Deontologische code voor lokale mandatarissen gemeente Westerlo goedgekeurd door de gemeenteraad op 24 april 2013 Lokale mandatarissen vervullen een belangrijke maatschappelijke rol. Luisterbereidheid, aanspreekbaarheid en dienstbaarheid - in rechtstreeks contact met de bevolking zijn nog altijd noodzakelijk en waardevol in een democratisch bestel. Om de veelbesproken kloof met de burger te dichten is een constructieve en op vertrouwen gebaseerde dialoog met de bevolking noodzakelijk. Het is daarom essentieel dat de lokale mandataris gemakkelijk bereikbaar en vlot aanspreekbaar is. Hij/zij moet weten welke de vragen en problemen, de noden en behoeften zijn die leven in de lokale gemeenschap. Die informerende, bemiddelende, ondersteunende en begeleidende functie - die een bij uitstek sociale dimensie vertoont, met name voor de zwaksten en kwetsbaarsten in de samenleving - moet dan ook erkend en positief gewaardeerd worden. De deontologische code voor lokale mandatarissen bevestigt die erkenning en waardering, maar verbindt er ook een coherent geheel van richtlijnen en principes aan die de mandatarissen in acht zullen nemen bij de uitoefening van hun mandaat en bij hun dienstverlenende activiteiten voor de bevolking. De deontologische code wil bovendien een substantiële bijdrage leveren aan de versterking van de burgerzin, en dit door het verbieden van ongeoorloofde tussenkomsten en uiteenlopende vormen van voorspraak en favoritisme. Die berokkenen grote schade aan het imago en aan de geloofwaardigheid van de politiek en van de instellingen. p. 1 van 6
Statuut van de code Artikel 1 Artikel 2 Artikel 3 De deontologische code voor lokale mandatarissen, hierna deontologische code genoemd, is het geheel van beginselen, gedragsregels en gebruiken die de lokale mandatarissen als leidraad nemen bij de uitoefening van hun mandaat en bij dienstverlening aan de bevolking. Onder lokale mandatarissen worden begrepen: de burgemeester de schepenen de gemeenteraadsleden de OCMW-voorzitter de leden van het Vast Bureau van het OCMW de OCMW-raadsleden Lokale mandatarissen die een ander openbaar mandaat bekleden (bv provincieraadslid of een parlementair mandaat) houden zich, gelet op een zekere samenhang en functionele wisselwerking tussen deze mandaten, aan de deontologische code voor al hun dienstverlenende activiteiten, ook als zij die uitoefenen uit hoofde van hun ander mandaat. De lokale mandatarissen moeten erover waken dat zij, ook buiten hun politieke activiteiten en in het licht van deze code, geen dienstverlenende activiteiten ontplooien die de eer en de waardigheid van hun mandaat kunnen schaden. Wanneer in deze code gemakshalve telkens gesproken wordt over de burger of bevolking, moet dit wel degelijk zo worden begrepen dat het niet enkel over een persoon kan gaan, maar ook over een groep, een vereniging of een bedrijf. Algemene plichten, doelstellingen en uitgangspunten Artikel 4 Artikel 5 Artikel 6 Artikel 7 Artikel 8 De lokale mandatarissen gebruiken voor de omschrijving van hun eigen dienstverleningsactiviteiten geen termen die verwarring creëren met officieel door overheden ingestelde dienstverlening (dus bv niet de termen ombudsman, ombudsvrouw, ombudsdienst, klachtendienst, klachtenmanagement of andere vergelijkbare samenstellingen met ombud en klacht). Bij hun optreden in en buiten het gemeente- en OCMW-bestuur en in hun contacten met individuen, groepen, instellingen en bedrijven geven lokale mandatarissen voorrang aan het algemeen belang boven particuliere belangen en vermijden ze elke vorm of schijn van belangenvermenging. Elke vorm van rechtstreekse dienstverlening, informatiebemiddeling of doorverwijzing gebeurt zonder enige materiële of geldelijke tegenprestatie van welke aard ook en mag geen vorm van cliëntenwerving inhouden. De lokale mandatarissen moeten op dezelfde gewetensvolle manier ten dienste staan van alle burgers die op hun dienstverlening een beroep doen zonder onderscheid van geslacht, ras, huidskleur, afstamming, sociale stand, nationaliteit, filosofische overtuiging, partijvoorkeur of persoonlijke gevoelens. Tussenkomsten bij gerechtelijke en politionele instanties om de juridische besluitvorming in individuele dossiers te beïnvloeden, bijvoorbeeld om een proces-verbaal te laten seponeren, zijn verboden. p. 2 van 6
