Reglement betreffende de subsidiëring van socio-culturele verenigingen 30 mei 2017

Transcriptie

1 Artikel 1 Verantwoording Het College van Burgemeester en Schepenen kan aan erkende verenigingen subsidies verlenen ter ondersteuning van hun werking. Deze financiële tegemoetkomingen worden jaarlijks toegekend volgens de procedures, criteria en voorwaarden vastgelegd in dit reglement (hierna : subsidiereglement ). Artikel 2 Budgettering De middelen voor deze leden- en werkingssubsidies worden goedgekeurd en vrijgemaakt op de jaarlijkse gemeentebegroting en worden bepaald op het begrotings-artikelnummer Jaartal/ACT- 105/ / /BESTUUR/CBS/IE-GEEN Artikel 3 -Toepassingsgebied 3 1. De jaarlijkse leden- en werkingssubsidie is enkel van toepassing op de conform het Huishoudelijk reglement van de Cultuurraad erkende verenigingen, die niet via een andere weg subsidies ontvangen voor hun werking. Komen bijgevolg niet in aanmerking voor subsidiëring of bijkomende subsidiëring op basis van dit reglement : - de vereniging wiens werking zich richt op sport, senioren, jeugd, ontwikkelingssamenwerking of welzijn en die als dusdanig reeds afgevaardigden heeft aangeduid voor de sport-, senioren-, jeugd-, welzijnsraad of gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking; - door de gemeente erkende verenigingen die via een ander gemeentelijk reglement gesubsidieerd worden; - door de gemeente erkend verenigingen die reeds via een begrotingspost gesubsidieerd worden; - door de gemeente erkende socio-culturele verenigingen die haar administratieve zetel in Tervuren heeft, maar waarvan bewezen is dat zij haar hoofdactiviteiten uitoefent in een andere gemeente of in verschillende gemeenten; - door de gemeente erkende socio-culturele verenigingen die een subsidie ontvangen in een andere gemeente, met uitzondering van de Eizerse verenigingen KVLV Eizer, Koninklijke Harmonie Eendracht maakt Macht Eizer, Koninklijke Fanfare Sint Rochus, de Landelijke Gilde Eizer en de Mannenbond. Het puntenaantal van deze verenigingen wordt herleid tot 1/3; - gemeentelijke instellingen en diensten Plaatselijke afdelingen die bestaan of die ontstaan zijn in de schoot van nationale verenigingen worden enkel betoelaagd voor hun plaatselijke activiteiten. Verenigingen die bestaan of ontstaan zijn in de schoot van verenigingen of die alleen kunnen bestaan in sterke gebondenheid met andere verenigingen, worden gesubsidieerd in hoofde van de basis-moedervereniging. 1

