Toelichting Verordening dorpsplatforms; inclusief wijzigingen ten opzichte van oude verordening. In verband met een goede opbouw, heeft een algemene vernummering plaatsgevonden. De wijzigingen worden per artikel behandeld, op basis van de nieuwe verordening. Algemeen Hoofdstuk 4 uit de oude verordening dat besloten vergaderingen regelt, is geheel komen te vervallen. Artikel 1 Begripsbepaling Het begrip instellingsbesluit is verwijderd. Het begrip wordt niet gebruikt in de verordening. Het begrip afdelingshoofd BCV is verwijderd. Het afdelingshoofd maakt geen deel meer uit van het dorpsplatform en vervult daarom in deze verordening geen specifieke functie meer. Artikel 2 Instellen dorpsplatforms Geen wijzigingen. Artikel 3 Taken en bevoegdheden Inhoudelijk geen wijzigingen, wel andere indeling in verband met de leesbaarheid. Artikel 4 Raadpleging en advies Geen wijzigingen. Artikel 5 Zittingsduur Zittingsduur is, op advies van de Rekenkamercommissie, losgekoppeld van die van de gemeenteraad. In plaats daarvan is een maximale zittingsduur per lid vastgesteld van acht jaar. Hiermee wordt tevens bereikt dat een platform niet in één keer wordt vervangen, maar slechts leden individueel. Hiermee wordt recht gedaan aan de aanbeveling van de Rekenkamercommissie, die ertoe strekt ervaring en continuïteit te borgen. Lid 5 is toegevoegd ten opzichte van de oude verordening. Hiermee worden de dorpsplatforms in staat gesteld hun eigen overdracht en vervanging te regelen. Indien bijvoorbeeld meerdere leden op hetzelfde moment lid zijn geworden, kan het dorpsplatform hier vooraf rekening mee houden. Op die manier kan ervaring en kennis worden overgedragen aan nieuwe leden volgens een rooster dat het dorpsplatform zelf opstelt. Artikel 6 Samenstelling Collegeleden en de wijkenten maken geen deel meer uit van het dorpsplatform. Ze nemen dus ook geen zitting meer in het platform, conform de aanbeveling van de rekenkamercommissie. Het minimaal aantal leden dat een dorpsplatform moet hebben is verhoogd van 3 naar 4. Voor de dorpsplatforms van de kernen Huijbergen, Ossendrecht, Putte en Woensdrecht is het maximaal aantal leden verhoogd van 8 naar 10. Daarmee wordt het aantal leden gelijkgetrokken met die van de kern Hoogerheide. Bij de instelling van het dorpsplatform Putte in december 2012, werd een ledenaantal van 10 als een solide basis beschouwd door het dorpsplatform en het gemeentebestuur. Dit zou daarom moeten gelden voor alle dorpsplatforms in de gemeente Woensdrecht. Artikel 7 Aanwezigheid bij openbare vergaderingen In de verordening is een nieuw artikel 7 opgenomen, waarin de aanwezigheid bij openbare vergaderingen wordt geregeld. De Rekenkamercommissie heeft aanbevolen om collegeleden en wijkagenten op uitnodiging aanwezig te laten zijn bij openbare vergaderingen. Het college en de dorpsplatforms hebben aangegeven er waarde aan te hechten dat collegeleden en wijkagenten altijd aanwezig zijn, dus niet enkel op uitnodiging. Dat wordt in artikel 7 van de nieuwe verordening geregeld. 1
Artikel 8 De voorzitter Op basis van het oude artikel 7 was het niet duidelijk dat het de bedoeling is dat een voorzitter en vicevoorzitter wordt gekozen onder de leden van het platform. Dit is nu duidelijk neergezet. Op basis van het oude artikel treedt het afdelingshoofd BCV op als voorzitter, indien de voorzitter en vicevoorzitter zijn verhinderd. Het afdelingshoofd heeft in de nieuwe verordening geen zitting meer in het platform, waardoor het meer voor de hand ligt om bij verhindering een voorzitter aan te wijzen onder de leden van het platform. Artikel 9 Taken van de voorzitter In de oude verordening is geregeld dat de voorzitter belast is met het gestelde in deze verordening. De voorzitter is echter belast met de orde tijdens de vergadering, dus toezicht op naleving van de verordening is in dit geval toegespitst op de vergaderorde. Artikel 10 De ambtelijk secretaris Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 9. Artikel 11 Taak ambtelijk secretaris Betreft het oude artikel 10. Aan het vierde lid is een bepaling ingevoegd die regelt dat actielijsten van een vergadering binnen 4 weken