VERZENDINSTRUCTIES 2013 Amsterdam RAI DB Schenker Logistics Nederland C/O AMSTERDAM RAI Europaplein 2 22 / P9 1078 GZ Amsterdam Tel. 020 549 27 90 fairs.amsterdam@dbschenker.com Version: November 2012
Beste Exposant, Nu de evenement, te Amsterdam RAI steeds dichter bij komt, willen wij u graag nog een keer informeren over de verzending en afleverings procedure. Schenker International B.V. is aangewezen als enige officiële logistieke dienstverlener voor dit event. Dat betekent dat alleen aan Schenker is toegestaan om motoriseerd materiaal te gebruiken. In het geval dat u gebruik wilt maken van heftruckservice, opslag voor/tijdens en na het event, kunt u contact met ons opnemen. Om de procedure zo accuraat en snel mogelijk te kunnen maken, vragen wij graag uw aandacht voor het onderstaande. Verzendlabels: DB Schenker Logistics Nederland c/o evenement Hall.Stand >xxx< / exposant >xxx< Europaplein 2-22 / P9 1078 GZ Amsterdam The Netherlands Pre-advice: Wanneer u goederen verstuurt, (via vrachtwagen, koerier of andere middelen van transport), graag een email sturen met, Waybill/Trackingnumber/Goederen informatie, naar ons algemene emailadres fairs.amsterdam@dbschenker.com Wij kunnen dan onze loods informeren over de aankomst van de goederen.er worden extra kosten in rekening gebracht als de goederen niet bij ons aangemeld zijn. Wat belangrijk is te vermelden in uw pre-advice, is de aflever datum en tijd op uw stand. Op verzoek van de beurseigenaar, vragen wij u het bijgevoegde creditcard formulier in te vullen. Ter informatie: De meeste koeries zoals DHL, Fedex, UPS... hebben geen toestemming om het beursterrein te betreden. Om die reden worden de koerierszendingen bij Schenker afgeleverd, hiervoor worden wel kosten in rekening gebracht. Om verwarring te vermijden vragen wij u om uw koerierszendingen bij ons aan te melden door middel van een pre-advice. Uw SCHENKER-team.
Index Pagina 1. SCHEMA VOOR LUCHT- EN ZEEVRACHT... 4 2. ADRESSERING... 4 3. LABELS/VERPAKKING... 4 4. DOCUMENTATIE... 5 5. DOUANE- EN IMPORTFORMALITEITEN... 6 6. BEHANDELING VAN LEEG VERPAKKINGSMATERIAAL, TUSSENTIJDS- EN RETOURTRANSPORT... 6 7. AANSPRAKELIJKHEID EN VERZEKERING... 7 8. BETALINGSVOORWAARDEN... 7 9. BEURS SPECIFIEKE INFORMATIE... 8 10.HET SCHENKER-TEAM VAN AMSTERDAM RAI... 8 11.PLATTEGROND... 9 OPDRACHT FORMULIER... 10 LABEL... 11
1. Schema voor lucht- en zeevracht Om te garanderen dat uw tentoonstellingsmaterialen op tijd geleverd worden, dienen onderstaande termijnen in acht te worden genomen: Zeevracht (LCL) = Minstens 14 dagen voor opening tentoonstelling in haven Rotterdam Zeevracht (FCL) = Minstens 14 dagen voor opening tentoonstelling in haven Rotterdam Luchtvracht = Minstens 10 dagen voor opening tentoonstelling op luchthaven Amsterdam Schiphol Notificatie U wordt verzocht ons per e-mail alle data en documenten te mailen voor verzending (Airwaybill,Bill of lading, Tracking nummers, facturen, etc) Voor alle niet aangemelde zendingen of zendingen die buiten de hierboven gestelde aankomst termijn arriveren, geld een late aankomst toeslag van EUR 50.00. 