2 Na ontvangst van een aanvraag tot lidmaatschap, oordeelt het bestuur van de Cultuurraad of een subgroep al dan niet tot een vereniging behoort. Indien geen akkoord tot stand komt binnen het bestuur van de Cultuurraad zal de algemene vergadering van de Cultuurraad hierover beslissen bij gewone meerderheid van stemmen. Bij opsplitsing van een bestaande erkende vereniging, beslist het bestuur van de Cultuurraad over het lidmaatschap van deze nieuwe zelfstandige vereniging Het bestuur van de Cultuurraad brengt de verenigingen onder in één van de volgende vijf categorieën: Cultuur-en erfgoedbeschermende verenigingen : C Muziek-en toneelverenigingen : M Gemeenschapsvormende verenigingen : G Vrijetijdsverenigingen : V Partnervereniging: P Elke vereniging kan n.a.v. het ontvangen van het jaarlijkse werkingsverslag op basis van dit reglement, via een gemotiveerd schrijven aan de voorzitter van de Cultuurraad erom verzoeken in een andere categorie ondergebracht te worden. Het bestuur van de Cultuurraad zal hierover beraadslagen op haar eerstvolgende bestuursvergadering en de gemotiveerde beslissing aan de betrokken vereniging meedelen binnen de 8 kalenderdagen na deze vergadering. Artikel 4 Voorwaarden om in aanmerking te komen voor jaarlijkse leden- en werkingssubsidies 4 1. Om in aanmerking te komen voor het verkrijgen van subsidies dient de socio-culturele vereniging erkend te zijn door het college van burgemeester en schepenen. Om erkend te worden moet de socio-culturele vereniging lid zijn van de Cultuurraad overeenkomstig artikel 5 van het Huishoudelijk Reglement van de Cultuurraad, en voldoen aan de voorwaarden gesteld in 2 van dat artikel, met name: - een schriftelijke aanvraag doen bij het bestuur van de Cultuurraad door het invullen van het aanvraagformulier voor het lidmaatschap; - hun zetel in de gemeente hebben en een Nederlandstalige culturele werking ontplooien binnen het grondgebied van de gemeente of binnen een deel ervan; - activiteiten uitoefenen die behoren tot de culturele aangelegenheden vermeld onder artikel 3, 1 van het huishoudelijk reglement; - door het indienen van hun werkingsverslag over het voorbije jaar, laten blijken dat zij in die periode regelmatig culturele activiteiten hebben ingericht, namelijk jaarlijks minstens 3 bestuursvergaderingen en minstens 3 culturele activiteiten voor de eigen leden (of eigen doelpubliek) of minstens 1 cultureel evenement voor het ruime publiek; - aantonen dat zij een georganiseerde vereniging, instelling of dienst zijn door het indienen van hun statuten of doelstellingen, de samenstelling van het bestuur en het aantal leden of de omvang van het bereikt doelpubliek. 2

3 4 2. Uit de werkingsverslagen die ingevuld worden overeenkomstig artikel 6 van dit reglement, dient bovendien te blijken dat: - de vereniging minstens uit 3 leden bestaat en geleid wordt door een gestructureerd bestuur (voorzitter, secretaris, penningmeester). De naam, voornaam, adres, telefoonnummer wordt in het jaarlijks werkingsverslag opgenomen; - de vereniging haar zetel in Tervuren heeft; - de vereniging gedurende minstens 1 jaar regelmatig activiteiten ontwikkeld heeft, en blijk geeft van een volgehouden werking (d.w.z. minstens 3 voor het ruime publiek openstaande subsidieerbare activiteiten per werkjaar); - de vereniging opgericht werd door privé-initiatief, zonder beroepsdoeleinden, winst-of handelsoogmerken Een vereniging die gedurende een bepaald werkjaar ophoudt te voldoen aan één van de in 4 1 of 4 2 vermelde voorwaarden, komt automatisch niet meer in aanmerking voor subsidiëring vanaf de datum dat de voorwaarden niet meer vervuld zijn. Indien een vereniging opnieuw in aanmerking wenst te komen voor subsidiëring omdat opnieuw aan bovenvermelde voorwaarden voldaan is, kan deze vereniging opnieuw een aanvraag indienen conform artikel 6 van het huishoudelijk reglement van de Cultuurraad. Artikel 5 Procedure 5 1. Het college van burgemeester en schepenen kan aan de erkende vereniging een jaarlijkse ledenen werkingssubsidie toekennen conform de hiernavolgende procedurele bepalingen. Een werkjaar van een socio-culturele vereniging wordt berekend vanaf 1 september van het ene kalenderjaar tot 31 augustus van het volgende kalenderjaar. Voor de categorieën C, M, G en V bestaat de subsidie uit de optelling van een ledensubsidie en een werkingssubsidie, en wordt de subsidie verleend volgens de financiële middelen voorzien in de begroting van het lopende kalenderjaar. De berekening gebeurt op basis van de gegevens uit het werkingsverslag van de vereniging betreffende het werkjaar dat eindigt tijdens dat lopende kalenderjaar. Voor de categorie P wordt uiterlijk zes maanden na de installatie van de nieuwe gemeenteraad een overeenkomst gesloten met de socio-culturele vereniging, waarin er onder meer afspraken worden gemaakt omtrent de criteria die ook terug zijn te vinden in categorieën C, M, G en V. Deze overeenkomst treedt in werking 6 maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad en eindigt van rechtswege6 jaar later op 31 augustus. Er kan te allen tijde op advies van de cultuurraad een evaluatie worden gemaakt waarna de overeenkomst in onderling overleg kan worden herzien. Indien er een aanvraag komt tijdens een lopende legislatuur dat leidt tot een overeenkomst, neemt deze overeenkomst van rechtswege een einde op 31 augustus na de installatie van een nieuwe volgende gemeenteraad. 3

