Verslag Algemene Vergadering Aanwezigen met stemrecht Werkgroepen & Verenigingen Konvent Jonathan Colver (AW), Eva Degraeuwe (BeMSA), Toon Standaert (Capitant), Achim Vandierendonck (CenEka), Sara Verstraete (DLK), Nicolas Van Oevelen (Feunig), Tolunay Malcikan (FLUX), Karel Blomme (GK), Christof Defrancq (IEEE SBG), anoniem (Kajira), Bert Durieux (KK), Sander D hondt (MaCht), Mai Linh Verdonck (MT), Jonathan Poelman (NZS), Katrijn Van Lierde (PKarus), Sara Chiers (PRIME), Pieter Vandewalle (Poutrix), Milan Bracke (Sense), Bakou Mertens (UGent1010), Aäron Bordyn (VG), Thomas Vergauwen (VVN), Wout Schellaert (Zeus) Aanwezigen zonder stemrecht Feliciaan De Palmenaer (WVK), Matthias Ruythooren (WVK), Pieter De Pauw (DSA), Bram Depue (AW), Jan Vermeulen (Capitant), Anneleen Vergauwen (DLK), Özge Günec (Flux), Victor Degrave (GK), Justine De Pessemier (KK), Robbe Onraedt (Poutrix), Christophe Hanssens (VG), Tom Vieijra (VVN) Isaura Claeys (Zeus) Afwezig 180DC, FLYSE Agenda - Voorstelling WVK-Centraal en aangesloten verenigingen - Subsidieverdeling (deel I) - Voorstelling DSA met praktische afspraken, deadlines en administratie - Subsidieverdeling (deel II, met stemming) - Aandachtspunten WVK & Variapunten 1
Verslag Voorstelling WVK-Centraal en aangesloten verenigingen Feliciaan De Palmenaer opent de vergadering en verwelkomt hierbij alle verenigingen. Vervolgens stelt elke aanwezige zichzelf voor met naam en vereniging en beschrijft hij/zij wat zijn/haar vereniging zoal inhoudt. Subsidieverdeling (deel I) Bij de start van het nieuwe academiejaar (tevens het einde van het kalenderjaar) wordt de reservepot (in 2016: 757), die WVK-Centraal bij zich houdt, verdeeld onder de 24 verenigingen. Dit jaar werden ook twee verenigingen erkend binnen het WVK, namelijk Feunig Consulting en UGent1010. Zij krijgen uit deze pot elk 200, omdat zij nog geen aanspraak op subsidies hebben kunnen maken. Bij de andere verenigingen gaven: Moeder Theepot, Klassieke Kring, Poutrix, De Loeiende Koe, IEEE Student Branch Ghent, Archeologische Werkgroep, Vereniging voor Natuurkunde (VVN), Capitant Gent en Zeus WPI aan dat zij extra subsidies zouden kunnen gebruiken. Alle andere verenigingen gaven aan geen extra fondsen nodig te hebben of hadden geen instructies hiertoe van hun penningmeesters gekregen. Voorstelling DSA met praktische afspraken, deadlines en administratie Pieter De Pauw (Studentenbeheerder, DSA) was aanwezig en heeft een uiteenzetting gebracht van deadlines en administratieve plichten die elke erkende vereniging verschuldigd is aan de Dienst Studentenactiviteiten (DSA). Daarnaast volgde er ook een korte uitleg over het indienen van subsidies (wat is subsidieerbaar, wat niet?). Pieter stipte de specifieke situatie aan voor VZW s, die belangrijk is voor het WVK, aangezien enkele vereniging het statuut van VZW hebben. Deadlines: - Vrijdag 14 oktboer 2016, 19u!!! : Het inlichtingen- en bankenformulier moet ingediend zijn bij de DSA. Dit zowel op papier als elektronisch ( http://student.ugent.be/administratie/formulieren.php ). Het lijst de kernbestuursleden van je vereniging op (enkel UGent-studenten mogelijk!). Het vervat ook het bankenformulier met de volmachthouders van jullie rekening op. De bank dient dit te ondertekenen dus als je een bankwissel maakt met nieuwe bestuursleden, eerst dit document in orde brengen en uitgeprint meenemen naar de bank. Dit niet indienen leidt tot schorsing van je vereniging! 2
- Woensdag 23 november 2016, 19u : Deadline voor het indienen van de subsidieformulieren. Gelieve grote uitgaven of uitgaven gekoppeld aan een verlieslatende activiteit op een afzonderlijk blauw formulier in te vullen. Dit maakt het makkelijker voor de administratie van de DSA. De officiële deadline mag dan wel een week later liggen, maar om een herverdeling mogelijk te maken voor subsidies die ongebruikt blijven, zijn WVK-Verenigingen verplicht reeds op 23 november 80% van hun subsidies in te dienen! NOTA!: Je mag steeds subsidies indienen voor een hoger bedrag dan dat jouw vereniging initieel is toegekend. Wanneer er geld over is, kan dat bedrag alsnog aan jullie worden toegekend. Let wel op dat het bedrag dat je teveel indient op een afzonderlijk blauw formulier zet, zodat deze afzonderlijk gehouden kunnen worden, en dat daardoor opnieuw de administratie van de DSA wat ontlast wordt.. Voor het WVK is dat ook van belang, zo kunnen we nog een laatste herverdeling doen, zodat iedereen maximaal subsidies kan krijgen. - Vrijdag 10 februari 2017, 19u : Elke vereniging dient bij de DSA (aan de balie bij Sara of via mail.) een jaarverslag in. Dit verslag verhaalt kort de algemene werking van de vereniging in 2016. Er wordt vermelding gemaakt van minstens 10 1 activiteiten, die vooraf geregistreerd zijn op het controlepaneel. Deze activiteiten worden gestaafd met voldoende bewijsmateriaal (posters, print-screen van het facebook event, fotomateriaal, etc.). 