2. Adressering Gelieve goederen als volgt te adresseren: Geadresseerde: Notify: DB Schenker Logistics Nederland c/o Amsterdam RAI Europaplein 2 22 / P9 1078 GZ Amsterdam >>Naam van exposant<< c/o naam tentoonstelling >>Hal / Standnummer<< Goederenomschrijving: tentoonstellingsgoederen voor naam tentoonstelling, Amsterdam 3. Labels/verpakking Gelieve goederen met het volgende adres te labelen of gebruik de label zoals in de bijlage: DB Schenker Logistics Nederland naam tentoonstelling, Amsterdam >>Naam van exposant<< >>Hal / Standnummer<< Aantal eenheden: bijv. 1 / 4 Afmetingen Bruto- / Nettogewicht Geadviseerd wordt om geen karton te gebruiken als verpakkingsmateriaal, maar stabiel, waterdicht en hersluitbaar materiaal. Materiaal moet geschikt zijn voor opslag en retour- of vervolgtransport. Alle verpakkingen moeten geschikt zijn om met een heftruck of palletwagen te transporteren. Houten verpakking reglement binnen de Europese Unie. Fumigatie van alle houten verpakkingen is verplicht in het land van herkomst voordat de goederen naar Amsterdam worden verzonden. Uitzonderingen zijn verpakkingen gemaakt van multiplex/ spaanplaat.
Om te verifiëren dat het houten verpakkingsmateriaal een hitte- of methylbromide behandeling heeft ondergaan, moeten de volgende gegevens duidelijk op het houten verpakkingsmateriaal zijn genoteerd/gestempeld: IPPC Logo ISO landcode (= xx) Unieke code toegewezen aan het bedrijf dat de fumigatie heeft uitgevoerd, namelijk een nationale plantenziektekundige dienst (= OOO) methode van fumigatie (=YY) - HT: hittebehandeling / MB: Methylbromide 4. Documentatie Elke zending moet vergezeld zijn met een volledige set van de volgende documenten; Zeevracht 2 originele en 3 kopieën van bill of lading 3 kopieën van handels-/proforma factuur 3 kopieën van packing list (indien beschikbaar) 1 kopie van verzekeringspapieren (indien beschikbaar) 1 origineel of kopie machtiging directe vertegenwoordiging Luchtvracht 2 kopieën van air waybill (AWB) 3 kopieën van handels-/proforma factuur 3 kopieën van packing list (indien beschikbaar) 1 origineel of kopie machtiging directe vertegenwoordiging Landtransport Om problemen met douaneformaliteiten te voorkomen verzoeken wij u om alle nodige douanedocumenten zoals, T-documenten, ATA-carnet en certificaat van oorsprong over te dragen aan ons kantoor bij aankomst in Amsterdam. *(G.S.P. FORM-A, EUR.1, ATR.1) Handelsfactuur/packing list Zoals eerder aangegeven zijn er handels-/proforma facturen nodig. Deze moeten minimaal de volgende informatie bevatten: Volledig adres van exposant, hal en standnummer (als geadresseerd of notify) Gedetailleerde omschrijving van goederen (incl. model en serienummer/s) Waarde van elk onderwerp apart, evenals totale waarde (CIF)-waarde Land van herkomst of productie. Het is mogelijk een gecombineerde handelsfactuur/packing list te gebruiken. Dit document moet de hierboven beschreven details evenals aantal stuks, gewicht en afmetingen bevatten. Gelieve de goederen in de volgende categorieën te verdelen: Exhibits Display stand materials Brochures, relatiegeschenken en andere give-aways
5. Douane- en importformaliteiten Bij binnenkomst van niet communautaire goederen die worden ingevoerd uit landen buiten de EEG gelden douaneformaliteiten. Wanneer DB Schenker Logistics de douane aangifte bij invoer of uitvoer voor u verzorgd dient u een machtiging directe vertegenwoordiging in te vullen en te retourner (zie bijalge). Definitieve import De definitieve import der goederen geschiedt bij binnenkomst in de EEG of het daarop volgende transittraject. Bij invoer van goederen buiten de EEG zullen BTW en importkosten berekend worden. Daarnaast zullen over bepaalde groepen goederen, zoals koffie, tabak, sterke drank en mousserende wijn accijnzen worden geheven (meer informatie hieronder). Tijdelijke invoer Door het plaatsen van een garantie die gelijk staat aan de invoerrechten van de goederen kan een regeling voor douanevervoer worden getroffen (tijdelijke invoer). Nadat de goederen op de correcte wijze zijn uitgevoerd zal de garantie worden vrijgegeven door het douanekantoor van uitvoer. De douaneformaliteiten kunnen door ons of een douane-expediteur worden behandeld. 