4 Het college van burgemeester en schepenen beslissen op advies van de cultuurraad hoeveel % van de daartoe op de gemeentebegroting ingeschreven kredieten wordt voorbehouden voor categorie P indien een dergelijke aanvraag zou worden ingediend. De restwaarde na de uitkering van subsidies aan socio-culturele verenigingen in categorie P kan worden toegevoegd aan de globale werkingssubsidie (om te worden verdeeld over de overige categorieën). De restwaarde kan ook worden gebruikt voor andere culturele projecten van de gemeente of van een socio-culturele vereniging. Het college beslist over de bestemming van de restwaarde op basis van het advies van de cultuurraad De standaarddocumenten voor de categorieën C, M, G en V (bijlage 2 bij dit reglement) wordt door het gemeentebestuur jaarlijks ter beschikking gesteld, vanaf 1 september. Voor categorie P is er geen standaarddocument. De aanvrager mag zelf de indeling kiezen. Deze aanvraag moet wel alle gevraagde informatie bevatten zoals voorzien in de overeenkomst en artikel 6bis. Om in aanmerking te komen dienen de verenigingen dit werkingsverslag ingevuld te bezorgen aan de afdeling vrijetijd op de datum zoals aangegeven op de brief, en dit steeds vóór 31 december. Op het werkingsverslag moet het rekeningnummer van de vereniging en de naam van de titularis vermeld zijn. 4

5 De werkingsverslagen worden berekend door de afdeling vrije tijd volgens de hierna opgenomen criteria, en ten laatste op 15 april voor advies voorgelegd aan het bestuur van de Cultuurraad. Het bestuur van de Cultuurraad: - adviseert inzake de echtheid van de gegevens in de werkingsverslagen; - ziet toe op het berekenen van het puntenaantal dat elke vereniging scoort inzake basis-en werkingstoelage; - maakt de voorgestelde subsidieverdeling over aan het College van Burgemeester en Schepenen, samen met zijn adviezen over de werkingsverslagen en de bijhorende subsidieverdeling. Het college van burgemeester en schepenen beslist over de subsidie verdeling en maakt de behaalde punten en het daaraan gekoppeld subsidiebedrag kenbaar aan de desbetreffende verenigingen. De uitbetaling van de subsidies gebeurt in de loop van het jaar volgend op het indienen van het werkingsverslag en ten laatste op 1 juni. De uitbetaling gebeurt bij wijze van storting op bevel van het college. Ingeval van ontbreken van begroting op deze datum, zal de uitbetaling gebeuren in de eerste week na goedkeuring van de gemeentebegroting. Vanaf 1 september Voor 31 december tenzij anders aangegeven Voor 15 april Voor 1 juni Toezending Werkingsverslagen. Werkingsverslagen binnen bij de afdeling vrijetijd. Voorlegging berekening door afdeling vrijetijd voor advies aan de Cultuurraad. Beslissing door het College van Burgemeester en Schepenen. Uitbetaling van de subsidie bedragen. De verenigingen kunnen, binnen de maand na ontvangst van de subsidie, schriftelijk verduidelijking vragen aan de voorzitter van de cultuurraad. Na overleg binnen het bestuur van de Cultuurraad zullen de besluiten overgemaakt worden aan de betrokken vereniging. Een beroepsprocedure naar het schepencollege is voorzien in artikel 7 2. Artikel 6 Berekeningswijzen en bepaling van het subsidiebedrag voor de categorieën C, M, G en V 6 1. Wegingscoëfficiënt per categorie. De subsidiebedragen worden jaarlijks per categorie toegekend, overeenkomstig bepaalde verhoudingen uitgedrukt in punten. De waarde van een punt wordt elk jaar opnieuw, volgens de begrotingsmogelijkheden bepaald. De verdeling van de werkingstoelagen gebeurt pro-rata het aantal bekomen punten, na aanpassing via de wegingscoëfficiënt. De wegingscoëfficiënten die de verhoudingen bepalen van de geldwaarde per categorie worden jaarlijks door het bestuur van de cultuurraad geadviseerd. Er wordt bij het advies onder meer rekening gehouden met het aantal verenigingen per categorie. Het college van Burgemeester en schepenen beslist, bij de goedkeuring van de subsidieverdeling over de gebruikte wegingscoëfficiënt. 5