De lokale mandataris als informatiebemiddelaar Artikel 9 Artikel 10 Artikel 11 Artikel 12 Het behoort tot de wezenlijke taken van de lokale mandataris informatie te verstrekken over de diensten die instaan voor de informatieverstrekking en over de manier waarop de burger zelf informatie kan opvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur. De lokale mandatarissen stellen informatie ter beschikking over de werking van de klantendienst die instaat voor het behandelen van meldingen. De lokale mandatarissen stellen aan de burger informatie ter beschikking over de werking van de ombudsdienst die instaat voor het behandelen van klachten van de burger over het optreden of het stilzitten van de overheid of personeelsleden van de overheid. Bepaalde informatie mag door de lokale mandatarissen niet verstrekt worden ondanks het feit dat ze er door hun functie of de bepalingen van het inzagerecht over beschikken. Het betreft ondermeer informatie waarop degene die er om verzoekt geen recht kan laten gelden informatie die overeenkomstig de bepalingen inzake privacy en openbaarheid van bestuur niet mag meegedeeld worden. De lokale mandataris als vertrouwenspersoon Artikel 13 In het kader van hun algemene luisterbereidheid vervullen lokale mandatarissen de rol van vertrouwenspersoon. Zij nemen daarbij de nodige discretie in acht. De lokale mandataris als doorverwijzer Artikel 14 De lokale mandatarissen verwijzen, waar mogelijk, vraagstellers door naar de bevoegde administratieve diensten. Waar het gaat over de behandeling van klachten en/of conflicten, worden de belanghebbenden in eerste instantie doorverwezen naar de bevoegde klachten- of ombudsdienst. De lokale mandataris als administratieve begeleider en ondersteuner Artikel 15 Artikel 16 Artikel 17 Artikel 18 De lokale mandatarissen kunnen de burgers ondersteunen en begeleiden in hun relatie met de administratie of met betrokken instanties. Zij kunnen de burgers helpen om, via de daartoe geëigende kanalen en procedures, een aanvraag te richten tot de overheid, informatie te verkrijgen over de stand van zaken van een dossier, daarover verdere uitleg en verantwoording te vragen, en vragen te stellen over de administratieve behandeling van dossiers. Lokale mandatarissen hebben het recht te vragen naar concrete toelichting bij de bestaande regelgeving of bij een genomen beslissing, naar de stand van zaken van een dossier of de verantwoording voor het niet-beantwoorden van vragen gesteld door de burger. Bij het ondersteunen en begeleiden van vraagstellers, respecteren de lokale mandatarissen de onafhankelijkheid van de ambtenaren en diensten, de objectiviteit van de procedures en de termijnen die als normaal beschouwd worden voor de afhandeling van soortgelijke dossiers. Wanneer de lokale mandatarissen optreden als administratief begeleider of ondersteuner van de burger wordt de eventuele briefwisseling terzake uitsluitend op naam van de burger gesteld. Er wordt op geen enkele wijze p. 3 van 6
melding gemaakt van de ondersteunende en begeleidende rol van de lokale mandataris. Bespoedigingstussenkomsten Artikel 19 Bespoedigingstussenkomsten zijn tussenkomsten via dewelke lokale mandatarissen een administratieve procedure proberen te bespoedigen in gevallen of in dossiers die zonder die tussenkomst een regelmatige afloop of resultaat zouden krijgen, maar dan na verloop van een mogelijk langere verwerkings- of behandelingstermijn. Dergelijke tussenkomsten, die een ongelijke behandeling van de betrokken burgers inhouden, zijn verboden. Het bespoedigen van het dossier van de ene houdt immers automatisch het vertragen van de behandeling van andere dossiers in, wat een vorm van favoritisme is. Worden niet beschouwd als bespoedigingstussenkomsten en zijn dus toegestaan: vragen naar de redenen en oorzaken van de langdurige of laattijdige behandeling van een dossier het vestigen van de aandacht op of het meedelen, aan de behandelende ambtenaar of dienst, van bijzondere gegevens en relevante informatie die een versnelde behandeling van het dossier, gelet op de hoogdringendheid ervan, objectief rechtvaardigen vragen om toelichting bij de toepasselijke regelgeving vragen met betrekking tot de elementen en motieven die aan een genomen beslissing ten grondslag liggen Begunstigingstussenkomsten Artikel 20 Artikel 21 Artikel 22 Artikel 23 Begunstigingstussenkomsten zijn tussenkomsten waarbij de lokale mandataris zijn voorspraak aanwendt om de afloop of het resultaat van een zaak of van een dossier te beïnvloeden in de door de belanghebbende burger gewenste zin. Dergelijke tussenkomsten zijn verboden. Tussenkomsten bij selectievoerende instanties, die tot doel hebben het bevorderen van kansen op benoeming, aanstelling en bevordering in de administratie zijn niet toegestaan. Lokale mandatarissen die om steun gevraagd worden door of voor kandidaten die een functie, aanstelling of bevordering ambiëren, delen betrokkene mee dat de aanstelling, de benoeming of de bevordering gebeurt op basis van de geldende normen en procedures. Zij verwijzen de belanghebbende naar de bevoegde dienst of instantie. Lokale mandatarissen mogen occasioneel en op eigen initiatief personen aanbevelen bij werkgevers in de particuliere sector. Ze mogen geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers. Worden niet beschouwd als begunstigingstussenkomsten en zijn dus toegestaan: informatie inwinnen en doorgeven over de voorwaarden en de organisatie van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen. p. 4 van 6
