t gemeente Haarlemmermeer Nota van B&W onderwerp Portefeuillehouder Adam Elzakalai Collegevergadering 22 november 2016 inlichtingen Hester van Dijk (+312356764855) Registratienummer 2016.0062896 Samenvatting Met deze nota passen wij onze lokale regelgeving Uitwerkingsovereenkomst-ll (UWO-II) aan. Het betreft enkele technische aanpassingen dan wel formalisering van de praktijk op een aantal punten rond de volgende onderwerpen: routeplanner personeelsmanagementsysteem; verblijfskosten bij dienstreizen; en woon-werkverkeer bij medische belemmeringen. Routeplanner personeelsmanagementsysteem Medewerkers declareren hun dienstkilometers digitaal in Mijn HRM. Het aantal kilometers wordt bepaald aan de hand van de routeplanner van het personeelsmanagementsysteem. Dit is de routeplanner HERE maps (Nokia). Aan de tekst van de betreffende twee artikelen wordt deze naam toegevoegd. Daar waar in de regeling in het kader van vergoedingen afstanden moeten worden bepaald, is in de UWO-II vastgelegd dat hiervoor de routeplanner van de ANWB moet worden gebruikt. Dit blijft zo omdat HERE maps (Nokia) niet als losse routeplanner beschikbaar is. Bedragen verblijfkosten bij dienstreizen Met de nota van 12 april 2016 (2016.0013800) hebben wij ten aanzien van de verblijfkosten tijdens dienstreizen bepaald dat wij zonder nader besluit de belastingvrije bedragen voor ontbijt, lunch, diner en logies van de Belastingdienst volgen. In het betreffende artikel 15:1:22:15 zijn echter (door foutieve informatie op internet) de bedragen van de Reisregeling binnenland vermeld. In het artikel worden nu de juiste bedragen van de onbelaste vergoedingen opgenomen. De gewijzigde bedragen gaan in per 1 januari 2017. Was: Wordt Reisregeling Binnenland Onbelaste vergoeding Ontbijt 8,80 8,80 Lunch 14,62 8,55 Avondmaaltijd 22,12 21,46 Logies 90,14 89,15 In 2016 (januari tot en met augustus) is voor een lunch gemiddeld 8,33 gedeclareerd. Er is dan ook voor de medewerkers feitelijk geen of nauwelijks sprake van een achteruitgang. Vergoeding woon-werkverkeer bij medische belemmeringen Aan de toelichting op artikel 18:1:1:11 (Parkeervergoeding in verband met zorgtaken, medische belemmeringen en autonoodzaak) wordt de tekst toegevoegd die bij de eerdere vaststelling van het bedrijfsvervoersplan was weggevallen. Volgens deze tekst "is het vast beleid dat de medewerker met medische belemmeringen ook voor het woonwerkverkeer een kilometervergoeding krijgt ter hoogte van 85% van de kosten van openbaar
onderwerp Volgvel 2 vervoer (2* klasse), indien hij niet in aanmerking komt voor een vervoersvoorziening van UWV of met iemand kan meerijden". Vergoeding gebaseerd op de kosten van openbaar vervoer moet jaarlijks worden aangepast aan de tariefsverhogingen van het openbaar vervoer. Deze administratieve belasting vervalt bij de belastingvrije vergoeding van 0,19 per kilometer. Daarom wijzigen wij de vergoeding in 0,19 per kilometer. De totale kosten (voor de zes medewerkers die het betreft) zijn nagenoeg gelijk. Aan bovenstaande toelichting wordt toegevoegd: "Per 1 januari 2017 wijzigt de vergoeding. Per die datum is de vergoeding gelijk aan de maximale kilometervergoeding die onbelast mag worden uitbetaald ( 0,19)". Per 1 januari 2017 vervalt het in artikel 18:1:1:6 neergelegde overgangsrecht voor de fiets. In december 2016 is het de laatste keer dat de 82 voor met de fiets samenhangende zaken tot uitbetaling komt. Het huidige artikel 18:1:1:6 (Overgangsrecht