6 6 2. De ledensubsidie wordt berekend op basis van het aantal leden. De ledensubsidie komt overeen met 10% van het door de gemeente toegekende basissubsidiebedrag voor de categorieën C, M, V en G. Onder leden wordt verstaan: individuele personen of gezinnen die actief zijn binnen de vereniging en/of die lidgeld betalen. Voor de berekening van de ledensubsidie worden volgende punten toegekend: Categorie C Aantal leden Punten 0 tot 50 leden 10 p > 50 tot 150 leden 40 p > 150 tot 300 leden 100 p > 300 leden 400 p Categorie G, M en V Aantal leden Punten 0 tot 50 leden 25 p > 50 tot 150 leden 50 p > 150 leden 80 p Wanneer een vereniging het ledenaantal niet vermeldt op het werkingsverslag, wordt er van uitgegaan dat deze minder dan 50 leden telt. Om het bedrag van de ledensubsidie te bepalen, wordt de volgende berekeningswijze gehanteerd: - de punten worden per vereniging toegekend; - de geldwaarde van 1 punt wordt bekomen door de som die overeenkomt met 10% van de gemeentelijke toelage (aan de verenigingen) per categorie te delen door het totaal der bekomen punten; -daarna wordt voor elke vereniging het bekomen aantal punten vermenigvuldigd met de geldwaarde van 1 punt; 6 3. De werkingssubsidie wordt berekend op basis van de aard van de activiteiten die de vereniging ontwikkelde in het voorbije werkjaar. De werkingstoelage bedraagt 90% van het door de gemeente toegekende basissubsidiebedrag voor de categorieën C, M, V en G. 6

7 Om het bedrag van de werkingstoelage te bepalen, wordt de volgende berekeningswijze gehanteerd: - per vereniging worden voor elke rubriek van het werkingsverslag de verdiende punten toegekend en opgeteld op basis van hieronder per categorie bepaalde de puntentelling; - vervolgens telt men de bekomen punten van alle verenigingen samen en het totaal van de beschikbare som, voorbehouden aan de werkingstoelage, wordt door dit bekomen totaal aantal punten per categorie gedeeld; - het resultaat van deze deling drukt de waarde in geld uit van 1 punt; Puntentelling categorie Cultuur- en erfgoedbeschermende verenigingen C 1. Cultuurscheppende en cultuurbewarende activiteiten Tentoonstellingen >3 C1 Eigen tentoonstelling (in de gemeente) C2 C3 Eigen tentoonstelling (buiten de gemeente maar binnen de landsgrenzen) Eigen tentoonstelling (buiten de gemeente en buiten de landsgrenzen) Educatieve en cultuurspreidende activiteiten Voordrachten, gespreksavonden, geleide wandelingen, optredens, beurzen, debatten, culturele uitstappen, groepsbezoeken aan tentoonstelling en filmvoorstellingen >3 C4 C5 In de gemeente Tervuren (door de vereniging georganiseerd of in samenwerking met andere verenigingen) Buiten de gemeente Tervuren (door de vereniging georganiseerd of in samenwerking met andere verenigingen)

