijkheden van één vereniging en maakt samenwerking noodzakelijk; 5
- gaat om een inhoudelijk initiatief dat de politieke, ideologische of filosofische grenzen overschrijdt. Een startend initiatief: - is bedoeld voor verenigingen die hun aanvraag om erkenning hebben ingediend en in de loop van de eerste twee werkjaren meteen al met een duidelijk geprofileerd initiatief een nieuw facet aan het cultuurleven van de gemeente toevoegen. Een éénmalig project dat niet door een vereniging wordt ingediend: - een groep cultureel actieve mensen zet een éénmalig, interessant initiatief op het getouw, zonder daarom formeel een vereniging te willen worden; - kan maar één keer een projecttoelage ontvangen - wie in aanmerking wil komen voor verdere betoelaging dient een vereniging te vormen. Artikel 9 - Uitbetaling Na goedkeuring van de begroting laat het College van burgemeester en schepenen de basis- en werkingssubsidies zo vlug mogelijk uitbetalen. De projectsubsidies worden uitbetaald na realisatie van het project en dit binnen de twee maand na het indienen van de bewijsstukken. Eventueel kan de vereniging vragen dat maximaal 50 % van de subsidie als voorschot uitbetaald wordt, mits duidelijke budgettering en voorlegging van facturen voor een minimumbedrag van 250,00. De uitbetaling van deze subsidies heeft plaats overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen voor de gemeentelijke boekhouding. Artikel 10 - Betwisting Bij betwisting over de erkenning of over de toekenning van subsidies is het mogelijk beroep aan te tekenen. De vereniging die zich tekortgedaan voelt, richt daartoe een gemotiveerd bezwaarschrift aan het College van burgemeester en schepenen, dat hierover advies vraagt aan de Cultuurraad. Als het College van burgemeester en schepenen afwijkt van dit advies, dient het zijn beslissing te motiveren. Artikel 11 - Controle Het College van burgemeester en schepenen kan ten allen tijde controle laten uitvoeren op de besteding van de subsidies en kan daartoe alle wettelijke middelen aanwenden. Als blijkt dat een vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht een erkenning of subsidies heeft gekregen, kan het College van burgemeester en schepenen de voorziene subsidies terugvorderen. In elk geval verliest de vereniging voor de volgende vijf jaar haar erkenning en wordt zij geschrapt voor subsidiëring in die periode. Artikel 12 - Administratieve afwikkeling Dit reglement is bindend vanaf de vijfde dag volgend op de bekendmaking zoals geregeld in art. 112 van de nieuwe gemeentewet. Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden. Voor eensluidend verklaard afschrift, Hamme, 27 mei 2009, Pat Vanderhaeghe cultuurbeleidscoördinator 6