7 van deze activiteiten worden tevens gemotiveerd binnen de doelstellingen van jouw vereniging. Dit werd vorig jaar bij stemming vastgelegd in de statuten van het Werkgroepen en Verenigingen Konvent (WVK). - Maandag 8 mei 2017, 19u : Indienen van subsidies voor periode januari - mei 2017 (2de semester) van bij de DSA. Dit om de bestuurswissel vlot te laten verlopen en ervoor te zorgen dat er geen facturen verloren gaan tijdens de zomervakantie. Je bent verplicht om iets in te dienen ook al is het een symbolische 1. Het is wel aangeraden om je subsidies van het tweede semester al volledig in te dienen. Zo zadel je jouw opvolgers ook niet met teveel werk op. Sprekersvergoedingen: Dit gebeurt via het sprekersformulier, daarna wordt het direct betaald aan de spreker. Genoeg bewijsstukken voor de geleverde kosten mee geven is wel noodzakelijk. 1 Een activiteit is pas geregistreerd als ze aangekondigd is via deze link: http://student.ugent.be/cpanel2/activiteiten/toevoegen.php, dit moet gebeuren bij ALLE activiteiten en voordat de activiteit plaatsvind, activiteiten uit het verleden kunnen niet ingegeven worden! 3
VZW-Statuut: VZWs zonder btw-nummer: kopiëen maken van facturen + verklaring op eer en de gewone procedure volgen. VZWs met btw-nummer: kopiëen maken van facturen + verklaring op eer, en de gewone procedure volgen en daarna een factuur uitschrijven aan de UGent voor de kosten die worden goedgekeurd. Subsidieverdeling (deel II met stemming) Na de uiteenzetting van Pieter (DSA) volgt de verdeling van de reservepot. De som van 757 wordt dan ook als volgt verdeeld: - 200 voor Feunig, alsook voor UGent1010: Zij zijn dit jaar erkend en hebben m.a.w. nog geen subsidies ontvangen. - 25 voor de Archeologische Werkgroep (AW): Kan extra subsidie gebruiken en hebben ook reeds het overgrote deel van hun huidige subsidie ingediend. - 50 voor Capitant Gent: Heeft reeds zware uitgaven gemaakt dit kalenderjaar en kan extra subsidie gebruiken. Alsook hebben zij al meer dan de helft van hun origineel subsidiebedrag ingediend. - 50 voor IEEE Student Branch Gent (IEEE SBG): Maakt vermelding van hun ekart project dat loopt en nog fondsen kan gebruiken. - 125 voor Klassieke Kring (KK): Deze vereniging houdt dit jaar een lustrum en heeft een toename van leden. Alsook hebben zij reeds het meeste van hun bestaande subsidie ingediend. - 33 voor Moeder Theepot: Geeft aan te willen investeren in extra materiaal door toename van leden. - 24 voor Poutrix: Heeft reeds het volledige subsidiebedrag ingediend en kan extra fondsen gebruiken. - 50 voor Zeus WerkgroeP Informatica (Zeus WPI): Houdt dit jaar een lustrum, wil samenwerken met UGent-Lounge, alsook wat materiaal vernieuwen. Zeus kan wel nog putten uit haar origineel subsidiebedrag, omdat slechts 11,6% reeds geboekt staat bij de DSA. 4
Stemming We zijn in quorum, namelijk 22 van de 24 verenigingen zijn aanwezig. Dit is meer dan de benodigde drie-vierde aanwezigheid. De stemming worden geleid door Feliciaan De Palmenaer (Voorzitter WVK-Centraal). Benodigde meerderheid: gewone meerderheid; Totaal = 22 stemmen Wijze van stemmen: handopsteken Volmachten: geen - VOOR: 22 - TEGEN: 0 - ONTHOUDING: 0 Het voorstel van verdelen van de reservepot ( 757) is hierbij unaniem goedgekeurd door de AV. Aandachtspunten WVK & Variapunten Tijdens deze zomer is aan het licht gekomen dat verschillende WVK-verenigingen vergeten (of niet weten) dat al hun activiteiten steeds moeten aangekondigd (= toevoegen) op de activiteitenkalender van de DSA. Dit is van uiterst belang, omdat enkel dan deze activiteit officieel en rechtsgeldig is! Voor activiteiten die niet aangekondigd zijn via deze weg: kunnen geen subsidies aangevraagd worden, kunnen niet in het jaarverslag opgenomen worden en vallen niet onder de verzekering van UGent bij ongevallen op de activiteit zelf. Je kan enkel activiteiten in de toekomst ingeven of ten laatste op de dag zelf! Activiteiten hierop aankondigen heeft ook het voordeel dat je jouw facebook-event hier makkelijk aan kan koppelen en vervolgens je activiteit kan publiceren op hydra en zo ook veel studenten kan bereiken (zoals Wout van Zeus gemotiveerd uiteenzette op de vergadering). Activiteiten voeg je toe via deze link: http://student.ugent.be/cpanel2/activiteiten/toevoegen.php Aanwezigheid op komende AV s is van harte aangewezen. Lukt het echt niet om te komen, verwittig dan zeker vooraf. Variapunten Er werden geen variapunten genoteerd. 5