8 3. Algemeenheden 1 of meer C6 Jaarlijks ledenfeest of algemene vergadering 100 C7 Deelname aan de AV Cultuurraad 300 C Uitgave van een tijdschrift, andere publicaties en van website of facebookpagina. (eigen lokale uitgave gericht aan de leden van de plaatselijke vereniging, niet van de koepelvereniging. Met beschrijvende inhoud en niet enkel aankondiging van activiteiten.) Puntentelling categorie Muziek-en toneelverenigingen M 1. Cultuurscheppende en cultuurbewarende activiteiten Optredens >5 M1 Eigen optreden voor publiek in Tervuren >3 M2 Optredens buiten Tervuren M3 Optredens i.s.m. andere verenigingen in Tervuren M4 Optredens i.s.m. andere verenigingen buiten Tervuren M5 Organisatie van het gemeentelijk muziekfestival 600 Gewone misvieringen (zonder specifiek repertorium) worden als één optreden beschouwd, ongeacht het aantal dat effectief heeft plaatsgevonden. 2. Vorming >25 M6 Volgen van Vorming aan muziekschool, toneelschool, Vorming bevat niet de normale repetities of activiteiten. Wel deelname van leden aan muziekschool, toneelopleiding, kaderopleidingen voor zang en dans enz. onder leiding van een gediplomeerde lesgever. 8

9 3. Algemeenheden 1 of meer M7 Jaarlijks ledenfeest of algemene vergadering 100 M8 Deelname aan de AV Cultuurraad 300 M9 1 >1 Uitgave van een tijdschrift, andere publicaties en van website of facebookpagina. (eigen lokale uitgave gericht aan de leden van de plaatselijke vereniging, niet van de koepelvereniging. Met beschrijvende inhoud en niet enkel aankondiging van activiteiten.) Puntentelling categorie Gemeenschapsvormende verenigingen G 1. Educatieve en cultuurspreidende activiteiten Zelf georganiseerde voordrachten, gespreksavonden, debatten, beurzen, filmvoorstellingen, optredens, tentoonstellingen, >6 G1 G2 In de gemeente Tervuren (door de vereniging georganiseerd of in samenwerking met andere verenigingen) Buiten de gemeente Tervuren (door de vereniging georganiseerd of in samenwerking met andere verenigingen) Bestuurs-, gewest- of nationale vergaderingen komen niet in aanmerking. Culturele uitstappen of culturele wandelingen, deelname aan regionale of nationale georganiseerde activiteiten >6 G3 Culturele uitstappen of wandelingen in de gemeente G4 Culturele uitstappen of wandelingen buiten de gemeente Repetitieve wandelingen of tochten vallen hier niet onder, maar wel onder G6 Vormingslessen en cursussen (door de organisatie zelf ingericht) >30 G5 Aantal sessies

10 Repetitieve en niet competitieve activiteiten >30 G6 Aantal sessies Actieve deelname aan feesten >3 G7 Deelname aan dorpsfeesten G8 Deelname aan volkspelen, wijkfeesten, G9 Andere Deelname aan meerdaagse activiteiten mag slechts als één activiteit genoteerd worden. 3. Dienstverlenende activiteiten Dienstverlenende activiteiten >30 G10 Per activiteit Algemeenheden 1 of meer G11 Jaarlijks ledenfeest of algemene vergadering 100 G12 Deelname aan de AV Cultuurraad 300 G13 1 >1 Uitgave van een tijdschrift, andere publicaties en van website of facebookpagina. (eigen lokale uitgave gericht aan de leden van de plaatselijke vereniging, niet van de koepelvereniging. Met beschrijvende inhoud en niet enkel aankondiging van activiteiten.)