het uitoefenen van toezicht op het correcte verloop en de objectiviteit van examens en bekwaamheidstests en de procedures voor benoemingen, aanstellingen en bevorderingen, zonder zich in het verloop ervan te mengen of er in te interveniëren met het oog op de beïnvloeding van het resultaat en/of van de beoordeling het informeren van belangstellenden over werkaanbiedingen en vacatures in de particuliere en in de overheidssector. Voor die informatietaak mogen zij geen enkele tegenprestatie, van welke aard ook, beloven of leveren aan de betrokken werkgevers. Beïnvloedings- en bevoordelingstussenkomsten Artikel 24 Artikel 25 Artikel 26 Elke poging tot bevoordeling, waarbij de burger door toedoen van een lokale mandataris iets probeert te bereiken wat onrechtmatig of wettelijk niet toelaatbaar is, is verboden. Tussenkomsten van lokale mandatarissen met de bedoeling de toewijzing of de uitvoering van contractuele verbintenissen met de overheid te beïnvloeden, zijn verboden. Worden niet beschouwd als beïnvloedingstussenkomsten: louter informatieve vragen van algemene of technische aard vragen en/of tussenkomsten van uitvoerende mandatarissen in het kader van hun functionele en hiërarchische relaties ten aanzien van de behandelende ambtena(a)r(en) of diensten Iedere bevoordeling of poging tot bevoordeling, waarbij een burger door toedoen, bemiddeling of voorspraak van een lokale mandataris een resultaat poogt te bereiken dat onrechtmatig of onwettig is, is verboden. Schijndienstbetoon en ongevraagd dienstbetoon Artikel 27 Artikel 28 Alle vormen van schijndienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen bewust maar onterecht de indruk wekken dat zij bij de goede afloop van een dossier daadwerkelijk tussenbeide gekomen zijn (eventueel zonder dat de betrokken burger om een tussenkomst heeft gevraagd) zijn niet toegestaan. Wanneer een burger daar niet om gevraagd heeft, zal de lokale mandataris hem niet aanschrijven om hem, in plaats van of naast de officiële kennisgeving, op de hoogte te brengen van de beslissing die genomen werd in een dossier. Alle vormen van ongevraagd dienstbetoon, waarbij lokale mandatarissen daadwerkelijk optreden om de goede afloop van een dossier te waarborgen, zonder dat de betrokken burger daarom gevraagd heeft, zijn niet toegestaan. Bekendmaking van de dienstverlening Artikel 29 Artikel 30 De contactgegevens en pasfoto's van alle lokale mandatarissen worden via de website van de gemeente bekendgemaakt bij de bevolking. De zitdagen van de burgemeester, schepenen en OCMW-voorzitter worden via het gemeentelijk infoblad, de website en het infobord aan de deur van het gemeentehuis en het OCMW bekend gemaakt. De lokale mandatarissen maken in hun verkiezingscampagnes en -mailings die gericht zijn op individuen, geen melding van de diensten die zij eventueel voor de betrokkenen hebben verricht. In geen geval mogen zij de indruk wekken dat zij om steun vragen in ruil voor bewezen diensten. p. 5 van 6
Naleving, controle en sanctionering Artikel 31 Artikel 32 Artikel 33 De lokale mandatarissen verbinden zich ertoe de deontologische code na te leven. Het college van burgemeester en schepenen, de OCMW-voorzitter en het Vast Bureau zorgen ervoor dat de dossierbehandelende ambtenaren elke tussenkomst die niet behoort tot de normale hiërarchische lijn toevoegen aan het desbetreffende administratieve dossier. Er wordt in de gemeenteraad een deontologische commissie ingesteld die waakt over de naleving van de deontologische code. Alle fracties maken deel uit van die deontologische commissie. Ook het OCMW duidt enkele afgevaardigden aan. De voorzitter ervan wordt aangeduid door de gemeenteraad. Ambtenaren of andere personen die geconfronteerd worden met een inmenging van een mandataris of derde die zij in strijd achten met deze deontologische code, wordt verzocht hiervan binnen tien dagen melding te maken bij de gemeentesecretaris. Kopie van de melding wordt onverwijld ter kennis gebracht van het betrokken raadslid. Anonieme klachten zijn onontvankelijk. De gemeentesecretaris legt de in het tweede lid omschreven meldingen voor aan de deontologische commissie van de gemeenteraad binnen dertig dagen na ontvangst. De commissie onderzoekt die meldingen op hun gegrondheid. Daarbij moet het recht van verdediging van het betrokken raadslid worden gevrijwaard. Uitspraak moet geschieden binnen dertig dagen na ontvangst. De termijnen in dit artikel worden verdubbeld in vakantieperiodes. Als de commissie een inbreuk op de deontologische code vaststelt, dan zal zij een blaam leggen op de betrokken mandataris. Datum van inwerkingtreding en evaluatie Artikel 34 De code treedt in werking voor de gemeenteraadsleden de dag na goedkeuring in de gemeenteraad en voor de OCMW-raadsleden de dag na goedkeuring in de raad voor maatschappelijk welzijn. Na een jaar toepassing zullen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn een evaluatie houden met het oog op aanpassing en verbetering van de code. p. 6 van 6