Visietekst 2016-17 (kopie uit vorig verslag, 12 mei 2016) Volgend academiejaar plannen we om een nog actiever konvent(sbestuur) te zijn. Dit willen we doen door allereerst meer individueel in dialoog te gaan met iedere vereniging om zo hun pijnpunten te weten te komen en hun efficiënter te kunnen helpen met problemen. Zo kunnen we problematieken die overlappend zijn ook beter en sneller aanpakken. Het is ons doel om minstens één activiteit per semester van elke vereniging te bezoeken. Wij beseffen dat dit niet volstaat om een stevige vinger aan de pols te houden en daarom introduceren we ook een facebookgroep, waarin elke voorzitter van zijn/haar vereniging in vertegenwoordigd is. De activiteiten die wij zullen bezoeken zijn dus hoofdzakelijk bedoeld als persoonlijke kennismaking en dienen voornamelijk drempelverlagend te werken om met ons contact op te nemen. Daarnaast willen we ook onze algemene communicatie versterken naar de verenigingen toe, alsook de communicatie tussen de verenigingen. Hiervoor is bovenvermelde facebook-groep ook van groot belang, als ook enkele tijdens het jaar georganiseerde activiteiten. Daarnaast zal er vanuit WVK-Centraal ook actief ingezet worden op samenwerking tussen de verenigingen onderling. Door de diversiteit van ons konvent lijkt het misschien niet altijd evident om samenwerkingsverbanden op te zetten, toch zijn er naar onze mening voldoende gemeenschappelijke thema s waar op en rond gebouwd kan worden. Voor zo n samenwerking moet er natuurlijk voldoende interesse zijn vanuit de verenigingen, maar volgens ons is dat geen probleem, mits ondersteuning vanuit WVK-Centraal. Om de interne communicatie verder te verbeteren opteren wij ook voor meer overzichtelijke en bij voorkeur kortere vergaderingen. Door problemen te bundelen en communicatie voor en na vergaderingen te bewerkstelligen lijkt dit ons geen onmogelijke opgave. Dit zal ook de mondigheid en kritische blik van de algemene vergadering ten goede komen. Zo kunnen problemen op voorhand aangekaart worden via de facebook-groep en kan er een duidelijke agenda van de vergadering opgemaakt en verspreid worden. Dit alles is ook van belang om komend academiejaar de nieuwe regeling rond verdeling van subsidies goed en correct van de grond te krijgen. Wij gaan steevast voor een eerlijke verdeling, waar iedereen krijgt waar hij recht op heeft, maar waar ieders noden ook maximaal kunnen ingevuld worden. Daarnaast is het onze taak ook te zorgen dat de WVK subsidies maximaal opraken, zodat wij onze subsidies voor komende jaren veilig kunnen stellen. Naast onze focus op samenwerking en meer interne communicatie, willen wij ook een meer duurzaam konvent voor de toekomst. Op volgende vergaderingen zal er gekeken worden om konventsaankopen te doen, waardoor materiaal efficiënter en duurzamer kan gebruikt worden. Ook zullen we vanuit WVK-Centraal het huren van materiaal via de DSA of Stad Gent stimuleren. Voor de externe communicatie gaan we blijven doorgaan op hetzelfde elan als vorig academiejaar, en dus actief participeren in de VKV, en andere centrale communicatie kanalen. Hier zijn reeds grote stappen in de juist richting gezet. Met het verbeteren van 6
communicatie intern zijn wij ervan overtuigd dat dit onze externe communicatie ook enkel kan ten goede komen, waarbij de WVK-verenigingen als één groep naar buiten kunnen komen. Een werkpuntje in de externe communicatie is echter de website waar we een meer aantrekkelijk overzicht willen bieden van al onze lidverenigingen en ook duidelijke contactgegevens aan zouden willen koppelen. Agenda Algemene Vergaderingen WVK 2016-17 Alle vergadering zijn gepland in de Plenaire Vergaderzaal in de Therminal - woensdag om 18u30 - maandag 21 november 2016 om 18u00 - dinsdag 13 december 2016 om 18u30 (enkel bij erkenningen) - donderdag 16 februari 2017 om 18u00 - maandag 8 mei 2017 om 18u00 7