toegezonden moeten worden aan het college, de gemeenteraad en de dorpsplatforms. Ook is in het vierde lid de term verslag verwijderd, omdat enkel met actielijsten wordt gewerkt. De discussie over de rol, taken en bevoegdheden van de ambtelijk secretaris, inclusief de aanbevelingen van sommige dorpsplatforms over het aanstellen van dorpsmanagers wordt in 2013 gevoerd. Pas dan is er duidelijkheid rondom de mogelijkheden hiervoor binnen de gemeente Woensdrecht. Lid 7 is toegevoegd, deze bepaling stond in het oude artikel 24, eerste lid. Artikel 12 Tekenen van stukken Het ondertekenen van stukken door de ambtelijk secretaris is komen te vervallen, ter uitvoering van de aanbeveling van de Rekenkamercommissie. In de nieuwe verordening tekent slechts de voorzitter. Artikel 13 Tijd en plaats Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 12. Artikel 14 Oproep, agenda en verzoek om advies Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 13. Artikel 15 Openbare kennisgeving Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 14. Artikel 16 Presentielijst Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 15. Artikel 17 Beraadslagingen Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 16. Artikel 18 Spreekrecht Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 17. Artikel 19 Handhaving orde Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 18. Artikel 20 Verslag en actielijsten Het woord verslagen is gewijzigd in actielijsten. Dit is in lijn met de wijziging bij artikel 11. 2
Artikel 21 Toehoorders en pers Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 20. Artikel 22 Budget Dit artikel is het oude artikel 24. Artikel is naar voren gehaald, in verband met een logische opbouw. In artikel 22 wordt nu bepaald hoe het budget tot stand komt en hoe het wordt verdeeld. Artikel 23, 24 en 25 gaan vervolgens over de besteding van de budgetten. Artikel 23 Besteding budget Dit artikel is nieuw en regelt dat er twee soorten budgetten zijn, die in artikel 24 en 25 nader worden uitgewerkt. Dit sluit aan bij de wens om duidelijke financiële richtlijnen te hebben voor de dorpsplatforms, die zo de zekerheid hebben dat ze integer om kunnen gaan met hun budgetten. Dit is een expliciete wens van de dorpsplatforms. Artikel 24 Vrij besteedbare budget Dit artikel is nieuw en regelt een vrij besteedbaar budget en de voorwaarden waaronder het kan worden besteed. De basis voor dit artikel zijn de opgestelde financiële richtlijnen, die zijn voorbesproken met de dorpsplatforms. Artikel 25 Budget in beheer bij gemeente Dit artikel is nieuw en regelt een budget dat in beheer is bij de gemeente Woensdrecht, en de voorwaarden waaronder het kan worden besteed. De basis voor dit artikel zijn de opgestelde financiële richtlijnen, die zijn voorbesproken met de dorpsplatforms. Een belangrijk toetsingskader wordt gevormd door het eerste lid, onder c. Deze bepaling voorkomt dat een organisatie die al subsidie krijgt op basis van de Algemene subsidieverordening, ook nog een bijdrage ontvangt van een dorpsplatform. Artikel 26 Onkostenvergoeding Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 25. Artikel 27 Uitleg verordening Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 27. Artikel 28 Evaluatiebepaling Ten opzichte van de oude verordening is een evaluatiebepaling opgenomen. Gezien het feit dat er op onderdelen met nieuwe systematiek wordt gewerkt, is het verstandig om doelmatigheid ervan te evalueren. Artikel 29 Citeertitel Geen wijzigingen ten opzichte van oude artikel 28. Artikel 30 Inwerkingtreding Aangepast op intrekking laatste verordening. 3