fiets) plus toelichting komt dan te vervallen. Er komt een nieuw artikel 18:1:1:6 met ingangsdatum 1 januari 2017 waarin wij de kilometervergoeding woon-werkverkeer bij medische belemmeringen vastleggen. De huidige tekst in de huidige toelichting op artikel 18:1:1:11 (Parkeervergoeding in verband met zorgtaken, medische belemmeringen en autonoodzaak) wordt hierop aangepast en ook verwerkt in het nieuwe artikel 18:1:1:6 (Medische belemmeringen vergoeding woonwerkverkeer) met ingangsdatum 1 januari 2017. Middelen Aan de uitvoering van deze nota zijn, naast de beschikbare ambtelijke capaciteit, geen kosten verbonden. Rechtskracht Op grond van artikel 125 Ambtenarenwet en artikel 160 Gemeentewet is het college verplicht, respectievelijk bevoegd, voor gemeenteambtenaren een lokale arbeidsvoorwaarden- en rechtspositieregeling vast te stellen in de vorm van een algemeen verbindend voorschrift. Op grond van artikel 107e Gemeentewet heeft de raad deze bevoegdheid voor de griffie. Gemeentelijke rechtspositieregelingen (CAR/UWO en UWO-II) zijn algemeen verbindende voorschriften. Artikel 139 Gemeentewet bepaalt dat besluiten, die algemeen verbindende voorschriften inhouden, pas verbinden wanneer zij op de juiste manier zijn bekendgemaakt. Sinds 1 januari 2014 dient dit te geschieden door vermelding in een elektronisch en algemeen toegankelijk gemeenteblad, overeenkomstig de 'Regeling elektronische bekendmaking en beschikbaarstelling regelgeving decentrale overheden'. Communicatie en vervolgproces 1. De nota gaat na vaststelling naar de werkgeverscommissie van de gemeenteraad om te laten besluiten dat de wijzigingen ook van toepassing zijn op de griffier en de medewerkers van de griffie. 2. De nota is reeds ter instemming naar het Georganiseerd Overleg gegaan. 3. Het besluit wordt gepubliceerd op www.officielebekendmakingen.nl 4. De medewerkers worden geïnformeerd via intranet en de salarisbijsluiter. 5. De wijzigingen worden verwerkt in het via intranet beschikbare systeem Rechtspositie Ambtelijk Personeel (RAP). 2
Onderwerp Volgvel 3 6. De wijzigingen worden in geconsolideerde vorm opgenomen in de database van de Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR) op www.overheid.nl. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. de wijzigingen in de UWO-II vast te stellen conform de nieuwe teksten in de bijlage. Burgemeester en wethouders ys namens dezen, de portefeuifjj "de gemeenté Haarlemmermeer, Eli 3ijlag^6pgenomen afs onderdeel van deze nota (pagina 4, 5, en 6): Nieuwe en oude teksten UWO-II artikelen 3
Onderwerp Volgvel 4 Bijlage nieuwe en oude teksten UWO-II Artikel 15:1:22:2 Begin- en eindpunt Een dienstreis heeft als regel de plaats van tewerkstelling als begin- en eindpunt. De voor de vergoeding van de dienstreis in aanmerking te nemen kilometers worden bepaald aan de hand van de routeplanner van het personeelsmanagementsysteem HERE maps (Nokia). Artikel 15:1:22:2 Begin- en eindpunt Een dienstreis heeft als regel de plaats van tewerkstelling als begin- en eindpunt. De voor de vergoeding van de dienstreis in aanmerking te nemen kilometers worden bepaald aan de hand van de routeplanner van het personeelsmanagementsysteem. Artikel 18:1:1:9 Vergoeding woon- werkverkeer bij dienstreizen (eigen auto) In het geval de medewerker met toestemming van de leidinggevende de eigen auto gebruikt voor een dienstreis, zonder dat aan de functie van de medewerker de autonoodzaak is, dan ontvangt de medewerker voor