11 Puntentelling categorie Vrijetijdsverenigingen V 1. Educatieve en cultuurspreidende activiteiten Zelf georganiseerde voordrachten, gespreksavonden, debatten, beurzen, filmvoorstellingen, optredens, tentoonstellingen, >3 V1 V2 In de gemeente Tervuren (door de vereniging georganiseerd of in samenwerking met andere verenigingen) Buiten de gemeente Tervuren (door de vereniging georganiseerd of in samenwerking met andere verenigingen) Bestuurs-, gewest- of nationale vergaderingen komen niet in aanmerking. Culturele uitstappen of culturele wandelingen >3 V3 Culturele uitstappen of wandelingen in de gemeente V4 Culturele uitstappen of wandelingen buiten de gemeente Repetitieve wandelingen of tochten vallen hier niet onder, maar wel onder V6 Vormingslessen en cursussen (door de organisatie zelf ingericht) >30 V5 Aantal sessies Repetitieve en niet-competitieve activiteiten >30 V6 Aantal sessies Actieve deelname aan feesten >3 V7 Deelname aan dorpsfeesten V8 Deelname aan volkspelen, wijkfeesten, V9 Andere

12 3. Algemeenheden 1 of meer V10 Jaarlijks ledenfeest of algemene vergadering 100 V11 Deelname aan de AV Cultuurraad 300 V12 1 >1 Uitgave van een tijdschrift, andere publicaties en van website of facebookpagina. (eigen lokale uitgave gericht aan de leden van de plaatselijke vereniging, niet van de koepelvereniging. Met beschrijvende inhoud en niet enkel aankondiging van activiteiten.) Artikel 6bis Toekennen van het subsidiebedrag voor de categorie P Voor het toekennen van het bedrag wordt gekeken naar de afspraken gemaakt in de overeenkomst waarvan sprake in art. 5. De afgesproken som zal worden betaald na goedkeuring van een jaarverslag waarin minstens de volgende informatie is vermeld: lijst van de leden en begeleiding/bestuur van het initiatief met vermelding van naam, adres en geboortedatum, ondertekend door de voorzitter en de secretaris van het initiatief; jaarverslag met daarin een beknopt overzicht van vergaderingen, activiteiten en financiën; desgevallend extra informatie in samenspraak met de cultuurraad. Artikel 7 Controle, betwisting 7 1. Het College van Burgemeester en Schepenen kan ten allen tijde controle laten uitvoeren op de besteding van de subsidies. Indien bewezen wordt dat een vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht een erkenning of subsidies heeft verkregen, kan de gemeenteraad de voorziene subsidies terugvorderen. Bij een tweede vaststelling van misbruik verliest de vereniging haar erkenning en wordt zij geschrapt voor verdere subsidiëring Bij betwisting over de erkenning of over de toekenning van subsidies is het voor de vereniging mogelijk beroep aan te tekenen door het richten van een gemotiveerd bezwaarschrift aan het college van burgemeester en schepenen, dat hierover advies vraagt aan de cultuurraad. Artikel 8 - Slotbepalingen Dit reglement is bindend vanaf de dag volgend op de goedkeuring. Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden. Dit reglement wordt ter kennisgeving medegedeeld aan de diensten van de Vlaamse regering. 12

13 Het bestuur van de Cultuurraad kan met gewone meerderheid adviseren om onderhavig subsidiereglement te wijzigen. Elk voorstel tot wijziging dient vooraf te worden goedgekeurd door de Algemene Vergadering van de Cultuurraad. Deze kan de voorstellen met een tweederde meerderheid goedkeuren. De wijziging treedt in werking na goedkeuring door de Gemeenteraad. Het bestuur van de Cultuurraad kan in uitzonderlijke gevallen en bij gemotiveerd besluit aan de gemeenteraad een afwijking adviseren op onderhavig reglement. 13