Reacties dorpsplatforms op ontwerpverordening Dorpsplatform Putte 1. Moet er op het voorblad na de bovenste regel niet de toevoeging 2013 staan? Hier is bewust niet voor gekozen, de verordening heet gewoon Verordening dorpsplatform gemeente Woensdrecht. De verordening uit 2010 heeft ook niet het jaartal als toevoeging. Hiervoor is gekozen omdat op die manier altijd met de term verordening dorpsplatforms wordt verwezen naar de laatst vastgestelde verordening, ongeacht uit welk jaar deze is. In artikel 29 wordt de oude verordening ingetrokken. Hiernaar wordt verwezen als Verordening op de dorpsplatforms gemeente Woensdrecht uit 2010. 2. Blad 3, artikel 6, lid 2, staat dat Putte maximaal 8 leden mag tellen, terwijl er 10 zijn, dus Putte ook uit lid 2 verwijderen en toevoegen aan lid 3, evenals Hoogerheide; minimaal 4 en maximaal 10. Opmerking is overgenomen in de verordening. Daar komt bij dat nu alle dorpsplatforms minimaal 4 leden moeten hebben en maximaal 10 leden mogen hebben. Alles wordt dus gelijk getrokken. 3. Blad 6, artikel 22, lid 1 eerste regel staat twee keer het woord beschikbaar in dezelfde regel. Aangepast in verordening. 4. Blad 11, artikel 22, tweede regel staat wordt nu bepaalde en dit moet volgens mij zijn wordt nu bepaald, dus tegenwoordige tijd en daarom zonder de letter e. Dit moet inderdaad bepaald zijn. Aangepast in de toelichting. 5. Blad 11, artikel 24, laatste regel staat het woord voorsproken waarvan ik mij afvraag of dit niet moet zijn voorbesproken, Dit moet inderdaad voorbesproken zijn. Aangepast in de toelichting. 6. Blad 11, artikel 25, voorlaatste regel eveneens het woord voorsproken. Dit moet inderdaad voorbesproken zijn. Aangepast in de toelichting. Dorpsplatform Woensdrecht 1. De kop van de verordening vermeldt afdoening van de aanbevelingen Rekenkamercommissie. Naar onze mening kan dit woord beter gewijzigd worden in implementatie. Middels de aanpassing van de verordening voert u immers een aantal zaken uit die voortvloeien uit de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. De kop maakt geen deel uit van de verordening en zal geen deel uitmaken van de stukken die ter vaststelling aan de gemeenteraad worden aangeboden. De aanleiding voor de verordening wordt gegeven in de overwegingen. Het betreffen de volgende overwegingen: overwegende dat het aanbeveling verdient om de rol en werkzaamheden van de dorpsplatforms te verankeren in een verordening; overwegende dat aanbevelingen van de Rekenkamercommissie aanpassing van de verordening vereisen; overwegende dat in overleg met de dorpsplatforms gekomen is tot nieuwe financiële richtlijnen; 4
2. Artikel 11 Taak ambtelijk secretaris Lid 2 gaat over de actielijst en Lid 4 gaat over het verslag. Het is ons op dit moment niet duidelijk wat precies het verschil is tussen de actielijst en het verslag. Momenteel is eenduidig vastgelegd dat de secretaris de actielijst maakt. In lid 4 wordt vastgelegd dat de ambtelijk secretaris zorg draagt dat het verslag aan eenieder ter kennis wordt gebracht. Hier ontbreekt het feit dat de ambtelijk secretaris ook het verslag maakt. (dit wordt in het midden gelaten ) Naar onze mening is een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering met een daarbij behorende actielijst tot nu toe de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris. We zijn tussentijds afgestapt van uitgebreide verslagen en gaan akkoord met een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering. Verder willen wij in artikel 11 lid 4 een termijn opgenomen zien waarbinnen het verslag en de actielijst ter kennis wordt gebracht aan college, raad en DPF s. Ons voorstel is dat het verslag en de actielijst binnen 4 weken na de betreffende DPF vergadering gereed is en ter kennis wordt gebracht aan eenieder. In 2010 is een enquête gehouden onder de dorpsplatforms. Uitslag van deze enquête was dat de dorpsplatforms liever met een actielijst werken in plaats van een verslag. Bij de vorige wijziging van de verordening in 2010 is daarom bewust gekozen om enkel een actielijst op te stellen na elke vergadering. De term verslag is wel per abuis in artikel 11 en 20 blijven staan, terwijl het zeker de bedoeling is om enkel met actielijsten te werken. Dit geeft aanleiding om het woord verslag te verwijderen uit de artikelen. Voor wat betreft de opmerking dat de actielijsten binnen 4 weken toegezonden moeten worden is dit toegevoegd aan artikel 11, vierde lid. De verwerking van de opmerkingen leiden tot de volgende wijzigingen in de verordening: Artikel 11, vierde lid is gewijzigd in: De ambtelijk secretaris draagt er zorg voor, dat de actielijst binnen 4 weken na de betreffende vergadering ter kennis wordt gebracht aan het college, de gemeenteraad en de leden van het dorpsplatform. Artikel 20 is gewijzigd in: Het college maakt met de dorpsplatforms afspraken over hoe actielijsten worden geregeld. 