de kilometers van zijn woonplaats naar het dienstgebouw, een vergoeding gelijk aan de maximale kilometervergoeding die onbelast mag worden uitbetaald ( 0,19). De in aanmerking te nemen kilometers worden bepaald met de routeplanner van het personeelsmanagementsysteem HERE maps (Nokia), Artikel 18:1:1:9 Vergoeding woon- werkverkeer bij dienstreizen (eigen auto) In het geval de medewerker met toestemming van de leidinggevende de eigen auto gebruikt voor een dienstreis, zonder dat aan de functie van de medewerker de autonoodzaak is, dan ontvangt de medewerker voor de kilometers van zijn woonplaats naar het dienstgebouw, een vergoeding gelijk aan de maximale kilometervergoeding die onbelast mag worden uitbetaald ( 0,19). De in aanmerking te nemen kilometers worden bepaald met de routeplanner van het personeelsmanagementsysteem. Artikel 18:1:1:11 Parkeervergoeding i.v.m. zorgtaken, medische belemmeringen en autonoodzaak (Toelichting) Een voorliggende voorziening bij medische belemmeringen is bijvoorbeeld een gehandicaptenparkeerkaart of carpoolen met collega. Overigens is het vast beleid dat de medewerker met medische belemmeringen ook voor het woon-werkverkeer een kilometervergoeding krijgt ter hoogte van 85% van de kosten van openbaar vervoer (2 e klasse), indien hij niet in aanmerking komt voor een vervoersvoorziening van UWV of met iemand kan meerijden. Per 1 januari 2017 wijzigt de vergoeding. Per die datum is de vergoeding gelijk aan de maximale kilometervergoeding die onbelast mag worden uitbetaald ( 0,19). 4
onderwerp Volgvel 5 Een voorliggende voorziening is bijvoorbeeld een vervoersvoorziening van het UWV, een gehandicaptenparkeerkaart of carpoolen met collega. Overigens is het vast beleid dat de medewerker met medische belemmeringen ook voor het woon-werkverkeer. Nieuwe en oude teksten per 1 januari 2017 Artikel 15:1:22:15 Verblijfkosten De ambtenaar ontvangt voor de in verband met een dienstreis van langere duur dan vier uren, die zich uitstrekt tot over de grens van de gemeente, noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies de navolgende belastingvrije vergoeding: 8,80 voor een ontbijt 8,55 voor een lunch 21,46 voor een avondmaaltijd 89,15 voor logies. De bedragen worden zonder nader besluit aangepast aan hetgeen belastingvrij mag worden vergoed. Artikel 15:1:22:15 Verblijfkosten De ambtenaar ontvangt voor de in verband met een dienstreis van langere duur dan vier uren, die zich uitstrekt tot over de grens van de gemeente, noodzakelijk gemaakte kosten voor maaltijden en logies de navolgende belastingvrije vergoeding: 8,80 voor een ontbijt 14,62 voor een lunch 22,12 voor een avondmaaltijd 90,14 voor logies. De bedragen worden zonder nader besluit aangepast aan hetgeen belastingvrij mag worden vergoed, [nieuw artikel] Artikel 18:1:1:6 Medische belemmeringen vergoeding woon-werkverkeer De medewerker die door medische belemmeringen niet in staat is gebruik te maken van de fiets of het openbaar vervoer en voor wie er geen voorliggende voorziening is, ontvangt een vergoeding van de reiskosten voor woon-werkverkeer. Het verzoek dient vergezeld te gaan van een verklaring van de bedrijfsarts dat de fiets of het openbaar vervoer geen optie is. Lid 2 De vergoeding bedraagt per gereden kilometer een vergoeding gelijk aan de maximale kilometervergoeding die onbelast mag worden uitbetaald. Lid 3 Voor de berekening van de kilometervergoeding zijn de volgende gegevens bepalend: het aantal kilometers van het woonadres van de medewerker naar het adres van het dienstgebouw bij de snelste route volgens de ANWB Routeplanner; 5