6. Behandeling van leeg verpakkingsmateriaal, tussentijds- en retourtransport Verkoop van het tentoonstellingsmateriaal Goederen kunnen worden verkocht tijdens de tentoonstelling, maar ze moeten in geen geval worden verwijderd van het tentoonstellingsterrein vóórdat inklaringskosten of belasting is betaald, permanente douane-importprocedures zijn afgerond en de tentoonstelling voorbij is. Leeg verpakkingsmateriaal Wij halen lege kratten, dozen en verpakkingsmateriaal direct bij de stand op aan het einde van de opbouwperiode. Aan het einde van de tentoonstelling zullen we het verpakkingsmateriaal automatisch op de stand retour leveren. Tussentijds transport Indien gedurende de tentoonstellingsperiode transporten moeten plaatsvinden tussen een depot en de stand, aarzel dan niet om contact op te nemen met ons personeel. U kunt ons vinden in het kantoor gelegen tussen hal 1 en 5 op het balkon (zie bijgevoegde plattegrond). Herverpakken goederen Aan het eind van de tentoonstelling zullen wij de lege verpakkingsmaterialen automatisch retour leveren op de stand. Uiteraard kunnen wij assisteren met het herverpakken van uw goederen. Een door u aangewezen toezichthouder zal het inpakken coördineren en bevestigen dat de goederen juist zijn verpakt. We willen u er graag op wijze dat alle verpakkingswerkzaamheden uitgevoerd door Schenker International B.V. in opdracht en voor rekening van u worden uitgevoerd. Retourtransport Onze medewerkers zullen tijdens de tentoonstelling met alle exposanten in contact treden betreffende het retourneren/doorsturen van goederen, alsook de exposant informeren over de benodigde formaliteiten.
7. Aansprakelijkheid en verzekering Onze aansprakelijkheid eindigt bij de levering van het tentoonstellingsmateriaal op de stand en wordt weer hervat met de aanvaarding van de goederen op de stand. Wij aanvaarden geen enkele aansprakelijkheid voor goederen achtergelaten in de lege kratten, dozen of verpakkingsmaterialen Eventuele schades enz. moeten onmiddellijk schriftelijk gemeld worden bij ons kantoor tussen hal 1 en hal 5. Mondelinge schadeclaims worden niet behandeld. De goederen zijn niet verzekerd door Schenker International B.V., tenzij dit schriftelijk op de order is vermeld. De diensten worden altijd voor rekening en risico van de klant uitgevoerd. Op al de werkzaamheden uitgevoerd door Schenker International B.V. zijn de Nederlandse Expeditievoorwaarden, inclusief arbitrageclausule gedeponeerd door de FENEX ter griffie van de Arrondissementsrechtbanken te Amsterdam, Rotterdam, Breda en Arnhem, laatste versie van toepassing. De condities zijn te allen tijde na te lezen op www.fenex.nl en kunnen indien aangevraagd kosteloos verstrekt worden. Onze aansprakelijkheid begint met het laden van de zending bij het ophaaladres. Onze aansprakelijkheid eindigt op het moment van afleveren op de stand, ook als de exposant niet aanwezig is. Wachturen