3. Artikel 20 Verslag en actielijst Hierin staat dat er per DPF afspraken worden gemaakt hoe actielijsten en verslagen worden geregeld. Dit blijft erg vaag en wij verwijzen graag naar onze reactie op Artikel 11. Zie antwoord bij opmerking 2. 4. Artikel 14 lid 1 De termijn van tenminste een week voor de vergadering de agenda toesturen is akkoord, maar dan betekent dit wel dat wanneer er bv op dinsdag vergaderd wordt de agenda op dinsdag (een week eerder) bij de leden ligt en niet meer op vrijdag of zaterdag. De termijn van een week is in de verordening opgenomen, omdat dit de minimale tijd is die de dorpsplatforms nodig hebben om zich goed voor te bereiden op de vergadering. Er zal daarom worden gelet op tijdige toezending. 5. Artikel 24 Vrij besteedbaar budget lid a en lid b In de Financiële richtlijnen dorpsplatforms die wij eerder ontvingen is aangegeven dat er geen voorwaarden zijn verbonden aan de doelen waaraan het dorpsplatform bijdraagt. Nu gaat U in lid a en lid b de zaak alweer inperken tot wijk- en dorpsvernieuwing en leefbaarheid. Onze taken en bevoegdheden zijn echter veel ruimer (zie artikel 3) en wij zouden graag zien dat wij dit budget ruimer kunnen inzetten wel passend binnen onze taken en bevoegdheden. 5
Dit kan bv betekenen dat we voor verbetering van de veiligheid, van verkeer en vervoer en van de openbare ruimte ook dit vrije budget moeten kunnen inzetten. Opmerking is overgenomen. Als voorwaarde voor de besteding is nu opgenomen: het bedrag wordt uitgegeven in het kader van het taakveld van de dorpsplatforms zoals bedoeld in artikel 3, eerste lid; 6. Artikel 25 Budget in beheer bij gemeente lid 2b Ons voorstel is hier ook het word extra toe te voegen bij de voorbeelden om te voorkomen dat het budget aan reguliere gemeentelijke voorzieningen en werken kan worden uitgegeven. Alleen indien vanuit het DPF om extra voorzieningen en/of werken wordt gevraagd bovenop de reguliere gemeentelijke taken kan dit budget hiervoor worden ingezet. Woord extra is toegevoegd. Dorpsplatform Huijbergen Het dorpsplatforms Huijbergen heeft telefonisch laten weten geheel akkoord te zijn met de ontwerpverordening. Dorpsplatform Ossendrecht 1. In art 5 lid 3 wordt verwezen naar art. 1 lid e welke volgens mij niet aanwezig is. Klopt, is gecorrigeerd in verordening. 2. Art 5 lid 4 Het voorzien in een vacature binnen 8 weken is prima, wij gaan er vanuit dat betrokken persoon dan ook in tegenstelling tot de huidige werkwijze binnen 8 weken officieel is benoemd en in kennis gesteld. Ja, een vacature is pas vervuld nadat een lid is benoemd. 3. Art. 11: Sluiten hierbij graag aan bij de opmerkingen gemaakt door DP Woensdrecht Lid 2 gaat over de actielijst en Lid 4 gaat over het verslag. Het is ons op dit moment niet duidelijk wat precies het verschil is tussen de actielijst en het verslag. Momenteel is eenduidig vastgelegd dat de secretaris de actielijst maakt. In lid 4 wordt vastgelegd dat de ambtelijk secretaris zorg draagt dat het verslag aan een ieder ter kennis wordt gebracht. Hier ontbreekt het feit dat de ambtelijk secretaris ook het verslag maakt. (dit wordt in het midden gelaten ) Naar onze mening is een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering met een daarbij behorende actielijst tot nu toe de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris. We zijn tussentijds afgestapt van uitgebreide verslagen en gaan akkoord met een kort verslag van de hoofdpunten van de vergadering. Verder willen wij in artikel 11 lid 4 een termijn opgenomen zien waarbinnen het verslag en de actielijst ter kennis wordt gebracht aan college, raad en DPF s. Ons voorstel is dat het verslag en de actielijst binnen 4 weken na de betreffende DPF vergadering gereed is en ter kennis wordt gebracht aan eenieder. Zie antwoord op reactie dorpsplatforms Woensdrecht. 4. Art. 13 lid 3 Door het opeenstapelen van alle vergaderingen is het ons inziens voor de ambtelijk secretaris nog steeds onmogelijk om de notulen op een aanvaardbare korte termijn uit te werken en aan een ieder kenbaar te maken. Op basis van de verordening, wordt 4 weken gezien als een aanvaardbare termijn. Organisatorisch moet het zeker mogelijk zijn om deze termijn te halen. 5. Art. 14 lid 1 week vervangen door 5 werkdagen Opmerking wordt niet overgenomen. Dit zou namelijk en verkorting van de termijn betekenen waarbinnen de leden stukken kunnen doornemen. 6