onderwerp Volgvel 6 het door de Belastingdienst bij een vijfdaagse werkweek gehanteerde maximum aantal werkdagen per jaar (214); bij minder dan 5 werkdagen per week, wordt het door de Belastingdienst gehanteerde aantal werkdagen (214) naar rato berekend; afronding van het per maand te betalen bedrag vindt plaats volgens de normale rekenregels op hele eurocenten. Toelichting Artikel 18:1:1:6 Medische belemmeringen vergoeding woon-werkverkeer Een voorliggende voorziening bij medische belemmeringen is bijvoorbeeld carpoolen met collega of een vervoersvoorziening van UWV. Naast een kilometervergoeding komt een medewerker in aanmerking voor een parkeervergoeding (artikel 18:1:1:11). Artikel 18:1:1:11 Parkeervergoeding i.v.m. zorgtaken, medische belemmeringen en autonoodzaak (Toelichting) Een voorliggende voorziening bij medische belemmeringen is bijvoorbeeld een gehandicaptenparkeerkaart of carpoolen met collega. Naast een parkeervergoeding komt een medewerker met medische belemmeringen voor zijn woon-werkkilometers in aanmerking voor de belastingvrije kilometervergoeding indien er geen voorliggende voorziening is (artikel 18:1:1:6). [oude tekst 18:1:1:11] Artikel 18:1:1:11 Parkeervergoeding i.v.m. zorgtaken, medische belemmeringen en autonoodzaak (Toelichting) Een voorliggende voorziening bij medische belemmeringen is bijvoorbeeld een gehandicaptenparkeerkaart of carpoolen met collega. Overigens is het vast beleid dat de medewerker met medische belemmeringen ook voor het woon-werkverkeer een kilometervergoeding krijgt ter hoogte van 85% van de kosten van openbaar vervoer (2e klasse), indien hij niet in aanmerking komt voor een vervoersvoorziening van UWV of met iemand kan meerijden. [vervallen artikel] Artikel 18:1:1:6 Overgangsrecht fiets Op de medewerker die een fiets heeft aangeschaft die onder de oude fiscale regels tot een maximumbedrag van 749,- is vergoed, blijven de bepalingen 18:1:1:4 (woon-werkverkeer op de fiets), met uitzondering van lid 3, 18:1:1:5 (Terugbetaling vergoeding fiets en met de fiets samenhangende zaken) en 18:1:16 (Combinatie fiets - openbaar vervoer woon-werkverkeer), zoals deze op 31 december 2014 luidden van toepassing zolang er nog niet 3 jaar is verstreken na vergoeding van de fiets. Lid 2 De medewerker bedoeld in lid 1 ontvangt voor zolang er na vergoeding van de fiets nog geen 3 jaar is verstreken en indien hij op meer dan de helft van zijn werkdagen per jaar de fiets gebruikt voor woon-werkverkeer een kilometervergoeding gelijk aan de kilometervergoeding die belastingvrij mag worden vergoed en is aangewezen als gerichte vrijstelling. De vergoeding bedraagt 82,- en wordt, indien er op dat moment nog geen 3 jaar is verstreken na vergoeding van de fiets, in december uitbetaald. 6
onderwerp Volgvel 7 Toelichting Artikel 18:1:1:6 Overgangsrecht fiets (Toelichting) Hiermee wordt bereikt dat de medewerker die in 2014 nog een fiets heeft aangeschaft met vergoeding van de werkgever ad 749,-, zolang er nog geen 3 jaar zijn verstreken in december een vergoeding ontvangt ad 82,-. Bijvoorbeeld: de medewerker heeft in juli 2014 een fiets aangeschaft. Hij heeft op 15 juli 749,-- + 82,- ontvangen. Vervolgens krijgt hij in december 2015 en in december 2016 nogmaals een vergoeding ad 82,-. Op 15 juli 2017 krijgt hij recht op de fietsvergoeding van artikel 18:1:1:4. 7