volgens de reglementen van de organisator van het evenement zijn niet onze verantwoordelijkheid. Wij raden aan om voor het transport evenals voor de tentoonstelling een verzekering af te sluiten voor verlies of schade aan u goederen. Uiteraard kunnen wij op verzoek een dergelijke verzekering aanbieden. Mocht u geen gebruik willen maken van deze verzekering wijzen wij u nog wel op de gelimiteerde aansprakelijkheid conform de Nederlandse Expeditievoorwaarden, gedeponeerd door de FENEX ter griffie van de Arrondissementsrechtbanken te Amsterdam, Rotterdam, Breda en Arnhem, laatste versie welke van toepassing zijn. 8. Betalingsvoorwaarden Onze facturen zijn opgemaakt volgens het geldende tarief en worden berekend op nettobasis. Facturen dienen onmiddellijk na ontvangst voldaan te worden. Als uw zending niet door ons wordt behandeld, dienen we u te verzoeken de betaling van extra werkzaamheden ter plekke te voldoen. Meest gebruikte merken credit card worden geaccepteerd In opvolging van processen opgelegd door Amsterdam RAI is iedere exposant en standbouwer die logistieke dienstverlening nodig heeft verplicht een credit card formulier in te vullen ten behoeve van een te stellen betalingsgarantie.
9. Beurs specifieke informatie 10. Het Schenker-team van Amsterdam RAI Name Function Phone Mail Jan Wegner Team leader +31 654 272 Jan.wegner@dbschenker.com fairs national 104 Peter v/d Pol Operations +31 651 638 Peter.vandepol@dbschenker.com 346 Darryl Gase Operations +31 646 303 Darryl.gase@dbschenker.com 424 Justin Koppies Operations +31 651 638 Justin.koppies@dbschenker.com 654 Roelof Dozy Customs +31 623 882 684 Roelof.dozy@dbschenker.com DB SCHENKER wenst u een succesvolle tentoonstelling en een fijn verblijf in Amsterdam toe. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen.
11. Plattegrond Het Schenker kantoor is gelegen tussen hal 1 en 5 op het balkon. Verder vindt u onze servicebalies in de hallen waar u ook terecht kunt voor uw boekingen en/of vragen.
OPDRACHT FORMULIER Evenement: Hal.stand / exposant Factuur adres: / BTW nummer: Zending details M³, gewicht, aantal: Transport bedrijf: Tracking nummer: On-site Handling direct lossen (datum / tijd) (M³, gewicht, aantal) lossen via opslag stand levering (datum / tijd) (M³, gewicht, aantal) direct laden (datum / tijd) (M³, gewicht, aantal) laden via opslag stand levering (datum /tijd) (M³, gewicht, aantal)) opslag van verpakkingsmateriaal of goederen tijdens de beurs priority service voor verpakkingsmateriaal / goederen Credit Card informatie Credit Card Type: American Express Mastercard Visa Kaart houder Kaart nummer / / / Vervaldatum: / Security Code: Contact Contact persoon on-site: Mobiele telefoon: Plaats, datum handtekening, stempel Op al de werkzaamheden uitgevoerd door Schenker International B.V. zijn de bijgevoegde Nederlandse Expeditievoorwaarden, inclusief de arbitrageclausule, gedeponeerd door de FENEX ter griffie van de Arrondissementsrechtbanken te Amsterdam, Rotterdam, Breda en Arnhem, laatste versie van toepassing, www.fenex.nl. Meer exemplaren worden u op verzoek kosteloos toegezonden.
Shipper Company: Address: Contact person on-side Phone of on-side contact Number of packages: / Dimensions: x x Consignee DB Schenker Logistics Nederland c/o, Amsterdam exhibition name exhibitor name Hall: / Stand: Europaplein 2 22 / P9 1078 GZ Amsterdam The Netherlands Gross / net weight: kgs