6. Art. 20 Sluiten hierbij graag aan bij de opmerkingen gemaakt door DP Woensdrecht Hierin staat dat er per DPF afspraken worden gemaakt hoe actielijsten en verslagen worden geregeld. Dit blijft erg vaag en wij verwijzen graag naar onze reactie op Artikel 11. zie reactie Woensdrecht Zie antwoord op reactie dorpsplatform Woensdrecht 2 en 3. 7. Art 24 volledigheidshalve toevoegen besteden aan de niet nader genoemde beleidsvelden van het dorpsplatform Op basis van de opmerking van het dorpsplatform Woensdrecht (opmerking 5) wordt nu in de verordening geregeld dat het geld uitgegeven kan worden aan het taakveld van de dorpsplatforms. Het is dus niet meert nodig om niet nader genoemde beleidsvelden toe te voegen, aangezien nu wordt verwezen naar alle taken. 8. Art. 25 lid 2 toevoegen extra het kan niet zo zijn dat geld besteed wordt aan reguliere werkzaamheden. Opmerking is overgenomen. Aangepast in verordening. Dorpsplatform Hoogerheide 1. Allereerst dien ik op te merken dat we wederom! weer eens geconfronteerd worden met te korte reactie termijnen. Reageren voor 7 december was voor ons niet mogelijk en daarom hebben we een reactie in eerste instantie nagelaten. Dat gezegd hebbende het volgende: In de ontwerp verordening staat niets opgenomen over de aansprakelijkheid bij onterechte uitgaven welke wij zelf mogen uitgeven tot 500. Graag zouden wij hierover toch een passage terug zien in de verordening. Wanneer mocht blijken dat wij een financiële bijdrage hebben verstrekt aan een persoon /vereniging welke daarmee niet juist omgaat, dan willen wij hiervoor niet verantwoordelijk gehouden worden. Christ Koolen heeft in onze laatste openbare vergadering wel opgemerkt dat wij niet verantwoordelijk gehouden zullen worden, maar toch zouden we dit ook graag terug zien in de verordening. Zelf hebben wij natuurlijk ook nagedacht over hoe, en waar je dat zou kunnen zetten. Wij dachten zelf aan artikel 24, lid 4 (een nieuw lid): Dorpsplatformleden kunnen niet aansprakelijk worden gesteld wanneer zij ter goede trouw een bijdrage hebben verleend uit het vrij besteedbare budget. Of iets van dergelijke strekking. Aansprakelijkheid kan niet worden uitgesloten in een verordening. Aansprakelijkheid wordt namelijk geregeld in wetten en wetten gaan boven verordeningen. Als voorbeeld kan de gemeente Woensdrecht in een verordening niet regelen dat door rood rijden niet strafbaar is, dit wordt namelijk in de Wegenverkeerswet geregeld. Als antwoord op de vraag of een dorpsplatform aansprakelijk kan worden gesteld indien de ontvanger van een bijdrage daar niet juist mee om gaat het volgende. De dorpsplatforms beschikken straks over een budget waarvoor ze verantwoordelijk zijn en waarover ze beperkte verantwoording hoeven af te leggen (door middel van een jaarlijkse algemene rapportage). Het gaat om publiek geld en de dorpsplatforms treden op als een bestuursorgaan. Dit betekent dat de dorpsplatforms een verantwoordelijkheid hebben om toe te zien op een juiste besteding van het geld dat ze ter beschikking stellen. Een huishoudboekje is dus noodzakelijk. Controle op de besteding van beschikbaar gesteld geld kan op hoofdlijnen en hoeft niet tot in het onredelijke plaats te vinden. Wel moeten de dorpsplatforms, om in alle redelijkheid te kunnen stellen dat het geld op een goede manier wordt uitgegeven, controle uitoefenen. Dit betekent niet dat voor alles een bonnetje gevraagd moet worden maar een algemeen beeld moet er wel zijn. Als dat beeld er is, en desondanks blijkt dat geld niet goed is besteed, kan het dorpsplatform moeilijk aansprakelijk worden gesteld. De gemeente Woensdrecht kan uiteraard helpen om een redelijk controlesysteem mee op te zetten. 7